มีอะไรใหม่ในห้องนิรภัย

เมื่อคุณส่งออก Google เอกสาร ชีต และสไลด์ ห้องนิรภัยจะสร้างค่าแฮชที่ไม่ซ้ำกันให้กับแต่ละไฟล์ คุณจะใช้ค่าแฮชใหม่นี้เพื่อกรองข้อมูลที่ซ้ำกันออกจากไฟล์ที่ส่งออก และยืนยันว่าไฟล์ที่ส่งออกเป็นสำเนาที่เหมือนกับไฟล์ต้นทางทุกประการ

วิธีที่ใช้ค้นหาไฟล์จะเป็นตัวกำหนดวิธีสร้างค่าแฮชของห้องนิรภัย

• หากการค้นหามีวันที่ของเวอร์ชัน ระบบจะใช้ข้อมูลดังกล่าวสร้างค่าแฮช
• ระบบจะใช้วันที่แก้ไขล่าสุด หากการค้นหาไม่ได้ระบุวันที่ของเวอร์ชัน

เมื่อเปรียบเทียบค่าแฮชของข้อมูลที่ส่งออก ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้ด้วย

• หากเนื้อหาไฟล์มีการเปลี่ยนแปลง ค่าแฮชก็จะเปลี่ยนไปด้วย
• หากมีคนเปลี่ยนสิทธิ์การแชร์ของไฟล์ แต่ไม่ได้เปลี่ยนสิทธิ์การแชร์ของเนื้อหา ค่าแฮชจะไม่เปลี่ยนแปลง
• หากส่งออกไฟล์หลายครั้งและใช้วันที่ของเวอร์ชันแตกต่างกันไป ค่าแฮชจะแตกต่างกัน แม้ว่าเนื้อหาไฟล์ที่ส่งออกจะเป็นเนื้อหาเดียวกันก็ตาม

แฮชต้นทางนั้นเป็นพารามิเตอร์หนึ่งที่รวมอยู่ในไฟล์ XML ของห้องนิรภัยเมื่อคุณส่งออกจากไดรฟ์ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลเมตาของข้อมูลที่ส่งออกจากไดรฟ์

เราได้เพิ่มการควบคุมที่ละเอียดยิ่งขึ้นให้กับกฎการเก็บรักษา

• คุณจะกำหนดกฎการเก็บรักษาในไดรฟ์ได้เอง เพื่อกำจัดไฟล์ที่ผู้ใช้นำไปใส่ในถังขยะเมื่อถึงจำนวนวันที่กำหนด

นอกจากนี้เรายังเพิ่มฟีเจอร์ใหม่เพื่อช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลในห้องนิรภัยได้อย่างง่ายดายและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ดังนี้

• ค้นหาหลายรายการในกรณีเดียวกันได้อย่างรวดเร็ว หลังจากเริ่มค้นหาใน Gmail หรือ Groups คุณจะคลิกปุ่มค้นหาในแท็บใหม่เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบการค้นหาใหม่ในกรณีเดียวกันได้ โดยการค้นหาเริ่มแรกจะดำเนินการในแท็บแรก
• สถานะการค้นหา ระหว่างที่ดำเนินการค้นหา ห้องนิรภัยจะรายงานเวลาที่ใช้และพารามิเตอร์การค้นหาที่คุณป้อน
• ฟังก์ชันการนับที่ดีขึ้น เมื่อคุณป้อนการค้นหาแล้วคลิกปุ่มนับ ห้องนิรภัยจะรายงานจำนวนข้อมูลที่พบและเวลาที่ใช้ นอกจากนี้คุณยังดาวน์โหลดไฟล์ CSV ที่แสดงรายการบัญชีซึ่งมีข้อความที่ตรงกับการค้นหาได้ด้วย

คุณสามารถส่งออก Gmail, แชท และข้อความของ Groups ในรูปแบบไฟล์ PST ได้แล้ว ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณตรวจสอบข้อความใน Microsoft Outlook รวมถึงเครื่องมือสนับสนุนการดำเนินคดีของบุคคลที่สามที่รองรับไฟล์รูปแบบนี้

รับข้อมูลเมตาที่ละเอียดยิ่งขึ้นเมื่อส่งออกไฟล์จากไดรฟ์

เมื่อส่งออกไฟล์จากไดรฟ์ ข้อมูลเมตาจะประกอบไปด้วยข้อมูลของผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องโดยอ้อมกับเอกสารหนึ่งๆ นอกจากนี้ ห้องนิรภัยจะมีตัวเลือกให้คุณระบุความเกี่ยวข้องนั้นอีกด้วย

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ใช้ที่เข้าถึงไฟล์ได้ทางอ้อมและตัวเลือกที่มีเมื่อส่งออกจากไดรฟ์

เลือกเขตเวลาในขณะค้นหาและส่งออก

ก่อนหน้านี้ห้องนิรภัยใช้เขตเวลา Greenwich Mean Time (GMT) กับการค้นหาทั้งหมดและบวกเข้าไปอีก 1 วันเพื่อรวมผลการค้นหาจากเขตเวลาที่เร็วกว่า ห้องนิรภัยเปิดให้เลือกเขตเวลาได้เองในการค้นหาและการส่งออกแล้ว คุณจะระบุเขตเวลาที่ใช้ในการค้นหาข้อมูลได้ จากนั้นห้องนิรภัยจะกำหนดขอบเขตวันที่ในการแสดงและส่งออกผลการค้นหานั้น

การตั้งเขตเวลาใหม่จะมีผลกับการค้นหาและการส่งออกเท่านั้น

สำคัญ: องค์กรที่ดำเนินงานในเขตเวลาหลายเขตอาจเห็นผลการค้นหาที่ต่างจากผลการค้นหาที่ได้รับก่อนเปิดใช้ฟีเจอร์นี้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการค้นหาข้อมูลตามเขตเวลา

สร้างกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองสำหรับไดรฟ์ที่แชร์ทั้งหมดในโดเมน

คุณสามารถสร้างกฎการเก็บรักษาได้เองแล้ว ซึ่งจะครอบคลุมไดรฟ์ที่แชร์ทั้งหมดในโดเมน

ตั้งกฎการเก็บรักษาสำหรับเฉพาะ Google Groups

ขณะนี้คุณจะใช้กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองกับ Google Groups ที่ต้องการได้แล้ว

รองรับ Google ไดรฟ์และไดรฟ์ที่แชร์อย่างเต็มรูปแบบ

คุณสามารถกำหนดกฎการเก็บรักษาและการเก็บรักษาไฟล์ใน Google ไดรฟ์ระหว่างดำเนินคดีได้แล้ว ทำให้ห้องนิรภัยรองรับแอปนี้ได้อย่างเต็มรูปแบบ

นอกจากนี้ยังค้นหา ส่งออก กำหนดกฎการเก็บรักษา และเก็บรักษาไฟล์ที่เก็บในไดรฟ์ที่แชร์ระหว่างดำเนินคดีได้อีกด้วย

หมายเหตุ: การเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวในไดรฟ์จะทำงานต่างจากใน Gmail ที่คุณคุ้นเคยเล็กน้อย เราขอแนะนำให้ทบทวนบทความเหล่านี้ให้ดีเพื่อเลือกนโยบายการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวที่เหมาะสมกับองค์กรที่สุด

• ประเภทข้อมูลที่รองรับ
• การเก็บรักษาทำงานอย่างไร
• จัดการการคงไว้ชั่วคราว

ส่งออกไฟล์ Google ไดรฟ์ตามเวลาของเวอร์ชัน

ห้องนิรภัยจะค้นหาได้เฉพาะไฟล์เวอร์ชันล่าสุดเท่านั้น แต่ตอนนี้คุณสามารถค้นหาข้อมูลตามเวอร์ชันโดยการระบุวันที่เพื่อดูและส่งออกไฟล์ของ Google ในวันที่ดังกล่าวได้แล้ว ประเภทไฟล์ของ Google ส่วนใหญ่รองรับการกำหนดเวอร์ชัน ได้แก่

• เอกสาร
• สไลด์
• ชีต
• วาดเขียน

Google ฟอร์ม, Apps Script และประเภทไฟล์ที่ไม่ได้เป็นของ Google จะไม่รองรับการกำหนดเวอร์ชัน

ใช้ห้องนิรภัยกับ Google Groups

ห้องนิรภัยทำงานร่วมกับ Groups ได้แล้ว ทำให้ค้นหา ส่งออก กำหนดนโยบายการเก็บรักษา และทำการเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีสำหรับเนื้อหาใน Groups ได้

• ดาวน์โหลดผลลัพธ์บางส่วน - ดาวน์โหลดข้อความและไฟล์ที่ห้องนิรภัยเรียกข้อมูลมาจนถึงเวลานั้นได้ และจะมีไฟล์ CSV ที่แสดงรายการบัญชีที่ยังไม่ได้ส่งออก
• ส่งออกต่อไป - ห้องนิรภัยจะดำเนินการต่อจากที่หยุดไว้ โดยรับข้อความและไฟล์เพิ่มเติมต่อไปอีก 24 ชั่วโมง คุณจะส่งออกต่อไปได้ไม่จำกัดจำนวนครั้ง จนกว่าจะเรียกข้อความและไฟล์ที่ตรงกับข้อความค้นหาได้ครบทั้งหมด

หากคุณไม่ดาวน์โหลดผลลัพธ์บางส่วนหรือทำการส่งออกที่หยุดชั่วคราวไว้ต่อไปภายใน 15 วัน ระบบจะลบการส่งออกนั้น

• มอบหมายสิทธิ์การเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีตามหน่วยขององค์กร - คุณจะจำกัดสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยให้สร้างและจัดการการเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีเฉพาะกับผู้ใช้ภายในหน่วยขององค์กรที่กำหนดได้ แทนที่จะดำเนินการกับทั้งโดเมน
• การเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีตามหน่วยขององค์กร - ก่อนหน้านี้คุณจะสร้างการเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีให้กับบัญชีผู้ใช้บางรายหรือทั้งโดเมนได้ แต่ในตอนนี้สามารถสร้างการเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีที่มีผลกับสมาชิกทุกคนในหน่วยขององค์กรที่กำหนดได้แล้ว
• ฟังก์ชันการเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น - ก่อนหน้านี้หากคุณนำบัญชีออกจากการเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีจนหมด ห้องนิรภัยจะใช้การเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีกับบัญชีทั้งหมดในโดเมน แต่ในรุ่นนี้ ระบบจะแจ้งให้ลบการเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีหากคุณพยายามนำบัญชีทั้งหมดออก
• อินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่เพิ่มประสิทธิภาพยิ่งขึ้น - ภาษาและอินเทอร์เฟซสำหรับการเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีมีการปรับปรุงให้คล้ายกับขั้นตอนการเก็บรักษาที่เพิ่งอัปเดตไปก่อนหน้านี้

• กฎการเก็บรักษาจะมีผลกับข้อความที่ถูกลบเท่านั้น - หากคุณเลือกตัวเลือกนี้ กฎจะมีผลเฉพาะกับข้อความที่ผู้ใช้ลบเท่านั้น ตัวเลือกนี้เป็นตัวเลือกเริ่มต้นสำหรับกฎใหม่ และเทียบเท่ากับการเพิ่ม label:^deleted ในกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง
• กฎการเก็บรักษาจะมีผลกับข้อความที่ถูกลบและข้อความในกล่องจดหมายของผู้ใช้ - ถ้าคุณเลือกตัวเลือกนี้ กฎจะมีผลกับข้อความทั้งหมด ยกเว้นข้อความที่ตรงตามกฎที่กำหนดเองหรือการคงไว้ชั่วคราวที่คุณระบุ หากคุณเปิดกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองซึ่งใช้ label:^deleted อยู่ ระบบจะเลือกตัวเลือกนี้ไว้ แต่กฎที่กำหนดเองของคุณจะยังคงมีผลตามการกำหนดค่าดั้งเดิม ลบล้างตัวเลือกนี้ และมีผลเฉพาะกับข้อความที่ถูกลบเท่านั้น

โปรดทราบ: ห้องนิรภัยรวมกับ Gmail อย่างเต็มรูปแบบ และไม่มีที่เก็บถาวรแยกต่างหาก การเลือกตัวเลือกที่ 2 ข้างต้นหมายความว่าคุณต้องการให้กฎมีผลกับข้อความทั้งหมด ไม่ว่าผู้ใช้จะทำเครื่องหมายเพื่อลบข้อความนั้นไว้หรือไม่ก็ตาม ตัวเลือกนี้อาจเสี่ยงต่อการลบข้อความที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นให้เก็บรักษาข้อความเป็นเวลา 365 วัน และเลือกตัวเลือกที่ 2 (เพื่อใช้กับข้อความทั้งหมด) และคุณไม่มีกฎที่กำหนดเองหรือการเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดี ห้องนิรภัยจะลบข้อความทั้งหมดในโดเมนที่เก่ากว่า 1 ปี

การตั้งนโยบายการเก็บรักษาที่เหมาะสมกับองค์กรอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก เราจึงจัดทำบทความนี้ไว้เพื่อช่วยเหลือคุณ โปรดติดต่อทีมสนับสนุนของ G Suite หากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม

ขณะนี้การแสดงตัวอย่างและการส่งออกของห้องนิรภัยจะรวมข้อมูลเพิ่มเติมหลายอย่างเพื่อช่วยให้คุณวิเคราะห์ข้อความได้ดีขึ้น

• การแสดงตัวอย่างข้อความ ขณะนี้คุณดูป้ายกำกับของระบบได้แล้ว ซึ่งจะแสดงสถานะของแต่ละข้อความตามที่เจ้าของข้อความมองเห็น และคุณจะเห็นป้ายกำกับทั้งหมดที่ผู้ใช้นำไปใช้กับข้อความอีกด้วย
• การส่งออกข้อความ ขณะนี้คุณสามารถดูป้ายกำกับทั้งหมดที่ผู้ใช้นำไปใช้กับข้อความได้แล้ว

ขณะนี้ผู้ดูแลระบบ G Suite จะจำกัดการเข้าถึงกรณีตามหน่วยขององค์กรได้แล้ว หากเปิดใช้ฟีเจอร์นี้อยู่ ผู้ใช้ห้องนิรภัยจะแชร์กรณีได้กับสมาชิกในหน่วยขององค์กรที่ระบุและหน่วยย่อยภายในเท่านั้น ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์ของห้องนิรภัย และวิธีการมอบหมายสิทธิ์

ห้องนิรภัยไม่จำกัดจำนวนบัญชีที่คุณใช้ค้นหาข้อความได้อีกต่อไป โปรดทราบว่าคุณอาจพบปัญหาความล่าช้าเมื่อค้นหาและนับจำนวนในโดเมนที่มีบัญชีมากกว่า 50,000 บัญชี

ห้องนิรภัยจะรายงานข้อมูลเพิ่มเติมเมื่อส่งออกข้อความใน Gmail หรือไฟล์ในไดรฟ์ไม่ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายงานข้อผิดพลาด

ห้องนิรภัยสำหรับไดรฟ์

ฟังก์ชันการใช้งานที่ดีเยี่ยมของห้องนิรภัยใช้ได้กับแหล่งข้อมูลอีกแหล่งหนึ่งแล้ว ซึ่งก็คือไดรฟ์นั่นเอง องค์กรของคุณจะสามารถค้นพบเนื้อหาที่มีความสำคัญต่อธุรกิจมากยิ่งขึ้นอีก ห้องนิรภัยสำหรับไดรฟ์เปิดให้บริการแก่ลูกค้าห้องนิรภัยโดยไม่มีค่าใช้จ่าย และใช้กับเนื้อหาในไดรฟ์ที่มีอยู่ในบัญชีผู้ใช้ของคุณได้ ลูกค้า Postini ที่เปลี่ยนมาใช้ห้องนิรภัยก็จะใช้ห้องนิรภัยสำหรับไดรฟ์ได้โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหลังจากที่เปลี่ยนเสร็จสมบูรณ์

เมื่อใช้ห้องนิรภัยสำหรับไดรฟ์ คุณจะดำเนินการกับเนื้อหาทั้งหมดในไดรฟ์ ซึ่งรวมทั้งเอกสารของ Google (เช่น เอกสาร ชีต สไลด์) และไฟล์อื่นๆ ที่เก็บไว้ (เช่น DOCX, PDF และ JPEG) ได้ดังนี้

• ค้นหาไฟล์ที่ต้องการในไดรฟ์ของผู้ใช้
• แสดงตัวอย่างผลการค้นหาในห้องนิรภัยเพื่อให้พบข้อมูลที่ต้องการ
• สร้างสำเนาผลการค้นหาและส่งออกเพื่อใช้ในครั้งถัดไป

การตั้งนโยบายการเก็บรักษา การสร้างการเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดี และการค้นหาเนื้อหาของไดรฟ์ทั่วทั้งโดเมนยังใช้ไม่ได้ในขณะนี้ เริ่มค้นหาไฟล์ใน Google ไดรฟ์

G Suite Business

G Suite Business คือชุดโปรแกรมทำงานที่เพิ่มประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น ซึ่งนอกจากจะมีฟีเจอร์ทั้งหมดเหมือน G Suite Basic แล้ว ยังมีพื้นที่เก็บข้อมูล Google ไดรฟ์แบบไม่จำกัดและ Google ห้องนิรภัยสำหรับทุกคนในองค์กร รวมถึงฟีเจอร์เพิ่มเติมในการดูแลระบบไดรฟ์ การตรวจสอบ และการรายงานด้วย ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ G Suite Business

คุณจะยกเว้นข้อความร่างในการค้นหาและเมื่อสร้างกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวได้ง่ายขึ้น

ขณะนี้คุณจะให้สิทธิ์จัดการการส่งออกและจัดการการค้นหาแก่ผู้ใช้สำหรับทั้งองค์กร หรือเฉพาะหน่วยขององค์กร (OU) ที่ระบุได้ เช่น ให้สิทธิ์จัดการการค้นหาให้กับผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยสำหรับทั้งองค์กร และให้สิทธิ์จัดการการส่งออกแก่ OU หนึ่ง ผู้ดูแลระบบ G Suite ยังคงมีหน้าที่ให้สิทธิ์ในคอนโซลผู้ดูแลระบบเหมือนเดิม

ตัวเลือกในการตั้งหรือแก้ไขระยะเวลาเก็บรักษาจะชัดเจนขึ้น และเราได้เพิ่มการป้องกันเมื่อตั้งระยะเวลาเก็บรักษาเป็นจำนวนวันที่ระบุ

ขณะนี้ผู้ใช้ห้องนิรภัยจะค้นหาข้อมูลภายในหน่วยขององค์กร (OU) ที่ต้องการได้แล้ว นอกเหนือไปจากการค้นหาทั้งโดเมนหรือค้นหาแยกตามบัญชีผู้ใช้ การค้นหาภายใน OU จะช่วยลดจำนวนผลการค้นหาที่ไม่เกี่ยวข้องซึ่งอาจพบในการค้นหาทั้งโดเมน และทำให้ไม่จำเป็นต้องระบุบัญชีเป็นรายๆ ไป เมื่อค้นหาภายในกรณีหนึ่ง ให้เลือกองค์กร แล้วเลือก OU ที่ต้องการค้นหา คุณจะรวมบัญชีในการค้นหาตาม OU ไม่ได้ แต่ยังเลือกระบุช่วงวันที่และข้อความค้นหาหรือไม่ก็ได้

ผู้ดูแลระบบจะเก็บรักษาข้อความระหว่างดำเนินคดีตามที่ต้องการ เช่น จากวันที่หรือคำที่ระบุเพื่อเก็บรักษาในห้องนิรภัยโดยไม่มีกำหนดได้ ระบบจะเก็บเฉพาะข้อความที่ตรงตามพารามิเตอร์ที่ระบุไว้เท่านั้น ก่อนหน้านี้ผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยจะต้องเก็บรักษาบัญชีผู้ใช้ทั้งบัญชีเพื่อรักษาข้อความในบัญชีนั้น และตอนนี้ก็ยังเก็บรักษาทั้งบัญชีได้เหมือนเดิม ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีทั้ง 2 ประเภท

ฟังก์ชันการแสดงตัวอย่างจะช่วยให้ผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยตรวจสอบเนื้อหาซึ่งกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองจะเก็บรักษาไว้เมื่อมีการตั้งค่า ผู้ดูแลระบบไม่จำเป็นต้องป้อนชื่อผู้ใช้อีก เมื่อผู้ดูแลระบบคลิกปุ่มแสดงตัวอย่าง ห้องนิรภัยจะแสดงผลลัพธ์ตามที่ผู้ดูแลระบบเลือกไว้ กล่าวคือ OU ที่ต้องการหรือทั้งโดเมน ก่อนหน้านี้ผู้ดูแลระบบต้องป้อนชื่อผู้ใช้เพื่อแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ของกฎที่กำหนดเอง ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎการเก็บรักษา