敬請配合:請為 Hangouts Chat 資料設定訴訟保留和保留功能

Hangouts Chat 和 Hangouts Meet 的服務加起來就是下一代 Hangouts,明年這兩項服務將取代 G Suite 中的原始版本,也就是傳統版 Hangouts。

保管箱管理員必須對這項異動做好準備。

如果記錄功能已開啟,傳統版 Hangouts 訊息會採用 Gmail 的訴訟保留和保留設定,因為這些訊息和 Gmail 的電子郵件都存放在同一個系統中。Hangouts Chat 即時通訊訊息則存放在其他系統中,在保管箱有專屬的訴訟保留和保留規則。

轉換後,Gmail 訴訟保留和保留規則將不再保護傳統版 Hangouts 中的即時通訊訊息。系統會改以 Chat 訴訟保留和保留規則來保護傳統版 Hangouts 和 Hangouts Chat 中的即時通訊訊息。

由於傳統版 Hangouts 和 Hangouts Chat 是兩組分開的資料,保管箱管理員可能需要搜尋 Gmail 和 Hangouts Chat,才能找出所有與特定案件相關的即時通訊訊息。請注意,傳統版 Hangouts 和 Hangouts Chat 中的 1 對 1 即時訊息會保持同步。只要搜尋 Gmail 或 Hangouts Chat,即可找出這些訊息。

轉換時程

第 1 階段:準備保管箱 - 2019 年 1 月至 2019 年下旬

凡是已設置至少一項 Gmail 訴訟保留或保留規則的網域,Google 都會自動建立一項新的自訂保留規則,以便無限期保存所有 Hangouts Chat 即時訊息。這是為了在下一個轉換階段開始時,保護您所有的傳統版 Hangouts 訊息。

重要資訊:為了避免即時通訊訊息的保留時間過長,保管箱管理員必須採取下列行動:

  1. 建立新的 Hangouts Chat 保留規則。
  2. 如果您需要用現有的 Gmail 訴訟保留來繼續保存即時通訊訊息,請將這些 Gmail 訴訟保留複製到 Hangouts Chat。
  3. 刪除 Google 自動為您建立的自訂規則。

​如需詳細操作說明,請按這裡

第 2 階段:保管箱整合作業和早期轉換流程 - 2019 年 4 月 16 日至 2020 年上半年

  • Gmail 訴訟保留和保留規則不再保護傳統版 Hangouts 訊息。系統會改以 Hangouts Chat 訴訟保留和保留規則保護所有 Chat 和傳統版 Hangouts 訊息。
  • 如果貴機構想早點開始遷移至 Hangouts Chat,G Suite 管理員可以申請加入加速轉換計畫

第 3 階段:所有人皆可選擇轉換 - 2020 年上半年

  • G Suite 管理員將可以在 Google 管理控制台中透過一項新設定來關閉傳統版 Hangouts。
  • 我們將正式發布外部即時通訊和 Gmail 整合功能,並改善語音通話和視訊通話。

第 4 階段:所有人皆須轉換 - 2020 年下旬

  • 所有還在使用傳統版 Hangouts 的 G Suite 使用者都將轉移至 Hangouts Chat,這些使用者將無法存取傳統版 Hangouts 使用者介面。

請在 Chat 遷移作業開始前採取必要行動

為了確保日後保管箱依然能滿足貴機構在保留和電子蒐證 (ediscovery) 方面的需求,保管箱管理員必須採取下列行動:

  1. 評估現有的 Gmail 保留規則,決定保留傳統版 Hangouts 和 Hangouts Chat 訊息的適當策略。
  2. 請 G Suite 管理員採取下列行動:
    • 確認已為所有傳統版 Hangouts 使用者開啟 Gmail,因為傳統版 Hangouts 訊息和 Gmail 電子郵件都存放在同一個系統中。如有帳戶關閉 Gmail,保管箱就無法將訴訟保留和保留規則套用到該帳戶收發的傳統版 Hangouts 訊息。此外,系統也無法還原使用者在 Gmail 啟用前傳送的傳統版 Hangouts 訊息。
    • (選用) 開啟 Hangouts Chat 記錄功能。保留規則和訴訟保留僅適用於聊天室,以及使用者在記錄功能啟用後傳送的即時訊息。G Suite 管理員可控制是否開啟或關閉記錄功能,也可交由使用者自行決定,不過管理員和使用者都無法關閉聊天室的記錄功能。
  3. 根據您在步驟 1 中擬定的策略,建立符合個人需求的保留規則。
  4. 如需在此轉換過程中保存即時通訊訊息,請為 Gmail 和 Hangouts Chat 建立新的訴訟保留。
  5. 學習如何為 Hangouts Chat 建立訴訟保留,並瞭解 Hangouts Chat 訴訟保留與 Gmail 訴訟保留之間的差別。舉例來說,您無法以搜尋字詞或日期範圍為依據建立 Hangouts Chat 訴訟保留。
  6. 檢查現有的 Gmail 訴訟保留,判斷您必須為 Hangouts Chat 重新建立哪些訴訟保留。
  7. 在您設定偏好的 Hangouts Chat 保留規則和訴訟保留後,請移除可能會覆寫相關規則的無限期保留規則。
  8. 通知其他保管箱使用者,說明這項異動。舉例來說,透過保管箱搜尋訊息的使用者可能需要同時搜尋 GmailHangouts Chat,才能找出所有與特定案件相關的即時通訊訊息。

1. 設定 Hangouts Chat 的保留規則

為了避免即時通訊訊息的保留時間過長,請務必在 2019 年 4 月 16 日前採取下列行動。

全部展開 全部收合 檢查貴機構的 Gmail 保留政策

您必須在貴機構改用 Hangouts Chat 前採取下列行動:

  • 檢查機構的 Gmail 保留政策,判斷哪些規則在轉換至 Hangouts Chat 後仍適用於即時通訊訊息。
  • 瞭解 Gmail 保留規則Hangouts Chat 保留規則之間的主要差別。舉例來說,您無法以搜尋字詞為依據建立 Hangouts Chat 資料的保留規則。
  • 與機構中的相關主管討論要用哪些規則妥善保留 Hangouts Chat 訊息。
設定 Hangouts Chat 的預設保留規則
  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [保留]。
  3. 按一下 [建立規則]
  4. 選擇規則套用目標:[Hangouts Chat]
  5. 選擇實體:
    • 按一下 [機構單位],然後在下拉式選單中選擇目標單位。系統只會將規則套用至該機構單位成員參與的即時訊息 (而非聊天室)。
    • 如要建立套用至網域中所有聊天室 (而非即時訊息) 的規則,請按一下 [所有聊天室]
  6. 選擇訊息保留時間:
    • 如要永久保留適用這項規則的訊息,請選擇 [無限期]。接著按一下 [儲存] 即可建立保留規則。這樣就設定完成了!
    • 如要在一段時間後捨棄訊息,請輸入您想保留訊息的天數 (1 至 36,500 之間)。

    警告:您提交新規則後,保管箱會立即開始清除已超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。

  7. 如要建立會清除所有訊息的保留規則,請按一下 [儲存]。保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,請勾選方塊並按一下 [確認],即可建立規則。
設定 Hangouts Chat 的自訂保留規則
  1. 登入保管箱
  2. 開啟適用範圍涵蓋傳統版 Hangouts 訊息的 Gmail 保留規則。
  3. 在新的瀏覽器視窗中,依序按一下 [保留] > [建立規則]
  4. 選擇規則套用目標:[Hangouts Chat]
  5. 選擇將規則套用至特定機構單位的即時訊息,或是機構中所有聊天室的訊息。
  6. 選擇訊息保留時間。
    • 如要永久保留適用這項規則的訊息,請選擇 [無限期]。接著按一下 [儲存] 即可建立保留規則。這樣就設定完成了!
    • 如要在一段時間後捨棄訊息,請輸入您想保留訊息的天數 (1 至 36,500 之間)。
    警告:您提交新規則後,保管箱會立即開始清除已超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料,也會遭到保管箱刪除。在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。
  7. 如要建立會清除所有訊息的保留規則,請按一下 [儲存]。保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,請勾選方塊並按一下 [確認],即可建立規則。

2. 將 Gmail 訴訟保留複製到 Hangouts Chat

您可以透過多種方式將 Gmail 訴訟保留複製到 Hangouts Chat,不過必須在 2019 年 4 月 16 日完成這項程序。

全部展開 全部收合 透過保管箱手動將單筆 Gmail 訴訟保留複製到 Hangouts Chat
  1. 登入保管箱
  2. 開啟包含 Gmail 訴訟保留 (適用於傳統版 Hangouts 訊息) 的案件。
  3. 按一下現有的訴訟保留,再點選 [編輯訴訟保留] 即可顯示詳細資訊。
  4. 使用另一個瀏覽器視窗開啟同一個案件。
  5. 按一下 [建立保留項目]
  6. (建議) 命名時可以使用現有 Gmail 訴訟保留的名稱加上「_hangoutschat」。
  7. 選擇訴訟保留的類型:[Hangouts Chat]
  8. 點選向下箭頭,將訴訟保留的適用範圍設為個別帳戶或整個機構單位:
    1. 帳戶:輸入一或多個要設定帳戶訴訟保留的電子郵件地址。
    2. 機構:從下拉式清單中選擇機構單位。

    請注意,保管箱對 Hangouts Chat 訴訟保留並不支援傳送日期字詞等額外條件。

  9. (選用) 勾選對應的方塊,將聊天室對話納入訴訟保留適用範圍。
  10. 按一下 [儲存] 即可建立訴訟保留。

為這個案件的其他 Gmail 訴訟保留 (適用於傳統版 Hangouts) 重複以上步驟。

透過保管箱將多筆 Gmail 訴訟保留複製到 Hangouts Chat
  1. 登入保管箱
  2. 檢查案件清單。保管箱會以警告圖示標明可能需要複製的案件。
  3. 找出您要複製的案件,並勾選該案件的方塊。您一次最多可複製 20 筆訴訟保留。
  4. 按一下 [將訴訟保留複製到 Hangouts Chat]
  5. (選用) 勾選對應的方塊,將聊天室對話納入訴訟保留適用範圍。
  6. 勾選指定方塊,確認您瞭解 Gmail 保留規則和 Hangouts Chat 保留規則之間的主要差別。
透過 API 將多筆 Gmail 訴訟保留複製到 Hangouts Chat

開發人員可以使用 Vault API 來讀取現有的 Gmail 訴訟保留資料,以及為 Hangouts Chat 複製訴訟保留設定。基本流程如下:

  1. 開發人員執行指令,產生一份內含所有 Gmail 訴訟保留的清單。
  2. 開發人員和保管箱管理員一起檢查清單,決定以下事項:
    • 如何處理含有日期範圍或搜尋字詞的 Gmail 訴訟保留。
    • 是否要將聊天室對話納入新訴訟保留的適用範圍。
  3. 開發人員建立 2 個新檔案,其中含有要在 Hangouts Chat 中建立的訴訟保留清單。一個檔案適用於包括聊天室對話的訴訟保留,另一個檔案則適用於不包括聊天室對話的訴訟保留。
  4. 開發人員執行指令,將檔案上傳至 Google 並在 Hangouts Chat 中產生適當的訴訟保留。

3. 移除 Google 建立的自訂保留規則

貴機構完成上述 2 節說明的工作後,您就可以放心移除保管箱在 3 月時自動建立的自訂保留規則:

  1. 登入保管箱
  2. 在左側導覽區中按一下 [保留]。
  3. 找出無限期保留 Hangouts Chat 資料的自訂規則。
  4. 勾選規則旁邊的方塊,然後按一下 [刪除]
這對您有幫助嗎?
我們應如何改進呢?