Google Vault wordt voortdurend geüpdatet met nieuwe functies, verbeteringen en oplossingen. De meeste functies zijn binnen enkele dagen na de lancering beschikbaar, maar soms kan de uitrol langer duren.
6 december 2023: Drive-bestanden met hyperlinks in e-mailberichten exporteren
Met Vault kunt u nu Drive-bestanden met hyperlinks in e-mailberichten exporteren. Als u deze functie wilt gebruiken, selecteert u de optie Gekoppelde Drive-bestanden exporteren als u Gmail-gegevens exporteert uit Vault.
Ga naar Hyperlinks naar Drive-bestanden in berichten voor meer informatie, inclusief informatie over wat wel en niet wordt ondersteund.
4 december 2023: Ondersteuning voor Google Agenda-afspraken
- Agenda-afspraken bewaren. Meer informatie
- Agenda-afspraken zoeken. Meer informatie
- Agenda-gegevens exporteren. Meer informatie
- Een bewaarplicht instellen voor Agenda-afspraken. Meer informatie
Ga naar Ondersteunde gebeurtenistypen voor meer informatie over wat wordt ondersteund.
20 juni 2023: Ondersteuning voor bewaarregels op basis van Drive-labels
-
Labelvoorwaarden voor bewaarregels instellen op basis van labelvelden.
-
Bewaar- of vervaldatumregels van een bestand waarvoor een juridische bewaarplicht geldt overschrijven.
-
Verschillende vergelijkingsoperatoren gebruiken om de voorwaarden van labels voor bewaarregels aan te passen, afhankelijk van het veldtype.
Meer informatie over regelvoorwaarden op basis van Drive-labels.
7 juni 2023: Vroege versies van zeer grote bestanden kunnen worden samengevoegd
Vroege versies van zeer grote bestanden van Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Formulieren en Sites (behalve bestanden waarvoor een bewaarplicht geldt) kunnen worden samengevoegd om opslagruimte te besparen. Als u in Vault zoekt via Google Drive, heeft u geen toegang tot de vroege versies. In plaats daarvan krijgt u de vroegst beschikbare samengevoegde versie.
Ga naar Zoeken in de revisiegeschiedenis van een bestand voor meer informatie over versies.1 maart 2023: Ondersteuning voor e-mails die zijn versleuteld aan de clientzijde
- Vault bewaart e-mails die versleuteld zijn aan de clientzijde op dezelfde manier als andere berichten.
- U kunt een voorbeeld bekijken van de niet-versleutelde metadata van de e-mails, zoals het onderwerp, de afzender en de ontvanger.
- De versleutelde content van een e-mail wordt in het voorbeeld van de zoekopdracht getoond als smime.p7m- of smime.p7s-bijlage. Als u een export in de mbox-indeling wilt ontsleutelen, kunt u de ontsleutelingstool (bèta) gebruiken. Als u aan de clientzijde versleutelde e-mails wilt bekijken in de PST-indeling, importeert u het p7m-bestand van elke gebruiker in Microsoft Outlook. Zie Berichten bekijken die zijn geëxporteerd met Vault voor meer informatie.
5 december 2022: UI geüpdatet voor toekomstige functie Versleuteling aan de clientzijde
2 september 2022: Alle zoekopdrachten en bewaarplichten voor Chat gebruiken nu indexering op basis van berichten
Zoeken en exporteren
Vault zoekt op dezelfde manier in berichten in chatruimtes met threads (ruimtes met gesprekken) als in berichten in privéchats, groepsberichten en chatruimtes zonder threads:
-
Vault zoekt en retourneert individuele berichten. Vroeger retourneerde Vault resultaten op basis van onderwerpen. Een onderwerp wordt bepaald door alle berichten in een gesprek in een chatruimte met threads, of door alle berichten die zijn gestuurd in een periode van 24 uur (op basis van de tijd in UTC).
-
Vault wijzigt het bereik van zoekopdrachten in chatruimtes met threads:
-
Vault zoekt nu in berichten in alle threads in een chatruimte met threads, zolang het opgegeven account lid is van de chatruimte met threads, zelfs als het account niet heeft deelgenomen aan dat gesprek (bijvoorbeeld door berichten te sturen). Eerder werd er alleen gezocht in gesprekken waaraan het account had deelgenomen.
-
Als het opgegeven account lid was, maar de chatruimte al heeft verlaten, zoekt Vault alleen in berichten die zijn gestuurd voordat het account de chatruimte verliet. Eerder werden alle berichten in een gesprek doorzocht als het account deelnam aan dat gesprek, zelfs in berichten die werden gestuurd nadat het account de chatruimte had verlaten.
-
-
Als een bericht overeenkomt met de zoekvoorwaarden, wordt er context getoond in het voorbeeld en de export. De context bestaat uit het bericht en alle berichten die in de 12 uur ervoor en 12 uur erna in hetzelfde gesprek zijn gestuurd (privéchat, ruimte of gesprek in een chatruimte met threads).
-
Als er veel berichten in hetzelfde gesprek (privéchat, ruimte of gesprek in een chatruimte met threads) overeenkomen met de zoekopdracht, kunnen de voor context getoonde berichten overlappen. Bij een export controleert Vault op overlappende berichten en worden dubbele berichten weggelaten uit de export.
Zoekopdrachten
Als u na het doorvoeren van deze wijzigingen een opgeslagen Chat-zoekopdracht uitvoert voor dezelfde periode als een vorige export, worden mogelijk niet dezelfde berichten geëxporteerd als eerst.
Stel dat u een chatruimte heeft met het volgende gesprek:
Deelnemer 1: hoi
Deelnemer 2: hallo
Als u zoektermen* gebruikt, worden de berichten als volgt verwerkt bij zoeken, voorbeeld bekijken en exporteren:
| Zoekterm | Wat er gebeurt bij zoeken, voorbeeld bekijken en exporteren in chatruimtes |
|---|---|
hoi |
Zoeken: Alleen het bericht van Deelnemer 1 wordt geretourneerd, omdat alleen dit bericht overeenkomt met de zoekterm. Voorbeeld bekijken en exporteren: Bevat het bericht van Deelnemer 1 en alle berichten in de ruimte of het gesprek (voor chatruimtes met threads) die zijn gestuurd in de 12 uur ervoor en 12 uur erna. |
hallo |
Zoeken: Alleen het bericht van Deelnemer 2 wordt geretourneerd, omdat alleen dit bericht overeenkomt met de zoekterm. Voorbeeld bekijken en exporteren: Bevat het bericht van Deelnemer 2 en alle berichten in de ruimte of het gesprek (voor chatruimtes met threads) die zijn gestuurd in de 12 uur ervoor en 12 uur erna. |
hoi hallo |
Er worden geen berichten geretourneerd of geëxporteerd, omdat geen individueel bericht beide zoektermen bevat. |
hoi from:deelnemer1@example.com |
Zoeken: Alleen het bericht van Deelnemer 1 wordt geretourneerd, omdat alleen dit bericht overeenkomt met beide zoektermen. Voorbeeld bekijken en exporteren: Bevat het bericht van Deelnemer 1 en alle berichten in de ruimte of het gesprek (voor chatruimtes met threads) die zijn gestuurd in de 12 uur ervoor en 12 uur erna. |
hoi from:deelnemer2@example.com |
Er worden geen berichten geretourneerd of geëxporteerd, omdat geen individueel bericht beide zoektermen bevat. |
‑hoi from:deelnemer1@example.com |
Er worden geen berichten uit het voorbeeldgesprek geretourneerd of geëxporteerd, omdat geen individueel bericht beide zoektermen bevat. |
‑hoi from:deelnemer2@example.com |
Zoeken: Alleen het bericht van Deelnemer 2 wordt geretourneerd, omdat alleen dit bericht overeenkomt met de zoekterm. Voorbeeld bekijken en exporteren: Bevat het bericht van Deelnemer 2 en alle berichten in de ruimte die zijn gestuurd in de 12 uur ervoor en 12 uur erna. |
*Opmerking: Bij zoeken in Chat kunt u geen Booleaanse operators gebruiken, zoals AND, OR en NOT. Een lijst met zoektermen wordt behandeld alsof er AND tussen alle termen staat. Als u - voor een zoekwoord zet, wordt dit woord behandeld alsof er NOT voor staat. Meer informatie
Bewaarplichten
U kunt een zoekopdracht beperken tot gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt. Dit zijn berichten die gekoppeld zijn aan een gebruikersaccount waarvoor een bewaarplicht geldt.
Voor chatruimtes met threads bewaart en doorzoekt Vault nu alle berichten in de ruimte als de gebruiker voor wie een bewaarplicht geldt en die overeenkomt met de zoekparameters, er lid van is of was. Vroeger bewaarde en doorzocht Vault alleen gesprekken in de ruimte waarin de gebruiker voor wie de bewaarplicht gold, minstens één bericht had gestuurd.
Bij een zoekopdracht naar berichten waarvoor een bewaarplicht geldt, worden alleen de berichten geretourneerd die gestuurd zijn voordat de laatste gebruiker voor wie een bewaarplicht geldt, de ruimte verlaat. Berichten die gestuurd zijn in Chatruimtes met threads nadat een gebruiker de ruimte heeft verlaten, worden niet meer bewaard, ook niet als de gebruiker deelnam aan het gesprek.
U kunt er ook voor kiezen berichten in chatruimtes te laten meenemen. Dit zijn de ruimtes, en groepsgesprekken die na begin december 2020 zijn gemaakt. Het type ruimte bepaalt welke berichten worden geretourneerd. Meer informatie
Implementatie van het nieuwe gedrag
Het kan enkele weken duren voordat dit voor alle gebruikers uitgerold is. Zo kunt u tijdens de transitie zien hoe uw berichten op dat moment worden doorzocht:
- Als u bovenaan de zoekresultaten de melding 'De zoekopdracht is toegepast op individuele berichten' ziet, is de zoekopdracht gebaseerd op berichten.
- Als u geen melding ziet, is het klassieke zoekgedrag gebruikt. Voor chatruimtes met threads is de zoekopdracht toegepast op elk gesprek.
Meer informatie:
Met de lancering van Versleuteling aan de clientzijde voor Google Workspace voor Drive kunt u in Vault bestanden bewaren, zoeken en exporteren die versleuteld zijn aan de clientzijde van Google.
Bewaren en bewaarplichten
Vault bewaart bestanden die versleuteld zijn aan de clientzijde in Drive op dezelfde manier als andere bestanden in Drive.
Zoeken en voorbeelden bekijken
U kunt zoeken naar bestanden die versleuteld zijn aan de clientzijde op basis van metadata, zoals titel en eigenaar. U kunt niet zoeken in de inhoud van bestanden, zoeken op bestandsindeling, een voorbeeld van de inhoud bekijken of bestanden downloaden vanuit de voorbeeldweergave.
Als u in Vault zoekt naar Drive-bestanden, kunt u ervoor kiezen alleen bestanden te zoeken die versleuteld zijn aan de clientzijde of deze bestanden juist uit te sluiten. Deze optie is alleen beschikbaar als Versleuteling aan de clientzijde voor Google Workspace aanstaat voor uw organisatie.
Zie Met Vault zoeken in Google Drive, Meet en Sites voor meer informatie.
Exporteren
Als u bestanden exporteert die versleuteld zijn aan de clientzijde, blijven ze versleuteld en eindigen de bestandsnamen op .gcse. Gebruik de Google-tool voor ontsleuteling aan de clientzijde om de bestanden te ontsleutelen. Bestanden die versleuteld zijn aan de clientzijde zijn ook herkenbaar aan hun metadata. Voor deze bestanden is ClientSideEncrypted ingesteld op true.
U kunt Gmail-berichten nu exporteren via een nieuw, sneller systeem in Vault. Vault toont een voortgangsbalk zodra de export wordt gemaakt. Exports die langer dan 24 uur duren, hoeven niet meer handmatig opnieuw opgestart te worden.
In het nieuwe systeem hebben sommige exportbestanden andere namen en indelingen dan in het klassieke systeem. Organisaties die Vault-exportbestanden voor Gmail via een script verwerken, moeten hun scripts mogelijk updaten om te zorgen dat de nieuwe bestandsnamen en -typen goed worden verwerkt. Bekijk voor meer informatie het onderstaande wijzigingsoverzicht.
Als u het nieuwe exportsysteem wilt gebruiken, kunt u dit kiezen als u een export maakt. API-gebruikers kunnen use_new_export=true instellen in MailExportOptions.
Op dit moment wordt voor exports het klassieke systeem gebruikt, tenzij u voor het verbeterde systeem kiest wanneer u de export start. Het nieuwe systeem vervangt over een aantal maanden het klassieke systeem. Tijdens de transitieperiode waarin beide opties beschikbaar zijn, geeft Vault aan welke Gmail-exports gemaakt zijn met het nieuwe systeem.
Opmerking: Alleen exportbestanden voor Gmail worden gewijzigd. Exportbestanden voor andere services blijven hetzelfde.
Wijzigingsoverzicht
| Gegevens | Bestandsnaam | Wat is er nieuw |
|---|---|---|
| Inhoud van berichten | naam_export-N.zip |
Het bestand bevat mbox- of PST-bestanden, in plaats van gezipte berichtbestanden. De berichtbestanden hebben de naam naam_export-account.mbox of naam_export-account.pst, waarbij account het hele e-mailadres is van de beheerder (het account dat het bericht heeft gestuurd of gekregen). In sommige gevallen wordt er meer dan één bestand gemaakt voor een account en wordt er een getal toegevoegd aan de bestandsnaam. Een export kan bijvoorbeeld de volgende bestanden bevatten:
|
| Metadata van berichten |
Klassiek: naam_export-metadata.xml Nieuw: naam_export-metadata.csv |
In csv-indeling. Het bevat dezelfde informatie als het klassieke bestand, plus nieuwe kolommen:
|
| Aantal accounts en berichten |
Klassiek: naam_export-results-count.csv Nieuw: naam_export-results-counts.csv |
Er worden meer gegevens gerapporteerd:
De accounts zijn nu gesorteerd in aflopende volgorde op basis van het aantal geëxporteerde berichten. |
| Foutrapporten |
Klassiek: error.csv en naam_export-account-exceptions.csv Nieuw: naam_export-error.xml |
Het nieuwe foutrapport is één bestand in XML-indeling. Dit maakt altijd deel uit van de export, ook als er geen fouten zijn. Het bevat dezelfde informatie als de klassieke bestanden, plus het volgende:
|
| Berichten die niet omgezet zijn naar PST | naam_export-conversion-errors-N.zip |
Nieuw bestand dat wordt geretourneerd voor exports in de PST-indeling als bepaalde berichten niet omgezet zijn naar PST. Het bestand bevat berichten die niet omgezet zijn naar EML-indeling. Als er meer dan één bestand wordt geretourneerd, krijgen de bestandsnamen een getal. Voorbeeld:
|
| Controlecijfers van bestanden | naam_export.md5 | Onveranderd |
Meer informatie
Met de lancering van goedkeuringen voor bestanden in Drive geeft Vault nu metadata van goedkeuringen in Drive-exports. De metadata hebben een lijst met goedkeurders, de goedkeuringsstatus en de datum van de laatste wijziging in de goedkeuringsstatus. Als u een versiedatum opgeeft als onderdeel van uw zoekopdracht, geven de metadata van de goedkeuring de huidige status weer, niet de status op het moment van de versiedatum.
Meer informatie:
Gmail-exports hebben nu 2 metadatabestanden: het klassieke XML-bestand en een nieuw csv-bestand. Dankzij het nieuwe csv-bestand kunnen we meer ondersteuning bieden voor contentbeoordelingstools van derden. Het bevat meer metadata voor Gmail-berichten.
Het csv-bestand bevat 2 nieuwe velden:
GmailMessageId: Een unieke ID voor elk bericht die kan worden gebruikt in de Gmail API.Account: Het account dat binnen het bereik van de zoekopdracht viel (afzender of ontvanger).
Bovendien bevat de waarde Rfc822MessageId een ID om metadata te koppelen aan een bericht in de export. Dit lijkt op External FileName in het klassieke XML-bestand.
De manier waarop de Drive-zoekoperators to: en from: zoeken naar bestanden in Google Vault is gewijzigd. Ze retourneren geen bestanden meer die vóór maart 2021 zijn gedeeld. Hierdoor worden deze operators intuïtiever voor Drive-zoekopdrachten. U kunt niet alleen zien wie toegang heeft tot een bestand, maar ook wie deze gebruikers toegang heeft gegeven.
Vanaf februari 2021 kan met de nieuwe zoekoperator sharedwith: dezelfde overeenkomsten worden gevonden als met de operator to: vóór de wijziging. Een bestaande zoekoperator, owner:, vindt dezelfde overeenkomsten als de operator from: vóór de wijziging.
U kunt nu sites die gemaakt zijn in de nieuwe versie van Google Sites bewaren, doorzoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen.
Sites vallen standaard onder de bewaarregels voor Drive. U kunt ook Sites-specifieke bewaarregels instellen.
Gebruik bewaarplichten en zoekopdrachten voor Drive om sites te bewaren, te doorzoeken en te exporteren. U kunt de zoekresultaten filteren zodat er alleen sites worden weergegeven met de nieuwe term type:site. U kunt ook naar sites zoeken op basis van gepubliceerde URL.
Chat introduceert 2 wijzigingen in groepsberichten:
Nieuwe groepschats die in Chat worden gemaakt, worden behandeld als chatruimtes zonder threads. Gebruikers kunnen hun lidmaatschap van deze groepschats wijzigen. Bestaande groepschats worden nog steeds behandeld als groepsberichten.
Vault verwerkt deze nieuwe groepschats anders dan bestaande groepsberichten. Dit heeft invloed op het bereik van bewaarregels, bewaarplichten en zoekopdrachten. Omdat chatruimtes met threads, chatruimtes zonder threads en nieuwe groepschats meer lijken op chatruimtes, worden deze in Vault 'chatruimtes' genoemd.
Meer informatie:
We hebben een nieuwe, moderne, op Material Design gebaseerde versie van Vault gelanceerd. Deze versie heeft makkelijke navigatie en nieuwe productiviteitsfuncties waarmee u taken sneller uitvoert.
U hoeft uw gegevens niet te migreren om de nieuwe site te kunnen gebruiken. Het systeem gebruikt hetzelfde backendsysteem als de klassieke site (ediscovery.google.com). Dezelfde kwesties, bewaarregels en bewaarplichten blijven zichtbaar op beide sites totdat ediscovery.google.com wordt uitgezet.
Ga naar vault.google.com en log in met uw beheerde Google-account om de nieuwe website te gebruiken.
Wat er is gewijzigd:
- Als u voor het eerst inlogt, wordt niet de pagina Kwesties geopend, maar een homepage met 3 opties: Bewaren, Kwesties en Rapporten.
- Als u bewaarregels en bewaarplichten instelt, wordt u door de stappen geleid en kunt u meer tooltips bekijken.
- Aangepaste bewaarregels, bewaarplichten en zoekresultaten worden weergegeven in tabellen die u kunt sorteren en filteren. Het bereik van uw beleid voor informatiebeheer en zoekresultaten is makkelijker te zien.
- Als u zoekresultaten en rapporten van bewaarplichten bekijkt, blijft de context bewaard. Als u op een item klikt, wordt er nu een zijvenster geopend in plaats van een nieuwe pagina.
Wat er niet is gewijzigd:
- Uw bestaande instellingen, opgeslagen query's en exportbestanden. Uw gegevens en instellingen zijn beschikbaar op beide sites.
- De functies van Vault: alles wat u in de klassieke versie van Vault kon doen, kunt u ook in de nieuwe versie doen.
In het Helpcentrum van Vault vindt u instructies voor beide versies totdat de klassieke versie van Vault wordt beëindigd.
Met de release van chatruimtes zonder threads in Chat kunt u berichten in deze nieuwe chatruimtes bewaren, doorzoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen. Vault verwerkt deze berichten anders dan berichten in chatruimtes met threads (chatruimtes waar berichten worden gegroepeerd in gesprekken).
Meer informatie:
Vault ondersteunt nu Google Voice voor G Suite. U kunt sms'jes, voicemails, voicemailtranscripts en gesprekslijsten bewaren, doorzoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen. Opmerking: In Google Voice voor G Suite kunnen gesprekken niet worden opgenomen en heeft Vault geen toegang tot audiogesprekken.
Meer informatie:
De Vault API bevat nu een Count API voor Gmail en Groepen. Gebruik de Count API om het aantal berichten te zien dat overeenkomt met een zoekopdracht. Op basis van het aantal berichten kunt u de grootte van de export schatten. U kunt dan kiezen of u wilt doorgaan met de export of de zoekopdracht wilt aanpassen zodat minder items worden opgehaald.
Bekijk de documentatie over de Count API en een voorbeeld voor meer informatie.
Nu u vraag- en antwoordsessies en polls kunt houden in Google Meet, kunt u in Vault logboeken van vraag- en antwoordsessies en polls van Meet-opnamen bewaren en doorzoeken.
Meer informatie:
- Bestanden bewaren in Drive met Vault
- Google Meet-opnamen en -logboeken opslaan met Vault
- Met Vault zoeken in Google Drive en Meet
- Updateblog over Google Workspace: Increase engagement with Q&A and polls in Google Meet (De betrokkenheid vergroten met vraag- en antwoordsessies en polls in Google Meet)
Als u de gegevens van uw organisatie exporteert met de Data Export-tool, worden gegevens die zijn verwijderd door gebruikers, maar bewaard door Vault, meegenomen in de organisatiebrede export. U hoeft geen aanvullende exports van verwijderde, maar bewaarde gegevens meer uit te voeren in Vault.
Chat-exportbestanden gebruiken nu dezelfde indeling als het Vault-voorbeeld om aan te geven of een bericht is bewerkt of verwijderd:
| Berichtstatus | Oude indeling | Nieuwe indeling |
|---|---|---|
| Bewerkt | +date |
Edited on date |
| Verwijderd door gebruiker of Vault-bewaarregel | -date |
Deleted on date |
Uw G Suite-beheerder kan gebruikers in uw organisatie nu toestaan te chatten met externe gebruikers. (Meer informatie) Vault kan berichten in Chat van externe gebruikers op de volgende manieren bewaren, doorzoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen:
- U kunt privéchats tussen externe gebruikers en gebruikers in uw organisatie bewaren, doorzoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen als archivering is aangezet.
- U kunt berichten doorzoeken en exporteren die zijn gestuurd door externe gebruikers in chatruimtes gemaakt door mensen binnen uw organisatie.
- U kunt geen berichten bewaren, doorzoeken, exporteren of er een bewaarplicht op plaatsen die zijn gestuurd door gebruikers in uw organisatie in chatruimtes waarvan een andere organisatie de eigenaar is.
Meer informatie:
Vertrouwelijke modus van Gmail
Met de vertrouwelijke modus van Gmail kunnen gebruikers de toegang van ontvangers tot gevoelige e-mailcontent beperken. Deze functie is beschikbaar voor organisaties die de functie aanzetten en voor persoonlijke Gmail-accounts.
Als een gebruiker een bericht stuurt in de vertrouwelijke modus, vervangt Gmail de berichttekst en bijlagen door een link. Alleen het onderwerp en de link worden verstuurd via SMTP.
Berichten in de vertrouwelijke modus die zijn gestuurd door gebruikers in uw domein
Als uw organisatie de vertrouwelijke modus van Gmail aanzet, kan Vault alle berichten in de vertrouwelijke modus die na 30 november 2018 zijn verstuurd door gebruikers in uw organisatie bewaren, zoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen.
Berichten blijven beschikbaar voor Vault, zelfs als de afzender een vervaldatum instelt of de toegang van ontvangers tot berichten in de vertrouwelijke modus intrekt.
Berichten in de vertrouwelijke modus die zijn ontvangen van buiten uw domein
Zelfs als u Gmail in de vertrouwelijke modus niet aanzet voor uw organisatie, krijgen uw gebruikers mogelijk berichten in de vertrouwelijke modus van andere organisaties of persoonlijke Gmail-accounts.
U kunt de berichtkoppen en onderwerpen van externe berichten in de vertrouwelijke modus bewaren, zoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen. U kunt echter niet de content of bijlagen van externe berichten in de vertrouwelijke modus zoeken of exporteren.
Werken met berichten in de vertrouwelijke modus
Vault ondersteunt berichten in de vertrouwelijke modus als volgt:
- Vault retourneert interne berichten in de vertrouwelijke modus die overeenkomen met uw zoekopdracht.
- Als u een voorbeeld van berichten bekijkt, wordt de berichtinhoud standaard verborgen. U heeft de mogelijkheid de inhoud te bekijken in het voorbeeld.
- Als u berichten afdrukt of exporteert, kunt u de inhoud van berichten in de vertrouwelijke modus uitsluiten. Als u deze optie kiest, worden de kopteksten, afzender, ontvanger en andere metadata afgedrukt of geëxporteerd, maar de inhoud van het bericht niet.
- U kunt een vertrouwelijk bericht exporteren uit de organisatie van de afzender, maar niet uit de organisatie van de ontvanger.
- Vault kan Drive-hyperlinks extraheren die zijn toegevoegd aan vertrouwelijke berichten bij het exporteren vanuit de organisatie van de afzender, maar kan geen hyperlinks extraheren die zijn ontvangen van externe organisaties.
- Gebruik de term
label:confidentialmodeom alleen berichten in de vertrouwelijke modus te zoeken, bewaren of er een bewaarplicht op te plaatsen.
Jamboard
Vault biedt nu volledige ondersteuning voor Jamboard-bestanden die gebruikers hebben opgeslagen in hun Drive:
- Bewaarplichten en bewaarregels gelden nu voor Jams die gebruikers hebben opgeslagen in Drive. Niet-opgeslagen Jams worden verwijderd wanneer de Jamboard-sessie eindigt. Deze zijn niet beschikbaar in Vault.
- U kunt Jams zoeken, er een voorbeeld van bekijken en ze exporteren. Gebruik
type:jamom specifiek naar Jamboard-bestanden te zoeken.
Wanneer u Google-documenten, -spreadsheets en -presentaties exporteert, genereert Vault nu een unieke hash-waarde voor elk bestand. U kunt deze nieuwe hash-waarde gebruiken om bestandsexports te dedupliceren en te checken of het geëxporteerde bestand een exacte kopie van het bronbestand van de beheerder is.
Hoe u zoekt naar een bestand, bepaalt hoe Vault de hash-waarde genereert:
- Als de zoekopdracht een versiedatum bevat, wordt deze gebruikt om de hash-waarde te genereren.
- Als de zoekopdracht geen versiedatum bevat, wordt de datum voor laatst gewijzigd gebruikt.
Let op het volgende als u hash-waarden van exports vergelijkt:
- Als de inhoud van een bestand verandert, verandert de bijbehorende hash-waarde ook.
- Als iemand de deelrechten (maar niet de inhoud) van een bestand wijzigt, verandert de hash-waarde niet.
- Als u een bestand meerdere keren exporteert en verschillende versiedatums gebruikt, verschillen de hash-waarden, ook als de bestandsinhoud van de exports identiek is.
De bron-hash is een van de parameters die zijn opgenomen in het Vault XML-bestand wanneer u exporteert vanuit Drive. Bekijk meer informatie over Drive-exportmetadata.
We hebben gedetailleerdere opties toegevoegd aan bewaarregels:
- U kunt aangepaste Drive-bewaarregels instellen waarmee bestanden een bepaald aantal dagen nadat gebruikers ze naar de prullenbak hebben verplaatst, definitief worden verwijderd.
We hebben ook nieuwe functies toegevoegd waarmee u makkelijker en efficiënter naar gegevens in Vault kunt zoeken:
- Snel meerdere zoekopdrachten binnen een kwestie uitvoeren: Nadat u een zoekopdracht voor e-mail of groepen heeft gestart, kunt u op de knop Zoeken in een nieuw tabblad klikken om een nieuw zoekdialoogvenster binnen dezelfde kwestie te openen. Uw eerste zoekopdracht wordt op het eerste tabblad afgerond.
- Zoekstatus: Terwijl een zoekopdracht wordt uitgevoerd, rapporteert Vault de verstreken tijd en de queryparameters die u heeft ingevoerd.
- Verbeterde aantalfunctie: Als u een zoekopdracht invoert en op de knop Aantal klikt, rapporteert Vault het aantal overeenkomsten en de verstreken tijd. U kunt ook een csv-bestand downloaden met daarin de accounts met berichten die overeenkomen met uw zoekopdracht.
U kunt nu Gmail-berichten, chats en berichten in Groepen exporteren als pst-bestanden. Met deze functie kunt u berichten bekijken in Microsoft Outlook en tools voor juridische ondersteuning van derden waarin deze indeling wordt ondersteund.
Uitgebreidere metadata bij de export van bestanden uit Drive
Als u bestanden exporteert uit Drive, bevatten de metadata gegevens over gebruikers die indirect gekoppeld zijn aan een document. U kunt in Vault ook zien wat hun indirecte relatie is.
Bekijk meer informatie over gebruikers met indirecte toegang tot bestanden en de opties die u heeft als u exporteert vanuit Drive.
Een tijdzone selecteren voor zoeken en exporteren
Vault gebruikte eerst Greenwich Mean Time (GMT) voor alle zoekopdrachten en er werd een extra dag toegevoegd zodat resultaten uit eerdere tijdzones ook werden getoond. U kunt nu in Vault zelf een tijdzone selecteren voor zoeken en exporteren. Geef een tijdzone op als u gegevens zoekt. Vault bepaalt dan vanaf hoe laat en tot hoe laat de gegevens van bepaalde datums worden getoond en geëxporteerd.
Deze nieuwe instelling voor tijdzones is alleen van toepassing bij zoeken en exporteren.
Belangrijk: Bij organisaties die kantoren in meerdere tijdzones hebben, kunnen de zoekresultaten anders zijn dan de resultaten die werden getoond voordat deze functie in gebruik werd genomen. Bekijk meer informatie over zoeken naar gegevens gebaseerd op tijdzones.
Aangepaste bewaarregels maken voor alle gedeelde Drives in uw domein
U kunt nu aangepaste bewaarregels maken die gelden voor alle gedeelde Drives in uw domein.
Bewaarregels instellen voor specifieke Google-groepen
U kunt nu aangepaste bewaarregels toepassen op specifieke Google-groepen.
Volledige ondersteuning voor Google Drive, inclusief gedeelde Drives
U kunt nu bewaarregels instellen voor Google Drive en juridische bewaarplichten plaatsen op bestanden daarin. Daarmee wordt Google Drive nu volledig ondersteund in Vault.
Ook kunt u nu bestanden in gedeelde Drives zoeken, exporteren, er bewaarregels voor instellen en er juridische bewaarplichten op plaatsen.
Opmerking: Bewaarregels en bewaarplichten werken anders voor Drive dan voor Gmail. We raden u aan deze artikelen te lezen en daarna te bepalen welke bewaarregels en bewaarplichten moeten worden ingesteld voor uw organisatie:
Oudere versies van Google Drive-bestanden exporteren
Vault zoekt alleen de meest recente versie van een bestand. U kunt nu wel een versiedatum toevoegen aan een zoekopdracht om de versie van Google-bestanden van die datum te zien en te exporteren. De versiegeschiedenis wordt ondersteund in de meeste Google-bestandstypen:
- Documenten
- Presentaties
- Spreadsheets
- Tekeningen
De versiegeschiedenis wordt niet ondersteund in Google Formulieren, Apps Script en niet-Google-bestandstypen.
Vault gebruiken voor Google Groepen
Vault werkt nu met Groepen. U kunt dus content in groepen zoeken, exporteren, er een bewaarbeleid voor instellen en juridische bewaarplichten op plaatsen.
- Gedeeltelijke resultaten downloaden: U kunt de berichten en bestanden downloaden die tot op dat moment opgehaald zijn door Vault. Er wordt ook een csv-bestand gemaakt met de accounts die nog niet geëxporteerd zijn.
- Doorgaan met exporteren: Vault gaat door waar het gebleven is en verzamelt nog eens 24 uur berichten en bestanden. U kunt doorgaan met exporteren zo vaak als nodig is om alle berichten en bestanden op te halen die voldoen aan uw zoekopdracht.
Als u niet binnen 15 dagen gedeeltelijke resultaten downloadt of een gepauzeerde export hervat, wordt de export verwijderd.
- Rechten voor bewaarplichten toewijzen gebaseerd op organisatie-eenheid: U kunt instellen dat bepaalde Vault-beheerders alleen bewaarplichten kunnen maken en beheren voor gebruikers in specifieke organisatie-eenheden, in plaats van het hele domein.
- Bewaarplichten gebaseerd op organisatie-eenheid: Vroeger kon u bewaarplichten voor specifieke gebruikersaccounts of voor een heel domein maken. Nu kunt u bewaarplichten maken die van toepassing zijn op alle leden van een specifieke organisatie-eenheid.
- Intuïtievere bewaarplichtfuncties: Als u vroeger alle accounts uit een bewaarplicht verwijderde, paste Vault de bewaarplicht toe op alle accounts in het domein. Nu wordt u gevraagd de bewaarplicht te verwijderen wanneer u alle accounts probeert te verwijderen.
- Verbeterde gebruikersinterface: De taal en interface voor het toepassen van bewaarplichten zijn verbeterd en lijken op het onlangs geüpdatete bewaarproces.
- Bewaarregel is alleen van toepassing op verwijderde berichten: Als u deze optie selecteert, geldt de regel alleen voor berichten die zijn verwijderd door gebruikers. Dit is de standaardoptie voor nieuwe regels en komt overeen met het toevoegen van label:^deleted aan een aangepaste bewaarregel.
- Bewaarregel is van toepassing op verwijderde berichten en berichten in gebruikersmailboxen: Als u deze optie selecteert, is de regel van invloed op alle berichten, behalve berichten die onder aangepaste regels of bewaarplichten vallen die u opgeeft. Als u een bestaande aangepaste bewaarregel opent waarin label:^deleted wordt gebruikt, is deze optie geselecteerd. De aangepaste regel blijft gewoon werken volgens de oorspronkelijke instellingen. Deze optie wordt overschreven en de regel wordt alleen toegepast op verwijderde berichten.
Let op: Vault is volledig geïntegreerd met Gmail. Er is geen apart archief. Als u de tweede optie kiest van de opties hierboven, betekent dit dat u wilt dat de regel van toepassing is op alle berichten, of deze nu zijn verwijderd door de gebruiker of niet. Hierdoor worden wellicht berichten verwijderd die uw gebruikers willen bewaren. Als u bijvoorbeeld de standaard bewaarregel voor Vault zo instelt dat alle berichten van de afgelopen 365 dagen bewaard moeten blijven, en de tweede optie selecteert (dat deze regel geldt voor alle berichten), en u verder geen aangepaste regels of bewaarplichten heeft, verwijdert Vault alle berichten in uw domein die ouder zijn dan 1 jaar.
Het kan ingewikkeld zijn om het bewaarbeleid voor uw organisatie in te stellen. Daarom hebben we dit artikel opgesteld. Neem contact op met G Suite-support als u nog hulp nodig heeft.
Vault-voorbeelden en -exports bevatten nu aanvullende gegevens waarmee u berichten kunt analyseren:
- Berichtvoorbeelden: U kunt nu systeemlabels bekijken. Deze geven de status van het bericht weer vanuit het perspectief van de gebruiker. U kunt ook labels zien die door de gebruiker aan het bericht zijn toegevoegd.
- Berichtexports: U kunt nu labels zien die door de gebruiker aan het bericht zijn toegevoegd.
Een G Suite-beheerder kan nu de toegang tot kwesties beperken per organisatie-eenheid. Als dit is aangezet, kan een Vault-gebruiker alleen kwesties delen met leden van de opgegeven organisatie-eenheden en de suborganisatie-eenheden daarin. Bekijk meer informatie over Vault-rechten en hoe u deze kunt toewijzen.
Er is in Vault geen beperking meer op het aantal accounts waarin u naar berichten kunt zoeken. Het kan wel langer duren als u zoekt en telt in domeinen met meer dan 50.000 accounts.
Vault rapporteert nu aanvullende gegevens als berichten in Gmail of bestanden in Drive niet kunnen worden geëxporteerd. Bekijk meer informatie over foutrapporten.
Vault voor Drive
De betrouwbare functionaliteit van Vault bevat nu nog een gegevensbron, Drive, zodat uw organisatie nog meer belangrijke zakelijke content kan vinden. Vault-klanten kunnen zonder aanvullende kosten gebruikmaken van Vault voor Drive. Het werkt met bestaande Drive-content in de accounts van uw gebruikers. Postini-klanten die overstappen naar Vault kunnen, nadat de overstap is afgerond, ook gebruikmaken van Vault voor Drive, zonder aanvullende kosten.
Met Vault voor Drive kunt u het volgende doen met al uw Drive-content, waaronder zowel Google-documenten (zoals Documenten, Spreadsheets, Presentaties) als andere opgeslagen bestanden (zoals docx, pdf en jpeg):
- De Drive-bestanden van specifieke gebruikers zoeken.
- Een voorbeeld bekijken van zoekresultaten in Vault, zodat u precies vindt wat u nodig heeft.
- Zoekresultaten kopiëren en exporteren voor toekomstig gebruik.
U kunt op dit moment geen bewaarbeleid instellen, bewaarplichten maken en domeinbrede zoekopdrachten uitvoeren voor Drive-content. Ga aan de slag met zoeken naar bestanden in Google Drive.
G Suite Business
G Suite Business is het uitgebreidere pakket zakelijke apps. Naast alle functies in G Suite Basic biedt G Suite Business onbeperkte Google Drive-opslagruimte en Google Vault voor iedereen in uw organisatie. Ook krijgt u met G Suite Business aanvullende functies voor beheer, controle en rapportage in Drive. Bekijk meer informatie over G Suite Business.
U kunt conceptberichten makkelijker uitsluiten van zoekopdrachten, maar ook wanneer u bewaarregels en bewaarplichten maakt.
De rechten Exports beheren en Zoekopdrachten beheren kunnen nu aan een gebruiker worden toegewezen voor de hele organisatie of alleen voor specifieke organisatie-eenheden (OE's). U kunt bijvoorbeeld een Vault-beheerder het recht Zoekopdrachten beheren geven voor uw hele organisatie en het recht Exports beheren voor één organisatie-eenheid. Rechten worden nog steeds toegewezen in de Beheerdersconsole door de G Suite-beheerder.
De opties om bewaarperioden in te stellen of te wijzigen zijn nu duidelijker. Er is een bescherming ingebouwd voor als u een bewaarperiode instelt voor een specifiek aantal dagen.
Vault-gebruikers kunnen nu, naast zoeken in het hele domein en zoeken per gebruikersaccount, gegevens zoeken binnen een specifieke organisatie-eenheid (OE). Door te zoeken binnen een OE krijgt u minder niet-relevante zoekresultaten dan wanneer u in het hele domein zoekt, en is het niet meer nodig individuele accounts op te geven. Selecteer Organisatie als u zoekt binnen een kwestie en selecteer vervolgens de OE waarin u wilt zoeken. U kunt geen accounts opgeven als u zoekt binnen een OE, maar u kunt wel een periode en zoektermen opgeven.
Beheerders kunnen nu een bewaarplicht plaatsen op specifieke berichten, bijvoorbeeld berichten van een bepaalde datum of met bepaalde termen, zodat deze voor onbepaalde tijd in Vault worden bewaard. Alleen berichten die voldoen aan de gespecificeerde parameters worden bewaard. Eerder moesten Vault-beheerders een bewaarplicht plaatsen op een heel gebruikersaccount om berichten in dat account te bewaren. Het is nog steeds mogelijk een bewaarplicht te plaatsen op een heel account. Bekijk meer informatie over de 2 typen bewaarplichten.
Met de voorbeeldfunctie kunnen Vault-beheerders zien welke content door een aangepaste bewaarregel zal worden bewaard. Beheerders hoeven geen gebruikersnaam meer in te voeren. Als beheerders op de knop Voorbeeld klikken, laat Vault resultaten zien gebaseerd op wat de beheerder heeft geselecteerd: een specifieke OE of het hele domein. Eerder moesten beheerders een gebruikersnaam invoeren om een voorbeeld te zien van de resultaten van een aangepaste regel. Bekijk meer informatie over bewaarregels.