Google Workspace を使用してハイブリッドな環境で仕事する
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私たちの働き方は大きく変わりました。
働く場所は今やオフィスビルや自宅だけでありません。デバイス、時間、場所を問わない、分散したハイブリッドな作業環境において、あらゆる規模のチームが連携、作業、共同編集を行っています。
以下のリソースでは、Google Workspace を使用して場所や方法にとらわれずに仕事を進める方法についてご紹介しています。
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1. Meet を使って対面と対面以外の橋渡しを行う
一緒に仕事をしている相手が物理的に離れたオフィス、都市、地域にいる場合でも、Google Meet のビデオ会議を使用することでコミュニケーションを図ることができます。
Meet を使用して対面でのビデオ通話を行う
- 会議中の雑音を最小限に抑える - 雑音を最小限にするために、自分が発言していないときは自分の音声をミュートしてください。また、ノイズ キャンセルがオンになっていることを確認してください。詳しくは、会議中に音声を調整する方法に関するページをご覧ください。
- 会議で字幕を使用する - 会議の音声を聞くことができない参加者は、字幕をオンにします。字幕をオンすると、会議中の発言が画面の下部にテキストで表示されるため、会議により参加しやすくなります。詳しくは、字幕を使用する方法に関するページをご覧ください。
- 会議の招待状に返信する際に場所を追加する - オフィスの会議室から参加するのか、オンラインで参加するのかについて参加者に知らせます。各参加者の参加方法を把握することで、プレゼンターはすべての参加者を会議に含めることができます。詳しくは、招待状に返信するときに場所を追加する方法に関するページをご覧ください。
- コンパニオン モードを使用して会議で共同作業をしやすくする - 全員がリモートから参加している場合、または全員が同じ会議室にいる場合には、全員が同じようにアクティビティを行えます。一方、リモートにも会議室にも参加者がいるハイブリッド会議の場合、会議室からの参加者は、ミーティング ルーム ハードウェアを使用して個別にチャットをしたり、質問に賛成票を投じたり、アンケートに回答したりすることができません。会議室から参加する場合には、音声と動画にはミーティング ルーム ハードウェアを使用したうえで、ノートパソコンでコンパニオン モードを使って接続してください。こうすることで、リモートからの参加者とのアクティビティに参加できます。詳しくは、コンパニオン モードを使用してコラボレーションを強化する方法についての説明をご覧ください。
ビデオ会議でアイデアやフィードバックをリアルタイムで共有する
- グループによる共同編集用の Google Jamboard を開始する - Jamboard は、他の参加者とリアルタイムでブレインストーミングを行うことができるバーチャル ホワイトボードです。詳しくは、会議で Jamboard を使用する方法に関するページをご覧ください。
- 挙手機能を使用する - 参加者に挙手機能の使用を促すことで、会議をスムーズに進行することができます。リモートで会議をしている場合は特に、挙手機能を使うことで、話したい相手に順番に対応できます。また、挙手してもらうことでプレゼンテーションを中断せずに済みます。詳しくは、会議中に挙手する方法に関するページをご覧ください。
- ブレイクアウト セッションとアンケートを使用する - プロジェクトの業務のために大人数のグループをサブグループ（ブレイクアウト セッション）に分割したり、アンケートを実施して問題についてチームがどのように感じているかを調査したりできます。詳しくは、ブレイクアウト セッションを使用する方法やアンケートを実施する方法に関するページをご覧ください。
その他のリソース
2.Chat を使ってプロジェクトで共同作業する
Chat を使用すると、プロジェクト チームがいつでもどこからでも共同編集を行えるオンライン スペースを作成できます。グループ チャットをプロジェクト スペースに移行することも可能です。
Chat を使用すると次のことができます。
- 情報を共有する - 特定のトピックについて、Chat スペースで複数の会話を並行して行うことができます。また、Chat スペースから直接 Google Meet のビデオ会議を開始して、チームのイベントをスケジュールすることもできます。詳しくは、ダイレクト メッセージやスペースを作成する方法に関するページをご覧ください。
- プロジェクト ファイルを管理する - チームでは、プラン、スプレッドシート、プレゼンテーションなどのファイルの共同編集を頻繁に行う必要があります。Chat スペースにプロジェクト ファイルを追加すると、プロジェクト ファイルを簡単に見つけることができます。また、スペースで直接ドキュメント、スプレッドシート、スライドを開いて編集したり、作成したりすることもできます。詳しくは、スペースにファイルを追加する方法に関するページをご覧ください。
- チームメンバーを管理、オンボーディングする - 必要に応じて、Chat スペースのメンバーを追加または削除します。新しいメンバーは、過去の会話や関連ファイルを表示して最新情報を入手できます。このため、個別のメール メッセージで重要な情報を検索する必要はありません。詳しくは、スペースにユーザーを追加する、またはスペースからユーザーを削除する方法に関するページをご覧ください。
- タスクを割り当て、目標に対する進捗状況を管理する - Chat スペースでグループタスクを作成、管理します。ユーザーがタスクを作成して割り当てたり、タスクが完了したりすると、スペースに通知が表示されます。詳しくは、スペースでタスクを作成して割り当てるをご覧ください。
その他のリソース
3. カレンダーでスケジュールを管理する
ハイブリッドな作業環境では多くの場合、個人的な業務と仕事上の業務に対応できるよう、柔軟なスケジュールが設定されます。たとえば、あなたや同僚が「スプリント」で作業する場合、従来の 8 時間労働ではなく、2～4 時間の時間枠で作業することになります。空き情報と作業スケジュールに関する期待値を設定することは、ハイブリッド環境で成功するうえで重要です。
カレンダーを使用すると次のことができます。
- 空いている時間を同僚に知らせる - カレンダーに業務時間を表示できます。曜日ごとに異なる時間を指定できます。また、スプリントに対応するために、一日を複数の時間枠に分割することもできます。詳しくは、カレンダーに業務時間を表示する方法に関するページをご覧ください。
- 他のユーザーの空き情報を確認する - 同僚のカレンダーに業務時間や勤務場所が表示されている場合、同僚の空き情報を確認してから予定を設定できます。詳しくは他のユーザーの空き情報を確認する方法に関するページをご覧ください。
- 勤務場所を同僚に知らせる - カレンダーで勤務場所を設定すると、オフィス勤務、在宅勤務、他の場所など、曜日ごとの勤務場所が表示されます勤務場所を設定する方法はこちらよりご確認ください。
その他のリソース
4. Meet、カレンダー、Gmail を使用して健康管理をサポートする
職場でよく聞かれる不満は、立て続けの会議やメールの多さです。Google Workspace には、このような落とし穴を防いで仕事の効率を上げるためのツールが用意されています。
会議疲れの軽減
- 会議の迅速化を試す - 予定の設定で、デフォルトの会議時間を 30 分から 25 分に変更します。または、会議を時間の上限または下限の 5～10 分前に終了するようにスケジュールします。会議が数分早く終了すれば、連続した会議の合間に気分をリセットすることができます。詳しくは、予定の設定をカスタマイズする方法に関するページをご覧ください。
- 会議の招待状に返信する際に場所を設定する - 会議の招待状を受諾する際に、オフィスの会議室から参加するのか、オンラインで参加するのかについて会議の主催者に知らせます。詳しくは、会議への参加場所を設定する方法に関するページをご覧ください。
- セルフビューを非表示にする - ビデオ会議でセルフビューを変更または非表示にすると、プレゼンターやプレゼンテーションに集中できます。詳しくは、セルフビューを管理する方法に関するページをご覧ください。
大量に届くメールを減らす
- Gmail でメールのラベル付けと並べ替えを自動で行う - マネージャーからのメールやお客様からのフィードバックなど、すぐに確認が必要なメールに絞って表示することができます。詳しくは、メールのラベル付けと並べ替えを行う方法に関するページをご覧ください。
- 見逃したメールを Gmail でフォローアップするように促す - アクションの提案がオンの場合、あなたや受信者が数日間メールに返信せずにいると、Gmail がメールを受信トレイに戻します。詳しくは、アクションの提案をオンにする方法に関するページをご覧ください。
スケジュールを管理する
- カレンダーの「時間の分析情報」機能を使用すると、過去の数日間、数週間、数か月間で会議に費やした時間を把握することができます。また、会議に参加したユーザーの概要も確認できます。「時間の分析情報」は、あなたとあなたのカレンダーの管理者のみに表示され、マネージャーには表示されません。詳しくは、カレンダーで「時間の分析情報」を取得する方法に関するページをご覧ください。
その他のリソース
5. ベスト プラクティスとその他のリソース
- 離れた場所にいるチームと連携するための 10 のヒント
- ハイブリッドな働き方への対応: Google Workspace ハンドブック
- 未来の働き方
- リモートワークで Google Workspace を活用する
Meet の使用
カレンダーの使用
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