Google Workspace 實務應用：進行視訊會議的 15 大秘訣

想在公司或學校充分運用 Google 應用程式嗎？歡迎申請免費試用 Google Workspace

全部展開全部展開  |  全部收合

1	檢查設備和設定 請確定 Meet 使用了正確的攝影機、麥克風和喇叭。您可以檢查音訊和視訊設定及選項。 音訊：建議使用耳罩式耳機或耳塞式耳機，以享有更佳的音訊體驗。如果您出門在外，或是網路連線不穩定，也可以透過手機發言及聽取內容。建議您在發起會議前快速進行音效檢查，同時瞭解如何將自己和其他使用者設為靜音。此外，您還可以在會議期間改用其他音訊裝置。 視訊：請坐在光線充足的位置，最好面向光源而非逆光，避免產生陰影。 操作說明 接聽 Meet 來電 您必須擁有美國或加拿大的電話號碼，才能使用這項功能 選擇下列其中一個方法： 如果你已加入會議，請依序按一下「更多」圖示 [使用電話收發音訊]。 如果你已在休息室中，請按一下右側的 [加入會議並使用電話收發音訊]。  提示：如果你所屬的網域和會議擁有者不同，可能要獲得其中一位與會者的核准才能加入。 輸入你的電話號碼。 提示：如要儲存電話號碼，方便你日後在會議中使用，請勾選 [將電話號碼儲存到這部裝置] 方塊。 按一下 [打電話給我]。 收到系統提示後，按下電話上的 1。 透過電話撥入會議 管理員必須開啟這項功能，您才能使用電話撥入會議。請參閱支援撥入會議功能的國家/地區。 如果您所屬的網域和會議擁有者不同，而且並未獲邀參加 Google 日曆活動，您必須先要求加入視訊會議，接著可能要獲得其中一位與會者的核准才能加入。 選擇下列其中一個方法： 如果你已加入會議，請依序按一下「更多」圖示 [使用電話收發音訊]。 如果你已在休息室中，依序按一下右側的 [加入會議並使用電話收發音訊] [撥入]。 提示：如果你所屬的網域和會議擁有者不同，可能要獲得其中一位與會者的核准才能加入。 撥打畫面上顯示的號碼。撥通後，依序輸入 PIN 碼和 # 鍵。 收到系統提示後，按下電話上的 1。
2	快速安排或發起會議 您可以使用 Gmail、Meet、Google 日曆或瀏覽器視窗，快速發起或安排視訊會議。 操作說明 透過 Meet 發起視訊會議 前往 Google Meet。 按一下 [新建會議]。 選擇下列任一做法： 建立日後的會議： 如要提供日後會議的詳細資料，請複製會議連結並分享給參與者。 如要直接透過此連結發起會議，只需在瀏覽器中貼上連結，或在「輸入代碼或連結」欄位中輸入連結 按一下 [加入] 即可。 發起即時會議：建立新會議並直接加入。 在 Google 日曆中安排會議：如果選擇安排會議，系統會將你導向 Google 日曆。 提示：Google Workspace Essentials 使用者無法在 Google 日曆中安排會議。 透過 Gmail 發起視訊會議 重要事項：如要透過 Gmail 發起視訊會議，你必須啟用 Gmail 中的 Meet 功能。 開啟 Gmail。 在左下角的「Meet」部分，按一下 [發起會議] 。 如要透過連結或電子郵件傳送會議邀請，請按一下 [傳送邀請]。  如要複製會議邀請的詳細資訊，請按一下 [複製會議邀請]。 如要傳送電子郵件邀請函，請按一下 [透過電子郵件分享]。 準備好要加入會議時，請按一下 [立即加入]。 首次加入會議前，請務必授權系統存取麥克風和攝影機。授予權限後： 如要開啟或關閉麥克風，請按一下「麥克風」圖示 。 如要開啟或關閉攝影機，請按一下「攝影機」圖示 。 如要加入通話，請按一下 [立即加入]。 如要結束通話，請按一下「退出通話」圖示 。 透過 Google 日曆發起視訊會議 當您在 Google 日曆中建立活動時，可以加入視訊會議連結。 Google Workspace 使用者：您也可以在日曆活動中加入會議撥入號碼。 Google Workspace Essentials 使用者：您無法在 Google 日曆中安排會議。 重要事項：邀請對象可以將會議連結轉寄給其他人。如果有人嘗試將未受邀參加日曆活動的使用者加入會議，貴機構內部的會議參與者必須先核准加入要求。如果會議是透過個人 Google 帳戶舉辦，那麼只有會議建立者才能允許這些參與者加入會議。 在 Google 日曆中建立活動。 按一下 [新增邀請對象]。 輸入邀請對象的名稱或電子郵件地址。 按一下 [儲存]。 如要通知邀請對象，請按一下 [傳送]。 透過其他排程系統發起視訊會議 透過 Gmail 或 Meet 發起視訊會議。 將會議詳細資料複製到您在排程系統中建立的活動。
3	選擇最適合的做法來分享螢幕畫面 請開啟要分享的內容，準備好讓其他人瀏覽。系統備有 3 個選項供您選擇。 操作說明 使用 Google Workspace for Education 的會議發起人可以禁止參與者分享螢幕畫面。 分享整個螢幕畫面 - 選擇 [你的整個畫面]，即可分享瀏覽器的畫面以及所有已開啟的分頁。請注意，如果點選 [整個畫面]，可能會產生「無限鏡像」。如要避免這種情形發生，請改為分享單一分頁畫面。 如果您使用多個螢幕 - 請選擇 [單個視窗]，並選取您要分享的畫面。 如要隱藏畫面上的機密資訊，只顯示一個 Chrome 瀏覽器分頁 - 請選擇 [單一分頁]。如果您使用 Chrome 瀏覽器，系統會顯示高畫質 (HD) 的圖片和影片，讓投影片中嵌入的影像內容更清晰地呈現。 提示：如果您並非使用 Chrome 瀏覽器 (會自動隱藏任何彈出式通知)，可以將通知設為靜音或關閉。這樣一來，當您分享螢幕畫面時，系統就不會顯示通知。
4	變更背景 進行視訊會議時，如果想避免其他參與者分心，或是讓視訊會議變得更有趣，您可以將背景改成預設圖片或自己的圖片。 操作說明 在視訊會議開始前變更背景 開啟 Google Meet。 選取會議。 點選會議畫面右下方的「變更背景」圖示 。 選擇下列其中一個做法： 如要背景變得稍微模糊，請按一下「輕度模糊處理」圖示 。 如要背景變得完全模糊，請按一下「模糊處理」圖示 。 如要選取預先上傳的背景，請點選該背景。 如要上傳自己的圖片做為背景，請按一下「新增」圖示 ，然後選取所需圖片。 按一下 [立即加入]。 在視訊會議期間變更背景 在 Meet 視窗底部，依序按一下「更多」圖示 「變更背景」圖示 。 選擇下列其中一個做法： 如要背景變得稍微模糊，請按一下「輕度模糊處理」圖示 。 如要背景變得完全模糊，請按一下「模糊處理」圖示 。 如要選取預先上傳的背景，請點選該背景。 如要上傳自己的圖片做為背景，請按一下「新增」圖示 ，然後選取所需圖片。 注意：在視訊會議期間變更背景可能導致機密資訊曝光，因為攝影機會在您點選變更背景選項時開啟。如果在電腦上找不到變更背景的選項，請參閱變更 Google Meet 視訊通話畫面的背景一文。
5	在會議中盡可能看到最多的參與者 在您進行視訊會議時，Meet 會自動切換螢幕版面配置，讓畫面顯示目前在討論的會議內容和最常發言的參與者。您也可以選擇不同的螢幕版面配置。舉例來說，如果同時有許多人在交流想法，您可能會想調整圖塊選項，以便盡可能看到最多的參與者。您或其他人在分享螢幕畫面時，您可以取消固定分享的內容，這樣就可以在方格中看到更多人。 操作說明 變更版面配置 你可以變更畫面顯示的參與者人數，顯示的圖塊數量可能會根據瀏覽器視窗大小調整。 在電腦上加入視訊會議。 依序按一下畫面底部的「更多選項」圖示  「變更版面配置」圖示 ，然後選擇下列其中一個選項： 自動：Meet 自動選擇的檢視模式，畫面預設會顯示 9 個圖塊。 並排：這種版面配置最多可同時顯示 49 人，畫面預設會顯示 16 個圖塊。 如要調整畫面上顯示的圖塊數量，請移動底部的滑桿。下次變更之前，系統會將你選擇的圖塊數量設為未來會議的預設值。 聚光燈：這種版面配置會以整個視窗顯示正在說話的參與者或分享者的螢幕畫面。 側欄：這種版面配置會在主要畫面上顯示正在說話的參與者或分享者的螢幕畫面。你會在側邊看到其他參與者的縮圖。 系統會自動儲存新的版面配置偏好設定。
6	讓參與者知道您會錄製會議過程 建議您在視訊會議開始前，告知參與者您會錄製會議過程，這是最理想的做法。您可以在日曆邀請中新增附註，也可以在開始錄製前向參與者宣布。 操作說明 錄製視訊會議內容 貴機構必須支援這項功能，您才能使用。如需相關協助，請與管理員聯絡。 開啟 Meet。 在視訊會議中，依序按一下畫面底部的「活動」圖示 [錄製] [開始錄製] [開始]。 如有需要，請參閱找不到錄影按鈕。 等待系統開始錄製。  其他參與者會在錄製開始或停止時收到通知。 需要結束錄製時，請按一下 [停止錄製]。 如果所有人都離開會議，系統也會自動停止錄製。 再次點選 [停止錄製] 加以確認。 錄製檔案準備就緒後，系統會將檔案儲存至會議發起人的「我的雲端硬碟」底下的「Meet 錄製內容」資料夾。會議發起人和執行錄製的使用者也會收到一封內含錄製內容連結的電子郵件。
7	運用即時字幕功能顯示對話文字 您可以使用 Meet 的字幕功能，協助失聰和聽障人士瞭解視訊會議的內容。開啟字幕功能後，字幕只會顯示在您的裝置上，會議中的其他參與者如果也想要查看字幕，就必須在自己的裝置上開啟字幕功能。 操作說明 無論在任何地區皆可使用英文字幕。 如果位於亞太或歐洲地區，可以使用下列語言的字幕：英文、法文、德文、葡萄牙文 (巴西)、西班牙文 (墨西哥) 和西班牙文 (西班牙)。 如果位於北美洲或拉丁美洲，則可使用下列語言的字幕：德文、葡萄牙文 (巴西)、西班牙文 (墨西哥)。 提示：如果你錄製通話內容，所錄製的內容中將不會顯示字幕。   開啟或關閉字幕 在電腦上前往 Google Meet。 加入視訊通話。 按一下底部的「開啟字幕」圖示 或「關閉字幕」圖示 。 變更語言 依序按一下視訊通話畫面底部的「選單」圖示 「字幕」圖示 。 依序選取語言 [套用]。 重要資訊：你選取的語言將成為預設語言，直到你對其進行變更為止。
8	建立直播活動 如要向大量觀眾進行簡報，請使用日曆或 Meet 建立直播活動。每場活動最多可供 250 人參加。或者，您也可以新增只有觀看權限的受邀者，上限 100,000 人。這類受邀者的影像或聲音不會出現在會議中，他們也無法分享螢幕畫面、錄製直播內容，或是控制直播功能。 操作說明 建立直播活動 開啟 Google 日曆。 依序按一下 [ 建立] [活動] [更多選項]。 新增活動詳細資料，例如日期、時間和說明。 新增具有完整視訊會議存取權的受邀者。 加入這場活動的所有受邀者都能看到彼此的影像，聽到彼此的發言，也能分享自己的螢幕畫面。 你可以新增來自其他機構和受信任網域的使用者，但只有貴機構內部的參與者可以錄製會議直播內容及控制直播功能。 依序按一下 [使用 Google Meet 加入會議] 旁邊的「向下箭頭」圖示 [新增直播]。 再按一下 [新增直播] 加以確認。 依序按一下 [儲存] [傳送]。 注意：系統不會自動開始直播。請在會議期間，按一下右下方的「活動」圖示 ，然後依序按一下 [直播] [開始直播]。
9	加入會議並在會議中分享螢幕畫面 如果您要做簡報，可以只為此單一目的而加入會議。除了簡報以外，會議中的其他人不會收到其他音訊或視訊內容。 操作說明 使用 Google Workspace for Education 的會議發起人可以禁止參與者分享螢幕畫面。 為了分享螢幕畫面而加入會議 為了分享螢幕畫面而加入視訊會議時，會議中只會顯示您電腦的視窗或應用程式。 前往 Meet。 選取已排定的會議，或按一下 [加入或發起會議]。 輸入會議代碼。 按一下 [分享螢幕畫面]。 選取視窗或應用程式，然後按一下 [分享]。
10	透過「舉手」功能加入討論 只要使用 Meet 的「舉手」功能，您就可以在不打斷會議流程的情況下，表達您有疑問或想要發言。 操作說明 在視訊會議期間舉手或把手放下 開啟 Meet。 按一下視訊會議底部的「舉手」或「放下」圖示 。
11	透過意見調查吸引使用者注意 無論是要釐清哪些主題需要進一步討論，還是測試聽眾的理解程度，Meet 的意見調查功能都是在視訊會議中破冰的絕佳方法。如果您是會議管理員，請提前幾分鐘加入通話，並設定意見調查問題，以便在會議過程中收集意見回饋，同時讓小組保持互動。 操作說明 以管理員的身分建立意見調查 開啟 Meet。 依序按一下視訊會議底部的「活動」圖示 [意見調查]。 按一下 [發起意見調查]。 針對意見調查輸入問題內容並新增選項。 選擇下列其中一種做法： 如要張貼意見調查，請按一下 [開始]。 如要儲存意見調查以便稍後張貼，請按一下 [儲存]。 您儲存的意見調查會在視訊會議期間顯示在「意見調查」下方。系統會在會議結束後永久刪除所有意見調查，屆時，會議管理員將會收到意見調查報告的電子郵件。
12	使用白板 Meet 可讓您在視訊會議期間利用 Jamboard 發想創意或協同合作，然後使用這款虛擬白板與他人一同腦力激盪。 操作說明 在視訊會議期間建立或開啟 Jam 重要事項：如要建立或開啟 Jam，請務必透過電腦加入視訊會議。 開啟 Meet。 按一下視訊會議底部的「活動」圖示  [白板]。 選擇下列其中一種做法： 如要建立新的 Jam，請按一下 [建立新白板]。 如要開啟目前存放在雲端硬碟、共用雲端硬碟或電腦中的 Jam，請點選 [從雲端硬碟中選擇檔案]。 Jam 將在新分頁中開啟。所有參與者都會在 Meet 即時通訊中收到 Jam 連結。Jam 會儲存在「我的雲端硬碟」中。
13	安排分組討論室進行小型討論 會議管理員可以在視訊會議期間，使用 Meet 的分組討論室功能將參與者分成數個小型群組。如此一來，參與者就能在小組討論後重新輕鬆加入原本的會議。 操作說明 在會議期間建立分組討論室 只有管理員才能建立分組討論室。如有需要，您可以將會議移交給其他主持人。 在電腦上發起視訊會議。 依序按一下底部的「活動」圖示 [分組討論室]。 按一下「設定分組討論室」圖示 。 選擇分組討論室的數量。每場視訊會議最多可以建立 100 間分組討論室。 (選用) 如要為討論室設定計時器，請執行下列步驟： 按一下「計時器」圖示 。 勾選「在一段時間後結束分組討論室」核取方塊。 為計時器設定時長 按一下 [確定]。 注意：每間討論室都會在計時器結束前 30 秒顯示倒數計時。如要編輯或移除計時器，請按一下「計時器」圖示 取消勾選「在一段時間後結束分組討論室」核取方塊 按一下 [確定]。 系統會自動將會議參與者分配到各間分組討論室。如要手動將參與者移至其他討論室，請選擇下列其中一種做法： 直接在討論室中輸入參與者的名稱。 將參與者的名稱拖曳至其他分組討論室。 如需再次將參與者隨機分組，請按一下「隨機分組」圖示 。 如需將所有參與者移回主要通話，請按一下「清除」圖示 。 準備好使用分組討論室時，請按一下底部的 [開啟分組討論室]。
14	使用問與答功能提交問題 在視訊會議中，您可以使用 Meet 的問與答功能讓參與者提交和認同問題，而不必中斷會議流程或重要簡報。會議管理員可以取得所有問題和回覆的詳細資料報告。 操作說明 提出問題 開啟 Meet 並加入會議。 依序按一下底部的「活動」圖示 [問與答]。 按一下 [提出問題]。 輸入問題內容 按一下 [張貼]。 搜尋、刪除問題或對問題表示認同 開啟 Meet 並加入會議。 依序按一下底部的「活動」圖示 [問與答]。 (選用) 如要依熱門程度或時間順序排序問題，請按一下「由舊到新」旁邊的向下箭頭 選取所需選項。 (選用) 如要查看所有人的問題，請按一下 [所有問題]。 (選用) 如果只想查看自己的問題，請按一下 [我的問題]。 (選用) 如要對問題表示認同，請找出問題並按一下「認同」圖示 。 (選用) 如要刪除問題，請找出問題並按一下「刪除問題」圖示 。
15	在會議期間切換相機鏡頭 透過 Meet 應用程式，您可以在視訊會議期間切換行動裝置的相機鏡頭。舉例來說，您可能會想讓其他人看到您所在房間中的白板或筆記，此時就可以切換鏡頭。 操作說明 透過 Meet 應用程式切換相機鏡頭 開啟 Meet 應用程式 。 加入視訊通話。 輕觸右上方的「切換鏡頭」圖示 。 開啟 Meet 應用程式 。 加入視訊通話。 輕觸右上方的「切換鏡頭」圖示 。

Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。