A seconda delle esigenze della tua organizzazione, in qualità di amministratore di Google Workspace puoi apportare le seguenti modifiche per tutti gli utenti o solo per gli utenti di determinate unità organizzative:
- Se non vuoi che gli utenti utilizzino Documenti, Fogli, Presentazioni, Disegni e Moduli e i layout di email, ma continui a utilizzare Drive per la gestione dei file, lascia Drive attivo e disattiva la creazione di file di Documenti.
- Se la tua organizzazione usa un fornitore di spazio di archiviazione di terze parti anziché Drive e se disattivi la creazione di file di Documenti, gli utenti possono comunque creare file di Documenti, Fogli e Presentazioni ospitati dall'altro fornitore di spazio di archiviazione, purché Drive e Documenti siano attivati.
- Se non vuoi che gli utenti possano creare, caricare o organizzare file in Drive, disattiva Drive e Documenti.
Disattivare l'opzione per creare nuovi file di Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli o Disegni
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Accedi alla Console di amministrazione Google.
Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).
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Nella Console di amministrazione, vai a Menu
App
Google Workspace
- (Facoltativo) Per applicare l'impostazione a un reparto o a un team, seleziona un'unità organizzativa a lato Mostrami come fare
- Fai clic su Creazione di nuovi file su Google Drive e deseleziona la casella Consenti agli utenti di creare nuovi file di Documenti, Fogli, Presentazioni, Disegni, Moduli e layout di email.
- Fai clic su Salva. In alternativa, puoi fare clic su Sostituisci per unità organizzativa.
Per ripristinare in un secondo momento il valore ereditato, fai clic su Eredita.
La volta successiva che gli utenti ricaricheranno ciascuna applicazione di Google Workspace, le opzioni per creare o copiare nuovi file di Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli o Disegni non verranno più visualizzate.
Disattivare l'opzione per creare e caricare qualsiasi file su Drive
Se disattivi l'opzione che consente di creare e caricare tutti i tipi di file su Drive, gli utenti non saranno in grado di:
- Creare o copiare file di Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli, Disegni o layout di email
- Caricare file non Google, ad esempio PDF, JPG e Microsoft Office.
- Creare nuovi Jam o siti di Google Sites.
- Registrare le riunioni in Google Meet.
Importante: questa opzione è disattivata per impostazione predefinita per gli utenti che utilizzano Box per Google Workspace Essentials. Se la attivi, il prezzo mensile dell'abbonamento a Google Workspace potrebbe aumentare.
Questa impostazione riguarda solo i nuovi file. Gli utenti possono spostare e organizzare i file esistenti su Drive, nonché modificarli e condividerli.
Per disattivare questa opzione:
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Accedi alla Console di amministrazione Google.
Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).
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Nella Console di amministrazione, vai a Menu
- (Facoltativo) Per applicare l'impostazione a un reparto o a un team, seleziona un'unità organizzativa a lato Mostrami come fare
- Fai clic su Creazione di nuovi file su Google Drive e deseleziona la casella Consenti agli utenti di creare e caricare qualsiasi file su Drive.
- Fai clic su Salva. In alternativa, puoi fare clic su Sostituisci per unità organizzativa.
Per ripristinare in un secondo momento il valore ereditato, fai clic su Eredita.
Attiva o disattiva Google Sites
Puoi attivare o disattivare Sites utilizzando un controllo separato. Questa opzione determina se gli utenti possono creare o modificare siti in Sites.
