الإجراء المطلوب: إعداد عمليات الاحتفاظ بالبيانات والتحفُّظ عليها في Hangouts Chat

يمثِّل Hangouts Chat وHangouts Meet معًا الجيل التالي من Hangouts. وسيحلان محل الإصدار الأصلي (Hangouts الكلاسيكي) في G Suite في وقتٍ لاحق من هذا العام.

على مشرفي Vault اتخاذ الإجراءات للاستعداد لعملية النقل هذه.

تخضع رسائل Hangouts الكلاسيكي التي تم تفعيل السجلّ لها إلى عمليات وقواعد الاحتفاظ ببيانات البريد. وذلك لأن رسائل Hangouts الكلاسيكي يتم تخزينها في النظام نفسه الذي يخزّن الرسائل الإلكترونية في Gmail. ومع ذلك، يستخدم Hangouts Chat نظامًا منفصلاً لتخزين رسائل المحادثات، ويطبّق قواعد عمليات الاحتفاظ بالبيانات والتحفُّظ عليها في Vault.

كجزء من عملية النقل هذه، ستتوقّف قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات التحفُّظ عليها في البريد عن حماية الرسائل في Hangouts الكلاسيكي. وبدلاً من ذلك، ستساعد قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات التحفُّظ عليها في Chat على حماية رسائل المحادثة في كلٍّ من Hangouts الكلاسيكي وHangouts Chat.

ولأن Hangouts الكلاسيكي وHangouts Chat هما مجموعتان منفصلتان من البيانات، قد يحتاج مشرفو Vault إلى البحث في كل من البريد و Hangouts Chat للعثور على جميع رسائل المحادثة المرتبطة بمسألة قانونية. تجدر الإشارة إلى أنه تتم مزامنة الرسائل الفردية المباشرة بين Hangouts الكلاسيكي وHangouts Chat. يمكنك البحث عن هذه الرسائل من خلال البريد أو Hangouts Chat.

المخطَّط الزمني للنقل

المرحلة 1: إعداد Vault - بدءًا من كانون الثاني (يناير) 2019 حتى 16 نيسان (أبريل) 2019

بالنسبة إلى أي نطاق يتضمَّن قاعدة واحدة على الأقل لعملية الاحتفاظ بالبيانات أو التحفُّظ عليها في البريد، تنشئ Google تلقائيًا قاعدة احتفاظ بالبيانات مخصَّصة جديدة تحافظ على جميع الرسائل المباشرة في Hangouts Chat لأجل غير مسمى. ويهدف ذلك إلى حماية رسائلك في Hangouts الكلاسيكي عندما تحدث المرحلة التالية من النقل.

ملاحظة مهمة: لتجنُّب عملية الاحتفاظ المفرط بالبيانات لرسائل المحادثات، على مشرف Vault تنفيذ ما يلي: 

  1. إنشاء قواعد احتفاظ بالبيانات جديدة في Hangouts Chat.
  2. إذا كنت بحاجة إلى عمليات التحفُّظ على بيانات البريد الحالي لمتابعة الاحتفاظ برسائل المحادثات، يمكنك نسخ عمليات التحفُّظ على بيانات البريد هذه إلى Hangouts Chat.
  3. حذف القاعدة المخصَّصة التي أنشأتها لك Google تلقائيًا.

​يمكنك الاطِّلاع على التعليمات التفصيلية هنا.

المرحلة 2: دمج Vault والنقل في مرحلة مبكرة - بدءًا من 16 نيسان (أبريل) 2019 حتى النصف الثاني من عام 2019

  • ستتوقّف قواعد الاحتفاظ بالبيانات وعمليات التحفُّظ عليها في البريد عن حماية الرسائل في Hangouts الكلاسيكي. وستحمي قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Hangouts Chat وعمليات التحفُّظ عليها جميع الرسائل في Hangouts الكلاسيكي وChat.
  • سيتم تفعيل Hangouts Chat لجميع المستخدمين في مؤسستك الذين تم تفعيل Hangouts الكلاسيكي لهم. وهذا يعني أنه يمكن لجميع مستخدمي Hangouts الكلاسيكي أيضًا استخدام Chat على chat.google.com أو تثبيت Hangouts Chat المتوافق مع الأجهزة الجوّالة أو جهاز الكمبيوتر.​
  • لن تتغير التجربة اليومية لمستخدمي Hangouts الكلاسيكي. ويمكن للمستخدمين الاستمرار في استخدام Hangouts الكلاسيكي للمحادثة في Gmail والجوَّال وإضافة Chrome.
  • يمكن لمشرف G Suite تقديم طلب للانضمام إلى برنامج النقل السريع إذا كانت مؤسستك تريد بدء مبكر للترحيل إلى Hangouts Chat.

المرحلة 3: يمكن لأي مستخدم إجراء النقل - النصف الثاني من عام 2019

  • سيتيح الإعداد الجديد لمشرفي G Suite إيقاف Hangouts الكلاسيكي في وحدة تحكُّم المشرف في Google.
  • سيتم إطلاق دمج Gmail والمحادثة الخارجية في "إحصاءات Google" وسيتم إجراء تحسينات في مكالمات الصوت والفيديو.

المرحلة 4: يحتاج جميع المستخدمين إلى إجراء النقل - أواخر عام 2019 فصاعدًا

  • سيتم نقل جميع مستخدمي Hangouts الكلاسيكي في G Suite المتبقين إلى Hangouts Chat، ولن يتمكَّن مستخدمو G Suite من استخدام واجهات مستخدم Hangouts الكلاسيكي.

اتخاذ إجراء قبل نقل المحادثات

لضمان استمرار Vault في تلبية متطلبات جمع الأدلة الإلكترونية والاحتفاظ بالبيانات لمؤسستك، على مشرفي Vault تنفيذ ما يلي:

  1. تقييم قواعد الاحتفاظ ببيانات البريد الحالية وتحديد الإستراتيجية المناسبة للاحتفاظ ببيانات الرسائل في Hangouts الكلاسيكي وHangouts Chat.
  2. الطلب من مشرف G Suite ما يلي:
    • التأكُّد من تفعيل Gmail لجميع مستخدمي Hangouts الكلاسيكي. ويتم تخزين رسائل Hangouts الكلاسيكي في النظام نفسه الذي يخزّن الرسائل الإلكترونية في Gmail. لا يمكن أن تطبق أداة Vault قواعد وعمليات الاحتفاظ بالبيانات على رسائل Hangouts الكلاسيكي المُرسَلة أو المُستلمة من خلال حسابات تم إيقاف Gmail بها. ولا يمكن استرداد رسائل Hangouts الكلاسيكي المُرسَلة قبل تفعيل Gmail.
    • (اختياري) تفعيل سجلّ Hangouts Chat. لا تنطبق قواعد وعمليات الاحتفاظ بالبيانات إلا على الغرف والرسائل المباشرة المُرسَلة باستخدام السجلّ. ويمكن لمشرف G Suite التحكُّم في تفعيل السجلّ أو إيقافه للرسائل المباشرة، أو يمكنه السماح للمستخدمين بإجراء ذلك. ولا يمكن للمشرفين أو المستخدمين إيقاف السجلّ في غرفة.
  3. إنشاء قواعد الاحتفاظ بالبيانات كما هو مطلوب لتلبية الاحتياجات التي حدَّدتها في الخطوة 1.
  4. إنشاء عمليات تحفُّظ على البيانات جديدة في كل من البريد وHangouts Chat في حال كنت بحاجة إلى الاحتفاظ برسائل المحادثة عندما تكون عملية النقل هذه قيد التقدم.
  5. التعرُّف على كيفية إنشاء عمليات تحفُّظ على البيانات في Hangouts Chat وفهم أوجه اختلافها عن عمليات التحفُّظ على البيانات في البريد. مثلاً، لا يمكنك إنشاء عمليات التحفُّظ على البيانات في Hangouts Chat التي تستند إلى عبارات البحث أو النطاقات الزمنية.
  6. تحديد عمليات التحفُّظ على بيانات البريد الحالي التي يجب إعادة إنشائها في Hangouts Chat.
  7. إزالة قاعدة الاحتفاظ بالبيانات غير المحدَّدة والتي قد تلغي قواعدك بعد ضبط عمليات وقواعد الاحتفاظ بالبيانات المفضَّلة لديك في Hangouts Chat.
  8. إبلاغ مستخدمي Vault الآخرين بهذا التغيير. مثلاً، قد يحتاج الأشخاص الذين يستخدمون Vault للبحث عن الرسائل إلى البحث في كلٍّ من البريد وHangouts Chat للعثور على جميع رسائل المحادثة المرتبطة بمسألة قانونية.

1- تحديد قواعد الاحتفاظ في Hangouts Chat

لتجنُّب عملية الاحتفاظ المفرط بالبيانات لرسائل المحادثات، عليك إكمال الخطوات التالية قبل 16 نيسان (أبريل) 2019.

توسيع الكل تصغير الكل مراجعة سياسات الاحتفاظ ببيانات البريد لمؤسستك

قبل نقل المؤسسة إلى Hangouts Chat، عليك تنفيذ ما يلي:

  • مراجعة سياسات الاحتفاظ ببيانات البريد لمؤسستك وتحديد القواعد التي يجب الاستمرار في تطبيقها على رسائل المحادثة بعد إكمال النقل إلى Hangouts Chat.
  • فهم الاختلافات الرئيسية بين الاحتفاظ ببيانات البريد والاحتفاظ بالبيانات في Hangouts Chat. مثلاً، لا يمكنك إنشاء قواعد احتفاظ بالبيانات لتطبيق Hangouts Chat تستند إلى عبارات البحث.
  • التشاور مع الموظفين المناسبين في مؤسستك الذين يمكنهم تحديد القواعد اللازمة للاحتفاظ ببيانات الرسائل في Hangouts Chat بشكلٍ صحيح.
تحديد القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات في Hangouts Chat
  1. سجِّل الدخول إلى Vault.
  2. في شريط التنقل الأيمن، انقر على احتفاظ.
  3. انقر على إنشاء قاعدة.
  4. اختَر مكان تطبيق القاعدة: Hangouts Chat.
  5. اختَر مؤسسةً:
    • انقر على الوحدة التنظيمية واختَر وحدة من القائمة المنسدلة. لا تنطبق هذه القاعدة إلا على الرسائل المباشرة التي تتضمّن عضوًا من الوحدة التنظيمية (وليس الغرف).
    • انقر على جميع الغرف لإنشاء قاعدة تنطبق على جميع الغرف في النطاق (وليس على الرسائل المباشرة).
  6. اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل كما يلي:
    • اختَر إلى أجل غير مُسمَّى للاحتفاظ بشكل دائم بالرسائل المشمولة بهذه القاعدة. انقر على "حفظ" لإنشاء قاعدة الاحتفاظ بالبيانات. بهذا تكون قد أكملت هذه العملية.
    • لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية، أدخِل عدد الأيام ابتداءً من 1 إلى 36500 يوم.

    تحذير: يبدأ Vault على الفور بالإزالة النهائية للبيانات التي تتخطى فترة تغطية الاحتفاظ بالبيانات فور إرسالك لقاعدة جديدة. ويمكن أن يتضمّن ذلك البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكّد من ضبط القاعدة بشكلٍ صحيح.

  7. انقر على حفظ لإنشاء قاعدة احتفاظ بالبيانات تمحو جميع الرسائل المتأثرة نهائيًا. سيطلب منك Vault التأكيد على استيعابك لتأثيرات قاعدة الاحتفاظ بالبيانات هذه. ضع علامات على مربّعات الاختيار وانقر على "تأكيد" لإنشاء القاعدة.
تحديد قواعد الاحتفاظ بالبيانات المُخصَّصة في Hangouts Chat
  1. سجّل الدخول إلى Vault.
  2. افتح قاعدة الاحتفاظ ببيانات البريد التي تغطي رسائل Hangouts الكلاسيكي.
  3. في نافذة متصفِّح جديدة، انقر على الاحتفاظ بالبيانات > إنشاء قاعدة.
  4. اختَر مكان تطبيق القاعدة: Hangouts Chat.
  5. اختَر ما إذا كنت تريد تطبيق القاعدة على الرسائل المباشرة من وحدة تنظيمية أو على الرسائل المُرسَلة إلى جميع الغرف في مؤسستك.
  6. اختَر المدة الزمنية للاحتفاظ بالرسائل.
    • اختَر إلى أجل غير مُسمَّى للاحتفاظ بشكل دائم بالرسائل المشمولة بهذه القاعدة. انقر على حفظ لإنشاء قاعدة الاحتفاظ. بهذا تكون قد أكملت هذه العملية!
    • لتجاهل الرسائل بعد فترة زمنية، أدخل عدد الأيام ابتداءً من 1 إلى 36500 يوم.
    تحذير: يبدأ Vault على الفور بالإزالة النهائية للبيانات التي تتخطى فترة تغطية الاحتفاظ فور إرسالك لقاعدة جديدة. يمكن أن يتضمن ذلك البيانات التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من تهيئة القاعدة بطريقة صحيحة. 
  7. انقر على حفظ لإنشاء قاعدة احتفاظ تمحو نهائيًا جميع الرسائل. سيطلب منك Vault التأكيد على أنك تفهم تأثيرات قاعدة الاحتفاظ هذه. ضع علامة في مربّعات الاختيار وانقر على تأكيد لإنشاء القاعدة.

2- نسخ عمليات الاحتفاظ ببيانات البريد إلى Hangouts Chat

يُتاح لك العديد من الخيارات لنسخ عمليات الاحتفاظ ببيانات البريد إلى Hangouts Chat. يجب إكمال هذه العملية قبل 16 نيسان (أبريل) 2019.

توسيع الكل تصغير الكل استخدام Vault لنسخ عملية واحدة للتحفُّظ على بيانات البريد يدويًا إلى Hangouts Chat
  1. سجّل الدخول إلى Vault.
  2. افتح مسألة قانونية تتضمّن عملية احتفاظ ببيانات البريد والتي تنطبق على رسائل Hangouts الكلاسيكي. 
  3. انقر على عملية الاحتفاظ بالبيانات الحالية، ثم انقر على تعديل عملية الاحتفاظ بالبيانات للكشف عن تفاصيلها.
  4. افتح المسألة القانونية نفسها في نافذة متصفِّح منفصلة.
  5. انقر على إنشاء عملية احتفاظ بالبيانات.
  6. (اقتراح) استخدم نفس اسم عملية الاحتفاظ ببيانات البريد الحالي المُرفق مع "_hangoutschat"
  7. اختَر نوع عملية الاحتفاظ بالبيانات: Hangouts Chat.
  8. استخدم السهم المتجه للأسفل لتطبيق عملية الاحتفاظ بالبيانات إمّا على حسابات فردية أو على الوحدة التنظيمية بالكامل كما يلي:
    1. الحسابات - أدخِل عنوان بريد إلكتروني واحدًا أو أكثر للحسابات الخاضعة لعملية الاحتفاظ بالبيانات هذه.
    2. المؤسسة - اختَر وحدة تنظيمية من القائمة المنسدلة.

    تجدر الإشارة إلى أن أداة Vault لا تفرض شروطًا إضافية، مثل تاريخ الإرسال والبنود لعمليات الاحتفاظ بالبيانات في Hangouts Chat.

  9. (اختياري) ضع علامة في المربَّع لتضمين المحادثات من الغرف.
  10. انقر على حفظ لإنشاء عملية الاحتفاظ بالبيانات.

يمكنك تكرار هذه الخطوات لجميع عمليات الاحتفاظ ببيانات البريد الإضافية التي تنطبق على Hangout الكلاسيكي في هذه المسألة القانونية.

استخدام Vault لنسخ عمليات متعددة للاحتفاظ ببيانات البريد إلى Hangouts Chat
  1. سجّل الدخول إلى Vault.
  2. راجع قائمة المسائل القانونية. تستخدم أداة Vault رمز تحذير لتحديد المسائل القانونية التي قد تحتاج إلى نسخها. 
  3. ضع علامة في المربَّعات للمسائل القانونية التي تريد نسخها. يمكنك نسخ ما يصل إلى 20 عملية احتفاظ بالبيانات في آن واحد.
  4.  انقر على نسخ عمليات الاحتفاظ بالبيانات إلى Hangouts Chat.
  5. (اختياري) ضع علامة في المربَّع لتضمين المحادثات في الغرف.
  6. ضع علامة في المربّع للإقرار بفهم الاختلافات الرئيسية بين الاحتفاظ بالبيانات في البريد والاحتفاظ بالبيانات في Hangouts Chat.
استخدام واجهات برمجة التطبيقات لنسخ عمليات متعددة للاحتفاظ ببيانات البريد إلى Hangouts Chat

يمكن لمطوّر برامج استخدام واجهات برمجة تطبيقات Vault للاطِّلاع على عمليات الاحتفاظ بالبيانات الحالية للبريد وإنشاء عمليات متكرّرة للاحتفاظ بالبيانات في Hangouts Chat. وتتمثل العملية الأساسية فيما يلي:

  1. يصدر مطوّر البرامج أمرًا ينشئ قائمة بجميع عمليات الاحتفاظ ببيانات البريد.
  2. يراجع مطوّر البرامج القائمة مع مشرفي Vault لتحديد ما يلي:
    • كيفية التعامل مع عمليات الاحتفاظ ببيانات البريد التي تتضمّن النطاقات الزمنية أو عبارات البحث.
    • ما إذا كان يجب أن تتضمّن عمليات الاحتفاظ بالبيانات الجديدة محادثات في الغرف أم لا. 
  3. ينشئ مطوّر البرامج ملفين جديدين يحتويان على قوائم عمليات الاحتفاظ بالبيانات المطلوب إنشاؤها في Hangouts Chat، أحدهما لعمليات الاحتفاظ بالبيانات يتضمّن محادثات في الغرف والآخر لعمليات الاحتفاظ بالبيانات لا يتضمّن أي محادثات.
  4. يصدر مطوّر البرامج أوامر بتحميل الملفات إلى Google وإنشاء عمليات مناسبة للاحتفاظ بالبيانات في Hangouts Chat.

3- إزالة القاعدة المُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات التي تم إنشاؤها من خلال Google

بعد إكمال مؤسستك المهام الواردة في القسمين السابقين، يصبح من الآمن إزالة القاعدة المُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات التي أنشأتها أداة Vault تلقائيًا في آذار (مارس):

  1. سجّل الدخول إلى Vault.
  2. في شريط التنقل الأيمن، انقر على الاحتفاظ بالبيانات.
  3. ابحث عن قاعدة مُخصَّصة تحتفظ برسائل Hangouts Chat لأجل غير مُسمَّى.
  4. ضع علامة في المربّع الذي يظهر بجانبها وانقر على حذف.
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟