نصائح للاستغناء عن المستندات الورقية

 

1

إنشاء نماذج على الإنترنت بدلاً من الاستبيانات أو الاستطلاعات الورقية يمكنك إنشاء نماذج على الإنترنت وتوزيعها بسهولة للردود على الأحداث وتنفيذ طلبات الأجهزة والاشتراكات التطوعية وغير ذلك في دقائق معدودة باستخدام نماذج Google. بعد إرسال نموذج، يمكنك الحصول على الردود في الوقت الفعلي. يمكنك استخدام ملخصات ورسوم بيانية في "نماذج Google" لمعرفة النتائج. تعرَّف على كيفية إجراء ذلك نماذج Google

2

تتبّع الجداول الزمنية والمواعيد النهائية المهمة يمكنك تتبّع المهام من خلال إنشاء خطة مشروع على الإنترنت في جداول بيانات Google. يمكنك إدراج المهام في قائمة وتحديدها لأعضاء الفريق. يمكن لأي مستخدم تحديث قائمة المهام على الإنترنت في الوقت الفعلي مباشرةً بدون الحاجة إلى التحقق من تحديثات البريد الإلكتروني لجميع المستخدمين. ويمكنك بعد ذلك استخدام تقويم Google لإنشاء تقويم للفريق على الإنترنت يمكن لجميع المستخدمين الوصول إليه وتحديثه عند تغيير الجداول الزمنية والمواعيد النهائية. عند جدولة اجتماعات الفريق في "تقويم Google"، يمكنك إرفاق خطة المشروع إلى الحدث وطلب إجراء تحديثات من جميع المستخدمين قبل الاجتماع. تعرَّف على كيفية إجراء ذلك تقويم Google جداول بيانات Google

3

إنشاء محتوى وتخزينه ومشاركته على الإنترنت بدلاً من طباعته يمكنك تخزين صور وفيديوهات وملفات PDF وملفات أخرى وإدارتها باستخدام Drive. ويتزامن Drive بعد ذلك مع السحابة الإلكترونية حتى يتمكن جميع المستخدمين من الوصول دائمًا إلى أحدث محتوى تعرضه. تسهم ميزات المشاركة وعناصر التحكم في الوصول على Drive في إضفاء البساطة والأمان على العمل مع الفِرَق الداخلية والشركاء الخارجيين. يمكنك إنشاء مستندات جديدة مباشرة في نافذة المتصفح. بدلاً من طباعة العديد من المنشورات لجلسة التدريب التالية، يمكنك كتابة المنشور ومشاركته على الإنترنت في مستندات Google أو مشاركة الرسوم البيانية والعروض التقديمية على الإنترنت في جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google. يمكن لجميع المستخدمين الاطّلاع على أحدث نسخة على جهاز الكمبيوتر أو الجهاز اللوحي أو الهاتف كما يمكنهم إضافة تعليقات في الوقت الفعلي. تعرَّف على كيفية إجراء ذلك Google Drive مساحات التخزين السحابي المشترَكة

4

إنشاء لوحة نشرة افتراضية هل تريد مشاركة الإعلانات أو الأحداث القادمة أو آخر التطورات في المشروع مع فريقك؟ ليست هناك حاجة إلى طباعة هذه المعلومات ونشرها. يمكنك استخدام مجموعات Google لإنشاء قائمة بريدية تعمل كلوحة نشر افتراضية وتصل إلى صناديق بريد جميع المستخدمين في آنٍ واحد. تعرَّف على كيفية إجراء ذلك مجموعات Google

5

تبادل الأفكار وتقديم التعليقات على الإنترنت قد يكون الحصول على إدخالات بشأن عملك أمرًا صعبًا لدى الفِرَق الكبيرة والمسودات المطبوعة المتعددة للمراجعات والمشاركة. يمكنك إنشاء الملفات في مستندات Google وجداول بيانات Google والعروض التقديمية من Google على الإنترنت ومشاركتها بعد ذلك مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة للحصول على اقتراحات مستهدفة. تعرَّف على كيفية إجراء ذلك Drive و"مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google"

6

مشاركة الموارد مع فريقك على موقع إلكتروني داخلي يمكن أن يستغرق تتبّع الموارد وقتًا طويلاً، خاصة في حال كنت تدير فِرقًا في جميع أنحاء العالم. يمكنك الاحتفاظ بجميع مواد العرض في مكان واحد باستخدام مواقع Google. أصبح بإمكان جميع المستخدمين في مؤسستك الآن الاطّلاع على أحدث الموارد، بغض النظر عن موقعهم. تعرَّف على كيفية إجراء ذلك مواقع Google

7

الاحتفاظ بالمسودات معًا في ملف واحد والعودة إلى النُسخ السابقة في أي وقت أثناء العمل على الفيديوهات والصور وملفات PDF والملفات الأخرى، قد تحتفظ بمسودات متعددة كمراجع. في Drive، يمكنك تخزين جميع المسودات في ملف واحد للبقاء منظمًا ويمكنك العودة إلى النُسخ السابقة في أي وقت إذا لزم الأمر. في حال أنشأت عناصر جديدة في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، سيتم حفظ جميع المسودات تلقائيًا في الملف نفسه. ما عليك سوى استخدام سجل النُسخ السابقة للاطّلاع على التغييرات والتبديل إلى النُسخ السابقة. تعرَّف على كيفية إجراء ذلك Drive

8	مسح المستندات الفعلية ضوئيًا أثناء التنقل وتخزينها على الإنترنت بدلاً من الاحتفاظ بالإيصالات الورقية أو المستندات، يمكنك مسحها ضوئيًا باستخدام تطبيق Drive على هاتفك الجوَّال. تصبح الآن ملفات PDF الفورية لأي عمليات في متناول يدك. تعرَّف على كيفية إجراء ذلك Drive

9

إرسال نسخة PDF من المستند أو جدول البيانات يسهُل تنزيل ملفات PDF وفتحها في البرامج الحالية، ولكن تحديثها غالبًا ما يعني إنشاء نُسخ متعددة للملف نفسه ومشاركتها. وبدلاً من تحويل الملفات إلى ملفات PDF في كل مرة، يمكنك إرسال رابط لنسخة PDF من ملفك في مستندات Google أو جداول بيانات Google. عند تحديث ملف المصدر، ليس عليك إنشاء ملفات جديدة أو تحديث الرابط الذي شاركته من قبل وسيفتح فريقك تلقائيًا ملف PDF من أحدث نسخة. تعرَّف على كيفية إجراء ذلك "مستندات Google" و"جداول بيانات Google"

10

تدريب الموظفين الجدد في أي وقت ومن أي مكان هل لديك قوة عاملة موزّعة تحتاج إلى تدريب في وقت محدد؟ هل تريد خفض تكاليف التدريب في الموقع ومواد الطباعة؟ يمكنك استخدام Google Meet لعقد دورات تدريبية افتراضية في جميع أنحاء العالم وتوفير الوقت وتكاليف السفر. ويمكنك بعد ذلك استخدام مواقع Google لإنشاء صفحة ويب تتضمن جميع موارد الإعداد والتدريب بحيث يمكن للمستخدمين العثور بسهولة على مواد مرجعية مهمة في مكان واحد. تعرَّف على كيفية إجراء ذلك Google Meet مواقع Google

               

هل تريد الاستفادة من ميزات Google Workspace المتقدّمة في نشاطك التجاري؟

استخدِم Google Workspace الآن.