Acción necesaria: Configura retenciones y reglas de conservación de mensajes de Hangouts Chat

La próxima generación de Hangouts serán Hangouts Chat y Meet, que este año sustituirán a la versión clásica de Hangouts en G Suite.

Los administradores de Vault deben tomar medidas para prepararse de cara a esta transición.

Cuando está activado el historial, los mensajes de la versión clásica de Hangouts están sujetos a retenciones y reglas de conservación de correo, ya que dichos mensajes se almacenan en el mismo sistema que los correos electrónicos de Gmail. Sin embargo, los mensajes de Hangouts Chat se guardan en un sistema distinto, y se les aplican otras retenciones y reglas de conservación en Vault.

Una de las consecuencias de la transición a Hangouts Chat será que los mensajes de la versión clásica de Hangouts ya no estarán protegidos por las retenciones ni por las reglas de conservación de correo, sino que lo estarán por las retenciones y reglas de conservación de Hangouts Chat, que también protegerán los mensajes de Chat.

Como la versión clásica de Hangouts y Hangouts Chat son dos conjuntos de datos diferentes, es posible que los administradores de Vault que quieran consultar todos los mensajes de chat relacionados con un asunto tengan que buscar tanto en el correo como en Hangouts Chat. Ten en cuenta que los mensajes directos entre dos usuarios se sincronizan entre la versión clásica y Hangouts Chat. Puedes buscar estos mensajes tanto en el correo electrónico como en Hangouts Chat.

Programa de la transición

Primera fase: Preparar Vault (desde enero hasta el 16 de abril del 2019)

En los dominios en los que se haya aplicado al correo electrónico al menos una retención o una regla de conservación, Google creará automáticamente una regla personalizada que conservará todos los mensajes directos de Hangouts Chat de forma indefinida. Al hacerlo de este modo, tus mensajes de la versión clásica de Hangouts estarán protegidos cuando pasemos a la siguiente etapa de la transición.

Importante: Para evitar que se retengan más mensajes de los necesarios, un administrador de Vault debe completar los pasos que se indican a continuación. 

  1. Crea reglas de conservación de Hangouts Chat.
  2. Si quieres seguir aplicando retenciones de correo sobre mensajes de chat, cópialas en Hangouts Chat.
  3. Elimina la regla personalizada que Google ha creado automáticamente.

Consulta instrucciones detalladas.

Segunda fase: Consolidación de Vault y transición anticipada (desde el 16 de abril hasta la segunda mitad del 2019)

  • Los mensajes de la versión clásica de Hangouts dejan de estar protegidos por las retenciones y las reglas de conservación de correo y pasan a estarlo por las retenciones y las reglas de conservación de Hangouts Chat, que también protegen los mensajes de Chat.
  • Todos los usuarios de tu organización que tengan activada la versión clásica de Hangouts pueden utilizar también Hangouts Chat, ya sea a través de chat.google.com o de las aplicaciones para ordenadores o móviles de Chat.
  • Los usuarios de la versión clásica de Hangouts pueden seguir utilizando este servicio como siempre; es decir, para chatear en Gmail, en Gmail para móviles y en la extensión de Chrome.
  • Si en tu organización queréis empezar a usar Hangouts Chat cuanto antes, los administradores de G Suite pueden solicitar que se les incluya en el programa Accelerated Transition Program.

Tercera fase: Transición disponible para todos los usuarios (segunda mitad del 2019)

  • En la consola de administración de Google, se habilitará un nuevo ajuste que permitirá desactivar la versión clásica de Hangouts a los administradores de G Suite.
  • La integración del chat externo y de Gmail estará disponible para todos los usuarios, y se harán mejoras tanto en las llamadas de voz como en las videollamadas.

Cuarta fase: Todos los usuarios deben hacer la transición (a partir de finales del 2019)

  • Todos los usuarios de G Suite que todavía utilicen la versión clásica de Hangouts se pasarán a Hangouts Chat y ya no podrán utilizar la interfaz de la versión clásica.

Tomar medidas antes de la transición a Chat

Para que este servicio siga cumpliendo los requisitos de retención y de descubrimiento electrónico de tu organización, los administradores de Vault tienen que seguir estos pasos:

  1. Evaluar las reglas de conservación de correo que se estén aplicando y determinar cuál es la mejor estrategia para conservar mensajes de la versión clásica de Hangouts y de Hangouts Chat.
  2. Pedir a un administrador de G Suite que haga lo siguiente:
    • Confirmar que Gmail está activado para todos los usuarios de la versión clásica de Hangouts. Como los mensajes de esta versión se almacenan en el mismo sistema que los correos electrónicos de Gmail, Vault no puede aplicar retenciones ni reglas de conservación a los mensajes de la versión clásica de Hangouts que se hayan enviado o recibido en cuentas que tienen desactivado Gmail. No se pueden recuperar los mensajes de la versión clásica que se hayan enviado antes de que Gmail estuviera activado.
    • (Opcional) Activa el historial de Hangouts Chat. Las reglas de conservación y las retenciones solo se aplican a las salas y a los mensajes directos (MD) que se hayan enviado con el historial activado. Los administradores de G Suite pueden controlar si el historial está activado o desactivado, o permitir que los usuarios seleccionen este ajuste directamente. Ni los administradores ni los usuarios pueden desactivar el historial de una sala.
  3. Crear reglas de conservación según sea necesario para satisfacer las necesidades identificadas en el paso 1.
  4. Crear retenciones que se apliquen tanto al correo como a Hangouts Chat para conservar mensajes de chat mientras la transición está en curso.
  5. Consultar más información sobre cómo crear retenciones de mensajes de Hangouts Chat y en qué se diferencian de las retenciones de correo. Por ejemplo, no puedes retener mensajes de Hangouts Chat en función de términos de búsqueda o periodos.
  6. Identificar qué retenciones de correo actuales hay que volver a crear para conservar mensajes de Hangouts Chat.
  7. Quitar la regla de conservación indefinida una vez que estén configuradas las reglas de conservación y las retenciones que quieras usar en Hangouts Chat. Si no lo haces, es posible que la regla indefinida anule tus reglas de conservación de mensajes de Hangouts Chat.
  8. Informar a otros usuarios de Vault sobre este cambio. Por ejemplo, puede que los usuarios de Vault tengan que buscar en el correo y en Hangouts Chat para encontrar todos los mensajes de chat relacionados con un asunto.

1. Configurar reglas de conservación de Hangouts Chat

Para evitar que se retengan más mensajes de chat de los necesarios, debes completar estos pasos antes del 16 de abril del 2019.

Mostrar todo Ocultar todo Revisar las políticas de retención de correo de la organización

Antes de que tu organización haga la transición a Hangouts Chat, sigue estos pasos:

  • Revisa las políticas de retención de correo de tu organización y elige las reglas que quieres seguir aplicando a los mensajes de chat cuando se complete la transición a Hangouts Chat.
  • Consulta las diferencias principales entre las retenciones de correo y las de Hangouts Chat. Por ejemplo, no puedes crear reglas de conservación de Hangouts Chat que se basen en términos de búsqueda.
  • Ponte en contacto con miembros de tu organización que puedan determinar qué reglas se necesitan para retener adecuadamente los mensajes de Hangouts Chat.
Configurar la regla de conservación predeterminada de Hangouts Chat
  1. Inicia sesión en Vault.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Retención.
  3. Haz clic en Crear regla.
  4. Indica que quieres aplicar la regla a Hangouts Chat.
  5. Elige una de las siguientes opciones:
    • Haz clic en Unidad organizativa y selecciona una en el menú desplegable. De este modo, la regla se aplicará a los mensajes directos que incluyan un miembro de la unidad organizativa, pero no a las salas.
    • Haz clic en Todas las salas para crear una regla que se aplique a todas las salas de tu dominio, pero no a los mensajes directos.
  6. Elige cuánto tiempo quieres conservar los mensajes:
    • Elige Indefinidamente para conservar permanentemente los mensajes a los que se aplica la regla. Haz clic en Guardar para crear la regla de conservación y listo.
    • Para descartar mensajes tras un periodo concreto, introduce el número de días que quieras (entre 1 y 36.500).

    Advertencia: Vault comenzará a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de cobertura de retención en cuanto crees una regla. Este proceso puede incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No vayas al paso siguiente hasta comprobar que la regla se ha configurado correctamente.

  7. Haz clic en Guardar para crear una regla de conservación que elimine definitivamente todos los mensajes. Al hacerlo, aparecerá un mensaje en el que se te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos que tendrá esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.
Configurar reglas de conservación personalizadas de Hangouts Chat
  1. Inicia sesión en Vault.
  2. Abre una regla de conservación de correo que cubra los mensajes de la versión clásica de Hangouts.
  3. En una ventana nueva del navegador, haz clic en Retención > Crear regla.
  4. Indica que quieres aplicar la regla a Hangouts Chat.
  5. Decide si aplicar la regla a los mensajes directos de una unidad organizativa o a los mensajes de todas las salas de tu organización.
  6. Elige durante cuánto tiempo quieres conservar los mensajes.
    • Elige Indefinidamente para conservar los mensajes a los que se aplica esta regla. Haz clic en Guardar para crear la regla de conservación y completar el proceso.
    • Para descartar mensajes tras un periodo concreto, introduce el número de días que quieras (entre 1 y 36.500).
    Advertencia: Vault comenzará a eliminar definitivamente los datos que superen el periodo de cobertura de retención en cuanto crees una regla. Este proceso puede incluir datos que los usuarios tienen previsto conservar. No vayas al paso siguiente hasta comprobar que la regla se ha configurado correctamente. 
  7. Haz clic en Guardar para crear una regla de conservación que elimine definitivamente todos los mensajes. Al hacerlo, aparecerá un mensaje en el que se te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos que tendrá esta regla de conservación. Marca las casillas y haz clic en Confirmar para crear la regla.

2. Copiar retenciones de correo en Hangouts Chat

Tienes varias opciones para copiar retenciones de correo en Hangouts Chat. Debes completar este proceso antes del 16 de abril del 2019.

Mostrar todo Ocultar todo Usar Vault para copiar manualmente una retención de correo en Hangouts Chat
  1. Inicia sesión en Vault.
  2. Abre un asunto que incluya una retención de correo que se aplique a mensajes de la versión clásica de Hangouts. 
  3. Haz clic en una retención que ya tengas y, a continuación, en Editar retención para que se muestren sus detalles.
  4. Abre el mismo asunto en otra ventana del navegador.
  5. Haz clic en Crear retención.
  6. (Sugerencia) Ponle el nombre de la retención original y añade "_hangoutschat" al final.
  7. Elige el tipo de retención Hangouts Chat.
  8. Haz clic en la flecha hacia abajo para aplicar la retención a cuentas individuales o a toda una unidad organizativa:
    1. Cuentas: introduce las direcciones de correo electrónico de las cuentas que estén sujetas a esta retención.
    2. Organización: elige una unidad organizativa en la lista desplegable.

    Ten en cuenta que Vault no admite condiciones adicionales en las retenciones de Hangouts Chat, como Fecha de envío o Términos.

  9. (Opcional) Marca la casilla para añadir las conversaciones de las salas.
  10. Haz clic en Guardar para crear la retención.

Repite estos pasos para crear otras retenciones de correo en este asunto que se apliquen a la versión clásica de Hangouts.

Usar Vault para copiar varias retenciones de correo en Hangouts Chat
  1. Inicia sesión en Vault.
  2. Revisa tu lista de asuntos. Vault destaca con un icono de advertencia los asuntos que se deberían copiar. 
  3. Marca las casillas de los asuntos que quieras copiar, hasta un máximo de 20 retenciones a la vez.
  4.  Haz clic en Copiar retenciones en Hangouts Chat.
  5. (Opcional) Marca la casilla para añadir las conversaciones de las salas.
  6. Marca la casilla para confirmar que entiendes las diferencias principales entre las retenciones de correo y las de Hangouts Chat.
Usar APIs para copiar varias retenciones de correo en Hangouts Chat

Con las API de Vault, los desarrolladores pueden duplicar retenciones de Hangouts Chat y consultar las retenciones de correo que se estén aplicando. El proceso básico es el siguiente:

  1. El desarrollador ejecuta un comando que genera una lista con todas las retenciones de correo.
  2. El desarrollador revisa la lista con los administradores de Vault para tomar estas decisiones:
    • Cómo gestionar las retenciones de correo que incluyen intervalos de fechas o términos de búsqueda.
    • Si las nuevas retenciones deben incluir las conversaciones de las salas. 
  3. El desarrollador crea dos archivos en los que se enumeran las retenciones que hay que crear en Hangouts Chat: uno corresponde a las retenciones que incluyen conversaciones en salas, y el otro, a las retenciones que no las incluyen.
  4. El desarrollador ejecuta comandos para subir los archivos a Google y generar las retenciones adecuadas en Hangouts Chat.

3. Eliminar la regla de conservación personalizada creada por Google

Una vez que tu organización ha completado las tareas de las dos secciones anteriores, puedes eliminar la regla de conservación personalizada que Vault creó automáticamente en marzo:

  1. Inicia sesión en Vault.
  2. En el panel de navegación de la izquierda, haz clic en Retención.
  3. Busca una regla personalizada que retenga mensajes de Hangouts Chat indefinidamente.
  4. Marca la casilla situada junto a ella y haz clic en Eliminar.
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