Implementar unidades compartidas

Para lograr una experiencia de usuario satisfactoria, toma como referencia el plan y los recursos que se indican a continuación:

Plan de implementación

  Tarea Detalles Objetivo
1 Evalúa cómo se almacenan los archivos actualmente.
  • Evalúa el número de archivos almacenados en Drive y otras ubicaciones.
  • Si no se utiliza Drive, determina cómo se comparten actualmente los archivos y cómo se compartirán en Drive.
Conocer la situación actual y decidir si se requiere un cambio.
2 Determina la estrategia de lanzamiento.
  • Determina la cantidad de archivos que se migrarán.  
  • Analiza el proceso de migración y decide qué asistencia se ofrecerá. Por ejemplo, ¿será obligatorio pasar a usar unidades compartidas?
Llevar a cabo el lanzamiento sin problemas.
3 Crea material de formación y comunicación. Elabora comunicaciones, guías e instrucciones para ayudar a los usuarios a ponerse en marcha. Consulta el apartado "Formar usuarios", que encontrarás más abajo. Elaborar resúmenes de funciones, correos electrónicos y guías de inicio rápido.
4 Comunica el cambio a los jefes de departamento. Informa a los jefes sobre las unidades compartidas e indica a los equipos que deben crear las suyas propias. Concienciar a los usuarios y lograr que se comprometan a adoptar las unidades compartidas. 
5 Nombra guías de Google o defensores en los departamentos. Envía una comunicación y organiza una reunión para mostrar el funcionamiento de las unidades compartidas. Proporcionar recursos que faciliten la transición a las unidades compartidas.
6 Define las reglas de uso compartido para usuarios internos y externos.

Restringe el ámbito en el que se comparte una unidad compartida o las unidades compartidas nuevas. Puedes aplicar estas restricciones a unidades compartidas, sean nuevas o no, tanto de una unidad organizativa concreta como de toda tu organización.

También puedes impedir que los miembros con acceso completo modifiquen la configuración de la unidad compartida.

Especificar si los usuarios externos podrán acceder a las unidades compartidas de la organización y limitar las acciones de los usuarios internos. 
6 Activa las unidades compartidas.

De forma predeterminada, las unidades compartidas están desactivadas.

Puedes activarlas en todo tu dominio o solo en unidades organizativas concretas.

Hacer que las unidades de equipo estén disponibles para quien las necesite.
7 Avisa a los miembros de tu organización de que van a empezar a usarse unidades compartidas.
  • Informa a los miembros de tu organización de que los equipos tienen unidades compartidas.
  • Explica cómo migrar contenido a unidades compartidas.
  • Ofrece asistencia.
Motivar e incentivar el uso de unidades compartidas.
8 Ofrece formación y asistencia para aprender a usar unidades compartidas. 
  • Organiza seminarios web y diseña un sitio web sobre el cambio a Google con instrucciones o consejos de trabajo para formar a los usuarios y resolver sus dudas.
  • Nombra guías de Google para celebrar sesiones de formación inicial y de preguntas a expertos.
  • Ofrece formación complementaria a los usuarios nuevos sobre cómo compartir y convertir archivos para mejorar sus destrezas con Drive.
Enseñar a los usuarios a navegar por las unidades compartidas (y por Drive en general).
9 Muestra prácticas recomendadas y casos de éxito a los usuarios para que se encuentren más cómodos utilizando esta solución. Ofrece consejos y casos prácticos para favorecer la colaboración.     Impulsar la colaboración.

Formar usuarios

Anima a los empleados de tu organización a usar unidades compartidas y ayúdales a ponerse en marcha con estos recursos: 

Plantilla para anunciar las unidades compartidas

Si quieres informar a los usuarios sobre las unidades compartidas, puedes enviarles un correo electrónico basado en la plantilla que incluimos más abajo.
Edita o elimina las secciones en rojo para adaptarlas a tu dominio.
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Hola, ${user}:

Por fin podemos presentarte las unidades compartidas, una función de Google Drive que permite trabajar en equipo de forma más sencilla y segura.

Las unidades compartidas sirven para que los equipos tengan un espacio común donde todos sus miembros puedan almacenar sus archivos y acceder a la información más actualizada, en cualquier momento y estén donde estén.

¿Qué características especiales tienen las unidades compartidas?

  • Todas las personas y grupos de Google que se hayan añadido a una unidad compartida obtienen acceso inmediato a los documentos de ese equipo.
  • Estas unidades se han diseñado para almacenar el trabajo del equipo de forma colectiva, de modo que, si el usuario que creó un documento abandona el grupo, ese documento no desaparece con él.
  • Las personas que comparten una unidad no pueden quitar ni eliminar accidentalmente archivos que otros usuarios puedan necesitar.

¿Qué debo hacer para empezar?

  1. Ve a drive.google.com.
  2. A la izquierda, haz clic en Unidades compartidas.
  3. Arriba a la izquierda, haz clic en Nuevo.
  4. Asigna un nombre a la unidad compartida.
  5. Haz clic en Crear.
  6. Arriba, haz clic en Añadir miembros Cambiar grupos.
  7. Añade nombres, direcciones de correo electrónico o un grupo de Google.
    • De forma predeterminada, los miembros pueden subir, editar y eliminar archivos, así como invitar a otros miembros.
  8. Haz clic en Enviar.

Para enviar comentarios, haz clic en Configuración Configuración y selecciona Enviar comentarios.

Si tienes alguna pregunta, consulta el Centro de Ayuda de las unidades compartidas, los tutoriales del Centro de Aprendizaje o las prácticas recomendadas para unidades compartidas.

${Nombre}, tu administrador de G Suite

 

 

 

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