Acción necesaria: Configurar reglas de conservación y bloqueos de Hangouts Chat

La próxima generación de Hangouts constará de Hangouts Chat y Hangouts Meet, que el próximo año sustituirán a la versión clásica de Hangouts en G Suite.

Los administradores de Vault deben tomar medidas para prepararse de cara a esta transición.

Los mensajes de la versión clásica de Hangouts con el historial activado están sujetos a los bloqueos y reglas de conservación de Gmail, ya que se almacenan en el mismo sistema que los correos electrónicos de Gmail. Sin embargo, los mensajes de Hangouts Chat se guardan en un sistema distinto, por lo que se les aplican otros bloqueos y reglas de conservación en Vault.

Como parte de esta transición, los bloqueos y reglas de conservación de Gmail dejarán de afectar a los mensajes de chat de la versión clásica de Hangouts. En su lugar, tanto los mensajes de la versión clásica de Hangouts como los de Chat se protegerán con bloqueos y reglas de conservación de Hangouts Chat.

Como la versión clásica de Hangouts y Hangouts Chat son dos conjuntos de datos independientes, es posible que los administradores de Vault tengan que buscar todos los mensajes relacionados con un asunto tanto en Gmail como en Hangouts Chat. Ten en cuenta que los mensajes directos entre dos usuarios se sincronizan entre la versión clásica de Hangouts y Hangouts Chat. Puedes buscar estos mensajes tanto en Gmail como en Hangouts Chat.

Programa de la transición

Primera fase: Preparación de Vault (desde enero hasta finales del 2019)

En los dominios que tienen al menos un bloqueo o regla de conservación en Gmail, Google crea automáticamente una regla de conservación personalizada para preservar todos los mensajes directos de Hangouts Chat de forma indefinida. De este modo, tus mensajes de la versión clásica de Hangouts estarán protegidos de cara a la siguiente etapa de la transición.

Importante: Para evitar que se conserven más mensajes de los necesarios, un administrador de Vault debe completar los pasos que se indican a continuación. 

  1. Crea reglas de conservación de Hangouts Chat.
  2. Si necesitas que los bloqueos de Gmail que tienes sigan conservando los mensajes de chat, copia esos bloqueos en Hangouts Chat.
  3. Elimina la regla personalizada que Google ha creado automáticamente.

    Nota: Después de completar estas acciones, la alerta sobre la regla de conservación de chat creada automáticamente seguirá siendo visible en Vault.

Consulta instrucciones detalladas.

Fase 2: Consolidación de Vault y transición anticipada (desde el 16 de abril del 2019 hasta la primera mitad del 2020)

  • Los bloqueos y reglas de conservación de Gmail dejan de proteger los mensajes de la versión clásica de Hangouts. A partir de este momento, todos los mensajes de Chat y de la versión clásica de Hangouts estarán protegidos por los bloqueos y reglas de conservación de Hangouts Chat.
  • Si en tu organización queréis empezar a usar Hangouts Chat cuanto antes, los administradores de G Suite pueden solicitar su participación en el Programa de Transición Acelerada.

Tercera fase: Transición disponible para todos los usuarios (primera mitad del 2020)

  • En la consola de administración de Google, se habilitará un nuevo ajuste que permitirá a los administradores de G Suite desactivar la versión clásica de Hangouts.
  • La integración del chat externo y de Gmail estará disponible para todos los usuarios, y se harán mejoras tanto en las llamadas de voz como en las videollamadas.

Fase 4: Transición obligatoria para todos los usuarios (finales del 2020)

  • Todos los usuarios de G Suite que todavía utilicen la versión clásica de Hangouts se pasarán a Hangouts Chat y ya no podrán utilizar la interfaz de la versión clásica.

Tomar medidas antes de la transición a Chat

Para que Vault siga cumpliendo los requisitos de conservación de datos y de descubrimiento electrónico de tu organización, los administradores de esta herramienta tienen que seguir estos pasos:

  1. Evaluar las reglas de conservación de Gmail que se estén aplicando y determinar cuál es la mejor estrategia para conservar mensajes de la versión clásica de Hangouts y de Hangouts Chat.
  2. Pedir a un administrador de G Suite que haga lo siguiente:
    • Confirmar que Gmail está activado en las cuentas de todos los usuarios de la versión clásica de Hangouts, ya que los mensajes de esta versión se almacenan en el mismo sistema que los correos electrónicos de Gmail. Vault no puede aplicar bloqueos ni reglas de conservación a los mensajes enviados o recibidos con la versión clásica de Hangouts a través de cuentas que tienen Gmail desactivado, por lo que no se pueden recuperar los mensajes de la versión clásica de Hangouts enviados antes de que se haya habilitado Gmail.
    • (Opcional) Activar el historial de Hangouts Chat. Las reglas de conservación y los bloqueos solo se aplican a las salas y a los mensajes directos (MD) que se hayan enviado con el historial activado. Los administradores de G Suite pueden controlar si el historial está activado o desactivado, o permitir que los usuarios configuren este ajuste directamente. Ni los administradores ni los usuarios pueden desactivar el historial de una sala.
  3. Crear reglas de conservación según sea necesario para satisfacer las necesidades identificadas en el paso 1.
  4. Crear bloqueos en Gmail y Hangouts Chat para conservar mensajes de chat mientras la transición esté en curso.
  5. Consultar información sobre cómo crear bloqueos en Hangouts Chat y en qué se diferencian de los bloqueos de Gmail. Por ejemplo, no puedes crear bloqueos para los mensajes de Hangouts Chat en función de términos de búsqueda o periodos.
  6. Identificar qué bloqueos de Gmail hay que volver a crear en Hangouts Chat.
  7. Quitar la regla de conservación indefinida una vez que estén configuradas las reglas de conservación y los bloqueos que quieras usar en Hangouts Chat. Si no lo haces, es posible que la regla indefinida anule tus reglas de conservación de mensajes de Hangouts Chat.
  8. Informar a otros usuarios de Vault sobre este cambio. Por ejemplo, puede que los usuarios de Vault tengan que hacer búsquedas en Gmail y en Hangouts Chat para encontrar todos los mensajes de chat relacionados con un asunto.

Nota: Después de completar estas acciones, la alerta sobre la regla de conservación de chat creada automáticamente seguirá siendo visible en Vault.

1. Configurar reglas de conservación de Hangouts Chat

Para evitar que se retengan más mensajes de chat de los necesarios, debes completar estos pasos antes del 16 de abril del 2019.

Mostrar todo Ocultar todo Revisar las políticas de retención de Gmail de la organización

Antes de que tu organización haga la transición a Hangouts Chat, sigue estos pasos:

  • Revisa las políticas de conservación de Gmail de tu organización y elige las reglas que quieres seguir aplicando a los mensajes de chat cuando se complete la transición a Hangouts Chat.
  • Consulta las diferencias principales entre las conservaciones de Gmail y las de Hangouts Chat. Por ejemplo, no puedes crear reglas de conservación de Hangouts Chat que se basen en términos de búsqueda.
  • Ponte en contacto con miembros de tu organización que puedan determinar qué reglas se necesitan para conservar adecuadamente los mensajes de Hangouts Chat.
Configurar la regla de conservación predeterminada de Hangouts Chat
  1. Inicia sesión en Vault.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Conservación.
  3. Haz clic en Crear regla.
  4. Indica que quieres aplicar la regla a Hangouts Chat.
  5. Elige una entidad:
    • Haz clic en Unidad organizativa y selecciona una en el menú desplegable. De este modo, la regla se aplicará a los mensajes directos que incluyan algún miembro de la unidad organizativa, pero no a las salas.
    • Haz clic en Todas las salas para crear una regla que se aplique a todas las salas de tu dominio, pero no a los mensajes directos.
  6. Elige durante cuánto tiempo quieres conservar los mensajes:
    • Elige Indefinidamente para conservar permanentemente los mensajes a los que se aplica la regla. Haz clic en Guardar para crear la regla de conservación y completar el proceso.
    • Para descartar mensajes tras un periodo concreto, introduce el número de días que quieras (entre 1 y 36.500).

    Aviso: Vault comenzará a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de cobertura de conservación en cuanto crees una regla. Este proceso puede incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No vayas al paso siguiente hasta comprobar que la regla está correctamente configurada.

  7. Haz clic en Guardar para crear una regla de conservación que elimine definitivamente todos los mensajes. Al hacerlo, aparecerá un mensaje en el que se te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos que tendrá esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.
Crear reglas de conservación personalizadas de Hangouts Chat
  1. Inicia sesión en Vault.
  2. Abre una regla de conservación de Gmail que cubra los mensajes de la versión clásica de Hangouts.
  3. En una ventana nueva del navegador, haz clic en Conservación > Crear regla.
  4. Indica que quieres aplicar la regla a Hangouts Chat.
  5. Decide si aplicar la regla a los mensajes directos de una unidad organizativa o a los mensajes de todas las salas de tu organización.
  6. Elige durante cuánto tiempo quieres conservar los mensajes.
    • Elige Indefinidamente para conservar permanentemente los mensajes a los que se aplica esta regla. Haz clic en Guardar para crear la regla de conservación. y completar el proceso.
    • Para descartar mensajes tras un periodo concreto, introduce el número de días que quieras (entre 1 y 36.500).
    Aviso: Vault comenzará a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de cobertura de conservación en cuanto crees una regla. Este proceso puede incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No vayas al paso siguiente hasta comprobar que la regla está correctamente configurada. 
  7. Haz clic en Guardar para crear una regla de conservación que elimine definitivamente todos los mensajes. Al hacerlo, aparecerá un mensaje en el que se te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos que tendrá esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.

2. Copiar bloqueos de Gmail en Hangouts Chat

Tienes varias opciones para copiar bloqueos de Gmail en Hangouts Chat. Debes completar este proceso antes del 16 de abril del 2019.

Mostrar todo Ocultar todo Utilizar Vault para copiar de forma manual un solo bloqueo de Gmail en Hangouts Chat
  1. Inicia sesión en Vault.
  2. Abre un asunto que incluya un bloqueo de Gmail que se aplique a mensajes de la versión clásica de Hangouts. 
  3. Haz clic en un bloqueo que ya tengas y, a continuación, en Editar bloqueo para que se muestren sus detalles.
  4. Abre el mismo asunto en otra ventana del navegador.
  5. Haz clic en Crear bloqueo.
  6. (Consejo) Usa el nombre del bloqueo original de Gmail y añádele "_hangoutschat" al final.
  7. Elige el tipo de bloqueo: Hangouts Chat.
  8. Haz clic en la flecha hacia abajo para aplicar el bloqueo a cuentas individuales o a toda una unidad organizativa:
    1. Cuentas: introduce las direcciones de correo electrónico de las cuentas que estén sujetas a este bloqueo.
    2. Organización: elige una unidad organizativa en la lista desplegable.

    Ten en cuenta que Vault no admite condiciones adicionales en los bloqueos de Hangouts Chat, como Fecha de envío o Términos.

  9. (Opcional) Marca la casilla para añadir las conversaciones de las salas.
  10. Haz clic en Guardar para crear el bloqueo.

Repite estos pasos para crear otros bloqueos de Gmail en este asunto que se apliquen a la versión clásica de Hangouts.

Copiar varios bloqueos de Gmail en Hangouts Chat mediante Vault
  1. Inicia sesión en Vault.
  2. Revisa tu lista de asuntos. Vault destaca con un icono de advertencia los asuntos que se deberían copiar. 
  3. Marca las casillas de los asuntos que quieras copiar. Puedes copiar un máximo de 20 bloqueos a la vez.
  4.  Haz clic en Copiar bloqueos en Hangouts Chat.
  5. (Opcional) Marca la casilla para añadir las conversaciones de las salas.
  6. Marca la casilla para confirmar que entiendes las diferencias principales entre la conservación de Gmail y la de Hangouts Chat.
Copiar varios bloqueos de Gmail en Hangouts Chat mediante APIs

Con las API de Vault, los desarrolladores pueden consultar los bloqueos de Gmail que se estén aplicando y duplicarlos en Hangouts Chat. El proceso básico es el siguiente:

  1. El desarrollador ejecuta un comando que genera una lista con todos los bloqueos de Gmail.
  2. El desarrollador revisa la lista con los administradores de Vault para tomar estas decisiones:
    • Cómo gestionar los bloqueos de Gmail que incluyen periodos o términos de búsqueda.
    • Si las nuevas retenciones deben incluir las conversaciones de las salas. 
  3. El desarrollador crea dos archivos en los que se enumeran los bloqueos que hay que crear en Hangouts Chat: uno corresponde a los bloqueos que incluyen conversaciones en salas, y el otro, a los bloqueos que no las incluyen.
  4. El desarrollador ejecuta comandos para subir los archivos a Google y generar los bloqueos adecuados en Hangouts Chat.

3. Eliminar la regla de conservación personalizada creada por Google

Una vez que tu organización ha completado las tareas de las dos secciones anteriores, puedes eliminar la regla de conservación personalizada que Vault creó automáticamente en marzo:

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Conservación.
  3. Busca una regla personalizada que retenga mensajes de Hangouts Chat indefinidamente.
  4. Marca la casilla situada junto a ella y haz clic en Eliminar.
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