Controlar el acceso a los archivos en unidades compartidas

Esta función está disponible en las ediciones Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Enterprise para Centros Educativos, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Comparar ediciones

Como administrador, puedes restringir el acceso a los archivos de una unidad compartida. También puedes establecer el acceso predeterminado para nuevas unidades compartidas. Puedes aplicar estas restricciones en una unidad organizativa específica o en toda tu organización.

También puedes impedir que los miembros con acceso de administrador modifiquen la configuración de la unidad compartida. En la unidad compartida, puedes restringir lo siguiente:

  • El acceso a los archivos por parte de los usuarios que no sean miembros 
  • El acceso a los archivos por parte de personas ajenas a tu organización
  • La posibilidad de que los usuarios con permiso para comentar o leer descarguen, copien o impriman los archivos

Mover y compartir archivos

Cuando se mueven archivos a unidades compartidas, se conservan los permisos para compartir que ya tenían. Por lo tanto, si el propietario de esos archivos los configura para impedir que se descarguen, copien e impriman, ese ajuste no cambiará aunque se muevan a unidades compartidas. Mover archivos no afecta a los permisos para compartir contenido ni a los permisos o funciones de los usuarios, como gestor de contenido o lector.

Los usuarios no pueden compartir archivos con personas excluidas por las restricciones de la unidad compartida. Por ejemplo, si una unidad compartida se ha configurado para impedir que los usuarios de fuera de la organización accedan a su contenido, el sistema excluye a todos los usuarios externos de los archivos de la unidad compartida.

Los cambios en la configuración de restricciones de la unidad compartida no conllevan la eliminación de los usuarios existentes ni modifican los permisos de uso compartido de un archivo. Por ejemplo, si se añade un usuario de fuera de la organización a un archivo y después se aplica una restricción a la unidad compartida, el usuario no se quitará del archivo. De este modo, ese usuario podría recuperar el acceso si las restricciones se hicieran más laxas en el futuro.

Establecer el acceso predeterminado para todas las unidades compartidas nuevas

Los administradores pueden definir las siguientes opciones para restringir el acceso en todas las unidades compartidas nuevas. Consulta el blog de novedades de G Suite para obtener más información.

Utiliza las restricciones de uso compartido predeterminadas para restringir el acceso al contenido de todas las unidades compartidas nuevas. Estos ajustes deben habilitarse manualmente. 

 Definir las restricciones de uso compartido predeterminadas

  1. Inicia sesión en tu Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Selecciona Configuración para compartir.
  4. Si solo quieres activar esta función para algunos usuarios, selecciona una unidad organizativa o grupo a la izquierda. Si no lo haces, se aplicará a todos.

    Esta función solo te permite seleccionar una unidad organizativa o grupo si tienes alguna de las siguientes versiones: G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos, G Suite para organizaciones sin ánimo de lucro o G Suite Drive Enterprise. Comparar las ediciones de G Suite

  5. Junto a Creación de unidad compartida, selecciona las restricciones predeterminadas para todas las unidades compartidas nuevas.
    • Impedir que los usuarios de [tu organización] creen unidades compartidas
    • Impedir que los miembros con acceso completo modifiquen la configuración de la unidad compartida
    • Impedir que los usuarios ajenos a [tu organización] accedan a los archivos de la unidad compartida
    • Impedir que los usuarios que no pertenezcan a la unidad compartida accedan a los archivos incluidos en ella
    • Impedir que los comentadores y lectores descarguen, copien e impriman archivos de la unidad compartida

Nota: Si la opción Impedir que los miembros con acceso completo modifiquen la configuración de la unidad compartida no está activada, los miembros con acceso completo podrán saltarse cualquiera de estas restricciones predeterminadas en las unidades compartidas.

Aspectos que hay que tener en cuenta

  • Si un documento se mueve a una unidad compartida con restricciones de uso compartido predeterminadas:
    • Los ajustes predeterminados anulan la configuración de uso compartido a nivel de documento, lo que puede provocar que algunos usuarios pierdan el acceso al documento. Si esto fuera a suceder, se mostrará una advertencia antes de mover el archivo. 
    • Las protecciones del documento siguen aplicándose si la unidad compartida tiene protecciones menos restrictivas. 
  • Si un documento se pasa de una unidad compartida a Mi unidad dentro de la misma organización:
    • Se utiliza la configuración de uso compartido original del documento. Esto puede provocar que algunos usuarios ganen o pierdan acceso al documento.
    • Las restricciones a nivel de documento siempre se conservan, salvo que se cambien o eliminen específicamente. Las restricciones de una unidad compartida solo se aplican a los documentos cuando están en ella. 
  • Los cambios en estos ajustes predeterminados no afectan a las unidades compartidas existentes:
    • Si se cambian estos ajustes predeterminados, los usuarios no se quitarán de la unidad compartida ni se les retirarán los permisos de archivos concretos. 
    • Sin embargo, si las limitaciones de la unidad compartida son más restrictivas que los permisos del archivo, algunos usuarios perderán el acceso al archivo. 
    • Si se eliminan las restricciones predeterminadas de la unidad compartida, algunos usuarios podrían recuperar el acceso.

Restringir el acceso a una unidad compartida

  1. Inicia sesión en tu Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Selecciona Gestionar unidades compartidas.
  4. Junto a una unidad compartida, haz clic en Configuración Configuración
  5. Selecciona Impedir que los miembros con acceso completo modifiquen la configuración de la unidad compartida para evitar que los usuarios anulen la configuración predeterminada de la unidad compartida.
  6. Si los miembros con acceso completo pueden modificar la configuración de las unidades compartidas, haz clic en Editar para modificar cualquiera de las siguientes opciones: 
    • Compartir contenido con personas ajenas a [tu organización]: permite o impide que los usuarios externos accedan a los archivos de la unidad compartida.
    • Compartir con usuarios que no sean miembros: permite o impide que los miembros de unidades compartidas proporcionen a los usuarios que no sean miembros acceso a los archivos de la unidad compartida.
    • Descargar, copiar e imprimir: permite o impide que los comentadores y lectores descarguen, copien e impriman archivos de la unidad compartida.

Controlar el uso compartido en tu organización

Restringe el uso compartido en tu organización con los siguientes ajustes, que se aplican a todos los archivos de Drive. Por ejemplo, si impides en tu organización que se comparta contenido con usuarios ajenos a ella, el contenido de sus unidades compartidas también tendrá está limitación.

Impedir que los usuarios saquen contenido de la organización
 

Esta función está disponible en las ediciones Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Enterprise para Centros Educativos, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Comparar ediciones

Puedes controlar quién tiene permiso para mover archivos y carpetas a ubicaciones fuera de tu organización en los siguientes casos:

  • Si se mueve contenido de unidades compartidas de tu organización a otras que pertenezcan a otra organización.
  • Si se mueve contenido de unidades compartidas de tu organización al área "Mi unidad" de usuarios de otra organización.
  • Si se mueve contenido del área "Mi unidad" de usuarios de tu organización a unidades compartidas de otra organización.
  1. Inicia sesión en tu Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Selecciona una unidad organizativa específica.

    Importante: Si seleccionas una unidad organizativa secundaria, esta configuración solo permitirá controlar el contenido que se mueva de "Mi unidad" a una unidad compartida de otra organización (por ejemplo, otra empresa o centro educativo). La transferencia de contenido de unidades compartidas a otras organizaciones siempre se rige por la configuración del nivel organizativo superior, ya que las unidades compartidas pertenecen a ese nivel.
     
  5. En Distribuir contenido fuera de [tu organización], selecciona una opción de la tabla siguiente y haz clic en Guardar.
     
    Opción Descripción
    Cualquier usuario Todos los usuarios que tengan acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad a ubicaciones de Drive de otras organizaciones. Más información sobre los permisos de acceso de usuarios

    Además, cualquier miembro de la unidad organizativa seleccionada puede copiar contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de una organización distinta, como otra empresa, grupo o centro educativo. Más información sobre cómo migrar contenido a una unidad compartida
     
    Solo los usuarios de [tu organización] Solo los usuarios de tu organización que tengan acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad a ubicaciones de Drive de otras organizaciones.

    Además, los miembros de la unidad organizativa seleccionada pueden copiar contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de otras organizaciones.
     
    Nadie Los archivos de una unidad compartida no se pueden mover a ubicaciones de Drive de otras organizaciones.

    Además, ningún usuario de la unidad organizativa seleccionada puede copiar contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de otras organizaciones.
     

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Definir los permisos para compartir archivos

Definir los permisos de una organización

Como administrador, puedes permitir o impedir que los usuarios compartan archivos fuera de la organización. Consulta el artículo Definir permisos de uso compartido de usuarios de Drive
A las unidades compartidas se les aplica la configuración del nivel organizativo superior. Por ejemplo, si el uso compartido externo está inhabilitado para la unidad organizativa de un usuario, pero permitido en el nivel organizativo superior, el usuario podrá compartir los documentos de las unidades compartidas con personas ajenas a la empresa o al centro educativo.
Los administradores pueden definir restricciones adicionales para cada unidad organizativa mediante la configuración predeterminada para crear unidades compartidas. Las restricciones de una unidad compartida no pueden ser más generales que las restricciones de la organización de nivel superior, pero puedes utilizar la configuración predeterminada para restringir aún más el acceso a las unidades compartidas creadas en unidades organizativas específicas.

Compartir todos los archivos y las carpetas de una unidad compartida

Añade miembros a una unidad compartida para concederles acceso a los archivos que haya en ella.

Consulta el artículo sobre cómo compartir archivos con unidades compartidas para obtener más información.

Compartir un archivo específico

Los miembros de una unidad compartida también pueden compartir archivos concretos con personas que no formen parte de dicha unidad compartida.

Consulta la sección sobre cómo compartir archivos fuera de unidades compartidas para obtener más información.

 

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