Vault の新機能

このページは、Google Vault の機能の追加、強化、修正に伴い更新されます。

2018 年 6 月 26 日: Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドの書き出しに対する一貫したハッシュ値

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドを書き出すときに、Vault でファイルごとに一意のハッシュ値が生成されるようになりました。この新しいハッシュ値を使用することで、ファイルの重複書き出しを排除したり、書き出されたファイルが保管されているソースファイルの完全なコピーであることを確認したりできます。

Vault でハッシュ値が生成される方法は、ファイルを検索した方法によって異なります。

  • 検索に版の日付が含まれている場合は、その日付がハッシュ値の生成に使用されます。
  • 検索にバージョンの日付が含まれていない場合は、最後の更新日が使用されます。

複数の書き出しのハッシュ値を比較する場合は、次の点に注意してください。

  • ファイルの内容が変更されると、そのハッシュ値も変更されます。
  • ユーザーがファイルの内容は変更せずにファイルの共有権限を変更した場合、ハッシュ値は変更されません。
  • ファイルを複数回書き出して、別の版の日付を使用すると、書き出されたファイルの内容が同一であってもハッシュ値は異なります。

ソースハッシュは、ドライブから書き出すときに Vault の XML ファイルに含まれるパラメータの 1 つです。詳しくは、ドライブの書き出しのメタデータについての記事をご覧ください。

2018 年 6 月 21 日: 保持管理機能の追加と Vault 検索の改善

さらに詳細な管理機能が保持ルールに追加されました。

  • ドライブのカスタム保持ルールで、ユーザーがファイルをゴミ箱に移動してから指定した日数が経過した後にファイルを消去する設定ができるようになりました。
  • Hangouts Meet の録画にデフォルトの保持ルールとカスタム保持ルールを設定できるようになりました。これまでは Meet の録画にはドライブの保持ルールが適用されていました。

重要: Meet の保持機能のため、新しい設定ページが Vault に追加されました。このページでは、ドライブにファイルを保存するアプリに対して保持設定を有効にできます。この設定を有効にする前に、Hangouts Meet の保持ルールを作成する必要があります。詳しくは、Hangouts Meet の保持を設定する間のデータ損失を防止する方法についてのページをご覧ください。

Vault でデータを簡単かつ効率的に検索できる新しい機能も追加されました。

  • 1 つの案件で複数の検索をすばやく実行する - メールやグループの検索を開始した後で、[新しいタブで検索] ボタンをクリックして同じ案件で新しい検索ダイアログを開くことができます。最初の検索は、最初のタブで完了します。
  • 検索のステータス - 検索の処理中、Vault に経過時間と入力したクエリ パラメータが表示されます。
  • カウント機能の改善 - クエリを入力して [カウント] ボタンをクリックすると、一致する数と経過時間が Vault に表示されます。また、クエリと一致するメッセージを含むアカウントをリストした CSV ファイルをダウンロードすることもできます。

さらに、Hangouts Chat の書き出しに新しいメタデータ フィールドが追加されました。

  • roomName – チャットルームの名前、またはダイレクト メッセージ(DM)のメンバー アカウントのカンマ区切りのリスト
  • conversationType - チャットルームまたは DM

Hangouts Chat からメッセージを書き出すと、Vault で複数の会話が 1 つの PST ファイルまたは mbox ファイルに統合されるようになりました。これまでは、各会話が別々のファイルに書き出されていました。

2018 年 2 月 28 日: Hangouts Chat の完全サポート
Vault で Hangouts Chat がサポートされるようになりました。ダイレクト メッセージや会話の保持、記録保持(リティゲーション ホールド)、検索、書き出しをチャットルームから直接行うことができるようになりました。Vault と Hangouts Chat についての詳細をご覧ください。

Vault に関するその他のヘルプトピック:

2017 年 9 月 18 日: PST での書き出しをサポート

メール、チャット、Google グループのメッセージを PST ファイルとして書き出せるようになりました。この機能により、PST 形式に対応するサードパーティ製の訴訟サポートツールや Microsoft Outlook でメッセージを確認できるようになります。

2017 年 6 月 12 日: ドライブのメタデータ、タイムゾーンのサポート、チームドライブの保持を改善

ドライブからファイルを書き出す際に、より詳細なメタデータを取得する

ドライブからファイルを書き出すと、ドキュメントと間接的な関係にあるユーザーについての情報がメタデータに含まれます。また、それがどのような関係なのかを判別するためのオプションも提供されます。

詳しくは、ファイルへの間接的な権限を持つユーザーとドライブから書き出す際のオプションについてのページをご覧ください。

検索操作や書き出し操作を行う際にタイムゾーンを選択する

これまで Vault では、すべての検索にグリニッジ標準時(GMT)が使用されていました。そのため、GMT よりも早いタイムゾーンの検索結果にも対応できるように、指定した期間の 1 日前も検索対象に含まれていました。今後は、検索操作と書き出し操作に対してタイムゾーンを選択できるようになりました。データを検索する際にタイムゾーンを指定すると、自動的に日付の変わり目が判別され、結果が表示、書き出されます。

新しいタイムゾーンの設定は、検索操作と書き出し操作にのみ影響します。

重要: 複数のタイムゾーンを利用している組織では、この機能のリリース前とは異なる検索結果が表示される場合があります。詳しくは、タイムゾーンに基づくデータ検索についてのページをご覧ください。

ドメイン内のすべてのチームドライブに対してカスタム保持ルールを作成する

ドメイン内のすべてのチームドライブを対象にカスタム保持ルールを作成できるようになりました。

特定の Google グループに対して保持ルールを設定する

特定の Google グループにカスタム保持ルールを適用できるようになりました。

2017 年 3 月 9 日: Google ドライブ、チームドライブ、Google グループを完全にサポート

Google ドライブ(チームドライブを含む)の完全サポート

Google ドライブ内のファイルに対して、保持ルールの設定や記録保持(リティゲーション ホールド)の適用を行えるようになりました。これにより、Google ドライブが Vault で完全にサポートされるようになりました。

チームドライブに保存されたファイルに対して、検索、書き出し、保持ルールの設定、記録保持の適用を行うこともできるようになりました。

注: ドライブの保持ルールと記録保持は、これまでのメールの保持ルールと記録保持とは機能が若干異なります。以下の記事をご覧のうえ、組織に適した記録保持と保持のポリシーを検討されることをおすすめします。

任意の時点の Google ドライブ ファイルの書き出し

Vault の検索対象は最新版のファイルのみですが、検索条件に版の日付を追加することで、その日付に存在していた Google ファイルを表示し、書き出せるようになりました。版の管理は、以下のように Google のファイル形式の大部分でサポートされています。

  • ドキュメント
  • スライド
  • スプレッドシート
  • 図形描画

なお、Google フォーム、Apps Script、および Google 以外のファイル形式では、版の管理はサポートされていません。

Google グループでの Vault の使用

新たに Google グループでも Vault を利用できるようになりました。これにより、Google グループ内のコンテンツに対して、検索、書き出し、保持ポリシーの設定、記録保持(リティゲーション ホールド)の適用が可能になりました。

2016 年 6 月 30 日: 保持ルールと記録保持を管理するユーザー インターフェースがより直感的に
Vault で保持ルールや記録保持(リティゲーション ホールド)を管理するためのユーザー インターフェースが、より直感的に操作できるようになりました。この変更による現在の保持ルールや記録保持への影響はなく、新しい設定が加えられることもありません。
2016 年 4 月 28 日: 超大容量データの書き出し機能の向上
処理に 24 時間以上かかる非常に容量の大きいデータの書き出しが扱いやすくなりました。以前は、このような書き出しは途中で終了し、ファイルをダウンロードすることもできませんでしたが、今後は開始から 24 時間後に書き出しが自動的に一時停止され、その時点で次の操作を行うことができます。
  • 検索結果の一部をダウンロード - 一時停止した時点までに取得されたメールやファイルをダウンロードできます。また、書き出しされていないアカウントを記載した CSV ファイルも一緒にダウンロードされます。
  • 書き出しを続行 - 一時停止した箇所から書き出しが再開され、さらに 24 時間メールやファイルが取得されます。検索クエリに一致するすべてのメールやファイルが取得されるまで、何度でも書き出しを続行することができます。

一時停止されてから 15 日以内に、結果の一部をダウンロードするか書き出しを再開しなかった場合、その書き出しは削除されます。

2015 年 8 月 12 日: 記録保持の作業に関する変更
Vault 管理者が記録保持を作成、管理する方法を一部強化しました。
  • 組織部門ごとに記録保持権限を割り当て - Vault 管理者による記録保持の作成と管理の対象を、ドメイン全体ではなく、特定の組織部門に制限することができます。
  • 組織部門ごとの記録保持 - 以前は特定のユーザー アカウントまたはドメイン全体を対象に記録保持を作成することになっていましたが、今後は特定の組織部門のメンバー全員を対象とする記録保持を作成できます。
  • 記録保持機能がより直感的に - 以前は、記録保持からすべてのアカウントを削除した場合、ドメイン内のすべてのアカウントに記録保持が適用されていました。今後は、すべてのアカウントを削除しようとすると、記録保持の削除を促すメッセージが表示されます。
  • ユーザー インターフェースを改善 - 記録保持を適用する際の言語とインターフェースが改善され、最近更新された保持の手順と同様になりました。
2015 年 7 月 6 日: 新規保持ルールの設定方法に関する変更
新規保持ルールの設定方法を変更しました。この変更による現在の保持設定への影響はありません。 既存のルールはそのまま保持され、メッセージの削除は元の設定に基づいて行われます。この変更に伴い、新しいルールを設定したり、既存のルールを変更したりする際は、次のいずれかのオプションを選択する必要があります。
  • 削除済みのメッセージにのみ保持ルールを適用する - このオプションを選択すると、ユーザーが削除したメッセージにのみルールが適用されます。これは新規ルールのデフォルトの設定であり、カスタム保持ルールに label:^deleted を追加する場合と同等の設定になります。
  • 削除済みのメッセージとユーザーのメールボックス内のメッセージに保持ルールを適用する - このオプションを選択すると、指定したカスタムルールまたは記録保持に一致するメッセージを除き、すべてのメッセージにルールが適用されます。label:^deleted を使用している既存のカスタム保持ルールを開くと、このオプションが選択されているのがわかります。ただし、カスタムルールは引き続き元の設定に基づいて動作し、この新しいオプションより優先されます。影響があるのは削除済みのメッセージのみです。

注: Vault は Gmail と完全に統合されており、別個のアーカイブはありません。上記の 2 番目のオプションを選択した場合は、ユーザーがメッセージを削除対象としてマークしているかどうかにかかわらず、すべてのメッセージにルールが適用されることになります。そのため、ユーザーが保存しようと思っているメッセージが削除される可能性もあります。たとえば、メッセージを 365 日間保存するように Vault のデフォルトの保持ルールを設定し、2 番目の設定(すべてのメッセージに適用するオプション)を選択した場合、カスタムルールや記録保持を設定していないかぎり、ドメイン内のメッセージは 1 年を過ぎた時点ですべて削除されます

組織のニーズに合った保持ポリシーの設定についての詳細は、こちらの記事でもご確認いただけます。ご不明な点がある場合は G Suite サポートにお問い合わせください。

2015 年 4 月 8 日: ハングアウト チャットの完全サポート

Vault でハングアウト チャットが完全にサポートされるようになりました。履歴をオンにした状態で行われたハングアウトのチャットの保持、記録保持、検索、書き出しを行うことができます。さらに、管理者が履歴のオンとオフを制御できるようになりました。

Vault の完全サポートは、この日付以降に行われるハングアウトが対象となります。この機能が公開される以前に行われたハングアウトについては、次のようになります。

  • オフレコを解除したチャットでのみ検索、書き出し、記録保持が可能です。
  • 保持ポリシーは、ハングアウトのメッセージに正しく適用されません。

 

2014 年 12 月 23 日: メッセージのプレビューおよび書き出し時のシステムラベルとユーザーラベルの表示

Vault のプレビューと書き出しに、メッセージの分析に役立つ情報が追加されるようになりました。

  • メッセージのプレビュー - メッセージの所有者から見た各メッセージのステータスを示すシステムラベルを表示できるようになりました。ユーザーがメッセージに適用したラベルも表示できます。
  • メッセージの書き出し - ユーザーがメッセージに適用したラベルを表示できるようになりました。
2014 年 9 月 29 日: 組織部門単位での案件のコラボレーション

G Suite 管理者は組織部門ごとに、案件へのアクセスを制限できるようになりました。これを有効にすると、Vault ユーザーは指定した組織部門とその下位部門のメンバーとのみ、案件を共有できます。詳しくは、Vault の権限権限を割り当てる方法についてのページをご覧ください。

2014 年 9 月 4 日: 大きなドメインでの検索制限の廃止

Vault で、メールを検索できるアカウント数の制限がなくなりました。ただし、50,000 アカウントを超えるドメインを検索したり、カウントしたりすると、遅延が発生する場合があることにご注意ください。

2014 年 7 月 9 日: エラーレポートの改善

Vault で、Gmail のメールやドライブのファイルを書き出せない場合に、追加情報が報告されるようになりました。詳しくは、エラーレポートについての記事をご覧ください。

2014 年 6 月 25 日: ドライブ向け Vault および G Suite Business

ドライブ向け Vault

Vault の堅牢な機能に、ドライブが新たなデータソースとして組み込まれました。これにより、組織はビジネスにとって重要なより多くのコンテンツを検索できるようになりました。Vault をご利用の場合、ドライブ向け Vault に追加料金はかかりません。ユーザーのアカウントの既存のドライブ コンテンツでご利用いただけます。Postini をご利用で Vault に移行中の場合も、移行が完了すればドライブ向け Vault を追加料金なしでご利用いただけるようになります。

ドライブ向け Vault を使用すると、Google ドキュメント(ドキュメント、スプレッドシート、スライドなど)やその他の保存されているファイル(DOCX、PDF、JPEG など)といったドライブのあらゆるコンテンツを対象に、次の操作を行うことができます。

  • 特定ユーザーのドライブのファイルを検索する。
  • Vault で検索結果をプレビューし、目的のコンテンツであることを確認する。
  • 検索結果のコピーを作成し、次回使用できるようにエクスポートする。

現在のところ、保持ポリシーの設定、記録保持の作成、ドメイン全体でのドライブ コンテンツの検索は行えません。詳しくは、ドライブ内のファイルを検索するをご覧ください。

G Suite Business

G Suite Business は組織向けに機能を強化したオフィス スイートです。G Suite Basic で利用可能なすべての機能に加え、組織のすべてのユーザーを対象にした無制限の Google ドライブ ストレージと Google Vault のほか、ドライブの高度な管理機能、監査機能、レポート機能を備えています。詳しくは、G Suite Business をご覧ください。

組織で「ドメインの部分的ライセンス付与」を使用して、一部のユーザーや組織部門に Vault ライセンスを付与している場合、G Suite Business にアップグレードすると、自動的にすべてのユーザーが Vault を使用できるようになり、現在のデータ保持と削除のポリシーがすべてのユーザーに適用されます。データが誤って失われるのを防ぐために、G Suite Business へのアップグレードについてをご覧ください。
2014 年 6 月 19 日: メールの下書きの除外

検索時のほか、保持ルールや記録保持の作成時に、より簡単にメールの下書きを対象から除外できるようになりました。

2014 年 5 月 30 日: 組織部門単位での Vault 権限の割り当て

書き出しの管理と検索の管理の権限をユーザーに付与する際に、組織全体を対象とすることも、特定の組織部門(OU)のみに限定することもできるようになりました。たとえば、組織全体に対する検索の管理権限と、1 つの OU に対する書き出しの管理権限を Vault 管理者に割り当てることができます。権限はこれまでと同様、G Suite 管理者が管理コンソールで割り当てます。

2014 年 5 月 14 日: 独自の保持期間やデフォルトの保持期間を設定するオプションの改善

保持期間の設定と変更に関するオプションがわかりやすくなりました。また、保持期間の日数を指定する際の安全措置を講じました。

2014 年 5 月 1 日: 組織部門単位の検索

Vault のユーザーは、ドメイン全体の検索やユーザー アカウントでの検索だけでなく、特定の組織部門(OU)内のデータを検索できるようになりました。OU 内の検索機能を利用すると、個別のアカウントを指定する必要がなくなるうえ、ドメイン全体を検索する場合よりも、関連性の低い検索結果の数が減ります。案件の検索を行う際に、[組織] を選択して検索対象の OU を選択します。OU 単位の検索ではアカウントを指定することはできませんが、必要に応じて期間や検索キーワードを指定できます。

2014 年 1 月 21 日: 対象を指定した記録保持(リティゲーション ホールド)

管理者は、日付やキーワードを使って特定のメッセージに記録保持を適用し、Vault で無期限に保持できるようになりました。保持されるのは、指定したパラメータに一致するメッセージのみです。これまで Vault の管理者がユーザー アカウントのメッセージを保持するには、そのアカウント全体に記録保持を適用する必要がありました。アカウント全体への記録保持の適用も引き続き行うことができます。これら 2 つの方法については、記録保持のページをご覧ください。

2013 年 12 月 5 日: カスタム保持ルールのプレビューの改善

Vault の管理者は、カスタム保持ルールを設定した場合に保持されるコンテンツをプレビュー機能で確認できるようになりました。これにより、管理者がユーザー名を入力する必要がなくなりました。[プレビュー] ボタンをクリックすると、選択内容(特定の組織部門またはドメイン全体)に基づいて結果が表示されます。これまでは、管理者がカスタムルールの結果をプレビューするには、ユーザー名を入力する必要がありました。詳しくは、保持ルールについてのページをご覧ください。

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