Confira abaixo algumas dúvidas comuns sobre pesquisas no Vault.
Perguntas frequentes
Como o Vault gerencia os fusos horários e o horário de verão?Importante: a Pesquisa pode gerar resultados inesperados em alguns fusos horários. Saiba mais
Ao pesquisar dados, você pode especificar um fuso horário que será usado pelo Vault para determinar os limites das datas para exibir e exportar resultados.
Considerando as formas de armazenamento e acesso das mensagens do Gmail e dos Grupos do Google nos servidores, o tempo de envio delas é arredondado para a hora mais próxima. Por exemplo, uma mensagem enviada às 23h30 do dia 31 de dezembro seria incluída em uma pesquisa do Vault com início em 1º de janeiro. Esse arredondamento não afeta suas pesquisas no Drive.
Se sua pesquisa incluir datas, estes serão os limites:
| Gmail e Grupos | Drive | |
|---|---|---|
| Início | 23h30min00s (dia anterior) |
00h00min00s |
| Fim | 12h29min59s (o dia seguinte) |
23h59min59s |
Se você não escolher um fuso horário para a sua pesquisa, o Vault usará o informado pelo seu computador.
Horário de verão
O fuso horário pode ter que ser ajustado devido ao horário de verão. Por exemplo, ao pesquisar arquivos criados por um usuário em Nova York, é possível:
-
Escolher GMT -5 para todos os arquivos criados de 1º de dezembro até 31 de janeiro (o horário padrão está em vigor)
- Escolher GMT -4 para todos os arquivos criados de 1º de junho até 31 de julho (o horário de verão está em vigor)
Um erro no fuso horário pode gerar resultados incorretos na pesquisa
O fuso horário escolhido pode mudar os resultados da pesquisa. Por exemplo, se você estiver pesquisando mensagens de um funcionário na França (GMT +1) e o fuso horário do Pacífico (GMT -8) for usado, o período de pesquisa será das 16h do dia anterior à data de início até as 15h59 da data de término.
Dependendo das necessidades da sua organização e dos requisitos legais que precisam ser atendidos pela pesquisa, pode ser importante considerar o seguinte:
- Fazer várias pesquisas se os dados pesquisados forem gerados por usuários em fusos horários diferentes.
- Usar o fuso horário da sede da organização se o usuário que fizer a pesquisa estiver em um outro fuso.
- Usar o fuso horário especificado em um mandado judicial ou outro documento oficial relacionado à pesquisa.
- A época do ano e se é necessário aplicar o horário de verão ao fuso horário.
Os problemas acima são exemplos para ilustrar como o fuso horário pode afetar o resultado das pesquisas. Sua organização precisa definir as próprias estratégias de pesquisa para gerenciar o impacto do fuso horário e do horário de verão nos resultados.
Às vezes, pesquisas podem resultar em erros, por exemplo:
- O Vault não pesquisa uma conta enquanto os dados dela estão sendo sincronizados. Esse problema é temporário, e os dados provavelmente estarão disponíveis em 10 minutos. Se mesmo assim não for possível acessar as contas, entre em contato com nossa assistência.
- O Google Vault não pode exibir resultados de pesquisa quando um operador com caractere curinga corresponde a cem ou mais palavras na conta de um usuário. Se isso acontecer, refine os termos da sua pesquisa para torná-la mais específica. Por exemplo, se subj:com* tiver muitas correspondências, pesquise subj:comida* (para localizar "comida") e subj:comer* (para encontrar "comer" e "comercial", por exemplo).
Use esse recurso para avaliar o escopo de uma consulta antes de enviar uma pesquisa do Gmail. Insira os termos da sua pesquisa e clique em Contagem.
As mensagens podem ser contadas duas vezes. Por exemplo, se alex@example.com enviar uma mensagem para dana@example.com, o Vault vai contar essa mensagem duas vezes, porque ela existe nas duas caixas de e-mails. Quando um usuário envia uma mensagem para alguém fora do domínio, ela só é contada uma vez.
Quando uma contagem é concluída, o Vault mostra estas informações:
- Número de contas pesquisadas
- Tempo necessário para concluir a pesquisa
- Número de mensagens correspondentes à sua consulta
- Número de contas com mensagens correspondentes
É possível baixar um arquivo de valores separados por vírgula (CSV) com o total das mensagens e da conta para sua consulta. O arquivo inclui estas informações:
- Data e hora
- Consulta que gerou a contagem
- Número de contas pesquisadas e contas que não puderam ser pesquisadas
- Número de contas com mensagens correspondentes
- Endereço de e-mail e nome de cada conta que tem correspondências
- Número de mensagens correspondentes de cada conta
O Vault é compatível com o Google Chat. Ele também pode ser usado nos chats do Hangouts clássico posteriores a 8 de abril de 2015.
É possível reter, guardar, pesquisar e exportar chats do Hangouts clássico com o histórico ativado. Para conversas antes dessa data, tenha em mente estas restrições:
- Só chats gravados podem ser pesquisados, exportados e colocados em guarda de documentos
- Políticas de retenção não são aplicadas corretamente às mensagens do Hangouts clássico
- Google Chat: admins podem ativar ou desativar o histórico. O Vault pode reter todos os chats do Hangouts clássico realizados depois de 8 de abril de 2015 com o histórico ativado.
- Google Talk: só admins podem requerer que a gravação de chats seja desativada e desativar o histórico de chat.
O Vault não é afetado quando o limite de armazenamento é ultrapassado por um usuário. Só que ele não poderá enviar e receber e-mails novos e poderá ter problemas gerais na conta.
Para exclusões recentes, recomendamos usar o Google Admin Console para restaurar os dados do Google Drive ou do Gmail de um usuário.
Para mais informações, acesse Recuperar arquivos e pastas excluídos para os usuários do Drive e Restaurar e-mails de um usuário excluídos permanentemente.
Para excluir rascunhos salvos automaticamente, adicione este operador aos termos de pesquisa: -label:^r_ad
Para excluir os rascunhos descartados, adicione este operador aos termos de pesquisa: -(label:^deleted AND label:drafts)
Sim. Para fazer isso, selecione Unidade organizacional e pesquise a que você quiser.
Não é possível selecionar a unidade organizacional principal nem adicionar contas de usuário a uma pesquisa com base em unidade organizacional. Também é possível especificar um período e termos de pesquisa.
Adicione este operador aos termos de pesquisa: -label:^admin_quarantine. Para mais informações, acesse Usar o Vault para pesquisar no Gmail.
Saiba mais sobre a quarentena de admin.
O Google Vault converte automaticamente certos arquivos, como Documentos, Planilhas e Apresentações, em formatos equivalentes, como Microsoft Office e PDF, para garantir a acessibilidade e a usabilidade para necessidades de terceiros.
Os sites Google são convertidos em PDF para oferecer uma exibição simples do conteúdo do site, que pode ser visualizado com mais praticidade, e isso é mais fácil do que pedir que os clientes renderizem arquivos HTML, CSS e de imagem.
Os arquivos nativos do Google são baseados na Web e não podem ser acessados fora do ecossistema do Google (Google Cloud). A conversão dos arquivos tem estes benefícios:
- Acesso universal: qualquer pessoa pode abrir e verificar arquivos exportados em qualquer dispositivo padrão. Assim não é preciso fazer conversões manuais ou novos uploads dos dados para uma conta do Google Workspace.
- Necessidades legais e de compliance: várias equipes jurídicas usam ferramentas externas de e-discovery para analisar exportações do Google Vault. Essas ferramentas exigem que os arquivos estejam em um formato não baseado na Web para leitura e processamento dos dados do Google.