需要采取行动:为 Hangouts Chat 设置保全和保留

Hangouts Chat 和 Hangouts Meet 共同构成了新一代 Hangouts。明年,它们将取代 G Suite 中的原始版本(传统版 Hangouts)。

保险柜管理员必须采取行动,为此次过渡做好准备。

聊天记录功能处于开启状态时收发的传统版 Hangouts 消息受 Gmail 保全和保留规则约束。这是因为传统版 Hangouts 消息与 Gmail 电子邮件存储在同一个系统中。而 Hangouts Chat 则会另行使用一个系统来存储聊天消息,并且在保险柜中也使用独立的保全和保留规则。

经过这次过渡,Gmail 保全和保留规则将不再保护传统版 Hangouts 中的聊天消息,而 Chat 保全和保留规则将同时保护传统版 Hangouts 和 Hangouts Chat 中的聊天消息。

由于传统版 Hangouts 和 Hangouts Chat 是两组独立的数据,因此保险柜管理员可能需要同时搜索 Gmail 和 Hangouts Chat,以查找与诉讼或调查有关的所有聊天消息。请注意,系统会在传统版 Hangouts 与 Hangouts Chat 之间同步一对一直接消息。您可以搜索 Gmail 或 Hangouts Chat 来查找这些消息。

过渡时间表

第 1 阶段:准备保险柜 - 2019 年 1 月至 2019 年底

对于至少设置了一条 Gmail 保全或保留规则的任何网域,Google 会自动创建一条新的自定义保留规则,无限期地保留 Hangouts Chat 中的所有直接消息。这是为了在进行下一阶段过渡时保护传统版 Hangouts 中的消息。

重要提示:为避免过度保留聊天消息,保险柜管理员必须:

  1. 创建新的 Hangouts Chat 保留规则。
  2. 如果您想继续使用现有 Gmail 保全来保存聊天消息,请将这些 Gmail 保全复制到 Hangouts Chat。
  3. 删除 Google 自动为您创建的自定义规则。

    注意:完成这些操作后,系统会在保险柜中显示与自动创建的聊天保留规则相关的提醒。

​请查看此处的详细说明。

第 2 阶段:保险柜合并和早期过渡 - 2019 年 4 月 16 日至 2020 年上半年

  • Gmail 保全和保留规则会停止保护传统版 Hangouts 中的消息。Hangouts Chat 保全和保留规则会同时保护 Chat 和传统版 Hangouts 中的所有消息。
  • 如果您的单位希望提早开始迁移到 Hangouts Chat,G Suite 管理员可以申请加入加速过渡计划

第 3 阶段:任何人都可以过渡 - 2020 年上半年

  • 我们会提供一项新设置,供 G Suite 管理员在 Google 管理控制台中关闭传统版 Hangouts。
  • 我们将正式向公众推出集成外部聊天服务与 Gmail 的功能,并改进语音和视频通话功能。

第 4 阶段:每个人都需要完成过渡 - 2020 年底

  • 所有剩余传统版 Hangouts G Suite 用户都将改用 Hangouts Chat,G Suite 用户将无法再使用传统版 Hangouts 界面。

在迁移聊天服务前采取行动

为确保保险柜能继续满足您单位的保留和电子取证需求,保险柜管理员需采取以下行动:

  1. 评估现有 Gmail 保留规则,并确定合适的策略来保留传统版 Hangouts 和 Hangouts Chat 中的消息。
  2. 让 G Suite 管理员执行以下操作:
    • 确认已为所有传统版 Hangouts 用户启用 Gmail。传统版 Hangouts 消息与 Gmail 电子邮件存储在同一个系统中。对于停用了 Gmail 的帐号收发的传统版 Hangouts 消息,保险柜无法应用保全和保留规则。在启用 Gmail 之前发送的传统版 Hangouts 消息将无法恢复。
    • (可选)为 Hangouts Chat 启用聊天记录。保留规则和保全设置仅适用于聊天室,以及聊天记录处于启用状态时发送的直接消息。G Suite 管理员可以控制是否为直接消息启用聊天记录,也可以让用户自行决定。管理员和用户均无法停用聊天室的聊天记录。
  3. 根据您在第 1 步确定的策略,创建符合需求的保留规则。
  4. 如果您需要在此次迁移期间保留聊天消息,请针对 Gmail 和 Hangouts Chat 创建新的保全。
  5. 了解如何为 Hangouts Chat 创建保全,以及这些保全与 Gmail 保全有何区别。举例来说,您无法根据搜索字词或日期范围为 Hangouts Chat 创建保全。
  6. 确定必须要为 Hangouts Chat 重新创建哪些现有 Gmail 保全。
  7. 为 Hangouts Chat 设置首选保留规则和保全后,移除可能覆盖您的规则的无限期保留规则。
  8. 通知保险柜用户相关变动。举例来说,使用保险柜搜索消息的用户可能需要同时搜索 GmailHangouts Chat,才能找到与某个诉讼或调查相关的所有聊天消息。

注意:完成这些操作后,系统会在保险柜中显示与自动创建的聊天保留规则相关的提醒。

1. 为 Hangouts Chat 设置保留规则

为避免过度保留聊天消息,您必须在 2019 年 4 月 16 日前完成以下步骤。

全部展开 全部收起 查看您单位的 Gmail 保留政策

在您的单位改用 Hangouts Chat 之前,您需要完成以下事项:

  • 评估您单位的 Gmail 保留政策,决定在改用 Hangouts Chat 后哪些规则应继续应用于聊天消息。
  • 了解 Gmail 保留Hangouts Chat 保留之间的主要区别。例如,您无法为基于搜索字词的 Hangouts Chat 创建保留规则。
  • 与贵单位的相关人员协商,决定需要用哪些规则来妥善保留 Hangouts Chat 消息。
为 Hangouts Chat 设置默认保留规则
  1. 登录保险柜
  2. 点击左侧导航栏中的保留
  3. 点击创建规则
  4. 选择规则的应用范围:Hangouts Chat
  5. 选择一种实体:
    • 点击单位部门,然后从下拉菜单中选择一个单位部门。此规则仅适用于该单位部门成员参与的直接消息(而非聊天室)。
    • 点击所有聊天室,创建适用于网域中所有聊天室(而非直接消息)的规则。
  6. 选择消息的保留时长:
    • 选择无限期可永久保留符合所创建规则的消息。点击“保存”即可创建此保留规则。大功告成!
    • 要在一段时间后清除消息,请输入天数(1 至 36500)。

    警告:您提交新规则后,保险柜会立即开始清除超过保留期限的数据,其中可能包括用户希望保留的数据。请先确保规则配置正确无误,然后再继续执行下一步操作。

  7. 点击保存以创建用于清除所有受影响消息的保留规则。保险柜会要求您确认已了解这一保留规则的影响。选中相应复选框并点击“确认”即可创建此规则。
为 Hangouts Chat 设置自定义保留规则
  1. 登录保险柜
  2. 打开适用于传统版 Hangouts 消息的 Gmail 保留规则。
  3. 在新的浏览器窗口中,点击保留 > 创建规则
  4. 选择规则的应用范围:Hangouts Chat
  5. 选择是将规则应用于单位部门内的直接消息,还是应用于单位中所有聊天室的消息。
  6. 选择消息的保留时长。
    • 选择无限期可永久保留符合此规则的消息。点击保存即可创建保留规则。大功告成!
    • 要在一段时间后清除消息,请输入天数(1 至 36500)。
    警告:您提交新规则后,保险柜会立即开始清除超过保留期限的数据,其中可能包括用户希望保留的数据。请先确保规则配置正确无误,然后再继续执行下一步操作。
  7. 点击保存以创建彻底清空所有消息的保留规则。保险柜会要求您确认已了解这一保留规则的影响。选中相应复选框并点击确认即可创建此规则。

2. 将 Gmail 保全复制到 Hangouts Chat

将 Gmail 保全复制到 Hangouts Chat 的方式有多种。请务必在 2019 年 4 月 16 日之前完成复制。

全部展开 全部收起 使用保险柜手动将单个 Gmail 保全复制到 Hangouts Chat
  1. 登录保险柜
  2. 打开一个诉讼或调查,其中需包含适用于传统版 Hangouts 消息的 Gmail 保全。
  3. 点击任一现有保全,然后点击修改保全以显示其详细信息。
  4. 在另外的浏览器窗口中打开同一诉讼或调查。
  5. 点击创建保全
  6. (建议)使用与现有 Gmail 保全相同的名称,并在末尾附加“_hangoutschat”。
  7. 选择保全类型:Hangouts Chat
  8. 使用向下箭头将保全应用到个人帐号或整个单位部门:
    1. 帐号 - 输入要应用此保全的帐号的一个或多个电子邮件地址。
    2. 单位 - 从下拉列表中选择单位部门。

    请注意,对于 Hangouts Chat 中的保全,保险柜不支持使用发送日期和字词等其他条件。

  9. (可选)选中相应的复选框以将聊天室中的话题纳入保全范围。
  10. 点击保存以创建保全。

针对所打开的诉讼或调查中适用于传统版 Hangouts 的其他 Gmail 保全重复上述步骤。

使用保险柜将多项 Gmail 保全复制到 Hangouts Chat
  1. 登录保险柜
  2. 查看您的诉讼或调查列表。保险柜会使用警告图标突出显示可能需要复制的诉讼或调查。
  3. 选中您要复制的诉讼或调查所对应的复选框。您一次最多只能复制 20 项保全。
  4. 点击将保全复制到 Hangouts Chat 中
  5. (可选)选中相应复选框以将聊天室中的话题纳入保全范围。
  6. 选中相应复选框,确认您了解 Gmail 保留与 Hangouts Chat 保留之间的主要区别。
使用 API 将多项 Gmail 保全复制到 Hangouts Chat

开发者可以使用 Vault API 读取现有 Gmail 保全,并为 Hangouts Chat 创建重复保全。基本流程如下:

  1. 开发者运行一个命令来生成所有 Gmail 保全的列表。
  2. 开发者与保险柜管理员一同审核该列表,然后决定以下事项:
    • 如何处理包含日期范围或搜索字词条件的 Gmail 保全。
    • 是否将聊天室中的话题纳入到新保全的适用范围。
  3. 开发者创建 2 个新文件,其中包含要在 Hangouts Chat 中创建的保全的列表。这两个文件将分别用于包含聊天室中话题的保全和不包含聊天室中话题的保全。
  4. 开发者通过运行命令,将文件上传到 Google 并在 Hangouts Chat 中生成相应的保全。

3. 移除 Google 创建的自定义保留规则

您单位完成以上两部分中的任务后,您就可以放心移除保险柜在 3 月自动创建的自定义保留规则:

  1. 登录保险柜
  2. 点击左侧导航栏中的保留
  3. 找到无限期保留 Hangouts Chat 的自定义规则。
  4. 选中该规则旁边的复选框,然后点击删除
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