Stale aktualizujemy Google Vault, wprowadzając nowe funkcje, ulepszenia i poprawki błędów. Większość funkcji jest dostępna w ciągu kilku dni od wprowadzenia, ale wdrażanie niektórych z nich może potrwać dłużej.
6 grudnia 2023 roku: eksportowanie z Dysku plików, do których prowadzą linki, w wiadomościach e-mail
Vault obsługuje teraz eksportowanie z Dysku plików, do których prowadzą linki, w wiadomościach e-mail. Aby korzystać z tej funkcji, podczas eksportowania danych Gmaila z Vault wybierz opcję Eksportowanie z Dysku plików, do których prowadzą linki.
Szczegółowe informacje, w tym informacje o tym, co jest, a co nie, znajdziesz w artykule Hiperlinki do plików na Dysku w wiadomościach.
4 grudnia 2023 roku: obsługa wydarzeń w Kalendarzu Google
- Przechowywanie wydarzeń w Kalendarzu. Więcej informacji
- Wyszukiwanie wydarzeń w Kalendarzu. Więcej informacji
- Eksportowanie danych z Kalendarza. Więcej informacji
- Nakładanie blokad na wydarzenia z Kalendarza. Więcej informacji
Szczegółowe informacje o obsługiwanych typach zdarzeń znajdziesz w artykule Obsługiwane typy zdarzeń.
20 czerwca 2023 r.: obsługa reguł przechowywania opartych na etykietach Dysku
-
ustawić warunki etykiet reguł przechowywania oparte na polach etykiet,
-
zastapić reguły przechowywania pliku objętego blokadą na potrzeby postępowania sądowego oraz reguły wygasania uprawnień do takiego pliku,
-
dostosować warunki etykiet niestandardowych reguł przechowywania do typu pola przy użyciu różnych operatorów porównania.
Dowiedz się więcej o warunkach reguł opartych na etykietach Dysku.
7 czerwca 2023 roku: stare wersje bardzo dużych plików mogą zostać scalone
Wczesne wersje bardzo dużych plików Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji, Formularzy i Witryn Google – z wyjątkiem tych objętych blokadą – mogą zostać scalone, aby zaoszczędzić miejsce. Jeśli przeszukujesz Vault przy użyciu Dysku Google, nie będziesz mieć dostępu do wczesnych wersji, lecz do najstarszej scalonej wersji.
Więcej informacji o wersjach znajdziesz w artykule Przeszukiwanie historii zmian pliku.1 marca 2023 roku: obsługa e-maili zaszyfrowanych po stronie klienta
- Vault przechowuje i blokuje e-maile zaszyfrowane po stronie klienta tak samo jak inne wiadomości.
- Możesz wyświetlać podgląd niezaszyfrowanych metadanych e-maili, takich jak temat, nadawca i odbiorca.
- Zaszyfrowana treść e-maila pojawi się w podglądzie wyszukiwania jako załącznik smime.p7m lub smime.p7s. Aby odszyfrować eksport w formacie mbox, możesz użyć narzędzia do odszyfrowywania (w wersji beta). Aby wyświetlać e-maile zaszyfrowane po stronie klienta w formacie PST, zaimportuj plik p7m każdego użytkownika do programu Microsoft Outlook. Więcej informacji znajdziesz w artykule Przeglądanie wiadomości wyeksportowanych z Vault.
5 grudnia 2022 roku: zaktualizowaliśmy interfejs użytkownika pod kątem przyszłych funkcji szyfrowania po stronie klienta
2 września 2022 roku: wszystkie wyszukiwania i blokady w Google Chat korzystają teraz z indeksowania na podstawie wiadomości
Wyszukiwanie i eksporty
Vault będzie wyszukiwać wiadomości w pokojach z wątkami (pokojach z rozmowami) tak samo jak przeszukuje czaty, czaty grupowe i pokoje bez wątków:
-
Wyszukiwanie Vault dopasowuje i zwraca pojedyncze wiadomości. Wcześniej podczas wyszukiwania w Vault zwracane były pasujące tematy. Temat odpowiada wszystkim wiadomościom w wątku w pokoju z wątkami lub wszystkim wiadomościom wysłanym w ciągu 24 godzin (według czasu UTC).
-
Vault zmienia zakres wyszukiwania w pokojach z wątkami:
-
Vault przeszukuje teraz wiadomości ze wszystkich wątków w pokoju z wątkami, o ile określone konto należy do tego pokoju z wątkami, nawet jeśli użytkownik nie brał udziału w danym wątku (np. przez wysłanie wiadomości). Wcześniej przeszukiwane były tylko wątki, w których uczestniczyło dane konto.
-
Jeśli określone konto było członkiem pokoju, ale użytkownik już go opuścił, Vault przeszukuje tylko wiadomości wysłane przed opuszczeniem pokoju. Wcześniej, jeśli konto uczestniczyło w wątku, przeszukiwane były wszystkie wiadomości w tym wątku, nawet te wysłane po opuszczeniu pokoju przez danego użytkownika.
-
-
Gdy wiadomość spełnia warunki wyszukiwania, w celu wyświetlenia i wyeksportowania podany jest kontekst. Kontekst obejmuje konkretną wiadomość i wszystkie wiadomości wysłane 12 godzin przed i 12 godzin po niej w tej samej rozmowie (na czacie, w pokoju lub pokoju z wątkami).
-
Jeśli wiele wiadomości w tej samej rozmowie (na czacie, w pokoju lub pokoju z wątkami) pasuje do kryteriów wyszukiwania, mogą się one pokrywać w udostępnionym kontekście. Podczas eksportowania Vault ocenia pokrywające się wiadomości i pomija zduplikowane wiadomości w eksporcie.
Wyszukiwane hasła
W wyniku tych zmian, jeśli uruchomisz zapisane zapytanie Google Chat obejmujące ten sam okres co poprzedni eksport, wyeksportowane wiadomości mogą różnić się od wcześniejszych.
Załóżmy na przykład, że należysz do pokoju, w którym wymieniono następujące wiadomości:
Uczestnik 1: hej
Uczestnik 2: cześć
Jeśli używasz wyszukiwanych haseł*, wyszukiwanie, podgląd i eksportowanie wiadomości przebiegają w ten sposób:
| Wyszukiwane hasło | Wyszukiwanie, podgląd i eksportowanie w pokoju czatu |
|---|---|
hej |
Wyszukiwanie: zwracana jest tylko wiadomość od uczestnika 1, ponieważ tylko ona pasuje do wyszukiwanego hasła. Podgląd i eksportowanie: obejmuje wiadomość uczestnika 1 oraz wszystkie wiadomości w pokoju lub wątku (w przypadku pokoi z wątkami), które zostały wysłane 12 godzin przed i 12 godzin po niej. |
cześć |
Wyszukiwanie: zwracana jest tylko wiadomość od uczestnika 2, ponieważ tylko ona pasuje do wyszukiwanego hasła. Podgląd i eksportowanie: obejmuje wiadomość uczestnika 2 oraz wszystkie wiadomości w pokoju lub wątku (w przypadku pokoi z wątkami), które zostały wysłane 12 godzin przed i 12 godzin po niej. |
hej cześć |
Żadne wiadomości nie są zwracane ani eksportowane, ponieważ żadna wiadomość nie zawiera obu wyszukiwanych haseł. |
hej od:uczestnik1@example.com |
Wyszukiwanie: zwracana jest tylko wiadomość od uczestnika 1, ponieważ tylko ta wiadomość pasuje do obu wyszukiwanych haseł. Podgląd i eksportowanie: obejmuje wiadomość uczestnika 1 oraz wszystkie wiadomości w pokoju lub wątku (w przypadku pokoi z wątkami), które zostały wysłane 12 godzin przed i 12 godzin po niej. |
hej od:uczestnik2@example.com |
Żadne wiadomości nie są zwracane ani eksportowane, ponieważ żadna wiadomość nie pasuje do obu wyszukiwanych haseł. |
-hej od:uczestnik1@example.com |
Żadne wiadomości z przykładowej rozmowy nie są zwracane ani eksportowane, ponieważ żadna wiadomość nie pasuje do obu wyszukiwanych haseł. |
-hej od:uczestnik2@example.com |
Wyszukiwanie: zwracana jest tylko wiadomość od uczestnika 2, ponieważ tylko ona pasuje do wyszukiwanego hasła. Podgląd i eksportowanie: obejmuje wiadomość uczestnika 2 oraz wszystkie wiadomości w pokoju, które zostały wysłane w ciągu 12 godzin przed i 12 godzin po niej. |
* Uwaga: wyszukiwanie w Google Chat nie działa z operatorami logicznymi, takimi jak AND, OR czy NOT. Lista wyszukiwanych haseł jest jednak traktowana, jakby między każdym wyszukiwanym terminem znajdował się operator AND. Jeśli słowo kluczowe jest poprzedzone znakiem -, jest ono traktowane tak, jakby zostało poprzedzone operatorem NOT. Więcej informacji
Blokady
Możesz ograniczyć wyszukiwanie do danych objętych blokadą, czyli wiadomości powiązanych z kontem użytkownika, które jest zablokowane.
W przypadku pokoi z wątkami Vault blokuje i przeszukuje wszystkie wiadomości w pokoju, jeśli użytkownik objęty blokadą, który spełnia parametry wyszukiwania, jest lub był w danym pokoju. Wcześniej Vault blokował i przeszukiwał tylko wątki w pokoju, w którym użytkownik objęty blokadą wysłał co najmniej 1 wiadomość w wątku.
Oprócz tego, jeśli wszyscy użytkownicy objęci blokadą opuszczą pokój czatu, wyszukiwanie blokowanych wiadomości zwróci tylko wiadomości wysłane, zanim ostatni użytkownik objęty blokadą opuścił pokój. W szczególności w przypadku pokoi z wątkami wiadomości wysłane po opuszczeniu przez użytkownika pokoju nie są już blokowane, nawet jeśli ten użytkownik brał udział w rozmowie.
Możesz uwzględnić wiadomości z pokoi czatu (które obejmują rozmowy grupowe utworzone później niż na początku grudnia 2020 r. oraz pokoje). Typ pokoju określa, jakie wiadomości są zwracane. Więcej informacji
Wdrażanie nowego zachowania
Wprowadzenie zmian na kontach wszystkich użytkowników potrwa kilka tygodni. Działanie wyszukiwania wiadomości w okresie przejściowym:
- Jeśli u góry wyników wyszukiwania pojawi się powiadomienie „Zapytanie zostało zastosowane do poszczególnych wiadomości”, oznacza to, że wyszukiwanie było oparte na wiadomościach.
- Jeśli nie otrzymasz powiadomienia, oznacza to, że zastosowane zostało klasyczne wyszukiwanie. W przypadku pokoi z wątkami zapytanie zostało zastosowane do każdej rozmowy.
Więcej informacji:
Wraz z wprowadzeniem na Dysku szyfrowania po stronie klienta Google Workspace Vault umożliwia przechowywanie, wyszukiwanie i eksportowanie plików Google szyfrowanych po stronie klienta.
Przechowywanie i blokady
Vault przechowuje i blokuje szyfrowane po stronie klienta pliki na Dysku tak samo jak inne pliki na Dysku.
Wyszukiwanie i podgląd
Pliki szyfrowane po stronie klienta możesz wyszukiwać według ich metadanych, takich jak tytuł czy właściciel. Nie możesz jednak przeszukiwać ich treści, wyszukiwać według formatu plików, wyświetlać podglądu treści ani pobierać z widoku podglądu.
Podczas wyszukiwania na Dysku w Vault możesz określić, że chcesz przeszukiwać tylko pliki szyfrowane po stronie klienta lub wykluczyć takie pliki. Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy w organizacji jest włączone szyfrowanie po stronie klienta Google Workspace.
Więcej informacji znajdziesz w artykule Używanie Vault do przeszukiwania Dysku Google, Meet i Witryn.
Eksportowanie
Gdy eksportujesz pliki szyfrowane po stronie klienta, pliki te pozostają zaszyfrowane, a ich nazwy kończą się na .gcse. Aby odszyfrować pliki, użyj narzędzia Google do odszyfrowywania po stronie klienta. Pliki szyfrowane po stronie klienta można też identyfikować na podstawie ich metadanych. Te pliki mają parametr ClientSideEncrypted ustawiony na true.
Wiadomości z Gmaila możesz teraz eksportować za pomocą nowego, szybszego systemu w Vault. Podczas tworzenia eksportu Vault wyświetla pasek postępu. Eksporty trwające ponad 24 godziny nie wymagają już ręcznego ponownego uruchomienia.
W nowym systemie niektóre pliki eksportu mają inne nazwy i formaty niż w systemie klasycznym. Organizacje używające skryptu do przetwarzania plików eksportu Vault z Gmaila prawdopodobnie będą musiały zaktualizować skrypty, aby poprawnie przetwarzały nowe nazwy i typy plików. Szczegółowe informacje znajdziesz w podsumowaniu zmian poniżej.
Aby użyć nowego systemu eksportu, wybierz odpowiednią opcję podczas tworzenia eksportu. Jeśli używasz interfejsu API, ustaw wartość use_new_export=true w obiekcie MailExportOptions.
Obecnie eksporty używają systemu klasycznego, chyba że wybierzesz ulepszony system podczas uruchamiania eksportu. Nowy system zastąpi klasyczny w ciągu kilku miesięcy. W okresie przejściowym, gdy są dostępne obie opcje, Vault będzie odpowiednio oznaczać eksporty z Gmaila utworzone w nowym systemie.
Uwaga: zmieniają się tylko pliki eksportu z Gmaila. Pliki eksportu z innych usług pozostają bez zmian.
Podsumowanie zmian
| Informacje | Nazwa pliku | Nowości |
|---|---|---|
| Treść wiadomości | nazwa_eksportu-N.zip |
Archiwum zawiera pliki mbox lub PST zamiast spakowanych plików wiadomości. Pliki wiadomości mają nazwy nazwa_eksportu-konto.mbox lub nazwa_eksportu-konto.pst, gdzie konto to pełny adres e-mail opiekuna (adresata lub nadawcy wiadomości). W niektórych przypadkach dla konta tworzonych jest kilka plików, a ich nazwy zawierają kolejne liczby. Na przykład eksport może zawierać następujące pliki:
|
| Metadane wiadomości |
Wersja klasyczna: nazwa_eksportu-metadata.xml Nowa wersja: nazwa_eksportu-metadata.csv |
Format CSV zawiera te same informacje co plik w systemie klasycznym oraz nowe kolumny:
|
| Liczba kont i wiadomości |
Wersja klasyczna: nazwa_eksportu-results-count.csv Nowa wersja: nazwa_eksportu-results-counts.csv |
Raport zawiera więcej informacji:
Konta są teraz posortowane w kolejności malejącej według liczby wyeksportowanych wiadomości. |
| Raporty o błędach |
Wersja klasyczna: error.csv i nazwa_eksportu-account-exceptions.csv Nowa wersja: nazwa_eksportu-error.xml |
Nowy raport o błędach to 1 plik w formacie XML. Zawsze jest częścią eksportu, nawet jeśli nie wystąpiły żadne błędy. Zawiera te same informacje co pliki w systemie klasycznym oraz te dodatkowe dane:
|
| Wiadomości, które nie zostały przekonwertowane na format PST | nazwa_eksportu-conversion-errors-N.zip |
Nowy plik zwracany w przypadku eksportów w formacie PST, gdy niektóre wiadomości nie zostały przekonwertowane na format PST. Ten plik zawiera nieprzekonwertowane wiadomości w formacie EML. W przypadku zwrócenia więcej niż 1 pliku nazwy poszczególnych plików zawierają kolejne liczby. Przykład:
|
| Sumy kontrolne pliku | nazwa_eksportu.md5 | Bez zmian |
Więcej informacji
W związku z uruchomieniem funkcji zatwierdzania plików na Dysku usługa Vault zawiera teraz metadane zatwierdzeń w eksportach z Dysku. Metadane obejmują listę osób zatwierdzających, status zatwierdzenia i datę ostatniej zmiany tego statusu. W przypadku wpisania daty wersji w ramach wyszukiwania metadane zatwierdzeń odzwierciedlają stan obecny, a nie stan właściwy dla wyszukiwanej daty wersji.
Więcej informacji:
Metadane z Gmaila będzie można teraz wyeksportować do plików z metadanymi w 2 formatach: do klasycznego pliku XML oraz nowego CSV. Nowy format CSV rozszerza nasze wsparcie dla narzędzi innych firm do weryfikowania treści i zawiera więcej metadanych dotyczących wiadomości z Gmaila.
Plik CSV zawiera 2 nowe kolumny z informacjami:
GmailMessageId– unikalny identyfikator każdej wiadomości, który może zostać wykorzystany z interfejsem Gmail API;Account– konto e-mail (wysyłającego lub odbierającego), które znalazło się w zakresie wyszukiwania.
Z kolei dzięki wartości Rfc822MessageId otrzymujemy identyfikator pozwalający powiązać metadane z wiadomością w eksporcie, podobnie do wartości External FileName w klasycznym pliku XML.
Sposób, w jaki operatory wyszukiwania to: i from: na Dysku dopasowują pliki w Google Vault, uległ zmianie. Operatory nie będą dopasowywać plików udostępnionych przed marcem 2021 roku. Ich nowy sposób działania jest bardziej intuicyjny w kontekście wyszukiwania na Dysku. Umożliwia on również określenie zarówno tego, kto ma dostęp do pliku, jak i tego, kto udzielił dostępu tym użytkownikom.
Od lutego 2021 roku dostępny jest nowy operator wyszukiwania, sharedwith:, który obsługuje podobne dopasowania co operator to: przed zmianą. Obecny operator wyszukiwania owner: obsługuje te same dopasowania co operator from: przed zmianą.
Możesz teraz przechowywać, blokować, wyszukiwać i eksportować witryny utworzone w nowej wersji Witryn Google.
Domyślnie witryny objęte są regułami przechowywania na Dysku. Możesz także ustawić odrębne reguły przechowywania właściwe dla Witryn.
Aby blokować, wyszukiwać i eksportować witryny, możesz korzystać z blokad i przeszukiwania Dysku. Dzięki nowemu operatorowi, type:site, możesz filtrować wyniki wyszukiwania tak, aby znalazły się w nich wyłącznie witryny. Możesz także szukać witryn, posługując się adresem URL.
W Google Chat wprowadzamy 2 zmiany dotyczące wiadomości grupowych:
Nowe czaty grupowe utworzone w Google Chat są obsługiwane jak pokoje bez wątków, a użytkownicy mogą zmieniać swoje członkostwo w tych czatach. Dotychczasowe czaty grupowe nadal obsługiwane są jak wiadomości grupowe.
Vault obsługuje te nowe czaty grupowe inaczej niż dotychczasowe wiadomości grupowe, co wpływa na zakres przechowywania, blokad i wyszukiwania. Nowe czaty grupowe są podobne do pokoi, dlatego w Vault pokoje z wątkami, pokoje bez wątków i nowe czaty grupowe są ogólnie określane mianem „pokoi czatu”.
Więcej informacji:
- Przechowywanie wiadomości z Google Chat przy użyciu Vault
- Nakładanie blokad na wiadomości z Google Chat
- Używanie Vault do wyszukiwania wiadomości w Gmailu
- Używanie Vault do wyszukiwania wiadomości w Google Chat
- Wymagane działanie: nadchodzące zmiany w sposobie obsługi czatów grupowych przez Vault (podsumowanie zmian)
Uruchomiliśmy nową, ulepszoną usługę Vault opartą o Material Design. Jest łatwiejsza w obsłudze i zawiera rozwiązania zwiększające produktywność, by umożliwić Ci szybsze wykonywanie zadań.
Do korzystania z nowej witryny nie jest konieczna migracja. Strona wykorzystuje ten sam system backendu co dotychczasowa witryna (ediscovery.google.com). Na obu stronach aż do wyłączenia ediscovery.google.com znajdziesz te same sprawy, reguły przechowywania i blokady.
Aby użyć nowej strony, wejdź na vault.google.com i zaloguj się na swoje zarządzane konto Google.
Wprowadzone zmiany:
- Podczas pierwszego logowania zamiast strony Sprawy otwiera się strona główna z 3 opcjami: Przechowywanie, Sprawy i Raporty.
- Gdy konfigurujesz reguły przechowywania i blokady, w przejściu przez cały proces pomagają Ci wyświetlane podpowiedzi.
- Niestandardowe reguły przechowywania, blokady i wyniki wyszukiwania są wyświetlane w tabelach, które można sortować i filtrować. Dzięki temu w łatwiejszy sposób poznasz zakres wyników wyszukiwania oraz zasad zarządzania informacjami.
- Gdy przeglądasz wyniki wyszukiwania i raporty o blokadach, widzisz odpowiedni kontekst. Kliknięcie elementu skutkuje teraz otwarciem panelu bocznego, a nie przejściem na nową stronę.
Co się nie zmieniło:
- Bieżące ustawienia, zapisane zapytania i pliki eksportu. Twoje dane i ustawienia są dostępne w obu witrynach.
- Funkcje Vault. Wszystkie funkcje dostępne w klasycznej wersji Vault są dostępne w nowej wersji.
Do czasu wyłączenia klasycznej wersji Vault w Centrum pomocy Vault znajdziesz instrukcje dotyczące obu wersji.
Udostępniliśmy w Google Chat pokoje bez wątków, w których możesz przechowywać, blokować, wyszukiwać i eksportować wiadomości. Vault podchodzi do nich w inny sposób niż do wiadomości w pokojach z wątkami (pokojach, w których wiadomości są grupowane w wątki).
Więcej informacji:
Vault obsługuje teraz Google Voice dla G Suite. Możesz przechowywać, blokować, wyszukiwać i eksportować SMS-y, wiadomości głosowe i ich transkrypcje oraz rejestry połączeń. Uwaga: Google Voice dla G Suite nie obsługuje nagrywania rozmów, a Vault nie ma dostępu do połączeń głosowych.
Więcej informacji:
Interfejs Vault API został poszerzony o Count API dla Gmaila i Grup dyskusyjnych. Za pomocą interfejsu Count API możesz poznać liczbę wiadomości pasujących do wyszukiwanego hasła. Możesz użyć liczby wiadomości do oszacowania rozmiaru eksportu, a następnie zdecydować się na przeprowadzenie eksportu lub dostosować zapytanie, by otrzymać mniej elementów.
Więcej informacji znajdziesz w dokumentacji interfejsu Count API i w dotyczącym go przykładzie.
Vault – wraz z udostępnieniem funkcji sesji pytań i odpowiedzi oraz ankiet w Google Meet – umożliwia teraz przechowywanie i przeszukiwanie dzienników sesji pytań i odpowiedzi oraz dzienników ankiet powiązanych z nagraniami w Meet, a także nakładanie na nie blokad.
Więcej informacji:
Teraz eksport danych całej organizacji za pomocą narzędzia do eksportowania danych będzie zawierał również usunięte informacje, które zostały zachowane lub zablokowane w Vault. Nie musisz już wykonywać za pomocą Vault dodatkowych eksportów obejmujących usunięte, ale przechowywane dane.
W plikach eksportu z Google Chat do zgłaszania edytowanych lub usuniętych wiadomości wykorzystuje się teraz ten sam format co w przypadku podglądu Vault:
| Stan wiadomości | Poprzedni format | Nowy format |
|---|---|---|
| Edytowana | +data |
Edytowano data |
| Usunięta przez użytkownika lub regułę przechowywania w Vault | -data |
Usunięto data |
Administrator G Suite może teraz zezwalać użytkownikom w organizacji na czatowanie z użytkownikami zewnętrznymi (więcej informacji). Vault umożliwia przechowywanie, blokowanie, wyszukiwanie i eksportowanie wiadomości czatu od użytkowników zewnętrznych w ten sposób:
- Po włączeniu archiwizacji możesz przechowywać, blokować, wyszukiwać i eksportować wiadomości czatu przesyłane między użytkownikami zewnętrznymi i osobami w organizacji.
- Możesz wyszukiwać i eksportować wiadomości wysyłane przez użytkowników zewnętrznych w pokojach utworzonych przez osobę należącą do Twojej organizacji.
- Nie możesz przechowywać, blokować, wyszukiwać ani eksportować wiadomości wysyłanych przez użytkowników z Twojej organizacji w pokojach należących do innej organizacji.
Więcej informacji:
Tryb poufny Gmaila
Tryb poufny Gmaila pozwala użytkownikom ograniczyć dostęp odbiorców do poufnych treści e-maili. Ta funkcja jest dostępna dla organizacji, które ją włączą, i osobistych kont Gmail.
Gdy użytkownik wysyła wiadomość poufną, Gmail zastępuje jej treść i załączniki linkiem. Tylko temat i link są wysyłane przez SMTP.
Wiadomości w trybie poufnym wysyłane przez użytkowników w Twojej domenie
Jeśli w Twojej organizacji jest włączony tryb poufny Gmaila, Vault pozwala blokować, przechowywać, wyszukiwać i eksportować wiadomości w trybie poufnym wysyłane przez użytkowników w Twojej organizacji po 30 listopada 2018 roku.
Wiadomości są dostępne dla Vault, nawet jeśli nadawca ustawi datę ważności lub anuluje dostęp odbiorców do wiadomości w trybie poufnym.
Wiadomości w trybie poufnym odebrane spoza Twojej domeny
Nawet jeśli w Twojej organizacji nie jest włączony tryb poufny Gmaila, użytkownicy mogą otrzymywać wiadomości w tym trybie od użytkowników z innych organizacji lub z prywatnych kont Gmail.
Możesz blokować, przechowywać, wyszukiwać i eksportować nagłówki oraz tematy zewnętrznych wiadomości poufnych. Nie możesz jednak wyszukiwać ani eksportować treści i załączników takich wiadomości.
Praca z wiadomościami w trybie poufnym
Vault obsługuje wiadomości w trybie poufnym w następujący sposób:
- Vault zwraca wewnętrzne wiadomości poufne, które odpowiadają zapytaniu.
- Treść wiadomości jest domyślnie ukryta podczas wyświetlania podglądu. Możesz ją jednak wyświetlić.
- Podczas drukowania lub eksportowania wiadomości możesz wykluczyć treść wiadomości poufnych. Jeśli zdecydujesz się to zrobić, wydrukowane lub wyeksportowane zostaną nagłówki, informacje o nadawcy i odbiorcy oraz inne metadane, ale nie treści wiadomości poufnych.
- Możesz wyeksportować wiadomość poufną z organizacji nadawcy, ale nie z organizacji odbiorcy.
- Vault może wyodrębnić hiperlinki z Dysku dodane do wiadomości poufnych podczas eksportowania z organizacji nadawcy, ale nie może wyodrębnić hiperlinków otrzymanych od organizacji zewnętrznych.
- Aby zastosować reguły przechowywania, blokady lub wyszukiwanie tylko do wiadomości poufnych, użyj terminu
label:confidentialmode(etykieta:trybpoufny).
Jamboard
Vault w pełni obsługuje pliki usługi Jamboard zapisane przez użytkowników na ich Dyskach:
- Blokady i reguły przechowywania obejmują teraz Jamy, które użytkownicy zapisali na Dysku. Niezapisane Jamy są odrzucane po zakończeniu sesji Jamboard i nie są dostępne w Vault.
- Możesz wyszukiwać i eksportować Jamy oraz wyświetlać ich podgląd. Aby wyszukać Jamy, użyj operatora
type:jam.
Gdy eksportujesz pliki Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google, Vault generuje teraz niepowtarzalną wartość skrótu dla każdego pliku. Za pomocą tej nowej wartości skrótu możesz usuwać duplikaty wyeksportowanych plików i sprawdzać, czy wyeksportowany plik jest dokładną kopią pliku źródłowego.
Sposób wyszukiwania pliku decyduje o tym, w jaki sposób Vault generuje wartość skrótu:
- Jeśli wyszukiwanie obejmuje datę wersji, jest ona używana do wygenerowania wartości skrótu.
- Data ostatniej modyfikacji jest używana, gdy wyszukiwanie nie obejmuje daty wersji.
Porównując wartości skrótu wyeksportowanych plików, pamiętaj o tych informacjach:
- Jeśli treść pliku ulegnie zmianie, zmieni się też jego wartość skrótu.
- Jeśli ktoś zmieni uprawnienia udostępniania pliku, ale nie jego treść, wartość skrótu się nie zmieni.
- Jeśli wyeksportujesz plik wiele razy i użyjesz innych dat wersji, wartości skrótu będą różne, nawet jeśli treść wyeksportowanych plików jest taka sama.
Hasz źródła jest jednym z parametrów znajdujących się w pliku XML Vault, który jest tworzony podczas eksportowania danych z Dysku. Dowiedz się więcej o metadanych plików eksportowanych z Dysku.
Dodaliśmy dokładniejsze opcje konfigurowania reguł przechowywania:
- Możesz ustawić niestandardowe reguły przechowywania na Dysku, które trwale usuwają pliki po określonej liczbie dni od przeniesienia ich przez użytkowników do kosza.
Dodaliśmy też nowe funkcje, które ułatwiają wyszukiwanie danych w Vault:
- Szybkie, wielokrotne przeszukiwanie sprawy – po rozpoczęciu wyszukiwania w Gmailu lub Grupach dyskusyjnych możesz kliknąć przycisk Wyszukiwanie w nowej karcie, aby otworzyć nowe okno wyszukiwania w tej samej sprawie. Pierwsze wyszukiwanie zostanie ukończone na pierwszej karcie.
- Stan wyszukiwania – gdy trwa wyszukiwanie, Vault podaje czas, który upłynął, i wybrane parametry zapytania.
- Ulepszona funkcja liczenia – po wpisaniu zapytania i kliknięciu przycisku Liczba Vault podaje liczbę dopasowań i czas, który upłynął. Możesz też pobrać plik CSV zawierający listę kont z wiadomościami, które pasują do zapytania.
Możesz teraz eksportować wiadomości z Gmaila, czatów i Grup dyskusyjnych jako pliki PST. Ta funkcja pozwala przeglądać wiadomości w programie Microsoft Outlook oraz obsługujących ten format narzędziach innych firm do obsługi postępowań sądowych.
Korzystanie z bardziej szczegółowych metadanych podczas eksportowania plików z Dysku
Gdy eksportujesz pliki z Dysku, w metadanych zawarte są informacje o użytkownikach, którzy są w pośredni sposób powiązani z poszczególnymi dokumentami. Dodatkowo Vault pozwala określić rodzaj tego powiązania.
Dowiedz się więcej o użytkownikach, którzy mają pośredni dostęp do plików, i poznaj opcje dostępne podczas eksportowania danych z Dysku.
Wybieranie strefy czasowej podczas wyszukiwania i eksportowania
Dotychczas podczas wszystkich operacji wyszukiwania w Vault czas był podawany według strefy czasowej GMT. Do zakresu wyników był dodawany jeden dzień, aby uwzględnić dane ze stref czasowych, w których godzina jest wcześniejsza. Teraz Vault daje możliwość wyboru strefy czasowej w trakcie wyszukiwania i eksportowania. Dzięki temu możesz wybrać strefę czasową podczas wyszukiwania danych, a Vault ustali zakres dat, z którego ma wyświetlić lub wyeksportować wyniki.
Nowe ustawienie strefy czasowej ma zastosowanie tylko do operacji wyszukiwania i eksportowania.
Ważne: w organizacjach, które działają w różnych strefach czasowych, wyniki wyszukiwania mogą być inne od udostępnianych przed wdrożeniem tej funkcji. Dowiedz się więcej o wyszukiwaniu danych na podstawie stref czasowych.
Tworzenie niestandardowych reguł przechowywania dla wszystkich dysków współdzielonych w domenie
Możesz teraz tworzyć niestandardowe reguły przechowywania, które obejmują wszystkie dyski współdzielone w domenie.
Ustawianie reguł przechowywania dla określonych grup dyskusyjnych Google
Możesz teraz stosować niestandardowe reguły przechowywania obejmujące wybrane grupy dyskusyjne Google.
Pełna obsługa Dysku Google, w tym dysków współdzielonych
Dysk Google jest teraz w pełni obsługiwany przez Vault – możesz ustawiać reguły przechowywania i nakładać na pliki blokady na potrzeby postępowań sądowych.
Możesz też wyszukiwać i eksportować pliki przechowywane na dyskach współdzielonych, ustawiać dla nich reguły przechowywania oraz nakładać na nie blokady na potrzeby postępowań sądowych.
Uwaga: przechowywanie i blokady działają na Dysku inaczej niż w przypadku Gmaila. Przejrzyj te artykuły, aby dowiedzieć się, jakie blokady i zasady przechowywania będą najlepsze dla Twojej organizacji:
Eksportowanie z Dysku Google wersji pliku z określonej daty
Vault przeszukuje tylko najnowsze wersje plików. Teraz jednak możesz też dodać do wyszukiwania datę wersji, aby wyświetlić i wyeksportować wersję pliku Google z określonej daty. Obsługa wersji jest dostępna w przypadku większości typów plików Google, takich jak:
- pliki Dokumentów,
- pliki Prezentacji
- pliki Arkuszy,
- pliki Rysunków.
Przechowywanie wersji jest niedostępne w przypadku plików Formularzy Google, skryptów Apps Script oraz plików w formatach innych firm.
Korzystanie z Vault w Grupach dyskusyjnych Google
Vault działa teraz z Grupami dyskusyjnymi, co oznacza, że możesz wyszukiwać i eksportować treści z Grup dyskusyjnych, ustawiać dla nich reguły przechowywania oraz nakładać na nie blokady na potrzeby postępowań sądowych.
- pobrać częściowe wyniki – wiadomości i pliki odzyskane przez Vault do tego momentu są dostępne do pobrania wraz z plikiem CSV zawierającym listę kont, które nie zostały jeszcze wyeksportowane;
- kontynuować eksportowanie – Vault wznawia operację w miejscu, w którym została wstrzymana, i przez kolejne 24 godziny pobiera następną partię wiadomości i plików (w ten sposób możesz przedłużać eksportowanie dowolną liczbę razy, aż pobierzesz wszystkie wiadomości i pliki, które spełniają kryteria wyszukiwania).
Jeśli nie pobierzesz częściowych wyników ani nie wznowisz wstrzymanego eksportu w ciągu 15 dni, taki eksport zostanie usunięty.
- Przypisywanie uprawnień dotyczących blokad na podstawie jednostek organizacyjnych – administratorom Vault można przypisać uprawnienia do tworzenia blokad i zarządzania nimi tylko w poszczególnych jednostkach organizacyjnych, a nie w całej domenie.
- Blokady oparte na jednostkach organizacyjnych – wcześniej można było nakładać blokady na poszczególne konta użytkowników lub na całą domenę. Teraz można tworzyć blokady obowiązujące wszystkich użytkowników w określonych jednostkach organizacyjnych.
- Bardziej intuicyjne działanie blokad – wcześniej w przypadku usunięcia wszystkich kont z blokady usługa Vault nakładała daną blokadę na wszystkie konta w domenie. Teraz w przypadku usunięcia wszystkich kont z blokady pojawia się pytanie o jej usunięcie.
- Poprawiony interfejs – interfejs nakładania blokad został ulepszony i jest teraz podobny do niedawno zaktualizowanego interfejsu przechowywania.
- Reguła przechowywania jest stosowana tylko do usuniętych wiadomości – jeśli wybierzesz tę opcję, reguła będzie miała wpływ tylko na wiadomości usunięte przez użytkowników. Jest to domyślna opcja tworzenia nowych reguł i odpowiada dodaniu etykiety label:^deleted do niestandardowej reguły przechowywania.
- Reguła przechowywania jest stosowana do wiadomości usuniętych i znajdujących się w skrzynkach pocztowych użytkowników – jeśli wybierzesz tę opcję, reguła będzie miała wpływ na wszystkie wiadomości, oprócz wiadomości objętych regułami niestandardowymi lub blokadami. Jeśli otworzysz wcześniej utworzoną niestandardową regułę przechowywania z etykietą label:^deleted, będzie ona miała zaznaczoną tę opcję. Jednak reguła niestandardowa będzie nadal działać zgodnie z oryginalną konfiguracją, nadpisując tę opcję, i będzie miała wpływ tylko na usunięte wiadomości.
Uwaga: usługa Vault jest w pełni zintegrowana z Gmailem i nie obsługuje oddzielnego archiwum. Wybranie drugiej opcji oznacza, że chcesz, aby reguła miała wpływ na wszystkie wiadomości niezależnie od tego, czy użytkownicy oznaczyli je do usunięcia. Może to spowodować usunięcie wiadomości, które użytkownicy chcą zachować. Jeśli na przykład ustawisz domyślną regułę przechowywania, która jest stosowana do wszystkich wiadomości i powoduje przechowywanie ich przez 365 dni, oraz nie masz żadnych reguł niestandardowych ani blokad, Vault usunie każdą wiadomość w domenie, która jest starsza niż rok.
Konfigurowanie zasad przechowywania w organizacji może być dość skomplikowane, dlatego przygotowaliśmy ten artykuł z poradami. Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy, skontaktuj się z zespołem pomocy G Suite.
Podczas wyświetlania podglądu wiadomości i eksportowania ich w Vault są teraz pokazywane dodatkowe informacje ułatwiające analizę:
- Podgląd wiadomości – możesz teraz wyświetlać etykiety systemowe wskazujące stan każdej wiadomości z punktu widzenia jej właściciela. Dostępne są też informacje o etykietach zastosowanych przez użytkowników.
- Eksportowanie wiadomości – możesz teraz wyświetlać wszystkie etykiety dodane do wiadomości przez użytkowników.
Administrator G Suite może teraz ograniczać dostęp do spraw poszczególnym jednostkom organizacyjnym. Dzięki temu użytkownicy Vault mogą udostępniać sprawy tylko osobom w wybranych jednostkach organizacyjnych i ich jednostkach podrzędnych. Dowiedz się więcej o uprawnieniach w Vault i sposobach ich przypisywania.
Vault nie ogranicza już liczby kont, na których można szukać wiadomości. Należy przy tym zaznaczyć, że przeszukiwanie i liczenie wiadomości w domenach zawierających ponad 50 tys. kont może trwać dość długo.
Raporty, które są generowane przez Vault, zawierają teraz więcej informacji, gdy wiadomości w Gmailu lub pliki na Dysku nie są dostępne do eksportowania. Dowiedz się więcej o raportowaniu błędów.
Vault dla Dysku
Rozbudowane funkcje Vault zostały poszerzone o kolejne źródło danych – Dysk Google. Teraz Twoja organizacja może wyszukiwać jeszcze więcej treści o dużym znaczeniu biznesowym. Usługa Vault dla Dysku jest bezpłatna dla użytkowników Vault i można jej używać w odniesieniu do dotychczasowej zawartości Dysku na kontach użytkowników. Będzie też bezpłatna dla klientów, którzy przejdą do Vault z usługi Postini, po zakończeniu przenoszenia ich kont.
W Vault dla Dysku dostępne są wskazane niżej funkcje związane z treściami przechowywanymi na Dysku, w tym z plikami usług Google (na przykład plikami Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji) i innymi przechowywanymi plikami (takimi jak DOCX, PDF i JPEG):
- wyszukiwanie na Dysku plików konkretnych użytkowników,
- podgląd wyników wyszukiwania w Vault pozwalający znaleźć odpowiednie dane,
- tworzenie kopii wyników wyszukiwania i eksportowanie ich do wykorzystania w przyszłości.
Obecnie nie można określać zasad przechowywania, tworzyć blokad ani wyszukiwać treści z Dysku w całej domenie. Rozpocznij wyszukiwanie plików na Dysku Google.
G Suite Business
G Suite Business to rozszerzony pakiet biurowy. Zapewnia on wszystkie funkcje dostępne w G Suite Basic, a także nieograniczone miejsce na Dysku Google, usługę Google Vault dla wszystkich użytkowników w organizacji oraz dodatkowe funkcje administrowania Dyskiem, inspekcji i raportowania. Dowiedz się więcej o G Suite Business.
Podczas wyszukiwania wiadomości oraz tworzenia reguł przechowywania i blokad możesz teraz z łatwością wykluczyć wersje robocze wiadomości.
Uprawnienia Zarządzanie eksportowaniem i Zarządzanie wyszukiwaniem mogą teraz obejmować całą organizację lub tylko poszczególne jednostki organizacyjne. Na przykład można nadać administratorowi Vault uprawnienia Zarządzanie wyszukiwaniem w całej organizacji i Zarządzanie eksportowaniem w pojedynczej jednostce organizacyjnej. Uprawnienia nadal przydziela administrator G Suite w konsoli administracyjnej.
Opcje ustawiania i edytowania okresów przechowywania są teraz bardziej przejrzyste. Dodaliśmy zabezpieczenia związane z określaniem konkretnej liczby dni okresu przechowywania.
Użytkownicy Vault mogą teraz szukać danych w określonych jednostkach organizacyjnych. Uzupełnia to dotychczasowe opcje przeszukiwania całej domeny i wyszukiwania według konta użytkownika. Wyszukiwanie w jednostce organizacyjnej pozwala zmniejszyć liczbę nieistotnych wyników, które mogą zostać zwrócone podczas przeszukiwania całej domeny, a także eliminuje konieczność określania poszczególnych kont użytkowników. Podczas wyszukiwania w sprawie wybierz Organizacja, a następnie wskaż jednostkę organizacyjną, którą chcesz przeszukać. W kryteriach wyszukiwania na podstawie jednostki organizacyjnej nie można uwzględniać kont, ale można określić zakres dat i wyszukiwane słowa.
Administratorzy mogą teraz nakładać blokady na poszczególne wiadomości – na przykład z określonej daty lub z określonymi hasłami – i przechowywać je w Vault bezterminowo. Przechowywane są tylko wiadomości o określonych parametrach. Dotychczas administratorzy Vault musieli nałożyć blokadę na całe konto użytkownika, aby zabezpieczyć znajdujące się na nim wiadomości. Jest to nadal możliwe. Dowiedz się więcej o tych 2 typach blokad.
Funkcja podglądu pozwala administratorom Vault wyświetlać treść, która zostanie zabezpieczona po ustawieniu niestandardowej reguły przechowywania. Administratorzy nie muszą już wpisywać nazwy użytkownika. Gdy administrator kliknie przycisk podglądu, Vault wyświetli wyniki na podstawie wybranej opcji – określonej jednostki organizacyjnej lub całej domeny. Dotychczas administratorzy musieli wpisać nazwę użytkownika, aby wyświetlić podgląd wyników użycia reguły niestandardowej. Dowiedz się więcej o regułach przechowywania.