Новые возможности Сейфа

На этой странице мы сообщаем о новых функциях Google Сейфа и других улучшениях этого сервиса.

7 марта 2019 г.: реализована поддержка Jamboard и сообщений, отправленных в конфиденциальном режиме Gmail

Конфиденциальный режим Gmail

Конфиденциальный режим Gmail позволяет отправителям ограничивать степень доступа получателей к содержимому сообщений. Эта функция доступна во всех личных аккаунтах Gmail и в доменах G Suite, в которых она включена.

Когда пользователь отправляет письмо в конфиденциальном режиме, текст письма и прикрепленные файлы заменяются ссылкой. По протоколу SMTP отправляется только тема и тело письма, содержащее ссылку. Подробнее об отправке сообщений в конфиденциальном режиме Gmail

Сообщения, отправленные пользователями вашего домена в конфиденциальном режиме

Если в вашей организации включен конфиденциальный режим Gmail, Сейф можно использовать для хранения, поиска и экспорта всех конфиденциальных сообщений, отправленных сотрудниками, а также для установки запретов на удаление.

Конфиденциальные письма, отправленные после 30 ноября 2018 г., доступны Сейфу в почтовых ящиках всех отправителей и получателей внутри организации. Такие письма всегда доступны Сейфу, даже если отправитель указал срок окончания действия или отменил доступ к конфиденциальным сообщениям.

Сообщения в конфиденциальном режиме, полученные от отправителей за пределами домена 

Даже если в вашем домене отключен конфиденциальный режим Gmail, ваши сотрудники могут получать электронные письма, отправленные в этом режиме другими пользователями G Suite и с личных аккаунтов Gmail.

Сообщения в конфиденциальном режиме, полученные от внешних пользователей, принадлежат отправителям: у Сейфа нет доступа к таким письмам. Вы можете хранить и экспортировать заголовки и темы таких писем от внешних отправителей, а также выполнять по ним поиск и устанавливать запреты на удаление. Однако нельзя выполнять поиск по содержимому или прикрепленным файлам конфиденциальных сообщений от внешних отправителей, а также экспортировать эти данные.

Примечание. Администраторы G Suite могут создать правило, блокирующее отправленные в ваш домен конфиденциальные сообщения.

Работа с сообщениями в конфиденциальном режиме

Ниже описано, каким образом Сейф поддерживает работу с сообщениями, отправленными в конфиденциальном режиме.

  • Сейф возвращает внутренние конфиденциальные сообщения, соответствующие поисковому запросу. Вы можете скрыть конфиденциальное содержимое письма при предварительном просмотре и исключить его при печати или экспорте сообщений.
  • Для поиска конфиденциальных сообщений можно применять оператор label:confidentialmode. Он также позволяет применить к таким письмам запрет на удаление или созданные вами правила хранения.

Jamboard

Теперь Сейф полностью поддерживает файлы Jamboard, сохраненные пользователями на Диске.

  • Запреты на удаление и правила хранения теперь распространяются на Jam-файлы, которые пользователи сохранили на Диске. Несохраненные Jam-файлы удаляются по завершении сеанса Jamboard и поэтому недоступны Сейфу.
  • Jam-файлы доступны для поиска, предварительного просмотра и экспорта. Чтобы выполнить поиск по ним, используйте команду type:jam.
6 ноября 2018 г.: добавлена возможность оценки масштабов поиска в Gmail
Теперь вы можете оценить масштабы применения запроса при поиске электронных писем в Gmail. Чтобы увидеть число сообщений, соответствующих запросу, и число аккаунтов, с которыми связаны эти письма, после ввода поискового запроса нажмите Количество. Также вы можете скачать CSV-файл, где будет указано общее количество сообщений на аккаунт по вашему запросу. Подробнее об оценке масштабов применения запросов
26 июня 2018 г.: согласованы значения хеш-функции для экспорта файлов Google Документов, Таблиц и Презентаций

Теперь при экспорте файлов Google Документов, Таблиц и Презентаций Сейф генерирует уникальный хеш для каждого файла. С его помощью можно дедуплицировать экспортируемые файлы и проверить, является ли экспортируемый файл точной копией исходного.

Способ создания хеша Сейфом определяется методом поиска файла.

  • Если поисковый запрос содержит дату версии, она используется для создания хеша.
  • Если поисковый запрос не содержит дату версии, вместо нее используется дата последнего изменения.

При сравнении хеша экспортируемых файлов учитывайте следующее:

  • При изменении содержимого файла изменяется и его хеш.
  • При изменении разрешений на доступ к файлу (но не его содержимого) хеш не меняется.
  • Если файл экспортируется несколько раз с разными датами версий, его хеш будет отличаться, даже если содержимое файла идентично при каждом экспорте.

Хеш исходного файла – один из параметров, включенных в XML-файл Сейфа при экспорте с Диска. Подробнее о метаданных экспорта с Диска

21 июня 2018 г.: добавлены дополнительные функции хранения и улучшены функции поиска по файлам в Сейфе.

Добавлена возможность более точечного применения правил хранения.

  • Вы можете настраивать специальные правила хранения на Диске, навсегда удаляющие файлы через определенное количество дней после их перемещения в корзину пользователями.
  • Вы можете настраивать как стандартные, так и специальные правила хранения для записей Hangouts Meet. Ранее на записи Meet распространялись соответствующие правила хранения Диска.

Важно! Для функции хранения Meet добавлена новая страница настроек в Сейфе, где можно настраивать правила хранения для приложений, сохраняющих файлы на Диске. Прежде чем включать эту функцию, необходимо создать правила хранения для Hangouts Meet. Подробнее о том, как избежать потери данных при настройке правил хранения для Hangouts Meet

Мы также добавили новые функции для более простого и эффективного поиска данных в Сейфе.

  • Вы можете быстро выполнять несколько поисковых запросов параллельно: начав поиск в Gmail или Группах, нажмите кнопку Поиск на новой вкладке, чтобы открыть новое диалоговое окно поиска в той же папке. При этом изначальный поиск будет завершен в первой вкладке.
  • Статус поиска: пока выполняется поиск, Сейф будет показывать затраченное время и введенные параметры запроса.
  • Улучшенная функция подсчета: после ввода запроса и нажатия кнопки Количество Сейф будет показывать количество совпадений и затраченное время. Вы также можете скачать CSV-файл, содержащий список аккаунтов с сообщениями, соответствующими вашему запросу.

Кроме того, добавлены новые поля метаданных для экспорта из Hangouts Chat:

  • roomName – название чат-комнаты или список аккаунтов, участвовавших в прямой переписке, через запятую.
  • conversationType – чат-комната или прямая переписка.

Теперь при экспорте сообщений из Hangouts Chat Сейф объединяет несколько чатов в один PST- или MBOX-файл. Ранее каждый чат экспортировался в отдельном файле.

28 февраля 2018 г.: полная поддержка сервиса Hangouts Chat
Теперь Сейф поддерживает Hangouts Chat. Вы можете сохранять, искать и экспортировать сообщения прямых переписок или чат-комнат, а также устанавливать запреты на удаление сообщений. Подробнее… 

Дополнительные разделы справки о Сейфе

18 сентября 2017 г.: поддержка экспорта PST-файлов

Теперь вы можете экспортировать электронные письма Gmail, чаты и записи в Группах в виде PST-файлов. Эта функция позволяет просматривать перечисленные типы сообщений в Microsoft Outlook, а также в сторонних инструментах, используемых при ведении судебных процессов, которые поддерживают этот формат.

12 июня 2017 г.: более подробные метаданные Диска, поддержка часовых поясов и собственные правила хранения для общих дисков

Более подробные метаданные при экспорте файлов с Диска

Метаданные файлов, экспортируемых с Диска, содержат информацию о пользователях, которые имеют косвенное отношение к документу. Кроме того, Сейф позволяет определить, в чем именно оно заключается.

Подробнее…

Выбор часового пояса при поиске и экспорте

Раньше для поиска в Сейфе использовалось только гринвичское время. При этом в расчет принимался предыдущий день, чтобы учесть результаты, относящиеся к часовым поясам, которые расположены к западу от него. Теперь Сейф поддерживает выбор часового пояса для поиска и экспорта: вы можете указать его, когда ищете данные. После этого Сейф определит границы дат, используемых для отображения и экспорта результатов.

Выбор часового пояса влияет только на выполнение поиска и экспорта.

Примечание. Если у вашей организации есть филиалы в нескольких часовых поясах, то результаты поиска, которые вы видите сейчас, могут отличаться от тех, которые отображались до появления этой функции. Подробнее… 

Создание собственных правил хранения для всех общих дисков в домене

Теперь вы можете создавать собственные правила хранения, которые применяются ко всем общим дискам в домене. 

Настройка правил хранения для определенных групп в Google Группах

Теперь вы можете применять собственные правила хранения данных для определенных групп в Google Группах. 

9 марта 2017 г.: полная поддержка Google Диска, общих дисков и Google Групп

Полная поддержка Google Диска, включая общие диски

Теперь Сейф полностью поддерживает Google Диск: вы можете настраивать правила хранения и запреты на удаление для файлов на Диске.

Кроме этого, можно выполнять поиск по файлам на общих дисках, экспортировать эти файлы, настраивать для них правила хранения и запреты на удаление. 

Примечание. Правила хранения и запреты на удаление для файлов Диска работают не совсем так, как для Gmail. Чтобы выбрать оптимальные инструменты для своей организации, ознакомьтесь со следующими статьями:

Экспорт нужных версий файлов с Google Диска

Выполнив поиск с помощью Сейфа, вы найдете только последнюю версию файла. Однако теперь можно указать дату, чтобы найти, посмотреть и экспортировать версию файла Google, существовавшую на тот момент. Сохранение версий поддерживается для большинства типов файлов Google:

  • Документы
  • Презентации
  • Таблицы
  • Рисунки

Версии не поддерживаются в Google Формах, скриптах приложений Google Apps и файлах из других редакторов (не Google).

Использование Сейфа с Google Группами

Сейф теперь можно использовать с Группами. Вы можете выполнять поиск по всему контенту в Группах, экспортировать его, настраивать правила хранения и запрет на удаление.

30 июня 2016 г.: улучшенный интерфейс для настройки правил хранения и запретов
Мы изменили интерфейс, чтобы вам было удобнее управлять правилами хранения и запретами на удаление информации. Это обновление не повлияет на существующие правила и запреты, и мы не добавили никаких новых параметров.
28 апреля 2016 г.: улучшенная поддержка экспорта очень больших файлов
Теперь с помощью Сейфа проще экспортировать очень большие файлы, на обработку которых уходит более 24 часов. Ранее эти операции прекращались, не позволяя пользователю скачать файлы. Теперь Сейф делает паузу после 24 часов экспорта. После этого вы можете:
  • Скачать промежуточные результаты. Вы можете скачать сообщения и файлы, которые Сейф обработал до этого момента, а также CSV-файл с перечнем аккаунтов, которые не были экспортированы.
  • Продолжить экспорт. Сейф будет работать с файлами ещё 24 часа. Вы можете возобновлять экспорт столько раз, сколько вам потребуется для того, чтобы скачать все нужные сообщения и файлы.

Если вы не скачали промежуточные результаты и не возобновили приостановленный экспорт в течение 15 дней, соответствующая операция и ее результаты удаляются.

12 августа 2015 г.: нововведения в работе с запретами
Мы улучшили создание и изменение запретов в Сейфе.
  • Администрирование запретов для подразделений. Теперь администраторы Сейфа могут разрешать работу с запретами в рамках отдельных подразделений, а не всего домена.
  • Создание запретов для подразделений. Теперь запреты можно создавать не только для отдельных аккаунтов или всего домена, но и для подразделений.
  • Более удобная работа с запретами. Ранее после удаления из запрета всех аккаунтов он распространялся на весь домен, однако теперь Сейф предложит вам удалить запрет.
  • Улучшенный интерфейс. Мы усовершенствовали интерфейс для управления запретами. Теперь работа с ними напоминает настройку правил хранения.
6 июля 2015 г.: изменена процедура настройки правил хранения
Это обновление никак не повлияет на ваши текущие настройки. Сообщения будут храниться и удаляться в соответствии с текущими параметрами. Теперь при задании и изменении правил хранения вам будет предложено выбрать один из следующих вариантов:
  • Правило хранения применяется только к удаленным сообщениям. Настройка распространяется только на письма, удаленные пользователями. Этот параметр включен по умолчанию. Он действует так же, как оператор label:^deleted в специальном правиле хранения.
  • Правило хранения применяется к удаленным сообщениям, а также к письмам в почтовых ящиках пользователей. Настройка распространяется на все сообщения, кроме тех, для которых установлены специальные правила хранения и запреты на удаление. Открыв специальное правило хранения с оператором label:^deleted, вы увидите, что в нем выбран этот параметр, однако он не учитывается. Правило будет действовать в соответствии с исходными настройками и распространяться только на удаленные сообщения.

Примечание. Сейф полностью интегрирован в Gmail, для него нет отдельного архива. Если вы выберете второй вариант, правило будет применяться ко всем сообщениям вне зависимости от того, удалил их пользователь или нет. Существует вероятность, что письма, которые сотрудник хотел бы оставить, также пропадут. Предположим, вы установили правило, согласно которому все сообщения в домене должны храниться 365 дней, и выбрали вариант, при котором оно применяется ко всем письмам. Если в отношении писем не действуют специальные правила и запреты, то все сообщения старше одного года будут удаляться.

Чтобы вам было проще настроить правила, прочитайте статью Принципы действия правил хранения. Если вам нужна помощь, обратитесь в службу поддержки G Suite.

8 апреля 2015 г.: полная поддержка чатов Hangouts

Теперь Сейф полностью поддерживает чаты Hangouts. Сообщения, которые были сохранены в истории, можно искать и экспортировать. Вы также можете установить запреты на их удаление. Администратор может включить запись чатов или отключить ее.

Все вышесказанное относится только к чатам, которые были созданы после 8 апреля 2015 года. Для остальных сообщений действуют следующие правила:

  • поиск, экспорт и запрет на удаление доступны только для записанных сообщений;
  • правила хранения применяются к сообщениям Hangouts только частично.

 

23 декабря 2014 г.: системные и пользовательские ярлыки при экспорте и просмотре сообщений

При просмотре и экспорте сообщений теперь доступна дополнительная информация:

  • Просмотр сообщений. Видны системные ярлыки, которые указывают на статус просмотра, а также ярлыки, присвоенные пользователем.
  • Экспорт сообщений. Видны все ярлыки, добавленные пользователем.
29 сентября 2014 г.: управление доступом к папкам подразделения

Теперь администратор G Suite может ограничить доступ к папкам организационного подразделения. В этом случае пользователь Сейфа сможет обмениваться файлами и рабочей документацией только с коллегами из этого подразделения или его дочерних отделов. Подробнее о типах разрешений и процедуре их предоставления

4 сентября 2014 г.: отмена ограничений при поиске в больших доменах

В Google Сейфе сняты ограничения на количество аккаунтов при поиске по сообщениям. Однако возможны небольшие задержки при поиске в доменах, содержащих более 50 000 аккаунтов.

9 июля 2014 г.: улучшены отчеты об ошибках

Теперь Google Сейф предоставляет дополнительные сведения в случае, когда сообщения в Gmail или файлы на Диске недоступны для экспорта. Подробнее об отчетах

25 июня 2014 г.: Сейф для Диска и G Suite Business

Сейф для Диска

Возможности Сейфа расширились: теперь он работает с Диском, поэтому ваша организация может безопасно хранить ещё больше важных документов. Эта функция предоставляется бесплатно для клиентов, использующих Сейф, и работает с существующим контентом Диска в аккаунтах пользователей. Клиентам, использовавшим Postini, после перехода на Сейф также не нужно будет доплачивать за Сейф для Диска.

Сейф для Диска поддерживает новые возможности для работы с хранящимся на Диске контентом: как с файлами в форматах Google (документами, таблицами и презентациями), так и с другими файлами (например, в форматах DOCX, PDF, JPEG). Вы можете:

  • искать файлы пользователей, хранящиеся на Диске;
  • открывать результаты поиска в Сейфе в окне предварительного просмотра;
  • создавать копии результатов поиска и экспортировать их для последующего использования.

Для Диска пока недоступны такие функции, как настройка правил хранения файлов, создание запретов на их удаление и поиск по всему домену. Подробнее о поиске файлов на Google Диске

G Suite Business

G Suite Business – это расширенный пакет бизнес-приложений. Помимо всех возможностей G Suite Basic, в нем доступны дополнительные инструменты аудита, отчетности и администрирования Диска, неограниченное пространство для хранения данных, а также Google Сейф для всех сотрудников организации. Подробнее о G Suite Business

Если в вашей организации используется выборочное лицензирование, при переходе на G Suite Business Сейф автоматически становится доступен всем. После этого установленные вами правила хранения и удаления данных действуют для всех пользователей. Чтобы предотвратить случайное удаление данных, ознакомьтесь со статьей О переходе на версию G Suite Business или G Suite Enterprise.
19 июня 2014 г.: возможность исключать черновики писем в Gmail

Теперь значительно проще исключать черновики писем при поиске, а также создании правил хранения и запретов на удаление данных.

30 мая 2014 г.: назначение разрешений для Сейфа на уровне организационных подразделений

Теперь разрешения на управление экспортом и поисковыми запросами могут предоставляться пользователю на уровне не только всей организации, но и ее отдельных подразделений. Например, вы можете разрешить администратору Сейфа управлять поисковыми запросами в масштабах всей организации, а экспортом – в рамках определенного подразделения. Соответствующие разрешения можно назначить в консоли администратора G Suite.

14 мая 2014 г.: оптимизация настройки периодов хранения (специальных и стандартных)

Мы упростили настройку и изменение периодов хранения. Кроме того, введены дополнительные меры безопасности, которые применяются при выборе определенного количества дней.

1 мая 2014 г.: поиск в организационных подразделениях

В дополнение к поиску по домену или аккаунту пользователи Сейфа теперь могут искать данные в пределах одного организационного подразделения. Это уменьшает количество ненужных результатов, которые можно получить при поиске по домену, и избавляет от необходимости указывать отдельные аккаунты. При поиске в папке выберите параметр Организация, а затем укажите организационное подразделение. Искать по отдельным аккаунтам нельзя, однако вы можете указать период времени и условия поиска.

21 января 2014 г.: гибкая настройка запретов на удаление информации

Теперь администратор может создать запрет на удаление сообщений, соответствующих заданным параметрам, например ключевым словам или диапазону дат. Такие письма будут храниться в Сейфе в течение неограниченного времени. Ранее запрет на удаление информации применялся только к аккаунту пользователя в целом (и всей почте в нем). Такая возможность существует и сейчас.  Подробнее…

5 декабря 2013 г.: улучшенный предварительный просмотр для специальных правил хранения

Эта функция позволяет администратору Сейфа при настройке специального правила хранения посмотреть, к какому контенту оно будет применено. Больше не нужно вводить имя пользователя. Нажав кнопку предварительного просмотра, администратор увидит результаты для всего домена или определенного организационного подразделения. Раньше для просмотра таких результатов администратору необходимо было вводить имя пользователя. Подробнее о правилах хранения

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?