필요한 조치: 행아웃 채팅의 보존 조치 및 보관 규칙 설정하기

행아웃 채팅과 행아웃 미팅은 모두 차세대 행아웃으로, 내년에 G Suite의 기존 버전(기본 행아웃)이 모두 이 제품으로 변경될 예정입니다.

Vault 관리자는 이러한 전환에 대비하여 필요한 조치를 취해야 합니다.

기록이 사용 설정된 기본 행아웃 메시지에는 Gmail 보존 조치 및 보관 규칙이 적용됩니다. 기본 행아웃 메시지가 Gmail의 이메일 메시지를 저장하는 시스템과 동일한 시스템에 저장되기 때문입니다. 하지만 행아웃 채팅은 채팅 메시지 저장 시 별도의 시스템을 사용하고 Vault에서 자체 보존 조치 및 보관 규칙이 적용됩니다.

전환 과정의 일환으로 기본 행아웃의 채팅 메시지는 더 이상 Gmail 보존 조치 및 메일 보관 규칙에 의해 보호되지 않습니다. 대신 행아웃 채팅 보존 조치 및 보관 규칙을 통해 기본 행아웃 및 행아웃 채팅의 채팅 메시지가 보호됩니다.

기본 행아웃과 행아웃 채팅은 별개의 데이터 집합이므로 Vault 관리자는 법적 사안과 관련된 모든 채팅 메시지를 찾기 위해 Gmail과 행아웃 채팅을 모두 검색해야 할 수 있습니다. 1:1 채팅 메시지는 기본 행아웃과 행아웃 채팅 간에 동기화되므로 Gmail 또는 행아웃 채팅 중 하나에서만 검색해도 됩니다.

전환 일정

1단계: Vault 준비하기(2019년 1월~2019년 하반기)

Google에서는 Gmail의 보존 조치나 보관 규칙을 하나 이상 사용하는 모든 도메인에 대해 행아웃 채팅의 모든 채팅 메시지를 무기한 보관하는 새로운 맞춤 보관 규칙을 자동으로 생성합니다. 이는 전환 작업에서 다음 단계를 진행할 때 기본 행아웃의 메시지를 보호하기 위한 것입니다.

중요: 채팅 메시지가 과도하게 보관되지 않도록 Vault 관리자는 반드시 다음 작업을 수행해야 합니다. 

  1. 새 행아웃 채팅 보관 규칙을 만듭니다.
  2. 기존 Gmail 보존 조치를 사용하여 채팅 메시지를 계속 보존해야 하는 경우 해당 Gmail 보존 조치를 행아웃 채팅에 복사합니다.
  3. Google에서 자동으로 생성한 맞춤 규칙을 삭제합니다.

    참고: 이 작업을 완료하면 자동으로 생성된 채팅 보관 규칙에 대한 알림이 Vault에 계속 표시됩니다.

​자세한 안내는 여기를 참고하세요.

2단계: Vault 통합 및 초기 전환(2019년 4월 16일~2020년 상반기)

  • 더 이상 Gmail 보존 조치 및 보관 규칙을 통해 기본 행아웃 메시지가 보호되지 않습니다. 모든 행아웃 채팅 메시지 및 기본 행아웃 메시지는 행아웃 채팅 보존 조치 및 보관 규칙을 통해 보호됩니다.
  • 행아웃 채팅으로의 전환을 앞당기기 원하는 조직의 G Suite 관리자는 빠른 전환 프로그램 참여 신청을 할 수 있습니다.

3단계: 누구나 전환할 수 있음(2020년 상반기)

  • G Suite 관리자는 새로운 설정으로 Google 관리 콘솔에서 기본 행아웃을 사용 중지할 수 있습니다.
  • 외부 채팅과 Gmail의 통합이 GA에서 이루어지며 음성 통화 및 영상 통화 기능이 향상됩니다.

4단계: 모두 전환해야 함(2020년 하반기)

  • 전환하지 않고 남아 있던 모든 기본 행아웃 G Suite 사용자가 행아웃 채팅으로 이전되며 G Suite 사용자는 기본 행아웃 사용자 인터페이스를 사용할 수 없습니다.

채팅 전환 전에 취해야 할 조치

Vault에서 조직의 보관 및 디지털 증거 검색 요구사항을 계속 충족하도록 하려면 Vault 관리자는 다음을 수행해야 합니다.

  1. 기존 Gmail 보관 규칙을 평가하고 기본 행아웃 및 행아웃 채팅의 메시지를 보관하기에 적합한 전략을 결정합니다.
  2. G Suite 관리자는 다음을 수행해야 합니다.
    • 모든 기본 행아웃 사용자에 대해 Gmail이 사용 설정되었는지 확인합니다. 기본 행아웃 메시지는 Gmail의 이메일 메시지를 저장하는 시스템과 동일한 시스템에 저장됩니다. Vault에서는 Gmail이 사용 중지된 계정에서 주고받은 기본 행아웃 메시지에 보존 조치 및 보관 규칙을 적용할 수 없습니다. Gmail이 사용 설정되기 전에 전송된 기본 행아웃 메시지는 복구할 수 없습니다.
    • (선택사항) 행아웃 채팅 기록을 사용 설정합니다. 보관 규칙 및 보존 조치는 기록이 사용 설정된 상태에서 전송된 채팅 메시지와 채팅방에만 적용됩니다. G Suite 관리자는 채팅 메시지에 대한 기록 사용 설정 여부를 직접 결정하거나 사용자가 결정하도록 허용할 수 있습니다. 관리자와 사용자 모두 채팅방에서 채팅 기록을 사용 중지할 수는 없습니다.
  3. 1단계에서 파악한 요구사항을 충족하는 데 필요한 보관 규칙을 만듭니다.
  4. 전환이 진행되는 동안 채팅 메시지를 보존해야 하는 경우 Gmail과 행아웃 채팅 양쪽에 새 보존 조치를 만듭니다.
  5. 행아웃 채팅의 보존 조치를 설정하는 방법 및 Gmail 보존 조치와의 차이점에 대해 알아봅니다. 예를 들어 행아웃 채팅의 경우 검색어나 기간을 기반으로 하는 보존 조치는 만들 수 없습니다.
  6. 행아웃 채팅에 다시 만들어야 하는 기존 Gmail 보존 조치를 확인합니다.
  7. 행아웃 채팅에 원하는 보관 규칙과 보존 조치를 설정한 후 설정된 규칙이 재정의될 수 있는 무기한 보관 규칙을 삭제합니다.
  8. 다른 Vault 사용자에게 이 변경사항을 알립니다. 예를 들어 메시지 검색을 위해 Vault를 이용하는 사용자는 특정 법적 사안과 관련된 모든 채팅 메시지를 찾으려면 Gmail행아웃 채팅을 모두 검색해야 할 수 있습니다.

참고: 이 작업을 완료하면 자동으로 생성된 채팅 보관 규칙에 대한 알림이 Vault에 계속 표시됩니다.

1. 행아웃 채팅에 대한 보관 규칙 설정하기

채팅 메시지가 과도하게 보관되지 않도록 관리자는 반드시 2019년 4월 16일 이전에 다음 단계를 완료해야 합니다.

모두 펼치기 모두 접기 조직의 Gmail 보존 정책 검토하기

조직에서 행아웃 채팅으로 전환하기 전에 다음을 수행해야 합니다.

  • 조직의 Gmail 보존 정책을 검토하고 행아웃 채팅으로의 전환이 완료된 후 채팅 메시지에 계속 적용해야 하는 규칙을 결정합니다.
  • Gmail 보관행아웃 채팅 보관의 주요 차이점을 이해합니다. 예를 들어 행아웃 채팅의 경우 검색어 기반의 보관 규칙을 만들 수 없습니다.
  • 조직에서 행아웃 채팅 메시지를 제대로 보관하는 데 필요한 규칙을 결정할 수 있는 담당자와 상의합니다.
행아웃 채팅의 기본 보관 규칙 설정하기
  1. Vault에 로그인합니다.
  2. 왼쪽 탐색 메뉴에서 보관을 클릭합니다.
  3. 규칙 만들기를 클릭합니다.
  4. 규칙을 적용할 위치로 행아웃 채팅을 선택합니다.
  5. 다음과 같이 항목을 선택합니다.
    • 조직 단위를 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 단위를 선택합니다. 규칙은 조직 단위의 구성원이 포함된 채팅 메시지(채팅방 제외)에만 적용됩니다.
    • 모든 채팅방을 클릭하여 도메인의 모든 채팅방(채팅 메시지 제외)에 적용되는 규칙을 만듭니다.
  6. 메시지 보관 기간을 선택합니다.
    • 무기한을 선택하면 규칙이 적용되는 메시지를 영구 보관합니다. 저장을 클릭하여 보관 규칙을 만듭니다. 설정이 완료되었습니다.
    • 일정 기간이 지난 후 메시지를 삭제하려면 보관할 일수(1~36,500 사이의 숫자)를 입력합니다.

    경고: 새 규칙을 설정하는 즉시 Vault에서는 보관 적용 기간을 경과한 데이터를 영구 삭제하기 시작합니다. 이로 인해 사용자가 계속 보관하려는 데이터가 삭제될 수도 있습니다. 규칙이 올바르게 구성되었다고 확신한 후에야 다음 단계를 진행하시기 바랍니다.

  7. 저장을 클릭하여 영향을 받는 모든 메시지를 삭제하는 보관 규칙을 만듭니다. Vault에서 이 보관 규칙이 미치는 영향에 대해 이해했는지 확인하도록 사용자에게 요청합니다. 체크박스를 선택하고 확인을 클릭하여 규칙 생성을 확인합니다.
행아웃 채팅의 맞춤 보관 규칙 설정하기
  1. Vault에 로그인합니다.
  2. 기본 행아웃 메시지에 적용되는 Gmail 보관 규칙을 엽니다.
  3. 새 브라우저 창에서 보관 > 규칙 만들기를 클릭합니다.
  4. 규칙을 적용할 위치로 행아웃 채팅을 선택합니다.
  5. 조직 단위의 채팅 메시지에 규칙을 적용할지 또는 조직의 모든 채팅방으로 전송되는 메시지에 규칙을 적용할지 선택합니다.
  6. 메시지 보관 기간을 선택합니다.
    • 무기한을 선택하면 규칙이 적용되는 메시지를 영구 보관합니다. 저장을 클릭하여 보관 규칙을 만듭니다. 설정이 완료되었습니다.
    • 일정 기간이 지난 후 메시지를 삭제하려면 보관할 일수(1~36,500 사이의 숫자)를 입력합니다.
    경고: 새 규칙을 설정하는 즉시 Vault에서는 보관 적용 기간을 경과한 데이터를 영구 삭제하기 시작합니다. 이로 인해 사용자가 계속 보관하려는 데이터가 삭제될 수도 있습니다. 규칙이 올바르게 구성되었음을 확인한 후에만 다음 단계를 진행하시기 바랍니다. 
  7. 저장을 클릭하여 모든 메시지를 영구 삭제하는 보관 규칙을 만듭니다. 해당 보관 규칙이 미치는 영향을 이해했는지 확인하는 메시지가 표시됩니다. 체크박스를 선택하고 확인을 클릭하여 규칙 생성을 확인합니다.

2. Gmail 보존 조치를 행아웃 채팅에 복사하기

Gmail 보존 조치를 행아웃 채팅에 복사하는 방법에는 여러 옵션이 있습니다. 반드시 2019년 4월 16일 이전에 이 절차를 완료해야 합니다.

모두 펼치기 모두 접기 Vault를 사용하여 하나의 Gmail 보존 조치를 행아웃 채팅에 수동으로 복사하기
  1. Vault에 로그인합니다.
  2. 기본 행아웃 메시지에 적용되는 Gmail 보존 조치가 포함된 법적 사안을 엽니다. 
  3. 기존 보존 조치를 클릭한 다음 보존 조치 수정을 클릭하여 세부정보를 파악합니다.
  4. 별도의 브라우저 창에서 동일한 법적 사안을 엽니다.
  5. 보존 조치 생성을 클릭합니다.
  6. (권장사항) '_hangoutschat'가 추가된 기존 Gmail 보존 조치 이름과 동일한 이름을 사용합니다.
  7. 보존 조치의 유형으로 행아웃 채팅을 선택합니다.
  8. 아래쪽 화살표를 사용하여 다음과 같이 개별 계정 또는 전체 조직 단위에 보존 조치를 적용합니다.
    1. 계정: 보존 조치가 적용될 계정에 이메일 주소를 하나 이상 입력합니다.
    2. 조직: 드롭다운 목록에서 조직 단위를 선택합니다.

    Vault에서는 행아웃 채팅 보존 조치에 보낸 날짜 및 용어와 같은 추가 조건을 지원하지 않습니다.

  9. (선택사항) 채팅방의 대화를 포함하려면 체크박스를 선택합니다.
  10. 저장을 클릭하여 보존 조치를 생성합니다.

기본 행아웃에 적용되는 이 법적 사안의 추가 Gmail 보존 조치마다 이 단계를 반복합니다.

Vault를 사용하여 여러 Gmail 보존 조치를 행아웃 채팅에 복사하기
  1. Vault에 로그인합니다.
  2. 법적 사안 목록을 검토합니다. Vault에서는 경고 아이콘을 사용하여 복사해야 할 수 있는 법적 사안을 강조표시합니다. 
  3. 복사할 법적 사안의 체크박스를 선택합니다. 한 번에 최대 20개의 보존 조치를 복사할 수 있습니다.
  4.  보존 조치를 행아웃 채팅에 복사를 클릭합니다.
  5. (선택사항) 채팅방의 대화를 포함하려면 체크박스를 선택합니다.
  6. Gmail 보관과 행아웃 채팅 보관의 주요 차이점을 이해하고 이를 확인한다는 내용의 체크박스를 선택합니다.
API를 사용하여 여러 Gmail 보존 조치를 행아웃 채팅에 복사하기

개발자는 Vault API를 사용하여 기존 Gmail 보존 조치를 읽고 행아웃 채팅에 대한 중복 보존 조치를 만들 수 있습니다. 기본 절차는 다음과 같습니다.

  1. 개발자는 모든 Gmail 보존 조치 목록을 생성하는 명령을 실행합니다.
  2. 개발자는 Vault 관리자와 함께 목록을 검토하여 다음 사항을 결정합니다.
    • 기간 또는 검색어가 포함된 Gmail 보존 조치를 처리하는 방법
    • 새 보존 조치에 채팅방 대화를 포함할지 여부 
  3. 개발자는 행아웃 채팅에서 만든 보존 조치 목록이 포함된 새 파일 2개를 만듭니다. 하나는 채팅방 대화를 포함하는 보존 조치용이고, 다른 하나는 채팅방 대화를 포함하지 않는 보존 조치용입니다.
  4. 개발자는 Google에 파일을 업로드하고 행아웃 채팅에서 적절한 보존 조치를 생성하는 명령을 실행합니다.

3. Google에서 만든 맞춤 보관 규칙 삭제하기

조직에서 이전의 두 섹션 작업을 완료하면 3월에 Vault에서 자동으로 생성된 맞춤 보관 규칙을 삭제해도 안전합니다.

  1. Vault에 로그인합니다.
  2. 왼쪽 탐색 메뉴에서 보관을 클릭합니다.
  3. 행아웃 채팅을 무기한 보관하는 맞춤 규칙을 찾습니다.
  4. 해당 규칙 옆에 있는 체크박스를 선택하고 삭제를 클릭합니다.
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