Korzystanie z Google Workspace, aby lepiej współpracować w środowiskach hybrydowych
Nasze sposoby pracy uległy zmianie.
Nie pracujemy już tylko z biura lub z domu. Zespoły różnej wielkości komunikują się, tworzą treści i współpracują w rozproszonych, hybrydowych środowiskach pracy za pomocą dowolnych urządzeń, w dowolnym czasie i z każdego miejsca.
Skorzystaj z opisanych poniżej materiałów, aby dzięki Google Workspace współpracować niezależnie od tego, gdzie jesteś i co robisz.
|
1. Niwelowanie różnic między spotkaniami bezpośrednimi a zdalnymi dzięki Meet
Jeśli osoby, z którymi współpracujesz, znajdują się w różnych biurach, miastach lub regionach, spotkania wideo w Google Meet pomagają skutecznie komunikować się na odległość.
Korzystanie z Meet do prowadzenia rozmów wideo twarzą w twarz
- Ogranicz zakłócenia dźwiękowe podczas spotkań – wyłącz swój dźwięk, gdy nie mówisz. Pamiętaj też, aby włączyć wyciszanie szumów. Dowiedz się, jak sterować dźwiękiem podczas spotkań.
- Używaj napisów podczas spotkań – jeśli nie słyszysz spotkania, włącz napisy. Tekst u dołu ekranu pokazuje, co mówią uczestnicy, dzięki czemu spotkania są łatwiej dostępne dla wszystkich osób. Dowiedz się, jak korzystać z napisów.
- Podawaj swoją lokalizację w odpowiedzi na zaproszenie na spotkanie – poinformuj uczestników, czy weźmiesz udział w spotkaniu z biura czy dołączysz do niego wirtualnie. Wiedza o tym, skąd dołączają użytkownicy, ułatwia osobom prowadzącym spotkania uwzględnienie potrzeb wszystkich uczestników. Dowiedz się, jak dodawać swoją lokalizację podczas odpowiadania na zaproszenia.
- Usprawnij współpracę podczas spotkań za pomocą trybu towarzyszącego – jeśli wszyscy uczestniczą w spotkaniu zdalnie lub są w tej samej sali konferencyjnej, mają taki sam dostęp do aktywności. Jeśli jednak część uczestników spotkania bierze w nim udział zdalnie, a część korzysta z sal konferencyjnych (spotkania hybrydowe), uprawnienia osób w salach konferencyjnych będą mniejsze. Nie mogą one prowadzić czatów 1:1, oddawać głosów na pytania ani odpowiadać na ankiety przy pomocy sprzętu do prowadzenia wideokonferencji. Kiedy jesteś w sali konferencyjnej i chcesz brać udział w tych samych aktywnościach, co uczestnicy zdalni, lub udostępniać swój osobisty kafelek wideo, do obsługi dźwięku i obrazu używaj sprzętu do prowadzenia wideokonferencji lub skorzystaj z trybu towarzyszącego na laptopie. Dowiedz się, jak tryb towarzyszący poprawia jakość współpracy.
Dzielenie się pomysłami i informacjami w czasie rzeczywistym podczas spotkań wideo
- Używaj Jamboarda do współpracy w grupie – Jamboard to wirtualna tablica, na której możesz wraz z innymi osobami biorącymi udział w spotkaniu zapisywać na bieżąco najważniejsze spostrzeżenia. Dowiedz się, jak korzystać z Jamboarda na spotkaniach.
- Korzystaj z podnoszenia ręki – zachęć uczestników do podnoszenia ręki, aby łatwiej prowadzić spotkania. Podniesienie ręki to dla innych sygnał, że chcesz zabrać głos, zwłaszcza jeśli zdalnie uczestniczysz w spotkaniu. Pomaga to też uniknąć przerywania prezentacji. Dowiedz się, jak podnosić rękę podczas spotkań.
- Korzystaj z pokoi podgrup i ankiet – podziel większą grupę na podgrupy (pokoje podgrup) na potrzeby pracy nad projektem. Możesz też przeprowadzać ankiety, aby dowiedzieć się, co członkowie zespołu myślą o danej kwestii. Dowiedz się, jak korzystać z pokoi podgrup i przeprowadzać ankiety.
Więcej materiałów
2. Współpraca nad projektami za pomocą Google Chat
W Google Chat możesz utworzyć przestrzeń online, w którym zespół projektowy będzie mógł współpracować w każdej chwili i z dowolnego miejsca. Możesz nawet przekształcać czaty grupowe w pokoje projektów.
Możliwości Google Chat:
- Udostępnianie informacji – w pokojach czatu możesz prowadzić wiele rozmów na dany temat. Możesz też rozpoczynać spotkania wideo w Google Meet i planować wydarzenia dla zespołu bezpośrednio z pokoju czatu. Dowiedz się, jak tworzyć czaty i pokoje.
- Zarządzanie plikami projektów – zespoły często wspólnie pracują nad planami, arkuszami kalkulacyjnymi, prezentacjami i innymi plikami. Aby ułatwić znalezienie plików projektu, dodaj je do pokoju czatu. Możesz też otwierać, edytować i tworzyć dokumenty, arkusze kalkulacyjne i prezentacje bezpośrednio w pokoju. Dowiedz się, jak dodawać pliki do pokoju.
- Zarządzanie członkami zespołu i ich wdrażanie – w razie potrzeby możesz dodawać uczestników do pokoi czatu lub ich z nich usuwać. Nowi uczestnicy mogą wyświetlać wcześniejsze rozmowy i powiązane z nimi pliki, aby być na bieżąco, więc nie muszą wyszukiwać najważniejszych informacji w osobnych e-mailach. Dowiedz się, jak dodawać osoby do pokoju i je usuwać.
- Przypisywanie zadań i śledzenie postępów w realizacji celów – możesz tworzyć zadania grupowe i nimi zarządzać w pokoju czatu. Gdy ktoś utworzy, przypisze lub ukończy zadanie, w pokoju pojawi się powiadomienie. Dowiedz się, jak tworzyć i przypisywać zadania w pokojach.
Więcej zasobów
3. Zarządzanie harmonogramem w Kalendarzu
W hybrydowym środowisku pracy użytkownicy często mają elastyczne harmonogramy, które uwzględniają zarówno czas prywatny, jak i obowiązki zawodowe. Na przykład Ty lub Twoi współpracownicy możecie pracować w „sprintach”, czyli blokach trwających 2–4 godziny, a nie w ramach tradycyjnego 8-godzinnego dnia pracy. Ustalenie oczekiwań dotyczących dostępności i harmonogramów pracy jest kluczem do sukcesu w środowiskach hybrydowych.
Możliwości Kalendarza:
- Powiadamianie współpracowników o dostępności – pokazuj swoje godziny pracy w kalendarzu. Możesz określić różne godziny w poszczególnych dniach tygodnia. Możesz też podzielić dni na kilka okresów, aby pracować w sprintach. Dowiedz się, jak pokazywać swoje godziny pracy w kalendarzu.
- Sprawdzanie dostępności innych użytkowników – jeśli współpracownicy pokazują w swoich kalendarzach godziny pracy i lokalizację, możesz sprawdzać ich dostępność podczas planowania wydarzeń. Dowiedz się, jak sprawdzać dostępność innych osób.
- Informowanie współpracowników, gdzie mogą Cię znaleźć – w kalendarzu możesz ustawić swoje miejsce pracy. Podaj dni tygodnia, w które planujesz pracować z biura, z domu lub z innego miejsca. Dowiedz się, jak ustawiać lokalizację miejsca pracy.
Więcej materiałów
4. Dbanie o cyfrową równowagę dzięki Meet, Kalendarzowi i Gmailowi
Zmęczenie ciągłymi spotkaniami i przeciążenie e-mailami to częste problemy w miejscu pracy. Google Workspace udostępnia narzędzia, które pomogą Ci uniknąć tych pułapek i rozwijać współpracę.
Unikanie zmęczenia spotkaniami
- Wypróbuj szybkie spotkania – w ustawieniach wydarzeń ustaw domyślny czas trwania spotkania na 25 minut zamiast 30 minut. Możesz też planować spotkania na 5–10 minut przed równą godziną lub po niej. Kończenie spotkań kilka minut wcześniej daje uczestnikom czas na krótki odpoczynek przed kolejnymi spotkaniami. Dowiedz się, jak dostosowywać ustawienia wydarzeń.
- Ustaw swoją lokalizację podczas odpowiadania na zaproszenia na spotkania – gdy akceptujesz zaproszenie na spotkanie, wybierz swoją lokalizację, aby organizatorzy wiedzieli, czy dołączasz do spotkania z sali konferencyjnej czy wirtualnie. Dowiedz się, jak ustawiać lokalizację.
- Ukryj widok siebie – podczas spotkań wideo możesz ukrywać widok siebie lub zmieniać go na inny widok, aby skupić się na prowadzących i prezentacjach. Dowiedz się, jak zarządzać widokiem siebie.
Ograniczanie liczby e-maili
- Automatycznie oznaczaj e-maile etykietami i sortuj je w Gmailu – dodawanie etykiet i sortowanie pozwala od razu skupić się na wiadomościach wymagających Twojej uwagi, takich jak e-maile od przełożonego czy opinie klientów. Dowiedz się, jak dodawać etykiety i sortować wiadomości.
- Włącz w Gmailu ponaglenia dotyczące wiadomości, które mogły umknąć Twojej uwadze – gdy włączysz ponaglenia, Gmail będzie przywracać e-maile do skrzynki odbiorczej, jeśli Ty lub odbiorca nie odpowiecie na nie w ciągu kilku dni. Dowiedz się, jak korzystać z ponagleń.
Zarządzanie czasem
- W Kalendarzu są dostępne statystyki dotyczące spędzania czasu, które pozwalają określić, ile czasu spędzasz na spotkaniach. Dane mogą obejmować ostatnie dni, tygodnie lub miesiące. Statystyki zawierają też informacje o tym, z kim się spotykasz. Te dane są widoczne tylko dla Ciebie i osób, które pomagają Ci w zarządzaniu kalendarzem – przełożony nie widzi tych informacji. Dowiedz się, jak sprawdzać statystyki dotyczące spędzania czasu w Kalendarzu.
Więcej materiałów
5. Sprawdzone metody i inne materiały
- 10 wskazówek dotyczących pracy z zespołami zdalnymi w Google Workspace
- Odnajdywanie się w pracy hybrydowej: podręcznik Google Workspace
- Praca przyszłości
- Jak pracować z domu przy użyciu Google Workspace
Korzystanie z Meet
- Zwiększanie równości współpracy podczas spotkań hybrydowych w trybie towarzyszącym
- Ściągawka dotycząca trybu towarzyszącego Meet
- Rozwiązywanie problemów z nagraniami spotkań
- Odfiltrowywanie zakłóceń dźwiękowych ze spotkań wideo
- Rozwiązywanie problemów z nagraniami spotkań
Korzystanie z Kalendarza
- Dołączanie do spotkań wideo w Meet i rozpoczynanie ich z poziomu Dokumentów, Arkuszy lub Prezentacji
- Ustawianie godzin pracy i lokalizacji
- Wyświetlanie sposobu spędzania czasu na spotkaniach
- Odpowiadanie na zaproszenia do udziału w wydarzeniach
Chcesz skorzystać z zaawansowanych funkcji Google Workspace w swojej firmie?
Wypróbuj Google Workspace już dziś.
Google, Google Workspace oraz powiązane znaki i logotypy są znakami towarowymi firmy Google LLC. Wszystkie inne nazwy firm i produktów są znakami towarowymi odpowiednich podmiotów.