Google Arkiv uppdateras kontinuerligt med nya funktioner, förbättringar och korrigeringar. De flesta funktioner är tillgängliga några dagar efter lanseringen, men vissa lanseringar kan ta längre tid.
4 december 2023: Stöd för händelser i Google Kalender
- Behåll kalenderhändelser. Läs mer
- Sök i kalenderhändelser. Läs mer
- Exportera kalenderdata. Läs mer
- Spärra kalenderhändelser. Läs mer
Mer information om vad som stöds finns i Händelsetyper som stöds.
20 juni 2023: Stöd för lagringsregler baserade på Drive-etiketter
-
Ange villkor för lagringsregeln baserat på etikettfält.
-
Åsidosätta lagrings- eller utgångsregler för filer med lagring inför eventuell rättstvist.
-
Använda en mängd olika jämförelseoperatorer för att anpassa villkoren för lagringsregeln beroende på fälttypen.
Läs mer om regelvillkor baserat på Drive-etiketter.
7 juni 2023: Tidiga versioner av mycket stora filer kan slås samman
Tidiga versioner av mycket stora filer i Google Dokument, Kalkylark, Presentationer, Formulär och Sites – förutom de som omfattas av en spärr – kan slås samman för att spara lagringsutrymme. Om du söker i Arkiv med Google Drive kan du inte få åtkomst till de tidiga versionerna. I stället får du den tidigaste tillgängliga sammanslagna versionen.
Mer information om versioner finns i Sök i versionshistoriken för en fil.5 december 2022: Stöd för e-postmeddelanden som är krypterade på klientsidan
- I Arkiv lagras och krypteras e-postmeddelanden på klientsidan på samma sätt som andra meddelanden.
- Du kan förhandsgranska okrypterad e-postmetadata som ämne, avsändare och mottagare.
- Ett e-postmeddelandes krypterade innehåll visas som en bilaga från smime.p7m eller smime.p7s i förhandsgranskningen av sökningen. Om du vill dekryptera en export i mbox-format kan du använda dekrypteringsverktyget (beta). Om du vill visa e-postmeddelanden som är krypterade på klientsidan i PST-format importerar du varje användares p7m-fil till Microsoft Outlook. Mer information finns i Granska meddelanden som exporteras med Arkiv.
5 december 2022: Uppdaterat gränssnitt för framtida kryptering på klientsidan
2 september 2022: Alla sökningar och spärrar i Chat använder nu meddelandebaserad indexering
Sökning och exporter
I Arkiv görs en sökning efter meddelanden i rum med separata diskussioner (rum med konversationer) på samma sätt som sökningar görs efter direktmeddelanden, gruppmeddelanden och rum utan separata diskussioner:
-
En Arkiv-sökning matchar och returnerar enskilda meddelanden. Tidigare returnerade en Arkiv-sökning matchande ämnen. Ett ämne motsvarar alla meddelanden i en tråd i ett rum med separata diskussioner eller alla meddelanden som skickas under en 24-timmarsperiod (definieras av UTC-tid).
-
Arkiv ändrar sökningens omfattning i rum med separata diskussioner:
-
I Arkiv görs nu en sökning efter meddelanden från alla trådar i ett rum med separata diskussioner, så länge det angivna kontot är medlem i rummet med separata diskussioner. Detta gäller även om kontot inte har deltagit (exempelvis skickat meddelanden) i tråden. Tidigare genomsöktes enbart trådar som kontot har deltagit i.
-
Om det angivna kontot är medlem men redan har lämnat rummet, söker Arkiv enbart efter meddelanden som skickades innan kontot lämnade rummet. Tidigare gällde att om kontot hade deltagit i en tråd så genomsöktes alla meddelanden i tråden, även de som skickades efter att kontot lämnade.
-
-
När ett meddelande matchar dina sökvillkor tillhandahålls kontext för förhandsgranskning och export. Kontexten omfattar meddelandet och alla meddelanden som har skickats 12 timmar före och 12 timmar efter i samma konversation (DM, rum eller tråd i ett rum med separata diskussioner).
-
Om många meddelanden i samma konversation (DM, rum eller tråd i ett rum med separata diskussioner) matchar sökningen kan meddelandena överlappa för att ge kontext. När du exporterar utvärderas överlappningen i Arkiv och dubblettmeddelanden utelämnas från exporten.
Sökfrågor
På grund av dessa ändringar kanske de exporterade meddelandena inte blir desamma som tidigare om du kör en sparad sökfråga i Chat under samma tidsperiod som en tidigare export.
Du kan exempelvis ha ett rum som innehåller följande:
Deltagare 1: hej
Deltagare 2: hallå
Om du använder söktermer* hanterar sök, förhandsgranskning och export meddelandena så här:
| Sökterm | Söknings-, förhandsgransknings- och exportbeteende för chattrum |
|---|---|
hej |
Sök: Endast meddelandet från deltagare 1 returneras eftersom det är det enda meddelandet som matchar söktermen. Förhandsgranska och exportera: Inkluderar meddelandet från deltagare 1 och alla meddelanden i rummet eller tråden (för rum med separata diskussioner) som skickades 12 timmar före och 12 timmar efter. |
hallå |
Sök: Endast meddelandet från deltagare 2 returneras eftersom det är det enda meddelandet som matchar söktermen. Förhandsgranska och exportera: Inkluderar meddelandet från deltagare 2 och alla meddelanden i rummet eller tråden (för rum med separata diskussioner) som skickades 12 timmar före och 12 timmar efter. |
hej hallå |
Inga meddelanden returneras eller exporteras eftersom det inte finns något meddelande som innehåller bägge söktermerna. |
hej from:deltagare1@exempel.com |
Sök: Endast meddelandet från deltagare 1 returneras eftersom det är det enda meddelandet som matchar båda söktermerna. Förhandsgranska och exportera: Inkluderar meddelandet från deltagare 1 och alla meddelanden i rummet eller tråden (för rum med separata diskussioner) som skickades 12 timmar före och 12 timmar efter. |
hej from:deltagare2@exempel.com |
Inga meddelanden returneras eller exporteras eftersom det inte finns något meddelande som matchar båda söktermerna. |
‐hej from:deltagare1@exempel.com |
Inga meddelanden från exempelkonversationen returneras eller exporteras eftersom det inte finns något meddelande som matchar båda söktermerna. |
‐hej from:deltagare2@exempel.com |
Sök: Endast meddelandet från deltagare 2 returneras eftersom det är det enda meddelandet som matchar söktermen. Förhandsgranska och exportera: Meddelandet tillhörande deltagare 2 samt alla meddelanden i rummet som skickades 12 timmar före eller efter inkluderas. |
*Obs! Sökning i Chat stöder inte booleska operatorer som AND, OR och NOT. En lista med söktermer hanteras som om de olika termerna avgränsas medAND. Om ett sökord föregås av - hanteras det ordet som om det föregås av NOT. Läs mer
Spärrar
Du kan begränsa sökningen till spärrad data, vilket är meddelanden som är kopplade till ett användarkonto som är spärrat.
För rum med separata diskussioner spärrar och söker Arkiv nu igenom alla meddelanden i rummet om den spärrade användare som matchar dina sökparametrar är eller har varit medlem. Tidigare spärrade och sökte Arkiv enbart igenom trådar i rummet där den spärrade användaren hade skickat minst ett meddelande i tråden.
Om alla spärrade användare lämnar ett chattrum returnerar en sökning efter spärrade meddelanden enbart meddelanden som skickades innan den sista spärrade användaren lämnade rummet. För rum med separata diskussioner spärras inte längre meddelanden som skickas efter att en användare har lämnat rummet, även om användaren har deltagit i konversationen.
Du kan inkludera meddelanden i chattrum, vilket omfattar gruppkonversationer som har skapats efter början av december 2020 och rum. Rumstypen avgör vilka meddelanden som returneras. Läs mer
Implementering av funktionsändringen
Det tar flera veckor att lansera versionen för alla användare. Lägg märke till följande under överflyttningen så att du förstår hur dina meddelanden genomsöktes under överflyttningen:
- Om du ser meddelandet Sökfrågan har tillämpats på individuella meddelanden högst upp i sökresultaten var sökningen meddelandebaserad.
- Om du inte ser ett meddelande har den klassiska sökfunktionen använts vid sökningar. För rum med separata diskussioner har sökfrågan tillämpats på samtliga konversationer.
Läs mer:
Med lanseringen av kryptering på kundsidan för Google Workspace i Drive har Arkiv stöd för lagring, sökning och export av Google-filer som är krypterade på klientsidan.
Lagring och spärrar
I Arkiv lagras och krypteras filer på kundsidan i Drive på samma sätt som andra filer på Drive.
Söka och förhandsgranska
Du kan söka efter krypterade filer på klientsidan efter metadata, till exempel titel och ägare. Däremot kan du inte söka i innehållet, söka efter filformat, förhandsgranska innehållet eller ladda ned från förhandsgranskningen.
När du söker på Drive i Arkiv kan du välja att bara söka efter krypterade filer på klientsidan eller utesluta krypterade filer på klientsidan. Det här alternativet är endast tillgängligt om kryptering på klientsidan för Google Workspace har aktiverats för organisationen.
Mer information finns i Använda Arkiv för att söka på Google Drive, Meet och Sites.
Exportera
När du exporterar krypterade filer på klientsidan förblir filerna krypterade och filnamnen slutar med .gcse. Om du vill dekryptera filerna använder du Googles dekrypterare på klientsidan. Du kan även identifiera krypterade filer på klientsidan efter metadata. Dessa filer har värdet ClientSideEncrypted inställt på true.
Nu kan du exportera Gmail-meddelanden med ett nytt, snabbare system i Arkiv. I Arkiv visas en förloppsindikator när exporten skapas. Exporter som tar mer än 24 timmar kräver inte längre manuell omstart.
I det nya systemet har vissa exportfiler andra namn och format än i det klassiska systemet. Organisationer som använder ett skript för behandling av Arkiv-exportfiler för Gmail kan behöva uppdatera sina skript för korrekt hantering av de nya filnamnen och filtyperna. Mer information finns i ändringsöversikten nedan.
Om du vill använda det nya exportsystemet väljer du det alternativet när du skapar exporten. API-användare kan ställa in use_new_export=true i MailExportOptions.
I nuläget använder exporter det klassiska systemet om du inte väljer att använda det förbättrade när du startar exporten. Det nya systemet ersätter det klassiska systemet om några månader. Under överflyttningen är båda alternativen tillgängliga och Arkiv indikerar då vilka Gmail-exporter som har skapats med det nya systemet.
Obs! Det är enbart exportfiler för Gmail som ändras. Exportfiler för andra tjänster påverkas inte.
Sammanfattning av ändringar
| Information | Filnamn | Nyheter |
|---|---|---|
| Meddelandets innehåll | exportnamn-N.zip |
Filen innehåller mbox- eller PST-filer, inte zippade meddelandefiler. Meddelandefilerna med namnet exportnamn-konto.mbox eller exportnamn-konto.pst, där konto är den fullständiga e-postadressen till kontot som skickade eller tog emot meddelandet. I vissa fall skapas fler än en fil för ett konto och filnamnen innehåller ett inkrementellt steg. En export kan exempelvis innehålla följande filer:
|
| Metadata för meddelande |
Klassiskt: exportnamn-metadata.xml Nytt: exportnamn-metadata.xml |
I CSV-format. Filen innehåller samma information som den klassiska filen plus följande nya kolumner:
|
| Konton och antal meddelanden |
Klassiskt: exportnamn-results-count.csv Nytt: exportnamn-results-counts.csv |
Mer information rapporteras:
Kontona sorteras nu i stigande ordning efter antalet exporterade meddelanden. |
| Felrapporter |
Klassiskt: error.csv och exportnamn-account-exceptions.csv Nytt: exportnamn-error.xml |
Den nya felrapporten är en fil i XML-format. Den ingår alltid i exporten, även när inga fel har inträffat. Den innehåller samma information som de klassiska filerna samt följande:
|
| Meddelanden som inte har konverterats till PST | exportnamn-conversion-errors-N.zip |
Ny fil som returneras för exporter i PST-format när vissa meddelanden konverteras till PST. Filen innehåller meddelanden som inte konverterats i EML-format. Om fler än en fil returneras har filnamnen ett inkrementellt steg. Exempel:
|
| Fil med kontrollsummor | exportnamn.md5 | Inga ändringar |
Läs mer
Genom lanseringen av filgodkännanden i Drive inkluderar Arkiv nu metadata för godkännanden i Drive-exporter. Metadata inkluderar en lista över godkännare, godkännandestatus samt datumet för den senaste ändringen av godkännandestatus. Om du anger ett versionsdatum som en del av sökningen speglar metadata för godkännande aktuell status, inte statusen vid tiden för versionsdatumet.
Läs mer:
Gmail-exporter inkluderar nu två metadatafiler, den klassiska XML-filen och en ny CSV-fil. Det nya CSV-formatet utökar vårt stöd för verktyg för granskning av innehåll från tredje part och innehåller mer metadata för Gmail-meddelanden.
CSV-filen innehåller två nya fält:
GmailMessageId— ett unikt id för varje meddelande som kan användas i Gmail API.Konto— kontot som ingick i sökomfattningen (avsändare eller mottagare)
Värdet Rfc822MessageId ger även ett id för koppling av metadata till ett meddelande i exporten som liknar Externt filnamn i den klassiska XML-filen.
Sättet som Drive-sökoperatorerna to: och from: matchar filer i Google Arkiv har ändrats. De matchar inte filer som delades före mars 2021. Det nya beteendet gör dessa operatorer mer intuitiva för Drive-sökningar. Det gör även att du kan avgöra både vem som har åtkomst till en fil, men även vem som gett dessa användare åtkomst.
Från och med februari 2021 är den nya sökoperatorn sharedwith: tillgänglig. Den erbjuder likvärdig matchning som to:-operatorn gjorde före ändringen. Den befintliga sökoperatorn owner: erbjuder samma matchning som from:-operatorn gjorde före ändringen.
Du kan nu behålla, spärra, söka efter och exportera webbplatser som har skapats i nya Google Sites.
Webbplatser omfattas som standard av lagringsregler för Drive. Du kan även ställa in Sites-specifika lagringsregler.
Använd spärrar och sökningar på Drive för att spärra, söka efter och exportera webbplatser. Du kan filtrera sökresultaten så att de enbart visar webbplatser med den nya termen type:site. Du kan också söka efter webbplatser per publicerad webbadress.
I Chat införs två ändringar av gruppmeddelanden:
Nya gruppchattar som har skapats i Chat hanteras som meddelanden som inte är trådar och användare kan ändra medlemskapet för dessa gruppchattar. Befintliga gruppchattar hanteras fortfarande som gruppmeddelanden.
I Arkiv hanteras dessa nya gruppchattar på ett annat sätt än befintliga gruppmeddelanden, vilket påverkar lagringsperiod, spärrar och sökning. Eftersom de liknar rum mer använder Arkiv nu chattytor för att hänvisa till rum med separata diskussioner, rum utan separata diskussioner och nya gruppchattar.
Läs mer:
Vi har lanserat en ny, modern, Material Design-baserad version av Arkiv. Det är enklare att navigera i den nya versionen och den har nya produktivitetsfunktioner som gör att du snabbare blir klar med dina uppgifter.
Ingen migrering krävs för att använda den nya webbplatsen. Den använder samma serversystem som den klassiska webbplatsen (ediscovery.google.com). Du hittar samma ärenden, lagringsregler och spärrar på båda webbplatserna tills ediscovery.google.com är inaktiverat.
Om du vill använda den nya webbplatsen besöker du vault.google.com och loggar in med ditt hanterade Google-konto.
Ändringar:
- När du loggar in första gången öppnar du i stället för sidan Ärenden en startsida med tre alternativ: Lagring, Ärenden och Rapportering.
- När du konfigurerar lagringsregler och spärrar följer du steg-för-steg-flöden med fler beskrivningar som vägleder dig genom processen.
- Anpassade lagringsregler, spärrar och sökresultat visas i en tabell som kan sorteras och filtreras. Det är lättare att förstå omfattningen av dina policyer för informationsstyrning och sökresultat.
- Du behåller sammanhanget när du granskar sökresultat och rapporter över spärrar. När du klickar på ett objekt öppnas nu en sidopanel i stället för att du hamnar på en ny sida.
Vad har inte ändrats?
- Befintliga inställningar, sparade sökfrågor och exportfiler. Data och inställningar är tillgängliga på båda webbplatserna.
- Arkiv-funktioner. Allt som du kan göra i klassiska Arkiv är tillgängligt i nya Arkiv.
I hjälpcentret för Arkiv hittar du instruktioner för båda versionerna tills klassiska Arkiv stängs av.
I och med lanseringen av rum utan separata diskussioner i Chat kan du lagra, spärra, söka bland och exportera meddelanden i de nya rummen. I Arkiv hanteras dessa meddelanden på ett annat sätt än meddelanden i rum med separata diskussioner (rum där meddelanden grupperas i konversationer).
Läs mer:
Arkiv har nu stöd för Google Voice för G Suite. Du kan lagra, spärra, söka i och exportera sms och röstmeddelanden samt transkriptioner och samtalsloggar. Obs! Google Voice för G Suite har inte stöd för inspelning av samtal och Arkiv har inte åtkomst till röstsamtal.
Läs mer:
Vault API innehåller nu Count API för Gmail och Grupper. Använd Count API för att se antalet meddelanden som matchar en sökfråga. Du kan använda antalet meddelanden för att uppskatta storleken på exporten och sedan välja att fortsätta med exporten eller justera sökningen för att hämta färre objekt.
Mer information finns i dokumentationen för Count API och i detta exempel.
I och med lanseringen av Frågor och svar i Google Meet har Arkiv stöd för lagring, spärrar och sökning efter Frågor och svar samt omröstningsloggar som är kopplade till Meet-inspelningar.
Läs mer:
När du exporterar organisationens data med verktyget för dataexport inkluderas data som har tagits bort men lagras i Arkiv nu i den organisationsomfattande exporten. Du behöver inte längre använda Arkiv för att utföra ytterligare exporter som innehåller borttagen men lagrad data.
Exportfiler i Chat har nu samma format som förhandsgranskningen av Arkiv för att rapportera den redigerade eller borttagna statusen för ett meddelande:
| Meddelandestatus | Tidigare format | Nytt format |
|---|---|---|
| Redigerades | +datum |
Redigerades datum |
| Borttagen av användaren eller Arkiv-lagringsregel | -datum |
Borttagen datum |
G Suite-administratören kan nu tillåta användare i organisationen att chatta med externa användare (Läs mer). Arkiv kan lagra, spärra, söka i och exportera Chat-meddelanden från externa användare på följande sätt:
- Du kan behålla, spärra, söka efter och exportera direktmeddelanden (DM) mellan externa användare och användare i organisationen när arkivering är på.
- Du kan söka efter och exportera meddelanden som skickas av externa användare i rum som har skapats av någon i organisationen.
- Du kan inte lagra, spärra, söka bland eller exportera meddelanden som har skickats av användare i organisationen i rum som ägs av en annan organisation.
Läs mer:
Konfidentiellt läge i Gmail
Konfidentiellt läge i Gmail gör att användarna kan begränsa mottagarnas åtkomst till känsligt e-postinnehåll. Den här funktionen är tillgänglig för organisationer som aktiverar funktionen och personliga Gmail-konton.
När en användare skickar ett konfidentiellt meddelande ersätter Gmail meddelandetexten och bilagorna med en länk. Endast ämnet och länken skickas via SMTP.
Meddelanden i konfidentiellt läge som skickas av användare på domänen
Om din organisation aktiverar konfidentiellt läge i Gmail kan Arkiv lagra, behålla, söka i och exportera meddelanden i konfidentiellt läge som har skickats av användare i organisationen efter den 30 november 2018.
Meddelanden är tillgängliga i Arkiv, även när avsändaren anger ett utgångsdatum eller återkallar mottagarnas åtkomst till meddelanden i konfidentiellt läge.
Meddelanden i konfidentiellt läge som tas emot utanför domänen
Även om organisationen inte aktiverar Gmail i konfidentiellt läge kan användarna få konfidentiella meddelanden från användare i andra organisationer eller personliga Gmail-konton.
Du kan lagra, behålla, söka efter och exportera meddelandehuvuden och ämnen för externa konfidentiella meddelanden. Du kan dock inte söka efter eller exportera meddelandeinnehåll eller bilagor från externa konfidentiella meddelanden.
Arbeta med meddelanden i konfidentiellt läge
Arkiv har stöd för konfidentiellt läge enligt följande:
- Arkiv returnerar interna konfidentiella meddelanden som matchar din sökfråga.
- När du förhandsgranskar meddelanden döljs meddelandeinnehållet som standard. Du kan välja att visa innehållet i förhandsgranskningen.
- När du skriver ut eller exporterar meddelanden kan du utesluta konfidentiellt meddelandeinnehåll. När du väljer det här alternativet skrivs rubriker, avsändare, mottagare och annan metadata ut eller exporteras, men det konfidentiella meddelandeinnehållet skrivs inte ut.
- Du kan exportera ett konfidentiellt meddelande från avsändarens organisation, men inte mottagarens organisation.
- Arkiv kan extrahera Drive-hyperlänkar som läggs till i konfidentiella meddelanden vid export från avsändarens organisation, men det går inte att extrahera hyperlänkar som tagits emot från externa organisationer.
- Om du vill söka efter, lagra eller spärra konfidentiella meddelanden använder du termen
label:confidentialmode.
Jamboard
Arkiv har nu fullt stöd för Jamboard-filer som användarna har sparat på sina enheter:
- Spärrar och lagringsregler täcker nu Jams som användare har sparat i Drive. Jams som inte har sparats tas bort när Jamboard-sessionen slutar och är inte tillgängliga i Arkiv.
- Du kan söka efter, förhandsgranska och exportera Jams. Använd
type:jamom du vill söka specifikt efter Jamboard-filer.
När du exporterar Google Dokument, Kalkylark och Presentationer genererar Arkiv nu ett unikt hashvärde för varje fil. Du kan använda det nya hashvärdet för att deduplicera filexporter och verifiera att den exporterade filen är en exakt kopia av källfilen.
Hur du söker efter en fil styr hur Arkiv genererar hashvärdet:
- Om din sökning innehåller ett versionsdatum används det för att generera hashvärdet.
- Datumet för senaste ändring används när sökningen inte innehåller ett versionsdatum.
Kom ihåg följande när du jämför hashvärden mellan exporter:
- Om innehållet för en fil ändras, ändras även dess hashvärde.
- Om någon ändrar delningsbehörigheter i en fil men inte innehållet, ändras inte hashvärdet.
- Om du exporterar en fil flera gånger och använder olika versionsdatum, varierar hashvärdena, även om filinnehållet är identiskt mellan exporterna.
Källhashen är en av de parametrar som ingår i XML-filen när du exporterar från Drive. Läs mer om metadata för Drive-export.
Vi har lagt till mer detaljerade kontroller i lagringsregler:
- Du kan ställa in anpassade lagringsregler för Drive som rensar bort filer ett visst antal dagar efter att användarna flyttat dem till papperskorgen.
Vi har också lagt till nya funktioner som gör det lättare och mer effektivt att söka efter data i Arkiv:
- Utför snabbt flera sökningar för ett ärende – när du startar en sökning i Gmail eller Grupper kan du klicka på knappen Sök på ny flik för att öppna en ny sökdialogruta i samma ärende. Din första sökning utförs på den första fliken.
- Sökstatus – medan en sökning pågår rapporterar Arkiv den tid som förflutit och de frågeparametrar du angett.
- Förbättrad räknarfunktion – när du anger en sökning och klickar på knappen Antal rapporterar Arkiv antalet träffar och tid som förflutit. Du kan även ladda ned en CSV-fil som listar kontona med meddelanden som matchar din sökning.
Nu kan du exportera Gmail-, chatt- och gruppmeddelanden som PST-filer. Den här funktionen gör det möjligt för dig att granska meddelanden i Microsoft Outlook samt supportverktyg från tredje part vid rättstvister som har stöd för detta format.
Få mer detaljerad metadata när du exporterar filer från Drive
När du exporterar filer från Drive inkluderar metadata information om användare som har en indirekt relation till ett dokument. I Arkiv har du även möjlighet att ange vad den relationen är.
Läs mer om användare med indirekt åtkomst till filer och dina alternativ vid export från Drive.
Välj en tidszon under sök- och exportaktiviteten
Tidigare användes GMT (Greenwich Mean Time) i Arkiv för alla sökningar och en extra dag lades till för att inkludera resultat från tidigare tidszoner. Nu har Arkiv stöd för val av tidszon vid sökningar och exporter. Du kan ange en tidszon när du söker efter data. Därefter avgör Arkiv datumgränserna för visning och export av resultat.
Den nya tidszoninställningen påverkar enbart sökningar och exporter.
Viktigt! Organisationer med verksamhet i flera tidszoner kan se olika sökresultat jämfört med dem som levererades innan den här funktionen lanserades. Läs mer om att söka efter data baserat på tidszoner.
Skapa anpassade lagringsregler för alla delade enheter på domänen
Du kan nu skapa anpassade lagringsregler som täcker alla delade enheter på domänen.
Ange lagringsregler för specifika Google-grupper
Nu kan du tillämpa anpassade lagringsregler på specifika Google-grupper.
Fullt stöd för Google Drive, inklusive delade enheter
Nu kan du skapa lagringsregler och tillämpa spärrar på filer på Google Drive så att det blir en app som stöds fullt ut i Arkiv.
Du kan nu även söka, exportera, ange lagringsregler och placera spärrar på filer som lagras på delade enheter.
Obs! Lagringsregler och spärrar för Drive fungerar lite annorlunda än vad du är van vid när det gäller samma funktioner för Gmail. Vi rekommenderar att du läser de här artiklarna medan du funderar på vilka spärrar och lagringspolicyer som fungerar bäst för din organisation:
Exportera Google Drive-filer från en viss tidpunkt
I Arkiv görs enbart en sökning efter den senaste versionen av en fil. Du kan dock nu även lägga till ett versionsdatum i sökfunktionen för att visa och exportera Google-filer så som de såg ut på detta datum. Versioner stöds i de flesta filtyper från Google:
- dokument
- presentationer
- kalkylark
- teckningar
Versioner stöds inte i Google Formulär, Apps Script eller andra filtyper som inte kommer från Google.
Använd Arkiv för Google Grupper
Arkiv fungerar nu med Grupper, vilket innebär att du kan söka, exportera och skapa lagringspolicyer samt tillämpa spärrar på innehåll i Grupper.
- Ladda ned delresultat: De meddelanden och filer som Arkiv hämtat fram till den punkten är tillgängliga för hämtning. Dessutom ingår en CSV-fil som listar konton som ännu inte har exporterats.
- Fortsätt en export: Arkiv återupptas där bearbetningen slutade och fler meddelanden och filer hämtas i 24 timmar till. Du kan fortsätta en export så många gånger som behövs för att hämta alla meddelanden och filer som matchade din sökfråga.
Om du inte hämtar delresultat eller återupptar en pausad export inom 15 dagar raderas exporten.
- Tilldela behörigheter för spärrar baserat på organisationsenheter: Arkiv-administratörer kan begränsas till att skapa och hantera spärrar för användare inom specifika organisationsenheter snarare än för en hel domän.
- Spärrar som baseras på organisationsenheter: Tidigare kunde du skapa spärrar för specifika användarkonton eller för en hel domän. Nu kan du skapa spärrar som ska tillämpas på alla medlemmar i en viss organisationsenhet.
- Mer intuitiv funktion för spärrar: Om du tidigare tog bort alla konton från en spärr tillämpades spärren i arkiv på alla konton på domänen. Nu blir du uppmanad att radera en spärr om du försöker ta bort alla konton.
- Förbättrat användargränssnitt: Språket och användargränssnittet när du tillämpar spärrar har förbättrats och liknar nu det nyligen uppdaterade lagringsflödet.
- Lagringsregeln gäller enbart för borttagna meddelanden: Om du väljer det här alternativet påverkar regeln enbart meddelanden som har tagits bort av användarna. Detta är standardalternativet för nya regler och motsvarar att lägga till label:^deleted i en anpassad lagringsregel.
- Lagringsregeln gäller för borttagna meddelanden och meddelanden i användarnas postlådor: Om du väljer det här alternativet påverkar regeln alla meddelanden förutom de som uppfyller anpassade regler eller spärrar som du anger. Om du öppnar en befintlig regel för anpassad lagring som använder label:^deleted markeras detta alternativ. Däremot fortsätter din anpassade regel att fungera enligt den ursprungliga konfigurationen, alternativet åsidosätts och enbart borttagna meddelanden berörs.
Kom ihåg: Arkiv är helt integrerat med Gmail och det finns inget separat arkiv. Om du väljer det andra alternativet ovan innebär det att du vill att regeln ska gälla för alla meddelanden, oavsett om användarna har markerat meddelandena för borttagning eller inte. Det här alternativet skulle kunna ta bort meddelanden som användarna vill spara. Om du till exempel ställer in en standardlagringsregel där meddelanden som tagits emot sparas i 365 dagar, väljer alternativet för att tillämpa på alla meddelanden och inte har anpassade regler eller spärrar tas alla meddelanden på domänen som är äldre än 1 år bort i Arkiv.
Det kan vara svårt att konfigurera lagringspolicyer och därför har vi sammanställt den här artikeln för att hjälpa dig. Kontakta support för G Suite om du behöver mer hjälp.
Förhandsgranskningar och exporter i Arkiv inkluderar nu ny information som hjälper dig att analysera meddelanden:
- Förhandsgranskningar av meddelanden – nu kan du visa systemetiketter där du ser statusen för varje meddelande så som den visas för användaren. Du kan även se eventuella etiketter som användaren tillämpat på meddelandet.
- Meddelandeexporter – nu kan du visa eventuella etiketter som användaren tillämpat på meddelandet.
G Suite-administratörer kan nu begränsa tillgången till ärenden baserat på organisationsenheter. Om den här funktionen har aktiverats kan Arkiv-användare enbart dela ärenden med medlemmar i de angivna organisationsenheterna och deras underenheter. Läs mer om Arkiv-behörigheter och hur du tilldelar dem.
I Arkiv finns det inte längre någon begränsning för hur många konton du kan söka efter meddelanden i. Fördröjningar kan uppstå när du söker på domäner med fler än 50 000 konton.
I Arkiv rapporteras nu ytterligare information när meddelanden i Gmail eller filer på Drive inte är tillgängliga för export. Läs mer om felrapporter.
Arkiv för Drive
De robusta funktionerna i Google Apps Arkiv innehåller nu ytterligare en datakälla – Drive – så att din organisation kan hitta ännu mer affärskritiskt innehåll. Arkiv för Drive är kostnadsfritt för Arkiv-kunder och fungerar med befintligt Drive-innehåll på användarnas konton. Postini-kunder som går över till Arkiv kommer också att kunna använda Arkiv för Drive utan extra kostnad när övergången är klar.
Med Arkiv för Drive kan du göra följande med allt ditt Drive-innehåll, inklusive Google-dokument (till exempel Dokument, Kalkylark, Presentationer) och andra lagrade filer (som docx, pdf och jpeg):
- Söka efter specifika användares Drive-filer.
- Förhandsgranska sökresultat i Arkiv så att du hittar precis det du behöver.
- Skapa kopior av sökresultat och exportera dem för framtida användning.
För närvarande går det inte att skapa lagringspolicyer eller skapa spärrar. Det går inte heller att göra domänomfattande sökningar efter Drive-innehåll. Kom igång med att söka efter filer på Google Drive.
G Suite Business
G Suite Business är den utökade kontorssviten. Förutom allt som är tillgängligt i G Suite Basic ingår obegränsat lagringsutrymme i Google Drive och Google Arkiv för alla i organisationen samt ytterligare funktioner för administration, granskning och rapportering i Drive. Läs mer om G Suite Business.
Du kan lättare utesluta utkast från sökningar och när du skapar regler och spärrar för lagring.
Behörigheterna Hantera exporter och Hantera sökningar kan nu beviljas en användare för en hel organisation eller enbart för specifika organisationsenheter. Du kan exempelvis tilldela en Arkiv-administratör behörigheten Hantera sökningar för hela organisationen och behörigheten Hantera exporter för en organisationsenhet. Behörigheterna tilldelas fortfarande på administratörskonsolen av G Suite-administratören.
Alternativen för att ställa in eller ändra lagringsperioder är tydligare nu och vi har lagt till skydd när en lagringsperiod ställs in för ett visst antal dagar.
Arkiv-användare kan nu söka efter data inom en viss organisationsenhet utöver att söka på hela domänen eller per användarkonto. När du söker inom en organisationsenhet minskar antalet irrelevanta sökresultat som en domänomfattande sökning kan ge och du behöver inte ange enskilda konton. När du söker inom ett ärende väljer du Organisation och sedan den organisationsenhet du vill söka på. Konton kan inte inkluderas i en sökning som baseras på en organisationsenhet, men du kan välja att ange ett datumintervall och sökord om du vill.
Administratörer kan nu spärra specifika meddelanden, exempelvis från ett visst datum eller med vissa villkor, för lagring på obegränsad tid i Arkiv. Endast meddelanden som uppfyller de angivna parametrarna sparas. Tidigare var Arkiv-administratörerna tvungna att spärra ett helt användarkonto för att spara meddelanden på kontot. Det går fortfarande att spärra ett helt konto. Läs mer om de två typerna av spärrar.
Med funktionen för förhandsgranskning kan administratörer undersöka innehållet som sparas enligt en anpassad lagringsregel när den har angetts. Administratörer behöver inte längre ange ett användarnamn. När administratörer klickar på knappen Förhandsgranska, visas resultaten i Arkiv baserat på vad administratören har valt – en specifik organisationsenhet eller hela domänen. Tidigare var administratörerna tvungna att ange ett användarnamn om de ville förhandsgranska resultaten av en anpassad regel. Läs mer om lagringsregler.