Google Vault se actualiza constantemente con nuevas funciones, mejoras y correcciones. La mayoría de las funciones están disponibles unos días después de su lanzamiento, pero algunas implementaciones pueden llevar más tiempo.
6 de diciembre del 2023: exportar archivos de Drive hiperenlazados en mensajes de correo
Vault ahora permite exportar archivos de Drive hiperenlazados en mensajes de correo electrónico. Para usar esta función, al exportar datos de Gmail desde Vault, selecciona la opción Exportar archivos de Drive enlazados.
Para obtener más información, incluida la información sobre qué se admite y qué no, consulta el artículo Hiperenlaces a archivos de Drive en mensajes.
4 de diciembre del 2023: compatibilidad con eventos de Google Calendar
- Conservar eventos de Calendar. Más información
- Buscar eventos de Calendar. Más información
- Exportar datos de Calendar. Más información
- Retener eventos de Calendar. Más información
Consulta más información sobre lo que se admite en Tipos de eventos admitidos.
20 de junio del 2023: compatibilidad con reglas de conservación basadas en etiquetas de Drive
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Definir condiciones de etiquetas de reglas de conservación basadas en campos de etiquetas.
-
Anular las reglas de conservación o caducidad de un archivo que esté sujeto a una retención por motivos legales.
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Usa distintos operadores de comparación para personalizar las condiciones de las etiquetas de las reglas de conservación en función del tipo de campo.
Más información sobre las condiciones de reglas basadas en etiquetas de Drive
7 de junio del 2023: es posible que se fusionen las versiones anteriores de archivos muy grandes
Las versiones anteriores de archivos muy grandes de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Sites y Formularios de Google (excepto los archivos que estén sujetos a una retención) pueden combinarse para ahorrar espacio de almacenamiento. Si haces búsquedas en Vault con Google Drive, no podrás acceder a las versiones anteriores, sino la versión combinada más antigua disponible.
Para obtener más información sobre las versiones, consulta el artículo Buscar en el historial de revisión de un archivo.1 de marzo del 2023: compatibilidad con correos cifrados del lado del cliente
- Vault conserva y retiene los correos cifrados por parte del cliente igual que otros mensajes.
- Puedes previsualizar los metadatos de correos no cifrados, como el asunto, el remitente y el destinatario.
- El contenido cifrado de un correo electrónico aparecerá como un archivo adjunto smime.p7m o smime.p7s en la vista previa de la búsqueda. Para descifrar una exportación en formato mbox, puedes usar la utilidad de descifrado (beta). Para ver los correos cifrados del lado del cliente en formato PST, importa el archivo p7m de cada usuario a Microsoft Outlook. Consulta más información en el artículo Revisar los mensajes exportados con Vault.
5 de diciembre del 2022: se ha actualizado la interfaz de cara a la futura función de cifrado por parte del cliente
2 de septiembre del 2022: ahora, todas las búsquedas y las retenciones de Chat usan la indexación basada en mensajes
Búsquedas y exportaciones
Vault hace búsquedas en mensajes de salas organizadas en conversaciones de la misma forma que lo hace en mensajes directos, mensajes de grupo y salas no organizadas en conversaciones:
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Vault busca coincidencias y devuelve mensajes. Antes, la búsqueda de Vault devolvía temas relacionados. Un tema abarca todos los mensajes de una conversación en una sala organizada en conversaciones, o todos los mensajes enviados en un periodo de 24 horas (hora UTC).
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Vault cambia el ámbito de la búsqueda en salas organizadas en conversaciones:
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Ahora, Vault hace búsquedas en los mensajes de todas las conversaciones incluidas en una sala organizada en conversaciones, siempre que la cuenta especificada forme parte de la sala en cuestión, y aunque no haya participado (por ejemplo, enviando mensajes) en esa conversación. Antes, solo se hacían búsquedas en las conversaciones en las que participaba la cuenta.
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Si la cuenta especificada forma parte de la sala, pero ya la ha abandonado, Vault solo hace búsquedas en los mensajes enviados antes de que la cuenta abandonara la sala. Anteriormente, si la cuenta había participado en una conversación, se hacían búsquedas en todos los mensajes de esa conversación, incluso en los que se enviaran después de que la cuenta la abandonara.
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Cuando un mensaje coincide con las condiciones de búsqueda, se proporciona contexto para obtener una vista previa y hacer la exportación. El contexto incluye ese mensaje y cualquier otro de la misma conversación que se haya enviado en las 12 horas anteriores y las 12 horas posteriores (MD, espacio o conversación de una sala organizada en conversaciones).
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Si muchos mensajes de la misma conversación (MD, espacio o conversación de una sala organizada en conversaciones) coinciden con tu búsqueda, es posible que se solapen con los mensajes proporcionados para aportar contexto. Cuando exportas datos, Vault evalúa el solapamiento y omite los mensajes duplicados que hubiera en la exportación.
Consultas de búsqueda
A raíz de estos cambios, si ejecutas una consulta de búsqueda de Chat guardada durante el mismo periodo que una exportación anterior, es posible que los mensajes exportados no coincidan del mismo modo que antes.
Por ejemplo, supongamos que tienes una sala con el siguiente intercambio de mensajes:
Participante 1: hola
Participante 2: buenas
Si usas términos de búsqueda*, la búsqueda, la vista previa y la exportación procesan los mensajes de la siguiente forma:
| Término de búsqueda | Comportamiento de búsqueda, vista previa y exportación de los espacios de Chat |
|---|---|
hola |
Búsqueda: solo se devuelve el mensaje del participante 1 porque es el único que coincide con el término de búsqueda. Vista previa y exportación: se incluye el mensaje del participante 1 y todos los mensajes del espacio o de la conversación (en el caso de las salas organizadas en conversaciones) que se han enviado en las 12 horas anteriores y las 12 horas posteriores. |
buenas |
Búsqueda: solo se devuelve el mensaje del participante 2 porque es el único que coincide con el término de búsqueda. Vista previa y exportación: se incluye el mensaje del participante 2 y todos los mensajes del espacio o de la conversación (en el caso de las salas organizadas en conversaciones) que se han enviado en las 12 horas anteriores y las 12 horas posteriores. |
hola buenas |
No se devuelven mensajes ni se exportan porque ninguno de los mensajes contiene ambos términos de búsqueda. |
hola from:participante1@example.com |
Búsqueda: solo se devuelve el mensaje del participante 1 porque es el único que coincide con los dos términos de búsqueda. Vista previa y exportación: se incluye el mensaje del participante 1 y todos los mensajes del espacio o de la conversación (en el caso de las salas organizadas en conversaciones) que se han enviado en las 12 horas anteriores y las 12 horas posteriores. |
hola from:participante2@example.com |
No se devuelven mensajes ni se exportan porque ninguno de los mensajes coincide con ambos términos de búsqueda. |
‐hola from:participante1@example.com |
No se devuelven ni exportan los mensajes de la conversación de muestra porque no hay ningún mensaje individual que coincida con los dos términos de búsqueda. |
‐hola from:participante2@example.com |
Búsqueda: solo se devuelve el mensaje del participante 2 porque es el único que coincide con el término de búsqueda. Vista previa y exportación: se incluye el mensaje del participante 2 y todos los mensajes del espacio que se han enviado en las 12 horas anteriores y las 12 horas posteriores. |
*Nota: La búsqueda de Google Chat no admite operadores booleanos como AND, OR y NO. Sin embargo, una lista de términos de búsqueda se trata como si el operador Y estuviera entre cada término. Si una palabra clave va precedida de -, esta palabra se trata como si estuviera precedida de NO. Más información
Retenciones
Puedes limitar tu búsqueda a datos retenidos, es decir, mensajes asociados a una cuenta de usuario sujeta a una retención.
En el caso de los espacios organizados en conversaciones, ahora Vault retiene y hace búsquedas en todos los mensajes del espacio si el usuario sujeto a una retención, que coincide con tus parámetros de búsqueda, participa o participaba en el espacio en cuestión. Antes, Vault solo retenía y hacía búsquedas en conversaciones del espacio donde el usuario sujeto a una retención había enviado al menos un mensaje.
Además, si todos los usuarios sujetos a una retención abandonan un espacio de Chat, la búsqueda de mensajes retenidos devuelve solo los mensajes que se enviaron antes de que el último usuario retenido abandonase el espacio. En concreto, en los espacios organizados en conversaciones, los mensajes que se envían después de que un usuario haya abandonado un espacio concreto ya no se retienen, aunque el usuario haya participado en la conversación.
Puedes incluir mensajes en espacios de Chat donde haya conversaciones de grupo creadas a partir de principios de diciembre del 2020, así como espacios. El tipo de espacio determina los mensajes que se devuelven. Más información
Implementación del nuevo proceso
El lanzamiento llevará varias semanas para que llegue a todos los usuarios. Para saber cómo se hicieron búsquedas en tus mensajes durante la transición al nuevo proceso, sigue estos pasos:
- Si se muestra la notificación "La consulta de búsqueda se ha aplicado a mensajes concretos" en la parte superior de tus resultados de búsqueda, significa que tu búsqueda se basaba en mensajes.
- Si no recibes ninguna notificación, significa que la búsqueda se hizo según el procedimiento clásico. En las salas organizadas en conversaciones, la consulta de búsqueda se aplica a todas las conversaciones.
Más información:
Con el lanzamiento del cifrado por parte del cliente de Google Workspace en Drive, Vault permite conservar, buscar y exportar archivos de Google cifrados por parte del cliente.
Conservación y retenciones
Vault conserva y retiene los archivos cifrados por parte del cliente en Drive del mismo modo que otros archivos de Drive.
Búsqueda y vista previa
Puedes buscar archivos cifrados por parte del cliente por sus metadatos, como el título y el propietario. Sin embargo, no puedes hacer búsquedas en su contenido, buscar por formato de archivo, previsualizar el contenido ni descargar archivos desde la vista previa.
Cuando haces búsquedas en Drive con Vault, puedes buscar solo archivos cifrados por parte del cliente o excluir dichos archivos. Esta opción solo está disponible si el cifrado por parte del cliente de Google Workspace está activado en tu organización.
Consulta más información en Usar Vault para hacer búsquedas en Google Drive, Meet y Sites
Exportación
Al exportar archivos cifrados por parte del cliente, los archivos permanecen cifrados y los nombres de archivo terminan en .gcse. Para descifrar los archivos, utiliza la herramienta de descifrado por parte del cliente de Google. También puedes identificar los archivos cifrados por parte del cliente a través de sus metadatos. Estos archivos tienen el valor true en ClientSideEncrypted.
Ahora puedes exportar los mensajes de Gmail mediante un nuevo sistema, más rápido, en Vault. Mientras se crea la exportación, en Vault aparece una barra de progreso. Ya no es necesario reiniciar manualmente para las exportaciones que duran más de 24 horas.
En el nuevo sistema, algunos archivos de exportación tienen nombres y formatos diferentes a los del sistema clásico. Es posible que las organizaciones que usan una secuencia de comandos para procesar los archivos de exportación de Vault en Gmail tengan que actualizar sus secuencias de comandos para procesar correctamente los nuevos nombres y tipos de archivos. Consulta información detallada en el resumen de cambios que hay más abajo.
Para usar el nuevo sistema de exportación, hay que elegir la opción correspondiente al crear la exportación. Los usuarios de la API pueden definir use_new_export=true en MailExportOptions.
Por ahora, las exportaciones usan el sistema clásico a menos que elijas la opción de utilizar el mejorado cuando inicies la exportación. El sistema nuevo sustituirá al clásico dentro de unos meses. Durante la transición, cuando ambas opciones estén disponibles, Vault indicará qué exportaciones de Gmail se han creado con el nuevo sistema.
Nota: Solo cambian los archivos de exportación de Gmail. Los archivos de exportación de otros servicios seguirán siendo iguales.
Resumen de cambios
| Información | Nombre de archivo | Novedades |
|---|---|---|
| Contenido de los mensajes | nombre_de_exportación-N.zip |
El archivo contiene archivos mbox o PST en vez de archivos de mensajes comprimidos. Los archivos de mensajes se denominan nombre_de_exportación-cuenta.mbox o nombre_de_exportación-cuenta.pst, donde cuenta es la dirección de correo completa del custodio (la cuenta que envió o recibió el mensaje). En algunos casos, se genera más de un archivo para una cuenta y al nombre de cada archivo se le añade un número que aumenta gradualmente. Por ejemplo, una exportación podría contener los siguientes archivos:
|
| Metadatos de mensajes |
Clásico: nombre_de_exportación-metadata.xml Nuevo: nombre_de_exportación-metadata.csv |
En formato CSV. Contiene la misma información que el archivo clásico y, además, estas nuevas columnas:
|
| Cuentas y número de mensajes |
Clásico: nombre_de_exportación-results-count.csv Nuevo: nombre_de_exportación-results-counts.csv |
Se proporciona más información:
Ahora, las cuentas aparecen ordenadas según los mensajes exportados correctamente, en orden descendente. |
| Informes de errores |
Clásico: error.csv, y nombre_de_exportación-account-exceptions.csv Nuevo: nombre_de_exportación-error.xml |
El nuevo informe de errores es un único archivo en formato XML. Siempre forma parte de la exportación, aunque no se hayan producido errores. Contiene la misma información que los archivos clásicos, además de lo siguiente:
|
| Mensajes que no se han convertido a PST | nombre_de_exportación-conversion-errors-N.zip |
Nuevo archivo que se devuelve al realizar exportaciones en formato PST cuando algunos mensajes no se convierten a PST. El archivo contiene los mensajes que no se han convertido, en formato EML. Si se devuelve más de un archivo, los nombres de los archivos incluyen un número que aumenta gradualmente. Por ejemplo:
|
| Sumas de comprobación de archivos | nombre_de_exportación.md5 | Sin cambios |
Más información
Tras el lanzamiento de las aprobaciones de archivos en Drive, Vault incluye ahora metadatos de las aprobaciones en las exportaciones de Drive. Estos metadatos incluyen una lista de los responsables de aprobación, el estado de aprobación y la fecha del último cambio en este estado. Si incluyes la fecha de la versión en la búsqueda, los metadatos reflejarán el estado de aprobación actual, no el que tenía en la fecha de la versión.
Más información:
Las exportaciones de Gmail incluyen a partir de ahora dos archivos de metadatos: el archivo XML clásico y un nuevo archivo CSV. El nuevo formato CSV puede leerse con más herramientas externas de revisión de contenido e incluye más metadatos de los mensajes de Gmail.
El archivo CSV tiene dos campos nuevos:
GmailMessageId: un identificador único de cada mensaje, que se puede usar en la API de Gmail.Account: la cuenta incluida en la búsqueda (remitente o destinatario).
Además, el valor de Rfc822MessageId proporciona un identificador para asociar los metadatos con un mensaje de la exportación, de forma similar a External FileName en el archivo XML clásico.
Hemos cambiado el modo en que los operadores de búsqueda to: y from: de Drive buscan coincidencias con archivos en Google Vault. No se buscarán coincidencias en los archivos que se hayan compartido antes de marzo del 2021. Gracias a este comportamiento, el uso de estos operadores en búsquedas de Drive es más intuitivo. También permite determinar no solo qué usuarios tienen acceso a un archivo, sino también quién dio acceso a esos usuarios.
Desde febrero del 2021 está disponible un nuevo operador de búsqueda, sharedwith:, que ofrece resultados similares a los que mostraba el operador to: antes del cambio. El operador de búsqueda owner:, por su parte, pasa a ofrecer resultados similares a los que mostraba el operador from: antes del cambio.
Ahora puedes conservar, retener, exportar y realizar búsquedas en los sitios creados en la nueva versión de Google Sites.
Los sitios están sujetos a las reglas de conservación de Drive de manera predeterminada. También puedes configurar reglas de conservación específicas para Sites.
Para retener, exportar y realizar búsquedas en sitios, usa las funciones de retenciones y búsquedas en Drive. Con el nuevo término type:site, puedes acotar la búsqueda para que solo aparezcan sitios. También puedes buscar sitios por la URL con la que se han publicado.
Se han introducido dos cambios en los mensajes de grupo de Chat:
Los nuevos chats de grupo creados en Chat se gestionan como salas no organizadas en conversaciones y los usuarios pueden cambiar los integrantes de esos chats de grupo. Los chats de grupo ya creados se seguirán gestionando como mensajes de grupo.
Vault gestiona estos nuevos chats de grupo de forma diferente a los mensajes de grupo que ya existan, lo que influye en los ámbitos de conservación, retención y búsqueda. Como los chats de grupo son similares a las salas, ahora Vault denomina "espacios de Chat" a las salas organizadas en conversaciones, a las salas no organizadas en conversaciones y a los nuevos chats de grupo.
Más información:
Hemos lanzado una nueva versión de Vault más moderna, basada en Material Design. La navegación es más sencilla y se incluyen nuevas funciones de productividad para que puedas acabar más rápido tus tareas.
No hace falta migrar nada para utilizar el nuevo sitio, que utiliza el mismo sistema de backend que el sitio de la versión clásica (ediscovery.google.com). Verás los mismos asuntos, retenciones y reglas de conservación en ambos sitios hasta que se inhabilite ediscovery.google.com.
Para utilizar el nuevo sitio web, ve a la página vault.google.com e inicia sesión con tu cuenta de Google gestionada.
Qué ha cambiado:
- Cuando inicias sesión por primera vez, en lugar de abrirse la página Asuntos, se abre una página principal con tres opciones: Conservación, Asuntos e Informes.
- Los flujos de configuración de retenciones y reglas de conservación están organizados paso a paso y proporcionan más información sobre el proceso.
- Las reglas de conservación personalizadas, las retenciones y los resultados de búsqueda se incluyen en tablas que se pueden ordenar y filtrar. De esta forma, es más fácil entender el alcance de tus políticas de gobernanza de la información y de los resultados de búsqueda.
- Al examinar los resultados de búsqueda y los informes de retenciones, conservas el contexto. Ahora, al hacer clic en un elemento, se abre un panel lateral en lugar de una página nueva.
Qué no ha cambiado:
- La configuración, las consultas guardadas o los archivos de exportación que tuvieras. Tus datos y ajustes están disponibles en ambos sitios.
- Las funciones de Vault. Todo lo que puedes hacer en la versión clásica de Vault está disponible en la nueva.
En el Centro de Ayuda de Vault, encontrarás las instrucciones de ambas versiones hasta que la versión clásica deje de estar disponible.
Con el lanzamiento de las salas no organizadas en conversaciones de Chat, es posible exportar, conservar, retener y buscar mensajes de estas nuevas salas. Vault gestiona estos mensajes de forma diferente a los mensajes de las salas organizadas en conversaciones (aquellas en las que los mensajes aparecen agrupados en conversaciones).
Más información:
Ahora Vault es compatible con Google Voice para G Suite. Puedes conservar, retener, exportar y buscar mensajes de texto, mensajes de voz y sus transcripciones, así como registros de llamadas. Nota: Google Voice para G Suite no incluye funciones de grabación de llamadas y Vault no tiene acceso a las llamadas de voz.
Más información:
La API de Vault ahora incluye una API Count para Gmail y Grupos. Usa la API Count para obtener el número de mensajes que coinciden con una consulta de búsqueda. Este número te puede servir de referencia para calcular el tamaño de la exportación y, a continuación, iniciarla o ajustar la consulta para reducir el volumen de elementos.
Más información en la documentación sobre la API Count y en este ejemplo
Con el lanzamiento de las preguntas y las encuestas en Google Meet, Vault permite conservar, retener y buscar los registros correspondientes que estén asociados a grabaciones de Meet.
Más información:
Al exportar los datos de tu organización con la herramienta de exportación de datos, ahora se incluyen en la exportación de toda la organización los datos eliminados que aún se conservan o retienen en Vault. Ya no necesitas usar Vault para hacer exportaciones adicionales que incluyan los datos eliminados pero que se conservan.
En los archivos de exportación de Chat ahora se utiliza el mismo formato que en la vista previa de Vault para indicar que un mensaje se ha editado o eliminado:
| Estado del mensaje | Formato anterior | Nuevo formato |
|---|---|---|
| Editado | +fecha |
Edited on fecha |
| Eliminado por el usuario o una regla de conservación de Vault | -fecha |
Deleted on fecha |
Ahora, tu administrador de G Suite puede permitir que los usuarios de tu organización chateen con usuarios externos (más información). En Vault puedes conservar, retener, exportar y buscar mensajes de Chat de usuarios externos de la siguiente manera:
- Puedes conservar, retener, exportar y realizar búsquedas en mensajes directos (MD) entre usuarios externos y usuarios de tu organización cuando el archivado está activado.
- Puedes exportar y realizar búsquedas en mensajes de usuarios externos en salas que haya creado un usuario de tu organización.
- No puedes conservar, retener, exportar ni realizar búsquedas en los mensajes que hayan enviado los usuarios de tu organización en salas creadas por otras organizaciones.
Más información:
Modo Confidencial de Gmail
Con el modo confidencial de Gmail, los usuarios pueden restringir el acceso de los destinatarios a contenido sensible de correos. Esta función está disponible para las organizaciones que la activen y para cuentas de Gmail personales.
Cuando un usuario envía un mensaje en el modo confidencial de Gmail, el cuerpo de ese mensaje y sus archivos adjuntos se sustituyen por un enlace. Lo único que se envía a través de SMTP es ese enlace y el asunto del correo.
Mensajes en modo confidencial enviados por usuarios de tu dominio
Si tu organización habilita el modo confidencial de Gmail, Vault podrá retener, conservar, buscar y exportar todos los mensajes que hayan enviado en ese modo los usuarios de tu organización después del 30 de noviembre del 2018.
Vault podrá acceder a estos mensajes, incluso si el remitente ha fijado una fecha de vencimiento o revocado el acceso al destinatario.
Mensajes en modo confidencial enviados por usuarios externos a tu dominio
Aunque tu organización no habilite el modo confidencial de Gmail, tus usuarios pueden recibir mensajes en modo confidencial de usuarios de otras organizaciones y de cuentas personales de Gmail.
Puedes retener, conservar, buscar y exportar encabezados y asuntos de mensajes confidenciales externos, pero no puedes buscar ni exportar el contenido de estos mensajes ni sus archivos adjuntos.
Trabajar con mensajes en modo confidencial
Vault trabaja con mensajes en modo confidencial de las siguientes maneras:
- Vault muestra los mensajes internos en modo confidencial que coincidan con tu consulta de búsqueda.
- Cuando previsualizas los mensajes, su contenido está oculto de forma predeterminada, pero puedes previsualizarlo.
- Cuando imprimes o exportas mensajes, puedes excluir el contenido confidencial. Si eliges esta opción, los encabezados, el remitente, el destinatario y otros metadatos se imprimen o exportan, pero el contenido confidencial no.
- Puedes exportar un mensaje confidencial desde la organización del remitente, pero no desde la organización del destinatario.
- Vault puede extraer hiperenlaces de Drive añadidos a mensajes confidenciales al exportarlos desde la organización del remitente, pero no puede extraer hiperenlaces recibidos de organizaciones externas.
- Para buscar, conservar o retener solo los mensajes confidenciales, utiliza el término
label:confidentialmode.
Jamboard
Vault ahora admite sin limitaciones los archivos de Jamboard que los usuarios guarden en Drive:
- Ya se aplican retenciones y reglas de conservación a las Jams que los usuarios guardan en Drive. Las que no se guarden se descartarán al finalizar la sesión de Jamboard y no estarán disponibles en Vault.
- Puedes previsualizar, exportar y realizar búsquedas en Jams. Además, con la etiqueta
type:jampuedes acotar búsquedas para ver solo archivos de Jamboard.
Ahora, al exportar Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, Vault genera un valor de hash único correspondiente a cada archivo. Con este valor, puedes anular los duplicados de las exportaciones de archivos y verificar que cada archivo exportado sea una copia exacta del archivo original del custodio.
El valor de hash se genera de un modo u otro en Vault en función de cómo hayas buscado los archivos:
- Si has incluido en la búsqueda una fecha de versión, el valor de hash se genera a partir de esa fecha.
- En el resto de los casos, se utiliza la fecha de la última modificación.
Cuando compares valores de hash entre distintas exportaciones, ten en cuenta lo siguiente:
- Si se edita el contenido de un archivo, el valor de hash también cambia.
- Si se cambian los permisos para compartir un archivo, pero no se modifica su contenido, el valor de hash no cambia.
- Si se exporta un archivo varias veces con diferentes fechas de versión, los valores de hash también serán distintos, aunque el contenido del archivo sea idéntico en todas las exportaciones.
El hash de origen es uno de los parámetros que se incluyen en el archivo XML de Vault al hacer exportaciones de Drive. Más información sobre los metadatos de las exportaciones de Drive
Hemos añadido controles más granulares a las reglas de conservación:
- Puedes crear reglas de conservación de Drive personalizadas para purgar los archivos una vez transcurrido un periodo determinado desde que se movieron a la papelera.
También hemos añadido funciones nuevas para que puedas buscar datos en Vault de forma más sencilla y eficiente:
- Hacer varias búsquedas sobre un asunto rápidamente: tras iniciar una búsqueda en Gmail o en Grupos, puedes hacer clic en el botón Buscar en una nueva pestaña para abrir un nuevo cuadro de diálogo de búsqueda sobre el mismo asunto. Los resultados de la primera búsqueda se muestran en la primera pestaña.
- Estado de la búsqueda: durante las búsquedas, Vault indica el tiempo transcurrido y los parámetros de consulta que has introducido.
- Mejoras en la función de recuento: al introducir una consulta y hacer clic en el botón Recuento, Vault indica el número de resultados y el tiempo transcurrido. También puedes descargar un archivo CSV donde se especifican las cuentas que incluyen mensajes que coinciden con la consulta.
Ya puedes exportar mensajes de Gmail, de chat y de Grupos como archivos PST. De este modo, puedes revisarlos tanto en Microsoft Outlook como en herramientas de apoyo en caso de pleito creadas por terceros que admitan este formato.
Metadatos más detallados al exportar archivos desde Drive
Al exportar archivos desde Drive, los metadatos incluyen información sobre los usuarios que tienen una relación indirecta con un documento. Además, Vault te ofrece la posibilidad de determinar cuál es esa relación.
Consulta más información sobre qué usuarios tienen acceso indirecto a los archivos y qué opciones están disponibles al exportar archivos desde Drive.
Selección de zona horaria durante la búsqueda y la exportación
Anteriormente, Vault utilizaba la hora del meridiano de Greenwich (GMT) en todas las búsquedas y añadía un día extra para incluir resultados de zonas horarias anteriores. Ahora permite seleccionar la zona horaria en las búsquedas y las exportaciones. Puedes especificar una zona horaria cuando busques datos y Vault determinará los límites de las fechas cuyos resultados se muestren y exporten.
La nueva configuración de zona horaria solo afecta a las operaciones de búsqueda y exportación.
Importante: Puede que las organizaciones que abarquen varias zonas horarias vean unos resultados de búsqueda diferentes a los que se mostraban antes de que se lanzara esta función. Más información sobre cómo buscar datos según zonas horarias
Creación de reglas de conservación personalizadas para todas las unidades compartidas del dominio
Ahora puedes crear reglas de conservación personalizadas para todas las unidades compartidas de tu dominio.
Aplicación de reglas de conservación a grupos de Google específicos
Ahora puedes aplicar reglas de conservación personalizadas a grupos de Google específicos.
Compatibilidad total con Google Drive, incluidas las unidades compartidas
Ahora puedes aplicar reglas de conservación y retenciones por motivos legales a los archivos de Google Drive, así que esta aplicación ya es totalmente compatible con Vault.
Además, puedes exportar archivos almacenados en unidades compartidas, así como realizar búsquedas en ellos y aplicarles reglas de conservación y retenciones por motivos legales.
Nota: Aunque ya sepas utilizar retenciones y reglas de conservación de Gmail, en el caso de los archivos de Drive, el funcionamiento es algo diferente. Por ello, te recomendamos que leas estos artículos antes de decidir qué políticas de retención y de conservación son más adecuadas para tu organización:
Exportación de archivos de Google Drive tal como estaban en un momento determinado
Vault solo realiza búsquedas en la versión más reciente de un archivo. Sin embargo, ahora puedes especificar una fecha de versión en tus búsquedas para ver y exportar archivos de Google tal y como estaban en esa fecha. La búsqueda por versiones se puede utilizar con la mayoría de los tipos de archivos de Google:
- Documentos
- Presentaciones
- Hojas de cálculo
- Dibujos
Sin embargo, no pueden buscarse versiones de archivos de Formularios de Google, Apps Script ni de archivos que no sean de Google.
Uso de Vault con Grupos de Google
Ahora, Vault funciona con Grupos de Google, por lo que puedes exportar contenido de Grupos, así como realizar búsquedas en él y aplicarle políticas de conservación y retenciones por motivos legales.
- Descargar resultados parciales: podrás descargar los mensajes y los archivos que Vault haya localizado hasta ese momento. También se incluye un archivo CSV con una lista de las cuentas que aún no se han exportado.
- Continuar una exportación: Vault reanuda las exportaciones desde el mismo punto en que se pausaron y sigue obteniendo mensajes y archivos durante 24 horas más. Puedes reanudar una tarea de exportación tantas veces como sea necesario para obtener todos los mensajes y archivos que coincidan con tu consulta de búsqueda.
Si no descargas los resultados parciales ni reanudas la exportación en el plazo de 15 días, esta se eliminará.
- Asignación de privilegios de retenciones según unidades organizativas: se puede limitar la capacidad de los administradores de Vault para que solo puedan aplicar y gestionar retenciones a usuarios de unidades organizativas específicas, en vez de en todo el dominio.
- Retenciones según unidades organizativas: antes podías crear retenciones en cuentas de usuario específicas o en un dominio completo. Ahora puedes crear retenciones para aplicarlas a todos los miembros de una unidad organizativa específica.
- Aplicación de retenciones más intuitiva: antes, si quitabas todas las cuentas de una retención, Vault aplicaba esa retención a todas las cuentas del dominio. Ahora se te solicita que elimines una retención si intentas eliminar todas las cuentas.
- Interfaz de usuario mejorada: se han mejorado el lenguaje y la interfaz para aplicar retenciones, que ahora son similares al flujo de conservación que se ha actualizado recientemente.
- La regla de conservación solo se aplica a los mensajes eliminados: si seleccionas esta opción, la regla solo afectará a los mensajes que hayan eliminado los usuarios. Esta es la opción predeterminada de las reglas nuevas y equivale a añadir label:^deleted a una regla de conservación personalizada.
- La regla de conservación se aplica a los mensajes eliminados y a los mensajes de los buzones de correo de los usuarios: si seleccionas esta opción, la regla se aplicará a todos los mensajes, excepto a aquellos a los que se aplique alguna regla personalizada o alguna retención que especifiques. Si abres una regla de conservación personalizada en la que se utilice label:^deleted, comprobarás que tiene esta opción seleccionada. Sin embargo, la regla personalizada sigue funcionando conforme a la configuración original, que prevalece sobre esta opción, por lo que solo afecta a los mensajes eliminados.
Recuerda: Vault está totalmente integrado con Gmail y no mantiene un archivo aparte. Si eliges la segunda opción mencionada más arriba, significa que quieres que la regla se aplique a todos los mensajes, independientemente de si los usuarios los han marcado para eliminarlos o no. Al seleccionar esta opción, es posible que se eliminen mensajes que tus usuarios querían conservar. Por ejemplo, si defines una regla de conservación predeterminada para conservar los mensajes durante 365 días y seleccionas la segunda opción (para aplicarla a todos los mensajes), pero no se aplica ninguna retención ni ninguna regla personalizada, Vault elimina todos los mensajes de tu dominio que tengan más de un año de antigüedad.
Configurar las políticas de conservación que necesita tu organización puede ser complicado, por lo que te recomendamos que leas este artículo. Ponte en contacto con el equipo de Asistencia de G Suite si necesitas más ayuda.
Las exportaciones y las vistas previas de Vault incluyen ahora información adicional para ayudarte a analizar mensajes:
- Vistas previas de mensajes: ahora puedes ver etiquetas del sistema en las que se muestra el estado de cada mensaje desde la perspectiva del propietario del mensaje. Asimismo, puedes ver las etiquetas que los usuarios han aplicado a los mensajes.
- Exportaciones de mensajes: ahora puedes ver las etiquetas que el usuario ha aplicado al mensaje.
Los administradores de G Suite ahora pueden restringir el acceso a los asuntos en función de la unidad organizativa. Si este ajuste está habilitado, los usuarios de Vault solo pueden compartir los asuntos con los miembros de determinadas unidades organizativas y sus unidades secundarias. Más información sobre los privilegios de Vault y sobre cómo asignarlos
Vault ya no restringe el número de cuentas en las que se pueden buscar mensajes. Sin embargo, puede que el tiempo de respuesta al buscar y hacer recuentos en dominios con más de 50.000 cuentas sea mayor de lo habitual.
Vault ahora muestra información adicional cuando los mensajes de Gmail o los archivos de Drive no están disponibles para exportarse. Más información sobre los informes de errores
Vault para Drive
Entre las potentes funciones de Vault se incluye ahora Drive, otra fuente de datos que permitirá a tu organización encontrar aún más contenido importante para la empresa. Los clientes de Vault pueden acceder sin ningún coste adicional a Vault para Drive, que es compatible con el contenido de Drive de las cuentas de sus usuarios. Los clientes de Postini que cambien a Vault también podrán utilizar Vault para Drive sin ningún coste adicional una vez que haya finalizado la transición.
A continuación, te explicamos lo que puedes hacer gracias a Vault con todo tu contenido de Drive, entre el que se incluyen documentos de Google (como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones) y otros archivos almacenados (como DOCX, PDF y JPEG):
- Buscar archivos de Drive de usuarios específicos.
- Previsualizar los resultados de búsqueda en Vault para asegurarte de encontrar justo lo que necesitas.
- Crear copias de los resultados de búsqueda y exportarlos para utilizarlos en el futuro.
Por el momento, no se pueden aplicar políticas de conservación ni crear retenciones de contenido de Drive, ni tampoco hacer búsquedas de ese contenido que abarquen todo el dominio. Empieza a buscar archivos en Google Drive.
G Suite Business
G͏͏ Suite Business es el paquete ofimático mejorado de G Suite. Además de todas las prestaciones que se ofrecen en G Suite Basic, este paquete incluye almacenamiento ilimitado en Google Drive y Google Vault para todos los miembros de tu organización, así como funciones de administración, auditoría e informes de Drive adicionales. Más información sobre G Suite Business
Ahora te será más fácil excluir borradores de mensajes cuando hagas búsquedas y crees retenciones y reglas de conservación.
Ahora, a los usuarios se les pueden conceder los privilegios Gestionar exportaciones y Gestionar búsquedas a nivel de toda la organización o de unidades organizativas específicas. Por ejemplo, puedes asignar a un administrador de Vault el privilegio Gestionar búsquedas sobre toda la organización y el privilegio Gestionar exportaciones sobre una sola unidad organizativa. El administrador de G Suite seguirá siendo el responsable de asignar privilegios en la consola de administración.
Las opciones para configurar o modificar periodos de conservación son ahora más claras, y se han añadido protecciones al proceso de configuración de periodos de conservación que abarcan un número de días específico.
Los usuarios de Vault ahora pueden buscar datos en una unidad organizativa específica, además de hacer búsquedas en todo el dominio o por cuentas de usuario. Al buscar en una unidad organizativa, se reduce el número de resultados de búsqueda irrelevantes que se podrían obtener si se buscara en todo el dominio, al tiempo que se elimina la necesidad de especificar cuentas concretas. Para hacer una búsqueda en un asunto, selecciona Organización y, a continuación, la unidad organizativa en la que quieres buscar. Aunque no es posible incluir cuentas en las búsquedas que se hacen en unidades organizativas, si quieres, puedes especificar un periodo y términos de búsqueda.
Ahora, los administradores pueden retener mensajes específicos (por ejemplo, de una fecha concreta o con determinados términos) para conservarlos en Vault de manera indefinida. Solo se conservarán los mensajes que cumplan los parámetros que se hayan especificado. Antes, la única opción que tenían los administradores de Vault era retener toda la cuenta de un usuario para poder conservar sus mensajes. La opción de retener cuentas enteras sigue estando disponible. Más información sobre los dos tipos de retenciones
La función de vista previa permite a los administradores de Vault examinar el contenido que retendrá una determinada regla de conservación personalizada una vez que se aplique. Ya no es necesario que los administradores especifiquen un nombre de usuario. Al hacer clic en el botón Vista previa, Vault mostrará resultados según lo que el administrador haya seleccionado: una unidad organizativa específica o el dominio completo. Anteriormente, los administradores tenían que especificar un nombre de usuario para poder previsualizar los resultados de una regla personalizada. Más información sobre las reglas de conservación