Controlar el acceso a los archivos y las carpetas de unidades compartidas

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Plus, Enterprise, Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade y Plus, Organizaciones sin Ánimo de Lucro, G Suite Business y Essentials.  Comparar ediciones

Como administrador, puedes aplicar estas restricciones a toda tu organización y definir reglas distintas para determinados grupos o departamentos.

También puedes impedir que los miembros de unidades compartidas que tengan acceso de administrador modifiquen la configuración de las unidades a las que pertenecen. En las unidades compartidas, puedes restringir lo siguiente:

  • El acceso a los archivos por parte de los usuarios que no sean miembros 
  • El acceso a los archivos por parte de personas ajenas a tu organización
  • La posibilidad de que los usuarios con permiso para comentar o leer descarguen, copien o impriman los archivos

Controlar el acceso a archivos y las opciones para compartirlos

Mover y compartir archivos

Si quieres que los usuarios que no tengan una cuenta de Google puedan colaborar en archivos como visitantes, consulta los pasos para compartir archivos con usuarios que no tienen cuenta de Google.

Cuando se mueven archivos a unidades compartidas, esos archivos conservan los permisos para compartir que ya tenían. Por lo tanto, si el propietario de esos archivos los configura para impedir que se descarguen, copien e impriman, ese ajuste no cambiará aunque se muevan a unidades compartidas. Mover archivos no afecta a los permisos para compartir contenido ni a los permisos o roles de los usuarios, como gestor de contenido o lector.

Los usuarios no pueden compartir archivos con personas excluidas por las restricciones de la unidad compartida. Por ejemplo, si una unidad compartida se ha configurado para impedir que los usuarios de fuera de la organización accedan a su contenido, el sistema excluye a todos los usuarios externos de los archivos de la unidad compartida.

Los cambios en la configuración de restricciones de la unidad compartida no conllevan la eliminación de los usuarios existentes ni modifican los permisos de uso compartido de un archivo. Por ejemplo, si se añade un usuario de fuera de la organización a un archivo y después se aplica una restricción a la unidad compartida, el usuario no se quitará del archivo. De este modo, ese usuario podría recuperar el acceso si las restricciones se hicieran más laxas en el futuro.

Configurar el acceso predeterminado a todas las unidades compartidas nuevas
Los administradores pueden definir las siguientes opciones para restringir el acceso a todas las unidades compartidas nuevas. Para obtener más información, consulta el blog de novedades de Google Workspace.

Utiliza las restricciones de uso compartido predeterminadas para restringir el acceso al contenido de todas las unidades compartidas nuevas. Estos ajustes deben habilitarse manualmente. 

 Definir las restricciones de uso compartido predeterminadas

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Selecciona Opciones para compartir.
  4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionada la unidad organizativa superior. Si solo quieres aplicarlo a algunos usuarios, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade y Plus; G Suite Business; G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro; Essentials.  Comparar ediciones

  5. Junto a Crear unidades compartidas, selecciona las restricciones predeterminadas de acceso a las unidades compartidas nuevas.
    • Impedir que los usuarios de [tu organización] creen unidades compartidas
    • Impedir que los miembros con acceso completo modifiquen la configuración de la unidad compartida
    • Impedir que los usuarios ajenos a [tu organización] accedan a los archivos de la unidad compartida
    • Impedir que los usuarios que no pertenezcan a la unidad compartida accedan a los archivos incluidos en ella
    • Impedir que los comentadores y lectores descarguen, copien e impriman archivos de la unidad compartida

Nota: Si la opción Impedir que los miembros con acceso completo modifiquen la configuración de la unidad compartida no está activada, los miembros con acceso completo podrán saltarse cualquiera de estas restricciones predeterminadas en las unidades compartidas.

Aspectos que hay que tener en cuenta

  • Si un documento se mueve a una unidad compartida sujeta a las restricciones de uso compartido predeterminadas, ocurre lo siguiente:
    • Los ajustes predeterminados anulan la configuración de uso compartido a nivel de documento, lo que puede provocar que algunos usuarios pierdan el acceso al documento. En este caso, aparece una advertencia antes de mover el archivo. 
    • Las protecciones del documento prevalecen si las de la unidad compartida son menos restrictivas. 
  • Si un documento se pasa de una unidad compartida a Mi unidad dentro de la misma organización, ocurre lo siguiente:
    • Se utiliza la configuración de uso compartido original del documento. Esto puede provocar que algunos usuarios ganen o pierdan acceso al documento.
    • Las restricciones a nivel de documento siempre se conservan, salvo que se cambien o eliminen explícitamente. Las restricciones de las unidades compartidas solo afectan a los documentos que contienen. 
  • Los cambios en estos ajustes predeterminados no afectan a las unidades compartidas ya creadas:
    • Si se cambian estos ajustes predeterminados, no se quitará a los usuarios de la unidad compartida ni se les retirarán los permisos de archivos concretos. 
    • Si las limitaciones de una unidad compartida son más restrictivas que los permisos de un archivo, es posible que algunos usuarios pierdan el acceso a ese archivo. 
    • Si se eliminan las restricciones predeterminadas de una unidad compartida, es posible que algunos usuarios recuperen el acceso.
Restringir el acceso a unidades compartidas ya creadas
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Selecciona Gestionar unidades compartidas.
  4. Coloca el cursor sobre una unidad compartida y haz clic en el botón Configuración.
  5. Selecciona Impedir que los miembros con acceso completo modifiquen la configuración de la unidad compartida para que los usuarios no puedan anular la configuración predeterminada de la unidad.
  6. Si los miembros con acceso completo tienen permiso para modificar la configuración de la unidad compartida, pueden hacer clic en Editar para cambiar cualquiera de estas opciones: 
    • Compartir fuera de [tu organización]: permite o impide que los usuarios externos accedan a los archivos de la unidad compartida.
    • Compartir con usuarios que no sean miembros: permite o impide que los miembros de la unidad compartida den a los usuarios que no sean miembros acceso a los archivos de esa unidad.
    • Descargar, copiar e imprimir: permite o impide que los comentadores y lectores descarguen, copien e impriman archivos de la unidad compartida.

Controlar el acceso a carpetas y las opciones para compartirlas

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Puedes compartir una carpeta específica con otros usuarios o ampliar el acceso de los miembros de unidades compartidas dándoles más permisos para acceder a carpetas concretas almacenadas en la unidad en cuestión.

Cómo compartir carpetas

Hay varias situaciones en las que es importante compartir solo una carpeta concreta (y no una unidad compartida completa):

  • En un departamento de Marketing, puedes tener una unidad compartida a la que accedan todos los empleados internos y que contenga una carpeta con materiales de publicidad a la que también pueda acceder una agencia externa.
  • Cuando utilizas una unidad compartida para preparar un evento específico, puedes dar a todos los miembros permiso para ver todos los archivos, al tiempo que proporcionas a cada equipo concreto permiso para editar los documentos correspondientes a la parte del evento de la que se encargarán ellos.
¿Cómo funcionan las carpetas compartidas?

Si asignas acceso a una unidad compartida, el nivel de acceso es el nivel mínimo de acceso que tendrán los usuarios a todos los archivos y carpetas de la unidad compartida. Las carpetas de la unidad compartida solo se pueden compartir con el mismo nivel de acceso o superior. Ni tus usuarios ni tú podéis hacer que el acceso a las carpetas sea más restrictivo.

Por ejemplo, un usuario con permiso para comentar en una unidad compartida no puede tener permiso para ver en una carpeta de esa unidad compartida. Si el nivel de permiso asociado a un archivo o a una carpeta se reduce, también se reduce el nivel de permiso asociado a las carpetas superiores.

Change permission on parent folder

 

¿Quién puede compartir carpetas?

Los administradores de una unidad compartida pueden compartir carpetas en ella. Las carpetas de unidades compartidas tienen los mismos niveles de acceso que las unidades compartidas, excepto el nivel de administrador. Más información sobre los niveles de acceso a unidades compartidas

¿Qué ocurre cuando alguien mueve un archivo o una carpeta?

Cuando alguien mete un archivo o una carpeta en una unidad compartida, se mueve a otra ubicación dentro de la unidad compartida o se transfiere de una unidad compartida a otra o a Mi unidad, los permisos heredados de acceso al contenido se actualizan según corresponda y se conserva el acceso directo. 

Por ejemplo, supongamos que tienes un documento en la unidad compartida del equipo de Ventas. Todos los miembros del equipo de Ventas tienen permiso para ver la unidad compartida y, por lo tanto, también lo tienen para ver el documento. Cinco miembros del equipo de Ventas tienen permiso para editar el documento. Si el documento se saca de la unidad del equipo de Ventas, el equipo se quedará sin el permiso para ver, que se había heredado, pero esos cinco usuarios seguirán teniendo permiso para editar el documento.

Meter carpetas en una unidad compartida puede crear amplios cambios en el acceso al contenido. Por lo tanto, solo los usuarios que tienen acceso de administrador a las ubicaciones de origen y destino pueden mover carpetas a unidades compartidas o entre ellas.

Nota: Si compartes una carpeta de una unidad compartida con la opción Cualquier usuario de este grupo con este enlace puede verlo, no podrás compartir ninguno de los archivos o carpetas que contenga con la opción Cualquier persona con el enlace. Para evitar esta limitación, sigue uno de estos pasos:

  • Primero, comparte el elemento con la opción Cualquier persona con el enlace y, a continuación, comparte la carpeta principal con la opción Cualquier usuario de este grupo con este enlace puede verlo.
  • Utiliza la API para compartir la carpeta secundaria después de compartir la carpeta principal (este proceso se puede realizar a través de la API, pero no con la interfaz de usuario).
¿Dónde puedo encontrar las carpetas compartidas?

Puedes encontrar carpetas de unidades compartidas en la sección Compartido conmigo de Google Drive. Si un usuario tiene permiso de miembro en la unidad compartida, también verá la carpeta compartida bajo la unidad compartida en Drive. Cuando compartes una carpeta, el destinatario recibe una notificación. Todos los usuarios pueden organizar carpetas compartidas utilizando accesos directos.

Las carpetas no aparecen automáticamente en Google Drive para ordenadores ni en las unidades compartidas, a menos que tengas permiso de administrador. Sin embargo, puedes crear un acceso directo a la carpeta compartida de Drive para ordenadores y sincronizar el contenido.

Controlar el uso compartido en tu organización

Restringe el uso compartido en tu organización con los ajustes indicados a continuación, que se aplican a todos los archivos de Drive. Por ejemplo, si impides en tu organización que se comparta contenido con usuarios ajenos a ella, el contenido de sus unidades compartidas también tendrá esta limitación.

Impedir que los usuarios saquen contenido de la organización
 

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Plus, Enterprise, Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade y Plus, G Suite Business y Essentials.  Comparar ediciones

Puedes controlar quién tiene permiso para sacar archivos y carpetas fuera de tu organización si se mueve contenido de esta forma:

  • De unidades compartidas de tu organización: 
    • A unidades compartidas de otra organización
    • Al área Mi unidad de usuarios de otra organización
  • Del área Mi unidad de usuarios de tu organización a una unidad compartida de otra organización 
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Opciones para compartiry luegoOpciones para compartir.
  4. Selecciona la unidad organizativa o el grupo que quieres. 
  5. En Distribuir contenido fuera de tu organización, selecciona una de estas opciones:
    • Cualquier usuario
      • Los usuarios que tienen acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad a ubicaciones de Drive de otras organizaciones. Más información
      • Los miembros de la unidad organizativa o el grupo seleccionados pueden mover contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de una organización distinta, como otra empresa, grupo o centro educativo. Más información
    • Solo los usuarios de tu organización
      • Los usuarios que tienen acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad a ubicaciones de Drive de otras organizaciones.
      • Los usuarios de la unidad organizativa o el grupo seleccionados pueden mover contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de otra organización.
    • Nadie
      • Los archivos de una unidad compartida no se pueden mover a ubicaciones de Drive de otras organizaciones.
      • Ningún usuario de la unidad organizativa o el grupo seleccionados puede mover contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de otra organización.
      • Ningún usuario de la unidad organizativa o el grupo seleccionados puede crear archivos en unidades compartidas de otra organización.
  6. Haz clic en Guardar.

Importante: Si seleccionas una unidad organizativa o un grupo secundarios, este ajuste solo controla el contenido que se mueva de Mi unidad a una unidad compartida de otra organización (por ejemplo, de otra empresa o de centro educativo). Los ajustes del nivel organizativo superior, que tienen unidades compartidas, siempre controlan el contenido que se mueve de una unidad compartida a otra organización.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se vayan aplicando ajustes antiguos y nuevos de manera intermitente.

Definir los permisos para compartir archivos

Definir los permisos de una organización

Como administrador, puedes permitir o impedir que los usuarios compartan archivos fuera de tu organización. Consulta el artículo Definir permisos de uso compartido de usuarios de Drive
Las unidades compartidas están sujetas a la configuración del nivel organizativo superior. Por ejemplo, si el uso compartido externo está inhabilitado en la unidad organizativa de un usuario, pero permitido en el nivel organizativo superior, el usuario podrá compartir los documentos de las unidades compartidas con personas ajenas a la empresa o al centro educativo.
Los administradores pueden definir restricciones adicionales en cada unidad organizativa mediante la configuración predeterminada para crear unidades compartidas. Las restricciones de una unidad compartida no pueden ser más generales que las restricciones de la organización de nivel superior, pero puedes utilizar la configuración predeterminada para restringir aún más el acceso a las unidades compartidas creadas en unidades organizativas específicas.

Compartir todos los archivos y las carpetas de una unidad compartida

Añade miembros a una unidad compartida para darles acceso a los archivos que haya en ella.

Consulta más información en el artículo Guardar archivos en unidades compartidas y compartirlos.

Compartir un archivo específico

Los miembros de una unidad compartida también pueden compartir archivos concretos con personas que no formen parte de dicha unidad compartida.

Consulta más información en Compartir archivos fuera de las unidades compartidas.

 

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