Häufig gestellte Fragen zu Google Vault

Hier finden Sie weitere Informationen zur Funktionsweise von Vault.

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Lizenzierung und Konten

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Wie kann ich Vault für meine Organisation kaufen?

Bei vielen Google Workspace-Versionen sind Vault-Lizenzen für alle Nutzer in Ihrer Organisation enthalten. Ist das bei Ihnen nicht der Fall, können Sie möglicherweise zusätzliche Lizenzen erwerben.

Vault-Lizenzen inbegriffen Vault als Add-on-Lizenz verfügbar
  • Frontline
  • G Suite Basic

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Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Vault-Lizenzen für Ihre Organisation kaufen.

Wenn die ID des verwalteten Google-Kontos eines Nutzers gelöscht wurde, werden dann auch die in Vault für ihn aufbewahrten Daten gelöscht?

Ja. Wenn Sie einen Nutzer löschen, werden alle Daten, die mit dem Nutzerkonto verbunden sind, in Google entfernt.

Danach müssen Sie Folgendes beachten:

  • Sie können keine Daten des Nutzers in Vault suchen oder aus Vault exportieren.
  • Aufbewahrungsregeln oder Holds für Daten des Nutzers gelten nicht mehr. Daten können sofort unwiderruflich entfernt werden.
  • Sie können Daten nach dem Löschen des Nutzers 20 Tage lang wiederherstellen. Bei Daten, die bereits unwiderruflich entfernt wurden, geht das allerdings nicht. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Kürzlich gelöschte Nutzer wiederherstellen.

Als Best Practice empfiehlt Google, dem Nutzer eine Lizenz für archivierte Nutzer (AN-Lizenz) zuzuweisen. So sind seine Daten geschützt. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Ehemalige Mitarbeiter und deren Daten verwalten. Wenn Sie Google Cloud Directory Sync verwenden, sollten Sie darauf achten, dass das Tool entsprechend konfiguriert ist.

Wie können Daten für einen Nutzer erhalten bleiben, der meine Organisation verlässt?

Löschen Sie das Konto nicht. Wenn Sie einen Nutzer löschen, werden auch alle in Vault aufbewahrten Daten entfernt.

Damit die Daten eines Nutzers auch nach dem Verlassen der Organisation in Vault zur Verfügung stehen, weisen Sie ihm eine Lizenz für archivierte Nutzer (AN-Lizenz) zu. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Ehemalige Mitarbeiter und deren Daten verwalten. Alternativ können Sie das Konto sperren, um die Daten zu erhalten, aber die Dienste zu deaktivieren. Ein gesperrtes Konto wird jedoch genau wie ein aktives abgerechnet.

Werden Nachrichten einer in Vault aufbewahrten Gruppe gelöscht, wenn die Gruppe gelöscht wird?
Ja. Wenn eine Gruppe gelöscht wird, werden die Nachrichten darin ebenfalls gelöscht, ähnlich wie beim Löschen eines Nutzerkontos. Nachrichten in Google Groups werden auch dann gelöscht, wenn für die gelöschte Gruppe ein Hold oder eine Aufbewahrungsregel gilt. Nachrichten in Gmail, die über ein Abo für eine Gruppe empfangen werden, werden jedoch nicht gelöscht und unterliegen den Aufbewahrungsregeln und Holds von Gmail.
Was geschieht, wenn ein Vault-Nutzer die Speicherbeschränkung für Google Workspace überschritten hat?

Das hat keine Auswirkung auf Vault. Nutzer, die die Speicherbeschränkung überschritten haben, können jedoch keine neuen E-Mails mehr senden oder empfangen und stellen möglicherweise eine allgemeine Beeinträchtigung des Kontos fest.

Vault verwenden

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Wie greife ich auf Daten in Vault zu?

Melden Sie sich unter https://vault.google.com an, erstellen Sie eine Rechtsangelegenheit und suchen Sie in den Daten Ihrer Organisation. Möglicherweise schränkt Ihr Vault-Administrator die Daten ein, auf die Sie zugreifen und in denen Sie suchen können. Weitere Informationen finden sie in den Artikeln Jetzt mit den Such- und Exportfunktionen starten und Vault-Berechtigungen verstehen und erteilen.

Können für Google Vault personalisierte Domains erstellt werden, also etwa vault.IhrUnternehmen.de?

Nein. Aus Sicherheitsgründen kann auf Vault nur über https://vault.google.com zugegriffen werden.

Kann ich Personen außerhalb meiner Organisation erlauben, auf mein Vault-Archiv zuzugreifen?

Sie können Dritten erlauben, sich in Vault anzumelden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Externen Nutzern den Zugriff auf Vault erlauben.

Wie kann ich Daten aus Vault exportieren?

Weitere Informationen finden Sie im Artikel Daten aus Vault exportieren.

Ist Vault ein Tool für die Datensicherung oder Archivierung?

Nein. Vault ist nicht für Back-ups oder Archivierungen gedacht.

Warum sollte ich Vault nicht für Back-ups oder den Datenabruf nutzen?

  • Vault-Exporte eignen sich nicht für große oder umfangreiche Datensicherungen. Sie können lediglich Daten für eine begrenzte Anzahl von Konten und jeweils nur für einen Google-Dienst exportieren. Außerdem sind parallele Exporte oder die Planung automatischer Exporte in Vault nicht möglich.
  • Vault-Exporte werden für rechtliche Suchanfragen aufbereitet, nicht für effiziente Datenverarbeitung. Differenzierte Back-ups oder deduplizierte Daten lassen sich in Vault nicht erstellen. Beispiel: Ein Drive-Export enthält alle Elemente, auf die das gesuchte Konto Zugriff hat. Wenn viele Konten Zugriff auf dieselben Elemente haben, werden sie für jedes Konto exportiert, was zu vielen Duplikaten führt.
  • Nicht alle Google-Dienste sind in Vault nutzbar. In Vault können Daten nur aus unterstützten Google-Diensten exportiert werden. Google Kalender, Google Kontakte, Google Notizen und Currents gehören nicht dazu.
  • Daten aus Vault-Exportdateien lassen sich nicht so einfach wiederherstellen. Es gibt in Vault keine automatischen Tools dafür.
    • Für Gmail, Google Chat und Google Groups müssen Sie Google Workspace Migration for Microsoft Exchange (GWMME) verwenden, um Daten aus PST-Dateien zu migrieren. Google hat kein Tool für den Massenimport von MBOX-Dateien.
    • In Drive-Exporten werden Dateien nicht nach Konto getrennt und Google-Dateien, z. B. Docs, Tabellen und Präsentationen, haben ein anderes Format.
    • Voice-Daten können aus Vault-Exportdateien nicht wiederhergestellt werden.

Müssen Sie dennoch Daten sichern oder extrahieren?

Vielleicht brauchen Sie ein Back-up zum Schutz Ihrer Daten gegen menschliches Fehlverhalten oder Angriffe mit Ransomware (Erpressungstrojaner). Google hat dafür ein paar Optionen:

  • Für alle Daten Ihrer Organisation gibt es den Datenexport. Weitere Informationen
  • Außerdem können Nutzer ihre Daten herunterladen. Kleinunternehmen mit wenigen Angestellten können z. B. ihre jeweils eigenen Daten exportieren und sichern.

Google hat außerdem viele Tools, mit denen Sie mit den Daten Ihrer Organisation arbeiten und sie extrahieren können, z. B. APIs und BigQuery. Informationen zu Optionen von Drittanbietern und Partnern finden Sie im Hilfeartikel Mit Google Cloud Lösungen erstellen.

Kann ich in Vault aufbewahrte Nachrichten oder Dateien in Gmail oder Drive wiederherstellen?

Wenn die Daten vor weniger als 25 Tagen gelöscht wurden, verwenden Sie am besten die Admin-Konsole, um die Google Drive- oder Gmail-Daten eines Nutzers wiederherzustellen.

Funktionsweise von Vault

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Wie lange werden Daten in Vault aufbewahrt?

Sie können die Aufbewahrungsdauer ganz nach Ihren Bedürfnissen festlegen, bis hin zur unbefristeten Aufbewahrung. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Funktionsweise der Aufbewahrung.

Können Nutzer Daten löschen, die in Vault aufbewahrt werden?

Nutzer können Nachrichten und Elemente in Google-Diensten löschen, aber alle Daten, die einer Aufbewahrungsregel oder einem Hold unterliegen, sind für Vault-Nutzer weiterhin in Vault verfügbar. In Vault aufbewahrte gelöschte Nachrichten werden nicht auf den Speicherplatz der Nutzer angerechnet. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Funktionsweise der Aufbewahrung.

Wie werden Nutzeraktionen in Vault protokolliert?

Alle Nutzeraktionen in Vault werden mit einem Aktivitätsprotokoll überwacht und nachverfolgt. Wenn ein Nutzer mit den entsprechenden Berechtigungen versucht, die Aufbewahrungsdauer zu ändern, wird diese Aktion im Audit-Log erfasst. Sie kann nicht daraus entfernt werden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Audit der Nutzeraktivität in Google Vault.

Wie zuverlässig ist Vault?

Google repliziert die Daten Ihrer Organisation in mehreren Rechenzentren. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Zuverlässigkeit.

Wie handhabt Google Anfragen von Strafverfolgungsbehörden?

Google erfüllt die gesetzlichen Vorschriften bei Anfragen von Dritten nach Nutzerinformationen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Datenschutz.

Welche Zertifikate und Standards erfüllt Vault?

Weitere Informationen finden Sie im Artikel Compliance.

 

Weitere häufig gestellte Fragen zu Vault:

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