مهم:
- این ویژگی به اشتراک واجدشرایط Google Workspace نیاز دارد. با ویژگیها و طرحهای Gemini آشنا شوید.
- این ویژگی به زبانهای زیر دردسترس است:
- انگلیسی
- فرانسوی
- آلمانی
- ایتالیایی
- ژاپنی
- کرهای
- پرتغالی
- اسپانیایی
نکته: این ویژگی فقط از یک زبان بهطور همزمان پشتیبانی میکند. از صحبت کردن به چندین زبان بهطور همزمان در جلسه درحالحاضر پشتیبانی نمیشود. با نحوه تغییر زبان «یادداشتبرداری از جلسه» آشنا شوید
در Google Meet میتوانید از هوشواره برای برگزاری جلسات کارآمد و سازنده استفاده کنید. با این ویژگی، میتوانید:
- بهطور خودکار یادداشتهای جلسه سازماندهیشده در «سندنگار Google» ایجاد کرده و با تیم خود همرسانی کنید.
- اگر دیر به جلسه پیوستید، بااستفاده از «چکیده تا اینجا» از محتوای جلسه مطلع شوید.
- اندکی بعداز پایان جلسه، بهعنوان سازماندهنده ایمیلی حاوی پیوند به خلاصه دریافت میکنید.
- این پیوند در رویداد «تقویم» هم دردسترس است.
قبلاز استفاده از «یادداشتبرداری از جلسه»
مهم:
- برای اینکه این ویژگی کار کند، جلسات باید به زبانهای گفتاری زیر برگزار شود:
- انگلیسی
- فرانسوی
- آلمانی
- ایتالیایی
- ژاپنی
- کرهای
- پرتغالی
- اسپانیایی
اگر «مدیریت میزبان» در Meet روشن باشد، فقط میزبانان جلسه میتوانند «یادداشتبرداری از جلسه» را روشن یا خاموش کنند. درباره کنترلهای میزبان بیشتر بدانید.
استفاده از «یادداشتبرداری از جلسه»
مهم: این ویژگی برای جلسات ۱۵ دقیقهای تا حداکثر ۸ ساعته توصیه میشود. بسته به تنظیمات «سرپرست» شما، «یادداشتبرداری از جلسه» ممکن است بهطور خودکار برای جلسات خاصی روشن شود.
میتوانید این ویژگی را از «تقویم Google»، اتاق انتظار Meet پیشاز جلسه، یا از داخل تماس Meet روشن کنید. همچنین، میتوانید از این ویژگی برای جلسههای حضوری یا درحرکت استفاده کنید. با نحوه استفاده کردن از «یادداشتبرداری از جلسه» در هرجا آشنا شوید.
- اگر سازماندهنده جلسه این ویژگی را ازطریق «تقویم Google» روشن کند:
- میتواند این ویژگی را هنگام ایجاد رویداد «تقویم» پساز افزودن Google Meet به آن، اضافه کند.
- همچنین، میتواند این ویژگی را هنگام ویرایش رویدادی که Google Meet ازقبل به آن اضافه شده است، ازطریق «گزینههای تماس تصویری» به آن اضافه کند:
- در رایانه، به تقویم Google بروید.
- رویداد یا جلسه را انتخاب کنید.
- در منو بالاپر، روی «ویرایش رویداد»
کلیک کنید.
- کنفرانس ویدیویی Google Meet را اضافه کنید.
- گزینههای تماس تصویری
را انتخاب کنید.
- در ستون سمت چپ، روی «سوابق جلسه»
کلیک کنید.
- چارگوش کنار «یادداشتبرداری با Gemini» را علامت بزنید یا لغو انتخاب کنید.
درباره تنظیمات «یادداشتبرداری از جلسه» در «تقویم» و Meet بیشتر بدانید.
درباره افزودن یا برداشتن کنفرانس ویدیویی از رویداد «تقویم» بیشتر بدانید.
- برای روشن کردن این ویژگی در Google Meet، در رایانه، به meet.google.com بروید.
- جلسهای را انتخاب کنید.
- پساز پیوستن به جلسه، در بالا سمت چپ صفحه، روی «یادداشتبرداری از جلسه»
کلیک کنید.
- اختیاری: درست قبلاز شروع «یادداشتبرداری از جلسه»، میتوانید برخیاز تنظیمات ویژگی را، ازجمله اینکه چه کسی یادداشتهای جلسه را دریافت کند، زبان یادداشتهای جلسه، و سفارشیسازی بخش را تنظیم کنید. این تنظیمات را میتوانید پساز شروع «یادداشتبرداری از جلسه» نیز تغییر دهید. تنظیمات اختیاری قابلسفارشیسازی را در زیر ببینید.
مهم: سفارشیسازی بخشها و نماگرفتهای محتوای ارائهشده فقط برای کاربران «آلفا» دردسترس است.
میتوانید گیرندگان یادداشتهای جلسه را پیکربندی کنید، طول یادداشت را تنظیم کنید، و انتخاب کنید کدام بخشها در سند یادداشت نشان داده شود. درباره تنظیمات «یادداشتبرداری از جلسه» در «تقویم» و Meet بیشتر بدانید.
- روی تنظیمات کلیک کنید.
- در بخش «ارسال یادداشتها به:»، روی
کلیک کنید.
- مهم: این منو فقط برای میزبانان و کمکمیزبانان قابلمشاهده است.
- از بین گزینههای همرسانی زیر انتخاب کنید:
- همه مهمانان دعوتشده، ازجمله مهمانان خارج از سازمان من: یادداشتها را با همه همرسانی کنید.
- مهمانان دعوتشده در سازمان من: یادداشتها را با شرکتکنندگان داخلی همرسانی کنید.
- فقط میزبانان و کمک میزبانان: یادداشتها را فقط با میزبان و کمک میزبانان همرسانی کنید.
نکته: همچنین، میتوانید تنظیمات همرسانی را در «تقویم Google» پیکربندی کنید.
-
افرادی که یادداشتها را با آنها همرسانی میکنید ایمیلی با دسترسی به سند یادداشتهای تولیدشده بعداز جلسه دریافت خواهند کرد.
نکته: مهمانان دعوتشده یعنی همه مهمانان دعوتشده در «تقویم»، نه مهمانانی که واقعاً در جلسه شرکت کردهاند. اگر مهمانان ازطریق ایمیل گروهی اضافه شوند، باید درخواست «دسترسی تکی» به سند را بدهند. برای «جلسات فوری»، یادداشتها با میزبانان و هرکسی که «یادداشتبرداری از جلسه» را آغاز کرده است همرسانی میشود.
- از بین گزینههای همرسانی زیر انتخاب کنید:
- مهم: این منو فقط برای میزبانان و کمکمیزبانان قابلمشاهده است.
- در بخش «طول یادداشتها»، میتوانید موارد زیر را انتخاب کنید:
- استاندارد: خلاصه مختصری از جلسه ارائه میدهد.
- طولانیتر: شامل جزئیات بیشتر و نکات جامع از بحث میشود.
- در قسمت «بخشها»، کاربران نسخه «آلفا» میتوانند انتخاب کنند که هریک از بخشهای زیر را اضافه کنند یا کنار بگذارند:
- خلاصه: این بخش نمای کلی مختصری از موضوعات اصلی مورد بحث در جلسه ارائه میدهد.
- تصمیمات: این بخش درحالحاضر فقط به زبان انگلیسی دردسترس است. این ویژگی نتایج جلسه را شناسایی میکند و وضعیتها را بهعنوان «همسو»، «نیاز به بحث بیشتر»، «مخالف»، یا «کنار گذاشتهشده» پیگیری میکند.
- مراحل بعدی: این بخش دستورهای اقدام و تکالیف واگذارشده را فهرست میکند.
- جزئیات: این گزینه جزئیات بیشتری درباره نکات بحث ارائه میدهد.
- اگر مالک جلسه هستید، میتوانید چارگوش کنار «افزودن نماگرفتهایی از محتوای ارائهشده» را علامت بزنید.
- پساز انتخاب، در بالای صفحه جلسه، پیام «Gemini ممکن است یادداشتهایتان را با نماگرفتها بهبود بخشد» نشان داده میشود. این به شرکتکنندگان جلسه اطلاع میدهد که نماگرفتها در یادداشتهای جلسه گنجانده شده است. نماگرفتها میتوانند شامل منابعی باشند که شبیه ارائهها هستند، مثل اسلایدها و اسناد مرتبط.
- در بخش «زبان جلسه»، میتوانید زبان را انتخاب کنید و آن را به زبان دیگری تغییر دهید. همچنین، میتوانید این تنظیم را در «تقویم Google» تغییر دهید. درباره تنظیمات «یادداشتبرداری از جلسه» در «تقویم» و Meet بیشتر بدانید.
- در بخش «برای دفعههای آینده این جلسه نیز روشن شود»، اگر میزبان هستید و «یادداشتبرداری از جلسه» را روشن کردهاید، میتوانید آن را بهطور پیشفرض برای دفعههای آینده آن جلسه روشن نگه دارید. این تنظیم بهطور پیشفرض ازقبل انتخاب شده است.
- در بخش «ارسال یادداشتها به:»، روی
زمانی که این ویژگی را روشن کردید، به دیگران اطلاع دهید که از «یادداشتبرداری از جلسه» استفاده میکنید. Google Meet به همه شرکتکنندگان جلسه اطلاع میدهد که یادداشتبرداری انجام میشود و نماد مداد روی صفحه همه شرکتکنندگان نشان داده میشود.برخیاز تنظیمات سفارشیسازی نمایشدادهشده در اینجا فقط برای کاربران نسخه «آلفا» دردسترس است. - روی شروع یادداشتبرداری کلیک کنید.
- توقف و بازراهاندازی یادداشتبرداری، همه شرکتکنندگان جلسه که درون سازمان میزبان هستند میتوانند هر زمانی که بخواهند «یادداشتبرداری از جلسه» را متوقف کنند. میتوانید اطمینان یابید مباحث حساس و محرمانه در خلاصه جلسه گنجانده نمیشود.
- زمانی که کنترلهای میزبان برای جلسه فعال میشود، تنها میزبان و کمک میزبانان میتوانند یادداشتبرداری را شروع یا متوقف کنند.
- اگر حداقل ۳۰ ثانیه به زبان دیگری صحبت شود، اعلانی دریافت خواهید کرد که در آن گزینه تغییر زبان یادداشتها وجود دارد. میتوانید تغییر زبان یا چشمپوشی کردن را انتخاب کنید.
- بهروزرسانی تنظیم زبان برای جلسههای تکرارشونده یا آینده اعمال نخواهد شد.
-
این کنش همچنین زبان «پرسیدن از Gemini»، همه سوابق جلسه فعال، و یادداشتهای منتسب به آنها را تغییر میدهد.
کلیک کنید.
کلیک کنید.
بعداز پایان جلسه
- سند یادداشتهای جلسه اندکی بعداز پایان جلسه ایجاد میشود و در پوشه Drive سازماندهنده جلسه ذخیره میشود.
- سند یادداشتها بهطور خودکار به رویداد «تقویم Google» پیوست میشود و براساس تنظیمات پیکربندیشده برای دعوتشوندگان داخلی جلسه دردسترس قرار میگیرد.
- سندهای یادداشتهای جلسه از خطمشی نگهداری داده Meet که سازمانتان پیکربندی کرده است پیروی میکنند.
- سازماندهنده جلسه باید نسخهای از Workspace داشته باشد که مجهز به ویژگی «یادداشتبرداری از جلسه» باشد.
عیبیابی مشکلات
گاهیاوقات، ممکن است نتوانید «یادداشتبرداری از جلسه» را انتخاب کنید. این ممکن است بهدلایل زیر باشد:
- نسخه Workspace سازماندهنده جلسه ویژگی «یادداشتبرداری از جلسه» نداشته باشد.
- ممکن است «سرپرست» این ویژگی را برای شما فعال نکرده باشد.
- تنظیم «ویژگی هوشمند» غیرفعال شده باشد. با نحوه فعال کردن «ویژگیهای هوشمند» آشنا شوید.
گاهی خلاصه جلسه ممکن است کامل یا دقیق نباشد یا ایجاد نشود. این ممکن است بهدلایل زیر باشد:
- ممکن است محتوای جلسه از خطمشی استفاده مجاز Google Meet پیروی نکرده باشد.
- ممکن است درطول جلسه مشکل اتصال وجود داشته است.
- ممکن است جلسه طول توصیهشده ۱۵ دقیقه یا بیشتر را نداشته باشد.
اگر برای ایجاد خلاصه جلسه در «سندنگار Google» با مشکل مواجه هستید، مرورگرتان را مجدد بار کنید.
پرسشگان
- چه کسی میتواند یادداشتبرداری را شروع یا متوقف کند؟
سازماندهنده جلسه و شرکتکنندگان داخلی سازمان میزبان میتوانند یادداشتبرداری را شروع یا متوقف کنند. وقتی کنترلهای میزبان را فعال کنید، فقط سازماندهنده جلسه، میزبان، و کمک میزبانان میتوانند این کار را انجام دهند. - چه کسی ایمیل حاوی پیوند یادداشتها را دریافت میکند؟
به تنظیمات همرسانی که توسط سازماندهنده جلسه تنظیم شده است بستگی دارد. این ایمیل حاوی پیوندی به یادداشتهای جلسه تولیدشده، سند، خلاصه جلسه، و مراحل بعدی پیشنهادی است. - چه کسی اجازه دارد به سند یادداشتها دسترسی داشته باشد؟
اجازه دسترسی توسط تنظیمات همرسانی انتخابشده از جانب میزبان یا کمک میزبان هنگام شروع یادداشتبرداری تعیین میشود. با نحوه کنترل کردن تنظیمات همرسانی در «یادداشتبرداری از جلسه» آشنا شوید.- یادداشتها فقط با افرادی که به دعوت تقویم اضافه شدهاند همرسانی میشود. اگر یک ایمیل گروهی اضافه شود، اعضای گروه همچنان باید به سند یادداشتها «دسترسی تکی» داشته باشند.
- چه کسی میتواند سند یادداشتهای پیوستشده به رویداد تقویم را ببیند؟
سازماندهنده جلسه، دعوتشوندگان داخلی، و مهمانان خارجی میتوانند ببینند که رویداد تقویم حاوی پیوستهایی است که سند یادداشتهای جلسه در آن لحاظ شده است. توانایی دیدن سند پیوستشده به دعوت تقویم به معنی این نیست که فرد میتواند به سند دسترسی داشته باشد. اجازههای همرسانی سند که در بالا شرح داده شده است تعیین میکند آیا فرد میتواند به سند دسترسی داشته باشد یا نه.