Novità di Vault

Questa pagina verrà aggiornata man mano che aggiungeremo funzionalità, miglioramenti e correzioni a Google Vault.

7 marzo 2019: supporto per i messaggi in modalità riservata di Gmail e Jamboard

Modalità riservata di Gmail

La modalità riservata di Gmail consente agli utenti di limitare l'accesso ai contenuti sensibili da parte dei destinatari. Questa funzionalità è disponibile per tutti gli account Gmail personali e per i domini G Suite in cui è stata attivata.

Quando un utente invia un messaggio riservato, Gmail sostituisce il corpo del messaggio e gli allegati con un link. Solo l'oggetto e il corpo del messaggio contenente il link vengono inviati tramite SMTP. Ulteriori informazioni su come inviare messaggi con la modalità riservata di Gmail.

Messaggi in modalità riservata inviati da utenti che appartengono al dominio

Se la tua organizzazione attiva la modalità riservata di Gmail, Vault può bloccare, conservare, cercare ed esportare tutti i messaggi in modalità riservata inviati dagli utenti della tua organizzazione.

I messaggi riservati inviati dopo il 30 novembre 2018 sono visibili per Vault nelle caselle di posta di tutti i mittenti e i destinatari interni. I messaggi sono sempre disponibili per Vault, anche quando il mittente imposta una data di scadenza o revoca l'accesso ai messaggi in modalità riservata da parte dei destinatari.

Messaggi in modalità riservata ricevuti dall'esterno del dominio 

Anche quando per il tuo dominio non è attiva la modalità riservata di Gmail, i tuoi utenti potrebbero ricevere messaggi in modalità riservata da altri clienti di G Suite e da account Gmail personali.

I messaggi in modalità riservata inviati da soggetti esterni sono di proprietà dei rispettivi mittenti e non sono visibili per Vault. Puoi bloccare, conservare, cercare ed esportare intestazioni e oggetti di messaggi riservati esterni. Tuttavia, non puoi cercare o esportare contenuti o allegati di messaggi riservati esterni.

Nota: gli amministratori di G Suite possono creare una regola di conformità che impedisca ai messaggi in modalità riservata in arrivo di essere consegnati al dominio.

Utilizzare i messaggi in modalità riservata

Vault supporta i messaggi in modalità riservata nel modo seguente:

  • Vault restituisce i messaggi riservati interni che corrispondo alla query di ricerca. Puoi nascondere i contenuti dei messaggi riservati quando visualizzi l'anteprima ed escludere i contenuti dei messaggi riservati quando stampi o esporti i messaggi.
  • Puoi utilizzare label:confidentialmode per cercare i messaggi riservati. Puoi utilizzare questa etichetta anche per applicare blocchi e regole di conservazione personalizzate specificamente ai messaggi riservati.

Jamboard

Ora Vault supporta in modo completo i file di Jamboard salvati dagli utenti sui propri Drive:

  • I blocchi e le regole di conservazione adesso vengono applicati ai Jam salvati dagli utenti sui propri Drive. I Jam non salvati vengono eliminati al termine della sessione di Jamboard e non sono disponibili per Vault.
  • Puoi cercare, esportare e visualizzare l'anteprima dei Jam. Per cercare specificamente file di Jamboard, utilizza type:jam.
6 novembre 2018: Vault semplifica la valutazione dell'ambito di una ricerca eseguita in Gmail
Ora puoi determinare l'ambito di una query quando cerchi messaggi in Gmail. Dopo aver inserito i termini di ricerca, fai clic su Conteggio per visualizzare il numero di messaggi corrispondenti alla query, insieme al numero di account con messaggi corrispondenti. Puoi anche scaricare un file CSV che contiene i totali dei messaggi corrispondenti alla tua query in base all'account. Ulteriori informazioni sulla valutazione dell'ambito di una query.
26 giugno 2018: valori hash coerenti per le esportazioni di Documenti, Fogli e Presentazioni

Quando esporti Documenti, Fogli e Presentazioni Google, Vault ora genera un valore hash univoco per ogni file. Puoi utilizzare questo nuovo valore hash per deduplicare le esportazioni di file e verificare che il file esportato sia una copia esatta del file di origine del possessore.

La modalità di ricerca del file determina come Vault genera il valore hash:

  • Se la data della versione è inclusa nella ricerca, viene utilizzata per generare il valore hash.
  • La data dell'ultima modifica viene utilizzata quando la ricerca non include una data di versione.

Quando confronti i valori hash delle esportazioni, tieni presente quanto segue:

  • Se i contenuti di un file cambiano, cambia anche il valore hash.
  • Se qualcuno modifica le autorizzazioni di condivisione per un file ma non per i contenuti, il valore hash non cambia.
  • Se esporti un file più volte e utilizzi date di versione diverse, i valori hash saranno diversi anche se i contenuti del file sono identici tra le esportazioni.

L'hash di origine è uno dei parametri inclusi nel file XML di Vault quando esegui un'esportazione da Drive. Ulteriori informazioni sui metadati di esportazione di Drive.

21 giugno 2018: controlli di conservazione aggiuntivi e miglioramenti della ricerca di Vault

Abbiamo aggiunto controlli più dettagliati alle regole di conservazione:

  • Puoi impostare regole di conservazione personalizzate di Drive che eliminano definitivamente i file un numero specifico di giorni dopo che gli utenti li hanno spostati nel cestino.
  • Puoi impostare regole di conservazione predefinite e personalizzate per le registrazioni di Hangouts Meet. In precedenza, le registrazioni di Meet erano soggette alle regole di conservazione di Drive applicabili.

Importante: la funzione di conservazione di Meet aggiunge una nuova pagina di impostazioni in Vault in cui puoi attivare la conservazione per le applicazioni che archiviano i file in Drive. Prima di attivare questa impostazione devi creare regole di conservazione per Hangouts Meet. Ulteriori informazioni su come evitare la perdita di dati durante la configurazione della conservazione per Hangouts Meet.

Abbiamo inoltre aggiunto nuove funzioni che rendono più semplice ed efficiente la ricerca di dati in Vault:

  • Esegui rapidamente più ricerche in una pratica: dopo aver avviato una ricerca in Gmail o su Gruppi, puoi fare clic sul pulsante Esegui la ricerca in una nuova scheda per aprire una nuova finestra di ricerca per la stessa pratica. La ricerca iniziale verrà completata nella prima scheda.
  • Stato ricerca: mentre è in corso una ricerca, Vault visualizza il tempo trascorso e i parametri della query che hai inserito.
  • Funzionalità di conteggio migliorata: quando inserisci una query e fai clic sul pulsante Conteggio, Vault visualizza il numero di corrispondenze e il tempo trascorso. Puoi anche scaricare un file CSV che elenca gli account contenenti i messaggi che corrispondono alla query.

Inoltre, abbiamo aggiunto nuovi campi di metadati alle esportazioni di Hangouts Chat:

  • roomName: il nome della stanza virtuale o un elenco di account separati da virgole che partecipano a un messaggio diretto
  • conversationType: stanza virtuale o messaggio diretto

Quando esporti messaggi da Hangouts Chat, Vault ora unisce più conversazioni in un singolo file PST o mbox. In precedenza, ogni conversazione veniva esportata in un file separato.

28 febbraio 2018: supporto completo per Hangouts Chat
Ora Vault supporta Hangouts Chat. Puoi conservare, bloccare, cercare ed esportare messaggi diretti e conversazioni da stanze virtuali. Ulteriori informazioni su Vault e Hangouts Chat. 

Ulteriori argomenti della Guida di Vault:

18 settembre 2017: supporto per le esportazioni in formato PST

Ora puoi esportare i messaggi di Gmail, di chat e di Gruppi come file PST. Questa funzionalità ti consente di esaminare i messaggi in Microsoft Outlook e negli strumenti di supporto per contenziosi di terze parti che supportano questo formato.

12 giugno 2017: ottimizzazione dei metadati di Drive, supporto per i fusi orari e conservazione dei dati dei Drive condivisi

Metadati più dettagliati durante l'esportazione di file da Drive

Durante l'esportazione di file da Drive, i metadati includono informazioni circa gli utenti collegati al documento tramite relazione indiretta. In più, Vault offre la possibilità di stabilire il tipo di relazione.

Ulteriori informazioni sul funzionamento dell'esportazione in Vault per gli utenti con accesso indiretto ai file e sulle opzioni di esportazione da Drive.

Selezionare un fuso orario durante le operazioni di ricerca ed esportazione

Mentre prima in Vault veniva applicato il fuso orario GMT (Greenwich Mean Time, Tempo medio di Greenwich) a tutte le ricerche, con l'aggiunta di un giorno per includere i risultati delle aree geografiche con fusi orari precedenti, ora viene fornito il supporto per la selezione del fuso orario durante le operazioni di ricerca ed esportazione. Quando cerchi dati puoi specificare un fuso orario, che Vault utilizzerà per determinare l'arco temporale di visualizzazione ed esportazione dei risultati.

La nuova impostazione relativa al fuso orario interessa soltanto le operazioni di ricerca ed esportazione.

Importante: le organizzazioni che hanno sede in zone con diversi fusi orari possono ricavare risultati di ricerca diversi rispetto a quelli restituiti prima del rilascio di questa funzione. Ulteriori informazioni sulla ricerca di dati basata sui fusi orari

Creare regole di conservazione personalizzate per tutti i Drive condivisi del dominio

Ora hai la possibilità di creare regole di conservazione personalizzate applicabili a tutti i Drive condivisi del tuo dominio. 

Impostare regole di conservazione per gruppi Google specifici

Ora puoi applicare regole di conservazione personalizzate a gruppi Google specifici. 

9 marzo 2017: supporto completo per Google Drive, per i Drive condivisi e per Google Gruppi

Supporto completo per Google Drive, inclusi i Drive condivisi

Ora puoi impostare regole di conservazione e applicare blocchi per controversie legali su file di Google Drive, che diventa così un'applicazione completamente supportata in Vault.

Puoi anche eseguire ricerche, esportare, impostare regole di conservazione e imporre blocchi per controversie legali su file archiviati nei Drive condivisi. 

Nota: in Drive, le regole di conservazione e i blocchi funzionano in modo leggermente diverso rispetto a quanto accade per Gmail, di cui ormai conosci bene le regole. Per valutare quali siano i criteri di conservazione e blocco più adatti per la tua organizzazione, ti consigliamo di leggere questi articoli:

Esportare una versione specifica dei file di Google Drive

Vault cerca solo la versione più recente di un file. Tuttavia, ora puoi aggiungere la data della versione alla ricerca per visualizzare ed esportare i file di Google che risalgono a quella data precisa. Il controllo delle versioni è supportato nella maggior parte dei tipi di file Google:

  • Documenti
  • Presentazioni
  • Fogli
  • Disegni

Il controllo delle versioni non è supportato in Moduli Google, Apps Script o nei tipi di file non Google.

Utilizzare Vault per Google Gruppi

Ora Vault funziona con Gruppi, il che significa che puoi eseguire ricerche, esportare e impostare criteri di conservazione, nonché applicare blocchi per controversie legali sui contenuti di Gruppi.

30 giugno 2016: un'interfaccia utente più intuitiva per le regole di conservazione e i blocchi per controversie legali
L'interfaccia utente di Vault è stata aggiornata in modo da rendere più intuitiva la gestione delle regole di conservazione e dei blocchi per controversie legali. La modifica non interessa le tue attuali impostazioni relative alle regole di conservazione e ai blocchi per controversie legali e non aggiunge nuove impostazioni.
28 aprile 2016: migliorato il supporto per esportazioni di grandi dimensioni
Vault rende ora più semplice la gestione di esportazioni molto grandi la cui elaborazione richiede più di 24 ore. In precedenza, queste esportazioni venivano interrotte, non lasciando nessun'altra opzione per scaricare i file. Le esportazioni di Vault vengono ora sospese dopo 24 ore, momento in cui puoi:
  • Scaricare risultati parziali: i messaggi e i file recuperati da Vault fino a quel momento sono disponibili per il download. Viene inoltre incluso un file CSV in cui sono elencati gli account non ancora esportati.
  • Continuare un'esportazione: Vault riprende da dove si era interrotto, recuperando i messaggi e i file aggiuntivi per altre 24 ore. Puoi continuare un'esportazione il numero di volte necessario per recuperare tutti i messaggi e i file che corrispondono alla tua query di ricerca.

Se non scarichi i risultati parziali o non riprendi un'esportazione sospesa prima che siano trascorsi 15 giorni, l'esportazione viene eliminata.

12 agosto 2015: modifiche al funzionamento dei blocchi
Stiamo apportando diverse migliorie al modo in cui gli amministratori di Vault possono creare e gestire i blocchi:
  • Assegnazione di privilegi di blocco in base alle unità organizzative: è possibile limitare gli amministratori di Vault alla creazione e alla gestione di blocchi per utenti di specifiche unità organizzative anziché di un intero dominio.
  • Blocchi basati sulle unità organizzative: in passato potevi creare blocchi per account utente specifici o per un intero dominio. Ora puoi creare blocchi che si applicano a tutti i membri di una specifica unità organizzativa.
  • Funzionalità di blocco più intuitiva: se in passato avessi rimosso tutti gli account da un blocco, Vault avrebbe applicato il blocco a tutti gli account del dominio. Adesso, se tenti di rimuovere tutti gli account, ti viene richiesto di eliminare un blocco.
  • Interfaccia utente migliorata: il linguaggio e l'interfaccia di applicazione dei blocchi sono stati migliorati e ora sono simili al flusso di conservazione, recentemente aggiornato.
6 luglio 2015: modifica della modalità di configurazione delle nuove regole di conservazione
È cambiata la modalità di impostazione delle nuove regole di conservazione. La modifica non influisce sulle tue attuali impostazioni di conservazione. La conservazione e l'eliminazione dei messaggi continueranno a seguire le regole esistenti secondo la configurazione originale. In virtù di questo cambiamento, dovrai selezionare una delle seguenti opzioni quando imposti una nuova regola o quando ne modifichi una esistente:
  • Questa regola si applica solo ai messaggi eliminati: se selezioni questa opzione, la regola riguarderà solo messaggi eliminati dagli utenti. Si tratta dell'opzione predefinita per le nuove regole ed equivale ad aggiungere label:^deleted a una regola di conservazione personalizzata.
  • Questa regola si applica ai messaggi eliminati e ai messaggi nelle caselle di posta degli utenti: se selezioni questa opzione, la regola interesserà tutti i messaggi tranne quelli che soddisfano eventuali regole personalizzate o blocchi impostati da te. Se apri una regola di conservazione personalizzata già esistente che utilizza label:^deleted, l'opzione appare selezionata. Tuttavia, la regola personalizzata continuerà a essere applicata secondo la tua configurazione originale e a prevalere sull'opzione. Inoltre, saranno interessati solo i messaggi eliminati.

Ricorda: Vault si integra completamente con Gmail e non esiste un archivio separato. Se scegli la seconda delle opzioni indicate sopra, la regola si applicherà a tutti i messaggi, indipendentemente dal fatto che gli utenti li abbiano contrassegnati o meno per l'eliminazione. L'opzione potrebbe comportare l'eliminazione di messaggi che gli utenti intendevano conservare. Ad esempio, se imposti una regola di conservazione predefinita per conservare tutti i messaggi per 365 giorni e scegli la seconda opzione (di applicarla a tutti i messaggi), in assenza di regole o conservazioni personalizzate, Vault eliminerà tutti i messaggi del dominio con data anteriore a un anno fa.

Configurare criteri di conservazione adeguati alle esigenze della tua organizzazione può essere complicato, perciò abbiamo pubblicato questo articolo che ti invitiamo a leggere. Per ricevere ulteriore supporto, contatta l'assistenza di G Suite.

8 aprile 2015: supporto completo per le chat di Hangouts

Vault ora supporta completamente le chat di Hangouts. È possibile conservare, bloccare, cercare ed esportare le chat in Hangouts se la cronologia è attivata. Inoltre, ora gli amministratori possono controllare se la cronologia è attivata o meno.

Il supporto completo di Vault è disponibile solo per gli Hangout avviati in seguito alla data indicata in precedenza. Per gli Hangout avvenuti prima del lancio di questa funzione:

  • È possibile cercare, esportare e bloccare solo le chat salvate nel registro.
  • I criteri di conservazione non vengono applicati correttamente ai messaggi di Hangouts.

 

23 dicembre 2014: le etichette utente e di sistema vengono incluse nell'anteprima e nell'esportazione del messaggio

Le anteprime e le esportazioni di Vault ora includono molte altre informazioni per aiutarti ad analizzare i messaggi:

  • Anteprime dei messaggi: ora puoi visualizzare le etichette di sistema che mostrano lo stato di ciascun messaggio dal punto di vista del relativo proprietario. È anche possibile visualizzare le etichette applicate al messaggio da parte dell'utente.
  • Esportazioni dei messaggi: ora puoi visualizzare le etichette applicate al messaggio da parte dell'utente.
29 settembre 2014: collaborazione sulle pratiche in base all'unità organizzativa

L'amministratore di G Suite ora può limitare l'accesso alle pratiche in base all'unità organizzativa. In questo caso, l'utente di Vault può condividere le pratiche solo con i membri delle unità organizzative specificate e delle relative unità secondarie. Ulteriori informazioni sui privilegi di Vault e sulla loro assegnazione.

4 settembre 2014: nessun limite per le ricerche in domini di grandi dimensioni

Vault non limita più il numero di account per i quali è possibile eseguire la ricerca nei messaggi. Tieni presente che potrebbero verificarsi ritardi per il conteggio e la ricerca nei domini con oltre 50.000 account.

9 luglio 2014: miglioramenti ai rapporti degli errori

Ora Vault fornisce ulteriori informazioni quando le email in Gmail o i file su Drive non sono disponibili per l'esportazione. Ulteriori informazioni sui rapporti di errore.

25 giugno 2014: Vault per Drive e G Suite Business

Vault per Drive

Per fare in modo che la tua organizzazione possa trovare ancora più contenuti importanti per le attività aziendali, alle efficaci funzionalità di Vault è stata ora aggiunta un'altra origine dati: Drive. Vault per Drive non ha alcun costo aggiuntivo per i clienti di Vault e funziona con i contenuti esistenti di Drive negli account utente. Anche i clienti di Postini che migrano a Vault potranno utilizzare Vault per Drive senza alcun costo aggiuntivo una volta completata la transizione.

Ecco cosa puoi fare con i contenuti di Drive, compresi i documenti Google (come quelli di Documenti, Fogli e Presentazioni) e altri file archiviati (come DOCX, PDF e JPEG), se disponi di Vault per Drive:

  • Cercare file di Drive di utenti specifici.
  • Visualizzare un'anteprima dei risultati di ricerca in Vault, per assicurarti di aver trovato proprio quello di cui hai bisogno.
  • Creare copie dei risultati di ricerca ed esportarle per utilizzo futuro.

L'impostazione di criteri di conservazione dei dati, la creazione di blocchi e le ricerche a livello di dominio per i contenuti di Drive non sono attualmente disponibili. Inizia a cercare file su Google Drive.

G Suite Business

G Suite Business è la suite per l'ufficio ottimizzata che, oltre a tutte le funzioni e le caratteristiche disponibili in G Suite Basic, offre spazio di archiviazione Google Drive illimitato e Google Vault per tutti gli utenti dell'organizzazione, più le funzioni aggiuntive di amministrazione, controllo e generazione di rapporti di Drive. Ulteriori informazioni su G Suite Business.

Se la tua organizzazione utilizza l'assegnazione di licenze per una parte del dominio ed esegue l'upgrade a G Suite Business, Vault diventa automaticamente disponibile per tutti gli utenti. Tutti gli utenti saranno soggetti ai criteri attuali di conservazione ed eliminazione dei dati. Per evitare la perdita accidentale di dati, ti invitiamo a leggere l'articolo Informazioni sull'upgrade a G Suite Business.
19 giugno 2014: esclusione delle bozze email in Gmail

Quando esegui ricerche o crei regole di conservazione e conservazioni, puoi escludere più facilmente le bozze di email.

30 maggio 2014: assegnazione di privilegi Vault in base alle unità organizzative

I privilegi Gestione delle esportazioni e Gestione delle ricerche ora possono essere concessi a un utente per un'intera organizzazione o per specifiche unità organizzative (UO). Ad esempio, puoi assegnare a un amministratore di Vault il privilegio Gestione delle ricerche per l'intera organizzazione e il privilegio Gestione delle esportazioni per una sola UO. I privilegi vengono comunque assegnati dall'amministratore di G Suite nella Console di amministrazione.

14 maggio 2014: opzioni migliorate per la configurazione di periodi di conservazione personalizzati e predefiniti

Le opzioni per la configurazione o la modifica dei periodi di conservazione ora sono più chiare; inoltre abbiamo aggiunto dei controlli di sicurezza se un periodo di conservazione viene impostato per un numero specifico di giorni.

1° maggio 2014: ricerca basata sulle unità organizzative

Gli utenti di Vault ora possono cercare dati all'interno di una specifica unità organizzativa (UO), oltre che nell'intero dominio o per singoli account utente. Cercare all'interno di una UO riduce il numero di risultati di ricerca non pertinenti che potrebbero essere restituiti con una ricerca a livello di dominio ed elimina la necessità di specificare singoli account. Quando esegui una ricerca all'interno di una pratica, seleziona Organizzazione, quindi scegli l'unità organizzativa in cui vuoi effettuare la ricerca. Gli account non possono essere inclusi nella ricerca basata sulla UO, ma puoi comunque scegliere di specificare dei termini di ricerca e un intervallo di date.

21 gennaio 2014: specifici blocchi per controversie legali

Gli amministratori possono ora bloccare indefinitamente in Vault messaggi specifici, ad esempio tutti quelli successivi a una determinata data o contenenti termini specifici. Solo i messaggi che soddisfano i parametri specificati vengono conservati. In passato, gli amministratori di Vault dovevano applicare il blocco a tutto l'account utente per preservarne i messaggi. Questa operazione è ancora possibile.  Ulteriori informazioni sulle due tipologie di blocco.

5 dicembre 2013: anteprima migliorata per le regole di conservazione personalizzate

La funzione di anteprima consente agli amministratori di Vault di esaminare i contenuti che verranno conservati mediante una regola di conservazione personalizzata non appena questa viene impostata. Gli amministratori non sono più tenuti a inserire un nome utente. Quando gli amministratori fanno clic sul pulsante Anteprima, in Vault vengono mostrati risultati basati su ciò che l'amministratore ha selezionato, ovvero una UO specifica o l'intero dominio. In passato, gli amministratori dovevano inserire un nome utente per poter visualizzare l'anteprima dei risultati di una regola personalizzata. Ulteriori informazioni sulle regole di conservazione.

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