保险柜的新变化

随着我们不断地为 Google 保险柜添加功能、增强其中的功能以及修复其中的问题,本页面也会随之更新。

2019 年 3 月 7 日:支持 Gmail 机密模式邮件和 Jamboard

Gmail 机密模式

Gmail 机密模式让用户可以限制收件人对敏感电子邮件内容的访问权限。此功能可供所有个人 Gmail 帐号以及启用了此功能的 G Suite 网域使用。

用户发送机密邮件时,Gmail 会使用链接替换邮件正文和附件。只有主题和包含链接的正文会通过 SMTP 发送。详细了解如何通过 Gmail 机密模式发送邮件。

您网域中的用户发送的机密模式邮件

如果您单位启用了 Gmail 机密模式,保险柜就可以保留、搜索和导出您单位中用户发送的所有机密模式邮件,还可以对它们设置保全。

所有内部发件人和收件人的邮箱中发送日期在 2018 年 11 月 30 日之后的机密邮件都会显示在保险柜中。即使发件人设置了到期日或撤消了收件人对机密模式邮件的访问权限,邮件也始终会保留在保险柜中。

来自您网域外的机密模式邮件 

即使您的网域拒绝启用 Gmail 机密模式,您的用户也仍然可能收到来自其他 G Suite 客户和个人 Gmail 帐号的机密模式邮件。

网域外部发来的机密模式邮件归发件人所有,且不会显示在保险柜中。 您可以对外部机密邮件的标头和主题执行保留、设置保全、搜索和导出操作,但无法搜索和导出这类邮件的内容及附件。

注意:G Suite 管理员可以创建合规性规则来阻止机密模式邮件被递送到您的网域。

处理机密模式邮件

保险柜对机密模式邮件的支持方式如下:

  • 保险柜会返回与您的搜索查询条件相符的内部机密邮件。您可以选择在预览时隐藏机密邮件内容,以及在打印或导出邮件时排除机密邮件内容。
  • 您可以使用 label:confidentialmode 搜索机密邮件,也可以使用此标签应用针对机密邮件的保全和自定义保留规则。

Jamboard

保险柜功能现在全面支持用户保存到他们云端硬盘中的 Jamboard 文件:

  • 保全和保留规则现已涵盖用户保存到云端硬盘中的 Jam。Jamboard 会话结束时,未保存的 Jam 会被舍弃,而不会保留在保险柜中。
  • 您可以搜索、预览和导出 Jam,还可以使用 type:jam 专门搜索 Jamboard 文件。
2018 年 11 月 6 日:保险柜让您可以更轻松地评估 Gmail 搜索的命中范围
您现在可以在搜索 Gmail 邮件时评估查询范围。输入搜索字词后,点击计数即可显示与您的查询条件相符的邮件数量,以及含有相符邮件的帐号的数量。您还可以下载一个 CSV 文件,其中会按帐号列出与查询条件相符的邮件总数。详细了解如何评估查询的命中范围
2018 年 6 月 26 日:为文档、表格和幻灯片导出文件生成唯一哈希值

现在,当您导出 Google 文档、表格和幻灯片时,保险柜会为每个文件生成唯一的哈希值。您可以根据这个新哈希值来删除重复的导出文件,以及验证导出的文件是否与保险柜用户的源文件完全相同。

搜索文件的方式决定了保险柜生成哈希值的方式:

  • 如果您的搜索条件包含版本日期,系统会在生成哈希值时使用到此日期。
  • 如果搜索条件中不包含版本日期,系统会使用上次修改日期。

在比较不同导出文件的哈希值时,请谨记以下几点:

  • 如果文件内容发生更改,其哈希值也会随之更改。
  • 如果文件共享权限发生更改,但具体内容保持不变,那么哈希值也保持不变。
  • 如果您多次导出同一文件并使用不同的版本日期,那么即使每次导出的文件内容相同,哈希值也有所不同。

源哈希值是您从云端硬盘导出文件时,所生成的保险柜 XML 文件中的一项参数。详细了解云端硬盘导出文件的元数据

2018 年 6 月 21 日:新增了一些保留规则控制功能并改进了保险柜搜索功能

我们为保留规则添加了更精细的控制功能:

  • 可以为云端硬盘设置自定义的保留规则,规定在用户将文件移至回收站后,再经过指定的天数便彻底清空这些文件。
  • 可以为 Hangouts Meet 录制内容设置默认和自定义的保留规则。此前,Meet 录制内容是根据适用的云端硬盘保留规则进行保留的。

重要提示:Meet 保留功能在保险柜中添加了一个新的设置页面,您可以通过该页面为在云端硬盘中存储文件的应用启用保留功能。在启用该设置前,必须先为 Hangouts Meet 创建保留规则。详细了解在为 Hangouts Meet 设置保留功能时如何避免数据丢失。

我们还添加了一些全新功能,让您能更方便、更高效地在保险柜中搜索数据:

  • 在同一诉讼或调查中快速执行多次搜索 - 开始搜索邮件或群组后,您可以点击在新标签中搜索按钮,在同一诉讼或调查中打开新的搜索对话框。系统会在第一个标签中完成第一次搜索。
  • 搜索状态 - 在搜索过程中,保险柜会向您报告已花费的时间和您输入的查询参数。
  • 改进了计数功能 - 当您输入查询条件并点击计数按钮时,保险柜会报告匹配的条目数量和已花费的时间。您也可以下载 CSV 文件,其中列有与查询条件匹配的邮件、消息、帖子所属的帐号。

另外,我们还在 Hangouts Chat 导出文件中增添了新的元数据字段:

  • roomName - 聊天室的名称,或参与直接消息 (DM) 的帐号列表(各帐号间以英文逗号分隔)
  • conversationType - 聊天室或直接消息

现在,当您从 Hangouts Chat 中导出消息时,保险柜会将多个对话合并到一个 PST 或 mbox 文件中。此前,每个对话都以单独的文件形式导出。

2018 年 2 月 28 日:全面支持 Hangouts Chat
保险柜现已支持 Hangouts Chat。您可以保留、保全、搜索和导出直接消息以及聊天室中的话题。详细了解保险柜和 Hangouts Chat。

有关保险柜的其他帮助主题:

2017 年 9 月 18 日:支持以 PST 格式导出

您现在可以将 Gmail 邮件、聊天消息和群组邮件导出为 PST 文件。借助此功能,您可以在 Microsoft Outlook 和支持此格式的第三方诉讼支持工具中查看这些邮件和消息。

2017 年 6 月 12 日:改进了云端硬盘元数据、时区支持功能和共享云端硬盘保留功能

从云端硬盘导出文件时可获取更详细的元数据

当您从云端硬盘导出文件时,系统会提供相关元数据,其中包括与文档有间接关系的用户的信息。此外,保险柜也会提供相关选项,供您决定用户与文档有何种间接关系。

详细了解拥有文件间接访问权限的用户以及从云端硬盘导出文件时的选项。

在执行搜索和导出操作时可以选择时区

过去,保险柜在执行所有搜索操作时使用的都是格林尼治标准时间 (GMT),而且会额外增加一天以便纳入较早时区的搜索结果。现在,保险柜支持在执行搜索和导出操作时选择时区。您可以在搜索数据时指定时区,保险柜随即会根据时区确定要显示和导出哪个日期范围的结果。

新的时区设置功能仅会影响搜索和导出操作。

重要提示:跨越多个时区的单位可能会看到与此功能发布之前不同的搜索结果。详细了解如何根据时区搜索数据。

为网域中的所有共享云端硬盘创建自定义保留规则

您现在可以创建适用于网域中所有共享云端硬盘的自定义保留规则。

为特定 Google 群组设置保留规则

您现在可以向特定的 Google 群组应用自定义保留规则。

2017 年 3 月 9 日:全面支持 Google 云端硬盘、共享云端硬盘和 Google 网上论坛

全面支持 Google 云端硬盘(包括共享云端硬盘)

现在,保险柜已全面支持 Google 云端硬盘,您可以为云端硬盘中的文件设置保留规则和诉讼保全。

您现在可以搜索和导出共享云端硬盘中存储的文件,还可以为这些文件设置保留规则和诉讼保全。

注意:云端硬盘保留规则和保全的工作原理与您熟悉的 Gmail 保留规则和保全略有不同。在您考虑哪种保全和保留政策最适合您的单位时,我们建议您参阅以下文章:

导出任意时间点的 Google 云端硬盘文件

保险柜只会搜索最新版本的文件。不过,您现在可以在搜索时添加版本日期,从而查看和导出指定日期的 Google 文件。大多数 Google 文件类型在搜索与导出时均支持版本限定功能:

  • 文档
  • 幻灯片
  • 表格
  • 绘图

Google 表单、Apps 脚本以及任何非 Google 文件类型均不支持版本限定功能。

将保险柜用于 Google 网上论坛

保险柜现在可以用于 Google 网上论坛,也就是说,您可以搜索和导出网上论坛中的内容,还可以为这些内容设置保留政策和诉讼保全。

2016 年 6 月 30 日:针对保留规则和保全功能推出了更加直观的界面
保险柜更新了界面,以便您更加直观地管理保留规则和诉讼保全。此变化不会影响您当前的保留规则和诉讼保全设置,也不会添加新设置。
2016 年 4 月 28 日:更好地支持超大型导出操作
现在借助保险柜,您可以更轻松地管理处理时间需超过 24 小时的超大型导出操作。以前,这类导出操作会被终止,导致您无法下载文件。现在保险柜导出操作会在 24 小时后暂停。届时,您可以:
  • 下载部分结果 - 您可以下载保险柜在暂停之前检索到的邮件、消息、帖子和文件,其中还包括一个 CSV 文件,里面列有尚未导出的帐号。
  • 继续导出 - 保险柜会从暂停的地方继续执行导出,再花 24 小时的时间检索其他邮件、消息、帖子和文件。您可以根据需要多次继续导出,以检索符合搜索查询条件的所有邮件、消息、帖子和文件。

如果您未在 15 天内下载部分结果或继续导出,导出作业会被删除。

2015 年 8 月 12 日:更改了保全功能的使用方式
我们从多个方面改善了保险柜管理员创建和管理保全的方式:
  • 根据单位部门分配保全权限 - 可让保险柜管理员只能为特定单位部门(而非整个网域)中的用户创建和管理保全。
  • 按单位部门创建保全 - 在此之前,您只能为特定用户帐号或整个网域创建保全。而现在,您可以创建应用于特定单位部门内所有成员的保全。
  • 保全功能更直观 - 在此之前,如果您移除了保全所涵盖的所有帐号,保险柜会将保全应用到网域中的所有帐号。现在,如果您尝试移除所有帐号,系统会提示您删除相应保全。
  • 界面得到改进 - 应用保全时显示的说明文字和操作界面均已得到改进,现在与最近更新后的保留流程很类似。
2015 年 7 月 6 日:更改了设置新保留规则的方式
新保留规则的设置方式现已发生变化。这项变化不会影响您当前的保留设置。 现有规则会继续根据原来的配置保留和删除邮件。经过此项更改,当您设置新规则或修改现有规则时,系统会提示您选择以下选项之一:
  • 保留规则仅适用于已删除的邮件 - 如果您选择此选项,那么保留规则仅会影响已被用户删除的邮件。这是新规则的默认选项,效果等同于向自定义保留规则添加 label:^deleted
  • 保留规则适用于已删除的邮件和用户邮箱中的邮件 - 如果您选择此选项,那么保留规则就会应用于所有邮件(符合您指定的任何自定义规则或保全的邮件除外)。如果您打开使用 label:^deleted 的现有自定义保留规则,系统就会自动选择此选项。不过,您的自定义保留规则会继续根据原来的配置运作,而且会替换此选项,只有已删除的邮件会受到影响。

注意:保险柜已与 Gmail 完全集成,因此没有单独的归档。选择上述第二个选项表示您希望将规则应用到所有邮件,而不管用户是否已将邮件标记为需要删除。此选项可能会删除用户希望保留的邮件。例如,如果您在没有设置自定义规则或保全的情况下,将默认保留规则设置为保留邮件 365 天,并选择上述第二个选项(将其应用到所有邮件),则保险柜会删除您网域中超过 1 年的所有邮件

为单位设置所需保留政策的过程可能比较复杂,因此我们归纳整理了这篇文章供您参考。如果您还需要其他帮助,请与 G Suite 支持团队联系。

2015 年 4 月 8 日:全面支持环聊聊天

保险柜现在全面支持环聊聊天。如果在环聊中启用了历史记录功能,您就可以保留、保全、搜索和导出相应的聊天记录。此外,管理员现在可以控制是否开启历史记录

仅对于在此日期之后进行的环聊,保险柜才提供这种全面支持。对于此功能发布前进行的环聊:

  • 只能搜索、导出已保存的聊天记录和为它们设置保全
  • 保留政策无法正确应用于环聊消息

 

2014 年 12 月 23 日:邮件的预览和导出内容中会包含系统标签和用户标签

现在,保险柜的预览和导出内容还会提供一些其他信息,以帮助您分析邮件:

  • 邮件预览 - 您现在可以查看系统标签,该标签会从邮件所有者的角度显示各封邮件的状态。您还可以查看用户为邮件应用的所有标签。
  • 邮件导出 - 您现在可以查看用户为邮件应用的所有标签。
2014 年 9 月 29 日:按单位部门就诉讼或调查展开协作

G Suite 管理员现在可以根据单位部门来限制访问诉讼或调查的权限。启用此功能后,保险柜用户可以仅与指定单位部门及其子部门的成员分享诉讼或调查。详细了解保险柜权限以及如何分配权限

2014 年 9 月 4 日:不再限制搜索大型网域

在您搜索邮件时,保险柜不再限制可以在多少帐号中搜索。请注意,在包含超过 5 万个帐号的网域中进行搜索和计数时,可能会遇到延时。

2014 年 7 月 9 日:改进了错误报告功能

现在,当 Gmail 中的邮件或云端硬盘中的文件无法导出时,保险柜还会报告其他相关信息。详细了解错误报告

2014 年 6 月 25 日:适用于云端硬盘和 G Suite 商务版的保险柜

适用于云端硬盘的保险柜

保险柜的强大功能现在扩展到了另一数据来源 - 云端硬盘。这样一来,您的单位就可以找到更多对业务至关重要的内容。适用于云端硬盘的保险柜无需保险柜客户支付额外费用,而且还会涵盖您用户的帐号中现有的云端硬盘内容。向保险柜过渡的 Postini 客户一旦完成过渡就可以使用适用于云端硬盘的保险柜,且无需支付额外费用。

有了适用于云端硬盘的保险柜,对于各种云端硬盘内容,包括 Google 文档(例如文档、表格、幻灯片)和存储的其他文件(例如 DOCX、PDF 和 JPEG),您都可以执行以下操作:

  • 搜索特定用户的云端硬盘文件。
  • 在保险柜中预览搜索结果,确保找到的确实是您需要的文件。
  • 创建搜索结果的副本,将其导出以供日后使用。

目前还不能为云端硬盘内容设置保留政策、创建保全以及在整个网域范围内搜索它们。了解如何开始搜索 Google 云端硬盘中的文件

G Suite 商务版

G Suite 商务版是一款增强版办公应用套件。除了涵盖 G Suite 基本版的全部功能之外,该版本还能让您单位中的所有用户都享有无限量的 Google 云端硬盘存储空间和 Google 保险柜服务,同时提供额外的云端硬盘管理、审核和报告功能。详细了解 G Suite 商务版

如果您的单位使用的是部分网域许可,但您已升级到 G Suite 商务版,那么系统会自动为所有人提供保险柜服务。所有用户均必须遵守您当前的数据保留和删除政策。请阅读关于升级到 G Suite 商务版,确认您的设置不会导致数据意外丢失。
2014 年 6 月 19 日:排除 Gmail 中的邮件草稿

无论在进行搜索还是创建保留规则和保全时,您都可以更加轻松地将电子邮件草稿排除在外。

2014 年 5 月 30 日:根据单位部门分配保险柜权限

您现在可以向用户授予针对整个单位的“管理导出内容”和“管理搜索内容”权限,也可以向其授予针对特定单位部门 (OU) 的相应权限。例如,您可以为保险柜管理员分配针对整个单位的“管理搜索内容”权限以及针对一个单位部门的“管理导出内容”权限。权限仍由您的 G Suite 管理员在管理控制台中进行分配。

2014 年 5 月 14 日:改进了设置自定义和默认保留期限的选项

设置或修改保留期限的选项现在变得更明确,而且我们还增设了措施以在您设置特定天数的保留期限时提供保护。

2014 年 5 月 1 日:按单位部门进行搜索

除搜索整个网域或按照用户帐号进行搜索外,保险柜用户现在还可以在特定单位部门 (OU) 中搜索数据。与搜索整个网域相比,在单位部门中搜索的结果相关度更高,而且无需指定具体的个人帐号。在诉讼或调查中执行搜索时,请先选择单位,然后选择您要搜索的单位部门。在按单位部门执行搜索时不能指定帐号,但您仍可以选择指定日期范围和搜索字词。

2014 年 1 月 21 日:定向诉讼保全

管理员现在可以将特定邮件(例如某一天的邮件或者含有特定字词的邮件)无限期地保留在保险柜中。系统只会保留满足所指定参数的邮件。以前,保险柜管理员必须对整个用户帐号设置保全才可以保留该帐号中的邮件。当然,现在依然可以对整个帐号设置保全。详细了解这两种保全类型。

2013 年 12 月 5 日:改进了自定义保留规则的预览功能

借助预览功能,保险柜管理员可以在设置自定义保留规则后查看该规则将保留的内容。管理员不再需要输入用户名。点击“预览”按钮后,保险柜会根据管理员的选择(特定的单位部门或整个网域)来显示结果。以前,管理员必须输入用户名才可以预览自定义规则的结果。详细了解保留规则。

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