Google Сейф постоянно совершенствуется, исправляется и дополняется новыми функциями. Большинство из них становятся доступны пользователям в течение нескольких дней после запуска, но при поэтапном внедрении может потребоваться больше времени.
6 декабря 2023 г.: экспорт файлов на Диске, добавленных в письма с помощью гиперссылки
Сейф теперь поддерживает экспорт файлов на Диске, добавленных в письма с помощью гиперссылки. Чтобы использовать эту возможность, при экспорте данных Gmail из Сейфа выберите параметр Экспорт связанных файлов Диска.
Подробную информацию, в том числе о поддерживаемых и неподдерживаемых файлах, можно найти в разделе Гиперссылки на файлы на Диске в письмах.
4 декабря 2023 г.: реализована поддержка мероприятий Google Календаря
- Настраивать правила хранения для мероприятий из календаря. Подробнее…
- Искать мероприятия из календаря. Подробнее…
- Экспортировать данные Календаря. Подробнее…
- Устанавливать запреты на удаление мероприятий из календаря. Подробнее…
Подробнее о поддерживаемых сервисах и типах данных…
20 июня 2023 г.: реализована поддержка правил хранения на основе ярлыков Диска
-
определять условия ярлыка правила хранения на основе полей ярлыка;
-
переопределять правила хранения или срока доступности файла для запрета на удаление информации;
-
использовать операторы сравнения, чтобы настроить условия ярлыка для правила хранения в зависимости от типа поля.
7 июня 2023 г.: могут быть объединены первые версии очень больших файлов
Первые версии очень больших файлов Google Документов, Таблиц, Презентаций, Форм и Сайтов, кроме подпадающих под запрет на удаление, могут быть объединены для экономии места. Если вы выполните поиск по Сейфу, используя Google Диск, то в результатах не будет этих версий. Вместо этого там будет самая ранняя доступная после объединения версия.
Чтобы узнать больше о версиях, ознакомьтесь с разделом Поиск по истории изменений документа.1 марта 2023 г.: реализована поддержка электронных писем, зашифрованных на стороне клиента
- Правила хранения и запреты на удаление данных в Сейфе применяются к таким письмам так же, как и к любым другим сообщениям.
- Вы можете посмотреть незашифрованные метаданные электронного письма, например тему, отправителя и получателя.
- Зашифрованное содержимое письма будет показываться в окне предварительного просмотра поиска в виде прикрепленного файла с названием smime.p7m или smime.p7s. После экспорта в формат MBOX вы можете расшифровать письма с помощью утилиты decrypter (бета). Чтобы посмотреть зашифрованные на стороне клиента письма в формате PST, импортируйте файл P7M каждого пользователя в Microsoft Outlook. Подробная информация приведена в статье Как просматривать сообщения, экспортированные из Сейфа.
5 декабря 2022 г.: обновлен интерфейс для реализации новых возможностей шифрования на стороне клиента
2 сентября 2022 г.: во всех результатах поиска и правилах хранения Chat теперь используется индексирование на основе сообщений
Поиск и экспорт
В Сейфе поиск сообщений в чат-комнатах с цепочками (отдельными чатами) выполняется так же, как в прямых и групповых переписках и чат-комнатах без цепочек:
-
Поиск в сервисе "Сейф" выполняется по отдельным сообщениям. Ранее результаты поиска содержали соответствующие запросу темы. Темой считаются все сообщения в цепочке из чат-комнаты с цепочками или все сообщения, отправленные за последние сутки (используется часовой пояс UTC).
-
В Сейфе изменена область поиска в чат-комнатах с цепочками:
-
Теперь выполняется поиск сообщений во всех цепочках в чат-комнате с цепочками, если указанный аккаунт является ее участником, даже в тех, в которых он не принимал участие, например не отправил ни одного сообщения. Ранее поиск выполнялся только по тем цепочкам, в которых аккаунт принимал участие.
-
Если указанный аккаунт был участником, но покинул чат-комнату, поиск будет выполняться только по тем сообщениям, которые были отправлены до его ухода. Ранее, если аккаунт принимал участие в цепочке, поиск выполнялся по всем сообщениям в ней, даже тем, которые были отправлены после его ухода.
-
-
Если сообщение соответствует условиям поиска, в предварительный просмотр и экспорт включается контекст, в который входит само сообщение, а также сообщения в том же чате (прямой переписке, чат-группе или цепочке в чат-комнате с цепочками), отправленные в течение 12 часов до его публикации и 12 часов после нее.
-
Если поисковому запросу соответствует несколько сообщений в одном чате (прямой переписке, чат-группе или цепочке в чат-комнате с цепочками), предоставляемые для контекста сообщения могут повторяться. Когда вы запускаете экспорт, Сейф проверяет, есть ли среди таких сообщений повторяющиеся, и в случае обнаружения удаляет их из экспорта.
Поисковые запросы
Результатом изменений стало то, что при запуске сохраненного поискового запроса Chat за тот же период времени, который использовался для предыдущего экспорта, итоговый набор экспортированных сообщений может отличаться от полученного ранее.
Рассмотрим для примера чат-комнату, в которой состоялся такой диалог:
Участник 1: привет
Участник 2: здравствуйте
Если использовать поисковый запрос*, результаты поиска, предварительного просмотра и экспорта будут следующими:
| Поисковый запрос | Поиск, предварительный просмотр и экспорт чат-групп Google Chat |
|---|---|
привет |
Поиск: в результатах будет показано только сообщение от участника 1, потому что только оно соответствует поисковому запросу. Предварительный просмотр и экспорт: в результатах будет сообщение от участника 1 и все сообщения в чат-группе или цепочке (в чат-комнатах с цепочками), отправленные в течение 12 часов до и после его публикации. |
здравствуйте |
Поиск: в результатах будет показано только сообщение от участника 2, потому что только оно соответствует поисковому запросу. Предварительный просмотр и экспорт: в результатах будет сообщение от участника 2 и все сообщения в чат-группе или цепочке (в чат-комнатах с цепочками), отправленные в течение 12 часов до и после его публикации. |
привет здравствуйте |
В результатах поиска и экспорта не будет сообщений, потому что ни одно из них не содержит оба поисковых слова. |
привет from:uchastnik1@example.com |
Поиск: в результатах будет показано только сообщение от участника 1, потому что только оно соответствует обоим условиям поиска. Предварительный просмотр и экспорт: в результатах будет сообщение от участника 1 и все сообщения в чат-группе или цепочке (в чат-комнатах с цепочками), отправленные в течение 12 часов до и после его публикации. |
привет from:uchastnik2@example.com |
В результатах поиска и экспорта не будет сообщений, потому что ни одно из них не соответствует обоим условиям поиска. |
-привет from:uchastnik1@example.com |
В результатах поиска и экспорта не будет сообщений из примера, потому что ни одно из его сообщений не соответствует обоим условиям поиска. |
-привет from:uchastnik2@example.com |
Поиск: в результатах будет показано только сообщение от участника 2, потому что только оно соответствует поисковому запросу. Предварительный просмотр и экспорт: в результатах будет сообщение от участника 2 и все сообщения в чат-группе, отправленные в течение 12 часов до и после его публикации. |
*Примечание. Функция поиска в Chat не поддерживает логические операторы, например AND, OR и NOT. Если поисковых слов несколько, они обрабатываются так, как будто все они связаны логическими операторами AND. Символ - непосредственно перед поисковым словом соответствует оператору NOT. Подробнее…
Запреты на удаление
При необходимости вы можете выполнить поиск только по данным с запретом на удаление (то есть по сообщениям, связанным с аккаунтом пользователя, для которого действует запрет на удаление данных).
Теперь чат-группы с цепочками обрабатываются следующим образом: если участником такой чат-группы был или является соответствующий запросу пользователь, для которого действует запрет на удаление, то запрет на удаление распространяется на все сообщения в ней и они включаются в поиск. Ранее запрет на удаление в Сейфе применялся только к тем цепочкам, в которых такой пользователь отправил хотя бы одно сообщение, и только по ним выполнялся поиск.
Кроме того, если все пользователи, для которых действуют запреты на удаление, покинут чат-группу Google Chat, то в результатах поиска по сообщениям, в отношении которых действует запрет на удаление, будут только сообщения, отправленные до того момента, как последний пользователь, для которого действует запрет на удаление, покинул эту чат-группу. Чат-группы с цепочками теперь работают следующим образом: когда пользователь покинет такую чат-группу, к отправленным после этого сообщениям в ней перестает применяться запрет на удаление, даже если пользователь принимал участие в чате.
Вы можете включить в поиск сообщения в чат-группах Google Chat. К ним относятся групповые чаты, созданные после начала декабря 2020 года, и чат-группы. От типа чат-группы зависит, какие сообщения будут включены в результаты. Подробнее…
Реализация изменений
Изменения будут развернуты для всех пользователей в течение нескольких недель. Во время переходного периода определить, по каким правилам выполнялся поиск сообщений, можно следующим образом:
- Если над результатами поиска есть уведомление "В результаты поиска включены отдельные сообщения", то выполнялся поиск по отдельным сообщениям.
- Если уведомления нет, поиск выполнялся по прежним правилам. В чат-комнатах с цепочками выполнялся поиск по всему чату.
Подробную информацию вы найдете в следующих статьях:
Поскольку на Диске начала работать функция шифрования Google Workspace на стороне клиента, Сейф теперь поддерживает поиск, экспорт и хранение файлов, зашифрованных этим способом.
Хранение данных и запреты на их удаление
Правила хранения и запреты на удаление данных в Сейфе применяются к файлам, зашифрованным на стороне клиента, так же, как и к другим файлам на Диске.
Поиск и предварительный просмотр
Файлы, зашифрованные на стороне клиента, можно искать по их метаданным, по их названию и владельцу. Нельзя выполнять поиск таких файлов по их содержанию и формату, а также открывать и скачивать их в режиме предварительного просмотра.
При поиске файлов Диска в Сейфе можно включить в результаты только зашифрованные на стороне клиента файлы или исключить их из результатов. Это можно сделать только в том случае, если для вашей организации включено шифрование Google Workspace на стороне клиента.
Подробнее о поиске по Google Диску, Meet и Сайтам с помощью Сейфа…
Экспорт
При экспорте файлов, зашифрованных на стороне клиента, они остаются зашифрованными (с расширением GCSE). Для их расшифровки можно использовать утилиту decrypter. Кроме того, файлы, зашифрованные на стороне клиента, можно отличить по метаданным: в них есть тег ClientSideEncrypted со значением true.
Усовершенствованная система в Сейфе позволяет быстрее экспортировать из Gmail. После создания экспорта в Сейфе начнет показываться индикатор выполнения. Если экспорт длится дольше 24 часов, его больше не потребуется перезапускать вручную.
В новой системе некоторые файлы экспорта имеют не такие названия и формат, как в классической версии. Если для обработки файлов экспорта из Gmail, которые создаются Сейфом, в вашей организации используется скрипт, его необходимо обновить в соответствии с новыми названиями и типами файлов. Подробные сведения об изменениях представлены в таблице ниже.
При создании экспорта вы можете установить параметр, включающий новую систему. Пользователи API могут задать значение use_new_export=true в параметрах MailExportOptions.
В настоящее время по умолчанию используется классическая версия, но при создании экспорта вы можете выбрать новую. Новая система заменит классическую через несколько месяцев. В течение переходного периода (то есть пока будут доступны обе версии) Сейф будет добавлять пометку к файлам экспорта, созданным в новой системе.
Примечание. Изменения затронут только файлы экспорта из Gmail. Экспорт из других сервисов будет работать как раньше.
Список изменений
| Данные | Название файла | Что изменилось |
|---|---|---|
| Содержимое сообщений | export_name-N.zip |
Архив содержит файлы MBOX или PST, а не сжатые файлы с сообщениями. Названия файлов с сообщениями: export_name-account.mbox или export_name-account.pst, где account – это полный адрес электронной почты аккаунта, который отправил или получил сообщение. В некоторых случаях для аккаунта создается несколько файлов, а к их названиям добавляется номер. Например, при экспорте могут быть созданы следующие файлы:
|
| Метаданные сообщений |
Классическая система: export_name-metadata.xml. Новая система: export_name-metadata.csv. |
Создается файл в формате CSV, содержащий те же данные, что и в классической версии, и несколько новых столбцов:
|
| Аккаунты и количество сообщений |
Классическая система: export_name-results-count.csv. Новая система: export_name-results-counts.csv. |
В файле указывается следующая дополнительная информация:
Аккаунты теперь сортируются по количеству успешно экспортированных сообщений в порядке убывания. |
| Отчеты об ошибках |
Классическая система: error.csv и export_name-account-exceptions.csv. Новая система: export_name-error.xml. |
Отчет об ошибках представляет собой один XML-файл. Он включается в экспорт, даже если ошибок не возникло. Файл содержит те же данные, что и в классической системе, и несколько новых полей:
|
| Сообщения, не преобразованные в формат PST | export_name-conversion-errors-номер.zip |
Файл с таким названием теперь создается при экспорте в формат PST в тех случаях, когда часть сообщений не удается преобразовать в формат PST. Он содержит непреобразованные сообщения в формате EML. Если этих файлов несколько, к их именам добавляется номер, например:
|
| Контрольные суммы файлов | export_name.md5 | Изменений нет. |
Подробную информацию вы найдете в следующих статьях:
Поскольку на Диске начала работать функция одобрений, при экспорте в Сейф теперь также добавляются связанные с одобрениями метаданные. К ним относится список пользователей, ответственных за одобрение, статус одобрения и дата его последнего изменения. Независимо от того, какую дату создания версии вы указали в поисковом запросе, в метаданных одобрения приводится информация только для текущей версии файла.
Подробную информацию вы найдете в следующих статьях:
В экспорт из Gmail теперь будут включаться два файла с метаданными: классический (XML) и новый (CSV). Новый формат CSV обеспечивает расширенную поддержку для сторонних инструментов проверки контента и позволяет включать больше метаданных для сообщений Gmail.
В CSV-файле присутствуют два новых поля:
GmailMessageId– уникальный идентификатор для каждого сообщения, который можно использовать в Gmail API.Account– аккаунт из области поиска (отправитель или получатель).
Кроме того, в поле Rfc822MessageId содержится идентификатор, позволяющий связывать метаданные с сообщением, включенным в данные экспорта. В классическом XML-файле такую же возможность дает поле External FileName.
Операторы поиска для Диска to: и from: теперь работают в Google Сейфе иначе. С их помощью нельзя найти файлы, доступ к которым был предоставлен до марта 2021 г. Новый принцип работы в поисковых запросах для Диска делает эти операторы более понятными. Операторы теперь позволяют узнать не только кто из пользователей имеет доступ к файлу, но и кто предоставил им доступ.
В феврале 2021 г. появился новый оператор поиска sharedwith:, который работает так же, как оператор to: до изменения. Прежние функции оператора from: теперь выполняет текущий оператор owner:.
Возможности поиска и экспорта, а также установки правил хранения и запретов на удаление теперь доступны для сайтов, созданных в новой версии сервиса.
По умолчанию для сайтов действуют правила хранения Диска. Вы также можете задать специальные правила хранения для Google Сайтов.
Для поиска сайтов, их экспорта и установки для них запретов на удаление используйте соответствующие функции Диска. Чтобы в результаты поиска включались только сайты, укажите новый оператор type:site. Сайты также можно искать по опубликованному URL.
В функцию групповых переписок Chat внесено два изменения:
Новые групповые чаты, созданные в Google Chat, обрабатываются как чат-комнаты без цепочек. Пользователи могут вступать в такие групповые чаты и выходить из них. Ранее созданные групповые чаты и далее будут обрабатываться как групповые переписки.
При этом новые групповые чаты обрабатываются Сейфом иначе, чем существующие групповые переписки. В частности, это касается правил хранения, запретов на удаление и поиска. Чат-комнаты с цепочками и без них, а также новые групповые чаты теперь называются в Сейфе "чат-группами Google Chat".
Подробную информацию вы найдете в следующих статьях:
- Как настроить правила хранения для Google Chat с помощью Сейфа
- Как установить запрет на удаление сообщений Google Chat
- Как искать сообщения в Gmail с помощью Google Сейфа
- Как искать сообщения в Google Chat с помощью Сейфа
- Требуется действие: предстоящие изменения в порядке обработки Сейфом групповых чатов (краткий обзор изменений)
Мы приступили к внедрению нового современного интерфейса Сейфа на основе Material Design. В нем оптимизированы функции навигации и добавлены новые возможности для повышения производительности.
Для использования новой версии сайта переносить данные не нужно. Она функционирует на той же серверной системе, что и классический сайт (ediscovery.google.com). Работать с делами, правилами хранения и запретами на удаление можно будет как на новом, так и на старом сайте, пока ediscovery.google.com не будет отключен.
Чтобы начать работу в новом интерфейсе, откройте страницу vault.google.com и войдите в управляемый аккаунт Google.
Что изменилось
- При первом входе вместо страницы "Дела" открывается начальная страница с 3 разделами: "Хранение", "Дела" и "Отчеты".
- Настройка правил хранения и запретов на удаление реализована в виде пошаговых процедур с дополнительными всплывающими подсказками.
- Специальные правила хранения, запреты на удаление и результаты поиска приводятся в таблицах, элементы которых можно фильтровать и сортировать. Эти таблицы помогают оценить область действия правил управления информацией в организации и объем результатов поиска.
- При изучении результатов поиска и отчетов о запретах на удаление можно оставить на экране нужный контекст. При нажатии на элемент теперь открывается боковая панель, а не новая страница.
Что не изменилось
- Ваши текущие настройки, сохраненные запросы и файлы экспорта. Данные и настройки доступны на обоих сайтах.
- Возможности Сейфа. Все функции классической версии Сейфа доступны в новой.
До прекращения работы классической версии в Справочном центре Сейфа будут доступны инструкции для обеих версий.
В Chat добавлены чат-комнаты без цепочек сообщений. Вы можете искать и экспортировать данные из таких чат-комнат, а также устанавливать для них правила хранения и запреты на удаление. Сообщения в них обрабатываются Сейфом не так, как в чат-комнатах с цепочками (в которых сообщения сгруппированы по чатам).
Подробную информацию вы найдете в следующих статьях:
Сейф теперь поддерживает Google Voice для G Suite. Доступны такие функции, как хранение, поиск, экспорт и запрет на удаление SMS, голосовых сообщений и их расшифровок, а также списков вызовов. Примечание. Google Voice для G Suite не поддерживает запись голосовых вызовов, и через Сейф нельзя получить доступ к их содержанию.
Подробную информацию вы найдете в следующих статьях:
В Vault API теперь входит Count API для Gmail и Групп. С его помощью можно получать данные о количестве сообщений, соответствующих условиям поискового запроса. Эти сведения позволяют оценить объем экспортируемых сообщений, чтобы затем либо выполнить экспорт, либо уменьшить выборку, изменив запрос.
Более подробную информацию можно найти в документации по Count API и в этом примере.
В Сейфе теперь можно хранить и искать журналы сессий "Вопрос-ответ" и опросы, связанные с записями трансляций Google Meet, а также настраивать запреты на их удаление.
Подробную информацию вы найдете в следующих статьях:
Инструмент "Экспорт данных" теперь включает в экспорт информацию, которая была удалена, но находится в Сейфе в связи с действием правила хранения или запрета на удаление. Вам больше не нужно отдельно экспортировать удаленные, но находящихся на хранении данные с помощью Сейфа.
В файлах экспорта Chat для статуса измененного или удаленного сообщения теперь используется такой же формат, как и в предварительном просмотре в Сейфе:
| Статус сообщения | Старый формат | Новый формат |
|---|---|---|
| Изменено | +дата |
Edited on дата |
| Удалено пользователем или в соответствии с правилом хранения Сейфа | -дата |
Deleted on дата |
Ваш администратор G Suite теперь может разрешить пользователям из организации переписываться в чате с внешними пользователями. Подробнее… В Сейфе можно искать и экспортировать сообщения чата от внешних пользователей, а также устанавливать для них правила хранения и запреты на удаление. При этом учитывайте следующее:
- Если включено архивирование, вы можете искать и экспортировать сообщения прямых переписок между внешними пользователями и сотрудниками организации. Для этих сообщений также можно установить правила хранения и запреты на удаление.
- Вы можете искать и экспортировать сообщения внешних пользователей в чат-комнатах, созданных сотрудниками организации.
- Правила хранения, запреты на удаление, поиск и экспорт не поддерживаются для сообщений ваших сотрудников в чат-комнатах, принадлежащих другой организации.
Подробную информацию вы найдете в следующих статьях:
Конфиденциальный режим Gmail
Конфиденциальный режим Gmail позволяет пользователям ограничивать доступ получателей к конфиденциальному содержимому сообщений. Эта функция доступна в организациях, в которых она включена, а также в личных аккаунтах Gmail.
Когда пользователь отправляет письмо в конфиденциальном режиме, текст письма и прикрепленные файлы заменяются ссылкой. По протоколу SMTP отправляются только тема и ссылка.
Сообщения, отправленные пользователями вашего домена в конфиденциальном режиме
Если в вашей организации включен конфиденциальный режим Gmail, Сейф можно использовать для поиска и экспорта конфиденциальных сообщений, отправленных сотрудниками после 30 ноября 2018 г., а также для установки правил их хранения и запретов на удаление.
Такие письма доступны в Сейфе, даже если отправитель указал срок доступа или отменил доступ получателя к ним.
Сообщения в конфиденциальном режиме, полученные от отправителей за пределами домена
Даже если в организации не включен конфиденциальный режим Gmail, пользователи могут получать сообщения в этом режиме от пользователей других организаций и личных аккаунтов Gmail.
Вы можете хранить и экспортировать заголовки и темы конфиденциальных сообщений от внешних отправителей, а также выполнять по ним поиск и устанавливать запреты на удаление. Однако нельзя выполнять поиск по содержимому или прикрепленным файлам конфиденциальных сообщений от внешних отправителей, а также экспортировать эти данные.
Работа с сообщениями в конфиденциальном режиме
Ниже описано, как работать в Сейфе с сообщениями, отправленными в конфиденциальном режиме.
- Сейф возвращает внутренние конфиденциальные сообщения, соответствующие поисковому запросу.
- При предварительном просмотре писем их содержимое по умолчанию скрыто. Вы можете включить показ содержимого в этом режиме.
- При печати или экспорте писем конфиденциальное содержимое можно исключить. В этом случае в письме будут присутствовать только заголовки, адрес отправителя и получателя, а также другие метаданные.
- Вы можете экспортировать конфиденциальное сообщение из данных организации отправителя, но не получателя.
- Сейф может извлечь гиперссылки на файлы на Диске, добавленные к конфиденциальным сообщениям при экспорте из данных организаций отправителя, но не может извлечь гиперссылки, полученные от внешних организаций.
- Для поиска писем, отправленных в конфиденциальном режиме, применения к ним правил хранения и запретов на удаление используйте условие
label:confidentialmode.
Jamboard
Теперь Сейф полностью поддерживает файлы Jamboard, сохраненные пользователями на Диске.
- Запреты на удаление и правила хранения распространяются на Jam-файлы, которые пользователи сохранили на Диске. Несохраненные Jam-файлы удаляются по завершении сеанса Jamboard и поэтому недоступны Сейфу.
- Jam-файлы доступны для поиска, предварительного просмотра и экспорта. Чтобы выполнить поиск по ним, используйте оператор
type:jam.
Теперь при экспорте файлов Google Документов, Таблиц и Презентаций Сейф генерирует уникальный хеш для каждого файла. С его помощью можно дедуплицировать экспортируемые файлы и проверить, является ли экспортируемый файл точной копией исходного.
Способ создания хеша Сейфом определяется методом поиска файла.
- Если поисковый запрос содержит дату версии, она используется для создания хеша.
- Если поисковый запрос не содержит дату версии, вместо нее используется дата последнего изменения.
При сравнении хеша экспортируемых файлов учитывайте следующее:
- При изменении содержимого файла изменяется и его хеш.
- При изменении разрешений на доступ к файлу (но не его содержимого) хеш не меняется.
- Если файл экспортируется несколько раз с разными датами версий, его хеш будет отличаться, даже если содержимое файла идентично при каждом экспорте.
Хеш исходного файла – один из параметров, включаемых в XML-файл Сейфа при экспорте с Диска. Подробнее о метаданных экспорта с Диска…
Добавлена возможность более точечного применения правил хранения:
- Вы можете настраивать на Диске специальные правила хранения, которые будут навсегда удалять файлы через определенное количество дней после того, как пользователи переместят их в корзину.
Мы также добавили новые функции для более простого и эффективного поиска данных в Сейфе:
- Вы можете быстро выполнять несколько поисковых запросов параллельно: начав поиск в Gmail или Группах, нажмите кнопку Поиск на новой вкладке, чтобы открыть новое диалоговое окно поиска в том же деле. При этом изначальный поиск будет завершен в первой вкладке.
- Статус поиска: пока выполняется поиск, Сейф будет показывать затраченное время и введенные параметры запроса.
- Улучшенная функция подсчета: после ввода запроса и нажатия кнопки Количество Сейф будет показывать количество совпадений и затраченное время. Вы также можете скачать CSV-файл, содержащий список аккаунтов с сообщениями, которые соответствуют вашему запросу.
Теперь вы можете экспортировать электронные письма Gmail, чаты и записи из Групп в виде PST-файлов. Эта функция позволяет просматривать перечисленные типы сообщений в Microsoft Outlook, а также в сторонних инструментах, которые используются во время судебных процессов и поддерживают этот формат.
Более подробные метаданные при экспорте файлов с Диска
Метаданные файлов, экспортируемых с Диска, включают информацию о пользователях, которые имеют косвенное отношение к документу. Кроме того, Сейф позволяет определить, в чем именно оно заключается.
Подробнее о пользователях с косвенным доступом к файлам и возможностях экспорта с Диска…
Выбор часового пояса при поиске и экспорте
Раньше для поиска в Сейфе использовалось только гринвичское время, к которому добавлялся дополнительный день, чтобы учесть результаты для часовых поясов к востоку от Гринвича. Теперь Сейф поддерживает выбор часового пояса для поиска и экспорта: вы можете указать его, когда ищете данные. После этого Сейф определит границы дат, используемых для отображения и экспорта результатов.
Выбор часового пояса влияет только на выполнение поиска и экспорта.
Примечание. Если у вашей организации есть филиалы в нескольких часовых поясах, то результаты поиска, которые вы видите сейчас, могут отличаться от тех, которые отображались до появления этой функции. Подробнее…
Создание специальных правил хранения для всех общих дисков в домене
Теперь вы можете создавать специальные правила хранения, которые применяются ко всем общим дискам в домене.
Настройка правил хранения для определенных групп Google
Теперь вы можете применять специальные правила хранения данных для определенных групп в Google Группах.
Полная поддержка Google Диска, включая общие диски
Теперь Сейф полностью поддерживает Google Диск: вы можете настраивать правила хранения и запреты на удаление для файлов на Диске.
Кроме того, вы можете настраивать такие правила и запреты для файлов на общих дисках, а также искать и экспортировать эти файлы.
Примечание. Правила хранения и запреты на удаление для файлов Диска работают не совсем так, как для Gmail. Чтобы выбрать оптимальные параметры для своей организации, ознакомьтесь со следующими статьями:
Экспорт нужных версий файлов с Google Диска
Выполнив поиск с помощью Сейфа, вы найдете только последнюю версию файла. Однако теперь можно указать дату, чтобы найти, посмотреть и экспортировать версию файла Google, существовавшую на тот момент. Сохранение версий поддерживается для большинства типов файлов Google:
- Документы;
- файлы Презентаций;
- Таблицы;
- Рисунки.
Версии не поддерживаются в Google Формах, Apps Script и файлах из других редакторов (не Google).
Использование Сейфа с Google Группами
Сейф теперь можно использовать с Группами. Вы можете выполнять поиск по всему контенту в Группах, экспортировать его, а также настраивать для него правила хранения и запреты на удаление.
- Скачать промежуточные результаты. Вы можете скачать сообщения и файлы, которые Сейф обработал до этого момента, а также CSV-файл с перечнем аккаунтов, данные которых ещё не были экспортированы.
- Продолжить экспорт. Сейф продолжит обработку файлов и сообщений на протяжении следующих 24 часов. Вы можете возобновлять экспорт столько раз, сколько вам потребуется для того, чтобы скачать все нужные сообщения и файлы.
Если вы не скачаете промежуточные результаты и не возобновите приостановленный экспорт в течение 15 дней, то и сам экспорт, и его результаты будут удалены.
- Право устанавливать запреты на удаление только в пределах отдельных организационных подразделений. Теперь в правах администраторов Сейфа можно указывать, для каких организационных подразделений они могут создавать и настраивать запреты на удаление.
- Создание запретов для подразделений. Теперь запреты можно создавать не только для отдельных аккаунтов или всего домена, но и для подразделений.
- Более удобная работа с запретами. Раньше после удаления из запрета всех аккаунтов он распространялся на весь домен, однако теперь Сейф предложит вам удалить запрет.
- Улучшенный интерфейс. Мы усовершенствовали интерфейс для управления запретами. Теперь работа с ними напоминает настройку правил хранения.
- Правило хранения применяется только к удаленным сообщениям. Настройка действует только для писем, которые были удалены пользователями. Этот параметр включен по умолчанию. Он аналогичен добавлению оператора label:^deleted в специальное правило хранения.
- Правило хранения применяется к удаленным сообщениям, а также к письмам в почтовых ящиках пользователей. Настройка распространяется на все сообщения, кроме тех, для которых установлены специальные правила хранения и запреты на удаление. Открыв специальное правило хранения с оператором label:^deleted, вы увидите, что в нем выбран этот параметр, однако он не учитывается. Правило будет действовать в соответствии с исходными настройками и распространяться только на удаленные сообщения.
Примечание. Сейф полностью интегрирован в Gmail, для него нет отдельного архива. Если вы выберете второй вариант, правило будет применяться ко всем сообщениям вне зависимости от того, удалил их пользователь или нет. Существует вероятность, что письма, которые сотрудник хотел бы оставить, также пропадут. Предположим, вы установили правило хранения по умолчанию, согласно которому сообщения должны храниться 365 дней, и выбрали вариант, при котором оно применяется ко всем письмам. Если в отношении писем не действуют специальные правила и запреты, то все сообщения старше одного года будут удалены.
Чтобы вам было проще настроить правила, прочитайте статью Принципы действия правил хранения. Если вам нужна помощь, обратитесь в службу поддержки G Suite.
При просмотре и экспорте сообщений теперь доступна дополнительная информация:
- Просмотр сообщений. Видны системные ярлыки, которые указывают на статус сообщений с точки зрения их владельца, а также все присвоенные пользователем ярлыки.
- Экспорт сообщений. Видны все ярлыки, добавленные пользователем.
Теперь администратор G Suite может ограничить доступ к делам организационного подразделения. В этом случае пользователь Сейфа сможет обмениваться файлами и рабочей документацией только с коллегами из этого подразделения или его дочерних отделов. Подробнее о типах разрешений и процедуре их предоставления…
В Google Сейфе сняты ограничения на количество аккаунтов при поиске по сообщениям. Однако возможны небольшие задержки при поиске в доменах, содержащих более 50 000 аккаунтов.
Теперь Google Сейф предоставляет дополнительные сведения в случае, когда сообщения в Gmail или файлы на Диске недоступны для экспорта. Подробнее об отчетах…
Сейф для Диска
Возможности Сейфа расширились: теперь он работает с Диском, поэтому ваша организация может безопасно хранить ещё больше важных документов. Эта функция предоставляется бесплатно для клиентов, использующих Сейф, и работает с существующим контентом Диска в аккаунтах пользователей. Клиенты Postini, которые переходят на Сейф, также смогут использовать Сейф для Диска без дополнительной платы после завершения перехода.
Сейф для Диска поддерживает новые возможности для работы с хранящимся на Диске контентом: как с файлами в форматах Google (документами, таблицами и презентациями), так и с другими файлами (например, в форматах DOCX, PDF, JPEG). Вы можете:
- искать файлы пользователей, хранящиеся на Диске;
- открывать результаты поиска в Сейфе в окне предварительного просмотра;
- создавать копии результатов поиска и экспортировать их для последующего использования.
Для Диска пока недоступны такие функции, как настройка правил хранения файлов, создание запретов на их удаление и поиск по всему домену. Подробнее о поиске файлов на Google Диске…
G Suite Business
G Suite Business – это расширенный пакет бизнес-приложений. Помимо всех возможностей G Suite Basic, в нем доступны дополнительные инструменты аудита, отчетности и администрирования Диска, неограниченное пространство для хранения данных, а также Google Сейф для всех сотрудников организации. Подробнее о G Suite Business…
Теперь стало значительно проще исключать черновики писем при поиске, а также при создании правил хранения и запретов на удаление данных.
Теперь разрешения на управление экспортом и поисковыми запросами могут предоставляться пользователю на уровне не только всей организации, но и ее отдельных подразделений. Например, вы можете разрешить администратору Сейфа управлять поисковыми запросами в масштабах всей организации, а экспортом – в рамках определенного подразделения. Соответствующие разрешения можно назначить в консоли администратора G Suite.
Настраивать и изменять периоды хранения стало проще. Кроме того, мы ввели дополнительные меры безопасности, которые применяются при выборе определенного количества дней.
В дополнение к поиску по домену или аккаунту пользователи Сейфа теперь могут искать данные в пределах одного организационного подразделения. Это уменьшает количество ненужных результатов, которые можно получить при поиске по домену, и устраняет необходимость указывать отдельные аккаунты. При поиске в деле выберите параметр Организация, а затем укажите организационное подразделение. Искать по отдельным аккаунтам нельзя, однако вы можете указать диапазон дат и условия поиска.
Теперь администратор может создать запрет на удаление сообщений, соответствующих заданным параметрам, например ключевым словам или диапазону дат. Такие письма будут храниться в Сейфе в течение неограниченного времени. Раньше запрет на удаление информации применялся только к аккаунту пользователя в целом (и всей почте в нем). Такая возможность существует и сейчас. Подробнее…
Эта функция позволяет администратору Сейфа при настройке специального правила хранения посмотреть, к какому контенту оно будет применено. Больше не нужно вводить имя пользователя. Нажав кнопку предварительного просмотра, администратор увидит результаты для всего домена или определенного организационного подразделения. Раньше для просмотра таких результатов администратору необходимо было вводить имя пользователя. Подробнее…