Ingin mengekspor hanya sebagian data organisasi Anda? Buka Mengekspor data menurut unit organisasi, grup, atau pengguna.
Anda dapat mengekspor semua, atau sebagian, data organisasi Anda ke arsip Google Cloud Storage dan mendownloadnya. Alat Ekspor Data mengekspor semua data yang didukung untuk semua pengguna. Kemudian, Anda dapat secara selektif mendownload data hasil ekspor berdasarkan pengguna dan layanan.
Untuk mengizinkan pengguna Anda mendownload data mereka, izinkan Google Takeout dan minta pengguna untuk membuka Cara mendownload data Google Anda.
Penting:
- Alat Ekspor Data tidak mengekspor:
- Beberapa jenis data. Pelajari jenis data lebih lanjut.
- Data untuk akun pengguna yang dibuat dalam waktu 24 jam sebelum ekspor dimulai.
- Data yang dihapus, kecuali jika data tersebut disimpan atau dibekukan oleh kebijakan Google Vault. Untuk mengetahui detailnya, buka Google Vault.
- Jika ada lebih dari 1.000 pengguna di organisasi Anda, Hubungi dukungan Google Workspace sebelum Anda menggunakan alat Ekspor Data. Tim dukungan Google Workspace tidak mengakses atau memproses data yang akan diekspor melalui alat Ekspor Data.
- (Edisi Google Workspace for Education) Untuk unit organisasi atau grup akses yang menggunakan alat Ekspor Data, pastikan Anda memilih label usia Semua pengguna berusia 18 tahun ke atas. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengontrol akses ke layanan Google berdasarkan usia.
Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut - Alat Ekspor Data tidak mendukung pembatasan wilayah geografis yang ditetapkan di konsol Admin untuk menghosting data organisasi. Konten tersebut selalu diekspor ke Amerika Serikat.
Sebelum Anda memulai
PersyaratanUntuk mengekspor data organisasi Anda, Anda harus:
- Memiliki akun administrator super Google Workspace atau Cloud Identity yang sudah dibuat minimal 30 hari lalu. (Jika Anda membuat akun organisasi kurang dari 30 hari yang lalu, persyaratan ini tidak berlaku.)
- Mengaktifkan Verifikasi 2 Langkah (2SV) untuk akun Anda (penerapan Verifikasi 2 Langkah tidak diwajibkan). Verifikasi 2 Langkah hanya diperlukan untuk admin yang memulai ekspor. Untuk memeriksa apakah Verifikasi 2 Langkah diaktifkan untuk akun Anda, tinjau setelan keamanan akun Anda.
Tips: Jika Anda perlu mengaktifkan Verifikasi 2 Langkah, tetapi tidak ingin mengaktifkannya untuk semua pengguna di organisasi atau unit organisasi Anda, buat unit organisasi turunan terlebih dahulu. Kemudian, pindahkan akun Anda ke sana dan aktifkan Verifikasi 2 Langkah.
- Memastikan bahwa ekspor terakhir Anda yang berhasil sudah selesai lebih dari 30 hari yang lalu. Namun, jika ekspor terakhir Anda gagal, Anda dapat segera memulai ekspor baru atau menjalankan ekspor perbaikan untuk mendapatkan data yang belum ikut terekspor. Anda juga dapat menjalankan satu ekspor pengguna tunggal pada waktu yang sama dengan, atau dalam waktu 30 hari sejak, ekspor lengkap terakhir Anda.
Catatan: Jika organisasi Anda memiliki Otorisasi FedRAMP: Hubungi dukungan Google Workspace untuk mendapatkan akses ke alat Ekspor Data.
Untuk mengakses data yang diekspor, Google Cloud harus diaktifkan untuk akun Anda. Anda dapat mengaktifkan Google Cloud hanya untuk admin super yang perlu mengakses data yang diekspor. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengaktifkan atau menonaktifkan Google Cloud untuk pengguna.
- Setelah Anda memulai ekspor, semua admin super akan menerima email yang memberitahukan bahwa ada ekspor data yang akan berlangsung. Ekspor tersedia paling cepat 48 jam setelah Anda memulai ekspor. Periode tunggu ini membantu memberikan keamanan untuk data organisasi Anda.
- Jika Akun Google Anda kehilangan hak istimewa admin super saat ekspor yang telah Anda mulai sedang dijalankan, ekspor otomatis dibatalkan. Tidak ada data yang diekspor dan admin super lainnya akan menerima notifikasi email bahwa ekspor gagal.
- Ekspor data biasanya membutuhkan waktu 72 jam, tetapi dapat membutuhkan waktu hingga 14 hari, bergantung pada ukuran ekspor data Anda. Anda akan mendapatkan email notifikasi ketika proses ekspor selesai. Hanya admin yang memulai ekspor yang mendapatkan notifikasi email, tetapi semua administrator super dapat melihat ekspor tersebut.
- Data akan dihapus 60 hari setelah diekspor.
Penting: Data di Cloud Storage akan dihapus setelah 60 hari sejak diekspor. Data diekspor dalam paket, bukan secara keseluruhan. Ekspor besar mungkin membutuhkan waktu beberapa hari, dengan beberapa paket data diekspor beberapa hari sebelum paket lainnya. Jika download Anda memerlukan waktu beberapa hari, beberapa file data akan dihapus sebelum file lainnya. Untuk menentukan kapan setiap file akan dihapus, kurangi 60 hari dengan jumlah hari yang diperlukan agar ekspor selesai. Anda harus mendownload ekspor sebelum tanggal tersebut. - Jika Anda mengulang ekspor data karena terjadi error (perbaikan), waktu habis masa berlaku ekspor akan tetap sama, dimulai dengan ekspor data pertama Anda. Perbaikan tidak memperbarui waktu habis masa berlaku. Buka Mengulang ekspor jika terjadi error.
Alat Ekspor Data mengekspor data yang sama yang tersedia dengan Google Takeout untuk pengguna. Alat ini juga mengekspor data yang hanya tersedia bagi admin, seperti data yang dihapus yang dipertahankan oleh Vault dan data milik pelanggan. Data milik pelanggan adalah milik organisasi Anda, bukan pengguna perorangan, seperti pesan Gmail di karantina admin.
- Data Kalender–Data milik pelanggan berikut juga disertakan: informasi pemesanan fasilitas terstruktur.
- Data Chat–Data milik pelanggan berikut juga disertakan: pesan dan lampiran untuk ruang yang dibuat pengguna di organisasi Anda.
- Data Chrome
- Data Classroom
- Data Cloud Search –(hanya tersedia untuk admin)
- Data Kontak
- Data Drive–Data milik pelanggan berikut juga disertakan: data di drive bersama dan dokumen bersama.
- Data Gmail dan Google Hangouts (Hangouts klasik)–Data milik pelanggan berikut juga disertakan:
- Pesan di karantina admin
- Pesan dalam mode rahasia Gmail yang pengirim dan penerimanya berada di domain yang sama
- Data Grup–Data grup tanpa pemilik di organisasi Anda juga disertakan.
Catatan: Data yang dibuat oleh pengguna di grup konsumen hanya tersedia untuk pengguna tersebut.
- Data Keep
- Data Pengingat
- Data Tasks
Catatan: Data Tasks yang baru dihapus, termasuk stempel waktu penghapusan, juga akan disertakan.
-
Data yang disimpan Vault (hanya tersedia untuk admin)–Data dalam layanan apa pun yang dihapus pengguna, tetapi tunduk kepada aturan retensi atau pembekuan Vault. Memerlukan lisensi Vault.
- Data Voice–Data milik pelanggan berikut juga disertakan:
- Pesanan transfer nomor
- Setelan Penjawab Otomatis
- Daftar telepon meja VoIP
- Alamat pajak
- Nomor pajak
- Nomor telepon dan penetapan nomor telepon
- Data lisensi pengguna
- Grup dering
Catatan: Data Voice yang baru saja dihapus juga disertakan.
- Berlisensi dan aktif
- Ditangguhkan oleh administrator
- Diarsipkan
- Mantan Karyawan Vault
- Untuk ekspor Chrome: Pengguna Google Workspace for Education yang aktif
Langkah 1: Ekspor data pengguna Anda
Anda harus login sebagai administrator super untuk tugas ini.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, di panel sebelah kanan di bawah Alat, klik Ekspor Data.
- Klik Mulai ekspor.
- Setelah ekspor Anda selesai, segera lihat dan download data yang diekspor.
Catatan: Data yang diekspor akan dihapus secara permanen 60 hari sejak data diekspor. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, buka Linimasa dan notifikasi ekspor di atas.
Langkah 2: Lihat dan download data yang diekspor
Sebelum memulai: Pastikan Google Cloud diaktifkan untuk akun Anda. Guna mengetahui detailnya, lihat Mengaktifkan atau menonaktifkan Google Cloud untuk pengguna.
- Di email konfirmasi Anda atau di alat Ekspor Data, klik Akses arsip.
Catatan: Hanya admin yang memulai ekspor yang mendapatkan notifikasi email, tetapi semua administrator super dapat mengakses ekspor tersebut.
- Tinjau status ekspor di konsol Admin atau di Google Cloud Storage:
- Halaman Ekspor Data di konsol Admin Anda akan menampilkan salah satu dari indikator status berikut untuk arsip ekspor:
- Gagal—Tidak ada data yang diekspor.
- Selesai dengan error—Beberapa data tidak disertakan di arsip.
- Selesai—Semua data diekspor.
- Dalam arsip di Cloud Storage, laporan ekspor mencakup ringkasan kegagalan jika terjadi error. Untuk mengetahui informasi dalam laporan ekspor selengkapnya, buka Melihat laporan ekspor data di halaman ini.
Jika ekspor memiliki error, Anda dapat mencoba mengekspor data yang belum ikut terekspor saja. Untuk mengetahui petunjuknya, buka Mengulang ekspor jika terjadi error di halaman ini.
- Halaman Ekspor Data di konsol Admin Anda akan menampilkan salah satu dari indikator status berikut untuk arsip ekspor:
- Saat Anda siap melihat dan mendownload data yang diekspor, klik folder root di arsip dalam Cloud Storage. Folder root berisi daftar folder pengguna. Setiap folder pengguna berisi file ZIP data pengguna tersebut.
Catatan: Beberapa data, seperti file di drive bersama, dimiliki oleh akun layanan, bukan pengguna. Di arsip ekspor, akun layanan diberi nama "Resource".
- Klik file ZIP untuk mendownload data pengguna.
- Ekstrak file tersebut untuk meninjau data pengguna berdasarkan produk.
Mengulang ekspor jika terjadi error
Jika ada data yang belum ikut terekspor, data tersebut akan dicantumkan dalam laporan ekspor Anda sebagai error. Saat Anda mengulang ekspor karena terjadi error, yang disebut perbaikan, alat Ekspor Data akan memulai proses ekspor baru untuk hanya mengekspor data yang belum ikut terekspor.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, di panel sebelah kanan di bawah Alat, klik Ekspor Data.
- Klik Mulai perbaikan.
Anda akan mendapatkan email notifikasi ketika proses perbaikan selesai. Hanya admin yang memulai ekspor perbaikan yang mendapatkan notifikasi email, tetapi semua administrator super dapat melihat ekspor tersebut.
Data hasil perbaikan akan ditambahkan ke arsip baru.
- Tinjau hasil ekspor perbaikan. Jika masih terdapat error ekspor (sebagian data tetap belum ikut terekspor) setelah proses perbaikan, coba ekspor ulang lagi. Terdapat batasan maksimum 3 upaya perbaikan untuk setiap ekspor.
Penting: Waktu habis masa berlaku ekspor akan tetap sama, dimulai dengan ekspor data pertama Anda. Perbaikan tidak memperbarui waktu habis masa berlaku.
Guna mendapatkan bantuan untuk memperoleh file yang tidak ikut terekspor, hubungi dukungan Google Workspace. Tim dukungan dapat mereset batas waktu ekspor, sehingga Anda dapat memulai ekspor lengkap kembali tanpa menunggu 30 hari.
Apa yang termasuk dalam arsip perbaikan
Arsip perbaikan dapat menyertakan data berikut:
- Data yang belum ikut terekspor karena terjadi error sementara—misalnya, gambar tidak disertakan dalam dokumen selama pemrosesan ekspor
- Data yang akses penggunanya hilang di antara upaya ekspor admin, misalnya, karena lisensinya di-downgrade
Arsip perbaikan tidak berisi data berikut:
- Data yang belum ikut terekspor karena kegagalan permanen. Misalnya, pengguna menghapus atau mengubah kepemilikan dokumen sebelum proses ekspor dimulai atau di antara upaya ekspor.
- Data yang sebelumnya diekspor, dengan pengecualian berikut: Jika suatu item terekspor sebagian—misalnya, dokumen yang gambar atau komentarnya tidak ikut terekspor—alat Ekspor Data akan mencoba mengekspor seluruh item kembali.
Melihat laporan ekspor data
Laporan ekspor data mencakup status ekspor dan metadata Anda, seperti admin yang memulai ekspor dan waktu ekspor dilakukan.
- Di email konfirmasi Anda atau di alat Ekspor Data, klik Akses arsip.
Catatan: Hanya admin yang memulai ekspor yang mendapatkan notifikasi email, tetapi semua administrator super dapat mengakses ekspor tersebut.
- Di folder root arsip ekspor data Anda, klik laporan. Anda dapat membuka laporan di browser.
Jika terjadi error ekspor, laporan ini akan menyertakan detail berikut:
- ID Pengguna/Layanan—Nama pengguna akun pengguna, nama grup, atau ID akun layanan tempat terjadinya kegagalan ekspor. Akun disusun menurut urutan abjad.
- Jenis akun—Dapat berupa salah satu jenis akun berikut:
- Pengguna
- Grup
- Data milik pelanggan—File milik organisasi Anda, bukan milik masing-masing pengguna
Catatan: Laporan menampilkan beberapa jenis tertentu data milik pelanggan, seperti drive bersama. File ini tercantum sebagai "Resource".
- Akun layanan—Akun yang dibuat secara otomatis untuk data tanpa pemilik, seperti konten Google Jamboard
- Arsip—Link ke file arsip yang berisi konten milik pengguna atau akun layanan.
- Ringkasan kegagalan—Jumlah file yang diekspor dan jumlah file yang gagal diekspor. Untuk melihat daftar file yang gagal diekspor, klik tanda panah di sebelah kiri ringkasan kegagalan.
Contoh laporan dengan error ekspor
