無紙化的秘訣

本頁面提供下列資源說明：

• 建立線上表單
• 追蹤重要的時間表和期限
• 線上共用內容，不必列印成紙本
• 建立虛擬公布欄
• 在線上集思廣益並提供意見
• 在內部網站共用資源
• 使用版本記錄
• 隨時隨地都能掃描實體文件並儲存在網路上
• 傳送 PDF 版本的文件或試算表
• 隨時隨地都能訓練新進員工

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建立線上表單

透過 Google 表單，只要幾分鐘就能輕鬆製作並發布線上表單，收集活動回覆、硬體需求和志工申請等資訊。送出表單後，您可以在試算表中查看即時回應，也可以使用表單中的資料摘要和圖表功能調查結果。

操作說明

1. 前往 forms.google.com。
2. 按一下「空白表單」圖示 。
3. 為未命名的表單命名。

開始使用 Google 表單

 

追蹤重要的時間表和期限

Google 試算表可供您建立線上專案計畫，輕鬆追蹤工作進度。您可以列出工作項目，再將工作指派給小組成員。所有成員都可以直接即時更新線上工作清單，再也無需一一查看其他人透過電子郵件傳送的最新資訊。接著，您還可以運用 Google 日曆建立線上團隊日曆，當時間表或期限有所變動時，所有成員都可以存取及更新資料。當您在 Google 日曆中安排好團隊會議時間後，可以將專案計畫附加到活動中，並要求所有人在會議前提供最新資訊。

操作說明

在 Google 試算表中建立專案計畫

1. 在 Google 雲端硬碟中，依序點選 [ 新增] [Google 試算表] [空白試算表]。
2. 按一下 [無標題的試算表]，然後為專案計畫輸入新標題。
3. 新增欄標題。舉例來說，如果您要追蹤專案的各項工作，可以在其中加入工作負責人、到期日、狀態和註解的資料欄。
4. 在工作表中新增內容，用來追蹤專案計畫。在您與他人共用工作表之後，其他使用者也可以在其中新增內容。

詳情請造訪 Google Workspace 學習中心

 

線上共用內容，不必列印成紙本

使用 Google 雲端硬碟儲存及管理圖片、影片、PDF 和其他檔案。雲端硬碟可將檔案同步到雲端，讓每位使用者都能隨時存取最新版本的內容。雲端硬碟提供共用功能和存取權限的管理機制，無論是內部小組成員還是外部合作夥伴，您都可以透過簡便且安全的方式與對方合作。

您可以透過瀏覽器直接建立新文件。下次進行教育訓練時，您不必再印出大量紙本講義，可在 Google 文件中撰寫線上講義並與其他人共用；也可以透過 Google 試算表或簡報在線上分享圖表和簡報。每位使用者都可以透過電腦、平板電腦或手機查看最新版本的內容，並即時新增意見回饋。

操作說明

將檔案新增至雲端硬碟

使用電腦時，你可以從 drive.google.com 或從桌面上傳檔案。檔案上傳位置可以是私人或共用資料夾。

1. 在電腦上前往 drive.google.com。
2. 依序按一下左上方的 [新增] [檔案上傳] 或 [資料夾上傳]。
3. 選擇您要上傳的檔案或資料夾。

詳情請造訪 Google 雲端硬碟說明中心

 

建立虛擬公布欄

需要與團隊成員分享公告內容、即將舉辦的活動或是專案研發的最新情形嗎？您無需列印或張貼這類資訊，只要使用 Google 網路論壇建立郵寄清單，就能當做虛擬公告欄使用，一次將資訊傳送到所有人的收件匣中。

操作說明

建立群組

1. 登入 Google 網路論壇。
2. 按一下頂端的「建立群組」。
3. 輸入群組的相關資訊並選擇設定。
4. 按一下 [建立群組]。
5. 如果你要向新群組傳送郵件，請先稍候片刻，等系統啟用該群組。如果你在群組啟用前就寄出郵件，可能會收到無法傳送郵件的通知。

詳情請造訪 Google Workspace 學習中心

 

在線上集思廣益並提供意見

與大型團隊共事時，通常需要同時查看及分享好幾份紙本草稿，想要彙整大家的意見並不是件容易的事。您可以運用 Google 文件、試算表和簡報建立線上檔案，然後與團隊成員和利害關係人共用，藉此取得針對性的建議。

操作說明

在雲端硬碟中共用檔案

1. 選取你要共用的檔案。
2. 按一下「共用」或「共用」圖示 。
3. 輸入共用對象的電子郵件地址或 Google 網路論壇群組。
4. 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色，指定使用者對檔案具有哪種存取權限。
5. 如果你的帳戶符合資格，就可以新增存取權的到期日。
6. 選擇是否要通知共用對象。
   • 如要讓共用對象知道你已與他們共用項目，請勾選「通知共用對象」旁邊的方塊。如果選擇通知共用對象，你輸入的所有電子郵件地址都會納入通知電子郵件中。
   • 如果不想通知共用對象，請取消勾選這個方塊。
7. 按一下「傳送」或「共用」。

詳情請造訪 Google 雲端硬碟說明中心

 

在內部網站共用資源

要持續追蹤各種資源是相當耗時的一件事，當您必須掌管分散在全球的多個團隊時更是如此。您可以使用 Google 協作平台集中管理所有資產，如此一來無論身在何處，貴機構中的每一個人都可以持續掌握最新的資源。

操作說明

建立協作平台

1. 選擇下列任一做法：

   • 在 Google 協作平台首頁中，按一下頂端的「空白」，或是點選「範本庫」並選取一個範本。
   • 在 Google 雲端硬碟中，依序按一下「新增」「更多」「Google 協作平台」。
2. 在左上方輸入網站的文件名稱，然後按下 Enter 鍵。

詳情請造訪 Google 協作平台說明中心

 

使用版本記錄

當您使用影片、圖片、PDF 和其他檔案時，可能會保留多份草稿做為參考。Google 雲端硬碟可讓您在單一檔案中儲存所有草稿，不僅能讓檔案井然有序，還可讓您視需要隨時還原為先前的版本。

當您在 Google 文件、試算表或簡報中建立新項目時，系統也會自動將所有草稿儲存在同一個檔案中。只要使用版本記錄功能，即可查看所有變更操作及切換到先前的版本。

操作說明

將檔案新增至雲端硬碟

1. 開啟雲端硬碟中的檔案。
2. 依序按一下 [檔案] [版本記錄] [查看版本記錄]。
3. 按一下時間戳記即可查看先前的檔案版本。時間戳記下方會顯示：
   • 編輯文件的使用者名稱。
   • 每個使用者名稱旁都會顯示一種顏色，系統會用這些顏色在檔案中標明每位使用者所做的編輯。
4. (選用) 如要還原成這個版本，請點選 [還原這個版本]。

注意：您必須具備「擁有者」或「可以編輯」權限才能查看版本記錄。

詳情請造訪 Google 文件編輯器說明中心

 

隨時隨地都能掃描實體文件並儲存在網路上

無需費心保留紙本收據或文件，只要在手機上使用 Google 雲端硬碟應用程式加以掃描，就能隨時取得任何交易紀錄的 PDF 檔案。

操作說明

掃描文件

掃描文件

重要事項：Google 尊重你的隱私權，不會基於廣告用途而使用你的雲端硬碟內容。請參閱這篇文章，進一步瞭解雲端硬碟如何保護你的隱私權。

1. 開啟 Google 雲端硬碟應用程式 。
2. 輕觸右下方的「相機」圖示 。
3. 將裝置的相機鏡頭對準文件。
   • 藍線會框出文件內容，表示將裁剪的圖片位置。
4. 拍攝要掃描的文件相片。
   • 選用：你可選擇「手動」或「自動擷取」來切換是否使用自動擷取功能。
5. 調整掃描文件。
   • 調整掃描區域：輕觸「裁剪及旋轉」圖示 。
   • 調整顏色或將圖片設為灰階：輕觸「篩選器」圖示 。 
   • 清除汙點、指紋等：輕觸「清理」圖示 。
   • 掃描其他頁面：輕觸「新增」圖示 。
   • 重新拍攝：輕觸「重拍」圖示 。
   • 刪除頁面：輕觸「刪除」圖示 。
6. 輕觸「完成」。
7. 自行建立檔案名稱或選取建議名稱。
8. 如要將掃描文件儲存成特定格式，請選取 .pdf 或 .jpg。
   • 選用：如要選取要用來儲存文件的雲端硬碟資料夾，請輕觸「位置」。
9. 輕觸「儲存」圖示 ，即可儲存掃描完畢的文件。

在主畫面中新增掃描捷徑

如要為掃描文件功能設定捷徑，請按照以下步驟操作：

1. 開啟 Android 手機或平板電腦上的小工具。
2. 找出「雲端硬碟掃描」小工具。
3. 按住小工具。
4. 將小工具拖曳到主螢幕上。系統可能會請你選取帳戶。
5. 選擇你要儲存文件的資料夾。如要建立資料夾，請輕觸「新增資料夾」圖示 。
6. 輕觸「選取」。 小工具中會隨即顯示資料夾名稱。

詳情請造訪 Google 雲端硬碟說明中心

 

傳送 PDF 版本的文件或試算表

PDF 檔案既便於下載，還可在現有程式中開啟，但如果要更新這類檔案，往往必須為同一個檔案建立許多版本並與他人分享。處理 Google 文件或試算表檔案時，您可以直接向他人傳送檔案的 PDF 版本連結，不用每次都將檔案傳換成 PDF 檔。無論您何時更新來源檔案，都不必建立新檔案或是更新您先前分享的連結；只要小組成員開啟 PDF 檔案，系統就會自動提供最新版本的內容。

操作說明

複製、貼上及傳送 PDF 連結

1. 選取雲端硬碟中的檔案。
2. 按一下「共用」圖示 。
3. 按一下 [複製連結]，然後點選 [完成]。
4. 貼上連結後，請變更網址結尾再傳送網址，舉例來說：
   1. 修改前：
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/edit?usp=sharing
   2. 修改後：
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/export?format=pdf
5. 傳送修改過的 PDF 連結。
   任何人按一下該連結即可下載檔案的 PDF 副本。

 

隨時隨地都能訓練新進員工

需要快速為工作地點分散的員工提供訓練嗎？想降低現場培訓所需的費用和紙本教材嗎？您可以使用 Google Meet 為全球各地的員工舉辦虛擬培訓課程，輕鬆省下時間和差旅成本。此外，您還可以運用 Google 協作平台建立網頁，用來提供完整的新手培訓和訓練資源，方便員工在單一平台中輕鬆找到重要參考資料。或者，您也可以使用 Google Vids 製作完整的訓練影片。

操作說明

在視訊會議中分享螢幕畫面

1. 加入 Meet 視訊會議。
2. 按一下畫面底部的「立即分享螢幕畫面」圖示 。
3. 選取「分頁」、「視窗」或「整個螢幕畫面」。
   • 如果你分享的是 Chrome 分頁畫面，系統預設會同時分享該分頁的音訊內容。
   • 如要分享其他分頁的螢幕畫面，請按照下列步驟操作：
     1. 選取要分享的分頁
     2. 在橫幅上按一下「改為分享這個分頁」。
   • 如果你透過分頁分享 Google 簡報投影片，則可以在 Meet 中進行控制。
4. 按一下「共用」。
5. 選用步驟：如要取消固定分享的畫面並以視訊方格呈現，請按一下「取消固定」圖示 。
   您現在可以在分享螢幕畫面時看到更多參與者。

提示：

• 如果你開啟了攝影機，分享螢幕畫面時，你的視訊畫面會持續顯示在參與者的螢幕上。
• 如要提高分享的畫面品質，並避免鏡像顯示，請分享新視窗或特定分頁，而非會議視窗。
• 如要分享音訊，你必須選取「分享 Chrome 分頁」或「分享此分頁」。

如需瞭解詳情，請前往 Google Meet 說明中心

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1. 使用電腦開啟 Google Vids。
2. Choose an option:
   • Help Me Create: Create a video with AI in Google Vids. 
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