Como parte do plano de governança da informação da sua organização, você pode controlar por quanto tempo as gravações e os registros do Google Meet ficam retidos pelo Google Vault. Use as regras de retenção para definir por quanto tempo os dados do Meet serão mantidos e quando eles devem ser excluídos, se necessário.
Por padrão, os dados do Meet estão sujeitos às regras de retenção do Drive porque os arquivos são armazenados nele. Para gerenciar a retenção dos dados do Meet separadamente de outros itens do Drive, defina regras de retenção específicas para o Meet. Essas regras só entram em vigor quando você ativa as regras de retenção do Meet nas configurações de retenção do Vault.
Para manter os dados que correspondem às condições específicas por um período definido, crie uma regra de retenção personalizada. Para manter os dados de serviço de todas as contas licenciadas por um período definido, crie uma regra de retenção padrão.
- Informações importantes sobre o Meet e a retenção
- Definir uma regra de retenção personalizada para o Meet
- Definir a regra de retenção padrão para o Meet
- (Opcional) Ativar regras de retenção dedicadas para o Meet
Informações importantes sobre o Meet e a retenção
Para definir as regras de retenção, recomendamos que você leia sobre o funcionamento da retenção e os dados do Meet compatíveis com o Vault.
A retenção específica do Meet fica desativada por padrão, e os dados do Meet são retidos de acordo com as regras de retenção do Drive. Se você ativar o Meet antes de definir as regras de retenção, os dados do Meet não serão protegidos contra exclusão. Como alguns dados do Meet não estarão mais protegidos pelas regras de retenção do Drive, eles poderão ser limpos durante esse período de falta de cobertura da retenção.
As regras de retenção do Meet são válidas para as gravações originais do Meet e os registros de participação, chats, transcrições, enquetes, perguntas e respostas associados às reuniões gravadas.
As cópias desses arquivos ou versões que são transferidas por download e enviadas ao Drive estão sujeitas às regras de retenção do Drive. As atas da reunião também estão sujeitas às regras de retenção do Drive, mesmo quando você cria regras de retenção específicas para o Meet e ativa esse recurso.
Quando você ativa as regras de retenção específicas do Meet, as guardas de documentos do Drive continuam válidas para as gravações e os registros de chats, enquetes, perguntas, respostas, transcrições e participações no Meet.
Definir uma regra de retenção personalizada para o Meet
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção
Regras personalizadas
- Como serviço, selecione Meet e clique em Continuar.
- Escolha uma entidade:
- Unidade organizacional: aplique a regra a uma unidade organizacional específica:
- Clique no campo e escolha uma unidade organizacional.
- (Opcional) Para aplicar a regra aos drives compartilhados que incluem as contas na unidade organizacional selecionada, ative Incluir resultados de drives compartilhados.
- Todos os drives compartilhados: aplique a regra a todos os drives compartilhados na organização.
- Drives compartilhados específicos: aplique a regra a um drive compartilhado com uma conta específica.
- Clique em Adicionar drives compartilhados.
- Digite uma ou mais contas e clique em Localizar.
- Selecione um ou mais drives compartilhados.
- Clique em Adicionar.
- Unidade organizacional: aplique a regra a uma unidade organizacional específica:
- Clique em Continuar.
-
Escolha por quanto tempo os arquivos serão mantidos:
- Para reter os arquivos cobertos por essa regra de modo permanente, selecione Indefinidamente.
- Para descartar arquivos após um período definido, faça o seguinte:
- Selecione Período de retenção.
- Digite o número de dias do período de retenção, de 1 a 36.500.
- Selecione quando iniciar o período de retenção do arquivo:
- Para iniciar a retenção com base em um evento relacionado a um arquivo, clique em Início do período de retenção
- Para iniciar a retenção com base na condição do campo de data de um marcador do Drive (consulte a etapa 6), clique em Início do período de retenção
- Para iniciar a retenção com base em um evento relacionado a um arquivo, clique em Início do período de retenção
- Selecione o que fazer com os arquivos quando o período de retenção terminar:
- Limpar apenas os itens excluídos permanentemente: esta opção limpa os itens expirados esvaziados da pasta "Lixeira". Os usuários não têm acesso aos eventos nem querem manter essas informações. Para limpar apenas os arquivos que já foram removidos da lixeira dos usuários, escolha esta opção.
- Limpar todos os itens nos drives dos usuários, inclusive os que não foram excluídos permanentemente: esta opção limpa todos os itens expirados, inclusive nas pastas do Drive dos usuários. Isso pode remover itens que os usuários esperam manter. Para limpar todos os arquivos, inclusive os que não foram excluídos, escolha esta opção.
Aviso: o Vault permite que o Drive limpe imediatamente os arquivos que excederem o período de retenção quando você enviar a regra. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
- Se você definir uma duração, escolha o que fazer com os dados após o término do período de armazenamento:
- Para limpar apenas os dados que os usuários excluíram, escolha a primeira opção.
- Para limpar todos os dados, escolha a segunda opção. Essa regra pode limpar os dados excluídos e os que estão nos Drives dos usuários.
Aviso: se você tiver ativado as regras dedicadas do Meet, o Vault permitirá que o Meet limpe imediatamente os dados que ultrapassarem a duração da retenção quando você criar uma regra. Esses arquivos podem ter dados que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
- Clique em Criar. Se você definir um período de retenção, marque a caixa de confirmação e clique em Aceitar.
Regras personalizadasDefinir a regra de retenção padrão para o Meet
Quando ativada, a regra de retenção padrão do Meet é válida para todos os dados do Meet que não são cobertos por regras personalizadas ou guardas de documentos, inclusive as gravações no Meu Drive e nos drives compartilhados.
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção. A lista de regras de retenção padrão é aberta.
- Clique em Meet
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Escolha por quanto tempo os arquivos serão mantidos:
- Para reter os arquivos cobertos por essa regra de modo permanente, selecione Indefinidamente.
- Para descartar arquivos após um período definido, faça o seguinte:
- Selecione Período de retenção.
- Digite o número de dias do período de retenção, de 1 a 36.500.
- Selecione quando iniciar o período de retenção do arquivo:
- Para iniciar a retenção com base em um evento relacionado a um arquivo, clique em Início do período de retenção
- Para iniciar a retenção com base na condição do campo de data de um marcador do Drive (consulte a etapa 6), clique em Início do período de retenção
- Para iniciar a retenção com base em um evento relacionado a um arquivo, clique em Início do período de retenção
- Selecione o que fazer com os arquivos quando o período de retenção terminar:
- Limpar apenas os itens excluídos permanentemente: esta opção limpa os itens expirados esvaziados da pasta "Lixeira". Os usuários não têm acesso aos eventos nem querem manter essas informações. Para limpar apenas os arquivos que já foram removidos da lixeira dos usuários, escolha esta opção.
- Limpar todos os itens nos drives dos usuários, inclusive os que não foram excluídos permanentemente: esta opção limpa todos os itens expirados, inclusive nas pastas do Drive dos usuários. Isso pode remover itens que os usuários esperam manter. Para limpar todos os arquivos, inclusive os que não foram excluídos, escolha esta opção.
Aviso: o Vault permite que o Drive limpe imediatamente os arquivos que excederem o período de retenção quando você enviar a regra. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
- Se você definir uma duração, escolha o que fazer com os dados após o término do período de retenção:
- Para limpar apenas os dados que os usuários excluíram, escolha a primeira opção.
- Para limpar todos os dados, escolha a segunda opção. Essa regra pode limpar os dados excluídos e os que estão nos Drives dos usuários.
Aviso: se você tiver ativado as regras dedicadas do Meet, o Vault permitirá que o Meet limpe imediatamente os dados que ultrapassarem a duração da retenção quando você salvar a regra. Esses dados podem ter arquivos que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
- Clique em Salvar. Confirme no Vault que você compreende os efeitos da regra. Marque as caixas e clique em Aceitar para salvar a regra.
(Opcional) Ativar regras de retenção dedicadas para o Meet
As gravações do Meet são retidas pelas regras de retenção do Drive até você alterar as configurações do Vault e as regras de retenção do Meet.
Para aplicar as regras de retenção do Meet a gravações e registros associados em vez das regras de retenção do Drive, faça o seguinte:
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção
- Ao lado de Meet, selecione Retido por regra do Meet.
- Clique em Salvar.