Implementar unidades de equipo

Para que los usuarios tengan una experiencia satisfactoria, utiliza el plan de ejemplo y los recursos siguientes:

Plan de implementación

  Tarea Detalles Objetivo
1 Evalúa cómo se almacenan los archivos actualmente.
  • Evalúa el número de archivos almacenados en Drive y otras ubicaciones.
  • Si no se utiliza Drive, determina cómo se comparten actualmente los archivos y cómo se compartirán en Drive.
Conocer la situación actual y decidir si se requiere un cambio.
2 Determina la estrategia de lanzamiento.
  • Determina la cantidad de archivos que se migrarán.  
  • Analiza el proceso de migración y decide qué asistencia se ofrecerá. Por ejemplo, ¿será obligatorio cambiar a unidades de equipo?
Llevar a cabo el lanzamiento sin problemas.
3 Crea material de formación y comunicación. Elabora comunicaciones, guías e instrucciones para ayudar a los usuarios a ponerse en marcha. Consulta el apartado "Ofrecer formación a los usuarios", que encontrarás más abajo. Elaborar resúmenes de funciones, correos electrónicos y guías de inicio rápido.
4 Comunica el cambio a los jefes de departamento. Informa a los jefes sobre las unidades de equipo e indica a los departamentos que creen sus propias unidades. Concienciar a los usuarios y lograr que se comprometan a adoptar las unidades de equipo. 
5 Nombra guías de Google o defensores en los departamentos. Envía una comunicación y organiza una reunión para mostrar el funcionamiento de las unidades de equipo. Proporcionar recursos que faciliten el cambio a las unidades de equipo.
6 Define las reglas de uso compartido para usuarios internos y externos.

Decide si se compartirán los contenidos de una sola unidad de equipo o de todas las unidades nuevas. Puedes aplicar estas restricciones a unidades de equipo, tanto nuevas como no, de una unidad organizativa concreta o de toda tu organización.

También puedes impedir que los miembros con acceso completo modifiquen la configuración de las unidades de equipo.

Especificar si los usuarios externos podrán acceder a las unidades de equipo de la organización y limitar las acciones de los usuarios internos. 
6 Activa unidades de equipo.

Las unidades de equipo están desactivadas de forma predeterminada.

Activa las unidades de equipo en tu dominio o en unidades organizativas concretas.

Las unidades de equipo están disponibles para quien las necesite.
7 Anuncia a los miembros de tu organización que van a empezar a usarse unidades de equipo.
  • Informa a los miembros de tu organización de que los equipos tienen un nuevo recurso.
  • Proporciona instrucciones para migrar contenido a las unidades de equipo.
  • Ofrece asistencia.
Motivación e incentivación para utilizar unidades de equipo.
8 Proporciona formación y asistencia para utilizar las unidades de equipo. 
  • Organiza seminarios web y diseña un sitio web "Going Google" con instrucciones o consejos de trabajo para formar a los usuarios y resolver sus dudas.
  • Nombra guías de Google para celebrar eventos de formación y sesiones de preguntas a expertos.
  • Proporciona formación complementaria a los usuarios nuevos sobre cómo compartir y convertir archivos para fomentar su confianza en Drive.
Enseñar a los usuarios a explorar las unidades de equipo (y Drive en general).
9 Muestra prácticas recomendadas y casos de éxito a los usuarios para que se encuentren más cómodos utilizando esta solución. Ofrece consejos y casos prácticos para favorecer la colaboración.     Impulsar la colaboración.

Ofrecer formación a los usuarios

Anima a los empleados de tu organización a utilizar las unidades de equipo y ayúdales a ponerse en marcha con estos recursos: 

Plantilla para anunciar las unidades de equipo

Si quieres informar a tus usuarios sobre las unidades de equipo, puedes personalizar la plantilla de correo electrónico que te mostramos a continuación.
Modifica o elimina las secciones en rojo, según consideres más apropiado para tu dominio.
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Hola, ${usuario}:

Nos complace presentarte las unidades de equipo, una nueva función de Google Drive que permite trabajar en equipo de forma más sencilla y segura.

Las unidades de equipo son espacios compartidos donde los equipos pueden almacenar sus archivos y todos sus miembros pueden acceder a la información más actualizada, en cualquier momento y desde cualquier lugar donde se encuentren.

¿Por qué las unidades de equipo son distintas a todas las demás soluciones?

  • Todas las personas y grupos de Google que se hayan añadido a una unidad de equipo obtienen acceso inmediato a los documentos de ese equipo.
  • Estas unidades se han diseñado para almacenar el trabajo del equipo de forma colectiva, de modo que si el usuario que creó un documento abandona el grupo, ese documento no desaparece con él.
  • Los miembros de un equipo no pueden quitar ni eliminar accidentalmente archivos que otros usuarios puedan necesitar.

¿Qué debo hacer para empezar?

  1. Ve a drive.google.com.
  2. A la izquierda, haz clic en Unidades de equipo.
  3. En la parte superior izquierda, haz clic en Nueva.
  4. Introduce el nombre de la unidad de equipo.
  5. Haz clic en Crear.
  6. En la parte superior, haz clic en Añadir miembros Cambiar grupos.
  7. Añade nombres, direcciones de correo electrónico o un grupo de Google.
    • De forma predeterminada, los miembros pueden subir, editar y eliminar archivos, así como invitar a otros miembros.
  8. Haz clic en Enviar.

Para enviar comentarios, haz clic en Configuración Configuración y selecciona Enviar comentarios.

Si tienes alguna pregunta, consulta el Centro de Ayuda de unidades de equipo, los tutoriales del Centro de Aprendizaje, las prácticas recomendadas para unidades de equipo o ponte en contacto con el equipo de asistencia de G Suite.

${Nombre}, tu administrador de G Suite

 

 

 

 

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