Perguntas frequentes sobre a pesquisa no Vault

Pesquisa do Vault

Como o Vault gerencia os fusos horários e o horário de verão?

Fusos horários

Você pode especificar um fuso horário ao pesquisar dados. O Vault usará isso para determinar os limites das datas de exibição e exportação dos resultados.

Importante: a pesquisa pode gerar resultados inesperados em alguns fusos horários. Saiba mais.

Devido à forma como as mensagens são armazenadas e acessadas nos servidores do Google, o tempo de envio das mensagens do Gmail e do Grupos é arredondado para a hora mais próxima. Dessa forma, uma mensagem enviada, por exemplo, às 23h30 do dia 31 de dezembro é incluída pelo Vault em uma pesquisa que comece no dia 1º de janeiro. Esse arredondamento não afeta suas pesquisas no Drive.

Se sua pesquisa incluir datas, os limites serão os seguintes:

  Gmail e Grupos Drive
Início 23h30min00s 
(o dia anterior)
00h00min00s
Fim 12h29min59s
(o dia seguinte)
23h59min59s

Se você não escolher um fuso horário para a sua pesquisa, o Vault usará o informado pelo seu computador.

Horário de verão

Talvez seja preciso ajustar o fuso horário por causa do horário de verão. Por exemplo, se você estiver pesquisando arquivos criados por um usuário em Nova York:

  • Escolha GMT-5 para todos os arquivos criados de 1º de dezembro até 31 de janeiro (o horário padrão está em vigor).

  • Escolha GMT-4 para todos os arquivos criados de 1º de junho até 31 de julho (o horário de verão está em vigor).

Um fuso horário incorreto pode levar a resultados da pesquisa incorretos

O fuso horário que você escolheu pode alterar os resultados da pesquisa. Por exemplo, se você estiver pesquisando mensagens de um funcionário na França (GMT+1), mas sua pesquisa usar o fuso horário do Pacífico (GMT-8), o período de pesquisa será das 16h do dia anterior à data de início até as 15h59 da data de término.

Dependendo das exigências da sua organização e dos requisitos legais que precisem ser atendidos pela pesquisa, talvez seja necessário:

  • fazer várias pesquisas se os dados pesquisados tiverem sido gerados por usuários em diferentes fusos horários;
  • usar o fuso horário em que a sede da organização está localizada, se a pessoa que fizer a pesquisa estiver localizada em um fuso horário diferente;
  • usar o fuso horário especificado em um mandado ou outro documento oficial relacionado à pesquisa;
  • considerar a época do ano e se você precisa ajustar o fuso horário para aplicar o horário de verão.

Esses são apenas exemplos usados para ilustrar como o fuso horário pode afetar o resultado da pesquisa. Sua organização precisa definir as próprias estratégias de pesquisa para gerenciar o impacto dele e do horário de verão nos resultados.

Por que algumas pesquisas do Vault resultam em erros?

Às vezes, uma pesquisa gera erros pelos seguintes motivos:

  • O Google Vault não pode pesquisar uma conta enquanto seus dados estão sendo sincronizados. Esse problema é temporário, e os dados provavelmente estarão disponíveis em 10 minutos. Se as contas permanecerem indisponíveis, entre em contato para solicitar ajuda.
  • O Google Vault não pode exibir resultados de pesquisa quando um operador de pesquisa com caractere curinga corresponde a cem ou mais palavras na conta de um usuário. Se isso acontecer, refine seus termos de pesquisa para torná-la mais específica. Por exemplo, se subj:com* tiver muitas correspondências, tente procurar por subj:comida* (para localizar "comida") e subj:comer* (para encontrar "comer" e "comércio").
Como o recurso de contagem funciona?

Use o recurso de contagem para avaliar o escopo de uma consulta antes de enviar uma pesquisa do Gmail. Insira os termos de pesquisa e clique em Contagem. Depois de concluir uma contagem, o Vault mostra:

  • o número de contas pesquisadas;
  • o tempo necessário para concluir a pesquisa;
  • o número de mensagens que correspondem à sua consulta;
  • o número de contas que têm mensagens correspondentes.
    Observação: as mensagens podem ser contadas duas vezes. Por exemplo, se joao@silva.com enviar uma mensagem para maria@silva.com, o Vault contará essa mensagem duas vezes, porque ela existe nas duas caixas de correio. Quando um usuário envia uma mensagem para alguém fora do domínio, ela é contada apenas uma vez.

Você pode fazer o download de um arquivo CSV que inclua a conta e o total de mensagens para sua consulta. Este arquivo inclui:

  • a data e a hora;
  • a consulta que gerou a contagem;
  • o número de contas pesquisadas;
  • o número de contas que não puderam ser pesquisadas;
  • o número de contas com mensagens correspondentes;
  • o endereço de e-mail e o nome de cada conta com correspondências;
  • o número de mensagens correspondentes de cada conta.

Pesquisa no Gmail e Hangouts clássico


Posso usar o Vault para pesquisar mensagens de bate-papo?

O Vault é totalmente compatível com bate-papos do Hangouts clássico que ocorrerem após 8 de abril de 2015. Você pode reter, guardar, pesquisar e exportar bate-papos do Hangouts com o histórico ativado.

Em Hangouts que ocorreram antes dessa data:

  • apenas bate-papos gravados podem ser pesquisados, exportados e retidos;
  • as políticas de retenção não são aplicadas corretamente às mensagens do Hangouts.

O Vault também é totalmente compatível com o Hangouts Chat.

Os administradores podem exigir a gravação de bate-papos para que eles sejam retidos no Vault?
O que acontece com um usuário do Vault que excedeu o limite de armazenamento do G Suite?

Não há impacto no Vault quando isso acontece. No entanto, um usuário que excedeu o limite de armazenamento não pode mais enviar nem receber novas mensagens de e-mail e talvez tenha problemas gerais na conta.

Posso restaurar as mensagens retidas pelo Vault para o Gmail?

No caso de dados excluídos há menos de 25 dias, recomendamos que você utilize o Google Admin Console para restaurar os dados do Google Drive ou do Gmail de um usuário.

Como posso excluir rascunhos salvos e descartados automaticamente em uma pesquisa do Vault?

Adicione o seguinte operador aos seus termos de pesquisa-(label:^deleted AND label:drafts)

Posso fazer uma pesquisa no Vault em uma unidade organizacional específica?

Sim. Ao pesquisar em um caso, selecione Organização e a unidade organizacional que você deseja pesquisar. As contas não podem ser incluídas em uma pesquisa baseada em unidade organizacional, mas você tem a opção de especificar um período e os termos de pesquisa.

Como posso excluir mensagens colocadas em quarentena?

Adicione o seguinte operador aos termos de pesquisa-label:^admin_quarantine.

Saiba mais sobre a quarentena de administrador.

Pesquisa no Google Drive

Como o Vault pesquisa arquivos no Drive?

O Vault pesquisa no Drive os arquivos pertencentes aos usuários especificados na consulta e os arquivos compartilhados diretamente com esses usuários. Isso inclui os arquivos em um drive compartilhado que foram compartilhados diretamente com um usuário, mesmo que ele não seja membro desse drive compartilhado.

O Vault também pesquisa estes itens:

  • Todos os arquivos pertencentes e compartilhados diretamente com os usuários especificados na consulta de pesquisa
  • Drives compartilhados na sua organização que foram compartilhados diretamente com os usuários na consulta
  • Arquivos em drives compartilhados que foram compartilhados diretamente com os usuários na consulta
  • Arquivos em drives compartilhados externos que foram compartilhados diretamente com os usuários na consulta (embora o Vault não pesquise um drive compartilhado de propriedade externa compartilhado com usuários na sua organização, mesmo que ele inclua arquivos compartilhados diretamente com esses usuários)
Posso pesquisar drives compartilhados?

Sim. Ao pesquisar arquivos no Drive, você tem duas opções:

  • Ao pesquisar arquivos que pertencem a usuários ou unidades organizacionais, você pode marcar uma caixa para incluir os resultados dos drives compartilhados associados na sua pesquisa.
  • Você pode usar o Vault para encontrar drives compartilhados e depois pesquisar arquivos nos drives compartilhados selecionados.
Quais partes dos arquivos no Drive são pesquisáveis?

Você pode pesquisar palavras e frases que ocorram em nomes e no conteúdo de arquivos. O Vault indexa as primeiras 100 páginas de arquivos de texto e as primeiras 10 páginas de texto em PDFs de imagens.

É possível pesquisar texto nos seguintes tipos de arquivo:

Observação: os clientes do G Suite for Government não podem pesquisar o conteúdo de arquivos, mas podem pesquisar nomes e outras propriedades de arquivos.

O Vault não indexa arquivos de vídeo, áudio e imagem nem arquivos binários.

Quais tipos de arquivos podem ser visualizados no Vault for Drive?

Você pode visualizar estes arquivos:

  • Arquivos do Google, como Documentos, Planilhas, Apresentações e Desenhos
  • Arquivos enviados por usuários, como .docx, .pdf e .xslx
Arquivos vinculados talvez não sejam incluídos quando você pesquisar e exportar arquivos no Drive

Os usuários podem vincular um arquivo do Google a outro arquivo do Google. Por exemplo, alguém escrevendo no Documentos Google pode criar um gráfico vinculado a dados contidos no Planilhas Google. Sempre que a planilha for atualizada, o gráfico no documento também será.

Quando você pesquisa arquivos no Drive, o Vault retorna apenas os arquivos que correspondem aos seus critérios de pesquisa. Se esses arquivos incluírem arquivos vinculados que estão fora da sua consulta, eles não serão incluídos nos resultados.

Posso pesquisar no histórico de revisões de um documento?

Não. No momento, só é possível pesquisar a versão mais recente de um arquivo. No entanto, você pode inserir uma data de versão durante a pesquisa. Isso recupera um instantâneo de cada arquivo que mostra as alterações feitas no final do dia especificado. O controle de versão é compatível somente com arquivos do Documentos, Planilhas e Apresentações e Desenhos Google.
O histórico de versões de um arquivo não inclui alterações nas seguintes informações:

  • título
  • com quem o arquivo foi compartilhado
  • comentários (somente a versão mais recente de comentários não resolvidos é incluída)
O Vault pode pesquisar no Google Drive no meu domínio?

O Google Apps Vault pesquisa até 5.000 usuários (individuais ou membros de unidades organizacionais).

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