Preguntas frecuentes sobre Google Vault

Consulta cómo funciona Vault.

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Licencias y cuentas

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¿Cómo puedo comprar Vault para mi organización?

En muchas ediciones de Google Workspace se incluyen licencias de Vault para todos los usuarios de una organización. Si Vault no está incluido en la tuya, quizá puedas comprar licencias complementarias.

Licencias de Vault incluidas Licencias de complementos disponibles en Vault
  • Business Plus
  • Enterprise
  • Enterprise Essentials (solo en dominios verificados)
  • Todas las ediciones de Education
  • G Suite Business
Para obtener información sobre las ediciones compatibles,
ponte en contacto con el equipo de Ventas de Google.

Comparar ediciones

Consulta cómo comprar licencias de Vault para una organización.

Si se ha eliminado la cuenta de Google gestionada de un usuario, ¿se eliminan también los datos conservados en Vault de ese usuario?

Sí. Si eliminas un usuario, todos los datos asociados a su cuenta se eliminan de Google.

Esto es lo que ocurre cuando se elimina un usuario:

  • No se puede buscar ni exportar ninguno de sus datos en Vault.
  • Dejan de aplicarse las retenciones o reglas de conservación por a sus datos, por lo que pueden purgarse definitivamente de inmediato.
  • Durante los 20 días posteriores a la eliminación del usuario se pueden recuperar los datos, excepto los que se hayan purgado. Consulta cómo restaurar la cuenta de un usuario eliminado recientemente.

Google recomienda utilizar una licencia de usuario archivado para conservar los datos del usuario. Para obtener más información, consulta el artículo Gestionar antiguos empleados y sus datos. Si utilizas Google Cloud Directory Sync, comprueba que la herramienta esté configurada para que las cuentas se suspendan en lugar de eliminarse.

¿Cómo puedo conservar los datos de un usuario que se va de mi organización?

No elimines la cuenta. Si eliminas un usuario, también se eliminan los datos que se conservan en Vault de ese usuario.

Para que los datos de una cuenta de usuario sigan disponibles en Vault cuando el usuario se vaya de tu organización, asígnale una licencia de usuario archivado. Consulta más información en el artículo Gestionar antiguos empleados y sus datos. Si lo prefieres, también puedes suspender su cuenta para conservar los datos e inhabilitar los servicios; sin embargo, ten presente que las cuentas suspendidas se facturan igual que las activas.

Si se elimina un grupo, ¿se eliminan también los mensajes de Grupos conservados en Vault?
Sí. Cuando se elimina un grupo, también se purgan definitivamente los mensajes de ese grupo. Los mensajes de Grupos se eliminan aunque el grupo eliminado esté sujeto a una retención o a una regla de conservación. Sin embargo, los mensajes de Gmail que reciben las cuentas a través de una suscripción a un grupo no se eliminan y están sujetos a las retenciones y a las reglas de conservación de Gmail.
¿Qué ocurre si un usuario de Vault supera el límite de almacenamiento de Google Workspace?

Esta circunstancia no afecta en modo alguno a Vault. Sin embargo, si un usuario supera el límite de almacenamiento, no podrá enviar ni recibir mensajes de correo electrónico, y quizá experimente una degradación general de la cuenta.

Usar Vault

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¿Cómo puedo acceder a los datos a través de Vault?

Si quieres acceder a los datos de tu organización, debes iniciar sesión en https://vault.google.com, crear un asunto y buscar los datos que quieras. El administrador de Vault puede restringir los datos que puedes buscar y consultar. Consulta cómo buscar datos y qué son los privilegios de Vault.

¿Se pueden crear dominios con nombres personalizados para acceder a Vault? Por ejemplo, vault.mi_dominio.es.

No. Por motivos de seguridad, solo se puede acceder a Vault a través de https://vault.google.com.

¿Puedo permitir que usuarios externos accedan a los datos de mi organización a través de Vault?

Sí. Puedes permitir que usuarios externos inicien sesión en Vault. Más información sobre cómo permitir que un usuario externo acceda a Vault

¿Cómo puedo exportar datos desde Vault? ¿Es Vault una herramienta para crear copias de seguridad o archivar datos?

No. Vault no está diseñado para crear copias de seguridad ni archivar datos.

¿Por qué no debería usar Vault para crear copias de seguridad o extraer datos?

  • La función de exportación de datos de Vault no está diseñada para crear copias de seguridad a gran escala ni de una gran cantidad de datos. Solo permite exportar datos de un número limitado de cuentas y únicamente de un servicio de Google cada vez. Además, en Vault tampoco pueden hacerse muchas exportaciones paralelas ni programarse exportaciones para que se realicen automáticamente.
  • En Vault, las exportaciones se preparan para llevar a cabo tareas de descubrimiento con fines legales, no para procesar datos de manera eficiente. Vault no puede crear copias de seguridad diferenciales ni anular el duplicado de datos. Por ejemplo, cuando se hace una exportación de Drive, se incluyen todos los elementos a los que una cuenta puede acceder. En consecuencia, si hay muchas cuentas que tienen acceso a los mismos elementos, esos elementos se exportarán una vez por cada cuenta, por lo que habrá muchos datos duplicados.
  • Vault no es compatible con todos los servicios de Google. Solo puede exportar datos de los servicios de Google con los que sí es compatible. Vault no es compatible con servicios como Calendar, Contactos, Keep y Currents.
  • Es difícil restaurar datos de archivos de exportación de Vault, ya que no tiene ninguna herramienta de recuperación automática.
    • En Gmail, Chat y Grupos, para importar archivos PST, tienes que usar G Suite Migration for Microsoft Exchange (GSMME). Google no tiene ninguna herramienta para importar archivos mbox en bloque.
    • En las exportaciones de Drive, los archivos no se separan por cuenta. Además, los archivos de Google, como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, están en un formato diferente.
    • No se pueden restaurar datos de Voice a partir de los archivos de exportación de Vault.

Qué hacer si necesitas crear una copia de seguridad o extraer datos

Quizá te interese crear copias de seguridad de tus datos para no perderlos en caso de error humano o para protegerlos contra ataques de ransomware. Google tiene varias opciones:

  • Para exportar los datos de toda tu organización, usa la herramienta de exportación de datos.
  • Los usuarios también pueden exportar sus propios datos. Por ejemplo, si tienes una empresa pequeña con pocos empleados, cada uno puede exportar y crear una copia de seguridad de sus propios datos.

Google también ofrece muchas herramientas para extraer y trabajar con los datos de tu organización, como varias APIs y BigQuery. Si quieres ver las opciones que ofrecen nuestros partners o terceros, consulta las soluciones para crear copias de seguridad y archivar datos de Google Cloud.

¿Puedo restaurar en Gmail o Drive los mensajes o archivos que se conservan en Vault?

Si los datos de Google Drive o Gmail de un usuario se eliminaron hace menos de 25 días, te recomendamos que utilices la consola de administración para restaurarlos.

Cómo funciona Vault

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¿Durante cuánto tiempo se conservan los datos en Vault?

Puedes definir los periodos de conservación que mejor se adapten a tus necesidades, incluida la conservación indefinida. Consulta más información sobre la conservación de datos en Vault.

¿Pueden los usuarios eliminar datos conservados en Vault?

Los usuarios pueden eliminar mensajes y elementos de los servicios de Google, pero los datos sujetos a una regla de conservación o una retención siguen estando a disposición de los usuarios de Vault a través de este mismo servicio. Los mensajes eliminados que se conservan en Vault no restan espacio de almacenamiento a las cuentas de los usuarios. Consulta cómo usar la conservación de datos de Vault.

¿Cómo se registran en Vault las acciones de los usuarios?

Todas las acciones de los usuarios en Vault se monitorizan y quedan registradas en un archivo de auditoría. Si un usuario con privilegios para cambiar el periodo de conservación de los datos intenta hacerlo, esa acción se incluirá en el registro de auditoría, de donde no se podrá eliminar. Consulta más información sobre las funciones de auditoría de Vault.

¿Es Vault fiable?

Google replica los datos de tu organización y los reparte entre centros de datos distribuidos por diferentes ubicaciones geográficas. Consulta más información sobre los compromisos de fiabilidad de Google con las empresas.

¿Cómo gestiona Google las solicitudes de las autoridades legales?

Google responde a las solicitudes de información sobre usuarios de conformidad con la ley. Más información sobre los compromisos de privacidad de Google con las empresas

¿Qué requisitos de certificación y estándares cumple Vault?

 

Otras preguntas frecuentes sobre Vault:

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