Nouveautés de Vault

Cette page est mise à jour à mesure que nous ajoutons des fonctionnalités, des améliorations et des correctifs à Google Vault. Les fonctionnalités sont généralement disponibles dans les jours qui suivent le lancement, mais le déploiement peut prendre plus de temps.

 
1er septembre 2022 : toutes les recherches et obligations de conservation de Chat utilisent désormais l'indexation basée sur les messages

La recherche et les obligations de conservation des messages Chat évoluent. De plus, le nombre de messages en double fournissant des informations contextuelles sera réduit dans les exportations Chat.

Recherche et exportation

Dans Vault, les messages dans les salons organisés en fils de discussion (conversations) sont recherchés de la même façon que les messages privés, les messages de groupe et ceux dans les salons sans fils de discussion :

  • La recherche Vault identifie et affiche des messages individuels. Auparavant, les résultats affichés étaient des sujets. Un sujet correspond à tous les messages d'un fil de discussion d'un salon organisé en fils de discussion ou à tous les messages envoyés au cours d'une période de 24 heures (définie en fonction du fuseau horaire UTC).

  • Vault a modifié la portée de la recherche dans les salons organisés en fils de discussion :

    • Vault recherche désormais les messages de tous les fils de discussion d'un salon organisé en fils de discussion, à condition que le compte spécifié soit membre de ce salon, même s'il n'a pas participé à un fil de discussion donné (par exemple en envoyant des messages). Auparavant, seuls les fils de discussion auxquels le compte participait étaient inclus dans la recherche.

    • Si le compte spécifié était membre d'un salon qu'il a désormais quitté, Vault recherche uniquement les messages envoyés avant que le compte n'ait quitté ce salon. Auparavant, si le compte avait participé à un fil de discussion, tous les messages de ce fil de discussion étaient inclus dans la recherche, y compris ceux envoyés une fois que le compte avait quitté le fil de discussion.

  • Lorsqu'un message correspond à vos conditions de recherche, vous avez la possibilité de prévisualiser et d'exporter les informations contextuelles. Ces informations incluent le message, ainsi que les messages envoyés 12 heures avant et 12 heures après dans la même conversation (MP, espace ou fil de discussion d'un salon organisé en fils de discussion).

  • Si de nombreux messages d'une même conversation (MP, espace ou fil de discussion d'un salon organisé en fils de discussion) correspondent à votre recherche, ceux fournissant des informations contextuelles peuvent se recouper. Lors de l'exportation, Vault identifie ces messages en double et les exclut.

Requêtes de recherche

En raison de ces modifications, si vous exécutez une requête de recherche enregistrée sur la même période qu'une exportation antérieure dans Chat, il est possible que les messages exportés ne soient pas identiques à ceux de la précédente recherche.

Par exemple, un salon contient l'échange suivant :

    Participant 1 : salut

    Participant 2 : bonjour


Si vous utilisez des termes de recherche*, recherchez, prévisualisez et exportez les messages en procédant comme suit :

Terme de recherche Comportement des fonctionnalités de recherche, d'aperçu et d'exportation dans un espace Chat
salut

Recherche : seul le message du participant 1 est affiché, car il est le seul à correspondre au terme de recherche.

Aperçu et exportation : le message du participant 1 et tous les messages de l'espace ou du fil de discussion (pour les salons organisés en fils de discussion) qui ont été envoyés 12 heures avant et 12 heures après sont inclus.

bonjour

Recherche : seul le message du participant 2 est affiché, car il est le seul à correspondre au terme de recherche.

Aperçu et exportation : le message du participant 2 et tous les messages de l'espace ou du fil de discussion (pour les salons organisés en fils de discussion) qui ont été envoyés 12 heures avant et 12 heures après sont inclus.

salut bonjour

Aucun message n'est renvoyé ni exporté, car aucun message donné ne contient les deux termes de recherche.

salut from:participant1@example.com

Recherche : seul le message du participant 1 est affiché, car il est le seul à correspondre aux deux termes de recherche.

Aperçu et exportation : le message du participant 1 et tous les messages de l'espace ou du fil de discussion (pour les salons organisés en fils de discussion) qui ont été envoyés 12 heures avant et 12 heures après sont inclus.

salut from:participant2@example.com Aucun message n'est renvoyé ni exporté, car aucun message donné ne correspond aux deux termes de recherche.
‐salut from:participant1@example.com Aucun message de l'exemple de conversation n'est affiché ni exporté, car aucun message donné ne correspond aux deux termes de recherche.
‐salut from:participant2@example.com

Recherche : seul le message du participant 2 est affiché, car il est le seul à correspondre au terme de recherche.

Aperçu et exportation : le message du participant 2 et tous les messages de l'espace envoyés 12 heures avant et 12 heures après sont inclus.

*Remarque : La recherche dans Chat n'accepte pas les opérateurs booléens, tels que AND, OR et NOT. En revanche, une liste de termes de recherche est traitée comme si l'opérateur AND était compris entre chaque terme. Si un mot clé est précédé de -, ce terme est traité comme s'il est précédé de l'opérateur NOT. En savoir plus

Obligations de conservation

Vous pouvez limiter votre recherche aux données conservées, à savoir les messages associés à un compte utilisateur soumis à une obligation de conservation.

Pour les espaces avec fils de discussion, Vault conserve et recherche désormais tous les messages de l'espace si l'utilisateur faisant l'objet d'une obligation de conservation et dont le compte correspond à vos paramètres de recherche est ou était membre de cet espace. Auparavant, Vault ne conservait et ne recherchait que les fils de discussion de l'espace dans lequel l'utilisateur soumis à cette obligation avait envoyé au moins un message dans un fil de discussion donné.

En outre, si tous les utilisateurs faisant l'objet d'une obligation de conservation quittent un espace Chat, la recherche portant sur les messages conservés n'affiche que les messages envoyés avant le départ du dernier de ces utilisateurs. Les messages envoyés après qu'un utilisateur a quitté l'espace ne sont plus conservés, même s'il a participé à la conversation, en particulier pour les espaces avec fils de discussion.

Vous pouvez inclure les messages des espaces Chat, y compris les conversations de groupe créées après le début du mois de décembre 2020 et les espaces. Le type d'espace détermine les messages qui sont affichés. En savoir plus

Implémentation du nouveau comportement

Le déploiement du nouveau comportement prendra plusieurs semaines. Assurez-vous de bien comprendre le mode de recherche de vos messages au cours de la transition :

  • Si la notification "La requête de recherche a été appliquée aux messages individuels" s'affiche en haut de vos résultats de recherche, cela signifie que la recherche était basée sur les messages.
  • Si vous ne recevez pas cette notification, c'est que la recherche a été effectuée selon le comportement de recherche classique. Pour les salons organisés en fils de discussion, la requête de recherche a été appliquée à chaque conversation.

En savoir plus

 
28 mars 2022 : compatibilité avec le chiffrement côté client Google Workspace dans Drive

Avec le lancement du chiffrement côté client Google Workspace pour Drive, vous pouvez désormais conserver, rechercher et exporter des fichiers Google chiffrés côté client dans Vault.

Obligations et règles de conservation

Vault applique des obligations et règles de conservation aux fichiers chiffrés côté client dans Drive de la même manière que les autres fichiers dans Drive. 

Recherche et prévisualisation

Vous pouvez rechercher des fichiers chiffrés côté client en fonction de leurs métadonnées, comme le titre et le propriétaire. Toutefois, vous ne pouvez pas rechercher de contenu, effectuer une recherche par format de fichier, prévisualiser le contenu ni effectuer de téléchargement depuis la vue d'aperçu.

Lorsque vous effectuez une recherche Drive dans Vault, vous pouvez choisir de rechercher uniquement les fichiers chiffrés côté client ou au contraire de les exclure. Cette option n'est disponible que si le chiffrement côté client Google Workspace est activé pour votre organisation.

Pour en savoir plus, consultez Effectuer des recherches Vault dans Google Drive, Meet et Sites.

Exportation

Lorsque vous exportez des fichiers chiffrés côté client, les fichiers restent chiffrés et leur nom se termine par .gcse. Pour déchiffrer les fichiers, utilisez l'outil de déchiffrement côté client Google. Vous pouvez également identifier les fichiers chiffrés côté client grâce à leurs métadonnées. La valeur ClientSideEncrypted de ces fichiers est définie sur true.

24 février 2022 : nouveau système d'exportation Gmail disponible

Vous pouvez maintenant exporter des messages Gmail à l'aide d'un nouveau système plus rapide dans Vault. Vault affiche une barre de progression pendant la création de l'exportation. Pour les exportations qui prennent plus de 24 heures, un redémarrage manuel n'est maintenant plus nécessaire.

Dans le nouveau système, certains fichiers d'exportation ont des noms et des formats différents de ceux qu'ils ont dans le système classique. Il est possible que les organisations qui traitent les fichiers d'exportation Vault pour Gmail à l'aide d'un script doivent mettre leur script à jour pour traiter correctement les nouveaux types et noms de fichiers. Pour en savoir plus, consultez le résumé des modifications ci-dessous.

Pour utiliser le nouveau système d'exportation, vous devez choisir cette option lorsque vous créez le rapport. Les utilisateurs d'API peuvent définir use_new_export=true dans MailExportOptions.

Pour le moment, les exportations utilisent le système classique, sauf si vous choisissez d'utiliser la version améliorée lorsque vous commencez l'exportation. Le nouveau système remplacera le système classique dans quelques mois. Pendant la transition où les deux options sont disponibles, Vault indique quelles exportations Gmail ont été créées avec le nouveau système.

Remarque : Seuls les fichiers d'exportation pour Gmail et la version classique de Hangouts changent. Les fichiers d'exportation pour les autres services restent les mêmes.

Résumé des modifications

Informations Nom de fichier Qu'est-ce qui change ?
Contenus des messages nom_exportation-N.zip

Le fichier contient des fichiers mbox ou PST, plutôt que des fichiers de messages compressés.

Les fichiers de messages sont intitulés nom_exportation-compte.mbox ou nom_exportation-compte.pst, où compte correspond à l'adresse e-mail complète du dépositaire (c'est-à-dire le compte ayant envoyé ou reçu le message).

Dans certains cas, plusieurs fichiers sont générés pour un compte et le nom du fichier est incrémenté. Une exportation peut par exemple contenir les fichiers suivants :

  • exportation1-utilisateur1@exemple.com.mbox
  • exportation1-utilisateur1@exemple.com-2.mbox
  • exportation1-utilisateur1@exemple.com-3.mbox
Métadonnées des messages

Version classique : nom_exportation-metadata.xml

Nouvelle version : nom_exportation-metadata.csv

Au format CSV. Il contient les mêmes informations que le fichier classique, en plus de nouvelles colonnes :

  • Rfc822MessageId : un identifiant à utiliser pour associer les métadonnées avec un message exporté (semblable à External FileName).
  • GmailMessageId : un identifiant unique pour chaque message.
  • Account : le compte ayant reçu le message dans sa boîte de réception.

    Par exemple, utilisateur1@exemple.com a reçu un message envoyé à groupeA@exemple.com, car il est membre du groupe. Si une recherche renvoie ce message parce qu'il se trouvait dans la boîte de réception d'utilisateur1, alors la valeur de To (À) sera groupeA@exemple.com, tandis que la valeur de Account (Compte) sera utilisateur1@exemple.com.

  • ThreadedMessageCount : le nombre de messages d'une conversation dans la version classique de Hangouts.
Comptes et nombre de messages

Version classique : nom_exportation-results-count.csv

Nouvelle version : nom_exportation-results-counts.csv

D'autres informations sont indiquées :

  • Pour chaque compte, le nombre de messages Gmail qui ont bien été exportés, les messages Gmail qui contiennent des erreurs et les fils de discussion de la version classique de Hangouts qui contiennent des erreurs
  • Le nombre total de messages Gmail qui ont bien été exportés, les messages Gmail qui contiennent des erreurs et les fils de discussion de la version classique de Hangouts qui contiennent des erreurs
  • L'état de chaque compte, qui montre si les messages ont bien été exportés, ont été exportés de façon partielle ou n'ont pas été exportés
  • Les adresses e-mail sans résultats

Les comptes sont maintenant triés par ordre décroissant des messages qui ont bien été exportés.

Rapports d'erreur

Version classique : error.csv, et nom_exportation-account-exceptions.csv

Nouvelle version : nom_exportation-error.xml

Le nouveau rapport d'erreur consiste en un fichier au format XML. Il fait toujours partie de l'exportation, même si aucune erreur ne s'est produite.

Il contient les mêmes informations que les fichiers classiques, en plus des suivantes :

  • Account : le compte ayant reçu le message dans sa boîte de réception.
  • AccountErrors : une liste des utilisateurs dont les messages n'ont pas pu être inclus dans la recherche.
  • PartialAccountErrors : une liste des utilisateurs dont seule une partie des messages a pu être incluse dans la recherche.
  • MessageErrors : les métadonnées des messages qui n'ont pas pu être exportés. Les erreurs d'exportation courantes concernent les messages Gmail contenant des pièces jointes lourdes et les conversations de la version classique de Hangouts qui n'ont pas pu être développées.
  • PSTConversionErrors : pour les exportations au format PST, une liste des valeurs Account et Rfc822MessageId pour les messages n'ayant pas été convertis au format PST. Ces messages sont disponibles dans leur format EML d'origine dans le nouveau dossier nom_exportation-conversion-errors-N.zip, comme décrit dans la ligne suivante.
  • ChatErrors : les métadonnées d'un message issu d'une conversation Hangouts (version classique) ayant au moins un message correspondant, mais n'ayant pas pu être exportée. Les métadonnées qui représentent la conversation proviennent d'un message arbitraire, il est donc possible qu'il ne s'agisse pas du message correspondant à la requête de recherche.
Messages non convertis au format PST nom_exportation-conversion-errors-N.zip

Nouveau fichier renvoyé lors des exportations au format PST lorsque certains messages n'ont pas été convertis en PST. Le fichier contient ces messages au format EML.

Si plus d'un fichier est renvoyé, les noms des fichiers seront incrémentés. Exemple :

  • exportation1-conversion-errors.zip
  • exportation1-conversion-errors-2.zip
  • exportation1-conversion-errors-3.zip
Sommes de contrôle des fichiers nom_exportation.md5 Pas de changement

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8 novembre 2021 : les exportations Drive dans Vault incluent les métadonnées d'approbation

Avec le lancement des approbations de fichiers dans Drive, Vault inclut maintenant des métadonnées d'approbation dans les exportations Drive. Les métadonnées incluent une liste d'approbateurs, l'état d'approbation et la date de la dernière modification dans l'état d'approbation. Si vous saisissez une date de version dans votre recherche, les métadonnées d'approbation reflètent l'état actuel, pas l'état au moment de la date de version.

En savoir plus :

10 mai 2021 : nouveau fichier CSV de métadonnées d'exportation Gmail disponible

Les exportations Gmail contiendront désormais deux fichiers de métadonnées : le fichier XML classique et le nouveau fichier CSV. Le nouveau format CSV permet la compatibilité avec des outils d'examen de contenu tiers, et comprend davantage de métadonnées pour les messages Gmail et ceux de la version classique de Hangouts.

Le format CSV contient deux nouveaux champs :

  • GmailMessageId : identifiant unique pour chaque message, qui peut être utilisé dans l'API Gmail
  • Account : compte inclus dans la recherche (expéditeur ou destinataire)

La valeur Rfc822MessageId fournit également un identifiant destiné à associer des métadonnées au message dans l'exportation, semblable à la valeur External FileName (Nom du fichier externe) dans le fichier XML classique.

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27 avril 2021 : changement de comportement pour les opérateurs de recherche Drive "to:" et "from:"

La façon dont les opérateurs de recherche Drive to: et from: renvoient les fichiers dans Google Vault a changé. Ils ne renverront plus les fichiers partagés avant mars 2021. Leur nouveau comportement rend ces opérateurs plus intuitifs pour les recherches Drive. Il vous permet non seulement de déterminer qui a accès à un fichier, mais aussi qui leur a donné accès.

Depuis février 2021, un nouvel opérateur de recherche, sharedwith:, est disponible et permet une correspondance semblable à celle proposée par l'opérateur to: avant le changement. Un opérateur de recherche existant, owner:, offre la même correspondance que celle proposée par l'opérateur from: avant le changement.

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27 avril 2021 : compatibilité avec la nouvelle version de Google Sites

Vous pouvez désormais rechercher et exporter les sites créés avec la nouvelle version de Google Sites, et leur appliquer des règles et obligations de conservation.

Par défaut, les sites sont soumis aux règles de conservation Drive. Vous pouvez également définir des règles spécifiques à Sites.

Pour appliquer des obligations de conservation, ainsi que rechercher et exporter des sites, utilisez les fonctionnalités correspondantes dans Drive. Vous pouvez filtrer les résultats de recherche pour ne faire apparaître que les sites contenant le nouveau terme type:site. Vous pouvez également rechercher des sites par URL publiée.

En savoir plus :
3 décembre 2020 : compatibilité avec les nouveaux chats de groupe de Google Chat, et interopérabilité entre Chat et la version classique de Hangouts

Deux nouveautés font leur apparition dans les messages de groupe de Chat :

  1. Les chats de groupe créés dans Chat sont traités comme des salons sans fils de discussion, et les utilisateurs peuvent modifier les abonnements de ces chats de groupe. Les chats de groupe existants sont toujours gérés comme des messages de groupe.
  2. Si votre organisation utilise encore la version classique de Hangouts, la plupart des messages de groupe sont synchronisés entre Chat et la version classique de Hangouts.

Vault traite ces nouveaux chats de groupe différemment des messages de groupe existants, ce qui a une incidence sur la portée de la recherche, et sur celle des règles et obligations de conservation. Comme ils s'apparentent davantage à des salons, Vault utilise désormais l'expression "espaces Chat" pour désigner les salons organisés en fils de discussion, les salons sans fils de discussion et les nouveaux chats de groupe.

Bien que la plupart des messages de groupe soient synchronisés entre Chat et la version classique de Hangouts, nous recommandons aux utilisateurs de Vault de continuer à rechercher des messages dans la version classique de Hangouts à l'aide de la recherche Gmail. Les messages de la version classique de Hangouts qui sont supprimés par vos utilisateurs et conservés par Vault ne sont pas synchronisés avec Chat. Si vos utilisateurs Vault sélectionnent Chat comme type de données pour une recherche, les messages supprimés ne sont pas affichés.

En savoir plus :

24 novembre 2020 : nouvelle version améliorée de Vault

Nous avons lancé une nouvelle version moderne de Vault s'appuyant sur Material Design. La navigation est plus simple, et de nouvelles fonctionnalités de productivité sont disponibles pour accélérer l'exécution des tâches.

Aucune migration n'est nécessaire pour utiliser le nouveau site. La nouvelle version utilise le même système backend que le site classique (ediscovery.google.com). Vous retrouverez les mêmes litiges, règles de conservation et obligations de conservation sur les deux sites, jusqu'à la désactivation de ediscovery.google.com.

Pour utiliser le nouveau site Web, accédez à vault.google.com et connectez-vous avec votre compte Google géré.

Qu'est-ce qui a changé ?

  • Lorsque vous vous connectez pour la première fois, au lieu d'ouvrir la page "Litiges", vous accédez à une page d'accueil vous offrant trois options : "Conservation", "Litiges" et "Création de rapports".
  • Lorsque vous définissez des règles et obligations de conservation, vous suivez des processus étape par étape avec des info-bulles supplémentaires pour vous guider.
  • Les règles de conservation personnalisées, les obligations de conservation et les résultats de recherche sont présentés dans des tableaux que vous pouvez trier ou filtrer. La portée des règles de gouvernance des informations et des résultats de recherche est ainsi plus compréhensible.
  • Lorsque vous explorez des résultats de recherche ou que vous consultez des rapports d'obligation de conservation, vous gardez votre contexte. Au lieu de vous rediriger vers une nouvelle page, un panneau latéral s'ouvre désormais dès que vous cliquez sur un élément.

Qu'est-ce qui n'a pas changé ?

  • Vos paramètres actuels, vos requêtes enregistrées et vos fichiers d'exportation. Vos données et vos paramètres sont disponibles sur les deux sites.
  • Les fonctionnalités de Vault. Tout ce que vous pouviez faire dans la version classique de Vault est disponible dans la nouvelle version.

Le centre d'aide Vault fournira des instructions pour les deux versions jusqu'à l'arrêt de la version classique.

16 novembre 2020 : compatibilité avec les salons sans fils de discussion dans Google Chat

Les nouveaux salons sans fils de discussion dans Chat vous permettent de conserver (via des règles ou obligations de conservation), de rechercher et d'exporter des messages. Vault traite ces messages différemment des messages dans les salons organisés en fils discussion (les salons dans lesquels les messages sont regroupés en conversations).

En savoir plus :

28 octobre 2020 : compatibilité avec Google Voice pour G Suite

Vault est désormais compatible avec Google Voice pour G Suite. Vous pouvez conserver (via des règles ou obligations de conservation), rechercher et exporter des SMS, des messages vocaux et leurs transcriptions, ainsi que des journaux d'appels. Remarque : Google Voice pour G Suite n'est pas compatible avec l'enregistrement des appels, et Vault n'a pas accès aux appels vocaux.

En savoir plus :

14 octobre 2020 : API Count pour les requêtes de recherche dans Gmail et Groupes

L'API Vault inclut désormais une API Count pour Gmail et Groupes. L'API Count vous permet d'obtenir le nombre de messages correspondant à une requête de recherche. À l'aide de cette information, vous pouvez estimer la taille de l'exportation, puis choisir de l'effectuer ou de modifier la requête afin d'exporter moins d'éléments.

Consultez la documentation de l'API Count pour en savoir plus et obtenir un exemple.

8 octobre 2020 : compatibilité avec les journaux de sondages et de questions/réponses Meet associés aux enregistrements Meet

Avec le lancement des sondages et des questions/réponses dans Google Meet, Vault est compatible avec les règles et obligations de conservation, ainsi que la recherche des journaux de sondages et de questions/réponses associés aux enregistrements Meet.

En savoir plus :

16 septembre 2020 : l'outil d'exportation des données inclut désormais les données supprimées conservées par Vault

Lorsque vous exportez les données de votre organisation à l'aide de l'outil d'exportation des données, les données supprimées qui sont soumises à une obligation ou règle de conservation par Vault sont désormais incluses dans l'exportation à l'échelle de l'organisation. Vous n'avez plus besoin d'effectuer d'exportations supplémentaires à l'aide de Vault pour inclure les données supprimées qui sont conservées dans Vault.

9 septembre 2020 : clarification de l'état des messages dans les exportations Chat

Les fichiers Chat exportés utilisent désormais le même format que l'aperçu de Vault pour indiquer l'état (modifié ou supprimé) d'un message :

État du message Ancien format Nouveau format
Modifié +date Modifié le date
Supprimé par l'utilisateur ou une règle de conservation Vault -date Supprimé le date
26 mai 2020 : compatibilité avec les utilisateurs externes dans Google Chat

Votre administrateur G Suite peut désormais autoriser les utilisateurs de votre organisation à discuter avec des utilisateurs externes via Google Chat (en savoir plus). Vault peut conserver (via des règles ou obligations de conservation), rechercher et exporter les messages Chat d'utilisateurs externes, comme suit :

  • Lorsque l'archivage est activé, vous pouvez conserver (via des règles ou obligations de conservation), rechercher et exporter les messages privés (MP) entre des utilisateurs externes et des utilisateurs de votre organisation.
  • Vous pouvez rechercher et exporter les messages envoyés par des utilisateurs externes dans les salons créés par un membre de votre organisation.
  • Vous ne pouvez pas conserver (via des règles ou obligations de conservation), rechercher ni exporter les messages envoyés par les utilisateurs de votre organisation dans les salons appartenant à une autre organisation.

En savoir plus :

15 janvier 2020 : protection des messages échangés dans Google Chat et la version classique de Hangouts
Tous les messages échangés dans Google Chat et dans la version classique de Hangouts sont désormais protégés par les obligations et règles de conservation s'appliquant à Chat. Les obligations et règles de conservation s'appliquant à Gmail ne protègent plus les messages de la version classique de Hangouts.
7 mars 2019 : compatibilité avec Jamboard et les messages en mode confidentiel de Gmail

Mode confidentiel de Gmail

Le mode confidentiel de Gmail permet aux utilisateurs de limiter l'accès des destinataires au contenu des e-mails sensibles. Cette fonctionnalité est disponible pour les comptes Gmail personnels et pour les organisations dans lesquelles elle est activée.

Lorsqu'un utilisateur envoie un message confidentiel, Gmail remplace le corps du message et les pièces jointes par un lien. Seuls l'objet et le lien sont envoyés via le service relais SMTP.

Messages en mode confidentiel envoyés par les utilisateurs de votre domaine

Si votre organisation active le mode confidentiel de Gmail, Vault peut appliquer des règles ou obligations de conservation, des recherches et des exportations aux messages en mode confidentiel envoyés par les utilisateurs de votre organisation après le 30 novembre 2018.

Les messages sont disponibles pour Vault, même lorsque l'expéditeur définit une date d'expiration ou révoque l'accès des destinataires aux messages en mode confidentiel.

Messages en mode confidentiel en provenance d'autres domaines 

Même si votre organisation n'active pas le mode confidentiel de Gmail, vos utilisateurs peuvent recevoir des messages en mode confidentiel de la part d'utilisateurs dans d'autres organisations et de comptes Gmail personnels.

Les en-têtes et objets des messages confidentiels externes peuvent faire l'objet de règles ou obligations de conservation, de recherches et d'exportations. Cependant, vous ne pouvez pas en rechercher ni en exporter le contenu ou les pièces jointes.

Remarque : Les administrateurs Google Workspace peuvent créer une règle de conformité empêchant la distribution à votre organisation des messages entrants en mode confidentiel.

Utiliser les messages en mode confidentiel

Vault gère les messages en mode confidentiel de la manière suivante :

  • Vault affiche les messages confidentiels internes correspondant à votre requête de recherche.
  • Lorsque vous prévisualisez des messages, leur contenu est masqué par défaut. Vous avez la possibilité d'afficher le contenu dans la prévisualisation.
  • Lorsque vous imprimez ou exportez des messages, vous pouvez exclure le contenu des messages confidentiels. Si vous choisissez cette option, les métadonnées d'en-têtes, d'expéditeur, de destinataire et autres sont imprimées ou exportées, mais le contenu des messages confidentiels ne l'est pas.
  • Pour appliquer vos recherches, ou des règles ou obligations de conservation aux messages confidentiels exclusivement, utilisez le terme label:confidentialmode.

Jamboard

Vault accepte désormais totalement les fichiers Jamboard que les utilisateurs ont enregistrés dans leurs Drive :

  • Les règles de conservation et les obligations de conservation s'appliquent désormais aux jams que les utilisateurs ont enregistrés dans Drive. Les jams non enregistrés sont supprimés à la fin de la session Jamboard et ne sont pas disponibles dans Vault.
  • Vous pouvez rechercher, prévisualiser et exporter des jams. Recherchez spécifiquement des fichiers Jamboard à l'aide du libellé type:jam.
Annonces archivées
6 novembre 2018 : Vault permet d'évaluer plus facilement la portée des recherches de Gmail
Vous pouvez désormais évaluer la portée d'une requête lorsque vous recherchez des messages dans Gmail. Après avoir saisi les termes de recherche, cliquez sur Nombre pour afficher le nombre de messages correspondant à votre requête, ainsi que le nombre de comptes contenant ces messages. Vous pouvez également télécharger un fichier CSV comprenant le nombre total des messages par compte pour votre requête. En savoir plus sur l'évaluation de la portée d'une requête
26 juin 2018 : valeurs de hachage cohérentes pour les exportations de fichiers Docs, Sheets et Slides

Lorsque vous exportez des documents Google Docs, Sheets et Slides, Vault génère désormais une valeur de hachage unique pour chaque fichier. Vous pouvez utiliser cette nouvelle valeur de hachage pour dédupliquer les exportations de fichiers et vérifier que le fichier exporté est une copie exacte du fichier source du dépositaire.

Votre recherche de fichier détermine comment Vault génère la valeur de hachage :

  • Si votre recherche inclut une date de version, elle est utilisée pour générer la valeur de hachage.
  • La date de dernière modification est utilisée lorsque la recherche n'inclut pas de date de version.

Gardez les points suivants à l'esprit lorsque vous comparez les valeurs de hachage des exportations :

  • Si le contenu d'un fichier est modifié, sa valeur de hachage l'est également.
  • Si une personne modifie les autorisations de partage d'un fichier, mais pas son contenu, la valeur de hachage ne change pas.
  • Si vous exportez un fichier plusieurs fois et utilisez des dates de version différentes, les valeurs de hachage diffèrent même si le contenu du fichier est identique lors de chaque exportation.

Le hachage source est l'un des paramètres inclus dans le fichier XML de Vault lorsque vous effectuez une exportation depuis Drive. En savoir plus sur les métadonnées associées aux exportations Drive

21 juin 2018 : contrôles supplémentaires portant sur la conservation et améliorations apportées à la recherche dans Vault

Nous avons ajouté des contrôles plus précis sur les règles de conservation :

  • Vous pouvez définir pour Drive des règles de conservation personnalisées qui éliminent définitivement les fichiers un certain nombre de jours après que les utilisateurs les ont placés dans la corbeille.
  • Vous pouvez définir des règles de conservation par défaut et personnalisées pour les enregistrements Hangouts Meet. Les enregistrements Meet étaient auparavant soumis aux règles de conservation applicables pour Drive.

Important : La fonctionnalité de conservation pour Meet ajoute dans Vault une nouvelle page de paramètres vous permettant d'activer la conservation pour les applications qui stockent des fichiers dans Drive. Vous devez créer des règles de conservation pour Hangouts Meet avant d'activer ce paramètre. Découvrez comment éviter la perte de données lorsque vous configurez la conservation pour Hangouts Meet.

Nous avons également ajouté des fonctionnalités permettant de rechercher des données de manière plus simple et efficace dans Vault :

  • Effectuez rapidement des recherches multiples dans un litige : après avoir démarré une recherche dans Gmail ou Groupes, vous pouvez cliquer sur le bouton Rechercher dans un nouvel onglet pour ouvrir une nouvelle boîte de dialogue de recherche dans le même litige. Votre recherche initiale s'effectue dans le premier onglet.
  • État de la recherche : lorsqu'une recherche est en cours, Vault indique le temps écoulé et les paramètres de requête que vous avez saisis.
  • Fonctionnalité de comptage améliorée : lorsque vous saisissez une requête et cliquez sur le bouton Nombre, Vault indique le nombre de correspondances et le temps écoulé. Vous pouvez également télécharger un fichier CSV contenant le détail des comptes associés à des messages correspondant à votre requête.

De plus, nous avons ajouté de nouveaux champs de métadonnées aux exportations Hangouts Chat :

  • roomName : nom du salon ou liste de comptes séparés par une virgule qui ont participé à une conversation en message privé (MP).
  • conversationType : salon ou message privé.

Lorsque vous exportez des messages depuis Hangouts Chat, Vault combine désormais plusieurs conversations dans un seul fichier PST ou mbox. Auparavant, chaque conversation était exportée dans un fichier séparé.

28 février 2018 : compatibilité complète avec Hangouts Chat
Vault est désormais compatible avec Hangouts Chat. Vous pouvez conserver (via des règles ou obligations de conservation), rechercher et exporter des messages privés et des conversations depuis les salons. En savoir plus sur Vault et Hangouts Chat

Articles d'aide Vault associés :

18 septembre 2017 : compatibilité avec les exportations au format PST

Vous pouvez désormais exporter les messages Gmail, de chat et de groupe sous forme de fichiers PST. Cette fonctionnalité vous permet de consulter les messages dans Microsoft Outlook ou des outils tiers d'assistance aux litiges compatibles avec ce format.

12 juin 2017 : amélioration des métadonnées Drive, de la gestion des fuseaux horaires et de la conservation des données des Drive partagés

Obtenir des métadonnées plus détaillées pour les fichiers exportés à partir de Drive

Lorsque vous exportez des fichiers à partir de Drive, les métadonnées comprennent des informations sur les utilisateurs ayant une relation indirecte avec le document. Si vous le souhaitez, Vault vous permet de déterminer la nature de cette relation.

En savoir plus sur les utilisateurs disposant d'un accès indirect aux fichiers et sur les options d'exportation à partir de Drive

Sélectionner un fuseau horaire pendant les opérations de recherche et d'exportation

Auparavant, Vault utilisait le fuseau horaire GMT (heure du méridien de Greenwich) pour toutes les recherches, et ajoutait un jour pour inclure les résultats des fuseaux horaires en avance. Vault permet désormais de sélectionner un fuseau horaire pour les opérations de recherche et d'exportation. Lors de la recherche de données, vous pouvez spécifier un fuseau horaire. Vault détermine ensuite les limites des dates pour l'affichage et l'exportation de résultats.

Le nouveau fuseau horaire n'affecte que les opérations de recherche et d'exportation.

Important : Pour les organisations réparties sur plusieurs fuseaux horaires, les résultats de recherche peuvent différer de ceux obtenus avant la publication de cette fonctionnalité. En savoir plus sur la recherche de données basée sur les fuseaux horaires

Créer des règles de conservation personnalisées pour tous les Drive partagés de votre domaine

Vous pouvez désormais créer des règles de conservation personnalisées couvrant tous les Drive partagés de votre domaine.

Définir les règles de conservation associées à certains groupes Google

Vous pouvez désormais appliquer des règles de conservation personnalisées à des groupes Google spécifiques.

9 mars 2017 : compatibilité totale avec Google Drive, les Drive partagés et Google Groupes

Compatibilité totale avec Google Drive, y compris les Drive partagés

Vous pouvez maintenant définir des règles de conservation et des obligations de conservation dans Google Drive, désormais entièrement compatible avec Vault.

Vous avez également la possibilité d'effectuer des recherches dans les fichiers stockés dans les Drive partagés, de les exporter et de leur appliquer des règles de conservation ou des obligations de conservation.

Remarque : Les règles et obligations de conservation dans Drive ne fonctionnent pas tout à fait de la même manière que dans Gmail. Nous vous recommandons de lire les articles suivants pour savoir quelles sont les règles et obligations de conservation les mieux adaptées à votre organisation :

Exporter des versions de fichiers Google Drive précises

Vault recherche uniquement la dernière version d'un fichier. Toutefois, vous pouvez maintenant rechercher une date de version précise afin de consulter et d'exporter la version correspondante du fichier Google. La gestion des versions est compatible avec la plupart des types de fichiers Google :

  • Docs
  • Slides
  • Sheets
  • Drawings

La gestion des versions n'est pas prise en charge dans Google Forms, Apps Script ni aucun type de fichiers tiers.

Utiliser Vault avec Google Groupes

Vault étant désormais compatible avec Groupes, vous pouvez rechercher et exporter du contenu, ainsi que définir des règles de conservation et appliquer des obligations de conservation à ce contenu dans Groupes.

30 juin 2016 : interface utilisateur plus intuitive pour les règles et les obligations de conservation
L'interface utilisateur de Vault a été modifiée pour que la gestion des règles et obligations de conservation soit plus intuitive. Cette modification n'a aucune incidence sur vos règles de conservation ni sur vos obligations de conservation actuelles. Aucun nouveau paramètre n'est par ailleurs ajouté.
28 avril 2016 : amélioration du fonctionnement des exportations très volumineuses
Vault facilite désormais la gestion d'exportations très volumineuses prenant plus de 24 heures. Auparavant, ce type d'exportations s'achevait sans qu'il soit possible de télécharger de fichiers. Désormais, les exportations Vault s'interrompent au bout de 24 heures pour vous donner les possibilités suivantes :
  • Télécharger les résultats partiels : les messages et les fichiers que Vault a récupérés jusque-là peuvent être téléchargés. Si vous choisissez cette option, un fichier CSV contenant tous les comptes qui n'ont pas encore été exportés est également fourni.
  • Continuer l'exportation : Vault reprend le processus là où il s'était interrompu et continue la récupération des messages et des fichiers pendant une nouvelle période de 24 heures. Vous pouvez choisir cette option autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que vous ayez récupéré tous les messages et tous les fichiers correspondant à votre requête de recherche.

Si vous ne téléchargez pas les résultats partiels ou que vous ne reprenez pas une exportation qui a été interrompue dans les 15 jours, l'exportation est annulée.

12 août 2015 : modification du fonctionnement des obligations de conservation
Nous avons procédé à quelques améliorations concernant les méthodes de création et de gestion des obligations de conservation par les administrateurs Vault :
  • Attribution de droits d'obligation de conservation en fonction d'unités organisationnelles : les administrateurs Vault peuvent être autorisés à créer et à gérer des obligations de conservation uniquement pour les utilisateurs d'une unité organisationnelle donnée, au lieu du domaine dans son ensemble.
  • Obligations de conservation basées sur des unités organisationnelles : auparavant, vous pouviez créer des obligations de conservation pour des comptes utilisateur spécifiques ou pour un domaine complet. Vous pouvez désormais créer des obligations de conservation qui s'appliquent à tous les membres d'une unité organisationnelle spécifique.
  • Obligation de conservation plus intuitive : auparavant, si vous supprimiez tous les comptes rattachés à une obligation de conservation, elle était appliquée automatiquement par Vault à tous les comptes du domaine. Désormais, il vous est demandé de supprimer une obligation de conservation si vous tentez de supprimer tous les comptes.
  • Amélioration de l'interface utilisateur : les formulations et l'interface d'application des obligations de conservation ont été améliorées et sont désormais similaires au processus de conservation récemment mis à jour.
6 juillet 2015 : modification de la procédure pour définir des règles de conservation
La procédure de définition des règles de conservation a changé. Vos paramètres de conservation actuels ne sont pas affectés par ce changement. Les messages continuent d'être conservés ou supprimés conformément aux paramètres d'origine des règles existantes. En revanche, lors de la configuration d'une nouvelle règle ou de la modification d'une règle existante, vous êtes désormais invité à sélectionner l'une des options suivantes :
  • Cette règle s'applique uniquement aux messages supprimés : si vous sélectionnez cette option, seuls les messages ayant été supprimés par les utilisateurs sont concernés par la règle. Il s'agit de l'option par défaut pour les nouvelles règles. Elle équivaut à l'ajout de label:^deleted à une règle de conservation personnalisée.
  • Cette règle s'applique aux messages supprimés et aux messages contenus dans les boîtes aux lettres des utilisateurs : si vous sélectionnez cette option, la règle s'applique à tous les messages, à l'exception de ceux qui correspondent à une règle personnalisée ou à une obligation de conservation que vous avez définie. Si vous ouvrez une règle de conservation personnalisée existante ayant l'attribut label:^deleted, cette option sera sélectionnée. Toutefois, votre règle personnalisée continuera à fonctionner selon votre configuration d'origine, sans tenir compte de l'option, et seuls les messages supprimés seront affectés.

Rappel : Vault est entièrement intégré à Gmail et ne crée pas d'archives séparées. Si vous choisissez la seconde option ci-dessus, la règle s'appliquera à tous les messages, que les utilisateurs aient demandé leur suppression ou non. Elle pourra entraîner la suppression de messages que vos utilisateurs souhaitent conserver. Par exemple, si vous définissez une règle par défaut visant à conserver les messages pendant 365 jours, que vous sélectionnez la seconde option (application de la règle à tous les messages) et que vous n'avez pas défini de règle personnalisée ni d'obligation de conservation, Vault supprime tous les messages de votre domaine remontant à plus d'un an.

La configuration de règles de conservation pour une organisation pouvant être une opération complexe, nous avons réuni dans cet article des informations qui vous seront utiles. Contactez l'assistance G Suite si vous avez besoin d'une aide supplémentaire.

8 avril 2015 : compatibilité totale avec les messages de chat Hangouts

Vault est désormais entièrement compatible avec les messages de chat Hangouts. Lorsque l'historique est activé dans Hangouts, vous pouvez conserver (via une règle ou une obligation de conservation), exporter et rechercher les messages de chat rédigés dans Hangouts. De plus, les administrateurs peuvent désormais décider si l'historique est activé ou désactivé.

La compatibilité complète des Hangouts avec Vault n'est assurée qu'après le 8 avril 2015. Pour les Hangouts ayant eu lieu avant le lancement de la fonctionnalité :

  • Seuls les messages de chat enregistrés peuvent faire l'objet de recherches, d'exportations ou d'obligations de conservation.
  • Les règles de conservation ne sont pas correctement appliquées aux messages de Hangouts.

 

23 décembre 2014 : intégration des libellés système et des libellés utilisateur dans l'aperçu et l'exportation des messages

Les aperçus et les exportations Vault incluent désormais les informations complémentaires suivantes, facilitant l'analyse des messages :

  • Aperçu des messages : vous pouvez désormais voir des libellés système présentant l'état de chaque message (du point de vue de son propriétaire). Les libellés appliqués au message par l'utilisateur sont également affichés.
  • Exportation des messages : désormais, les libellés que l'utilisateur a appliqués au message s'affichent.
29 septembre 2014 : collaboration sur des litiges entre membres d'unités organisationnelles

L'administrateur G Suite peut désormais limiter l'accès aux litiges à certaines unités organisationnelles. Si cette restriction est appliquée, les utilisateurs Vault ne peuvent partager des litiges qu'entre membres de l'unité organisationnelle concernée et de ses sous-unités. En savoir plus sur les droits Vault et sur la manière de les octroyer

4 septembre 2014 : recherche illimitée sur les domaines étendus

Il n'existe désormais plus de limitation du nombre de comptes pouvant faire l'objet d'une recherche de messages dans Vault. Notez que les délais de recherche et de calcul sur des domaines comprenant plus de 50 000 comptes peuvent être particulièrement longs.

9 juillet 2014 : amélioration des rapports d'erreurs

Vault signale désormais des informations complémentaires en cas d'impossibilité d'exporter des messages Gmail ou des fichiers enregistrés dans Drive. En savoir plus sur les rapports d'erreur

25 juin 2014 : Vault pour Drive et G Suite Business

Vault pour Drive

Les puissantes fonctionnalités de Vault s'appliquent désormais à une autre source de données : Drive. Il est ainsi possible de retrouver encore davantage de contenus essentiels pour votre organisation. Vault pour Drive est disponible sans coût supplémentaire pour les clients Vault, et est compatible avec le contenu Drive existant des comptes de vos utilisateurs. Les clients Postini qui ont terminé leur transition vers Vault bénéficieront également de l'accès à Vault pour Drive, sans coût supplémentaire.

Voici les actions que vous pouvez effectuer avec Vault pour Drive sur tous vos contenus Drive, y compris les documents Google (tels que Docs, Sheets et Slides) et les autres fichiers stockés (tels que DOCX, PDF et JPEG) :

  • Rechercher les fichiers Drive d'utilisateurs spécifiques
  • Prévisualiser les résultats de recherche dans Vault afin de localiser rapidement le contenu dont vous avez besoin
  • Exporter les résultats d'une recherche en créant une copie que vous pouvez consulter à votre convenance

Il n'est pas encore possible d'appliquer des règles de conservation ou des obligations de conservation à du contenu Drive, ni de rechercher un contenu Drive dans l'ensemble d'un domaine. Découvrez comment rechercher des fichiers dans Google Drive.

G Suite Business

G Suite Business est la version améliorée de notre suite bureautique. En plus des fonctionnalités disponibles dans G Suite Basic, cette solution comprend un espace de stockage Google Drive illimité, le service Google Vault pour tous les membres de votre organisation, ainsi que des fonctionnalités d'administration, d'audit et de reporting supplémentaires pour Drive. En savoir plus sur G Suite Business

Si vous utilisez l'attribution de licences de domaine partiel et que vous passez à G Suite Business, tous les membres de votre organisation disposent automatiquement de Vault et sont soumis aux règles de suppression et de conservation des données actuellement en vigueur dans votre entreprise. Consultez À propos du passage à G Suite Business pour éviter de perdre accidentellement des données.
19 juin 2014 : exclusion des brouillons dans Gmail

Vous pouvez plus facilement exclure les brouillons de vos recherches, et lorsque vous créez des règles de conservation et des obligations de conservation.

30 mai 2014 : attribution de droits Vault par unité organisationnelle

Les droits "Gérer les exportations" et "Gérer les recherches" peuvent désormais être octroyés à un utilisateur pour une organisation entière ou uniquement pour des unités organisationnelles spécifiques. Par exemple, vous pouvez octroyer à un administrateur Vault le droit "Gérer les recherches" pour l'ensemble de votre organisation et le droit "Gérer les exportations" pour une unité organisationnelle spécifique. Ces droits sont toujours attribués depuis la console d'administration par votre administrateur G Suite.

14 mai 2014 : amélioration des options permettant de définir des périodes de conservation par défaut et personnalisées

Les options permettant de définir ou de modifier des périodes de conservation sont désormais plus simples d'utilisation. Nous avons également ajouté des mesures de sécurité en cas de définition d'une période de conservation comportant un nombre de jours précis.

1er mai 2014 : recherche basée sur une unité organisationnelle

Les utilisateurs Vault peuvent désormais rechercher des données au sein d'une unité organisationnelle spécifique. Cette option de recherche s'ajoute à la recherche sur l'ensemble du domaine et par compte utilisateur. Effectuer une recherche au sein d'une unité organisationnelle permet de réduire le nombre de résultats non pertinents que peut renvoyer une recherche effectuée sur la totalité du domaine et d'éviter de devoir spécifier des comptes individuels. Lorsque vous effectuez une recherche dans un litige, sélectionnez Organisation, puis l'unité organisationnelle de votre choix. Vous ne pouvez pas spécifier de comptes dans une recherche basée sur une unité organisationnelle, mais vous avez la possibilité, si vous le souhaitez, d'indiquer une plage de dates et des termes de recherche.

21 janvier 2014 : obligations de conservation ciblées

Les administrateurs peuvent désormais appliquer une obligation de conservation à des messages spécifiques (à compter d'une date donnée ou comportant certains termes, par exemple), pour qu'ils soient conservés indéfiniment dans Vault. Seuls les messages qui correspondent aux paramètres spécifiés sont conservés. Auparavant, pour conserver les messages d'un compte utilisateur, les administrateurs Vault devaient appliquer une obligation de conservation à l'ensemble de ce compte. Il reste possible d'appliquer cette obligation à l'ensemble d'un compte. En savoir plus sur ces deux types d'obligation de conservation

5 décembre 2013 : amélioration de l'aperçu des règles de conservation personnalisées

La fonction d'aperçu permet aux administrateurs Vault de vérifier le contenu qui sera stocké par une règle de conservation personnalisée une fois celle-ci activée. Les administrateurs n'ont plus à saisir de nom d'utilisateur. Lorsqu'ils cliquent sur le bouton "Aperçu", Vault affiche les résultats qui correspondent à la sélection effectuée par l'administrateur (unité organisationnelle spécifique ou domaine dans son ensemble). Auparavant, les administrateurs devaient saisir un nom d'utilisateur pour afficher l'aperçu des résultats d'une règle personnalisée. En savoir plus sur les règles de conservation

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