استخدام Google Workspace لتحقيق النجاح في بيئات العمل بالنظام المختلَط
تغيّرَت طريقة عملنا.
لم نعد نعمل في المكاتب أو من المنزل فقط. تعمل الفِرق بمختلف أحجامها على الاتصال والإنشاء والتعاون في بيئات عمل مختلطة وموزّعة، على أي جهاز وفي أي وقت ومن أي مكان.
استخدِم هذه الموارد لتحقيق النجاح والتطوُّر أينما كنت ومهما كانت طريقة عملك، وذلك باستخدام Google Workspace.
|
1- استخدام Meet لسدّ الفجوة بين الحضور الشخصي والعمل من "مكان آخر"
عندما يتواجد الأشخاص الذين تعمل معهم في مكاتب أو مدن أو مناطق مختلفة، فإن اجتماعات الفيديو عبر Google Meet تساعد في تقريب المسافات.
استخدام Meet لإجراء مكالمات فيديو وجهًا لوجه
- تقليل مصادر تشتيت الصوت في الاجتماعات: يمكنك كتم الصوت في الاجتماعات في حال عدم التحدث. تأكد أيضًا من تفعيل ميزة إلغاء الضوضاء. تعرّف على كيفية التحكّم في الصوت في الاجتماعات.
- استخدام الشرح في الاجتماعات - إذا لم تتمكَّن من سماع الاجتماع، فعِّل الشرح. تعرِض ميزة "الشرح" ما يُقال في الاجتماع كنص في أسفل الشاشة، ما يزيد من تسهيل استخدام الاجتماعات وجعلها أكثر شمولية. تعرّف على كيفية استخدام الشرح.
- إضافة موقعك الجغرافي عند الردّ على دعوة لاجتماع: يمكنك السماح للمشاركين بمعرفة ما إذا كنت ستحضر اجتماعًا من غرفة اجتماعات في المكتب أو تريد الانضمام افتراضيًا. معرفة المكان الذي سينضم منه المشاركون تساعد مقدِّمي العرض التقديمي على ضم جميع المشاركين إلى الاجتماع. تعرّف على كيفية إضافة موقعك الجغرافي عند الردّ على الدعوات.
- تحسين التعاون في الاجتماعات باستخدام وضع المزاملة: إذا كان التواصل بين جميع المشاركين يتم عن بُعد أو إذا كانوا في غرفة الاجتماعات نفسها، يحصل الجميع على إمكانية وصول متساوية إلى الأنشطة. ولكن عند الجمع بين مشاركين عن بُعد ومشاركين في غرفة الاجتماعات (الاجتماعات المختلطة)، لا يكون وضع الأشخاص في غرف الاجتماعات هو الأفضل، حيث لا يمكنهم إجراء محادثات فردية أو منح تصويت مؤيّد للأسئلة أو الإجابة عن الاستطلاعات الرأي باستخدام أجهزة غرف الاجتماعات. عندما تكون في غرفة اجتماعات، استخدِم أجهزة غرفة الاجتماعات للصوت والفيديو واتصل باستخدام "وضع المزاملة" على الكمبيوتر المحمول للمشاركة في الأنشطة مع الضيوف المشاركين عن بُعد أو مشاركة مربّع الفيديو الشخصي. تعرّف على كيفية تعزيز وضع المزاملة للتعاون.
مشاركة الأفكار والملاحظات والآراء في الوقت الفعلي في اجتماعات الفيديو
- استخدام جهاز Jamboard للتعاون الجماعي: Jamboard هو لوح معلومات افتراضي يمكنك استخدامه في تبادل الأفكار مباشرةً مع المستخدمين الآخرين. تعرّف على كيفية استخدام Jamboard في الاجتماعات.
- استخدام ميزة "رفع اليد": يمكنك تشجيع المشاركين على رفع أيديهم للحفاظ على تنظيم الاجتماع. خاصةً إذا كنت عن بُعد، حيث أن رفع اليد يُعلم الآخرين أنك تريد التحدث. تساعد ميزة "رفع اليد" أيضًا في تجنُّب مقاطعة العرض التقديمي. تعرّف على كيفية رفع اليد أثناء الاجتماعات.
- استخدام الغُرف المصغّرة والاستطلاعات: يمكنك تقسيم مجموعة كبيرة إلى مجموعات فرعية (الغُرف المصغّرة) للعمل في المشاريع، أو إجراء استطلاعات لمعرفة رأي فريقك بشأن مشكلة. تعرّف على كيفية استخدام الغُرف المصغّرة أو إجراء الاستطلاعات.
مزيد من الموارد
2- التعاون في العمل على المشاريع باستخدام Chat
في Google Chat، يمكنك إنشاء مساحة على الإنترنت لفريق المشروع للعمل معًا في أي وقت ومن أي مكان. ويمكنك أيضًا تحويل محادثة جماعية إلى مساحة مشروع.
يمكنك استخدام Chat لتنفيذ ما يلي:
- مشاركة المعلومات: يمكنك إجراء عدة محادثات جارية حول موضوع في "مساحة Chat". أو يمكنك بدء اجتماعات الفيديو على Google Meet وجدولة أحداث الفريق مباشرةً من "مساحة Chat". تعرّف على كيفية إنشاء مساحات ورسائل مباشرة.
- إدارة ملفات المشاريع: تحتاج الفِرق إلى التعاون بشكلٍ متكرر في الخطط وجداول البيانات والعروض التقديمية والملفات الأخرى. يمكنك العثور على ملفات المشاريع بسهولة من خلال إضافتها إلى "مساحة Chat". يمكنك أيضًا فتح وتعديل وإنشاء المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية مباشرةً في مساحتك. تعرّف على كيفية إضافة ملفات إلى مساحة.
- إدارة أعضاء الفريق وإعدادهم: يمكنك إضافة مستخدمين أو إزالتهم من "مساحة Chat" حسب الحاجة. يمكن للأعضاء الجدد الاطّلاع على المحادثات السابقة والملفات ذات الصلة للتعرّف على أحدث التطورات، بدون الحاجة إلى البحث عن المعلومات المهمة في رسائل إلكترونية منفصلة. تعرّف على كيفية إضافة مستخدمين إلى مساحة أو إزالتهم منها.
- إسناد المهام وتتبُّع التقدّم لتحقيق الأهداف: يمكنك إنشاء مهام جماعية وإدارتها في "مساحة Chat". وعندما ينشئ مستخدم مهمة أو يُسندها لأحد أو يُكملها، سيظهر إشعار في المساحة. تعرَّف على كيفية إنشاء المهام وإسنادها في المساحات.
مزيد من الموارد
3- إدارة الجدول الزمني باستخدام "تقويم Google"
في بيئات العمل بالنظام المختلط، يضع الأشخاص غالبًا جداول زمنية مرنة تتناسب مع المسؤوليات الشخصية والمهنية. مثلاً، قد تعمل أنت أو زملاؤك خلال "فترات عمل محددة" من ساعتين إلى 4 ساعات عمل بدلاً من أيام العمل التقليدية لمدة 8 ساعات. وبالتالي، يكون وضع توقّعات حول مدى التوفّر والجداول الزمنية للعمل عاملاً أساسيًا لتحقيق النجاح في البيئات المختلطة.
يمكنك استخدام "تقويم Google" لتنفيذ ما يلي:
- السماح للزملاء بمعرفة الأوقات التي تكون متاحًا فيها: يمكنك عرض ساعات عملك في التقويم. يمكنك تحديد ساعات مختلفة لكل يوم من أيام الأسبوع. ويمكنك أيضًا تقسيم الأيام إلى فترات عمل متعددة لاستيعاب فترات العمل المحددة. تعرّف على كيفية عرض ساعات العمل في التقويم.
- التحقّق من مدى توفُّر مستخدم آخر: في حال عرض الزملاء ساعات العمل والموقع الجغرافي في تقاويمهم، يمكنك التحقّق من مدى توفُّرهم عند تحديد مواعيد الأحداث. تعرّف على كيفية التحقّق من مدى توفّر شخص آخر.
- السماح للزملاء بمعرفة مكانك: يمكنك تحديد مكان العمل في تقويمك. يمكنك عرض أيام الأسبوع التي تنوي الذهاب فيها إلى المكتب أو العمل من المنزل أو العمل من مكان آخر تعرّف على كيفية تحديد مكان العمل.
مزيد من الموارد
4- الحفاظ على صحتك النفسية باستخدام Meet و"تقويم Google" وGmail
ومن الشكاوى الشائعة في أماكن العمل الشعور بالتعب الناتج عن الاجتماعات وعبء الرسائل الإلكترونية. تقدم Google Workspace أدوات لمساعدتك على النجاح والتطوّر وتجنب هذه المخاطر.
تجنُّب الشعور بالتعب أثناء الاجتماعات
- الاجتماعات السريعة: في إعدادات الحدث، اضبط مدة الاجتماع التلقائية على 25 دقيقة بدلاً من 30 دقيقة. أو يمكنك جدولة الاجتماعات لتنتهي قبل 5 إلى 10 دقائق على رأس الساعة. يؤدي إنهاء الاجتماعات مبكرًا بضع دقائق إلى منح المستخدمين وقتًا لاستعادة الحيوية عندما يكون لديهم اجتماعات متعاقبة. تعرف على كيفية تخصيص إعدادات الحدث.
- تحديد موقعك الجغرافي عند الردّ على دعوات الاجتماعات: عند قبول دعوات الاجتماعات، اختَر موقعك الجغرافي لإعلام منظِّمي الاجتماعات ما إذا كنت ستنضم من غرفة اجتماعات في مكتبك أو افتراضيًا. مزيد من المعلومات حول كيفية تحديد موقعك الجغرافي
- عدم عرض صورتك بين المشاركين: في اجتماعات الفيديو، يمكنك تغيير طريقة عرض صورتك بين المشاركين أو إخفاؤها حتى تتمكّن من التركيز على العروض التقديمية والمقدِّمين. تعرّف على كيفية إدارة عرض صورتك بين المشاركين.
تقليل أعباء تراكم الرسائل الإلكترونية
- تصنيف الرسائل وترتيبها تلقائيًا في Gmail: يساعدك التصنيف والترتيب في التركيز على الرسائل التي تستوجب انتباهك إليها على الفور، مثلاً الرسائل الواردة من مديرك أو الملاحظات من العملاء. تعرّف على كيفية تصنيف الرسائل وترتيبها.
- السماح لخدمة Gmail بتذكيرك تلقائيًا لمتابعة الرسائل التي ربما فاتتك: عند تفعيل التذكيرات التلقائية، تُعيد خدمة Gmail الرسائل إلى بريدك الوارد مرة أخرى إذا لم تردّ أنت أو أحد المُستلِمين عليها بعد بضعة أيام. تعرّف على كيفية استخدام التذكيرات التلقائية.
إدارة الوقت
- تساعدك "إحصاءات الوقت" في "تقويم Google" على معرفة مقدار الوقت الذي قضيته في الاجتماعات خلال الأيام أو الأسابيع أو الأشهر الماضية. وتحصل أيضًا من خلالها على ملخّص بالمستخدمين الذين تجتمع بهم. "إحصاءات الوقت" غير مرئية إلا لك وللأشخاص الذين يساعدونك في إدارة تقويمك، ولا يمكن لمديرك الاطّلاع عليها. تعرّف على كيفية الحصول على "إحصاءات الوقت" في "تقويم Google".
مزيد من الموارد
5- أفضل الممارسات ومزيد من الموارد
- 10 نصائح للعمل مع الفِرق عن بُعد
- التنقل في العمل بالنظام المختلط: دليل Google Workspace
- مستقبل العمل
- طريقة العمل من المنزل باستخدام Google Workspace
استخدام Meet
- تحسين الاستفادة بشكل متساوٍ من أدوات التعاون في الاجتماعات المختلطة
- ورقة الملاحظات الموجزة لميزة "وضع المزاملة" في Meet
- حلّ مشاكل التسجيل
- فلترة الضوضاء في اجتماعات الفيديو
- تحديد مشاكل تسجيلات الاجتماعات وحلّها
استخدام "تقويم Google"
- الانضمام إلى اجتماع فيديو أو إنشاؤه على Meet من "مستندات Google" أو "جداول بيانات Google" أو "العروض التقديمية من Google"
- ضبط ساعات العمل والموقع الجغرافي
- عرض كيفية قضاء وقتك في الاجتماعات
- الرد على دعوات الأحداث
هل تريد الاستفادة من ميزات Google Workspace المتقدّمة في نشاطك التجاري؟
استخدِم Google Workspace الآن.
Google وGoogle Workspace والعلامات التجارية والشعارات المرتبطة هي علامات تجارية مملوكة لشركة Google LLC. وجميع أسماء الشركات والمنتجات الأخرى هي علامات تجارية مملوكة للشركات ذات الصلة بها.