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Diez consejos para librarse de documentos impresos con Google Workspace

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Varios dispositivos, un globo terráqueo y más objetos

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1

Crea formularios online en vez de encuestas o cuestionarios impresos" "

Crea y distribuye fácilmente y en solo unos minutos formularios online para responder a eventos, solicitar hardware, registrar a voluntarios y muchas opciones más con Formularios. Cuando envíes un formulario, podrás recibir las respuestas en tiempo real. Después, podrás usar resúmenes y gráficos en Formularios para analizar los resultados.

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Formularios

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2

Supervisa agendas y plazos importantes" "

Lleva un control de las tareas creando un plan de proyecto online en Hojas de cálculo. Enumera las tareas y asígnalas a miembros de tu equipo. Cualquier persona podrá actualizar directamente la lista de tareas online en tiempo real sin tener que examinar las notificaciones de los demás por correo electrónico. A continuación, crea en Calendar un calendario de equipo online al que todos puedan acceder y que todo el mundo pueda actualizar cuando cambien las agendas o los plazos. Al programar reuniones de equipo en Calendar, adjunta el plan de proyecto al evento y solicita que todo el equipo informe de su progreso antes de la reunión.

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3

Crea, almacena y comparte contenido online en vez de imprimirlo" "

Almacena y gestiona imágenes, vídeos, archivos PDF y otros archivos con Drive. Drive sincroniza el contenido en la nube para que todo el mundo acceda siempre a la versión más actualizada. Con las funciones para compartir contenido y los controles de acceso de Drive, puedes trabajar con los equipos internos y los partners externos de forma sencilla y segura.

Crea documentos directamente en la ventana del navegador. Ya no es necesario que imprimas muchos documentos para tu próxima sesión de formación; simplemente redacta y comparte el documento online en Documentos, o comparte gráficos y presentaciones online en Hojas de cálculo o Presentaciones. De este modo, todos podrán ver la versión más reciente en su ordenador, tablet o teléfono, y añadir comentarios en tiempo real.

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4

Crea un tablón de noticias virtual" "

¿Tienes que compartir notificaciones, próximos eventos o las últimas novedades del proyecto con tu equipo? Ya no es necesario imprimir y publicar toda esta información. Utiliza Grupos para crear una lista de distribución que funcione como un tablón de noticias virtual y que llegue a todas las bandejas de entrada a la vez.

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Grupos

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5

Intercambia ideas y haz comentarios online" "

Recibir comentarios de tu trabajo puede ser difícil si los equipos son de gran tamaño y es necesario revisar y compartir varios borradores impresos. Crea archivos online en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, y compártelos con los miembros de tu equipo y otras partes interesadas para recibir sugerencias sobre aspectos concretos.

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Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones

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6

Comparte recursos con tu equipo en un sitio web interno" "

Llevar un control de los recursos puede requerir mucho tiempo, sobre todo si gestionas equipos distribuidos por todo el mundo. Mantén todos tus recursos en un solo lugar con Sites. De este modo, todos los miembros de tu organización, estén donde estén, podrán acceder a los recursos disponibles en todo momento.

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Sites

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7

Guarda todos los borradores en un único archivo y accede a versiones anteriores en cualquier momento" "

Cuando trabajes con vídeos, imágenes y archivos PDF o de otros tipos, puedes guardar varios borradores para tenerlos como referencia. En Drive, puedes almacenar todos los borradores en un único archivo para organizarte y, si es necesario, puedes recuperar las versiones anteriores en cualquier momento.

Si creas elementos en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, todos los borradores se guardan automáticamente en el mismo archivo. Solo tienes que utilizar el historial de revisiones para ver los cambios y recuperar versiones anteriores.

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Drive

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8

Escanea documentos impresos estés donde estés y almacénalos online" "

En lugar de guardar recibos o documentos en papel, escanéalos con la aplicación Drive de tu teléfono móvil para tener siempre a mano los archivos PDF de cualquier transacción.

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Drive

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9

Envía una versión en PDF de un documento u hoja de cálculo" "

Los documentos PDF se pueden descargar fácilmente y abrir con programas ya instalados, pero para actualizarlos generalmente es necesario crear y compartir varias versiones del mismo archivo. En lugar de convertir un archivo a PDF cada vez, envía un enlace a una versión PDF del archivo en Documentos u Hojas de cálculo. Cuando actualices el archivo de origen, no tendrás que crear más archivos ni actualizar el enlace que ya has compartido: los miembros de tu equipo abrirán automáticamente la versión más reciente del PDF.

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Documentos, Hojas de cálculo

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10

Forma a los nuevos empleados en cualquier momento, estés donde estés" "

¿Tu plantilla de trabajadores está distribuida por distintas ubicaciones y necesitas formarlos puntualmente? ¿Quieres reducir los costes de la formación interna de los empleados y de los materiales impresos? Con Google Meet, puedes organizar clases de formación virtuales e internacionales y así ahorrar tiempo y gastos de desplazamiento. A continuación, crea una página web de Sites con todos tus recursos de incorporación y formación para que tus empleados puedan encontrar fácilmente todos los materiales de referencia importantes en un mismo lugar.

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