Wichtig: Holds und Aufbewahrungsregeln für Hangouts Chat einrichten

Hangouts Chat und Hangouts Meet bilden zusammen die nächste Generation von Hangouts. Im nächsten Jahr ersetzen sie die ursprüngliche Version, das klassische Hangouts, in der G Suite.

Vault-Administratoren müssen sich auf diese Umstellung vorbereiten.

Nachrichten im klassischen Hangouts, für die der Verlauf aktiviert wurde, unterliegen Gmail-Holds und Aufbewahrungsregeln. Das liegt daran, dass die klassischen Hangouts-Nachrichten im selben System gespeichert werden wie Gmail-Nachrichten. Für Hangouts Chat wird jedoch ein separates System zum Speichern von Chatnachrichten verwendet. Hierfür können Sie in Vault eigene Holds und Aufbewahrungsregeln festlegen.

Im Rahmen dieser Umstellung werden Chatnachrichten im klassischen Hangouts nicht mehr durch Gmail-Holds und -Aufbewahrungsregeln geschützt. Stattdessen werden sie sowohl im klassischen Hangouts als auch in Hangouts Chat durch Hangouts Chat-Holds und -Aufbewahrungsregeln geschützt.

Da das klassische Hangouts und Hangouts Chat aus zwei separaten Datensätzen bestehen, müssen Vault-Administratoren möglicherweise sowohl Gmail als auch Hangouts Chat durchsuchen, um alle Chatnachrichten zu einer Rechtsangelegenheit zu finden. Außerdem werden Direktnachrichten aus Einzelgesprächen zwischen dem klassischen Hangouts und Hangouts Chat synchronisiert. Sie können sie also entweder über Gmail oder über Hangouts Chat suchen.

Zeitplan für die Umstellung

Phase 1: Vorbereitung von Google Vault – Januar 2019 bis Ende 2019

Für alle Domains mit mindestens einem Hold oder einer Aufbewahrungsregel für Gmail erstellt Google automatisch eine neue benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel. Sie legt fest, dass alle Direktnachrichten in Hangouts Chat zeitlich unbegrenzt aufbewahrt werden. Dies dient dem Schutz Ihrer Nachrichten im klassischen Hangouts in der nächsten Umstellungsphase.

Wichtig: Vault-Administratoren können eine übermäßige Speicherung von Chatnachrichten durch folgende Schritte vermeiden:

  1. Erstellen Sie neue Aufbewahrungsregeln für Hangouts Chat.
  2. Wenn Sie möchten, dass Chatnachrichten weiterhin aufgrund von bereits vorhandenen Gmail-Holds gespeichert werden, kopieren Sie die Gmail-Holds in Hangouts Chat.
  3. Löschen Sie die benutzerdefinierte Regel, die Google automatisch für Sie erstellt hat.

    Hinweis: Nachdem Sie diese Aktionen durchgeführt haben, bleibt die Benachrichtigung über die automatisch erstellte Chat-Aufbewahrungsregel in Vault sichtbar.

Hier finden Sie eine detaillierte Anleitung.

Phase 2: Konsolidierung von Google Vault und frühzeitige Umstellung – 16. April 2019 bis 1. Halbjahr 2020

  • Nachrichten im klassischen Hangouts sind nicht mehr durch Gmail-Holds und -Aufbewahrungsregeln geschützt. Alle Nachrichten in Hangouts Chat und im klassischen Hangouts werden durch Hangouts Chat-Holds und -Aufbewahrungsregeln geschützt.
  • G Suite-Administratoren haben die Möglichkeit, die Teilnahme am Accelerated Transition Program, dem Programm zur beschleunigten Umstellung, zu beantragen, wenn die Organisation eine schnellere Migration zu Hangouts Chat wünscht.

Phase 3: Umstellung für alle möglich – 1. Halbjahr 2019

  • Mit einer neuen Einstellung können G Suite-Administratoren das klassische Hangouts in der Google Admin-Konsole deaktivieren.
  • Die Einbindung von externen Chats und Gmail wird in Google Analytics gestartet und Verbesserungen bei Sprach- und Videoanrufen werden vorgenommen.

Phase 4: Alle müssen umstellen – Ende 2020

  • G Suite-Nutzer, die noch das klassische Hangouts verwenden, werden auf Hangouts Chat umgestellt. Die Benutzeroberflächen des klassischen Hangouts sind für sie nicht mehr zugänglich.

Erforderliche Maßnahmen vor der Umstellung

Damit Vault weiterhin die Anforderungen Ihrer Organisation an Aufbewahrung und E-Discovery erfüllt, müssen Vault-Administratoren Folgendes tun:

  1. Sehen Sie sich die bestehenden Gmail-Aufbewahrungsregeln an und legen Sie eine geeignete Vorgehensweise für die Aufbewahrung von Nachrichten im klassischen Hangouts und in Hangouts Chat fest.
  2. Bitten Sie einen G Suite-Administrator, Folgendes zu tun:
    • Bestätigen, dass Gmail für alle Nutzer des klassischen Hangouts aktiviert ist. Nachrichten im klassischen Hangouts werden im selben System gespeichert wie E-Mail-Nachrichten für Gmail. In Vault können keine Holds und Aufbewahrungsregeln auf Nachrichten im klassischen Hangouts angewendet werden, wenn für den Absender oder den Empfänger Gmail nicht aktiviert ist. Nachrichten, die im klassischen Hangouts gesendet wurden, bevor Sie Gmail aktiviert haben, sind nicht wiederherstellbar.
    • Optional: Den Hangouts Chat-Verlauf aktivieren. Aufbewahrungsregeln und Holds gelten nur für Chatrooms und DNs (Direktnachrichten), die mit aktiviertem Verlauf gesendet wurden. Der G Suite-Administrator kann steuern, ob der Verlauf für DNs aktiviert oder deaktiviert ist, oder Nutzern die Entscheidung selbst überlassen. Weder Administratoren noch Nutzer können jedoch den Verlauf in einem Chatroom deaktivieren.
  3. Erstellen Sie Aufbewahrungsregeln nach Bedarf, um die in Schritt 1 ermittelten Anforderungen zu erfüllen.
  4. Erstellen Sie sowohl für Gmail als auch für Hangouts Chat neue Holds, wenn Sie Chatnachrichten sichern möchten, während diese Umstellung läuft.
  5. Informieren Sie sich darüber, wie Sie Holds für Hangouts Chat erstellen und wie sie sich von Holds für Gmail unterscheiden. Holds für Hangouts Chat können zum Beispiel nicht auf Suchbegriffen oder Zeiträumen basieren.
  6. Ermitteln Sie, welche vorhandenen Gmail-Holds für Hangouts Chat neu erstellt werden müssen.
  7. Nachdem Sie Ihre bevorzugten Aufbewahrungsregeln und Holds für Hangouts Chat festgelegt haben, entfernen Sie die unbegrenzte Aufbewahrungsregel, denn sie kann Ihre Regeln möglicherweise überschreiben.
  8. Benachrichtigen Sie andere Vault-Nutzer über diese Änderung. Nutzer, die mithilfe von Vault nach Nachrichten suchen, müssen dies beispielsweise sowohl in Gmail als auch in Hangouts Chat tun, um alle Chatnachrichten zu einer Rechtsangelegenheit zu finden.

Hinweis: Nachdem Sie diese Aktionen durchgeführt haben, bleibt die Benachrichtigung über die automatisch erstellte Chat-Aufbewahrungsregel in Vault sichtbar.

1. Aufbewahrungsregeln für Hangouts Chat festlegen

Um eine übermäßige Speicherung von Chatnachrichten zu vermeiden, müssen Sie die folgenden Schritte vor dem 16. April 2019 ausführen.

Alle maximieren Alle minimieren Gmail-Aufbewahrungrichtlinien Organisation prüfen

Vor der Umstellung Ihrer Organisation auf Hangouts Chat müssen Sie Folgendes tun:

  • Prüfen Sie die Gmail-Aufbewahrungsrichtlinien Ihrer Organisation und legen Sie fest, welche Regeln nach Abschluss der Umstellung auf Hangouts Chat weiterhin für Chatnachrichten gelten sollen.
  • Machen Sie sich mit den Hauptunterschieden zwischen den Aufbewahrungsregeln für Gmail und denen für Hangouts Chat vertraut. Sie können zum Beispiel keine Aufbewahrungsregeln für Hangouts Chat erstellen, die auf Suchbegriffen basieren.
  • Sprechen Sie mit den Personen in Ihrer Organisation, die festlegen können, welche Regeln erforderlich sind, damit Nachrichten in Hangouts Chat richtig aufbewahrt werden.
Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Hangouts Chat festlegen
  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie links im Navigationsmenü auf Aufbewahrung.
  3. Klicken Sie auf Regel erstellen.
  4. Wählen Sie aus, wofür die Regel gelten soll: Hangouts Chat.
  5. Wählen Sie den Geltungsbereich aus:
    • Klicken Sie auf Organisationseinheit und wählen Sie einen Eintrag aus dem Drop-down-Menü aus. Damit gilt die Regel nur für Direktnachrichten, bei denen ein Mitglied der Organisationseinheit Absender oder Empfänger ist. Chatrooms sind von dieser Regel nicht abgedeckt.
    • Klicken Sie auf Alle Chatrooms, um eine Regel zu erstellen, die für alle Chatrooms in der Domain gilt (nicht für Direktnachrichten).
  6. Legen Sie fest, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
    • Wenn Sie unbegrenzt auswählen, werden von dieser Regel abgedeckte Nachrichten dauerhaft aufbewahrt. Klicken Sie auf "Speichern", um die Aufbewahrungsregel zu erstellen. Fertig!
    • Wenn Nachrichten nach einer bestimmten Zahl von Tagen entfernt werden sollen, geben Sie einen Wert im Bereich 1–36.500 an.

    Warnung: Sobald Sie eine neue Regel eingerichtet haben, werden Daten, für die der geltende Aufbewahrungszeitraum überschritten ist, dauerhaft aus Vault gelöscht. Dazu können auch Daten gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Fahren Sie deshalb erst dann mit dem nächsten Schritt fort, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert ist.

  7. Klicken Sie auf Speichern, um eine Aufbewahrungsregel zu erstellen, bei der alle betroffenen Nachrichten unwiderruflich entfernt werden. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie anschließend bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen dieser Aufbewahrungsregel im Klaren sind. Erst nachdem Sie auf die Kästchen und anschließend auf "Bestätigen" geklickt haben, wird die Regel erstellt.
Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln für Hangouts Chat festlegen
  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Öffnen Sie eine Gmail-Aufbewahrungsregel, die für Nachrichten aus dem klassischen Hangouts gilt.
  3. Klicken Sie in einem neuen Browserfenster auf Aufbewahrung > Regel erstellen.
  4. Wählen Sie aus, wofür die Regel gelten soll: Hangouts Chat.
  5. Wählen Sie aus, ob die Regel auf Direktnachrichten aus einer Organisationseinheit oder auf Nachrichten in allen Chatrooms Ihrer Organisation angewendet werden soll.
  6. Legen Sie fest, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen.
    • Wenn Sie unbegrenzt auswählen, werden von dieser Regel abgedeckte Nachrichten dauerhaft aufbewahrt. Klicken Sie auf Speichern, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen. Fertig.
    • Wenn Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum verworfen werden sollen, geben Sie die Anzahl der Tage von 1 bis 36.500 ein.
    Warnung: Sobald Sie eine neue Regel eingerichtet haben, werden Daten, für die der geltende Aufbewahrungszeitraum überschritten ist, dauerhaft aus Vault gelöscht. Dazu können auch Daten gehören, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde.
  7. Klicken Sie auf Speichern, um eine Aufbewahrungsregel zu erstellen, durch die alle Nachrichten unwiderruflich entfernt werden.Danach müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen dieser Aufbewahrungsregel im Klaren sind. Erst nachdem Sie auf die Kästchen und anschließend auf Bestätigen geklickt haben, wird die Regel erstellt.

2. Gmail-Holds nach Hangouts Chat kopieren

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Gmail-Holds für Hangouts Chat zu übernehmen. Dieser Vorgang muss vor dem 16. April 2019 abgeschlossen werden.

Alle maximieren Alle minimieren Mithilfe von Vault einen einzelnen Gmail-Hold manuell für Hangouts Chat übernehmen
  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Öffnen Sie eine Rechtsangelegenheit, die einen für Nachrichten im klassischen Hangouts geltenden Gmail-Hold enthält.
  3. Klicken Sie auf einen vorhandenen Hold und dann auf Hold bearbeiten, um sich die Details anzusehen.
  4. Öffnen Sie dieselbe Rechtsangelegenheit noch einmal in einem separaten Browserfenster.
  5. Klicken Sie auf Hold erstellen.
  6. Optional: Verwenden Sie denselben Namen, den der bestehende Gmail-Hold hat, und hängen Sie "_hangoutschat" an.
  7. Wählen Sie die Art des Holds aus: Hangouts Chat
  8. Verwenden Sie den Abwärtspfeil, um den Hold entweder auf einzelne Konten oder auf eine gesamte Organisationseinheit anzuwenden:
    1. Konten: Geben Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen für die Konten ein, auf die der Hold angewendet werden soll.
    2. Organisation: Wählen Sie eine Organisationseinheit aus der Drop-down-Liste aus.

    Vault unterstützt keine zusätzlichen einschränkenden Bedingungen für Holds in Hangouts Chat wie Sendedatum und Begriffe.

  9. Optional: Klicken Sie das Kästchen an, um Unterhaltungen aus Chatrooms einzuschließen.
  10. Klicken Sie auf Speichern, um den Hold zu erstellen.

Wiederholen Sie diese Schritte für alle weiteren Gmail-Holds in dieser Rechtsangelegenheit, die für das klassische Hangouts gelten.

Mithilfe von Vault mehrere Gmail-Holds für Hangouts Chat übernehmen
  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Sehen Sie sich die Liste mit Rechtsangelegenheiten an. In Vault wird ein Warnsymbol verwendet, um Rechtsangelegenheiten hervorzuheben, die möglicherweise übernommen werden müssen.
  3. Klicken Sie die Kästchen neben den Rechtsangelegenheiten an, die Sie übernehmen möchten. Sie können bis zu 20 Holds gleichzeitig übernehmen.
  4. Klicken Sie auf Holds für Hangouts Chat übernehmen.
  5. Optional: Klicken Sie das Kästchen an, damit Unterhaltungen aus Chatrooms berücksichtigt werden.
  6. Klicken Sie das Kästchen an, um zu bestätigen, dass Ihnen die wichtigsten Unterschiede zwischen der Gmail-Aufbewahrung und der von Hangouts Chat-Nachrichten bekannt sind.
Mithilfe von APIs mehrere Gmail-Holds für Hangouts Chat kopieren

Entwickler können mithilfe von Vault APIs vorhandene Gmail-Holds auslesen und sie für Hangouts Chat duplizieren. Dafür muss ein Entwickler die folgenden grundlegenden Schritte ausführen:

  1. Einen Befehl ausführen, durch den eine Liste aller Gmail-Holds generiert wird.
  2. Die Liste zusammen mit Vault-Administratoren prüfen, um Folgendes entscheiden:
    • wie mit Gmail-Holds umgegangen werden soll, die Zeiträume oder Suchbegriffe enthalten und
    • ob die neuen Holds für Unterhaltungen in Chatrooms gelten sollen.
  3. Zwei neue Dateien mit jeweils einer Liste der Holds erstellen, die in Hangouts Chat erstellt werden sollen. Eine Liste enthält die Holds für Unterhaltungen in Chatrooms und die andere die Holds, die nicht für Unterhaltungen gelten.
  4. Befehle ausführen, durch die die Dateien auf Google-Server hochgeladen und die entsprechenden Holds in Hangouts Chat erstellt werden.

3. Von Google erstellte benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel entfernen

Wenn die Schritte aus den beiden vorherigen Abschnitten für Ihre Organisation abgeschlossen wurden, können Sie die im März von Vault automatisch erstellte benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel sicher entfernen:

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie links im Navigationsmenü auf Aufbewahrung.
  3. Suchen Sie nach einer benutzerdefinierten Regel, mit der Hangouts Chat unbegrenzt aufbewahrt wird.
  4. Klicken Sie erst das Kästchen daneben an und anschließend auf Löschen.
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