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10 dicas do Google Workspace para eliminar o uso de papel

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Dispositivos, globo e outros itens

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1

Crie formulários on-line em vez de pesquisas ou questionários impressos" "

Crie e distribua facilmente formulários on-line para receber respostas a eventos, solicitações de hardware, inscrições de voluntários e muito mais, em poucos minutos, com o Formulários Google. Após o envio de um formulário, você receberá as respostas em tempo real. Use os resumos e os gráficos no Formulários para analisar os resultados.

Saiba como

Formulários

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2

Monitore programações e prazos importantes" "

Monitore as tarefas criando um plano de projeto on-line no Planilhas. Liste as tarefas e atribua-as a membros da equipe. Qualquer pessoa pode atualizar a lista de tarefas on-line em tempo real, sem precisar verificar as atualizações por e-mail de todos. Em seguida, use o Agenda para criar uma agenda de equipe on-line que todos possam acessar e atualizar quando as programações ou os prazos mudarem. Ao programar reuniões de equipe no Agenda, anexe o plano de projeto ao evento e solicite as atualizações de todos antes da reunião.

Saiba como

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3

Crie, armazene e compartilhe o conteúdo on-line em vez de imprimi-lo" "

Armazene e gerencie imagens, vídeos, PDFs e outros arquivos usando o Google Drive. Ele é sincronizado com a nuvem para todos sempre acessarem o conteúdo mais recente. Os recursos de compartilhamento e controles de acesso do Drive tornam o trabalho com equipes internas e parceiros externos simples e seguro.

Crie novos documentos na janela do navegador. Em vez de imprimir muitos documentos para sua próxima sessão de treinamento, crie e compartilhe o material on-line no Documentos ou compartilhe gráficos e apresentações on-line no Planilhas ou no Apresentações. Todos verão a versão mais recente no computador, tablet ou smartphone e poderão adicionar comentários em tempo real.

Saiba como

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4

Crie um mural virtual" "

Você precisa compartilhar comunicados, eventos próximos ou as últimas novidades de projetos com a equipe? Não é necessário imprimir e postar as informações. Use o Grupos do Google para criar uma lista de e-mails que funcione como um mural virtual enviado às Caixas de entrada de todos de uma só vez.

Saiba como

Grupos

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5

Discuta ideias e faça comentários on-line" "

É difícil trocar comentários sobre seu trabalho quando você lida com equipes grandes e vários rascunhos impressos para revisão e compartilhamento. Crie seus arquivos on-line no Documentos, Planilhas e Apresentações e compartilhe-os com os membros da equipe e as partes interessadas para receber sugestões segmentadas.

Saiba como

Drive, Documentos, Planilhas e Apresentações

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6

Compartilhe recursos com sua equipe em um site interno" "

O monitoramento de recursos pode ser uma tarefa demorada, principalmente se você gerencia equipes no mundo inteiro. Mantenha todos os recursos em um só lugar com o Google Sites. Todos os membros da sua organização, onde quer que estejam, poderão acessar os recursos mais recentes.

Saiba como

Sites

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7

Mantenha os rascunhos em um único arquivo e reverta para versões anteriores a qualquer momento" "

Ao trabalhar com vídeos, imagens, PDFs e outros arquivos, talvez seja útil armazenar vários rascunhos como referências. No Google Drive, você pode armazenar todos os rascunhos em um único arquivo para manter a organização e reverter para versões anteriores a qualquer momento, se necessário.

Se você criar novos itens no Documentos, Planilhas ou Apresentações, todos os rascunhos serão salvos automaticamente no mesmo arquivo. Basta usar o histórico de revisões para ver as alterações e restaurar versões anteriores.

Saiba como

Drive

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8

Digitalize documentos físicos em qualquer lugar e armazene-os on-line" "

Em vez de guardar recibos ou documentos em papel, digitalize-os usando o app Google Drive no seu smartphone. Você terá PDFs instantâneos de qualquer transação na palma da mão.

Saiba como

Drive

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9

Envie uma versão em PDF de um documento ou de uma planilha" "

É fácil fazer o download e abrir arquivos PDF nos programas que você já usa, mas a atualização desses arquivos normalmente requer a criação e o compartilhamento de diversas versões. Em vez de converter um arquivo em PDF por vez, envie um link para uma versão em PDF do arquivo no Documentos ou no Planilhas. Quando você atualiza o arquivo de origem, não precisa criar novos arquivos nem atualizar o link compartilhado. A equipe abre automaticamente o PDF da versão mais recente.

Saiba como

Documentos, Planilhas

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10

Treine novos funcionários a qualquer hora e em qualquer lugar" "

Você tem funcionários distribuídos que precisam de treinamento? Quer reduzir os custos dos treinamentos internos e impressão de materiais? Use o Google Meet para fazer treinamentos virtuais em todo o mundo e economizar tempo e custos de viagem. Em seguida, crie uma página da Web com todos os seus recursos de integração e treinamento no Sites para que as pessoas encontrem facilmente materiais de referência importantes em um só lugar.

Saiba como

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