保管箱最新異動

我們會不斷更新 Google 保管箱,加入新功能、提升效能及修正錯誤。大多數功能在發布後數天內即可使用,但有些功能可能需要較長時間。

2023 年 12 月 4 日:支援 Google 日曆活動

保管箱現已支援 Google 日曆活動。您可以使用保管箱執行下列作業:

如要進一步瞭解支援的事件類型,請參閱「支援的事件類型」。

2023 年 6 月 20 日:支援以雲端硬碟標籤為依據的資料保留規則

保管箱現已支援以 Google 雲端硬碟標籤為依據的檔案層級資料保留規則,使用者可自訂或使用預設規則。管理員可以:
  • 根據標籤欄位設定資料保留規則的標籤條件。

  • 覆寫訴訟保留檔案的保留或到期規則。

  • 依據欄位類型,使用各種比較運算子自訂資料保留規則的標籤條件。

進一步瞭解「以雲端硬碟標籤為依據的規則條件」。

2023 年 6 月 7 日:系統可能會將超大型檔案的先前版本合併

為節省儲存空間,系統可能會將大型 Google 文件、試算表、簡報、表單和協作平台檔案的先前版本合併,但處於訴訟保留狀態的檔案除外。如果您使用 Google 雲端硬碟搜尋保管箱,則無法存取先前的版本,只能存取最早的可用合併版本。

如要進一步瞭解版本相關資訊,請參閱「在檔案的修訂版本記錄中搜尋」。

2023 年 3 月 1 日:支援用戶端加密電子郵件

保管箱現已支援用戶端加密電子郵件的保留、搜尋及匯出作業。
  • 保管箱可以對用戶端加密電子郵件執行資料保留和訴訟保留作業,就像處理其他郵件一樣。
  • 您可以預覽未加密的電子郵件中繼資料,例如主旨、寄件者和收件者。
  • 在搜尋預覽畫面中,電子郵件的加密內容會顯示為 smime.p7m 或 smime.p7s 附件。如要解密 mbox 格式的匯出內容,可以使用解密工具公用程式 (Beta 版)。如要以 PST 格式查看用戶端加密電子郵件,請將每位使用者的 p7m 檔案匯入 Microsoft Outlook。詳情請參閱「查看從保管箱匯出的郵件/訊息」。

2022 年 12 月 5 日:更新使用者介面,以便支援日後提供的用戶端加密功能

因應 Gmail 支援用戶端加密 (CSE) 功能,保管箱團隊推出了新版使用者介面。
CSE 功能讓 Google 無法解密客戶資料,因為客戶會使用第三方金鑰服務管理加密金鑰。這項更新有助於機構實現隱私權目標以及遵守法規要求。我們將於 2023 年初推出 Gmail CSE 網頁版服務,之後也會支援行動裝置。

2022 年 9 月 2 日:所有 Chat 搜尋作業及訴訟保留現在都會採用以訊息為依據的索引功能

Chat 訊息的搜尋及訴訟保留方式將有所異動。此外,Chat 匯出作業也會在提供背景資訊時盡量減少重複訊息的數量。

搜尋和匯出作業

保管箱搜尋討論串聊天室 (含有對話的聊天室) 中的訊息時,會採用搜尋即時訊息、群組訊息和非討論串聊天室的方式:

  • 保管箱搜尋作業會比對並傳回個別訊息。先前,這項作業會傳回相符的主題,而每個主題會對應至討論串聊天室中某一討論串的所有訊息,或是 24 小時內 (以世界標準時間為準) 傳送的所有訊息。

  • 保管箱會變更在討論串聊天室的搜尋範圍:

    • 現在,只要指定帳戶是討論串聊天室的成員,保管箱就會搜尋該討論串聊天室中所有討論串的訊息,即使該帳戶沒有參與該討論串 (例如傳送一些訊息) 也一樣。先前,系統只會搜尋帳戶參與的討論串。

    • 如果指定帳戶是成員,但已離開聊天室,保管箱只會搜尋帳戶離開前已傳送的訊息。先前,如果帳戶曾加入討論串,系統會搜尋該討論串的所有訊息,包含帳戶離開後,在討論串中所傳送的訊息。

  • 如果訊息與您的搜尋條件相符,系統會提供相關背景資訊,供您在預覽及匯出時參考。背景資訊中會包含該訊息,以及同一對話中在該訊息前後 12 小時內傳送的任何訊息 (即時訊息、聊天室或討論串聊天室的討論串)。

  • 如果相同對話 (即時訊息、聊天室或討論串聊天室的討論串) 中的許多訊息與搜尋條件相符,系統在提供背景資訊時,可能會出現訊息中含有重複內容的情形。因此,保管箱會在您匯出時評估重複的部分,並在匯出作業中略過重複的訊息。

搜尋查詢

異動生效後,如果您執行已儲存的 Chat 訊息搜尋查詢,而且時間範圍和之前匯出時一樣,匯出的訊息可能會與先前匯出的訊息不同。

舉例來說,假設聊天室中含有以下對話:

    參與者 1:嗨

    參與者 2:您好


如果您使用搜尋字詞*,系統會依下列方式搜尋及匯出訊息,並提供預覽:

搜尋字詞 Chat 聊天室搜尋、預覽和匯出行為

搜尋:系統只會傳回參與者 1 傳送的該訊息,因為只有這則訊息與搜尋字詞相符。

預覽及匯出:涵蓋參與者 1 傳送的該訊息,以及聊天室或討論串 (適用於討論串聊天室) 中在該訊息前後 12 小時內傳送的所有訊息。

您好

搜尋:系統只會傳回參與者 2 傳送的該訊息,因為只有這則訊息與搜尋字詞相符。

預覽及匯出:涵蓋參與者 2 傳送的該訊息,以及聊天室或討論串 (適用於討論串聊天室) 中在該訊息前後 12 小時內傳送的所有訊息。

嗨 您好

系統不會傳回或匯出任何訊息,因為沒有同時含有上述兩個搜尋字詞的個別訊息。

嗨 from:<參與者 1>@example.com

搜尋:系統只會傳回參與者 1 傳送的該訊息,因為只有這則訊息與上述兩個搜尋字詞相符。

預覽及匯出:涵蓋參與者 1 傳送的該訊息,以及聊天室或討論串 (適用於討論串聊天室) 中在該訊息前後 12 小時內傳送的所有訊息。

嗨 from:<參與者 2>@example.com 系統不會傳回或匯出任何訊息,因為沒有同時與上述兩個搜尋字詞相符的個別訊息。
-嗨 from:<參與者 1>@example.com 系統不會傳回或匯出對話範例的任何訊息,因為沒有同時與上述兩個搜尋字詞相符的個別訊息。
-嗨 from:<參與者 2>@example.com

搜尋:系統只會傳回參與者 2 傳送的該訊息,因為只有這則訊息與搜尋字詞相符。

預覽及匯出:涵蓋參與者 2 傳送的該訊息,以及聊天室中在該訊息前後 12 小時內傳送的所有訊息。

*注意:Chat 搜尋不支援布林運算子,例如 ANDORNOT。不過,如果您使用多個搜尋字詞,系統會將這些字詞視為以 AND 連接;如在關鍵字前方加上 -,系統會將其視為 NOT瞭解詳情

訴訟保留

您可以將搜尋範圍限縮在留存資料,也就是與處於訴訟保留狀態的使用者帳戶相關聯的訊息。

針對討論串聊天室,如果處於訴訟保留狀態的使用者符合搜尋參數,且目前是或曾經是聊天室成員,保管箱現在會搜尋聊天室中的所有訊息,並將其設為訴訟保留狀態。先前,處於訴訟保留狀態的使用者必須在討論串中至少傳送過一則訊息,保管箱才會保留和搜尋聊天室中的討論串。

此外,如果所有處於訴訟保留狀態的使用者皆離開 Chat 聊天室,當您搜尋訴訟保留的訊息時,系統只會傳回最後一位處於該狀態的使用者離開前,聊天室中已傳送的訊息。特別是討論串聊天室,即便使用者曾經參與對話,系統也不會繼續保留在使用者離開後,聊天室中所傳送的訊息。

您也可以將 Chat 聊天室 (包括聊天室和 2020 年 12 月初之後建立的群組對話) 中的訊息納入搜尋範圍。系統傳回的訊息會因聊天室類型而異。瞭解詳情

新搜尋方式的實施

新搜尋方式需要幾週時間才會全面實施。在轉換期間,為了確保您瞭解系統在這段時間搜尋訊息的方式,請留意以下事項:

  • 如果搜尋結果頂端顯示「搜尋查詢已套用到個別訊息」這則通知,表示搜尋作業是以訊息為依據。
  • 如未顯示通知,則表示系統是依據傳統的搜尋方式進行搜尋。如果是討論串聊天室,系統會針對每個對話套用搜尋查詢。

瞭解詳情:

2022 年 3 月 28 日:支援雲端硬碟中的 Google Workspace 用戶端加密功能

雲端硬碟的 Google Workspace 用戶端加密功能推出後,保管箱現已支援對 Google 用戶端加密檔案執行資料保留、搜尋及匯出作業。

資料保留和訴訟保留

保管箱可以對雲端硬碟中的用戶端加密檔案執行資料保留和訴訟保留作業,就像處理雲端硬碟中的其他檔案一樣。

搜尋和預覽

您可以依中繼資料 (例如標題和擁有者) 搜尋用戶端加密檔案。不過,您無法搜尋相關內容、依檔案格式進行搜尋、預覽內容,或透過預覽檢視畫面下載這些內容。

在保管箱中搜尋雲端硬碟時,您可以選擇只搜尋用戶端加密檔案,或是將用戶端加密檔案排除在搜尋範圍之外。貴機構必須啟用 Google Workspace 用戶端加密功能,才能使用這個選項。

詳情請參閱「使用保管箱搜尋 Google 雲端硬碟、Meet 和協作平台」。

匯出

匯出用戶端加密檔案時,檔案會維持在加密狀態,檔案名稱則會以 .gcse 結尾。如要解密檔案,請使用 Google 用戶端解密工具。您也可以依中繼資料找出用戶端加密檔案。這些檔案的 ClientSideEncrypted 已設為 true

2022 年 2 月 24 日:推出新版 Gmail 匯出系統

現在,您可以使用保管箱中更快速的新版系統匯出 Gmail 郵件。保管箱會在建立匯出項目時顯示進度列,對於執行時間超過 24 小時的匯出作業,您不必再手動重新啟動。

部分匯出檔案的名稱和格式在新舊版系統中會不一樣。使用指令碼處理 Gmail 保管箱匯出檔案的機構可能需要更新指令碼,才能正確處理新的檔案名稱和類型。詳情請參閱下方的異動內容摘要。

如要使用新版匯出系統,請在建立匯出項目時選擇相應選項。API 使用者可以在 MailExportOptions 中設定 use_new_export=true

目前,除非您在開始執行匯出作業時選擇使用改良過的系統,否則匯出作業都是使用傳統版系統。新版系統將在數個月後取代傳統版系統。在新舊兩個方式都可以使用的轉換期間,保管箱會顯示哪些 Gmail 匯出項目是由新版系統建立。

注意:這項異動只針對 Gmail 的匯出檔案,其他服務的匯出檔案將維持不變。

異動內容摘要

資訊 檔案名稱 新功能
郵件/訊息內容 <匯出項目名稱>-<編號>.zip

檔案包含 mbox 或 PST 檔案,而非壓縮的郵件/訊息檔案。

郵件檔案會命名為 <匯出項目名稱>-<帳戶>.mbox 或 <匯出項目名稱>-<帳戶>.pst,其中「帳戶」是資料監管人的完整電子郵件地址 (傳送或接收郵件的帳戶)。

在某些情況下,如果一個帳戶會產生多個檔案,檔案名稱就會以累加原則標明。舉例來說,匯出項目可能會包含下列檔案:

  • export1-user1@example.com.mbox
  • export1-user1@example.com-2.mbox
  • export1-user1@example.com-3.mbox
郵件/訊息中繼資料

傳統版:<匯出項目名稱>-metadata.xml

新版:<匯出項目名稱>-metadata.csv

檔案為 CSV 格式,其中包含與傳統版檔案相同的資訊,但會加上新的資料欄:

  • Rfc822MessageId:用於將中繼資料與匯出郵件/訊息建立關聯的 ID (與 External FileName 相似)
  • GmailMessageId:個別郵件的專屬 ID
  • Account:收件匣中含有該郵件的帳戶。

    舉例來說,user1@example.com 會收到傳送給 groupA@example.com 的郵件,因為該使用者是這個群組的成員。如果搜尋功能因為該郵件在 user1 的收件匣而傳回該郵件,To 的值就是 groupA@example.com,Account 的值則是 user1@example.com。

帳戶和郵件/訊息數量

傳統版:<匯出項目名稱>-results-count.csv

新版:<匯出項目名稱>-results-counts.csv

系統會回報更多資訊:

  • 每個帳戶中成功匯出的 Gmail 郵件數量、發生錯誤的 Gmail 郵件數量,以及發生錯誤的討論串數量。
  • 成功匯出的 Gmail 郵件總數、發生錯誤的 Gmail 郵件總數,以及發生錯誤的討論串總數。
  • 每個帳戶的狀態,反映郵件/訊息是成功、部分成功或未成功匯出。
  • 檔案會包含沒有結果的電子郵件地址。

現在,帳戶會依據成功匯出的郵件/訊息,以遞減順序排序。

錯誤報告

傳統版:error.csv 和 <匯出項目名稱>-account-exceptions.csv

新版:<匯出項目名稱>-error.xml

新版錯誤報告是一個 XML 格式的檔案。即使未發生任何錯誤,匯出項目一律會包含這個檔案。

其中包含與傳統版檔案相同的資訊,但會加上以下資訊:

  • Account:收件匣中含有該郵件的帳戶。
  • AccountErrors:郵件/訊息無法供搜尋的使用者清單。
  • PartialAccountErrors:只有部分郵件/訊息可供搜尋的使用者清單。
  • MessageErrors:無法匯出的郵件/訊息的中繼資料。如果是含有大型附件的 Gmail 郵件以及無法展開的會話群組,就會發生常見的匯出錯誤。
  • PSTConversionErrors:就 PST 格式的匯出項目而言,這個清單會列出未轉換為 PST 的郵件中 AccountRfc822MessageId 的值。您可以在新的 <匯出項目名稱>-conversion-errors-<編號>.zip 檔案中取得這些郵件/訊息,該內容會以原始的 EML 格式呈現。請見下一列的說明。
未轉換為 PST 的郵件/訊息 <匯出項目名稱>-conversion-errors-<編號>.zip

在進行 PST 格式的匯出作業時,如有部分郵件/訊息無法轉換為 PST,系統會傳回新的檔案。這個檔案包含無法轉換的 EML 格式郵件/訊息。

如果傳回多個檔案,檔案名稱會以累加原則標明。例如:

  • export1-conversion-errors.zip
  • export1-conversion-errors-2.zip
  • export1-conversion-errors-3.zip
檔案校驗碼 <匯出項目名稱>.md5 沒有變更

瞭解詳情

2021 年 11 月 8 日:保管箱中的雲端硬碟匯出內容包含核准記錄中繼資料

雲端硬碟的核准檔案功能推出後,保管箱現已在雲端硬碟匯出內容中包含核准記錄中繼資料。中繼資料包含核准者清單、核准狀態,以及核准狀態上次變更的日期。如果您在搜尋時輸入版本日期,核准記錄中繼資料會反映目前狀態,而非版本日期的狀態。

瞭解詳情:

2021 年 5 月 10 日:提供新的 Gmail 匯出內容中繼資料 (CSV 格式)

Gmail 匯出作業現在會產生 2 個中繼資料檔案,分別是傳統的 XML 檔案和新的 CSV 檔案。新的 CSV 格式可支援更多第三方內容審查工具,並含有 Gmail 郵件的更多中繼資料。

CSV 檔案包含 2 個新欄位:

  • GmailMessageId - 個別訊息的專屬 ID,這組 ID 可以在 Gmail API 中使用。
  • Account - 在搜尋範圍內的帳戶 (傳送者或接收者)

此外,Rfc822MessageId 值提供的 ID 可協助將中繼資料與匯出項目中的訊息建立關聯,類似傳統 XML 檔案中的 External FileName

瞭解詳情

2021 年 4 月 27 日:雲端硬碟搜尋運算子「to:」與「from:」的運作方式將有所異動

雲端硬碟搜尋運算子 to:from: 在 Google 保管箱中比對檔案的方式已經變更,將無法比對 2021 年 3 月前共用的檔案。新的運作方式可讓您更直觀地運用這些運算子搜尋雲端硬碟。您不僅能藉此找出哪些人具有檔案存取權,也能知道相關授權者的身分。

另外,我們在 2021 年 2 月推出了新的搜尋運算子 sharedwith:,比對方式與異動前的 to: 運算子類似。現有的搜尋運算子 owner: 與運算子 from: 在異動前的比對方式相同。

瞭解詳情
2021 年 4 月 27 日:支援新版 Google 協作平台

對於在新版 Google 協作平台當中建立的協作平台,您現在可以執行保留、搜尋、匯出作業及設定訴訟保留。

在預設狀態下,協作平台適用雲端硬碟資料保留規則。您也可以設定特定協作平台資料保留規則。

如要執行訴訟保留、搜尋和匯出作業,請使用雲端硬碟訴訟保留和搜尋功能。您可以使用 type:site 這個新詞篩選出協作平台的搜尋結果。您還可以依據已發布的網址搜尋協作平台網站。

瞭解詳情:
2020 年 12 月 3 日:支援 Google Chat 中新建立的群組通訊

Chat 推出 2 項群組訊息異動:

系統會將 Chat 中新建立的群組通訊視為非討論串聊天室處理,而且使用者可以變更這類群組通訊的成員。現有群組通訊仍會採用群組訊息的處理方式。

保管箱會以不同方式分別處理新建立的群組通訊和現有群組訊息,這會影響資料保留、訴訟保留和搜尋作業的涵蓋範圍。由於討論串聊天室、非討論串聊天室和新建群組通訊的性質更接近聊天室,因此保管箱現在會以「Chat 聊天室」稱呼它們。

瞭解詳情:

2020 年 11 月 24 日:保管箱全新改版

我們推出了新版保管箱,採用 Material Design 的全新介面,使瀏覽更為方便,還提供了新功能,有助提升工作效率,讓您更快完成工作。

您可以直接使用新版網站,不需進行遷移程序。新版網站使用的後端系統與傳統版網站 (ediscovery.google.com) 相同,所以在 ediscovery.google.com 停用之前,您可以在這兩個網站上找到相同的案件、資料保留規則和訴訟保留。

如要使用新版網站,請前往 vault.google.com,透過您的受管理 Google 帳戶登入。

異動內容:

  • 首次登入時,系統不會開啟「案件」頁面,而會在首頁上顯示 3 個選項:「保留」、「案件」和「報告」。
  • 保管箱會提供更多工具提示,協助您按照操作流程逐步完成資料保留規則和訴訟保留的設定。
  • 系統會使用可進行排序及篩選的表格,列出自訂保留規則、訴訟保留和搜尋結果,讓您更容易瞭解貴機構的資訊管理政策和搜尋結果的範圍。
  • 在新版介面中點選特定項目後,系統會直接開啟側邊面板 (而非導向新頁面),讓您在查詢搜尋結果和訴訟保留報告時,更方便查看相關資訊。

未異動內容:

  • 目前的設定、已儲存的查詢或匯出檔案。新版與舊版網站都可查看資料和設定。
  • 保管箱功能。傳統版保管箱的功能皆可在新版保管箱中使用。

在傳統版保管箱服務全面停用前,您可以在保管箱說明中心找到這兩種版本的相關操作說明。

2020 年 11 月 16 日:支援 Google Chat 的非討論串聊天室

Chat 推出非討論串聊天室後,您就可以針對這類新聊天室的訊息執行保留、搜尋、匯出作業,或者設定訴訟保留。保管箱會以不同方式分別處理這類訊息和討論串聊天室訊息 (會集結成對話的訊息)。

瞭解詳情:

2020 年 10 月 28 日:支援 Google Voice for G Suite

保管箱現已支援 Google Voice for G Suite。您可以對簡訊、語音留言、留言轉錄稿及通話記錄進行保留、搜尋、匯出作業及設定訴訟保留。注意:Google Voice for G Suite 不支援錄音通話功能,且保管箱無法存取語音通話。

瞭解詳情:

2020 年 10 月 14 日:Gmail 和 Google 網路論壇搜尋查詢適用的 Count API

Vault API 現已提供 Gmail 和 Google 網路論壇適用的 Count API。您可以使用 Count API 取得符合搜尋查詢的郵件/訊息數量,並依照郵件/訊息數量來估算匯出檔案大小,據此決定要繼續執行匯出作業,或是調整查詢以減少擷取項目。

詳情請參閱 Count API 說明文件並查看範例

2020 年 10 月 8 日:支援與 Meet 錄製內容相關的 Meet 問與答和意見調查記錄

Google Meet 推出問與答和意見調查功能後,針對 Meet 錄製內容相關的問與答和意見調查記錄,保管箱現在也支援這些記錄的資料保留、搜尋及設定訴訟保留。

瞭解詳情:

2020 年 9 月 16 日:資料匯出工具現在能匯出已遭刪除但仍保留在保管箱中的資料

使用資料匯出工具匯出機構的資料時,現在可以匯出已遭刪除但仍保留在保管箱中或處於訴訟保留狀態的資料,因此,您不必再另外使用保管箱匯出這類資料。

2020 年 9 月 9 日:Chat 匯出檔案中的訊息狀態以更清楚的方式呈現

Chat 匯出檔案現在使用與保管箱預覽相同的格式,以回報訊息的已編輯或已刪除狀態:

訊息狀態 舊格式 新格式
已編輯的訊息 +<日期> Edited on <日期>
遭使用者或保管箱資料保留規則刪除的訊息 -<日期> Deleted on <日期>
2020 年 5 月 26 日:支援外部使用者在 Google Chat 中的活動

G Suite 管理員現在可以允許機構成員與外部使用者進行即時通訊 (瞭解詳情)。在下列情況下,保管箱可以針對外部使用者的 Chat 訊息執行資料保留、搜尋、匯出及設定訴訟保留:

  • 在封存功能已啟用的情況下,您可以針對外部使用者與貴機構使用者之間的即時訊息 (DM) 執行資料保留、搜尋、匯出及設定訴訟保留。
  • 您可以搜尋及匯出外部使用者在貴機構成員建立的聊天室中傳送的訊息。
  • 您無法對貴機構的使用者在其他機構聊天室中傳送的訊息,執行資料保留、搜尋、匯出及設定訴訟保留。

瞭解詳情:

2020 年 1 月 15 日:Google Chat 的訊息保護措施
Google Chat 的所有訊息現在都受到 Chat 訴訟保留及資料保留規則的保護。
2019 年 3 月 7 日:支援已套用 Gmail 機密模式的郵件和 Jamboard

Gmail 機密模式

Gmail 機密模式可讓使用者限制收件者對敏感電子郵件內容的存取權。如果使用者隸屬已啟用這項功能的機構單位,或是使用個人 Gmail 帳戶,就可以使用這項功能。

當使用者傳送機密郵件時,Gmail 會將郵件內文和附件替換為連結,僅透過 SMTP 傳送主旨和連結。

您網域的使用者以機密模式傳送的郵件

如果貴機構啟用 Gmail 機密模式,對於機構中使用者在 2018 年 11 月 30 日後以機密模式傳送的郵件,保管箱就可以執行訴訟保留、資料保留、搜尋和匯出作業。

即使寄件者已設定到期日,或是撤銷收件者對機密模式郵件的存取權,保管箱仍可存取這類郵件。

從您網域外以機密模式傳送的來信 

即使貴機構未啟用 Gmail 機密模式,您的使用者仍可能收到其他機構或個人 Gmail 帳戶以機密模式傳送的郵件。

您可以對外部機密郵件的郵件標頭和主旨執行訴訟保留、資料保留、搜尋和匯出作業,但是無法搜尋或匯出這些郵件的內容或附件。

注意:Google Workspace 管理員可以建立內容規範規則,不讓貴機構使用者收到以機密模式傳送的郵件。

處理已套用機密模式的郵件

保管箱對已套用機密模式郵件的支援方式如下:

  • 保管箱會傳回符合搜尋查詢的內部機密郵件。
  • 您在預覽郵件時,系統會將郵件內容預設為隱藏,但您可以選擇在預覽畫面中顯示內容。
  • 您可以在列印或匯出郵件時排除機密郵件內容。如果選取這個選項,系統會列印或匯出標頭、寄件者、收件者和其他中繼資料,但機密郵件內容不會涵蓋在內。
  • 您可以匯出寄件者所屬機構的機密郵件,但無法匯出收件者所屬機構的機密郵件。
  • 從寄件者所屬機構匯出機密郵件時,可以使用保管箱擷取機密郵件中加入的雲端硬碟超連結,但無法擷取從外部機構收到的超連結。
  • 如果只要搜尋、保留機密郵件,或設定訴訟保留,請使用以下字詞:label:confidentialmode

Jamboard

保管箱現已完全支援使用者儲存至雲端硬碟的 Jamboard 檔案:

  • 訴訟保留和資料保留規則現已涵蓋使用者儲存至雲端硬碟的 Jam。系統會在 Jamboard 工作階段結束後捨棄未儲存的 Jam,不會保留在保管箱中。
  • 您可以搜尋、預覽及匯出 Jam,並透過 type:jam 專門搜尋 Jamboard 檔案。
公告封存
2018 年 11 月 6 日:保管箱讓您更輕鬆地評估 Gmail 搜尋範圍
您現在可以在搜尋 Gmail 郵件時評估查詢範圍。只要在輸入搜尋字詞後按一下「計數」,系統就會顯示符合查詢的郵件數量,以及含有相符郵件的帳戶數量。您也可以下載查詢結果的 CSV 檔案,其中會依帳戶列出郵件總數。如需詳情,請參閱評估查詢範圍的相關說明。
2018 年 6 月 26 日:Google 文件、試算表和簡報的匯出項目使用一致的雜湊值

匯出 Google 文件、試算表和簡報時,保管箱現在會為每個檔案產生專屬雜湊值。您可以使用這個新的雜湊值簡化檔案匯出作業,以及驗證匯出檔案為資料監管人來源檔案的副本。

您搜尋檔案的方式會決定保管箱如何產生雜湊值:

  • 如果搜尋條件包含版本日期,系統就會使用這項資料產生雜湊值。
  • 如果搜尋條件不含版本日期,系統則會使用上次修改日期產生雜湊值。

比較各個匯出項目的雜湊值時,請注意下列事項:

  • 如果檔案內容有所變更,雜湊值也會隨之改變。
  • 如果有人變更檔案共用權限,但並未變更檔案內容,則雜湊值仍維持不變。
  • 如果您多次匯出同一個檔案且使用不同的版本日期,即使每次都匯出同樣的檔案內容,這些項目的雜湊值也不會一樣。

從雲端硬碟匯出檔案時,來源雜湊會是保管箱 XML 檔案中的一個參數。如需詳情,請參閱雲端硬碟匯出內容的中繼資料一節。

2018 年 6 月 21 日:新增資料保留規則控制項及改善保管箱搜尋功能

我們為資料保留規則新增了更精細的控制項:

  • 您可以自訂雲端硬碟資料保留規則,針對使用者移至垃圾桶的檔案指定保留天數。系統會在指定時間過後清除這些檔案。

我們還加入了一些新功能,讓您能夠更輕鬆、有效率地搜尋保管箱資料:

  • 針對特定案件快速執行多項搜尋:開始搜尋 Gmail 或網路論壇後,您可以按一下「在新分頁中搜尋」按鈕,在同一個案件中開啟新的搜尋對話方塊。系統會在原分頁中完成第一次搜尋。
  • 搜尋狀態:保管箱在處理搜尋作業時,會回報經過的時間和您輸入的查詢參數。
  • 改善計數功能:在您輸入查詢並點選「計數」按鈕後,保管箱會回報相符的搜尋結果數及經過的時間。您也可以針對與您查詢內容相符的郵件/訊息,以 CSV 檔案格式下載這些郵件/訊息所屬帳戶的清單。
2017 年 9 月 18 日:支援匯出 PST 格式資料

現在,您可以將 Gmail 郵件、即時通訊訊息和網路論壇訊息匯出為 PST 檔案,以便在 Microsoft Outlook 中查看這些郵件/訊息,以及使用支援這種格式的第三方訴訟支援工具來開啟檔案。

2017 年 6 月 12 日:改進雲端硬碟中繼資料、時區支援功能以及共用雲端硬碟保留規則

匯出雲端硬碟檔案時可取得更詳盡的中繼資料

匯出雲端硬碟檔案時,中繼資料將包括與文件有間接關係的使用者資訊。此外,您可以使用保管箱提供的選項指定文件與使用者的關係。

如需詳情,請參閱「具有檔案間接存取權的使用者」一節,並瞭解匯出雲端硬碟檔案時有哪些選項。

執行搜尋和匯出作業時可選取時區

先前保管箱的搜尋作業一律以格林威治標準時間 (GMT) 為準,並外加一天以納入較早時區的搜尋結果。現在,保管箱已支援在執行搜尋及匯出作業時選擇時區。當您在搜尋資料時指定時區,保管箱會依此判定日期界線,顯示及匯出相應的結果。

新增的時區設定只會影響搜尋和匯出作業。

重要資訊:這項功能發布後,據點範圍涵蓋多個時區的機構在保管箱中搜尋到的結果可能會與先前有出入。如需詳情,請參閱根據時區搜尋資料的相關資訊。

為網域中所有的共用雲端硬碟建立自訂保留規則

現在,您可以建立適用於網域中所有共用雲端硬碟的自訂保留規則。

為特定 Google 網路論壇設定資料保留規則

您現在可以將自訂保留規則套用至特定 Google 網路論壇。

2017 年 3 月 9 日:全面支援 Google 雲端硬碟、共用雲端硬碟和 Google 網路論壇

針對 Google 雲端硬碟 (包含共用雲端硬碟) 提供完整的支援服務

保管箱已全面支援雲端硬碟,您現在可以為 Google 雲端硬碟中的檔案設定資料保留規則和訴訟保留項目。

您現在也可以針對儲存在共用雲端硬碟的檔案進行搜尋、匯出,以及設定資料保留規則和訴訟保留。

注意:雲端硬碟的資料保留和訴訟保留功能,與您慣用的 Gmail 資料保留和訴訟保留功能稍有不同。為貴機構考慮最適合的資料保留和訴訟保留政策時,建議您參閱以下文章:

匯出特定時間點的 Google 雲端硬碟檔案

保管箱只能搜尋最新版本的檔案。不過,現在只要在搜尋時加入版本日期,就能查看並匯出指定日期當天的 Google 檔案。大多數的 Google 檔案類型都支援版本管理功能:

  • 文件
  • 簡報
  • 試算表
  • 繪圖

Google 表單、Apps Script 和任何非 Google 檔案類型均不支援版本管理功能。

在 Google 網路論壇使用保管箱

現在保管箱也支援網路論壇,因此您可以針對網路論壇的內容進行搜尋、匯出、設定資料保留政策和訴訟保留。

2016 年 6 月 30 日:簡化使用者介面,讓資料保留和訴訟保留功能更易於使用
保管箱的使用者介面經過更新,更易於管理資料保留規則和訴訟保留。這項異動不會影響您目前的資料保留規則和訴訟保留設定,也不會加入新設定。
2016 年 4 月 28 日:加強支援極大量資料的匯出作業
現在,保管箱可以輕鬆管理處理時間超過 24 小時的極大量匯出作業。這類作業以前會遭到系統終止,導致您無法下載檔案;而現在,保管箱匯出作業會在 24 小時後暫停,屆時您可以執行下列操作:
  • 下載部分結果:保管箱在這之前所擷取到的郵件和檔案均可下載。此外,系統會附上 CSV 檔案,列出尚未匯出的帳戶。
  • 繼續匯出作業:保管箱會恢復中斷的進度,繼續擷取郵件和檔案 24 小時。您可以視需要一再延續匯出作業,直到所有與搜尋查詢相符的郵件和檔案擷取完畢。

如果匯出作業暫停後,您沒有在 15 天內下載部分結果或選擇繼續匯出,匯出作業將遭到刪除。

2015 年 8 月 12 日:訴訟保留作業方式異動
我們為保管箱管理員改進了建立及管理訴訟保留作業的方式,詳述如下:
  • 依機構單位指派訴訟保留權限:保管箱管理員的權限可侷限於僅能為特定機構單位的使用者建立及管理訴訟保留作業,不擴及整個網域。
  • 以機構單位為基準的訴訟保留:過去您可以為特定使用者帳戶或整個網域建立訴訟保留作業,現在您可以建立適用於特定機構單位所有成員的訴訟保留作業。
  • 更易於使用的訴訟保留功能:如果您將所有帳戶自某個訴訟保留作業移除,過去保管箱會將該訴訟保留作業套用到網域內的所有帳戶。現在您嘗試移除所有帳戶時,系統會提醒您刪除訴訟保留作業。
  • 更完備的使用者介面:執行訴訟保留作業時顯示的說明文字和操作介面均有所改良,與近期更新的保留流程相似。
2015 年 7 月 6 日:設定資料保留新規則的方式有所異動
設定資料保留新規則的方式已經變更,但這項異動不會影響您目前的資料保留設定,既有的規則會繼續按照原本的設定來保留及刪除郵件。經過這次異動之後,您設定新規則或修改既有規則時,系統都會提示您選取下列其中一個選項:
  • 資料保留規則僅套用到已刪除的郵件:如果您選取了這個選項,那麼這項規則只會影響使用者已刪除的郵件。這是新規則的預設選項,等同於為自訂保留規則新增 label:^deleted
  • 資料保留規則套用到已刪除的郵件和使用者信箱中的郵件:如果您選取了這個選項,則除了符合任一自訂規則的郵件或您指定的訴訟保留項目外,所有其他的郵件都適用這個規則。如果您啟用了使用 label:^deleted 的既有自訂保留規則,系統也會為該規則選取這個選項。不過,您自訂的規則會繼續按照原本的設定運作,不受這個選項影響,只有已刪除的郵件適用這項規則。

注意:保管箱已經與 Gmail 全面整合,並未另外使用獨立的封存區。如果您選擇了上述的第二個選項,代表不論使用者將郵件標示為刪除與否,這個規則都會套用到所有郵件上。這個選項可能會導致使用者想要保留的郵件遭到刪除。舉例來說,如果您將預設保留規則設為保留過去 365 天的郵件,並選擇了第二個選項 (套用到所有郵件上),而且並未設定任何自訂規則或訴訟保留,保管箱就會將您網域中存放超過 1 年的郵件「全部」刪除

為機構設定資料保留政策的操作可能有些繁瑣,因此我們特別整理了這篇文章供您參考。如需進一步協助,請洽詢 G Suite 支援團隊

2014 年 12 月 23 日:系統標籤和使用者標籤已納入郵件預覽和匯出功能中

保管箱的預覽和匯出功能現在包含多項額外資訊,有助於分析郵件:

  • 郵件預覽您現在可以查看系統標籤 (顯示郵件擁有者檢視每封郵件的狀態),也可以查看使用者為郵件套用的任何標籤。
  • 郵件匯出您現在可以查看使用者為郵件套用的任何標籤。
2014 年 9 月 29 日:依機構單位共用案件

G Suite 管理員現在可依機構單位限制案件存取權。啟用這項設定後,保管箱使用者僅可與指定機構單位 (及其子單位) 的成員共用案件。進一步瞭解保管箱權限,以及如何指派權限

2014 年 9 月 4 日:搜尋大型網域時沒有帳戶數量上限

當您在保管箱中搜尋郵件/訊息時,系統不會再限制可搜尋的帳戶數量。請注意,如果網域中的帳戶數量超過 50,000 個,在搜尋及計數時可能會發生延遲狀況。

2014 年 7 月 9 日:改善錯誤回報功能

現在,當 Gmail 郵件或雲端硬碟檔案無法匯出時,保管箱會回報額外的資訊。如需詳情,請參閱錯誤報告的相關說明。

2014 年 6 月 25 日:保管箱雲端硬碟版和 G Suite Business

保管箱雲端硬碟版

從現在起,功能強大的保管箱又多了一個資料來源,那就是雲端硬碟,它能讓貴機構搜尋更多與業務相關的重要內容。保管箱客戶不需支付額外費用即可使用保管箱雲端硬碟版;保管箱雲端硬碟版也適用於使用者帳戶中現有的雲端硬碟內容。Postini 客戶只要成功轉移至保管箱,一樣也能使用保管箱雲端硬碟版,而且無需支付額外費用。

在保管箱雲端硬碟版中,您可以對自己的所有雲端硬碟內容 (包括文件、試算表、簡報等 Google 文件,以及 DOCX、PDF 和 JPEG 等其他存放檔案) 執行下列作業:

  • 搜尋特定使用者的雲端硬碟檔案。
  • 在保管箱中預覽搜尋結果,確保能找到自己所需的項目。
  • 建立搜尋結果的副本並匯出供日後使用。

保管箱雲端硬碟版目前還無法讓您對雲端硬碟內容設定資料保留政策、建立訴訟保留及執行全網域搜尋。有關如何開始在 Google 雲端硬碟中搜尋檔案,請參閱本文

G Suite Business

G Suite Business 是進階版的辦公室套件方案。除了 G Suite Basic 的所有功能以外,G Suite Business 還提供無限 Google 雲端硬碟儲存空間及 Google 保管箱,只要是機構成員都能使用,同時支援額外的雲端硬碟管理、稽核和報告功能。如需詳情,請參閱 G Suite Business 的相關說明。

如果貴機構使用部分網域授權,升級至 G Suite Business 後,保管箱就會自動開放讓機構中所有人使用,且現行的資料保留和刪除政策將適用於所有人。請參閱關於升級至 G Suite Business 一文,以免不慎遺失資料。
2014 年 6 月 19 日:排除 Gmail 郵件草稿

當您執行搜尋、建立資料保留規則和訴訟保留時,可以更輕鬆地將郵件草稿排除在外。

2014 年 5 月 30 日:依機構單位指派保管箱權限

現在您可將整個機構或特定機構單位 (OU) 的「可管理匯出作業」和「可管理搜尋作業」權限授予使用者。舉例來說,您可以將整個機構的「可管理搜尋作業」權限和單一機構單位的「可管理匯出作業」權限指派給保管箱管理員,而權限仍是由 G Suite 管理員透過管理控制台指派。

2014 年 5 月 14 日:改善自訂及預設保留期限的設定選項

設定或修改保留期限的選項現在更加清楚明瞭,而且我們還增設了保護措施,在您設定特定天數的保留期限時提供保護。

2014 年 5 月 1 日:依機構單位搜尋資料

除了搜尋整個網域的資料,以及依使用者帳戶進行搜尋之外,保管箱使用者現在也可以搜尋特定機構單位 (OU) 中的資料。將特定機構單位設為搜尋範圍,可以減少搜尋整個網域時產生的不相關搜尋結果,也不需指定個別帳戶。如要在特定案件內執行搜尋,請依序選取「機構」與需要搜尋的機構單位。針對機構單位進行搜尋時,無法查詢個別的帳戶,不過您仍然可以選擇指定日期範圍和搜尋字詞。

2014 年 1 月 21 日:指定訴訟保留

現在管理員可以針對特定郵件 (例如在特定日期寄發的郵件,或是含有特定字詞的郵件) 設定訴訟保留狀態,將這些郵件無限期保留在保管箱中。保管箱只會保留符合指定參數的郵件。過去,保管箱管理員必須將整個使用者帳戶設定為訴訟保留狀態,才能保留其中的郵件 (目前仍可採取這種做法)。如需詳情,請參閱兩種訴訟保留類型的相關說明。

2013 年 12 月 5 日:改善自訂保留規則的預覽功能

透過預覽功能,保管箱管理員可檢視自訂保留規則在設定完成後即將保留的內容。現在管理員無需再輸入使用者名稱,只要按一下「預覽」按鈕,保管箱即會根據管理員選取的範圍 (特定機構單位或是整個網域) 顯示對應的結果。過去,管理員必須輸入使用者名稱,才能預覽自訂規則設定後會受到保留的內容。如需詳情,請參閱資料保留規則的相關說明。

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