Karma çalışma ortamlarında başarılı olmak için Google Workspace'i kullanma
Çalışma biçimimiz değişti.
Artık yalnızca ofis binalarında veya evden çalışmıyoruz. Her boyutta ekip, dağılmış, karma çalışma ortamlarında (diledikleri cihazdan, diledikleri zaman, diledikleri yerden) bağlantı kuruyor, yaratıyor ve ortak çalışmalar yapıyor.
Nerede olursanız olun ve nerede çalışırsanız çalışın Google Workspace'i kullanarak bu kaynakları kullanarak başarıya ulaşabilirsiniz.
|
1. Meet'i kullanarak yüz yüze görüşmelerde ve diğer platformlarda iletişim kopukluklarını giderin
Birlikte çalıştığınız kişiler fiziksel olarak farklı ofislerde, şehirlerde veya bölgelerde ise Google Meet görüntülü toplantıları aranızdaki mesafeyi kapatmaya yardımcı olur.
Yüz yüze görüntülü görüşmeler için Meet'i kullanma
- Toplantılarda ses kaynaklı dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirin: Konuşmadığınız zamanlarda sesi kapatın. Ayrıca, gürültü giderme özelliğinin de açık olduğundan emin olun. Toplantılarda sesinizi kontrol etme hakkında bilgi edinin.
- Toplantılarda altyazı kullanma: Toplantıyı duyamıyorsanız altyazıları etkinleştirin. Altyazılar, toplantıda söylenenleri ekranın alt bölümünde metin olarak göstererek toplantıları daha erişilebilir ve kapsayıcı hale getirir. Altyazıları kullanma hakkında bilgi edinin.
- Toplantı davetine yanıt verirken yerinizi ekleme: Toplantıya bir toplantı odasından mı yoksa sanal olarak mı katılacağınızı katılımcıların bilmesini sağlayın. Kullanıcıların toplantıya nereden katıldığını bilmek, sunucuların tüm katılımcıları toplantıya dahil etmesine yardımcı olur. Davetiyelere yanıt verdiğinizde yerinizi nasıl ekleyeceğiniz hakkında bilgi edinin.
- Tamamlayıcı modu kullanarak toplantılarda ortak çalışmayı iyileştirme: Herkes uzaktan çalışıyorsa veya herkes aynı toplantı odasındaysa hepiniz etkinliklere eşit erişim hakkına sahip olursunuz. Ancak, katılımcılarınız uzaktan bağlananlar ve toplantı odasındakilerden oluşuyorsa (karma toplantılar) toplantı odalarındaki kişiler dezavantajlı olur: Toplantı odası donanımı kullanarak kişilerle ayrı ayrı sohbet edemez, soruları ya da anketleri yanıtlayamazlar. Bir toplantı odasındayken, ses ve görüntü için toplantı odası donanımını kullanın ve uzaktan bağlanan katılımcılarla gerçekleştirilen etkinliklere katılmak veya kişisel video karonuzu paylaşmak için dizüstü bilgisayarınızda Tamamlayıcı Mod'u kullanarak bağlanın. Tamamlayıcı Mod'un ortak çalışmayı nasıl iyileştirdiğini öğrenin.
Görüntülü toplantılarda gerçek zamanlı fikirler ve geri bildirimler paylaşma
- Grup ortak çalışması için Jamboard'u kullanın: Jamboard, diğer kullanıcılarla canlı olarak beyin fırtınası yapabileceğiniz sanal bir beyaz tahtadır. Toplantılarda Jamboard kullanma hakkında bilgi edinin.
- Söz isteme özelliğini kullanın: Toplantınızda düzeni sağlamak için katılımcıları söz isteme özelliğini kullanmaya teşvik edin. Özellikle uzaktan bağlanıyorsanız söz isteme özelliğini kullandığınızda konuşmak istediğinizi belirtmiş olursunuz. Söz isteme özelliği, bir sununun bölünmesini önlemeye de yardımcı olur. Toplantılarda söz isteme hakkında bilgi edinin.
- Grup oturumu odalarını ve anketleri kullanın: Büyük bir grubu proje çalışması için alt gruplara (grup oturumu odaları) bölün ya da ekibinizin bir sorunla ilgili görüşlerini öğrenmek için anketler yapın. Grup oturumu odalarını kullanma veya anket yapma hakkında bilgi edinin.
Diğer kaynaklar
2. Chat kullanarak projelerde ortak çalışmalar yapın
Google Chat'te, proje ekibinizin herhangi bir zamanda, herhangi bir yerden birlikte çalışması için online bir alan oluşturabilirsiniz. Hatta bir grup sohbetini proje alanına dönüştürebilirsiniz.
Chat'i kullanarak:
- Bilgi paylaşın: Chat alanında bir konu hakkında devam eden birden çok görüşme yapabilirsiniz. Dilerseniz doğrudan Chat alanınızdan Google Meet görüntülü toplantıları başlatabilir ve ekip etkinlikleri planlayabilirsiniz. Doğrudan mesaj ve alan oluşturma hakkında bilgi edinin.
- Proje dosyalarını yönetin:Ekiplerin sıklıkla planlar, e-tablolar, sunular ve diğer dosyalar üzerinde ortaklaşa çalışması gerekir. Proje dosyalarını Chat alanınıza ekleyerek dosyaları bulmayı kolaylaştırın. Ayrıca, doğrudan alanınızda doküman, e-tablo ve slayt açabilir, düzenleyebilir ve oluşturabilirsiniz. Alana dosya ekleme hakkında bilgi edinin.
- Ekip üyelerini yönetin ve ilk katılımlarını gerçekleştirin: Chat alanınıza gerektiği gibi kişi ekleyin veya alandan kişi çıkarın. Yeni üyeler, arayı hızla kapatmak için geçmiş görüşmeleri ve alakalı dosyaları görüntüleyebilir. Ayrı e-posta iletilerinde kritik bilgileri aramaya gerek yoktur. Alana kişi ekleme veya alandan kişi çıkarma hakkında bilgi edinin.
- Görevler atayın ve hedeflere ulaşma yolunda gelişimi izleyin: Chat alanınızda grup görevleri oluşturup yönetin. Bir kullanıcı görev oluşturduğunda, atadığında veya tamamladığında alanda bir bildirim görünür. Alanlarda görev oluşturmayı ve atamayı öğrenin.
Diğer kaynaklar
3. Takvim'i kullanarak programınızı yönetin
Karma çalışma ortamlarında kişilerin genellikle kişisel ve profesyonel sorumluluklarını yerine getirmek için esnek programları olur. Örneğin, siz veya iş arkadaşlarınız geleneksel 8 saatlik iş günü yerine 2-4 saatlik bloklar halinde (sprint) çalışıyor olabilirsiniz. Müsaitlik durumu ve çalışma programları ile ilgili beklentileri belirlemek, karma ortamlarda başarının anahtarıdır.
Takvim'i kullanarak:
- İş arkadaşlarınızın ne zaman müsait olduğunuzu bilmelerini sağlayın: Çalışma saatlerinizi takviminizde gösterin. Haftanın her günü için farklı çalışma saatleri belirtebilirsiniz. Ayrıca, "sprint" çalışma koşulları için günleri birden çok çalışma dönemine bölebilirsiniz. Çalışma saatlerinizi takviminizde gösterme hakkında bilgi edinin.
- Başka birisinin müsaitlik durumunu kontrol edin: İş arkadaşlarınız takvimlerinde çalışma saatlerini ve yerlerini gösteriyorsa etkinlik planlarken müsaitlik durumlarını kontrol edebilirsiniz. Başka birisinin müsaitlik durumunu kontrol etme hakkında bilgi edinin.
- İş arkadaşlarınızın sizi nerede bulabileceklerini bilmelerini sağlayın: Çalışma yerinizi takviminizde belirtebilirsiniz. Ofiste, evden veya başka bir yerden çalışmayı planladığınız haftanın günlerini gösterin. Çalışma yerinizi nasıl belirteceğinizi öğrenin.
Diğer kaynaklar
4. Meet, Takvim ve Gmail'i kullanarak sağlığınızı destekleyin
Arka arkaya toplantılardan kaynaklanan yorgunluk ve aşırı e-posta yükü, iş yerinde yaygın olarak bahsedilen şikayetlerdendir. Google Workspace, bu sorunlardan kaçınmanızı ve başarıya ulaşmanızı sağlayacak araçlar sunar.
Toplantıların yol açtığı yorgunluktan kaçınma
- Kısa toplantılar yapmayı deneyin: Etkinlik ayarlarınızda, varsayılan toplantı süresini 30 dakika yerine 25 dakika olarak belirleyin. Dilerseniz toplantıları saat başından veya sonundan 5-10 dakika önce sona erecek şekilde de planlayabilirsiniz. Toplantıları birkaç dakika erken sonlandırmak, arka arkaya toplantı yapan kullanıcıların dinlenmesi için zaman tanır. Etkinlik ayarlarınızı özelleştirme hakkında bilgi edinin.
- Toplantı davetlerine yanıt verirken yerinizi belirtin: Toplantı davetlerini kabul ederken, toplantıyı düzenleyen kişilerin bir ofisin toplantı odasından mı yoksa sanal olarak mı katıldığınızı bilmelerini sağlamak için yeri seçin. Yerinizi belirtme hakkında bilgi edinin.
- Öz görünümünüzü gizleyin: Görüntülü toplantılarda, sunuculara ve sunulara odaklanabilmek için öz görünümünüzü değiştirin veya gizleyin. Öz görünümünüzü yönetme hakkında bilgi edinin.
Aşırı e-posta yükünü azaltma
- Gmail'de iletileri otomatik olarak etiketleyin ve sıralayın: Etiketleme ve sıralama, hemen ilgilenmeniz gereken iletilere (ör. yöneticinizden gelen iletiler veya müşterilerden gelen geri bildirimler) odaklanmanıza yardımcı olur. İletileri etiketleme ve sıralama hakkında bilgi edinin.
- Gmail'in, kaçırmış olabileceğiniz iletileri takip etmenizi sağlamak için otomatik hatırlatma yapmasına izin verin: Otomatik hatırlatma özelliğini etkinleştirdiğinizde Gmail, sizin veya bir alıcının birkaç gün içinde yanıt vermediği iletileri gelen kutunuza geri getirir. Otomatik hatırlatmalarla çalışmayı öğrenin.
Zamanınızı yönetme
- Takvim'deki Zaman Analizleri, son günlerde, haftalarda veya aylarda toplantılarda ne kadar zaman geçirdiğinizi anlamanıza yardımcı olur. Ayrıca, kimlerle görüştüğünüzü de özetler. Zaman Analizlerini yöneticiniz değil yalnızca siz ve takviminizi yönetmenize yardımcı olan kişiler görebilir. Takvim'de Zaman Analizlerini görme hakkında bilgi edinin.
Diğer kaynaklar
5. En iyi uygulamalar ve diğer kaynaklar
- Uzak ekiplerle çalışmak için 10 ipucu
- Karma çalışma ortamına geçme: Google Workspace el kitabı
- Geleceğin çalışma dünyası
- Google Workspace ile evden çalışma
Meet'i kullanma
- Karma toplantılarda ortak çalışma eşitliğini artırma
- Meet'teki Tamamlayıcı Mod ile ilgili yardımcı kısa bilgiler
- Kayıt sorunlarını düzeltme
- Görüntülü toplantılarınızda gürültü filtreleme
- Toplantı kaydıyla ilgili sorunları giderme
Takvim kullanma
- Dokümanlar, E-Tablolar veya Slaytlar'dan Meet görüntülü toplantısına katılma veya toplantı başlatma
- Çalışma saatlerinizi ve yerinizi belirtme
- Toplantılarda nasıl zaman geçirdiğinizi görüntüleme
- Etkinlik davetiyelerini yanıtlama
İşletmenizde ileri seviye Google Workspace özelliklerine ihtiyacınız var mı?
Google Workspace'i hemen deneyin.
Google, Google Workspace ve ilgili markalarla logolar Google LLC'nin ticari markalarıdır. Diğer tüm şirket ve ürün adları, ilişkili oldukları şirketlerin ticari markalarıdır.