匯出機構的資料

資料匯出工具可用來匯出 Google Workspace 核心服務的資料。不過請注意,除了受到 Google 保管箱保留政策保護的資料以外,任何使用者已刪除的資料都是無法匯出的。

如要讓使用者自行下載資料,可以請使用者參閱下載您的資料一文。請確認 Google 匯出已開啟

重要事項:資料匯出工具目前不支援匯出某些類型的資料。建議您先查看不支援的資料類型清單,再執行匯出作業。

需求條件

如要使用資料匯出工具,您必須符合以下條件:

  • 在網域中擁有帳戶達 30 天以上 (如果您的網域已建立超過 30 天)。
  • 具有 Google 網域超級管理員的身分。
  • 已啟用管理員帳戶的兩步驟驗證 (2SV) 功能 (並非所有帳戶都需強制執行兩步驟驗證功能)。系統需要這項設定,才能讓管理員執行匯出作業。請參閱這篇文章,瞭解如何查看帳戶是否已啟用兩步驟驗證。

    提示:如果您只要為機構單位中的「部分」使用者啟用兩步驟驗證功能,請先建立一個子機構單位;然後將您的帳戶移至該處,再啟用兩步驟驗證。

  • 您 Google 帳戶中的使用者少於 1,000 人。如果您的使用者超過 1,000 人,請向 Google Cloud 支援團隊要求暫時啟用資料匯出工具。

事前須知

  • 在匯出作業開始前 24 小時內新建立的使用者帳戶,資料匯出工具並不能匯出其中資料。
  • 如果貴機構有多位超級管理員,那麼所有管理員都會收到資料匯出作業即將啟動的電子郵件通知。資料匯出工具會在您啟動匯出作業的 48 小時後開始匯出資料,這段等候期間的目的是確保貴機構的資料安全。
  • 如果貴機構只有 1 位超級管理員,系統就不會傳送匯出通知電子郵件。

匯出使用者的資料

  1. 開啟資料匯出工具

    提示:如要透過 Google 管理控制台開啟這項工具,請按一下右上方的「開啟」圖示 "",然後在「工具」之下點選 [資料匯出]

  2. 按一下 [開始匯出]

資料匯出程序通常需要 72 小時才能完成,但取決於匯出的資料量,此程序也可能長達 14 天。當程序執行完畢,相關資料已經能匯入其他服務時,系統會寄送一封電子郵件通知您。

檢查匯出過程是否出現任何錯誤:上述通知電子郵件內附有您匯出報表的連結,當中會顯示所有出現的匯出錯誤。詳情請參閱下方的「查看資料匯出報表」。如有任何錯誤,您可以重新嘗試匯出。

出錯後重新嘗試匯出

如果在匯出時發生任何錯誤,系統會在匯出報表中列出這些錯誤。此外,管理控制台的「資料匯出」頁面也會顯示匯出封存檔案的狀態標示,具體如下所示:

  • 失敗:未匯出任何資料
  • 已完成,但發生錯誤:已匯出資料,但未完成封存

注意:如果檔案狀態顯示為「完成」,則表示沒有任何匯出錯誤。

如要在出錯後重新嘗試匯出,請採取下列做法:

  1. 開啟資料匯出工具
  2. 按一下 [開始修復]。

資料匯出工具會啟動一項新匯出作業,僅匯出遺漏的資料。待修復程序完成後,系統會寄送一封電子郵件通知您。

資料匯出工具會建立一個包含修復資料的新封存檔案。如果修復程序完成後仍有匯出錯誤,請依上述步驟重新嘗試匯出。您可以繼續修復封存檔案,直到匯出所有資料。

已修復的封存檔案中包含哪些內容

已修復的封存檔案可能包含下列內容:

  • 因出現暫時性錯誤而遺漏的資料 (例如,文件於匯出時遺漏圖片)
  • 使用者於管理員兩次匯出作業之間,失去存取權的資料 (原因包括使用者的授權遭降級等)

已修復的封存檔案包含下列內容:

  • 因出現永久性錯誤而遺漏的資料 (例如,使用者在匯出作業前或於兩次匯出作業之間,刪除或變更文件擁有權)。
  • 先前已匯出的資料,但下列情況除外:如果系統過去僅匯出某個項目的部分資料 (例如文件缺少圖片或評論),資料匯出工具會再次嘗試匯出整個項目。

查看匯出的資料

在確認電子郵件或資料匯出工具中,按一下 [存取封存檔]。點選封存檔中的資料夾即可查看使用者資料夾清單。每個使用者資料夾都有一個 ZIP 檔案,其中含有各使用者的相關資料。點選 ZIP 檔案即可下載使用者的資料,將檔案解壓縮後,便能依產品查看使用者的資料。匯出的資料會保留 30 天,之後就會永久刪除。

查看資料匯出報表

您可以在匯出資料封存檔的根資料夾中找到一份匯出狀態報表,然後使用網路瀏覽器開啟這份報表。

如果匯出過程有任何錯誤,您可以在這份報表中查看下列詳細資料:

  • 使用者/服務 ID - 匯出失敗的相關資料,包含使用者帳戶的使用者名稱、群組名稱或服務帳戶 ID。每個帳戶是依字母順序排列。
  • 帳戶類型 - 可能類型如下:
    • 使用者
    • 群組
    • 客戶擁有的資料 - 貴機構 (而非個別使用者) 擁有的檔案。

      注意:這份報表會顯示某些特定類型客戶擁有的資料,例如共用雲端硬碟。

    • 服務帳戶 - 系統自動為無主資料 (如 Google Jamboard 內容) 建立的帳戶。
  • 封存檔案 - 使用者所擁有內容或服務帳戶內容的封存檔案連結。
  • 錯誤摘要 - 匯出成功和失敗的檔案數量。如要查看未匯出檔案的清單,請按一下錯誤摘要左邊的箭頭。

 

如需協助取得未匯出的檔案,請與 Google Workspace 支援團隊聯絡。相關人員將重設匯出時間限制,讓您不必等候 30 天就能再次執行全面匯出作業。

問題

我可以再次匯出使用者的資料嗎?
可以。匯出作業完成後,經過 30 天即可再次執行匯出程序。
可以僅匯出部分使用者的資料嗎?

不行。如果您使用資料匯出工具,這項工具會匯出您網域中所有使用者的一切資料。您無法單獨匯出某幾種資料類型,也無法僅匯出部分使用者的資料。

個別使用者則可自行匯出不同類型的資料。詳情請參閱下載您的資料

我只想匯出電子郵件資料,使用資料匯出工具能辦到嗎?

不能。資料匯出工具無法讓您指定要匯出的資料類型,這項工具會將您網域中所有使用者的資料全數匯出。

個別使用者則可自行匯出不同類型的資料。詳情請參閱下載您的資料

我匯出的資料有哪些?

匯出作業涵蓋的資料

資料匯出工具匯出的資料,和使用者透過 Google 匯出取得的資料大致相同,只是前者還包括僅限管理員存取的資料。以下說明可使用資料匯出工具匯出的資料類型。

  • 日曆資料

    資料匯出工具也會匯出以下客戶擁有的資料:結構化資源預訂資訊

  • Chat 資料

    資料匯出工具也會匯出以下客戶擁有的資料:貴機構使用者所建聊天室的訊息和附件

  • Chrome 資料
  • Classroom 資料
  • Cloud Search 資料 (僅限管理員存取)
  • 聯絡人資料
  • 雲端硬碟資料

    資料匯出工具也會匯出以下客戶擁有的資料:共用雲端硬碟中的資料

  • Gmail 資料

    資料匯出工具也會匯出以下客戶擁有的資料:

  • 網路論壇資料

    資料匯出工具也會匯出以下客戶擁有的資料:貴機構中沒有版主的群組

    注意:使用者在消費者群組中建立的資料只有他們自己才能存取。

  • Keep 資料
  • 提醒資料
  • Tasks 資料

    注意:資料匯出工具也會匯出最近刪除的 Tasks 資料,以及這些資料的刪除時間戳記。

  • 保管箱保留的資料 (僅限管理員存取):使用者在任何服務中刪除、但受保管箱訴訟保留或保留規則保護的資料。須擁有保管箱授權才能存取。

  • Voice 資料

    資料匯出工具也會匯出以下客戶擁有的資料:

    • 攜碼轉移訂單
    • 自動總機設定
    • 桌上電話清單
    • 稅籍地址
    • 統一編號/稅號
    • 電話號碼和相關指派作業
    • 使用者授權資料
    • 來電響鈴群組

    注意:資料匯出工具也會匯出您近期刪除的 Voice 資料。

如需目前不支援匯出的資料類型清單,請參閱 Google Workspace 已知問題

匯出作業涵蓋的帳戶類型

匯出的資料儲存在哪個地理區域?
資料儲存在美國。
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