Требуется действие: настройте правила хранения и запреты на удаление сообщений для Hangouts Chat

Hangouts Chat и Hangouts Meet – это обновленные версии сервиса Hangouts. Позднее в этом году они полностью заменят классическую версию Hangouts в G Suite.

Администраторы Сейфа должны подготовиться к предстоящему переходу.

Сообщения, отправленные в классической версии Hangouts с включенной историей, хранятся в той же системе, что и электронные письма Gmail, поэтому на них распространяются те же правила хранения и запреты на удаление. Сообщения чатов Hangouts Chat хранятся в другой системе, поэтому для них действуют собственные правила хранения и запреты на удаление, настроенные в Сейфе.

В результате перехода запреты на удаление и правила хранения электронной почты перестанут действовать для сообщений классической версии Hangouts. Вместо этого к сообщениям в Chat и классической версии Hangouts будут применяться запреты на удаление и правила хранения, заданные для Hangouts Chat.

Чаты Hangouts и чаты Hangouts Chat хранятся в двух разных массивах данных. Поэтому чтобы найти все сообщения, имеющие отношение к делу, администраторам Сейфа может потребоваться выполнить поиск как по электронной почте, так и по данным Hangouts Chat. Обратите внимание, что сообщения в прямых переписках с одним пользователем синхронизируются между классической версией Hangouts и Hangouts Chat. Такие сообщения доступны для поиска как по электронной почте, так и по чатам Hangouts Chat.

График перехода

Этап 1. Подготовка настроек Сейфа: январь 2019 г. – 16 апреля 2019 г.

Если для домена задано хотя бы одно правило хранения или запрет на удаление электронных писем, то Google автоматически создаст новое специальное правило хранения, согласно которому все прямые переписки в Hangouts Chat будут храниться бессрочно. Это защитит сообщения в классической версии Hangouts, когда начнется следующий этап перехода.

Важно! Чтобы избежать излишне долгого хранения чатов, администраторы Сейфа должны выполнить следующие действия: 

  1. Создайте новые правила хранения для Hangouts Chat.
  2. Если вы хотите, чтобы существующие запреты на удаление электронной почты продолжали действовать в отношении чатов, скопируйте эти запреты в Hangouts Chat.
  3. Удалите специальное правило хранения, автоматически созданное Google.

Вы также можете ознакомиться с подробными инструкциями.

Этап 2. Начальный этап перехода: 16 апреля 2019 г. – вторая половина 2019 г.

  • В отношении сообщений в классической версии Hangouts перестают действовать запреты на удаление и правила хранения, заданные для электронной почты. На все сообщения в Chat и классической версии Hangouts распространяются запреты и правила, заданные для Hangouts Chat.
  • Сервис Hangouts Chat включен для всех сотрудников организации, которые уже используют классическую версию Hangouts. Это значит, что все они также могут использовать Hangouts Chat. Для этого нужно открыть в браузере сайт chat.google.com или установить приложение Chat (доступны версии для мобильных устройств и компьютеров).
  • Для пользователей в работе с классической версией Hangouts ничего не меняется. Они по-прежнему могут использовать ее в Gmail, на мобильных устройствах и с помощью расширения Chrome.
  • Администратор G Suite может подать заявку на участие в Программе по ускоренному переходу, если организация хочет одной из первых перейти на Hangouts Chat.

Этап 3. Переход для всех желающих: вторая половина 2019 г.

  • В консоли администратора Google появится новый параметр, который позволит администраторам G Suite отключить классическую версию Hangouts.
  • В Google Analytics будет запущена интеграция внешних чатов и Gmail, также будут усовершенствованы голосовые и видеовызовы.

Этап 4. Обязательный переход для всех: с конца 2019 г.

  • Все оставшиеся пользователи G Suite, для которых ещё включена классическая версия Hangouts, будут переведены на Hangouts Chat. В результате пользователи G Suite больше не смогут работать ни с одним вариантом интерфейса классической версии Hangouts.

Действия, которые нужно выполнить до перехода

Администраторы Сейфа должны убедиться, что настройки сервиса по-прежнему отвечают стоящим перед организацией требованиям в отношении хранения данных и предоставления электронных документов. Для этого нужно сделать следующее:

  1. Проанализировать существующие правила хранения электронной почты и выбрать подходящую стратегию хранения сообщений для классической версии Hangouts и Hangouts Chat.
  2. Обратиться к администратору G Suite, чтобы:
    • Убедиться, что сервис Gmail включен для всех пользователей классической версии Hangouts. Сообщения классической версии Hangouts хранятся в той же системе, что и электронные письма Gmail. Сейф не может применять в классической версии Hangouts запреты на удаление и правила хранения для сообщений, отправляемых или получаемых пользователями, у которых отключена электронная почта Gmail. Сообщения из классической версии Hangouts, которые были отправлены до активации Gmail, восстановить невозможно.
    • При желании включить историю для Hangouts Chat. Правила хранения и запреты на удаление распространяются только на те сообщения чат-комнат и прямой переписки, которые отправлялись при активированной истории. Администраторы G Suite могут включать и отключать историю для прямой переписки, а также предоставлять такую возможность пользователям. Ни администраторы, ни пользователи не могут отключить историю в чат-комнате.
  3. Создать правила хранения в соответствии с потребностями организации, определенными при выполнении шага 1.
  4. Создать новые запреты на удаление и для почты, и для Hangouts Chat. Это необходимо сделать, если вам нужно сохранить сообщения чатов, пока выполняется переход.
  5. Узнать, как создавать запреты на удаление сообщений Hangouts Chat, и понять, чем они отличаются от запретов на удаление электронных писем. Например, для Hangouts Chat нельзя создавать запреты на удаление на основе ключевых слов или диапазонов дат.
  6. Определить, какие запреты на удаление почты необходимо создать заново для Hangouts Chat.
  7. После создания нужных правил хранения и запретов на удаление для Hangouts Chat удалить правило бессрочного хранения, которое может переопределять заданные вами настройки.
  8. Уведомить других пользователей Сейфа о внесенных изменениях. Например, если сотрудник использует Сейф, чтобы найти все сообщения, имеющие отношение к определенному вопросу, ему потребуется выполнить поиск и в почте, и в Hangouts Chat.

1. Настройка правил хранения для Hangouts Chat

Чтобы избежать излишне долгого хранения чатов, вам необходимо выполнить перечисленные ниже действия до 16 апреля 2019 г.

Развернуть все Свернуть все Проверка правил хранения электронной почты, настроенных в организации

Вот что нужно сделать перед переходом организации на Hangouts Chat:

  • Проанализируйте правила хранения электронной почты в организации и решите, какие из них должны применяться к сообщениям чата после перехода на Hangouts Chat.
  • Ознакомьтесь с ключевыми отличиями между хранением писем и хранением сообщений Hangouts Chat. Например, при создании правил для Hangouts Chat нельзя использовать поисковые запросы.
  • Обратитесь к компетентным сотрудникам организации с просьбой определить, какие правила необходимы для корректного хранения сообщений Hangouts Chat.
Настройка правила хранения по умолчанию для Hangouts Chat
  1. Войдите в Сейф.
  2. На панели навигации слева выберите Хранение.
  3. Нажмите Создать правило.
  4. Укажите, что правило нужно применять к Hangouts Chat.
  5. Выберите нужный вариант.
    • Чтобы создать правило для определенного подразделения, нажмите Организационное подразделение и выберите нужный пункт в раскрывающемся меню. Правило будет применяться только к прямым перепискам, в которых участвуют сотрудники подразделения (но не к чат-комнатам).
    • Чтобы создать правило, которое будет применяться для всех чат-комнат (а не прямых переписок), нажмите Все комнаты.
  6. Укажите срок хранения сообщений.
    • Чтобы сообщения, соответствующие установленным параметрам, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно. Нажмите "Сохранить", чтобы создать правило хранения. Готово!
    • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, укажите нужное количество дней: от 1 до 36 500.

    Обратите внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.

  7. Нажмите Сохранить. Подтвердите, что осознаете последствия, установив соответствующие флажки. Чтобы завершить создание правила, нажмите "Подтвердить".
Настройка специальных правил хранения для Hangouts Chat
  1. Войдите в Сейф.
  2. Откройте правило хранения электронной почты, которое распространяется на сообщения из классической версии Hangouts.
  3. В новом окне браузера нажмите Хранение > Создать правило.
  4. Укажите, что правило нужно применять к Hangouts Chat.
  5. Выберите, следует ли применять правило к прямым перепискам с пользователями из организационного подразделения или ко всем чат-комнатам.
  6. Укажите срок хранения сообщений.
    • Чтобы сообщения, соответствующие установленным параметрам, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно. Нажмите Сохранить, чтобы создать правило хранения. Готово!
    • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
    Обратите внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе начнется удаление данных, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно. 
  7. Нажмите Сохранить. Подтвердите, что осознаете последствия, установив соответствующие флажки. Чтобы завершить создание правила, нажмите Подтвердить.

2. Копирование запретов на удаление электронной почты в Hangouts Chat

Скопировать запреты на удаление электронной почты в Hangouts Chat можно несколькими способами. Это нужно сделать до 16 апреля 2019 г.

Развернуть все Свернуть все Копирование вручную одного запрета на удаление почты в Hangouts Chat
  1. Войдите в Сейф.
  2. Откройте папку с запретом на удаление электронной почты, который также распространяется на сообщения из классической версии Hangouts. 
  3. Выберите нужный запрет на удаление и нажмите Изменение запрета, чтобы посмотреть подробные сведения о нем.
  4. Откройте ту же папку в другом окне браузера.
  5. Нажмите Создать запрет.
  6. Введите название нового запрета. Рекомендуем использовать название существующего запрета на удаление электронной почты с добавлением суффикса "_hangoutschat".
  7. В качестве типа запрета выберите Hangouts Chat.
  8. Укажите, на кого будет распространяться запрет:
    1. Аккаунты. Введите адреса электронной почты нужных пользователей.
    2. Организация. Выберите организационное подразделение из раскрывающегося списка.

    Обратите внимание, что в Сейфе для запретов на удаление, применяемых к Hangouts Chat, нельзя использовать дополнительные условия, такие как дата отправки и условия.

  9. Также можно настроить запрет на удаление сообщений из чат-комнат, установив соответствующий флажок.
  10. Нажмите Сохранить.

Повторите эти действия для других запретов на удаление электронной почты, доступных в выбранной папке, которые распространяются на сообщения из классической версии Hangouts.

Копирование нескольких запретов на удаление электронной почты в Hangouts Chat с использованием Сейфа
  1. Войдите в Сейф.
  2. Проверьте список папок. Папки, которые может быть нужно скопировать, отмечены значком предупреждения. 
  3. Установите флажки для папок, которые хотите скопировать. В Сейфе можно копировать до 20 запретов на удаление одновременно.
  4.  Нажмите Создание копий запретов на удаление в Hangouts Chat.
  5. Также можно настроить запрет на удаление сообщений в чат-комнатах, установив соответствующий флажок.
  6. Установите флажок, чтобы подтвердить, что понимаете основные отличия хранения электронной почты и сообщений Hangouts Chat.
Копирование нескольких запретов на удаление электронной почты в Hangouts Chat с использованием API

Разработчики могут использовать Vault API, чтобы считывать существующие запреты на удаление электронной почты и создавать их точные копии для Hangouts Chat. По сути это осуществляется следующим образом:

  1. Разработчик выполняет команду, которая создает список всех запретов на удаление электронной почты.
  2. Разработчик проверяет этот список совместно с администраторами Сейфа, чтобы решить:
    • как обработать запреты на удаление электронной почты, которые содержат диапазоны дат или поисковые запросы;
    • должны ли новые запреты на удаление распространяться на сообщения в чат-комнатах. 
  3. Разработчик создает два новых файла со списками запретов на удаление, которые нужно создать в Hangouts Chat: один для запретов на удаление, распространяющихся на чат-комнаты, а другой для тех, которые не применяются к чат-комнатам.
  4. Разработчик выполняет команды, которые загружают файлы в Google и создают соответствующие запреты на удаление в Hangouts Chat.

3. Удаление специального правила хранения, созданного Google

После выполнения для организации действий из предыдущих двух разделов можно удалить специальное правило хранения, которое было автоматически создано Сейфом в марте. Для этого нужно сделать следующее:

  1. Войдите в Сейф.
  2. На панели навигации слева выберите Хранение.
  3. Найдите специальное правило, которое устанавливает бессрочное хранение сообщений Hangouts Chat.
  4. Установите для него флажок и нажмите Удалить.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?