Google Vault wird ständig mit neuen Funktionen, Verbesserungen und Fehlerbehebungen aktualisiert. Die meisten Funktionen stehen innerhalb weniger Tage nach der Einführung zur Verfügung. In manchen Fällen kann es jedoch länger dauern.
6. Dezember 2023: Drive-Dateien mit Hyperlink in E-Mails exportieren
In Vault können jetzt Drive-Dateien mit Hyperlink in E-Mails exportiert werden. Wenn Sie diese Funktion verwenden möchten, wählen Sie beim Exportieren von Gmail-Daten aus Vault die Option Verknüpfte Drive-Dateien exportieren aus.
Weitere Informationen, einschließlich Informationen dazu, was unterstützt wird und was nicht, finden Sie im Hilfeartikel Hyperlinks zu Drive-Dateien in Nachrichten.
4. Dezember 2023: Unterstützung für Google Kalender-Termine
- Kalendertermine aufbewahren. Weitere Informationen
- Kalendertermine suchen. Weitere Informationen
- Kalenderdaten exportieren. Weitere Informationen
- Kalendertermine auf „Hold“ setzen. Weitere Informationen
Weitere Informationen dazu, welche Ereignistypen unterstützt werden, finden Sie im Hilfeartikel Unterstützte Ereignistypen.
20. Juni 2023: Unterstützung für Aufbewahrungsregeln, die auf Drive-Labels basieren
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Basierend auf Labelfelder, Bedingungen für Aufbewahrungsregeln für Label festlegen.
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Überschreiben von Aufbewahrungs- oder Ablaufregeln einer Datei, für die ein Litigation Hold gilt.
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Eine Vielzahl von Vergleichsoperatoren verwenden, um Bedingungen für Labels für Aufbewahrungsregeln je nach Feldtyp anzupassen.
Weitere Informationen zu Regelbedingungen, die auf Drive-Labels basieren
7. Juni 2023: Ältere Versionen sehr großer Dateien werden möglicherweise zusammengeführt
Ältere Versionen sehr großer Dateien aus Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Formulare und Google Sites werden möglicherweise zusammengeführt, um Speicherplatz zu sparen. Ausgenommen sind Dateien, für die ein Hold eingerichtet wurde. Wenn Sie mit Google Drive in Vault suchen, können Sie nicht auf die älteren Versionen zugreifen. Sie erhalten stattdessen die früheste verfügbare zusammengeführte Version.
Weitere Informationen zu Versionen finden Sie unter Im Überarbeitungsverlauf einer Datei suchen.1. März 2023: Support für E-Mails mit clientseitiger Verschlüsselung
- Clientseitig verschlüsselte E-Mails werden in Vault genauso aufbewahrt und gespeichert wie andere Nachrichten.
- Sie können eine Vorschau der unverschlüsselten Metadaten der E-Mail aufrufen, z. B. Betreff, Absender und Empfänger.
- Der verschlüsselte Inhalt einer E-Mail wird in der Suchvorschau als Anhang mit der Dateiendung smime.p7m oder smime.p7s angezeigt. Zum Entschlüsseln eines Exports im MBOX-Format können Sie das Dienstprogramm zur Entschlüsselung (Beta) verwenden. Wenn Sie clientseitig verschlüsselte E-Mails im PST-Format ansehen möchten, importieren Sie die p7m-Datei jedes Nutzers in Microsoft Outlook. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Mit Vault exportierte Nachrichten prüfen.
5. Dezember 2022: Aktualisierte Benutzeroberfläche für zukünftige clientseitige Verschlüsselungsfunktionen
2. September 2022: Für alle Suchen und Holds in Google Chat wird jetzt die nachrichtenbasierte Indexierung verwendet
Suche und Exporte
In Vault wird nach Nachrichten in Chatrooms mit Unterhaltungsthreads (Chatrooms mit Unterhaltungen) genauso gesucht wie nach Direkt- oder Gruppennachrichten und solchen in Chatrooms ohne Unterhaltungsthreads:
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Bei der Vault-Suche werden einzelne Nachrichten geprüft und bei Übereinstimmung zurückgegeben. Bisher wurden bei der Vault-Suche zum Suchbegriff passende Themen ausgegeben. Ein Thema umfasst alle Nachrichten eines Threads in einem Chatroom mit Unterhaltungsthreads oder alle Nachrichten, die innerhalb von 24 Stunden gesendet wurden (in UTC-Zeit gemessen).
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In Vault ändert sich nun der Suchbereich in Chatrooms mit Unterhaltungsthreads:
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Jetzt werden Nachrichten in allen Threads gesucht, sofern das angegebene Konto zum Chatroom mit Unterhaltungsthreads gehört. Dies gilt auch, wenn das Konto nicht am Thread beteiligt war (sondern z. B. nur einige Nachrichten gesendet hat). Bisher wurde nur in Threads gesucht, an denen das Konto beteiligt war.
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Wenn das angegebene Konto Mitglied war, aber den Chatroom bereits verlassen hat, wird in Vault nur nach Nachrichten gesucht, die gesendet wurden, bevor das Konto den Chatroom verlassen hat. Bisher wurden, wenn das Konto an einem Thread beteiligt war, alle Nachrichten in die Suche einbezogen, also auch jene, die gesendet wurden, nachdem das Konto verlassen wurde.
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Wenn eine Nachricht Ihren Suchbedingungen entspricht, wird Kontext für Vorschau und Export bereitgestellt. Der Kontext umfasst die ermittelte Nachricht sowie alle Nachrichten, die 12 Stunden zuvor und 12 Stunden danach in derselben Unterhaltung gesendet wurden (Direktnachrichten [DN], Gruppenbereich oder Thread eines Chatrooms mit Unterhaltungsthreads).
-
Wenn in einer Unterhaltung (DN, Gruppenbereich oder Thread eines Chatrooms mit Unterhaltungsthreads) viele Nachrichten mit Ihrer Suche übereinstimmen, können sich diese mit Nachrichten, die den Kontext bilden, überschneiden. Für den Export wird in Vault auf Überschneidungen geprüft und es werden gegebenenfalls doppelte Nachrichten aus dem Export entfernt.
Suchanfragen
Wenn Sie eine gespeicherte Suchanfrage für Chat ausführen und dabei denselben Zeitraum wie bei einem früheren Export angeben, unterscheiden sich nun möglicherweise die exportierten Nachrichten von früheren Exporten.
Beispiel: In einem Chatroom findet folgendes Gespräch statt:
Teilnehmer 1: hi
Teilnehmer 2: hallo
Wenn Sie Suchbegriffe* verwenden, werden die Nachrichten bei der Suche, für die Vorschau und den Export in folgender Weise verarbeitet:
| Suchbegriff | Such-, Vorschau- und Exportverhalten in Chatbereichen |
|---|---|
hi |
Suche: Es wird nur die Nachricht von Teilnehmer 1 berücksichtigt, da nur diese dem Suchbegriff entspricht. Vorschau und Export: Umfasst die Nachricht von Teilnehmer 1 sowie alle Nachrichten im Gruppenbereich oder Thread (bei Chatrooms mit Unterhaltungsthreads), die 12 Stunden zuvor und 12 Stunden danach gesendet wurden. |
hallo |
Suche: Es wird nur die Nachricht von Teilnehmer 2 berücksichtigt, da nur diese dem Suchbegriff entspricht. Vorschau und Export: Umfasst die Nachricht von Teilnehmer 2 sowie alle Nachrichten im Gruppenbereich oder Thread (bei Chatrooms mit Unterhaltungsthreads), die 12 Stunden zuvor und 12 Stunden danach gesendet wurden. |
hi hallo |
Es werden keine Nachrichten zurückgegeben oder exportiert, weil keine einzelne Nachricht beide Suchbegriffe enthält. |
hi from:teilnehmer1@beispiel.de |
Suche: Es wird nur die Nachricht von Teilnehmer 1 zurückgegeben, weil nur diese beide Suchbegriffe enthält. Vorschau und Export: Umfasst die Nachricht von Teilnehmer 1 sowie alle Nachrichten im Gruppenbereich oder Thread (bei Chatrooms mit Unterhaltungsthreads), die 12 Stunden zuvor und 12 Stunden danach gesendet wurden. |
hi from:teilnehmer2@beispiel.de |
Es werden keine Nachrichten zurückgegeben oder exportiert, weil keine einzelne Nachricht beiden Suchbegriffen entspricht. |
‑hi from:teilnehmer1@beispiel.de |
Es werden keine Nachrichten aus der Beispielunterhaltung berücksichtigt oder exportiert, weil keine Nachricht mit beiden Suchbegriffen übereinstimmt. |
‑hi from:teilnehmer2@beispiel.de |
Suche: Es wird nur die Nachricht von Teilnehmer 2 berücksichtigt, da nur diese dem Suchbegriff entspricht. Vorschau und Export: Enthält die Nachricht von Teilnehmer 2 und alle Nachrichten im Gruppenbereich, die 12 Stunden davor und 12 Stunden danach gesendet wurden. |
* Hinweis: In der Chatsuche werden keine booleschen Operatoren wie AND, OR und NOT unterstützt. Eine Liste mit Suchbegriffen wird jedoch so behandelt, als stünde AND zwischen den einzelnen Begriffen. Wenn einem Suchbegriff - vorangestellt ist, wird dieses Wort so behandelt, als wäre ihm NOT vorangestellt. Weitere Informationen
Holds
Sie können Ihre Suche auf Daten mit einem Hold beschränken, d. h. auf Nachrichten aus einem Nutzerkonto, das auf „Hold“ gesetzt ist.
In Gruppenbereichen mit Unterhaltungsthreads werden in Vault nun alle Nachrichten im Gruppenbereich auf „Hold“ gesetzt und darin gesucht, wenn der auf „Hold“ gesetzte Nutzer, der Ihren Suchparametern entspricht, Mitglied war oder ist. Bisher wurden in Vault nur Unterhaltungen in dem Gruppenbereich auf „Hold“ gesetzt und darin gesucht, in dem der auf „Hold“ gesetzte Nutzer mindestens eine Nachricht in der Unterhaltung gesendet hat.
Wenn alle auf „Hold“ gesetzten Nutzer einen Chatbereich verlassen, werden außerdem bei der Suche nach auf „Hold“ gesetzten Nachrichten nur Nachrichten zurückgegeben, die gesendet wurden, bevor der letzte auf „Hold“ gesetzte Nutzer den Gruppenbereich verlassen hat. Insbesondere werden bei Gruppenbereichen mit Unterhaltungsthreads Nachrichten nicht mehr auf „Hold“ gesetzt, die gesendet werden, nachdem ein Nutzer den Gruppenbereich verlassen hat, auch wenn dieser Nutzer vorher an der Unterhaltung teilgenommen hat.
Sie können Nachrichten aus Chatbereichen einbeziehen. Dazu gehören auch Gruppenunterhaltungen, die nach Anfang Dezember 2020 erstellt wurden, sowie Gruppenbereiche. Welche Nachrichten dabei berücksichtigt werden, hängt von der Art des Gruppenbereichs ab. Weitere Informationen
Einführung des neuen Verhaltens
Es wird mehrere Wochen dauern, bis der Release für alle Nutzer eingeführt ist. So können Sie während der Umstellung feststellen, wie nach Ihren Nachrichten gesucht wird:
- Wenn Sie oben in den Suchergebnissen die Meldung „Suchanfrage wurde auf einzelne Nachrichten angewendet“ sehen, war Ihre Suche nachrichtenbasiert.
- Wenn Sie keine Benachrichtigung erhalten, galt für die Suche das klassische Suchverhalten. Bei Chatrooms mit Unterhaltungsthreads wurde die Suchanfrage auf jede einzelne Unterhaltung angewendet.
Weitere Informationen:
Mit der Einführung der clientseitigen Verschlüsselung von Google Workspace für Google Drive werden in Vault die Aufbewahrung, die Suche und der Export von clientseitig verschlüsselten Google-Dateien unterstützt.
Aufbewahrung und Holds
Clientseitig verschlüsselte Dateien in Drive werden in Vault genauso aufbewahrt und gespeichert wie andere Dateien in Drive.
Suche und Vorschau
Sie können nach clientseitig verschlüsselten Dateien anhand ihrer Metadaten suchen, z. B. Titel und Eigentümer. Allerdings können Sie nicht in den Dateiinhalten oder anhand des Dateiformats suchen oder Inhalte als Vorschau ansehen oder aus der Vorschauansicht herunterladen.
Wenn Sie über Vault in Drive suchen, können Sie festlegen, dass nur clientseitig verschlüsselte Dateien gesucht oder diese Dateien explizit ausgeschlossen werden sollen. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die clientseitige Verschlüsselung von Google Workspace für Ihre Organisation aktiviert ist.
Weitere Informationen finden Sie unter Mit Vault in Google Drive, Google Meet und Google Sites suchen.
Exportieren
Wenn Sie clientseitig verschlüsselte Dateien exportieren, bleibt die Verschlüsselung erhalten und die Dateinamen enden auf .gcse. Zum Entschlüsseln können Sie das clientseitige Google-Entschlüsselungstool verwenden. Clientseitig verschlüsselte Dateien lassen sich auch anhand ihrer Metadaten identifizieren. Für diese Dateien ist ClientSideEncrypted auf true gesetzt.
Gmail-Nachrichten können jetzt mit einem neuen, schnelleren System in Vault exportiert werden. Dabei wird in Vault beim Erstellen des Exports eine Fortschrittsanzeige eingeblendet. Wenn Exporte länger als 24 Stunden dauern, ist kein manueller Neustart mehr erforderlich.
Im neuen System haben einige Exportdateien nicht dieselben Namen und Formate wie im klassischen System. Organisationen, die Vault-Exportdateien für Gmail per Script verarbeiten, müssen ihre Scripts eventuell aktualisieren, damit die neuen Dateinamen und -typen korrekt verarbeitet werden. Ausführliche Informationen dazu finden Sie in der Zusammenfassung der Änderungen weiter unten.
Wenn Sie das neue Exportsystem verwenden möchten, wählen Sie beim Erstellen des Exports die entsprechende Option aus. API-Nutzer können dafür unter MailExportOptions den Wert use_new_export=true festlegen.
Aktuell wird für Exporte das klassische System genutzt, solange die verbesserte Version nicht explizit beim Start des Exports ausgewählt wird. In einigen Monaten wird das neue System das klassische ersetzen. Solange in der Übergangsphase noch beide Optionen verfügbar sind, wird in Vault angezeigt, welche Gmail-Exporte mit dem neuen System erstellt wurden.
Hinweis: Es werden nur Exportdateien für Gmail geändert. Die anderen Dienste betrifft das nicht.
Zusammenfassung der Änderungen
| Daten | Dateiname | Das ist neu |
|---|---|---|
| Nachrichteninhalte | export_name-N.zip |
Die Datei enthält MBOX- oder PST-Dateien und keine komprimierten Nachrichtendateien. Die Nachrichtendateien werden export_name-account.mbox oder export_name-account.pst genannt, wobei account die komplette E-Mail-Adresse des Custodian ist, also des Kontos, über das die Nachricht gesendet wurde oder bei dem sie eingegangen ist. In manchen Fällen wird mehr als eine Datei für ein Konto generiert. Der Dateiname enthält dann jeweils eine inkrementelle Zahl. Ein Export kann beispielsweise die folgenden Dateien enthalten:
|
| Metadaten der Nachrichten |
Klassisch: export_name-metadata.xml Neu: export_name-metadata.csv |
Im CSV-Format. Enthält die gleichen Informationen wie die klassische Datei und zusätzliche neue Spalten:
|
| Konten und Anzahl der Nachrichten |
Klassisch: export_name-results-count.csv Neu: export_name-results-counts.csv |
Es werden weitere Informationen angezeigt:
Die Konten werden jetzt in der Reihenfolge der erfolgreich exportierten Nachrichten absteigend sortiert angezeigt. |
| Fehlerberichte |
Klassisch: error.csv und export_name-account-exceptions.csv Neu: export_name-error.xml |
Der neue Fehlerbericht wird als eine einzige Datei im XML-Format ausgegeben. Er ist immer Bestandteil des Exports, auch wenn keine Fehler aufgetreten sind. Der Bericht enthält die gleichen Daten wie die klassischen Dateien und zusätzlich folgende Informationen:
|
| Nicht in das PST-Format umgewandelte Nachrichten | export_name-conversion-errors-N.zip |
Eine neue Datei, die beim Export in das PST-Format zurückgegeben wird, wenn einige Nachrichten nicht in das PST-Format konvertiert werden. Die Datei enthält die Nachrichten, die nicht in das EML-Format konvertiert wurden. Wenn mehr als eine Datei zurückgegeben wird, enthalten die Dateinamen eine inkrementelle Zahl. Beispiele:
|
| Datei-Prüfsummen | export_name.md5 | Keine Änderungen |
Weitere Informationen:
Seit der Einführung von Genehmigungen für Dateien in Google Drive enthält Vault nun auch Metadaten zu Genehmigungen in Drive-Exporten. Dazu gehören eine Liste der Genehmiger, der Genehmigungsstatus und das Datum, an dem dieser zuletzt geändert wurde. Wenn Sie bei der Suche ein Versionsdatum eingeben, wird in den Metadaten der aktuelle Status angegeben, nicht der Status am gesuchten Datum.
Weitere Informationen:
In Gmail-Exporten sind jetzt zwei Metadatendateien enthalten: die klassische XML-Datei und eine neue CSV-Datei. Durch das neue CSV-Format werden mehr Prüftools für Inhalte von Drittanbietern unterstützt und es sind mehr Metadaten für Gmail-Nachrichten enthalten.
Die CSV-Datei hat zwei neue Felder:
GmailMessageId: Eine eindeutige Kennung für jede Nachricht, die in der Gmail API verwendet werden kannAccount: Das Konto, das bei der Suche angegeben wurde (Absender oder Empfänger)
Außerdem wird durch den Wert Rfc822MessageId eine Kennzeichnung angegeben, mit der Metadaten einer Nachricht im Export zugeordnet werden können, ähnlich wie bei External FileName in der klassischen XML-Datei.
Die Methode, mit der die Drive-Suchoperatoren to: und from: Dateien in Google Vault abgleichen, wurde geändert. Dateien, die vor März 2021 freigegeben wurden, werden nicht mehr abgeglichen. Das neue Verhalten ermöglicht eine intuitivere Anwendung der Operatoren für Drive-Suchvorgänge. Außerdem können Sie jetzt nicht nur ermitteln, wer auf eine Datei zugreifen kann, sondern auch, wer diesen Nutzern den Zugriff erteilt hat.
Seit Februar 2021 gibt es den neuen Suchoperator sharedwith:, mit dem ähnliche Abgleiche möglich sind wie zuvor mit dem Operator to: vor dessen Änderung. Außerdem können Sie mit dem bereits bestehenden Suchoperator owner: einen Abgleich wie vor der Änderung mit dem Operator from: machen.
Sie können jetzt Websites, die im neuen Google Sites erstellt wurden, aufbewahren, auf „Hold“ setzen, suchen und exportieren.
Standardmäßig gelten für Websites die Google Drive-Aufbewahrungsregeln. Sie haben aber auch die Möglichkeit, spezifische Aufbewahrungsregeln für Sites festzulegen.
Um Websites auf „Hold“ zu setzen, zu suchen und zu exportieren, verwenden Sie Drive-Holds und -Suchvorgänge. Suchergebnisse lassen sich filtern, sodass nur Websites mit dem neuen Begriff type:site angezeigt werden. Außerdem können Sie nach Websites über die veröffentlichte URL suchen.
In Google Chat gibt es zwei Änderungen für Gruppennachrichten:
Neue Gruppenchats, die in Google Chat erstellt wurden, funktionieren wie Chatrooms ohne Unterhaltungsthreads und Nutzer können ihre Mitgliedschaft in diesen Gruppenchats ändern. Vorhandene Gruppenchats gelten weiterhin als Gruppennachrichten.
Die neuen Gruppenchats werden von Vault anders verarbeitet als die vorhandenen Gruppennachrichten. Das wirkt sich auf den Umfang der Aufbewahrung sowie auf Holds und die Suche aus. Chatrooms mit und ohne Unterhaltungsthreads sowie neue Gruppenchats werden in Vault jetzt als „Chatbereiche“ bezeichnet.
Weitere Informationen:
Wir haben eine neue, moderne, auf Material Design basierende Version von Vault veröffentlicht. Die Handhabung wurde vereinfacht und die neuen Produktivitätsfunktionen beschleunigen die Arbeit mit dem Tool.
Für die neue Website ist keine Migration erforderlich. Es wird dasselbe Backend-System wie für die klassische Website verwendet (ediscovery.google.com). Sie haben auf beiden Websites dieselben Rechtsangelegenheiten, Aufbewahrungsregeln und Holds, bis ediscovery.google.com deaktiviert wird.
Um die neue Website zu verwenden, rufen Sie vault.google.com auf und melden Sie sich mit Ihrem verwalteten Google-Konto an.
Was ändert sich?
- Wenn Sie sich das erste Mal anmelden, öffnen Sie statt der Seite „Rechtsangelegenheiten“ eine Startseite mit drei Optionen: „Aufbewahrung“, „Rechtsangelegenheiten“ und „Berichterstellung“.
- Wenn Sie Aufbewahrungsregeln und Holds einrichten, werden Sie Schritt für Schritt und mit vielen hilfreichen Kurzinfos durch den Ablauf geführt.
- Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln, Holds und Suchergebnisse sind in Tabellen aufgeführt, die Sie sortieren und filtern können. Damit lässt sich der Umfang Ihrer Richtlinien zur Informationsverwaltung und der Suchergebnisse besser überblicken.
- Wenn Sie sich Suchergebnisse und Berichte zu Holds ansehen, bleibt der Kontext erhalten. Wenn Sie auf ein Element klicken, wird jetzt eine Seitenleiste anstatt einer ganz neuen Seite geöffnet.
Was ist gleich geblieben?
- Ihre bestehenden Einstellungen, gespeicherten Abfragen und Exportdateien. Alle Ihre Daten und Einstellungen sind auf beiden Websites verfügbar.
- Die Vault-Funktionen. Alles, was Sie aus dem klassischen Vault kennen, ist auch in der neuen Version verfügbar.
In der Vault-Hilfe finden Sie Anleitungen für beide Versionen, bis das klassische Vault eingestellt wird.
Mit der Einführung von Chatrooms ohne Unterhaltungsthreads in Google Chat können Sie Nachrichten in diesen neuen Chatrooms aufbewahren, auf „Hold“ setzen, suchen und exportieren. Diese Nachrichten werden in Vault anders behandelt als Nachrichten in Chatrooms mit Unterhaltungsthreads, wo Nachrichten in Unterhaltungen gruppiert werden.
Weitere Informationen:
Google Voice für Google Workspace ist jetzt in Vault eingebunden. Damit können Sie SMS, Mailboxnachrichten und deren Transkripte sowie Anruflisten aufbewahren, auf „Hold“ setzen, suchen und exportieren. Hinweis: In Google Voice für Google Workspace können Anrufe nicht aufgezeichnet werden und Vault hat keinen Zugriff auf Sprachanrufe.
Weitere Informationen:
Die Vault API enthält jetzt eine Count API für Gmail und Google Groups. Mit der Count API können Sie die Anzahl der Nachrichten abrufen, die mit einer Suchabfrage übereinstimmen. Anhand der Anzahl der Nachrichten lässt sich die Größe des Exports einschätzen. Dann haben Sie die Möglichkeit, mit dem Export fortzufahren oder die Abfrage so anzupassen, dass weniger Elemente abgerufen werden.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zur Count API und in diesem Beispiel.
Mit der Einführung von Fragen und Antworten sowie Umfragen in Google Meet ist in Vault jetzt Folgendes möglich: Aufbewahrung, Holds und die Suche in Protokollen für Fragen und Antworten sowie Umfragen, die mit Meet-Aufzeichnungen verknüpft sind.
Weitere Informationen:
Wenn Sie die Daten Ihrer Organisation mit dem Tool für den Datenexport exportieren, werden gelöschte Daten, die aber in Vault aufbewahrt werden oder auf „Hold“ gesetzt sind, in den organisationsübergreifenden Export aufgenommen. Sie müssen also nicht mehr mit Vault weitere Exporte ausführen, die auch die gelöschten, aber aufbewahrten Daten umfassen.
Für Chat-Exportdateien wird jetzt dasselbe Format wie für die Vault-Vorschau verwendet, um den Status einer Nachricht als bearbeitet oder gelöscht zu melden:
| Status der Mitteilung | Bisheriges Format | Neues Format |
|---|---|---|
| Bearbeitet | +Datum |
Bearbeitet am Datum |
| Vom Nutzer oder aufgrund einer Vault-Aufbewahrungsregel gelöscht | -Datum |
Gelöscht am Datum |
Ihr Google Workspace-Administrator kann Nutzern in Ihrer Organisation jetzt erlauben, mit externen Nutzern zu chatten (weitere Informationen). In Vault lassen sich Chatnachrichten externer Nutzer auf folgende Weise aufbewahren, auf „Hold“ setzen, suchen und exportieren:
- Sie können Direktnachrichten (DN) zwischen externen Nutzern und Nutzern in Ihrer Organisation aufbewahren, auf „Hold“ setzen, suchen und exportieren, wenn die Archivierung aktiviert ist.
- Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Nachrichten zu suchen und zu exportieren, die von externen Nutzern in Chatrooms Ihrer Organisation erstellt wurden.
- Allerdings können Sie keine Nachrichten aufbewahren, auf „Hold“ setzen, suchen oder exportieren, die von Nutzern in Ihrer Organisation in Chatrooms gesendet wurden, die einer anderen Organisation gehören.
Weitere Informationen:
Gmail-Modus „Vertraulich“
Mit dem Gmail-Modus „Vertraulich“ können Nutzer den Zugriff von Empfängern auf vertrauliche E-Mail-Inhalte einschränken. Diese Funktion ist für Organisationen verfügbar, die sie aktivieren, sowie für private Gmail-Konten.
Bei vertraulichen Nachrichten werden in Gmail der Inhalt und die Anhänge durch einen Link ersetzt. Nur der Betreff und der Link werden über SMTP gesendet.
Von Nutzern in Ihrer Domain gesendete Nachrichten im Modus „Vertraulich“
Wenn für Ihre Organisation der Gmail-Modus „Vertraulich“ aktiviert ist, können in Vault vertrauliche Nachrichten von Nutzern in Ihrer Organisation, die nach dem 30. November 2018 gesendet wurden, auf „Hold“ gesetzt, aufbewahrt, angesehen und exportiert werden.
Nachrichten bleiben für Vault immer verfügbar – auch dann, wenn der Absender ein Ablaufdatum festlegt oder den Zugriff der Empfänger auf vertrauliche Nachrichten widerruft.
Nachrichten im Modus „Vertraulich“, die von außerhalb Ihrer Domain empfangen werden
Auch wenn der Gmail-Modus „Vertraulich“ in Ihrer Organisation nicht aktiviert ist, können Nutzer vertrauliche Nachrichten von Nutzern in anderen Organisationen oder von privaten Gmail-Konten erhalten.
Der Header und der Betreff solcher Nachrichten lassen sich auf „Hold“ setzen, aufbewahren und exportieren. Außerdem können Sie danach suchen. Es ist jedoch nicht möglich, den Inhalt oder Anhänge zu suchen und zu exportieren.
Mit Nachrichten im Modus „Vertraulich“ arbeiten
So wird der Modus „Vertraulich“ in Google Vault unterstützt:
- Vault gibt interne vertrauliche Nachrichten zurück, die Ihren Suchkriterien entsprechen.
- In der Nachrichtenvorschau sind die Inhalte standardmäßig ausgeblendet. Sie können sie jedoch optional anzeigen lassen.
- Wenn Sie Nachrichten drucken oder exportieren, lassen sich vertrauliche Inhalte ausschließen. Bei dieser Option werden Header, Absender, Empfänger und andere Metadaten gedruckt bzw. exportiert, der vertrauliche Inhalt der Nachricht dagegen nicht.
- Vertrauliche Nachrichten lassen sich aus der Organisation des Absenders, aber nicht der des Empfängers exportieren.
- In Vault können beim Export aus der Organisation des Absenders Drive-Hyperlinks extrahiert werden, die vertraulichen Nachrichten hinzugefügt wurden. Von externen Organisationen erhaltene Hyperlinks können jedoch nicht extrahiert werden.
- Wenn Sie ausschließlich vertrauliche Nachrichten suchen, aufbewahren oder auf „Hold“ setzen möchten, können Sie das mit
label:confidentialmode.
Jamboard
In Vault sind jetzt Jamboard-Dateien eingebunden, die Nutzer in Drive gespeichert haben:
- Holds und Aufbewahrungsregeln gelten von nun an auch für Jams, die Nutzer in Drive gespeichert haben. Nicht gespeicherte Jams werden verworfen, wenn die Jamboard-Sitzung beendet wird, und sind dann in Vault nicht verfügbar.
- Sie können nach Jams suchen, sie als Vorschau anzeigen lassen und exportieren. Verwenden Sie
type:jam, um gezielt nach Jamboard-Dateien zu suchen.
Beim Export von Google-Dokumenten, Google-Tabellen und Google-Präsentationen wird in Google Vault nun für jede Datei ein eindeutiger Hashwert generiert. Sie können damit Dateiexporte deduplizieren und überprüfen, ob die exportierte Datei eine exakte Kopie der Quelldatei ist.
Wie der Hashwert in Vault generiert wird, hängt davon ab, wie Sie nach einer Datei suchen:
- Enthält Ihre Suche ein Versionsdatum, wird damit ein Hashwert generiert.
- Ohne Versionsdatum wird das Datum der letzten Änderung verwendet.
Bedenken Sie Folgendes, wenn Sie die Hashwerte verschiedener Exporte vergleichen:
- Ändert sich der Inhalt einer Datei, gilt das auch für den Hashwert.
- Werden nur die Freigabeberechtigungen einer Datei und nicht ihr Inhalt geändert, bleibt der Hashwert gleich.
- Wenn Sie eine Datei mehrmals exportieren und dabei unterschiedliche Versionsdaten verwenden, unterscheiden sich die Hashwerte, auch wenn sich der Dateiinhalt nicht geändert hat.
Beim Export aus Drive wird eine Vault-XML-Datei erstellt. Einer der darin enthaltenen Parameter wird als Quellhash verwendet. Weitere Informationen
In den Aufbewahrungsregeln sind nun detailliertere Einstellungen möglich:
- Sie können in benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln für Google Drive festlegen, dass Dateien unwiderruflich aus dem Papierkorb entfernt werden, wenn ein Nutzer sie vor einer bestimmten Anzahl von Tagen dorthin verschoben hat.
Dank neuer Funktionen können Sie in Vault nun noch einfacher und effizienter nach Daten suchen:
- Schnell mehrere Suchen in einer Rechtsangelegenheit durchführen: Nachdem Sie eine Suche nach E-Mails oder Gruppen gestartet haben, können Sie über die Schaltfläche Auf neuem Tab suchen eine weitere Suche in dieser Rechtsangelegenheit beginnen. Die ursprüngliche Suche wird im ersten Tab abgeschlossen.
- Status der Suche: Während eine Suche läuft, werden in Vault die bisherige Suchdauer und die eingegebenen Abfrageparameter angezeigt.
- Verbesserte Zählfunktion: Wenn Sie eine Abfrage eingeben und auf Anzahl klicken, werden in Vault die Zahl der Treffer und die dafür benötigte Zeit angezeigt. Sie können auch eine CSV-Datei herunterladen, in der alle Konten aufgeführt sind, in denen Nachrichten mit Ihrer Abfrage übereinstimmen.
E-Mails, Chatverläufe und Gruppennachrichten lassen sich jetzt als PST-Datei exportieren. So können Sie sich diese Nachrichten mit Microsoft Outlook und mit Drittanbietertools zur Unterstützung bei Rechtsstreiten ansehen.
Detailliertere Metadaten beim Export von Dateien aus Drive
Beim Export von Dateien aus Drive enthalten die Metadaten nun auch Informationen zu Nutzern mit indirekter Beziehung zu einem Dokument. Außerdem können Sie in Vault ermitteln, wie diese indirekte Beziehung aussieht.
Weitere Informationen zu den Optionen für den Drive-Export
Zeitzone bei Such- und Exportvorgängen auswählen
Bisher wurde bei jeder Suche in Vault die Zeitzone GMT (Greenwich Mean Time) verwendet und ein zusätzlicher Tag hinzugefügt, um auch Ergebnisse aus früheren Zeitzonen einzuschließen. Jetzt können Sie in Vault für die Suche und den Export eine Zeitzone auswählen. Wenn Sie bei der Suche nach Daten eine Zeitzone angeben, wird in Vault automatisch der Zeitraum bestimmt, für den Ergebnisse angezeigt werden sollen.
Die neue Zeitzoneneinstellung betrifft nur die Suche und den Export.
Wichtig: Organisationen, die in mehreren Zeitzonen arbeiten, erhalten möglicherweise andere Suchergebnisse als vor der Einführung dieser Funktion. Weitere Informationen
Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln für alle geteilten Ablagen in einer Domain erstellen
Sie können jetzt benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln erstellen, die alle geteilten Ablagen in Ihrer Domain abdecken.
Aufbewahrungsregeln für bestimmte Gruppen in Google Groups festlegen
Sie können nun benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln für bestimmte Gruppen in Google Groups festlegen.
Vollständige Einbindung von Google Drive, einschließlich geteilter Ablagen
Google Drive ist nun vollständig in Vault eingebunden, sodass Sie für Drive-Dateien Aufbewahrungsregeln festlegen und Litigation Holds verhängen können.
Es ist jetzt auch möglich, in geteilten Ablagen gespeicherte Dateien zu suchen und zu exportieren, Aufbewahrungsregeln dafür festzulegen und Litigation Holds zu verhängen.
Hinweis: Aufbewahrungsregeln und Holds funktionieren in Google Drive etwas anders, als Sie es von Gmail kennen. Sie sollten daher folgende Artikel lesen, bevor Sie entscheiden, welche Hold- und Aufbewahrungsrichtlinien für Ihre Organisation am besten geeignet sind:
Google Drive-Dateien eines bestimmten Zeitpunkts exportieren
In Vault wird nur nach der letzten Version einer Datei gesucht. Sie können Ihrer Suche jetzt aber auch ein Versionsdatum hinzufügen, um Google-Dateien in der Fassung eines bestimmten Zeitpunkts aufzurufen und zu exportieren. Die Versionssuche ist bei den meisten Google-Dateitypen möglich:
- Docs
- Präsentationen
- Tabellen
- Zeichnungen
Bei Google Formulare, Apps Script oder Dateitypen, die kein Google-Format haben, ist die Versionssuche nicht möglich.
Vault für Google Groups verwenden
Vault funktioniert jetzt mit Google Groups. Das bedeutet, Sie können Inhalte in Google Groups suchen und exportieren, Aufbewahrungsrichtlinien dafür festlegen und Litigation Holds verhängen.
- Teilergebnisse herunterladen: Die Nachrichten und Dateien, die in Vault bis zu diesem Zeitpunkt abgerufen wurden, können heruntergeladen werden. Ebenfalls kann eine CSV-Datei heruntergeladen werden, in der alle Konten aufgeführt sind, die noch nicht exportiert wurden.
- Export fortsetzen: Der Export wird an der Stelle fortgesetzt, an der er angehalten wurde. Zusätzliche Nachrichten und Dateien werden für weitere 24 Stunden abgerufen. Sie können den Export so oft fortsetzen, bis Sie alle Nachrichten und Dateien abgerufen haben, die Ihren Suchkriterien entsprechen.
Wenn Sie keine Teilergebnisse herunterladen oder einen angehaltenen Export nicht innerhalb von 15 Tagen fortsetzen, wird er gelöscht.
- Auf Organisationseinheiten basierende Hold-Berechtigungen: Berechtigungen für Vault-Administratoren können so eingeschränkt werden, dass diese Administratoren Holds für Nutzer nicht domainübergreifend, sondern nur innerhalb bestimmter Organisationseinheiten erstellen und zuweisen können.
- Auf Organisationseinheiten basierende Holds: Zuvor konnten Holds für bestimmte Nutzerkonten oder für eine gesamte Domain erstellt werden. Jetzt können Sie Holds einrichten, die für alle Mitglieder einer bestimmten Organisationseinheit gelten.
- Intuitivere Hold-Funktionen: Bisher wurde ein Hold auf alle Konten einer Domain angewendet, wenn Sie versucht haben, alle Konten aus dem Hold zu entfernen. Nun werden Sie in diesem Fall aufgefordert, den Hold zu löschen.
- Verbesserte Benutzeroberfläche: Die Informationen und die Oberfläche für die Anwendung von Holds wurden verbessert. Die Oberfläche entspricht nun dem vor Kurzem aktualisierten Aufbewahrungs-Workflow.
- Aufbewahrungsregel gilt nur für gelöschte Nachrichten: Wenn Sie diese Option auswählen, gilt die entsprechende Regel ausschließlich für Nachrichten, die von Nutzern gelöscht wurden. Das ist die Standardoption für neue Regeln und entspricht dem label:^deleted in einer benutzerdefinierten Aufbewahrungsregel.
- Aufbewahrungsregel gilt für gelöschte Nachrichten und für Nachrichten in den Postfächern der Nutzer: Wenn Sie diese Option auswählen, gilt die entsprechende Regel für alle Nachrichten, die nicht von einer benutzerdefinierten Regel oder einem aktiven Hold betroffen sind. Diese Option ist ausgewählt, wenn Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel öffnen, in der label:^deleted verwendet wird. Die benutzerdefinierte Regel wird allerdings weiterhin gemäß der ursprünglichen Konfiguration angewendet, das heißt, die Option wird überschrieben und nur gelöschte Nachrichten sind betroffen.
Zur Erinnerung: Vault ist vollständig in Gmail integriert; es gibt kein separates Archiv. Wenn Sie die zweite Option auswählen, wird die Regel auf sämtliche Nachrichten angewendet, unabhängig davon, ob der Nutzer sie zum Löschen markiert hat oder nicht. Dadurch werden möglicherweise Nachrichten gelöscht, die Ihre Nutzer eigentlich behalten wollten. Beispiel: Sie legen mithilfe einer standardmäßigen Aufbewahrungsregel fest, dass Nachrichten 365 Tage lang aufbewahrt werden sollen, und wenden die zweite Regel auf sämtliche Nachrichten an. Wenn Sie in diesem Fall keine benutzerdefinierten Regeln oder Holds eingerichtet haben, löscht Vault alle Nachrichten in Ihrer Domain, die älter als ein Jahr sind.
Es ist nicht immer einfach, sinnvolle Aufbewahrungsrichtlinien für eine Organisation festzulegen. Deshalb haben wir diesen Artikel zusammengestellt, der Ihnen dabei helfen soll. Wenden Sie sich an den Google Workspace-Support, falls Sie weitere Unterstützung benötigen.
Vault-Vorschauen und -Exporte enthalten jetzt zusätzliche Informationen für die Nachrichtenanalyse:
- Nachrichtenvorschau: Sie können sich ab sofort Systemlabels ansehen, die den Status von Nachrichten aus der Perspektive des Nutzers zeigen. Außerdem sehen Sie sämtliche Labels, die der Nutzer der Nachricht zugewiesen hat.
- Nachrichtenexporte: Sie können sich nun sämtliche Labels ansehen, die der Nutzer der Nachricht zugewiesen hat.
Ein Google Workspace-Administrator kann nun den Zugriff auf Rechtsangelegenheiten auf Basis von Organisationseinheiten einschränken. Ist diese Option aktiviert, können Vault-Nutzer Rechtsangelegenheiten nur für Mitglieder bestimmter Organisationseinheiten und deren Untereinheiten freigeben. Weitere Informationen finden Sie in den Hilfeartikeln Vault-Berechtigungen einrichten und Einen Nutzer zum Administrator machen.
In Vault ist die Anzahl der Konten, in denen Sie nach E-Mails suchen können, nicht mehr begrenzt. Bei der Suche und Zählung in Domains mit mehr als 50.000 Konten kann es allerdings zu Verzögerungen kommen.
In Vault werden nun zusätzliche Informationen dokumentiert, wenn E-Mails in Gmail oder Dateien in Drive nicht exportiert werden können. Weitere Informationen zu Fehlerberichten
Vault für Google Drive
Mit den leistungsstarken Funktionen in Vault kann Ihre Organisation jetzt auch Google Drive als Datenquelle nutzen und so noch mehr relevante Inhalte ermitteln. Vault für Google Drive ist für Vault-Kunden mit keinen zusätzlichen Kosten verbunden und funktioniert reibungslos mit den Drive-Inhalten in den Konten Ihrer Nutzer. Für Postini-Kunden, die zu Vault wechseln, fallen nach der Umstellung ebenfalls keine zusätzlichen Kosten an.
Mit Vault für Google Drive haben Sie für alle Drive-Inhalte wie Google-Dokumente, ‑Tabellen oder ‑Präsentationen und andere gespeicherte Dateien (z. B. DOCX, PDF oder JPEG) folgende Möglichkeiten:
- Nach Drive-Dateien bestimmter Nutzer suchen
- Vorschau der Suchergebnisse in Vault aufrufen, um Inhalte schneller zu finden
- Kopien der Suchergebnisse erstellen und für die spätere Verwendung exportieren
Momentan ist es nicht möglich, für Drive-Inhalte Aufbewahrungsrichtlinien festzulegen, Holds zu erstellen und eine domainweite Suche durchzuführen. In Google Drive nach Dateien suchen
Google Workspace für Unternehmen
Google Workspace ist auf den Bedarf von Unternehmen zugeschnitten. Neben allen Funktionen des ehemaligen G Suite Basic enthält diese Version unbegrenzten Google Drive-Speicherplatz sowie Google Vault für alle Nutzer in Ihrer Organisation. Außerdem stehen Ihnen zusätzliche Funktionen für die Verwaltung, Prüfung und Berichterstellung in Google Drive zur Verfügung. Weitere Informationen zu Google Workspace für Unternehmen
Sie können E-Mail-Entwürfe jetzt noch leichter aus Suchabfragen und beim Erstellen von Aufbewahrungsregeln und Holds ausschließen.
Die Vault-Berechtigungen „Exporte verwalten“ und „Suchvorgänge verwalten“ können Nutzern jetzt für die gesamte Organisation oder nur für bestimmte Organisationseinheiten (OE) zugewiesen werden. Sie können beispielsweise einem Vault-Administrator die Berechtigung „Suchvorgänge verwalten“ für die gesamte Organisation zuweisen und die Berechtigung „Exporte verwalten“ nur für eine OE. Die Berechtigungen werden weiterhin durch Ihren Google Workspace-Administrator in der Admin-Konsole zugewiesen.
Die Optionen zum Einrichten und Ändern von Aufbewahrungszeiträumen sind jetzt präziser. Außerdem haben wir Schutzmaßnahmen eingeführt, die greifen, wenn der Aufbewahrungszeitraum auf eine bestimmte Anzahl von Tagen festgelegt werden soll.
Vault-Nutzer können jetzt in einer Organisationseinheit (OE) nach Daten suchen – zusätzlich zur Suche in der gesamten Domain und in einzelnen Nutzerkonten. Bei der Suche in einer OE werden im Gegensatz zur Suche in der gesamten Domain weniger nicht relevante Suchergebnisse berücksichtigt. Außerdem müssen keine einzelnen Konten mehr angegeben werden. Wenn Sie eine Suche innerhalb einer Rechtsangelegenheit durchführen, wählen Sie Organisation und dann die gewünschte OE aus. Konten können in die Suche innerhalb einer Organisationseinheit nicht eingebunden werden. Sie können aber einen Zeitraum und Suchbegriffe angeben.
Administratoren können jetzt ganz gezielt Nachrichten (z. B. ab einem bestimmten Datum oder mit bestimmten Begriffen) auf „Hold“ setzen, um sie unbegrenzt in Vault aufzubewahren. Nur Nachrichten, die den angegebenen Parametern entsprechen, werden aufbewahrt. Bisher mussten Vault-Administratoren das gesamte Konto eines Nutzers auf „Hold“ setzen, um Nachrichten in diesem Konto aufzubewahren. Es können jedoch auch weiterhin ganze Konten auf „Hold“ gesetzt werden. Weitere Informationen
Mit der Vorschaufunktion können Vault-Administratoren die Inhalte überprüfen, die aufgrund einer benutzerdefinierten Aufbewahrungsregel aufbewahrt werden. Administratoren müssen hierfür keinen Nutzernamen mehr eingeben. Durch einen Klick auf die Schaltfläche „Vorschau“ werden die Ergebnisse in Vault anhand der Auswahl des Administrators angezeigt: für eine bestimmte Organisationseinheit (OE) oder für die gesamte Domain. In der Vergangenheit mussten Administratoren zur Vorschau auf die Ergebnisse einer benutzerdefinierten Regel einen Nutzernamen eingeben. Weitere Informationen zu Aufbewahrungsregeln