Tips om papierloos te werken

 

1

Online formulieren maken in plaats van papieren enquêtes of vragenlijsten Maak en distribueer met Formulieren gemakkelijk binnen enkele minuten online formulieren voor reacties op uitnodigingen, hardwareverzoeken, vrijwilligersaanmeldingen en meer. Nadat u een formulier heeft verzonden, kunt u in realtime de reacties bijhouden. U kunt in Formulieren samenvattingen en grafieken gebruiken om uw resultaten te bekijken. Meer informatie Formulieren

2

Belangrijke planningen en deadlines bijhouden Houd taken bij door een online projectplanning te maken in Spreadsheets. Maak een lijst met taken en wijs ze toe aan teamleden. Iedereen kan de takenlijst in realtime updaten zonder alle e-mailupdates van anderen te moeten doorwerken. Gebruik vervolgens Agenda om een online teamagenda te maken waartoe iedereen toegang heeft en die teamleden kunnen openen en updaten wanneer planningen of deadlines worden gewijzigd. Wanneer u teamvergaderingen plant in Agenda, kunt u de projectplanning als bijlage toevoegen aan de afspraak en iedereen vragen deze voorafgaand aan de vergadering aan te vullen. Meer informatie Agenda Spreadsheets

3

Content online maken, bewaren en delen in plaats van deze af te drukken Bewaar en beheer afbeeldingen, video's, pdf's en andere bestanden met Drive. Drive wordt gesynchroniseerd met de cloud, zodat iedereen altijd over de meest recente content beschikt. Met de functies voor delen en het verlenen van rechten in Drive kunt u eenvoudig en veilig samenwerken met zowel interne teams als externe partners. U kunt rechtstreeks vanuit uw browservenster nieuwe documenten maken. In plaats van grote hoeveelheden hand-outs af te drukken voor uw volgende trainingssessie, kunt u de hand-out online schrijven en delen in Documenten. U kunt ook grafieken en presentaties online delen in Spreadsheets of Presentaties. Iedereen kan op zijn computer, tablet of telefoon de nieuwste versie bekijken en in realtime feedback toevoegen. Meer informatie Drive Gedeelde Drives

4

Een virtueel prikbord maken Wilt u aankondigingen, geplande evenementen of de nieuwste projectontwikkelingen met uw team delen? U hoeft deze informatie niet af te drukken en op een prikbord te hangen. Gebruik Groepen om een mailinglijst te maken die dienst doet als virtueel prikbord, zodat iedereen uw bericht rechtstreeks in zijn inbox ontvangt. Meer informatie Groepen

5

Online brainstormen en feedback geven Input op uw werk krijgen kan moeilijk zijn met grote teams en meerdere afgedrukte conceptversies. Zo wordt het lastig om bestanden goed te controleren en te delen. Maak uw bestanden in Documenten, Spreadsheets en Presentaties en deel ze vervolgens met teamleden en belanghebbenden om gerichte suggesties te ontvangen. Meer informatie Drive, Documenten, Spreadsheets en Presentaties

6

Bronnen delen met uw team via een interne website Het kan veel tijd kosten om bestanden goed bij te houden, vooral als u met internationale teams werkt. Bewaar al uw items op één plek met Google Sites. Nu kan iedereen binnen uw organisatie (ongeacht de werklocatie) gebruikmaken van de nieuwste bronnen. Meer informatie Sites

7

Conceptversies bij elkaar houden in één bestand en wanneer u wilt eerdere versies terugzetten Wanneer u aan video's, afbeeldingen, pdf's en andere bestanden werkt, wilt u wellicht meerdere conceptversies bewaren ter referentie. In Drive kunt u alle conceptversies opslaan in één bestand om overzicht te houden. U kunt altijd eerdere versies terugzetten wanneer dat nodig is. Als u nieuwe items maakt in Documenten, Spreadsheets of Presentaties, worden alle concepten automatisch opgeslagen in hetzelfde bestand. Gebruik de revisiegeschiedenis om de wijzigingen te bekijken en desgewenst eerdere versies terug te zetten. Meer informatie Drive

8

Fysieke documenten scannen terwijl u onderweg bent en ze online opslaan In plaats van papieren bonnetjes of documenten te bewaren, kunt u ze scannen via de Drive-app op uw mobiele telefoon. Zo kunt u in een handomdraai pdf's maken van uw transacties en deze overzichtelijk bijhouden. Meer informatie Drive

9

Een pdf-versie van een document of spreadsheet verzenden Pdf-bestanden zijn gemakkelijk te downloaden en te openen in bestaande programma's, maar als u ze wilt updaten, moet u vaak meerdere versies van hetzelfde bestand maken en delen. In plaats van bestanden telkens om te zetten naar pdf, kunt u een link verzenden naar een pdf-versie van uw bestand in Documenten of Spreadsheets. Wanneer u het bronbestand bijwerkt, hoeft u niet telkens nieuwe bestanden te maken of de link te updaten die u al heeft gedeeld: uw team kan automatisch een pdf van de nieuwste versie openen. Meer informatie Documenten, Spreadsheets

10

Altijd en overal nieuwe werknemers trainen Heeft u medewerkers op verschillende locaties die regelmatig moeten worden bijgeschoold? Wilt u de kosten voor training op locatie en het afdrukken van lesmateriaal beperken? Gebruik Google Meet om over de hele wereld virtuele trainingen te geven en tijd en reiskosten te besparen. Gebruik vervolgens Sites om een webpagina te maken met alle informatie over inwerken en training zodat medewerkers belangrijk referentiemateriaal snel op één plaats kunnen terugvinden. Meer informatie Google Meet Sites

               

Wilt u geavanceerde Google Workspace-functies voor uw bedrijf?

Probeer Google Workspace vandaag nog.