Tips om papierloos te werken

Op deze pagina

• Online formulieren maken
• Belangrijke planningen en deadlines bijhouden
• Content online delen in plaats van deze af te drukken
• Een digitaal prikbord maken
• Online brainstormen en feedback geven
• Bronnen delen op een interne website
• Versiegeschiedenis gebruiken
• Fysieke documenten scannen terwijl u onderweg bent en ze online opslaan
• Een pdf-versie van uw document of spreadsheet sturen
• Nieuwe medewerkers altijd en overal trainen

Alles uitvouwen  |  Alles samenvouwen

Online formulieren maken

Met Formulieren maakt u binnen enkele minuten makkelijk online formulieren voor onder meer reacties op uitnodigingen, hardwareverzoeken en vrijwilligersaanmeldingen. Nadat u een formulier heeft gestuurd, kunt u in realtime de reacties bijhouden. U kunt in Formulieren samenvattingen en grafieken gebruiken om uw resultaten te bekijken.

Meer informatie

1. Ga naar forms.google.com.
2. Klik op Leeg formulier .
3. Geef het formulier een naam.

Aan de slag met Google Formulieren

 

Belangrijke planningen en deadlines bijhouden

Houd taken bij door een online projectplanning te maken in Google Spreadsheets. Maak een lijst met taken en wijs ze toe aan teamleden. Iedereen kan de takenlijst in realtime updaten zonder alle e-mailupdates van anderen te moeten doorwerken. Gebruik vervolgens Google Agenda om een online teamagenda te maken die iedereen kan openen en updaten wanneer planningen of deadlines worden gewijzigd. Wanneer u teamvergaderingen plant in Agenda, kunt u de projectplanning als bijlage toevoegen aan de afspraak en iedereen vragen deze voorafgaand aan de vergadering aan te vullen.

Meer informatie

Een projectplan maken in Spreadsheets

1. Klik in Google Drive op Nieuw Google Spreadsheets Lege spreadsheet.
2. Klik op Naamloze spreadsheet en voer een nieuwe titel in voor het projectplan.
3. Voeg kolomkoppen toe. Als u de taken van een project bijhoudt, kunt u kolommen toevoegen voor de verantwoordelijke persoon voor de taak, deadline, status en opmerkingen.
4. Voeg content toe aan de sheet om de projectplanning bij te houden. Zodra u de sheet heeft gedeeld, kunnen andere mensen ook content toevoegen.

Ga voor meer informatie naar het Google Workspace-informatiecentrum

 

Content online delen in plaats van deze af te drukken

Bewaar en beheer afbeeldingen, video's, pdf's en andere bestanden met Google Drive. Drive wordt gesynchroniseerd met de cloud, zodat iedereen altijd over de meest recente content beschikt. Met de functies voor delen en het verlenen van rechten in Drive kunt u eenvoudig en veilig samenwerken met zowel interne teams als externe partners.

U kunt rechtstreeks vanuit uw browservenster nieuwe documenten maken. In plaats van grote hoeveelheden hand-outs af te drukken voor uw volgende trainingssessie, kunt u de hand-out online schrijven en delen in Google Documenten. U kunt ook grafieken en presentaties online delen in Spreadsheets of Google Presentaties. Iedereen kan op een computer, tablet of telefoon de nieuwste versie bekijken en in realtime feedback toevoegen.

Meer informatie

Voeg bestanden toe aan Drive

Je kunt bestanden rechtstreeks vanaf je computer uploaden of door op je computer naar drive.google.com te gaan. Je kunt bestanden uploaden naar privémappen of gedeelde mappen.

1. Ga op je computer naar drive.google.com.
2. Klik linksboven op Nieuw Bestanden uploaden of Map uploaden.
3. Kies het bestand dat of de map die je wilt uploaden.

Ga voor meer informatie naar het Helpcentrum van Google Drive

 

Een digitaal prikbord maken

Wilt u aankondigingen, geplande evenementen of de nieuwste projectontwikkelingen met uw team delen? U hoeft deze informatie niet af te drukken en op te hangen. Gebruik Google Groepen om een mailinglijst te maken die dienst doet als digitaal prikbord, zodat iedereen uw bericht rechtstreeks in hun inbox ontvangt.

Meer informatie

Een groep maken

1. Log in bij Google Groepen.
2. Klik bovenaan op Groep maken.
3. Geef informatie over en instellingen voor de groep op.
4. Klik op Groep maken.
5. Wacht enkele minuten totdat de nieuwe groep actief is voordat je een bericht naar de groep stuurt. Als je dat niet doet, krijg je wellicht de melding dat het bericht niet kan worden bezorgd.

Ga voor meer informatie naar het Google Workspace-informatiecentrum

 

Online brainstormen en feedback geven

Input op uw werk krijgen kan moeilijk zijn met grote teams en meerdere afgedrukte conceptversies. Zo wordt het lastig om bestanden goed te controleren en te delen. Maak bestanden online in Documenten, Spreadsheets en Presentaties en deel ze vervolgens met teamleden en stakeholders om gerichte suggesties te ontvangen.

Meer informatie

Bestanden delen in Drive

1. Selecteer het bestand dat je wilt delen.
2. Klik op Delen of Delen .
3. Typ het e-mailadres of de Google-groep waarmee je het bestand wilt delen.
4. Bepaal welke rol mensen hebben voor het bestand door Kijker, Reageerder of Bewerker te kiezen.
5. Als je account in aanmerking komt, kun je een vervaldatum voor toegang toevoegen.
6. Kies of je mensen op de hoogte wilt brengen.
   • Als je mensen wilt laten weten dat je een item met ze hebt gedeeld, vink je het vakje aan naast Mensen op de hoogte brengen. Als je ervoor kiest mensen op de hoogte te brengen, wordt de e-mail gestuurd naar elk e-mailadres dat je invoert.
   • Als je mensen niet op de hoogte wilt brengen, vink je het vakje uit.
7. Klik op Sturen of Delen.

Ga voor meer informatie naar het Helpcentrum van Google Drive

 

Bronnen delen op een interne website

Het kan veel tijd kosten om bronnen goed bij te houden, vooral als u met internationale teams werkt. Bewaar al uw items op één plek met Google Sites. Nu kan iedereen binnen uw organisatie (ongeacht de werklocatie) gebruikmaken van de nieuwste bronnen.

Meer informatie

Een site maken

1. Kies een optie:

   • Klik bovenaan de homepage van Sites op Leeg of klik op Templategalerij en selecteer een template.
   • Klik in Google Drive op Nieuw MeerGoogle Sites.
2. Geef linksboven een documentnaam voor uw site op en druk op Enter.

Ga voor meer informatie naar het Helpcentrum van Google Sites.

 

Versiegeschiedenis gebruiken

Wanneer u aan video's, afbeeldingen, pdf's en andere bestanden werkt, wilt u misschien meerdere conceptversies bewaren ter referentie. In Drive kunt u alle conceptversies opslaan in één bestand om overzicht te houden. U kunt altijd eerdere versies terugzetten wanneer dat nodig is.

Als u nieuwe items maakt in Documenten, Spreadsheets of Presentaties, worden alle concepten automatisch opgeslagen in hetzelfde bestand. Gebruik de versiegeschiedenis om de wijzigingen te bekijken en desgewenst eerdere versies terug te zetten.

Meer informatie

Voeg bestanden toe aan Drive

1. Open het bestand in Drive.
2. Klik op Bestand Versiegeschiedenis Versiegeschiedenis bekijken.
3. Klik op een tijdstempel om een eerdere versie van het bestand weer te geven. Onder het tijdstempel ziet u het volgende:
   • De namen van mensen die het document hebben bewerkt.
   • Een kleur naast de naam van elke persoon. De bewerkingen die elke persoon heeft aangebracht, worden in die kleur weergegeven.
4. (Optioneel) Als u deze versie wilt terugzetten, klikt u op Deze versie herstellen.

Opmerking: U moet eigenaar zijn of het recht Mag bewerken hebben om de versiegeschiedenis te kunnen bekijken.

Ga voor meer informatie naar het Helpcentrum van Editors van Google Documenten

 

Fysieke documenten scannen terwijl u onderweg bent en ze online opslaan

In plaats van papieren bonnetjes of documenten te bewaren, kunt u ze scannen via de Drive-app op uw mobiele telefoon. Zo kunt u in een handomdraai pdf's maken van uw transacties en deze overzichtelijk bijhouden.

Meer informatie

Een document scannen

Een document scannen

Belangrijk: Google respecteert je privacy en gebruikt je Drive-content niet voor advertenties. Bekijk hoe Drive je privacy beschermt.

1. Open de Google Drive-app .
2. Tik rechtsonder op Camera .
3. Richt de camera van je apparaat op een document.
   • Een blauwe lijn onlijnt het document. Deze geeft aan waar de foto wordt bijgesneden.
4. Maak een foto van het document dat je wilt scannen.
   • Optioneel: je kunt automatische opname aan- of uitzetten door te kiezen tussen Handmatige opname en Automatische opname.
5. Pas het gescande document aan.
   • Het scangebied aanpassen: tik op Bijsnijden en draaien .
   • De kleuren aanpassen of een afbeelding in grijstinten maken: tik op Filter . 
   • Vlekken, vingers en meer wissen: tik op Schoonmaken .
   • Nog een pagina scannen: tik op toevoegen .
   • De foto opnieuw maken: tik op Opnieuw maken .
   • Een pagina verwijderen: tik op Verwijderen .
6. Tik op Klaar.
7. Maak een eigen bestandsnaam of selecteer een voorgestelde titel.
8. Als je het gescande document in een specifieke indeling wilt opslaan, selecteer je .pdf of .jpg.
   • Optioneel: tik op Locatie om de Drive-map te selecteren waarin je het document wilt opslaan.
9. Tik op Opslaan als je klaar bent om het document op te slaan.

Een snelkoppeling voor scannen toevoegen aan je startscherm

Ga als volgt te werk om een snelkoppeling voor het scannen van documenten te maken:

1. Open de widgets op je Android-telefoon of -tablet.
2. Zoek de widget 'Drive-scan'.
3. Tik op de widget en houd vast.
4. Sleep de widget naar het startscherm. Je wordt misschien gevraagd een account te selecteren.
5. Kies de map waarin je documenten wilt opslaan. Tik op Nieuwe map als je een map wilt maken.
6. Tik op Selecteren. Je ziet de mapnaam in de widget.

Ga voor meer informatie naar het Helpcentrum van Google Drive

 

Een pdf-versie van uw document of spreadsheet sturen

Pdf-bestanden zijn gemakkelijk te downloaden en te openen in bestaande programma's, maar als u ze wilt updaten, moet u vaak meerdere versies van hetzelfde bestand maken en delen. In plaats van bestanden telkens om te zetten naar pdf, kunt u een link sturen naar een pdf-versie van uw bestand in Documenten of Spreadsheets. Wanneer u het bronbestand bijwerkt, hoeft u niet telkens nieuwe bestanden te maken of de link te updaten die u al heeft gedeeld: uw team kan automatisch een pdf van de nieuwste versie openen.

Meer informatie

De pdf-link kopiëren, plakken en sturen

1. Selecteer het bestand in Drive.
2. Klik op Delen .
3. Klik op Link kopiëren en klik op Gereed.
4. Nadat u de link heeft geplakt, wijzigt u het einde van de URL voordat u deze verstuurt. Bijvoorbeeld:
   1. Voor:
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/edit?usp=sharing
   2. Na:
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/export?format=pdf
5. Verstuur de aangepaste pdf-link.
   Als u op de link klikt, kunt u (of kan iemand anders) een pdf-versie van het document downloaden.

 

Nieuwe medewerkers altijd en overal trainen

Heeft u medewerkers op verschillende locaties die regelmatig moeten worden bijgeschoold? Wilt u de kosten voor training op locatie en het afdrukken van lesmateriaal beperken? Gebruik Google Meet om over de hele wereld virtuele trainingen te geven en tijd en reiskosten te besparen. Gebruik vervolgens Sites om een webpagina te maken met alle informatie voor de introductie en training zodat medewerkers belangrijk referentiemateriaal snel op één plaats kunnen terugvinden. Of gebruik Google Vids om uitgebreide trainingsvideo's te maken.

Meer informatie

Presenteren tijdens een videovergadering

1. Neem deel aan een Meet-videovergadering.
2. Klik onderaan op Nu presenteren .
3. Selecteer Een tabblad, Een venster of Je volledige scherm.
   • Als je een Chrome-tabblad presenteert, wordt de audio van dat tabblad standaard gedeeld.
   • Zo presenteert u een ander tabblad:
     1. Selecteer het tabblad dat u wilt presenteren.
     2. Klik in de banner op In plaats daarvan dit tabblad delen.
   • Als je een Google-presentatie presenteert via een tabblad, kun je de presentatie bedienen via Meet.
4. Klik op Delen.
5. Optioneel: Als je de presentatie wilt losmaken en als tegel wilt tonen, klik je op Losmaken .
   Nu worden er meer deelnemers getoond terwijl je presenteert.

Tips:

• Als je camera aanstaat, is je video actief terwijl je presenteert.
• Voor betere presentaties en om het oneindige spiegeleffect te voorkomen, deel je een nieuw venster of een specifiek tabblad in plaats van het vergadervenster.
• Als je je audio wilt delen, moet je Een Chrome-tabblad delen of Dit tabblad delen selecteren.

Ga voor meer informatie naar het Helpcentrum voor Google Meet

Create a video with Vids

1. Open Google Vids op je computer.
2. Choose an option:
   • Help Me Create: Create a video with AI in Google Vids. 
   • Select a template: Build your video based on a template that you select. 
   • Start with a recording: Build your video with a video, audio, or screen recording. 
   • Upload media: Build your video by recording yourself (audio narration or a full video recording), your computer screen, or both. 

Get started with Google Vids

Wilt u geavanceerde Google Workspace-functies voor uw bedrijf?

Probeer Google Workspace vandaag nog.