หากต้องการส่งออกข้อมูลบางอย่างขององค์กรเท่านั้น ไปที่หัวข้อส่งออกข้อมูลตามหน่วยขององค์กร กลุ่ม หรือผู้ใช้
คุณสามารถส่งออกข้อมูลทั้งหมดหรือบางส่วนขององค์กรไปยังที่เก็บถาวรของ Google Cloud Storage และดาวน์โหลดข้อมูลนั้นได้ โดยเครื่องมือส่งออกข้อมูลจะส่งออกข้อมูลที่รองรับทั้งหมดให้กับผู้ใช้ทุกราย จากนั้นคุณจะเลือกดาวน์โหลดข้อมูลที่ส่งออกตามผู้ใช้และบริการได้
หากต้องการให้ผู้ใช้ดาวน์โหลดข้อมูล ให้อนุญาต Google Takeout และแจ้งให้ผู้ใช้ศึกษาวิธีดาวน์โหลดข้อมูลใน Google
สำคัญ
- เครื่องมือส่งออกข้อมูลจะไม่ส่งออกข้อมูลต่อไปนี้
- ข้อมูลบางประเภท ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเภทข้อมูล
- ข้อมูลสำหรับบัญชีผู้ใช้ที่สร้างขึ้นภายใน 24 ชั่วโมงก่อนการส่งออกจะเริ่มต้น
- ข้อมูลที่ถูกลบ เว้นแต่ข้อมูลดังกล่าวจะได้รับการเก็บรักษาหรือคงไว้ชั่วคราวตามนโยบาย Google ห้องนิรภัย โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อ Google ห้องนิรภัย
- (รุ่น Google Workspace for Education) สำหรับหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มที่มีสิทธิ์เข้าถึงซึ่งใช้เครื่องมือส่งออกข้อมูล ให้เลือกป้ายกำกับอายุเป็นผู้ใช้ทุกคนมีอายุตั้งแต่ 18 ปีขึ้นไป โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อควบคุมสิทธิ์เข้าถึงบริการของ Google ตามอายุ
การเปลี่ยนแปลงอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมง แต่โดยปกติจะใช้เวลาเร็วกว่านั้น ดูข้อมูลเพิ่มเติม - เครื่องมือส่งออกข้อมูลไม่รองรับการจำกัดพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ที่กำหนดไว้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบสำหรับการโฮสต์ข้อมูลขององค์กร ระบบจะส่งออกเนื้อหาไปยังสหรัฐอเมริกาเสมอ
ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น
ข้อกำหนดคุณต้องมีคุณสมบัติดังนี้จึงจะส่งออกข้อมูลขององค์กรได้
- มีบัญชีผู้ดูแลระบบขั้นสูงของ Google Workspace หรือ Cloud Identity ที่มีอายุอย่างน้อย 30 วัน (หากคุณสร้างบัญชีขององค์กรไม่ถึง 30 วันที่ผ่านมา ข้อกำหนดนี้จะไม่มีผล)
- ได้เปิดใช้การยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน (2SV) ให้กับบัญชีของตัวเอง (ไม่จำเป็นต้องบังคับใช้ 2SV กับทั้งองค์กร) การยืนยันแบบ 2 ขั้นตอนจำเป็นกับผู้ดูแลระบบที่เริ่มการส่งออกข้อมูลเท่านั้น หากต้องการตรวจสอบว่ามีการเปิดใช้การยืนยันแบบ 2 ขั้นตอนในบัญชีของคุณหรือไม่ ให้ตรวจสอบการตั้งค่าความปลอดภัยของบัญชี
เคล็ดลับ: หากคุณจำเป็นต้องเปิดใช้การยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน แต่ไม่ต้องการเปิดใช้กับผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรหรือหน่วยขององค์กร ให้สร้างหน่วยขององค์กรย่อยก่อน จากนั้นย้ายบัญชีของคุณไปยังหน่วยดังกล่าวแล้วเปิดใช้การยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน
- ได้มีการส่งออกที่สำเร็จครั้งล่าสุดเสร็จสิ้นแล้วเกิน 30 วัน อย่างไรก็ตาม หากการส่งออกครั้งล่าสุดไม่สำเร็จ คุณก็เริ่มการส่งออกใหม่ได้ทันที หรือเรียกใช้ข้อมูลส่งออกที่แก้ไขแล้วเพื่อรับข้อมูลที่ขาดหายไปได้ คุณยังเรียกใช้การส่งออกผู้ใช้รายเดียว 1 รายการพร้อมกันหรือภายใน 30 วันนับจากวันที่ส่งออกทั้งหมดครั้งล่าสุดได้ด้วย
หมายเหตุ: หากองค์กรของคุณมีสิทธิ์อนุญาตจาก FedRAMP โปรดติดต่อทีมสนับสนุนของ Google Workspace เพื่อขอสิทธิ์เข้าถึงเครื่องมือส่งออกข้อมูล
หากต้องการเข้าถึงข้อมูลที่ส่งออก คุณต้องเปิดใช้ Google Cloud ไว้ให้กับบัญชีของคุณ คุณสามารถเปิด Google Cloud ให้กับเฉพาะผู้ดูแลระบบขั้นสูงที่ต้องการเข้าถึงข้อมูลที่ส่งออกได้ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเปิดหรือปิด Google Cloud ให้กับผู้ใช้
- หลังจากที่เริ่มการส่งออกแล้ว ผู้ดูแลระบบขั้นสูงทุกคนจะได้รับอีเมลแจ้งว่าการส่งออกข้อมูลอยู่ระหว่างรอดำเนินการ โดยการส่งออกจะพร้อมใช้งานหลังจากที่เริ่มการส่งออกไปแล้วมากกว่า 48 ชั่วโมง ระยะเวลารอนี้ช่วยรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลขององค์กร
- หากบัญชี Google ของคุณเสียสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบขั้นสูงในขณะที่การส่งออกที่คุณเริ่มไว้ดําเนินการอยู่ ระบบจะยกเลิกการส่งออกโดยอัตโนมัติ โดยระบบจะไม่ส่งออกข้อมูลใด และผู้ดูแลระบบขั้นสูงคนอื่นๆ จะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลว่าการส่งออกไม่สำเร็จ
- โดยทั่วไป การส่งออกข้อมูลจะใช้เวลา 72 ชั่วโมง แต่อาจใช้เวลานานสูงสุดถึง 14 วัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของข้อมูลที่ส่งออก คุณจะได้รับอีเมลแจ้งเมื่อกระบวนการส่งออกเสร็จสิ้นแล้ว ผู้ดูแลระบบที่เริ่มส่งออกจะเป็นผู้เดียวที่ได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมล แต่ผู้ดูแลระบบขั้นสูงทุกคนจะดูการส่งออกได้
- ระบบจะลบข้อมูลหลังจากผ่านไป 60 วันนับจากวันที่ส่งออกข้อมูล
สำคัญ: ระบบจะลบข้อมูลใน Cloud Storage หลังส่งออกข้อมูลแล้ว 60 วัน โดยข้อมูลจะส่งออกเป็นแพ็กเก็ต ไม่ใช่การส่งออกทั้งแพ็กเกจ การส่งออกขนาดใหญ่อาจใช้เวลาหลายวัน โดยจะมีการส่งออกแพ็กเก็ตข้อมูลบางรายการก่อนแพ็กเก็ตอื่นๆ หากการดาวน์โหลดของคุณใช้เวลาหลายวัน ระบบจะลบไฟล์ข้อมูลบางไฟล์ออกก่อนไฟล์อื่น หากต้องการทราบว่าไฟล์จะถูกลบออกเมื่อใด ให้นำ 60 ลบด้วยจำนวนวันที่ใช้ในการส่งออกจนเสร็จสิ้น คุณต้องดาวน์โหลดข้อมูลที่ส่งออกก่อนวันที่ดังกล่าว - หากลองส่งออกข้อมูลอีกครั้งเนื่องจากมีข้อผิดพลาด (การแก้ไข) เวลาหมดอายุของการส่งออกจะยังคงเดิม นั่นคือเริ่มจากการส่งออกข้อมูลครั้งแรก เนื่องจากการแก้ไขจะไม่รีเฟรชเวลาหมดอายุ โปรดไปที่หัวข้อลองแก้ไขข้อผิดพลาดในการส่งออกอีกครั้ง
เครื่องมือส่งออกข้อมูลจะส่งออกข้อมูลเดียวกับที่มีใน Google Takeout สำหรับผู้ใช้ นอกจากนี้ ยังส่งออกข้อมูลซึ่งมีเพียงผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่เข้าถึงได้ เช่น ข้อมูลที่ถูกลบซึ่งเก็บรักษาไว้ในห้องนิรภัย และข้อมูลที่ลูกค้าเป็นเจ้าของ โดยข้อมูลที่ลูกค้าเป็นเจ้าของถือเป็นข้อมูลขององค์กร ไม่ใช่ของผู้ใช้แต่ละราย เช่น ข้อความ Gmail ในเขตกักเก็บของผู้ดูแลระบบ
- ข้อมูลปฏิทิน - รวมถึงข้อมูลที่ลูกค้าเป็นเจ้าของด้วย ได้แก่ ข้อมูลการจองทรัพยากรแบบมีโครงสร้าง
- ข้อมูล Chat - รวมถึงข้อมูลที่ลูกค้าเป็นเจ้าของด้วย ได้แก่ ข้อความและไฟล์แนบสำหรับห้องแชทที่สร้างโดยผู้ใช้ในองค์กร
- ข้อมูลใน Chrome
- ข้อมูลใน Classroom
- ข้อมูลใน Cloud Search (มีเพียงผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่เข้าถึงได้)
- ข้อมูลในรายชื่อติดต่อ
- ข้อมูลไดรฟ์ - รวมถึงข้อมูลที่ลูกค้าเป็นเจ้าของด้วย ได้แก่ ข้อมูลในไดรฟ์ที่แชร์และเอกสารที่แชร์
- ข้อมูล Gemini
- ข้อมูลใน Gmail และ Google Hangouts (Hangouts แบบคลาสสิก) - รวมถึงข้อมูลที่ลูกค้าเป็นเจ้าของต่อไปนี้ด้วย
- ข้อความในเขตกักเก็บของผู้ดูแลระบบ
- ข้อความในโหมดข้อมูลลับของ Gmail ที่ผู้ส่งและผู้รับอยู่ในโดเมนเดียวกัน
- ข้อมูล Groups - รวมถึงข้อมูลของกลุ่มที่ไม่มีเจ้าของในองค์กรของคุณด้วย
หมายเหตุ: ข้อมูลที่ผู้ใช้ในกลุ่มผู้ใช้ทั่วไปสร้างขึ้นจะเข้าถึงได้โดยผู้ใช้กลุ่มดังกล่าวเท่านั้น
- ข้อมูลใน Keep
- ข้อมูลการช่วยเตือน
- ข้อมูลใน Tasks
หมายเหตุ: ข้อมูลใน Tasks ที่เพิ่งลบล่าสุด รวมถึงการประทับเวลาการลบก็จะรวมอยู่ในการส่งออกด้วย
-
ข้อมูลที่เก็บรักษาไว้ในห้องนิรภัย (มีเพียงผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่เข้าถึงได้) - ข้อมูลในบริการที่ผู้ใช้ลบไป แต่อยู่ภายใต้การคงไว้ชั่วคราวหรือกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัย ทั้งนี้ จำเป็นต้องมีใบอนุญาตห้องนิรภัย
- ข้อมูลใน Voice - รวมถึงข้อมูลที่ลูกค้าเป็นเจ้าของต่อไปนี้ด้วย
- คำสั่งย้ายหมายเลข
- การตั้งค่าการต่อสายอัตโนมัติ
- รายการโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ
- ที่อยู่สำหรับเรียกเก็บภาษี
- หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- การกำหนดหมายเลขโทรศัพท์หลายรายการและรายการเดียว
- ข้อมูลใบอนุญาตของผู้ใช้
- กลุ่มผู้ใช้ที่เป็นผู้รับสาย
หมายเหตุ: ข้อมูลใน Voice ที่เพิ่งถูกลบก็จะรวมอยู่ในการส่งออกด้วย
- มีใบอนุญาตและใช้งานอยู่
- ถูกระงับโดยผู้ดูแลระบบ
- เก็บแล้ว
- Vault Former Employee
- สําหรับการส่งออก Chrome: ผู้ใช้ Google Workspace for Education ที่ใช้งานอยู่
ขั้นตอนที่ 1: ส่งออกข้อมูลของผู้ใช้
คุณต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบขั้นสูงสำหรับงานนี้
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ที่แผงด้านขวาในส่วนเครื่องมือ ให้คลิกการส่งออกข้อมูล
- คลิกเริ่มส่งออก
- เมื่อการส่งออกเสร็จสิ้นแล้ว สามารถดูและดาวน์โหลดข้อมูลที่ส่งออกได้ทันที
หมายเหตุ: ระบบจะลบข้อมูลที่ส่งออกอย่างถาวรหลังจากส่งออกไปแล้ว 60 วัน โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อการแจ้งเตือนและลำดับเวลาการส่งออกในส่วนก่อนหน้านี้
ขั้นตอนที่ 2: ดูและดาวน์โหลดข้อมูลที่ส่งออก
ก่อนเริ่มต้น: ตรวจสอบว่าเปิด Google Cloud ให้กับบัญชีแล้ว โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเปิดหรือปิด Google Cloud ให้กับผู้ใช้
- คลิกเข้าถึงที่เก็บถาวรในอีเมลยืนยันหรือในเครื่องมือส่งออกข้อมูล
หมายเหตุ: ผู้ดูแลระบบที่เริ่มส่งออกจะเป็นผู้เดียวที่ได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมล แต่ผู้ดูแลระบบขั้นสูงทุกคนจะเข้าถึงการส่งออกได้
- ตรวจสอบสถานะของการส่งออกในคอนโซลผู้ดูแลระบบหรือใน Google Cloud Storage
- หน้าการส่งออกข้อมูลในคอนโซลผู้ดูแลระบบของคุณจะแสดงสัญญาณบอกสถานะสำหรับที่เก็บถาวรการส่งออกดังนี้
- ไม่สำเร็จ - ไม่มีข้อมูลที่ส่งออก
- เสร็จสมบูรณ์แต่มีข้อผิดพลาด - ข้อมูลบางส่วนไม่ได้อยู่ในที่เก็บถาวร
- เสร็จสมบูรณ์ - ส่งออกข้อมูลทั้งหมดแล้ว
- ในที่เก็บถาวรของ Cloud Storage รายงานการส่งออกจะมีข้อมูลสรุปความล้มเหลวหากเกิดข้อผิดพลาดขึ้น หากต้องการดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อมูลในรายงานการส่งออก โปรดไปที่หัวข้อดูรายงานการส่งออกข้อมูลในหน้านี้
หากเกิดข้อผิดพลาดในการส่งออก คุณสามารถลองส่งออกเฉพาะข้อมูลที่ขาดหายไปได้ โปรดดูวิธีการที่หัวข้อลองแก้ไขข้อผิดพลาดในการส่งออกอีกครั้งในหน้านี้
- หน้าการส่งออกข้อมูลในคอนโซลผู้ดูแลระบบของคุณจะแสดงสัญญาณบอกสถานะสำหรับที่เก็บถาวรการส่งออกดังนี้
- เมื่อคุณพร้อมดูและดาวน์โหลดข้อมูลที่ส่งออก ให้คลิกโฟลเดอร์รูทในที่เก็บถาวรของ Cloud Storage โดยในโฟลเดอร์รูทจะมีรายการโฟลเดอร์ของผู้ใช้อยู่ ซึ่งแต่ละโฟลเดอร์จะมีไฟล์ ZIP ซึ่งเป็นข้อมูลของผู้ใช้รายนั้น
หมายเหตุ: ข้อมูลบางอย่าง เช่น ไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ จะเป็นของบัญชีบริการ ไม่ใช่ของผู้ใช้ บัญชีบริการในที่เก็บถาวรสําหรับการส่งออกจะมีชื่อว่า "ทรัพยากร"
- คลิกไฟล์ ZIP เพื่อดาวน์โหลดข้อมูลของผู้ใช้
- แตกไฟล์เพื่อดูข้อมูลของผู้ใช้แต่ละรายตามผลิตภัณฑ์
ลองแก้ไขข้อผิดพลาดในการส่งออกอีกครั้ง
หากระบบไม่ได้ส่งออกข้อมูลใด ข้อมูลนั้นจะมีสถานะข้อผิดพลาดในรายงานการส่งออก เมื่อคุณลองแก้ไขข้อผิดพลาดอีกครั้ง (หรือที่เรียกว่า "การแก้ไข") เครื่องมือส่งออกข้อมูลจะเริ่มกระบวนการส่งออกครั้งใหม่เพื่อส่งออกเฉพาะข้อมูลที่ขาดหายไปเท่านั้น
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ที่แผงด้านขวาในส่วนเครื่องมือ ให้คลิกการส่งออกข้อมูล
- คลิกเริ่มการแก้ไข
คุณจะได้รับอีเมลแจ้งเมื่อกระบวนการการแก้ไขเสร็จสิ้นแล้ว ผู้ดูแลระบบที่เริ่มการแก้ไขจะเป็นผู้เดียวที่ได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมล แต่ผู้ดูแลระบบขั้นสูงทุกคนจะดูการส่งออกได้
ระบบจะเพิ่มข้อมูลที่แก้ไขไปยังที่เก็บถาวรใหม่
- ตรวจสอบการส่งออกที่แก้ไข หากยังมีข้อผิดพลาดในการส่งออก (ข้อมูลขาดหายไป) หลังกระบวนการแก้ไข ให้ลองส่งออกอีกครั้ง ทั้งนี้คุณจะพยายามแก้ไขได้ไม่เกิน 3 ครั้งต่อการส่งออก 1 รายการ
สำคัญ: เวลาหมดอายุของการส่งออกจะยังคงเดิม นั่นคือเริ่มจากการส่งออกข้อมูลครั้งแรก เนื่องจากการแก้ไขจะไม่รีเฟรชเวลาหมดอายุ
หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการรับไฟล์ที่ไม่ได้ส่งออก โปรดติดต่อทีมสนับสนุนของ Google Workspace ทีมจะรีเซ็ตขีดจำกัดเวลาในการส่งออกเพื่อให้คุณเริ่มส่งออกทั้งหมดได้อีกครั้งโดยไม่ต้องรอถึง 30 วัน
ที่เก็บถาวรที่แก้ไขแล้วมีอะไรบ้าง
ที่เก็บถาวรที่แก้ไขแล้วจะมีข้อมูลดังต่อไปนี้
- ข้อมูลที่หายไปเนื่องจากมีข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นชั่วคราว เช่น รูปภาพรูปหนึ่งไม่ได้รวมอยู่ในเอกสารในระหว่างกระบวนการส่งออก
- ข้อมูลที่ผู้ใช้เสียสิทธิ์เข้าถึงระหว่างที่ผู้ดูแลระบบพยายามทำการส่งออก เช่น เนื่องจากใบอนุญาตของผู้ใช้ถูกดาวน์เกรด
ที่เก็บถาวรที่แก้ไขแล้วจะไม่มีข้อมูลดังนี้
- ข้อมูลที่หายไปเนื่องจากความล้มเหลวถาวร เช่น ผู้ใช้ได้ลบหรือเปลี่ยนแปลงความเป็นเจ้าของในเอกสารก่อนที่จะเริ่มกระบวนการส่งออกหรือระหว่างการส่งออก
- ข้อมูลที่ส่งออกไปแล้วก่อนหน้านี้ เว้นแต่ว่าจะมีไฟล์ที่ระบบส่งออกสำเร็จเพียงบางส่วน เช่น เอกสารที่รูปภาพหรือความคิดเห็นหายไป เครื่องมือส่งออกข้อมูลจะพยายามส่งออกไฟล์นั้นใหม่หมดอีกครั้ง
ดูรายงานการส่งออกข้อมูล
รายงานการส่งออกข้อมูลจะแสดงสถานะการส่งออกและข้อมูลเมตา เช่น ผู้ดูแลระบบที่เริ่มส่งออก รวมทั้งวันและเวลาที่ส่งออก
- คลิกเข้าถึงที่เก็บถาวรในอีเมลยืนยันหรือในเครื่องมือส่งออกข้อมูล
หมายเหตุ: ผู้ดูแลระบบที่เริ่มส่งออกจะเป็นผู้เดียวที่ได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมล แต่ผู้ดูแลระบบขั้นสูงทุกคนจะเข้าถึงการส่งออกได้
- คลิกรายงานในโฟลเดอร์รูทของที่เก็บถาวรสำหรับการส่งออกข้อมูล โดยคุณสามารถเปิดรายงานนี้ในเบราว์เซอร์
หากเกิดข้อผิดพลาดในการส่งออก รายงานจะมีรายละเอียดต่อไปนี้
- รหัสผู้ใช้/บริการ - ชื่อผู้ใช้ของบัญชีผู้ใช้ ชื่อกลุ่ม หรือรหัสของบัญชีบริการที่ส่งออกไม่สำเร็จ โดยจะเรียงบัญชีตามลำดับตัวอักษร
- ประเภทบัญชี - อาจเป็นประเภทใดประเภทหนึ่งดังต่อไปนี้
- ผู้ใช้
- กลุ่ม
- ข้อมูลที่ลูกค้าเป็นเจ้าของ - ไฟล์ที่องค์กรเป็นเจ้าของ ซึ่งไม่ได้เป็นของผู้ใช้แต่ละราย
หมายเหตุ: รายงานจะแสดงข้อมูลบางประเภทที่ลูกค้าเป็นเจ้าของ เช่น ไดรฟ์ที่แชร์ ซึ่งไฟล์เหล่านี้จะอยู่ในสถานะ "ทรัพยากร"
- บัญชีบริการ - บัญชีที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเพื่อใช้กับข้อมูลที่ไม่มีเจ้าของ เช่น เนื้อหา Google Jamboard
- ที่เก็บถาวร - ลิงก์สำหรับเก็บไฟล์ซึ่งมีเนื้อหาที่ผู้ใช้หรือบัญชีบริการเป็นเจ้าของ
- สรุปรายการส่งออกที่ไม่สำเร็จ - จำนวนไฟล์ที่ส่งออกและจำนวนที่ไม่ได้ส่งออก หากต้องการดูรายการไฟล์ที่ไม่ได้ส่งออก ให้คลิกลูกศรทางด้านซ้ายของสรุปรายการที่ส่งออกไม่สำเร็จ
ตัวอย่างรายงานที่มีข้อผิดพลาดในการส่งออก
