ペーパーレスを促進するための G Suite の活用法トップ 10

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さまざまなデバイスや地球儀など

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紙のアンケートと調査の代わりにオンライン フォームを作成する青色の線

フォームを使用すると、予定への返答、ハードウェア リクエスト、ボランティア登録などのオンライン フォームの作成と配信を数分で簡単に行えます。配信した後にはリアルタイムで回答を確認でき、フォームの概要やチャートを使って結果を詳しく調べられます。

方法

Google フォーム

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重要なスケジュールと期限を管理する青色の線

スプレッドシートでオンライン プロジェクトの計画を作成することによって、タスクを管理できます。タスクのリストを作成して各タスクをチームメンバーに割り当てます。チームメンバーは誰でも、リアルタイムでオンラインのタスクリストを直接更新できるため、進捗状況をメールで逐一報告する必要はなくなります。次にカレンダーを使用して、オンラインのチーム カレンダーを作成します。カレンダーを使用すると、スケジュールまたは期限が変更された場合に全員がアクセスして更新できます。カレンダーでチーム会議のスケジュールを調整するときは、プロジェクト計画を予定に添付して、会議の前に全員の進捗状況を確認しておくこともできます。

方法

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印刷する代わりに、オンラインでコンテンツを作成、保存、共有する青色の線

ドライブを使用すると、画像、動画、PDF などのファイルの保存と管理を行えます。ドライブは Cloud に同期されるため、全員が常に最新のコンテンツにアクセスできるようになります。ドライブの共有機能とアクセス制御機能により、社内のチームや社外のパートナーと簡単かつ安全に共同で作業することができます。

ブラウザ ウィンドウ上で新しいドキュメントを作成できます。次回のトレーニング セッションのためにたくさんの資料を印刷する代わりに、ドキュメントを使用して、オンラインで資料を作成、共有したり、スプレッドシートスライドを使用して、グラフやプレゼンテーションをオンラインで共有することができます。全員が各自のパソコン、タブレット、スマートフォンで最新版を表示し、リアルタイムでフィードバックを追加できます。

方法

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バーチャル掲示板を作成する青色の線

お知らせ、今後の予定、最新のプロジェクトの進行状況などをチームで共有する必要がある場合、情報を印刷したり郵送したりする必要はありません。グループを使用すると、バーチャル掲示板として機能するメーリング リストを作成でき、全員の受信トレイへ情報を一括送信することが可能です。

方法

Google グループ

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オンラインでのブレインストーミングとフィードバック青色の線

チームの人数が多かったり、レビューや共有目的で印刷された下書きが複数あったりすると、作業内容について他のメンバーからアドバイスを得ることが難しくなる可能性があります。オンラインでドキュメントスプレッドシートスライドでファイルを作成してチームメンバーや関係者と共有すると、的を絞ったアドバイスを受けることができます。

方法

Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド

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社内ウェブサイトでリソースをチームと共有する青色の線

リソースの管理には時間がかかることがあります。世界各地のチームを管理している場合はなおさらです。Google サイトを使用すると、すべてのアセットを 1 か所にまとめることができます。それにより、組織の全員がどこにいても常に最新のリソースにアクセスできます。

方法

Google サイト

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複数の下書きを 1 つのファイルにまとめ、いつでも前のバージョンに戻すことができる青色の線

動画、画像、PDF などのファイルで作業する際、参考として複数の下書きを保存しておくことがあります。ドライブでは、すべてのドラフトを 1 つのファイルに保存して整理でき、必要に応じて、いつでも前のバージョンに戻すことができます。

ドキュメントスプレッドシートスライドで新しいアイテムを作成すると、すべての下書きが同じファイルに自動保存されます。変更履歴を使用すると、変更を確認したり、前のバージョンに戻したりすることができます。

方法

Google ドライブ

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8

出先で紙のドキュメントをスキャンしてオンラインで保存する青色の線

紙の領収書や書類を保管する代わりに、スマートフォンのドライブアプリを使用してそれらをスキャンし、タップするだけであらゆる書類の PDF を簡単に確認できます。

方法

Google ドライブ

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9

ドキュメントとスプレッドシートの PDF 版を送信する青色の線

PDF ファイルは既存のプログラムで簡単にダウンロードしたり開いたりすることができますが、更新する際には同じファイルの複数のバージョンを作成し、共有する必要があります。毎回ファイルを PDF に変換する代わりに、ドキュメントスプレッドシートのファイルの PDF 版のリンクを送信すると、ソースファイルを更新するたびに、新しいファイルを作成したり、すでに共有したリンクを更新したりする手間がかからなくなります。チームのメンバーは、最新バージョンの PDF を自動的に開けるようになります。

方法

Google ドキュメント、スプレッドシート

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いつ、どこにいてもできる新入社員のトレーニング青色の線

タイムリーなトレーニングを必要とする従業員が世界各地にいる場合やオンサイトのトレーニング コストと印刷する資料を減らす場合、Hangouts Meet を使用すると、世界各地から参加できるバーチャルトレーニング クラスを実施して、時間と出張費用を削減することができます。新しく入社した従業員がすぐに状況を把握し、重要な参考資料を 1 か所で簡単に探すことができるよう、Google サイトであらゆる研修用リソースとトレーニング リソースを掲載したウェブページを作成しましょう。

方法

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