Novedades de Vault

Esta página se actualizará a medida que se añadan funciones, mejoras y correcciones a Google Vault.

7 de marzo del 2019: Compatibilidad con los mensajes en modo confidencial de Gmail y con Jamboard

Modo confidencial de Gmail

Con el modo confidencial de Gmail, los usuarios pueden restringir el acceso de los destinatarios a contenido sensible de correos electrónicos. Esta función está disponible en todas las cuentas personales de Gmail y en los dominios de G Suite que la hayan habilitado.

Al enviar un correo con el modo confidencial de Gmail, el cuerpo de ese mensaje y sus archivos adjuntos se sustituyen por un enlace, y lo único que se envía a través de SMTP es ese enlace y el asunto. Más información sobre cómo enviar mensajes con el modo confidencial de Gmail

Mensajes en modo confidencial enviados por usuarios de tu dominio

Si tu organización habilita el modo confidencial de Gmail, Vault podrá retener, conservar, buscar y exportar todos los mensajes que hayan enviado en ese modo los usuarios de tu organización.

Vault puede acceder a todos los mensajes confidenciales enviados a partir del 30 de noviembre del 2018 que estén en buzones de correo de remitentes y destinatarios internos, aunque el remitente haya fijado una fecha de vencimiento o revocado el acceso de los destinatarios a mensajes en modo confidencial.

Mensajes en modo confidencial enviados por usuarios externos 

Aunque no habilites el modo confidencial de Gmail en tu dominio, es posible que tus usuarios reciban mensajes con esta función de otros clientes de G Suite y de cuentas personales de Gmail.

Los mensajes en modo confidencial enviados por terceros pertenecen a sus remitentes, por lo que Vault no puede acceder a ellos. Puedes conservar, retener, buscar y exportar encabezados y asuntos de mensajes confidenciales externos, pero no puedes buscar ni exportar el contenido de estos mensajes ni sus archivos adjuntos.

Nota: Los administradores de G Suite pueden crear una regla de cumplimiento que impida que los mensajes entrantes que estén en modo confidencial se entreguen en cuentas de tu dominio.

Trabajar con mensajes en modo confidencial

Vault es compatible con los mensajes en modo confidencial de las siguientes maneras:

  • Vault muestra los mensajes internos en modo confidencial que coincidan con tu consulta de búsqueda. Puedes ocultar el contenido de esos mensajes al revisarlos y excluirlo cuando los imprimas o los exportes.
  • Con la etiqueta label:confidentialmode, puedes buscar mensajes confidenciales, y aplicar retenciones y reglas de conservación personalizadas específicamente a esos mensajes.

Jamboard

Vault ahora es totalmente compatible con los archivos Jamboard que los usuarios guarden en Drive:

  • Ya se aplican retenciones y reglas de conservación a las jams que los usuarios guardan en Drive. Las que no se guarden se descartarán al finalizar la sesión de Jamboard y no estarán disponibles en Vault.
  • Puedes buscar, ver y exportar jams. Además, con la etiqueta type:jam puedes acotar búsquedas para ver solo archivos de Jamboard.
6 de noviembre del 2018: Vault te lo pone fácil para determinar el alcance de una búsqueda de Gmail
Ahora puedes evaluar el alcance de una consulta al buscar mensajes en Gmail. Una vez que hayas introducido los términos de búsqueda que te interesen, haz clic en Recuento para mostrar el número de mensajes que coinciden con la consulta y la cantidad de cuentas que tienen mensajes coincidentes. También puedes descargar un archivo CSV donde se especifique el número de mensajes por cuenta que coinciden con la consulta. Más información sobre la evaluación del alcance de las consultas
26 de junio del 2018: Hash únicos en las exportaciones de archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google

Ahora, al exportar archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, Vault genera un hash único correspondiente a cada archivo. Con este valor, puedes anular los duplicados de exportaciones de archivos y verificar que los archivos exportados sean una copia exacta de los originales.

El hash se genera de un modo u otro en Vault en función de cómo hayas buscado los archivos:

  • Si has incluido en la búsqueda una fecha de versión, el hash se genera a partir de esa fecha.
  • En el resto de los casos, se utiliza la fecha de la última modificación.

Cuando compares hash de distintas exportaciones, ten en cuenta lo siguiente:

  • Si se edita el contenido de un archivo, el hash también cambia.
  • Si se cambian los permisos de uso compartido de un archivo pero no se modifica su contenido, el hash no cambia.
  • Si se exporta un archivo varias veces con diferentes fechas de versión, los hash también serán distintos, aunque el contenido sea idéntico en todas las exportaciones.

El hash de origen es uno de los parámetros que se incluyen en el archivo XML de Vault al hacer exportaciones de Drive. Más información sobre los metadatos de las exportaciones de Drive

21 de junio del 2018: Controles de retención adicionales y mejoras en la búsqueda de Vault

Hemos añadido más controles granulares a las reglas de conservación:

  • Puedes crear reglas de conservación de Drive personalizadas para eliminar archivos definitivamente una vez transcurrido un periodo determinado desde que se movieron a la papelera.
  • Puedes aplicar reglas de conservación predeterminadas y personalizadas a las grabaciones de Hangouts Meet. Antes, estos archivos estaban sujetos a las reglas de conservación de Drive aplicables.

Importante: Con la función de retención de Meet, hemos añadido una página de configuración nueva en Vault. En ella puedes aplicar reglas de conservación a las aplicaciones que almacenan archivos en Drive. Para habilitar esta función, primero tienes que crear reglas de conservación de Hangouts Meet. Más información sobre cómo evitar que se pierdan datos al configurar reglas de conservación de Hangouts Meet

También hemos añadido funciones nuevas para que te resulte más sencillo buscar datos en Vault y obtengas mejores resultados:

  • Hacer varias búsquedas sobre un asunto rápidamente: una vez que hayas empezado a buscar en Gmail o en Grupos, puedes hacer clic en el botón Buscar en una nueva pestaña para abrir un nuevo cuadro de diálogo de búsqueda sobre el mismo asunto. Los resultados de la primera búsqueda se muestran en la primera pestaña.
  • Estado de la búsqueda: durante las búsquedas, Vault indica el tiempo transcurrido y los parámetros de consulta que has introducido.
  • Mejoras en la función de recuento: al realizar una consulta y hacer clic en el botón Recuento, Vault indica el número de resultados y el tiempo transcurrido. También puedes descargar un archivo CSV donde se especifique el número de mensajes por cuenta que coinciden con la consulta.

Además, hemos añadido nuevos campos de metadatos a las exportaciones de Hangouts Chat:

  • roomName: muestra los nombres de sala o una lista separada por comas de las cuentas implicadas en un mensaje directo (MD) determinado.
  • conversationType: muestra los nombres de sala o MDs.

Ahora, cuando se exportan mensajes desde Hangouts Chat, Vault combina varias conversaciones en un solo archivo PST o mbox, en lugar de exportarlas en archivos separados.

28 de febrero del 2018: Compatibilidad total con Hangouts Chat
Vault ya es compatible con Hangouts Chat, por lo que ahora puedes conservar, retener, buscar y exportar mensajes directos y conversaciones de salas. Más información sobre Vault y Hangouts Chat 

Temas adicionales de ayuda de Vault:

18 de septiembre del 2017: Disponibilidad de exportaciones en formato PST

Ya puedes exportar mensajes de Gmail, de chat y de Grupos como archivos PST. De este modo, puedes revisarlos tanto en Microsoft Outlook como en herramientas de asistencia en caso de pleito con terceros que admitan este formato.

12 de junio del 2017: Mejoras en los metadatos de Drive, en la disponibilidad de zonas horarias y en la retención de datos de unidades compartidas

Obtener metadatos más detallados al exportar archivos desde Drive

Al exportar archivos desde Drive, los metadatos incluyen información sobre los usuarios que tienen una relación indirecta con un documento. Además, Vault te ofrece la posibilidad de determinar cuál es esa relación.

Obtén más información sobre qué usuarios tienen acceso indirecto a archivos y qué opciones están disponibles al exportar archivos desde Drive.

Seleccionar una zona horaria durante la búsqueda y la exportación

Anteriormente, Vault utilizaba la hora del meridiano de Greenwich (GMT) en todas las búsquedas y añadía un día extra para incluir resultados de zonas horarias anteriores. Ahora permite seleccionar la zona horaria en las búsquedas y las exportaciones. Puedes especificar una zona horaria cuando busques datos y Vault determinará los límites de las fechas cuyos resultados mostrar y exportar.

La nueva configuración de zona horaria solo afecta a las operaciones de búsqueda y exportación.

Importante: Puede que las organizaciones que cubren varias zonas horarias vean unos resultados de búsqueda diferentes a los que se mostraban antes de que se lanzara esta función. Más información sobre cómo buscar datos según zonas horarias 

Crear reglas de conservación personalizadas para todas las unidades compartidas del dominio

Ahora puedes crear reglas de conservación personalizadas para todas las unidades compartidas de tu dominio. 

Aplicar reglas de conservación a grupos de Google específicos

Ahora puedes aplicar reglas de conservación personalizadas a grupos de Google específicos. 

9 de marzo del 2017: Compatibilidad total con Google Drive, unidades compartidas y Grupos de Google

Compatibilidad total con Google Drive, incluidas las unidades compartidas

Ahora puedes aplicar retenciones y reglas de conservación a los archivos de Google Drive, así que esta aplicación ya es totalmente compatible con Vault.

Además, puedes buscar y exportar archivos almacenados en unidades compartidas, así como aplicarles reglas de conservación y retenciones por motivos legales. 

Nota: Aunque ya sepas utilizar retenciones y reglas de conservación de Gmail, en el caso de los archivos de Drive, el funcionamiento es algo diferente. Por lo tanto, te recomendamos que leas estos artículos antes de decidir qué políticas de retención y de conservación son más adecuadas para tu organización:

Exportar archivos de Google Drive tal como estaban en un momento determinado

Vault solo busca la versión más reciente de un archivo. Sin embargo, ahora puedes especificar una fecha de versión en tus búsquedas para ver y exportar archivos de Google tal y como estaban en esa fecha. La búsqueda por versiones se puede utilizar con la mayoría de los tipos de archivos de Google:

  • Documentos
  • Presentaciones
  • Hojas de cálculo
  • Dibujos

Sin embargo, no pueden buscarse versiones de archivos de Formularios de Google, Apps Script ni de archivos que no sean de Google.

Utilizar Vault con Grupos de Google

Vault funciona ahora con Grupos de Google, por lo que puedes buscar y exportar contenido de Grupos, así como aplicarles políticas de conservación y retenciones por motivos legales.

30 de junio del 2016: Una interfaz de usuario más intuitiva para gestionar retenciones y reglas de conservación
Hemos actualizado la interfaz de usuario de Vault. Ahora te permite gestionar reglas de conservación y retenciones por motivos legales de forma más intuitiva. Este cambio no afecta a las reglas de conservación ni a las retenciones por motivos legales en vigor ni añade nuevos ajustes.
28 de abril del 2016: Mejoras en exportaciones de gran tamaño
Ahora con Vault podrás gestionar más fácilmente las exportaciones de gran tamaño que tardan más de 24 horas en procesarse. Anteriormente, estas exportaciones se cancelaban sin darte opción a descargar ningún archivo. En adelante, las exportaciones de Vault se detendrán después de 24 horas, momento en el que podrás:
  • Descargar resultados parciales: podrás descargar los mensajes y los archivos que Vault haya localizado hasta ese momento. También se incluye un archivo CSV con las cuentas que aún no se hayan exportado.
  • Continuar una exportación: Vault reanuda las exportaciones desde el mismo punto en que se detuvieron y sigue obteniendo mensajes y archivos durante 24 horas más. Puedes reanudar una tarea de exportación tantas veces como sea necesario para obtener todos los mensajes y archivos que coincidan con tu consulta.

Si no descargas los resultados parciales ni reanudas una exportación antes de 15 días, esta se eliminará.

12 de agosto del 2015: Cambios en la forma en que utilizas las retenciones
Estamos introduciendo distintas mejoras en la forma en que los administradores de Vault crean y gestionan retenciones:
  • Asignación de privilegios de retención según unidades organizativas: los administradores de Vault se pueden limitar a crear y gestionar retenciones correspondientes a usuarios de unidades organizativas específicas, en vez de correspondientes a todo un dominio.
  • Retenciones según unidades organizativas: antes podías crear retenciones en cuentas de usuario específicas o en un dominio completo. Ahora puedes crear retenciones para aplicarlas a todos los miembros de una unidad organizativa específica.
  • Aplicación de retenciones más intuitiva: antes, si retirabas todas las cuentas de una retención, Vault aplicaba esa retención a todas las cuentas del dominio. Ahora se te pide que elimines la retención si quieres quitar todas las cuentas.
  • Interfaz de usuario mejorada: se han mejorado el lenguaje y la interfaz para aplicar retenciones, que ahora es similar al flujo de retención actualizado recientemente.
6 de julio del 2015: cambio en el modo en que se aplican nuevas reglas de conservación
La forma en la que se aplican nuevas reglas de conservación ha cambiado. Esta modificación no afectará a tus ajustes de retención actuales. Las reglas anteriores seguirán reteniendo y eliminando mensajes conforme a la configuración original. Este cambio implica que deberás seleccionar una de las siguientes opciones cuando apliques una regla nueva o modifiques una que ya hayas creado:
  • La regla de conservación solo se aplica a los mensajes eliminados: si seleccionas esta opción, la regla solo afectará a los mensajes que los usuarios eliminen. Esta es la opción predeterminada de las reglas nuevas y equivale a añadir label:^deleted a una regla de conservación personalizada.
  • La regla de conservación se aplica a los mensajes eliminados y a los mensajes de los buzones de correo de los usuarios: si seleccionas esta opción, la regla se aplicará a todos los mensajes, excepto a aquellos que cumplan alguna regla personalizada o retención que especifiques. Si abres una regla de conservación personalizada en la que se utilice label:^deleted, comprobarás que tiene esta opción seleccionada. Sin embargo, la regla personalizada sigue funcionando conforme a la configuración original, de forma que anula esta opción y solo afecta a los mensajes eliminados.

Recuerda: Vault está totalmente integrado con Gmail y no mantiene ningún archivo aparte. Si eliges la segunda opción mencionada más arriba, significa que quieres que la regla se aplique a todos los mensajes, independientemente de si los usuarios los han marcado para eliminarlos o no. Al seleccionar esta opción, es posible que se eliminen mensajes que tus usuarios querían conservar. Por ejemplo, si creas una regla de conservación predeterminada para retener mensajes durante 365 días y seleccionas la segunda opción (para aplicarla a todos los mensajes), pero no aplicas ninguna retención ni ninguna regla personalizada, Vault elimina todos los mensajes de tu dominio que tengan más de un año de antigüedad.

Configurar las políticas de conservación que tu organización necesita puede ser complicado, por lo que te recomendamos que leas este artículo sobre cómo funciona la retención. Ponte en contacto con el equipo de asistencia de G Suite si necesitas más ayuda.

8 de abril del 2015: Compatibilidad total con los chats de Hangouts

Vault es ahora totalmente compatible con los chats de Hangouts. Puedes retener, buscar y exportar los chats de Hangouts que tengan activado el historial. Asimismo, ahora los administradores podrán controlar si el historial está activado o desactivado.

Vault solo es totalmente compatible con las conversaciones de Hangouts que tengan lugar a partir de esta fecha. En cuanto a las conversaciones anteriores al lanzamiento de esta función:

  • Solo los chats registrados se pueden buscar, exportar y retener.
  • Las políticas de conservación no se aplican a los mensajes de Hangouts.

 

23 de diciembre del 2014: Ahora se incluyen etiquetas de sistema y de usuario en la exportación y la vista previa de mensajes

Las exportaciones y las vistas previas de Vault incluyen ahora información adicional para ayudarte a analizar mensajes:

  • Vistas previas de mensajes: ahora puedes ver etiquetas del sistema en las que se muestra el estado de cada mensaje tal como lo ve el usuario. Asimismo, puedes ver las etiquetas que los usuarios han aplicado a los mensajes.
  • Exportaciones de mensajes: ahora puedes ver las etiquetas que los usuarios han aplicado a los mensajes.
29 de septiembre del 2014: Colaboración en asuntos según la unidad organizativa

Los administradores de G Suite ahora pueden restringir el acceso a determinados asuntos por unidad organizativa. Si este ajuste está habilitado, los usuarios de Vault pueden compartir asuntos solo con miembros de unidades organizativas específicas y sus unidades secundarias. Más información sobre los privilegios de Vault y sobre cómo asignarlos

4 de septiembre del 2014: No se aplica ningún límite a las búsquedas en dominios de gran tamaño

Vault ya no restringe el número de cuentas en las que se pueden buscar mensajes. Sin embargo, puede que se produzcan retrasos al buscar y hacer recuentos en dominios con más de 50.000 cuentas.

9 de julio del 2014: Informes de errores mejorados

Vault ahora muestra información adicional cuando los mensajes de Gmail o los archivos de Drive no están disponibles para exportarse. Más información sobre los informes de errores

25 de junio del 2014: Vault para Drive y G Suite Business

Vault para Drive

Entre las potentes funciones de Vault se incluye ahora Drive, otra fuente de datos que permitirá a tu organización encontrar contenido aún más relevante para la empresa. Los clientes de Vault pueden acceder sin ningún coste adicional a Vault para Drive, que funciona con el contenido de Drive de las cuentas de tus usuarios. Los clientes de Postini que cambien a Vault también podrán utilizar Vault para Drive sin ningún coste adicional una vez que haya finalizado la transición.

A continuación te explicamos todo lo que puedes hacer gracias a Vault con tu contenido de Drive, entre el que se incluyen documentos de Google (como Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones) y otros archivos almacenados (como DOCX, PDF y JPEG):

  • Buscar archivos de Drive de usuarios específicos.
  • Obtener una vista previa de los resultados de búsqueda en Vault para asegurarte de que encuentras justo lo que necesitas.
  • Crear copias de los resultados de búsqueda y exportarlos para utilizarlos en el futuro.

Por el momento no se pueden aplicar políticas de conservación, crear retenciones ni hacer búsquedas de contenido de Drive en todo el dominio. Empieza a buscar archivos en Google Drive.

G Suite Business

G͏͏ Suite Business es el paquete ofimático mejorado de G Suite. Además de todas las prestaciones que se ofrecen en G Suite Basic, este paquete incluye almacenamiento ilimitado en Google Drive y Google Vault para todos los miembros de tu organización, así como funciones de administración, auditoría y generación de informes de Drive adicionales. Más información sobre G Suite Business

Si tu organización utiliza licencias de dominio parcial y te cambias a G Suite Business, Vault estará disponible automáticamente para todos los miembros. Todos los usuarios estarán sujetos a tus políticas actuales de eliminación y conservación de datos. Consulta el artículo sobre cómo actualizar tu edición a G Suite Business para evitar perder datos de forma accidental.
19 de junio del 2014: Excluir borradores de mensajes de Gmail

Ahora te será más fácil excluir borradores de mensajes cuando hagas búsquedas y crees retenciones y reglas de conservación.

30 de mayo del 2014: Asignación de privilegios de Vault según la unidad organizativa

Ahora, a los usuarios se les pueden conceder los privilegios Administrar exportaciones y Administrar búsquedas a nivel de organización completa o de unidades organizativas específicas. Por ejemplo, puedes asignar a un administrador de Vault el privilegio Administrar búsquedas sobre toda la organización y el privilegio Administrar exportaciones sobre una sola unidad organizativa. El administrador de G Suite seguirá siendo el responsable de asignar privilegios en la consola de administración.

14 de mayo del 2014: Opciones mejoradas para especificar periodos de retención predeterminados y personalizados

Las opciones para configurar o modificar periodos de retención son ahora más claras, y se han añadido protecciones al proceso de configuración de periodos de retención que abarcan un número de días específico.

1 de mayo del 2014: Búsqueda según unidades organizativas

Los usuarios de Vault ahora pueden buscar datos en una unidad organizativa específica, además de hacer búsquedas en todo el dominio o por cuentas de usuario. Al buscar en una unidad organizativa, se reduce el número de resultados de búsqueda irrelevantes que se podrían obtener si se rastreara todo el dominio, al tiempo que se elimina la necesidad de especificar cuentas concretas. Para hacer una búsqueda en un asunto, selecciona Organización y, a continuación, la unidad organizativa en la que quieres buscar. Aunque no es posible incluir cuentas en las búsquedas que se hacen en unidades organizativas, si quieres, puedes especificar un periodo y términos de búsqueda.

21 de enero del 2014: Retenciones por motivos legales específicas

Ahora, los administradores pueden retener mensajes específicos (por ejemplo, de una fecha concreta o con determinados términos) para conservarlos en Vault de manera indefinida. Solo se conservarán los mensajes que cumplan los parámetros que se haya especificado. Antes, los administradores de Vault tenían que retener toda la cuenta de un usuario para poder conservar sus mensajes, y todavía es posible retener cuentas enteras.  Más información sobre los dos tipos de retenciones

5 de diciembre del 2013: Vista previa mejorada de las reglas de conservación personalizadas

La función de vista previa permite a los administradores de Vault examinar el contenido que retendrá una determinada regla personalizada una vez que se aplique. Ya no es necesario que los administradores especifiquen un nombre de usuario. Al hacer clic en el botón Vista previa, Vault mostrará resultados según lo que el administrador haya seleccionado: una unidad organizativa específica o el dominio completo. Anteriormente, los administradores tenían que especificar un nombre de usuario para poder obtener una vista previa de los resultados de una regla personalizada. Más información sobre las reglas de conservación

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