Menggunakan Google Workspace untuk berkembang di lingkungan kerja hybrid
Cara kerja kita kini telah berubah.
Kita tidak hanya bekerja di gedung kantor atau dari rumah lagi. Tim berukuran besar maupun kecil saling terhubung, berkreasi, dan berkolaborasi di lingkungan kerja hybrid yang tersebar: di perangkat apa pun, kapan pun, dari lokasi mana pun.
Gunakan referensi ini untuk berkembang menggunakan Google Workspace, di mana pun Anda berada dan bagaimana pun cara kerja Anda, menggunakan Google Workspace.
|
1. Bangun penghubung antara rapat tatap muka & jarak jauh menggunakan Meet
Saat orang-orang yang bekerja dengan Anda berada di kantor, kota, atau wilayah lain, rapat video Google Meet membantu menjembatani perbedaan lokasi tersebut.
Gunakan Meet untuk panggilan video sambil bertatap muka
- Minimalkan gangguan audio dalam rapat—Membisukan audio dalam rapat saat Anda tidak berbicara. Selain itu, pastikan peredam bising diaktifkan. Pelajari cara mengontrol audio dalam rapat.
- Gunakan teks dalam rapat—Jika Anda tidak dapat mendengar rapat, aktifkan teks. Teks menunjukkan apa yang dikatakan dalam rapat sebagai teks di bagian bawah layar, sehingga rapat lebih mudah diikuti dan inklusif. Pelajari cara menggunakan teks.
- Tambahkan lokasi saat merespons undangan rapat—Beri tahu peserta jika Anda akan menghadiri rapat dari ruang rapat di kantor atau bergabung secara virtual. Dengan mengetahui lokasi peserta yang bergabung, presenter akan lebih mudah menambahkan semua peserta ke rapat. Pelajari cara menambahkan lokasi saat Anda menanggapi undangan.
- Tingkatkan kolaborasi dalam rapat menggunakan Mode pendamping—Jika semua orang bekerja dari jarak jauh, atau jika semua orang berada di ruang rapat yang sama, Anda semua akan memiliki akses yang sama ke aktivitas. Namun, jika peserta Anda terdiri dari mereka yang bergabung dari jarak jauh dan berada di ruang rapat (rapat hybrid), peserta yang berada di ruang rapat akan kehilangan beberapa kemampuan: Mereka tidak dapat melakukan chat secara individual, memberikan suara positif pada pertanyaan, atau menjawab polling menggunakan hardware ruang rapat. Saat berada di ruang rapat, gunakan hardware ruang rapat untuk mendapatkan audio dan video, lalu hubungkan menggunakan mode Pendamping di laptop untuk berpartisipasi dalam aktivitas dengan tamu jarak jauh atau berbagi kotak video pribadi Anda. Pelajari cara Mode pendamping meningkatkan kolaborasi.
Berbagi ide dan masukan secara real-time dalam rapat video
- Gunakan Jamboard untuk kolaborasi grup—Jamboard adalah papan tulis virtual tempat Anda dapat berdiskusi secara langsung dengan orang lain. Pelajari cara menggunakan Jamboard dalam rapat.
- Gunakan angkat tangan—Dorong peserta untuk menggunakan fitur angkat tangan agar rapat Anda berjalan sesuai rencana. Terutama jika Anda bekerja dari jarak jauh, mengangkat tangan memberi isyarat kepada orang lain bahwa Anda ingin berbicara. Fitur angkat tangan juga membantu Anda agar tidak mengganggu presentasi yang sedang berlangsung. Pelajari cara mengangkat tangan dalam rapat.
- Gunakan ruang kerja kelompok—Bagi grup besar ke dalam subgrup (ruang kerja kelompok) untuk project kelompok, atau lakukan polling untuk mengetahui pendapat tim Anda terhadap suatu masalah. Pelajari cara menggunakan ruang kerja kelompok atau melakukan polling.
Referensi lainnya
2. Berkolaborasi di project menggunakan Chat
Di Google Chat, Anda dapat membuat ruang online bagi tim project Anda untuk bekerja sama—kapan saja, dari mana saja. Anda bahkan dapat mengubah chat grup menjadi ruang project.
Gunakan Chat untuk:
- Berbagi informasi—Lakukan beberapa percakapan secara bersamaan tentang suatu topik di ruang Chat. Anda juga dapat memulai rapat video Google Meet dan menjadwalkan acara tim, langsung dari ruang Chat. Pelajari cara membuat pesan langsung dan ruang.
- Mengelola file project—Tim sering kali perlu berkolaborasi pada rencana, spreadsheet, presentasi, dan file lainnya. Tambahkan file project ke ruang Chat Anda agar lebih mudah menemukannya. Anda juga dapat membuka, mengedit, dan membuat dokumen, spreadsheet, serta slide langsung di ruang Anda. Pelajari cara menambahkan file ke ruang.
- Mengelola dan menjalankan orientasi anggota tim—Tambahkan atau hapus orang dari ruang Chat Anda sesuai kebutuhan. Anggota baru dapat melihat percakapan sebelumnya dan file yang relevan untuk membantu proses orientasi mereka—tanpa perlu menelusuri informasi penting dalam pesan email terpisah. Pelajari cara menambahkan atau menghapus orang di ruang.
- Menetapkan tugas dan memantau kemajuan terhadap sasaran yang ingin dicapai—Buat dan kelola tugas grup di ruang Chat Anda. Saat seseorang membuat, menetapkan, atau menyelesaikan tugas, notifikasi akan muncul di ruang. Pelajari cara membuat dan menetapkan tugas di ruang.
Referensi lainnya
3. Kelola jadwal menggunakan Kalender
Dalam lingkungan kerja hybrid, orang biasanya memiliki jadwal fleksibel yang mengakomodasi urusan pribadi dan pekerjaan. Misalnya, Anda atau rekan kerja mungkin bekerja dalam beberapa “sprint”: yaitu rentang waktu kerja selama 2-4 jam, bukan 8 jam kerja seperti biasanya. Menetapkan estimasi ketersediaan dan jadwal kerja adalah kunci keberhasilan dalam lingkungan hybrid.
Gunakan Kalender untuk:
- Memberi tahu rekan kerja ketersediaan Anda—Tampilkan jam kerja Anda di kalender Anda. Anda dapat menentukan jam yang berbeda untuk setiap hari dalam seminggu. Anda juga dapat membagi hari menjadi beberapa periode kerja untuk mengakomodasi model kerja sprint. Pelajari cara menampilkan jam kerja di kalender Anda.
- Memeriksa ketersediaan orang lain—Jika rekan kerja menampilkan jam kerja dan lokasi di kalender mereka, Anda dapat memeriksa ketersediaan mereka saat menjadwalkan acara. Pelajari cara memeriksa ketersediaan orang lain.
- Memberi tahu rekan kerja lokasi kerja Anda saat itu—Anda dapat menetapkan lokasi kerja Anda di kalender. Tampilkan hari apa saja dalam seminggu Anda berencana untuk bekerja di kantor, bekerja dari rumah, atau bekerja dari tempat lain. Pelajari cara menetapkan lokasi kerja Anda.
Referensi lainnya
4. Jaga kesehatan Anda menggunakan Meet, Kalender & Gmail
Kelelahan akibat rapat beruntun dan beban email yang berlebihan adalah keluhan umum terkait tempat kerja. Google Workspace menyediakan alat untuk membantu Anda menghindari kesalahan ini dan berkembang.
Hindari kelelahan akibat rapat
- Coba rapat cepat—Di setelan acara, setel durasi rapat default selama 25 menit, bukan 30 menit. Atau, jadwalkan rapat agar berakhir 5–10 menit sebelum awal atau pertengahan jam. Mengakhiri rapat beberapa menit lebih awal akan memberi waktu untuk beristirahat sejenak saat mereka mengadakan rapat beruntun. Pelajari cara menyesuaikan setelan acara Anda.
- Tetapkan lokasi saat Anda merespons undangan rapat—Saat menerima undangan rapat, pilih lokasi Anda untuk memberi tahu penyelenggara rapat jika Anda bergabung dari ruang rapat kantor atau secara virtual. Pelajari cara menetapkan lokasi Anda.
- Sembunyikan tampilan diri—Dalam rapat video, ubah atau sembunyikan tampilan diri agar Anda dapat berfokus pada presenter dan presentasi. Pelajari cara mengelola tampilan diri.
Kurangi email yang berlebih
- Berikan label dan urutkan pesan secara otomatis di Gmail—Pelabelan dan pengurutan membantu Anda berfokus pada pesan yang memerlukan perhatian Anda, seperti pesan dari manajer atau masukan dari pelanggan. Pelajari cara memberi label dan mengurutkan pesan.
- Biarkan Gmail mengingatkan Anda untuk menindaklanjuti pesan yang mungkin terlewatkan—Jika Anda mengaktifkan saran tindak lanjut, Gmail akan mengembalikan pesan ke kotak masuk jika Anda, atau penerima, belum membalas setelah beberapa hari. Pelajari cara menggunakan saran tindak lanjut.
Mengelola waktu Anda
- Analisis Waktu di Kalender membantu Anda memahami jumlah waktu yang dihabiskan dalam rapat selama beberapa hari, minggu, atau bulan terakhir. Tabel ini juga memberikan ringkasan dengan siapa Anda melakukan rapat. Analisis Waktu hanya dapat dilihat oleh Anda dan orang yang membantu Anda mengelola kalender, bukan manajer Anda. Pelajari cara mendapatkan Analisis Waktu di Kalender.
Referensi lainnya
5. Praktik terbaik & referensi lainnya
- 10 tips untuk bekerja bersama tim dari jarak jauh
- Merencanakan sistem kerja hybrid: Panduan Google Workspace
- Masa depan dunia kerja
- Cara bekerja dari rumah dengan Google Workspace
Menggunakan Meet
- Meningkatkan kesetaraan kolaborasi dalam rapat hybrid
- Tips praktis mode Pendamping Meet
- Memperbaiki masalah perekaman
- Memfilter derau dari rapat video
- Memecahkan masalah terkait rekaman rapat
Menggunakan Kalender
- Memulai atau bergabung ke rapat video Meet dari Dokumen, Spreadsheet, atau Slide
- Menetapkan jam kerja & lokasi
- Melihat penggunaan waktu Anda dalam rapat
- Menanggapi undangan acara
Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.