Controlar el acceso a los archivos y las carpetas de unidades compartidas

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard, Business Plus, Enterprise, Education, Enterprise para Centros Educativos, G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, G Suite Business y Essentials. Comparar ediciones

Como administrador, puedes restringir el acceso a los archivos de una unidad compartida. También puedes definir las opciones de acceso predeterminadas de las nuevas unidades compartidas. Puedes aplicar estas restricciones en una unidad organizativa específica o en toda tu organización.

También puedes impedir que los miembros con acceso de administrador modifiquen la configuración de la unidad compartida. En las unidades compartidas, puedes restringir lo siguiente:

  • El acceso a los archivos por parte de los usuarios que no sean miembros 
  • El acceso a los archivos por parte de personas ajenas a tu organización
  • La posibilidad de que los usuarios con permiso para comentar o leer descarguen, copien o impriman los archivos

Controlar el acceso a archivos y las opciones para compartirlos

Mover y compartir archivos

Cuando se mueven archivos a unidades compartidas, se conservan los permisos para compartir que ya tenían. Por lo tanto, si el propietario de esos archivos los configura para impedir que se descarguen, copien e impriman, ese ajuste no cambiará aunque se muevan a unidades compartidas. Mover archivos no afecta a los permisos para compartir contenido ni a los permisos o funciones de los usuarios, como gestor de contenido o lector.

Los usuarios no pueden compartir archivos con personas excluidas por las restricciones de la unidad compartida. Por ejemplo, si una unidad compartida se ha configurado para impedir que los usuarios de fuera de la organización accedan a su contenido, el sistema excluye a todos los usuarios externos de los archivos de la unidad compartida.

Los cambios en la configuración de restricciones de la unidad compartida no conllevan la eliminación de los usuarios existentes ni modifican los permisos de uso compartido de un archivo. Por ejemplo, si se añade un usuario de fuera de la organización a un archivo y después se aplica una restricción a la unidad compartida, el usuario no se quitará del archivo. De este modo, ese usuario podría recuperar el acceso si las restricciones se hicieran más laxas en el futuro.

Nota sobre el uso compartido de archivos con usuarios que no tienen cuenta de Google: Si quieres que los usuarios que no tengan una cuenta de Google puedan colaborar en archivos como visitantes, sigue estas instrucciones para compartir carpetas y archivos de unidades compartidas. Esta opción de compartir elementos con visitantes solo permite compartir carpetas y archivos concretos. Los usuarios que no tengan una cuenta de Google no pueden ser miembros de una unidad compartida.

Definir las opciones de acceso predeterminadas de todas las unidades compartidas nuevas
Los administradores pueden definir las siguientes opciones para restringir el acceso en todas las unidades compartidas nuevas. Para obtener más información, consulta el blog de novedades de Google Workspace.

Utiliza las restricciones de uso compartido predeterminadas para restringir el acceso al contenido de todas las unidades compartidas nuevas. Estos ajustes deben habilitarse manualmente. 

 Definir las restricciones de uso compartido predeterminadas

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Selecciona Configuración para compartir.
  4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard, Business Plus, Enterprise, Education, Enterprise para Centros Educativos, G Suite Business, G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro y Essentials. Comparar ediciones

  5. Junto a Crear unidades compartidas, selecciona las restricciones predeterminadas de acceso a las unidades compartidas nuevas.
    • Impedir que los usuarios de [tu organización] creen unidades compartidas
    • Impedir que los miembros con acceso completo modifiquen la configuración de la unidad compartida
    • Impedir que los usuarios ajenos a [tu organización] accedan a los archivos de la unidad compartida
    • Impedir que los usuarios que no pertenezcan a la unidad compartida accedan a los archivos incluidos en ella
    • Impedir que los comentadores y lectores descarguen, copien e impriman archivos de la unidad compartida

Nota: Si la opción Impedir que los miembros con acceso completo modifiquen la configuración de la unidad compartida no está activada, los miembros con acceso completo podrán saltarse cualquiera de estas restricciones predeterminadas en las unidades compartidas.

Aspectos que hay que tener en cuenta

  • Si un documento se mueve a una unidad compartida sujeta a las restricciones de uso compartido predeterminadas, ocurre lo siguiente:
    • Los ajustes predeterminados anulan la configuración de uso compartido a nivel de documento, lo que puede provocar que algunos usuarios pierdan el acceso al documento. En este caso, aparece una advertencia antes de mover el archivo. 
    • Las protecciones del documento prevalecen si las de la unidad compartida son menos restrictivas. 
  • Si un documento se pasa de una unidad compartida a Mi unidad dentro de la misma organización, ocurre lo siguiente:
    • Se utiliza la configuración de uso compartido original del documento. Esto puede provocar que algunos usuarios ganen o pierdan acceso al documento.
    • Las restricciones a nivel de documento siempre se conservan, salvo que se cambien o eliminen explícitamente. Las restricciones de las unidades compartidas solo afectan a los documentos que contienen. 
  • Los cambios en estos ajustes predeterminados no afectan a las unidades compartidas ya creadas:
    • Si se cambian estos ajustes predeterminados, no se quitará a los usuarios de la unidad compartida ni se les retirarán los permisos de archivos concretos. 
    • Si las limitaciones de una unidad compartida son más restrictivas que los permisos de un archivo, es posible que algunos usuarios pierdan el acceso a ese archivo. 
    • Si se eliminan las restricciones predeterminadas de una unidad compartida, es posible que algunos usuarios recuperen el acceso.
Restringir el acceso a unidades compartidas ya creadas
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Selecciona Gestionar unidades compartidas.
  4. Coloca el cursor sobre una unidad compartida y haz clic en el botón Configuración.
  5. Selecciona Impedir que los miembros con acceso completo modifiquen la configuración de la unidad compartida para que los usuarios no puedan anular la configuración predeterminada de la unidad.
  6. Si los miembros con acceso completo tienen permiso para modificar la configuración de la unidad compartida, pueden hacer clic en Editar para cambiar cualquiera de estas opciones: 
    • Compartir fuera de [tu organización]: permite o impide que los usuarios externos accedan a los archivos de la unidad compartida.
    • Compartir con usuarios que no sean miembros: permite o impide que los miembros de la unidad compartida den a los usuarios que no sean miembros acceso a los archivos de esa unidad.
    • Descargar, copiar e imprimir: permite o impide que los comentadores y lectores descarguen, copien e impriman archivos de la unidad compartida.

Controlar el acceso a carpetas y las opciones para compartirlas

Puedes compartir una carpeta específica con otros usuarios o ampliar el acceso de los miembros de unidades compartidas dándoles más permisos para acceder a carpetas concretas almacenadas en la unidad en cuestión.

Cómo compartir carpetas

Hay varias situaciones en las que es importante compartir solo una carpeta concreta (y no una unidad compartida completa):

  • En un departamento de Marketing, puedes tener una unidad compartida a la que accedan todos los empleados internos y que contenga una carpeta con materiales de publicidad a la que también pueda acceder una agencia externa.
  • En un departamento de Ventas organizado por regiones, puedes tener una unidad compartida que los directores y los responsables de equipo pueden consultar en su totalidad, pero restringir el acceso de equipos regionales a la información almacenada en esa unidad que esté relacionada con su área concreta.
  • Cuando utilizas una unidad compartida para preparar un evento específico, puedes dar a todos los miembros permiso para ver todos los archivos, al tiempo que proporcionas a cada equipo concreto permiso para editar los documentos correspondientes a la parte del evento de la que se encargarán ellos.
¿Cómo funciona el uso compartido de contenido?

En una unidad compartida, los usuarios tienen los permisos mínimos para acceder a todos los archivos y las carpetas que la unidad contiene. Con esta medida se garantiza la transparencia, predictibilidad y escalabilidad del nivel de acceso. Por lo tanto, el nivel de acceso de un usuario a una carpeta incluida dentro de una unidad compartida siempre será más amplio que el nivel que ese usuario tiene para acceder a la propia unidad compartida; en ningún caso puede ser más restrictivo.

Por ejemplo, un usuario que pueda acceder como comentador a una unidad compartida no podrá tener acceso solo como lector a una carpeta de esa unidad. Sin embargo, si un usuario tiene acceso como lector a una unidad compartida, se le podría dar acceso como comentador o colaborador a subcarpetas y archivos concretos de esa unidad. Por lo tanto, si el permiso asociado a un archivo o a una carpeta se restringe, ese cambio se aplicará a una o varias carpetas principales de las que se haya heredado ese permiso.

Change permission on parent folder

Ejemplo del cuadro de diálogo que aparece si se restringe el nivel de acceso asociado a una subcarpeta incluida en una unidad compartida

¿Quién puede compartir carpetas?

Los administradores de unidades compartidas pueden compartir las carpetas de dichas unidades. Los usuarios con otros niveles de acceso a unidades compartidas (por ejemplo, con nivel de comentador o de gestor de contenido) no pueden compartir carpetas, ya que no pueden controlar el acceso general al contenido. Las carpetas de unidades compartidas tienen los mismos niveles de acceso que las unidades compartidas, excepto el de administrador. Estos niveles de acceso son: Gestor de contenido (predeterminado), Colaborador, Comentador y Lector. Ten en cuenta que un colaborador de una carpeta es un usuario con permiso para editar un archivo de esa carpeta. Más información sobre los niveles de acceso a unidades compartidas

Qué ocurre cuando se mueven archivos y carpetas

Cuando se meten carpetas o archivos compartidos en una unidad compartida, se mueven a otra ubicación dentro de la unidad compartida o se transfieren de una unidad compartida a otra, los permisos heredados de acceso al contenido se actualizan según corresponda y se conserva el acceso directo. Lo mismo sucede cuando se mueven carpetas o archivos compartidos de una unidad compartida a la carpeta Mi unidad de un usuario.

Por ejemplo, imagina que un documento estaba originalmente en la unidad compartida del equipo de Ventas. Todos los miembros del equipo de Ventas tienen permiso para ver la unidad compartida y, por lo tanto, también lo tienen para ver el documento. Además, cinco miembros del equipo de Ventas tienen permiso para editar ese documento concreto. Si ese archivo se saca de la unidad del equipo de Ventas, el equipo se quedará sin el permiso para ver, que se había heredado, pero esos cinco usuarios seguirán teniendo permiso para editar el archivo.

Como al mover estas carpetas compartidas se podría modificar el acceso al contenido, solo los administradores de la ubicación original y de la ubicación de destino pueden meter carpetas en una unidad compartida o transferirlas de una unidad compartida a otra.

Nota: Si asignas a una carpeta principal incluida dentro de una unidad compartida el permiso "Cualquier usuario de este grupo con este enlace puede verlo", no podrás compartir los elementos secundarios de esta carpeta principal con el permiso "Cualquier persona con el enlace (público)". Para evitar esta limitación, sigue estos pasos:

  • Comparte primero la carpeta secundaria y, a continuación, la carpeta principal.
  • Utiliza la API para compartir la carpeta secundaria después de compartir la carpeta principal (esta acción se puede realizar a través de la API, no con la interfaz de usuario).
¿Dónde se muestran las carpetas compartidas?

Puedes acceder a las carpetas compartidas incluidas en unidades compartidas en la sección Compartido conmigo de Drive. No aparecen en la jerarquía de las unidades compartidas del usuario con el que se han compartido, a menos que ese usuario sea miembro de la unidad compartida en cuestión. Cuando se comparte una carpeta con un usuario, ese usuario recibe una notificación similar a las que recibe por correo electrónico cuando se comparte un documento de Google con él. Los usuarios también pueden organizar carpetas compartidas utilizando accesos directos.

Ten en cuenta que las carpetas compartidas no aparecen automáticamente en File Stream de Drive ni en las unidades compartidas a las que tengas acceso. Para que aparezcan, debes crear un acceso directo a la carpeta compartida de Mi unidad o a la unidad compartida a la que tengas acceso. Este acceso directo estará disponible en File Stream de Drive, donde puedes acceder a la carpeta o sincronizar el contenido.

Controlar el uso compartido en tu organización

Restringe el uso compartido en tu organización con los ajustes indicados a continuación, que se aplican a todos los archivos de Drive. Por ejemplo, si impides en tu organización que se comparta contenido con usuarios ajenos a ella, el contenido de sus unidades compartidas también tendrá está limitación.

Impedir que los usuarios saquen contenido de la organización
 

Esta función está disponible en las ediciones G Suite Enterprise, G Suite Enterprise para Centros Educativos, G Suite Essentials, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Comparar ediciones

Puedes controlar quién tiene permiso para mover archivos y carpetas a ubicaciones fuera de tu organización en los siguientes casos:

  • Si se mueve contenido de unidades compartidas de tu organización a otras que pertenezcan a otra organización.
  • Si se mueve contenido de unidades compartidas de tu organización al área "Mi unidad" de usuarios de otra organización.
  • Si se mueve contenido del área "Mi unidad" de usuarios de tu organización a unidades compartidas de otra organización.
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Selecciona una unidad organizativa específica.

    Importante: Si seleccionas una unidad organizativa secundaria, esta configuración solo permitirá controlar el contenido que se mueva de "Mi unidad" a una unidad compartida de otra organización (por ejemplo, otra empresa o centro educativo). La transferencia de contenido de unidades compartidas a otras organizaciones siempre se rige por la configuración del nivel organizativo superior, ya que las unidades compartidas pertenecen a ese nivel.
     
  5. En Distribuir contenido fuera de [tu organización], selecciona una opción de la tabla siguiente y haz clic en Guardar.
     
    Opción Descripción
    Cualquier usuario Todos los usuarios que tengan acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad a ubicaciones de Drive de otras organizaciones. Más información sobre los permisos de acceso de usuarios

    Además, cualquier miembro de la unidad organizativa seleccionada puede copiar contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de una organización distinta, como otra empresa, grupo o centro educativo. Más información sobre cómo migrar contenido a una unidad compartida
     
    Solo los usuarios de [tu organización] Solo los usuarios de tu organización que tengan acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad a ubicaciones de Drive de otras organizaciones.

    Además, los miembros de la unidad organizativa seleccionada pueden copiar contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de otras organizaciones.
     
    Nadie Los archivos de una unidad compartida no se pueden mover a ubicaciones de Drive de otras organizaciones.

    Además, ningún usuario de la unidad organizativa seleccionada puede copiar contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de otras organizaciones.
     

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Definir los permisos para compartir archivos

Definir los permisos de una organización

Como administrador, puedes permitir o impedir que los usuarios compartan archivos fuera de tu organización. Consulta el artículo Definir permisos de uso compartido de usuarios de Drive.
Las unidades compartidas están sujetas a la configuración del nivel organizativo superior. Por ejemplo, si el uso compartido externo está inhabilitado para la unidad organizativa de un usuario, pero permitido en el nivel organizativo superior, el usuario podrá compartir los documentos de las unidades compartidas con personas ajenas a la empresa o al centro educativo.
Los administradores pueden definir restricciones adicionales para cada unidad organizativa mediante la configuración predeterminada para crear unidades compartidas. Las restricciones de una unidad compartida no pueden ser más generales que las restricciones de la organización de nivel superior, pero puedes utilizar la configuración predeterminada para restringir aún más el acceso a las unidades compartidas creadas en unidades organizativas específicas.

Compartir todos los archivos y las carpetas de una unidad compartida

Añade miembros a una unidad compartida para darles acceso a los archivos que haya en ella.

Consulta más información en el artículo Guardar y compartir archivos con las unidades compartidas.

Compartir un archivo específico

Los miembros de una unidad compartida también pueden compartir archivos concretos con personas que no formen parte de dicha unidad compartida.

Consulta más información sobre cómo compartir archivos fuera de las unidades compartidas.

 

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