Definir regras de retenção para o Hangouts Meet

Use as regras de retenção para controlar por quanto tempo as gravações do Hangouts Meet são retidas para fins de e-discovery.

Antes de definir regras de retenção, recomendamos que você leia como ela funciona.

AVISO: uma regra de retenção configurada incorretamente pode causar a eliminação imediata e irreversível dos dados das contas dos usuários. Tenha cuidado ao criar ou alterar regras de retenção. Recomendamos que você teste novas regras com um pequeno grupo de usuários antes de aplicá-las à organização inteira.

Informações importantes sobre o Hangouts Meet e a retenção

  • Não ative a retenção no Hangouts Meet antes de criar regras de retenção.

    Esse recurso já vem desativado por padrão. Se você ativá-lo antes de definir as regras de retenção do Hangouts Meet, as gravações ficarão desprotegidas. Talvez algumas gravações sejam eliminadas durante essa ausência de cobertura da retenção.

  • As regras de retenção do Meet aplicam-se apenas às gravações originais.

    As gravações não estão sujeitas às regras de retenção do Meet quando os usuários:

    • fazem uma cópia de uma gravação;
    • fazem o download de uma gravação e depois enviam por upload para o Drive.

    As cópias das gravações do Meet no Drive estão sujeitas às regras de retenção aplicáveis ao Drive.

Criar uma regra de retenção personalizada para o Hangouts Meet

  1. Faça login no Google Vault e clique em Retenção.
  2. Clique em Criar regra.
  3. Escolha Hangouts Meet e selecione uma entidade no menu "Entidade".
    • Unidade organizacional:
      1. Clique no menu e escolha uma unidade organizacional.
      2. (Opcional) Marque Incluir resultados dos drives compartilhados se você quiser que essa regra seja aplicada aos drives compartilhados associados aos membros da unidade organizacional.
    • Todos os drives compartilhados: aplique a regra a todos os drives compartilhados na organização.
    • Drives compartilhados específicos: clique em Encontrar drives compartilhados para digitar uma conta de membro e aplicar a regra a um drive compartilhado específico.
  4. Escolha por quanto tempo os arquivos serão guardados:
    • Escolha Indefinidamente para manter permanentemente as gravações cobertas por essa regra.
    • Para descartar arquivos após um tempo definido, digite o número de dias, de 1 a 36.500. Escolha a data de referência para a duração, seja quando uma gravação foi criada ou modificada pela última vez.
  5. Clique em Visualizar para mostrar uma lista de arquivos cobertos por essa regra de retenção. Examine a lista para verificar se você configurou a regra corretamente. A regra não deve excluir permanentemente os dados de que os usuários talvez precisem.
  6. Clique em Salvar para criar a regra. O Vault solicitará que você confirme que compreende os efeitos da regra de retenção. Marque as caixas e clique em Confirmar para criar a regra.

Definir uma regra de retenção padrão para o Hangouts Meet

A regra de retenção padrão se aplica a todas as gravações que não são cobertas por uma regra personalizada ou guarda de documentos, incluindo as gravações em "Meu Drive" e nos drives compartilhados.

  1. Faça login no Google Vault e clique em Retenção.
  2. Na lista de regras de retenção padrão, clique em Hangouts Meet.
  3. Marque a caixa para definir uma regra de retenção padrão para o Hangouts Meet.
  4. Escolha se você quer manter as gravações indefinidamente ou eliminá-las após um tempo definido.
  5. Escolha por quanto tempo manter as gravações:
    • Para reter permanentemente todas as gravações, escolha Indefinidamente.
    • Para descartar as gravações após um tempo definido, insira o número de dias, de 1 a 36.500. Escolha a data de referência para a duração, seja quando uma gravação foi criada ou modificada pela última vez.
  6. Se você definir uma duração, escolha o que fazer com as gravações após o período de retenção expirar:
    • Para eliminar apenas as gravações que os usuários já excluíram, escolha a primeira opção.
    • Para eliminar todas as gravações, escolha a segunda opção. Essa regra pode eliminar as gravações excluídas e as que estão nos Drives dos usuários.
  7. Clique em Salvar para criar a regra. O Vault solicitará que você confirme que compreende os efeitos da regra de retenção. Marque as caixas e clique em Confirmar para criar a regra.

(Opcional) Ativar regras de retenção dedicadas no Hangouts Meet

Após criar regras de retenção para o Hangouts Meet, aplique-as às gravações da sua organização:

  1. Faça login no Google Vault e clique em Retenção.
  2. Clique em Configurações e marque a caixa Hangouts Meet.
  3. Clique em Salvar.
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