Nouveautés de Vault

Cette page est mise à jour à mesure que nous apportons de nouvelles fonctionnalités, des améliorations et des correctifs à Google Vault.

7 mars 2019 : compatibilité avec Jamboard et les messages en mode confidentiel de Gmail

Mode confidentiel de Gmail

Le mode confidentiel de Gmail permet aux utilisateurs de limiter l'accès des destinataires au contenu des e-mails sensibles. Cette fonctionnalité est disponible pour tous les comptes Gmail personnels et pour les domaines G Suite l'ayant activée.

Lorsqu'un utilisateur envoie un message confidentiel, Gmail remplace le corps du message et les pièces jointes par un lien. Seuls l'objet et le corps du message contenant le lien sont envoyés via le service relais SMTP. En savoir plus sur l'envoi de messages en mode confidentiel de Gmail

Messages en mode confidentiel envoyés par les utilisateurs de votre domaine

Si votre organisation active le mode confidentiel de Gmail, Vault peut conserver, archiver, rechercher et exporter tous les messages en mode confidentiel envoyés par les utilisateurs de votre organisation.

Les messages confidentiels envoyés après le 30 novembre 2018 sont visibles par Vault dans les boîtes aux lettres de tous les expéditeurs et destinataires internes. Les messages sont toujours disponibles pour Vault, même lorsque l'expéditeur définit une date d'expiration ou révoque l'accès des destinataires aux messages en mode confidentiel.

Messages en mode confidentiel en provenance d'autres domaines 

Même si le mode confidentiel de Gmail n'est pas activé pour votre domaine, vos utilisateurs peuvent recevoir des messages confidentiels de la part d'autres clients G Suite et de comptes Gmail personnels.

Les messages confidentiels envoyés par des tiers externes sont la propriété de leurs expéditeurs et ne sont pas visibles par Vault. Vous pouvez conserver, archiver, rechercher et exporter les en-têtes et les objets des messages confidentiels externes. Cependant, vous ne pouvez pas en rechercher ni en exporter le contenu ou les pièces jointes.

Remarque : Les administrateurs G Suite peuvent créer une règle de conformité empêchant la distribution des messages entrants confidentiels à votre domaine.

Utiliser les messages en mode confidentiel

Vault gère les messages en mode confidentiel de la manière suivante :

  • Vault affiche les messages confidentiels internes correspondant à votre requête de recherche. Vous avez la possibilité de masquer le contenu du message confidentiel lorsque vous affichez l'aperçu et d'exclure son contenu lorsque vous imprimez ou exportez des messages.
  • Vous pouvez rechercher des messages confidentiels à l'aide du libellé label:confidentialmode. Ce dernier vous permet également de leur appliquer des procédures de préservation à titre conservatoire et des règles de conservation personnalisées.

Jamboard

Vault est désormais entièrement compatible avec les fichiers Jamboard que les utilisateurs ont enregistrés dans leurs Drive :

  • Les règles de conservation et les procédures de préservation de données à titre conservatoire s'appliquent désormais aux jams que les utilisateurs ont enregistrés dans Drive. Les jams non enregistrés sont supprimés à la fin de la session Jamboard et ne sont pas disponibles dans Vault.
  • Vous pouvez rechercher, prévisualiser et exporter des jams. Recherchez spécifiquement des fichiers Jamboard à l'aide du libellé type:jam.
6 novembre 2018 : Vault facilite l'évaluation de la portée des recherches de Gmail
Vous pouvez maintenant évaluer la portée d'une recherche de messages dans Gmail. Après avoir saisi les termes de recherche, cliquez sur Nombre pour afficher le nombre de messages correspondant à votre requête, ainsi que le nombre de comptes contenant ces messages. Vous pouvez également télécharger un fichier CSV comprenant le nombre total des messages par compte pour votre requête. En savoir plus sur l'évaluation de la portée d'une requête
26 juin 2018 : valeurs de hachage constantes pour les exportations de fichiers Docs, Sheets et Slides

Lorsque vous exportez des documents Google Docs, Sheets et Slides, Vault génère désormais une valeur de hachage unique pour chaque fichier. Vous pouvez utiliser cette nouvelle valeur de hachage pour dédupliquer les exportations de fichiers et vérifier que le fichier exporté est une copie exacte du fichier source du dépositaire.

La façon dont vous recherchez un fichier contrôle la manière dont Vault génère la valeur de hachage :

  • Si votre recherche inclut une date de version, celle-ci est utilisée pour la génération de la valeur de hachage.
  • La date de dernière modification est utilisée lorsque la recherche n'inclut pas de date de version.

Gardez les points ci-après à l'esprit lorsque vous comparez les valeurs de hachage des exportations :

  • Si le contenu d'un fichier est modifié, sa valeur de hachage l'est également.
  • Si une personne modifie les autorisations de partage d'un fichier, mais pas son contenu, la valeur de hachage ne change pas.
  • Si vous exportez un fichier plusieurs fois et utilisez des dates de version différentes, les valeurs de hachage diffèrent même si le contenu du fichier est identique lors de chaque exportation.

Le hachage source est l'un des paramètres inclus dans le fichier XML de Vault lorsque vous effectuez une exportation depuis Drive. En savoir plus sur les métadonnées associées aux exportations Drive

21 juin 2018 : contrôles supplémentaires relatifs à la conservation et améliorations de la recherche dans Vault

Nous avons ajouté des contrôles plus précis en matière de règles de conservation :

  • Vous pouvez définir pour Drive des règles de conservation personnalisées qui effacent les fichiers un certain nombre de jours après que les utilisateurs les ont placés dans la corbeille.
  • Vous pouvez définir des règles de conservation par défaut et personnalisées pour les enregistrements Hangouts Meet. Les enregistrements Meet étaient auparavant soumis aux règles de conservation applicables pour Drive.

Important : La fonction de conservation pour Meet ajoute une nouvelle page de paramètres dans Vault. Celle-ci vous permet d'activer la conservation pour les applications qui stockent des fichiers dans Drive. Vous devez créer des règles de conservation pour Hangouts Meet avant d'activer ce paramètre. En savoir plus sur la procédure permettant d'éviter la perte de données lors de la configuration de la conservation pour Hangouts Meet

Nous avons également ajouté des fonctionnalités permettant de rechercher des données de manière plus simple et efficace dans Vault :

  • Effectuez rapidement des recherches multiples dans un litige : après avoir démarré une recherche dans Gmail ou Groupes, vous pouvez cliquer sur le bouton Rechercher dans un nouvel onglet pour ouvrir une nouvelle boîte de dialogue de recherche dans le même litige. Votre recherche initiale s'effectue dans le premier onglet.
  • État de la recherche : lorsqu'une recherche est en cours, Vault indique le temps écoulé et les paramètres de requête que vous avez saisis.
  • Fonctionnalité de comptage améliorée : lorsque vous saisissez une requête et cliquez sur le bouton Comptage, Vault indique le nombre de correspondances et le temps écoulé. Vous pouvez également télécharger un fichier CSV contenant le détail des comptes associés à des messages correspondant à votre requête.

De plus, nous avons ajouté de nouveaux champs de métadonnées aux exportations Hangouts Chat :

  • roomName : nom du salon ou liste d'éléments séparés par une virgule indiquant les comptes qui ont participé à une conversation en message privé (MP).
  • conversationType : salon ou message privé

Lorsque vous exportez des messages depuis Hangouts Chat, Vault combine désormais plusieurs conversations dans un seul fichier PST ou mbox. Auparavant, chaque conversation était exportée dans un fichier séparé.

28 février 2018 : compatibilité complète avec Hangouts Chat
Vault est désormais compatible avec Hangouts Chat. Vous pouvez archiver, conserver, rechercher et exporter des messages privés et des conversations depuis les salons. En savoir plus sur Vault et Hangouts Chat 

Pour en savoir plus sur Vault :

18 septembre 2017 : compatibilité avec les exportations au format PST

Vous pouvez désormais exporter les messages Gmail, les messages de chat et les messages de groupe sous forme de fichiers PST. Cette fonctionnalité vous permet de consulter les messages dans Microsoft Outlook ou dans les outils d'assistance aux litiges compatibles avec ce format.

12 juin 2017 : amélioration des métadonnées Drive, de la gestion des fuseaux horaires et de la conservation des données des Drive partagés

Obtenir des métadonnées plus détaillées pour les fichiers exportés à partir de Drive

Lorsque vous exportez des fichiers à partir de Drive, les métadonnées comprennent des informations sur les utilisateurs ayant une relation indirecte avec le document. De plus, Vault vous permet de déterminer la nature de cette relation.

En savoir plus sur les utilisateurs disposant d'un accès indirect aux fichiers et sur les options d'exportation à partir de Drive

Sélectionner un fuseau horaire pendant les opérations de recherche et d'exportation

Auparavant, Vault utilisait le fuseau horaire GMT (heure du méridien de Greenwich) pour toutes les recherches, et ajoutait un jour pour inclure les résultats des fuseaux horaires antérieurs. Vault permet désormais de sélectionner un fuseau horaire pour les opérations de recherche et d'exportation. Lors de la recherche de données, vous pouvez spécifier un fuseau horaire. Vault détermine ensuite les limites des dates pour l'affichage et l'exportation de résultats.

Le nouveau fuseau horaire n'affecte que les opérations de recherche et d'exportation.

Important : Les organisations réparties sur plusieurs fuseaux horaires peuvent obtenir des résultats de recherche différents de ceux qu'ils obtenaient avant la publication de cette fonctionnalité. En savoir plus sur la recherche de données basée sur les fuseaux horaires 

Créer des règles de conservation personnalisées pour tous les Drive partagés de votre domaine

Vous pouvez désormais créer des règles de conservation personnalisées couvrant tous les Drive partagés de votre domaine. 

Définir les règles de conservation associées à certains groupes Google

Vous pouvez désormais appliquer des règles de conservation personnalisées à des groupes Google spécifiques. 

9 mars 2017 : compatibilité totale avec Google Drive, les Drive partagés et Google Groupes

Compatibilité totale avec Google Drive, Drive partagés inclus

Vous pouvez maintenant définir des règles de conservation et des procédures de préservation de données à titre conservatoire dans Google Drive, désormais compatible avec Vault.

Vous avez également la possibilité d'effectuer des recherches dans les fichiers stockés dans les Drive partagés, de les exporter et de leur appliquer des règles de conservation ou des procédures de préservation de données à titre conservatoire. 

Remarque : Les règles de conservation et les procédures de préservation dans Drive ne fonctionnent pas tout à fait de la même manière que dans Gmail. Nous vous recommandons de lire ces articles pour savoir quelles sont les règles et procédures les mieux adaptées à votre organisation :

Exporter des versions de fichiers Google Drive précises

Vault recherche uniquement la dernière version d'un fichier. Toutefois, vous pouvez maintenant rechercher une date de version précise afin de consulter et d'exporter la version correspondante du fichier Google. La gestion des versions est compatible avec la plupart des types de fichiers Google :

  • Docs
  • Slides
  • Sheets
  • Drawings

L'historique des versions n'est pas pris en charge dans Google Forms, Apps Script, ni aucun type de fichiers tiers.

Utiliser Vault avec Google Groupes

Vault étant désormais compatible avec Google Groupes, vous pouvez définir, exporter et rechercher des règles de conservation, ainsi que définir des procédures de préservation de données à titre conservatoire pour le contenu Google Groupes.

30 juin 2016 : interface utilisateur plus intuitive pour la conservation et la préservation des données
L'interface utilisateur de Vault a été modifiée de sorte que la gestion des règles de conservation et de la préservation des données à titre conservatoire soit plus intuitive. Cette modification n'a aucune incidence sur vos règles de conservation ni sur vos préservations de données actuelles. Aucun nouveau paramètre n'est par ailleurs ajouté.
28 avril 2016 : amélioration du fonctionnement des exportations très volumineuses
Vault facilite désormais la gestion d'exportations très volumineuses prenant plus de 24 heures. Auparavant, ce type d'exportations s'achevait sans qu'il soit possible de télécharger de fichiers. Désormais, les exportations Vault s'interrompent au bout de 24 heures pour vous donner les possibilités suivantes :
  • Télécharger les résultats partiels : les messages et les fichiers que Vault a récupérés jusqu'à présent peuvent être téléchargés. Si vous choisissez cette option, un fichier CSV contenant tous les comptes qui n'ont pas encore été exportés est également fourni.
  • Continuer l'exportation : Vault reprend le processus là où il s'était interrompu et continue la récupération des messages et des fichiers pendant une nouvelle période de 24 heures. Vous pouvez choisir cette option autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que vous ayez récupéré tous les messages et tous les fichiers correspondant à votre requête de recherche.

Si vous ne téléchargez pas les résultats partiels ou que vous ne reprenez pas une exportation qui a été interrompue dans les 15 jours, l'exportation est annulée.

12 août 2015 : modification du fonctionnement des procédures de préservation de données à titre conservatoire
Nous avons procédé à quelques améliorations quant aux méthodes de création et de gestion des procédures de préservation de données par l'administrateur Vault :
  • Attribution de droits de préservation de données en fonction d'unités organisationnelles : les administrateurs Vault peuvent être uniquement autorisés à créer et à gérer des procédures de préservation pour les utilisateurs d'une unité organisationnelle donnée, au lieu du domaine dans son ensemble.
  • Procédures de préservation basées sur des unités organisationnelles : auparavant, vous pouviez créer des procédures de préservation pour des comptes utilisateur spécifiques ou pour un domaine complet. Vous pouvez désormais créer des procédures de préservation qui s'appliquent à tous les membres d'une unité organisationnelle spécifique.
  • Procédure de préservation plus intuitive : auparavant, si vous supprimiez tous les comptes rattachés à une procédure de préservation, cette dernière était appliquée automatiquement à tous les comptes du domaine. Désormais, il vous est demandé de supprimer la procédure de préservation si vous tentez de supprimer tous les comptes.
  • Amélioration de l'interface utilisateur : les formulations et l'interface d'application des procédures de préservation ont été améliorées et sont désormais plus proches du processus de conservation récemment mis à jour.
6 juillet 2015 : modification de la procédure de définition des règles de conservation
La procédure de définition des règles de conservation a changé. Vos paramètres de conservation actuels ne sont pas affectés par ce changement. Les messages continuent d'être conservés ou supprimés conformément aux paramètres d'origine des règles existantes. En revanche, lors de la configuration d'une nouvelle règle ou de la modification d'une règle existante, vous êtes désormais invité à sélectionner l'une des options suivantes :
  • Cette règle s'applique uniquement aux messages supprimés : si vous sélectionnez cette option, seuls les messages ayant été supprimés par les utilisateurs sont concernés par la règle. Il s'agit de l'option par défaut pour les nouvelles règles. Elle équivaut à l'ajout de label:^deleted à une règle de conservation personnalisée.
  • Cette règle s'applique aux messages supprimés et aux messages contenus dans les boîtes aux lettres des utilisateurs : si vous sélectionnez cette option, la règle s'applique à tous les messages, à l'exception de ceux qui correspondent à une règle personnalisée ou à une procédure de préservation à titre conservatoire que vous avez définie. Si vous ouvrez une règle de conservation personnalisée existante ayant l'attribut label:^deleted, cette option sera sélectionnée. Toutefois, votre règle personnalisée continuera à fonctionner selon votre configuration d'origine, sans tenir compte de l'option, et seuls les messages supprimés seront affectés.

Rappel : Vault est entièrement intégré à Gmail et ne crée pas d'archives séparées. Si vous choisissez la seconde option ci-dessus, la règle s'appliquera à tous les messages, que les utilisateurs aient demandé la suppression de ces derniers ou non. Elle pourra entraîner la suppression de messages que vos utilisateurs souhaitent conserver. Par exemple, si vous définissez une règle par défaut visant à conserver les messages pendant 365 jours, que vous sélectionnez la seconde option (application de la règle à tous les messages) et que vous n'avez pas défini de règle personnalisée ni de procédure de préservation à titre conservatoire, Vault supprime tous les messages de votre domaine remontant à plus d'un an.

La configuration de règles de conservation pour une organisation pouvant être une opération complexe, nous avons réuni dans cet article des informations qui vous seront utiles. Contactez le service d'assistance G Suite si vous avez besoin d'une aide supplémentaire.

8 avril 2015 : compatibilité totale avec les messages de chat Hangouts

Vault est désormais entièrement compatible avec les messages de chat Hangouts. Lorsque l'historique est activé dans Hangouts, vous pouvez conserver, exporter et rechercher les messages de chat rédigés dans Hangouts et ces messages peuvent également faire l'objet de procédures de préservation de données à titre conservatoire. De plus, les administrateurs peuvent désormais décider si l'historique doit être activé ou désactivé.

La compatibilité complète des Hangouts avec Vault n'est assurée qu'après le 8 avril 2015. Pour les Hangouts ayant eu lieu avant le lancement de la fonctionnalité :

  • seuls les messages de chat enregistrés peuvent faire l'objet de recherches, d'exportations ou de procédures de préservation de données à titre conservatoire ;
  • les règles de conservation ne sont pas correctement appliquées aux messages de Hangouts.

 

23 décembre 2014 : intégration des libellés système et des libellés utilisateur dans l'aperçu et l'exportation des messages

Les aperçus et les exportations Vault incluent désormais certaines informations complémentaires facilitant l'analyse des messages :

  • Aperçu des messages : vous pouvez désormais voir des libellés système relatifs à l'état de chaque message (du point de vue du propriétaire de celui-ci). Les libellés appliqués au message par l'utilisateur sont également affichés.
  • Exportation des messages : désormais, vous pouvez voir les libellés que l'utilisateur a appliqués au message.
29 septembre 2014 : collaboration sur des litiges entre membres d'unités organisationnelles

L'administrateur G Suite peut désormais limiter l'accès aux litiges à certaines unités organisationnelles. Si cette restriction est appliquée, les utilisateurs Vault ne peuvent partager des litiges qu'entre membres de l'unité organisationnelle concernée et de ses sous-unités. En savoir plus sur les droits Vault et sur la manière de les octroyer.

4 septembre 2014 : recherche illimitée sur les domaines étendus

Il n'existe désormais plus de limitation du nombre de comptes pouvant faire l'objet d'une recherche de messages dans Vault. Notez que les délais de recherche et de calcul sur des domaines comprenant plus de 50 000 comptes peuvent être particulièrement longs.

9 juillet 2014 : amélioration des rapports d'erreurs

Vault signale désormais des informations complémentaires en cas d'impossibilité d'exporter des messages Gmail ou des fichiers enregistrés dans Drive. En savoir plus sur les rapports d'erreur

25 juin 2014 : Vault pour Drive et G Suite Business

Vault pour Drive

Les puissantes fonctionnalités de Vault s'appliquent désormais à une autre source de données : Drive. Il est ainsi possible de retrouver encore davantage de contenus essentiels pour votre organisation. Vault pour Drive est disponible sans coût supplémentaire pour les clients Vault, et est compatible avec le contenu Drive existant des comptes de vos utilisateurs. Les clients Postini qui ont terminé leur transition vers Vault bénéficient également de l'accès gratuit à Vault pour Drive.

Voici les actions que vous pouvez effectuer avec Vault pour Drive sur tous vos contenus Drive, y compris les documents Google (tels que Docs, Sheets, Slides) et les autres fichiers stockés (tels que DOCX, PDF et JPEG) :

  • Rechercher les fichiers Google Drive d'utilisateurs spécifiques
  • Prévisualiser les résultats de recherche dans Vault afin de localiser rapidement le contenu dont vous avez besoin
  • Exporter les résultats d'une recherche en créant une copie que vous pouvez consulter à votre convenance

Il n'est pas encore possible d'appliquer des règles de conservation ou des procédures de préservation de données à du contenu Drive, ni de rechercher un contenu Drive dans l'ensemble d'un domaine. Découvrez comment rechercher des fichiers dans Google Drive.

G Suite Business

G Suite Business est la version améliorée de notre suite bureautique. En plus des fonctionnalités disponibles dans G Suite Basic, cette solution comprend un espace de stockage Google Drive illimité, le service Google Vault pour tous les membres de votre organisation, ainsi que des fonctionnalités d'administration, d'audit et de création de rapports supplémentaires pour Drive. En savoir plus sur G Suite Business

Si vous utilisez des licences pour un domaine partiel et que vous passez à G Suite Business, tous les membres de votre organisation disposent automatiquement de Vault et sont soumis aux politiques de suppression et de conservation des données actuellement en œuvre dans votre entreprise. Lisez l'article À propos du passage à G Suite Business ou G Suite Enterprise pour éviter de perdre accidentellement des données.
19 juin 2014 : exclusion des brouillons dans Gmail

Vous pouvez plus facilement exclure les brouillons de vos recherches, ainsi que les règles de conservation et les procédures de préservation des données à titre conservatoire que vous créez.

30 mai 2014 : attribution de droits Vault par unité organisationnelle

Les droits "Gérer les exportations" et "Gérer les recherches" peuvent désormais être octroyés à un utilisateur pour l'organisation entière ou uniquement pour des unités organisationnelles spécifiques. Par exemple, vous pouvez octroyer à un administrateur Vault le droit "Gérer les recherches" pour l'ensemble de votre organisation et le droit "Gérer les exportations" pour une unité organisationnelle spécifique. Ces droits sont toujours attribués depuis la console d'administration, et seul votre administrateur G Suite est autorisé à effectuer cette opération.

14 mai 2014 : amélioration des options permettant de définir des périodes de conservation par défaut et personnalisées

Les options permettant de définir ou de modifier des périodes de conservation sont désormais plus simples d'utilisation. Nous avons par ailleurs ajouté des mesures de sécurité en cas de définition d'une période de conservation comportant un nombre de jours précis.

1er mai 2014 : recherche basée sur une unité organisationnelle

Les utilisateurs Vault peuvent désormais rechercher des données au sein d'une unité organisationnelle spécifique. Cette option de recherche s'ajoute à la recherche sur l'ensemble du domaine et par compte utilisateur. Le fait d'effectuer une recherche au sein d'une unité organisationnelle permet de réduire le nombre de résultats non pertinents que peut renvoyer une recherche exécutée sur la totalité du domaine et d'éviter de devoir spécifier des comptes individuels. Lorsque vous effectuez une recherche dans un litige, sélectionnez Organisation, puis sélectionnez l'unité organisationnelle de votre choix. Vous ne pouvez pas spécifier de comptes dans une recherche basée sur une unité organisationnelle, mais vous avez la possibilité, si vous le souhaitez, d'indiquer une période et des termes de recherche.

21 janvier 2014 : procédures ciblées de préservation de données à titre conservatoire

Les administrateurs peuvent désormais conserver dans Vault des messages spécifiques (à compter d'une date donnée ou comportant certains termes, par exemple) et ce sans limite de temps. Seuls les messages qui correspondent aux paramètres spécifiés sont conservés. Auparavant, pour conserver les messages d'un compte utilisateur, les administrateurs Vault devaient appliquer la procédure de préservation de données à titre conservatoire à l'ensemble de ce compte. Il reste possible d'appliquer cette procédure à l'ensemble d'un compte.  En savoir plus sur ces deux types de préservation de données à titre conservatoire

5 décembre 2013 : amélioration de l'aperçu des règles de conservation personnalisées

La fonction d'aperçu permet aux administrateurs Vault de vérifier le contenu qui sera stocké par une règle de conservation personnalisée une fois celle-ci activée. Les administrateurs n'ont plus à saisir de nom d'utilisateur. Lorsqu'ils cliquent sur le bouton "Aperçu", Vault affiche les résultats qui correspondent à la sélection effectuée par l'administrateur (unité organisationnelle spécifique ou domaine dans son ensemble). Auparavant, les administrateurs devaient saisir un nom d'utilisateur pour afficher l'aperçu des résultats d'une règle personnalisée. En savoir plus sur les règles de conservation

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