Zehn Tipps für ein papierloses Büro

Themen in diesem Hilfeartikel

• Onlineformulare erstellen
• Wichtige Zeitpläne und Termine im Blick behalten
• Inhalte online teilen, anstatt sie auszudrucken
• Virtuelle Pinnwand erstellen
• Online Ideen sammeln und Feedback geben
• Ressourcen auf einer internen Website freigeben
• Versionsverlauf verwenden
• Dokumente unterwegs scannen und online speichern
• PDF-Version von Dokumenten oder Tabellen versenden
• Neue Mitarbeiter überall und jederzeit anlernen

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Onlineformulare erstellen

Mit Google Formulare können Sie in nur wenigen Minuten verschiedene Onlineformulare erstellen und verteilen, z. B. für Terminantworten, Hardwareanfragen und Anmeldungen für Freiwilligenaufgaben. Die beantworteten Formulare werden direkt an Sie zurückgesendet. Durch Zusammenfassungen und Diagramme in Google Formulare lassen sich die Ergebnisse besonders anschaulich darstellen.

Weitere Informationen

1. Gehen Sie zu forms.google.com.
2. Klicken Sie auf „Leeres Formular“ .
3. Geben Sie einen Namen für das Formular ein.

Einstieg in Google Formulare

 

Wichtige Zeitpläne und Termine im Blick behalten

Erstellen Sie in Google Sheets einen Online-Projektplan, um Aufgaben im Blick zu behalten. Hier können Sie Aufgaben auflisten und Teammitgliedern zuweisen. Jeder kann die Aufgabenliste dann online in Echtzeit aktualisieren – und sieht in der Tabelle auf einen Blick den aktuellen Stand der anderen. Außerdem lässt sich in Google Kalender online ein Teamkalender erstellen, den alle öffnen und aktualisieren können, wenn sich Zeitpläne oder Fristen ändern. Wenn Sie Teambesprechungen in Google Kalender planen, hängen Sie einfach den Projektplan an den Termin an und bitten die Teilnehmer, ihren aktuellen Status vor der Besprechung darin einzutragen. 

Weitere Informationen

Projektplan in Google Tabellen erstellen

1. Klicken Sie in Google Drive auf  Neu  Google Tabellen  Leere Tabelle.
2. Klicken Sie auf Unbenannte Tabelle und geben Sie einen Projektnamen ein.
3. Fügen Sie Spaltenüberschriften hinzu. Wenn Sie z. B. Projektaufgaben verfolgen möchten, ist es hilfreich, Spalten für den Namen der zuständigen Person, für das Erledigungsdatum, für den Status und für etwaige Kommentare hinzuzufügen.
4. Füllen Sie Ihre Tabelle zum Verfolgen des Projektplans mit Inhalten. Sobald Sie die Tabelle freigegeben haben, können auch andere Personen Inhalte einfügen.

Weitere Informationen im Google Workspace-Schulungscenter

 

Inhalte online teilen, anstatt sie auszudrucken

Google Drive ist ein Dienst, in dem sich Bilder, Videos, PDFs und andere Dateien speichern und verwalten lassen. Er wird automatisch mit der Cloud synchronisiert – so hat jeder immer Zugriff auf die aktuellen Inhalte. Und dank der Freigabefunktionen und Zugriffskontrollen von Google Drive können interne Teams einfach und sicher mit externen Partnern zusammenarbeiten.

Neue Dokumente lassen sich direkt im Browser erstellen. Anstatt unzählige Kopien eines Handouts für eine Schulung auszudrucken, können Sie es ganz einfach online in Google Docs schreiben und freigeben sowie Grafiken und Präsentationen online in Google Sheets oder Google Präsentationen teilen. Jeder sieht auf seinem Computer, Tablet oder Smartphone die aktuelle Version und kann in Echtzeit Feedback geben.

Weitere Informationen

Dateien zu Drive hinzufügen

Auf dem Computer können Sie Dateien über drive.google.com oder direkt vom Desktop in private oder freigegebene Ordner hochladen.

1. Öffnen Sie drive.google.com auf dem Computer.
2. Klicken Sie links oben auf Neu  Dateien hochladen oder Ordner hochladen.
3. Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, die bzw. den Sie hochladen möchten.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe.

 

Virtuelle Pinnwand erstellen

Sie möchten Ihrem Team Neuigkeiten, Informationen zu anstehenden Veranstaltungen oder aktuelle Projektentwicklungen mitteilen? Ersparen Sie sich den umständlichen Aushang an der Infotafel des Unternehmens: Erstellen Sie doch eine Mailingliste in Google Groups. Sie funktioniert wie ein virtuelles Schwarzes Brett, d. h., Sie können damit alle Nutzer gleichzeitig anschreiben.

Weitere Informationen

Gruppe erstellen

1. Melden Sie sich in Google Groups an.
2. Klicken Sie oben auf Gruppe erstellen.
3. Geben Sie Informationen für die Gruppe ein und wählen Sie Einstellungen aus.
4. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.
5. Warten Sie nach dem Erstellen einer Gruppe einige Minuten, bis Sie eine Nachricht an sie senden. Andernfalls erhalten Sie eventuell eine Benachrichtigung, dass Ihre Nachricht nicht zugestellt werden konnte.

Weitere Informationen im Google Workspace-Schulungscenter

 

Online Ideen sammeln und Feedback geben

Je größer das Team ist und je mehr Entwürfe zum Prüfen und Weitergeben gedruckt werden müssen, desto schwieriger lassen sich Rückmeldungen verwalten. Die Dateifreigabe in Google Docs, Google Sheets und Google Präsentationen löst dieses Problem: Dateien werden direkt in diesen Diensten erstellt und für Teammitglieder und Projektbeteiligte freigegeben. Außerdem können Mitbearbeiter dort konkrete Verbesserungsvorschläge machen.

Weitere Informationen

Dateien in Google Drive freigeben

1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
2. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf das Symbol „Freigeben“ .
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse oder Google-Gruppe ein, für die Sie die Datei freigeben möchten.
4. Um die Rolle der Nutzer für Ihre Datei festzulegen, wählen Sie Betrachter, Kommentator oder Mitbearbeiter aus.
5. Wenn Ihr Konto die Voraussetzungen erfüllt, können Sie ein Ablaufdatum für den Zugriff hinzufügen.
6. Wählen Sie aus, ob andere benachrichtigt werden sollen.
   • Wenn andere Personen benachrichtigt werden sollen, dass Sie ein Element für sie freigegeben haben, setzen Sie das Häkchen für „Personen benachrichtigen“. Wenn die Option aktiviert ist, wird jede von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse in die E-Mail aufgenommen.
   • Wenn andere nicht benachrichtigt werden sollen, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen.
7. Klicken Sie auf Senden oder Freigeben.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe.

 

Ressourcen auf einer internen Website freigeben

Ressourcen im Blick zu behalten, kostet Zeit, vor allem dann, wenn Sie sich um verschiedene Teams weltweit kümmern. Mit Google Sites können Sie alle Inhalte an einem Ort ablegen. So kann jeder in Ihrer Organisation jederzeit und von überall aus auf die aktuellen Ressourcen zugreifen.

Weitere Informationen

Website erstellen

1. Wählen Sie eine Option aus:

   • Klicken Sie oben auf der Startseite auf Erstellen oder klicken Sie auf Vorlagengalerie und wählen Sie eine Vorlage aus.
   • Klicken Sie in Google Drive auf Neu Mehr Google Sites.
2. Geben Sie links oben einen Dokumentnamen für die Website ein und drücken Sie die Eingabetaste.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Sites-Hilfe.

 

Versionsverlauf verwenden

Speichern Sie beim Bearbeiten von Videos, Bildern, PDFs und anderen Dateien die verschiedenen Versionen zur Sicherheit separat ab? In Google Drive werden die verschiedenen Entwürfe einer einzelnen Datei automatisch gespeichert und lassen sich jederzeit wiederherstellen.

Wenn Sie neue Dateien in Google Docs, Google Sheets oder Google Präsentationen erstellen, werden alle Entwürfe automatisch in derselben Datei gespeichert. Im Versionsverlauf werden Änderungen erfasst und frühere Versionen lassen sich darüber wiederherstellen.

Weitere Informationen

Dateien zu Drive hinzufügen

1. Öffnen Sie eine Datei in Google Drive.
2. Klicken Sie auf Datei  Versionsverlauf Versionsverlauf ansehen.
3. Wenn Sie eine frühere Version der Datei öffnen möchten, klicken Sie auf den entsprechenden Zeitstempel. Unterhalb des Zeitstempels sehen Sie Folgendes:
   • Namen der Personen, die das Dokument bearbeitet haben
   • Eine Farbe neben dem Namen jeder Person. Die einzelnen Überarbeitungen werden in der Farbe der Person dargestellt, die sie vorgenommen hat.
4. Optional: Klicken Sie auf Diese Version wiederherstellen, um das aktuelle Dokument auf den angezeigten Stand zurückzusetzen.

Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe für Google Docs-Editoren.

 

Dokumente unterwegs scannen und online speichern

Anstatt Quittungen und Dokumente aufzubewahren, können Sie sie mit der Google Drive App auf Ihrem Smartphone scannen. So haben Sie Ihre wichtigsten Unterlagen jederzeit als PDF zur Hand.

Weitere Informationen

Dokumente scannen

Dokumente scannen

Wichtig: Google respektiert Ihre Privatsphäre und verwendet Ihre Drive-Inhalte nicht für Werbezwecke. Weitere Informationen zum Datenschutz in Google Drive

1. Öffnen Sie die Google Drive App .
2. Tippen Sie rechts unten auf „Kamera“ .
3. Richten Sie die Kamera des Geräts auf ein Dokument.
   • Das Dokument wird durch eine blaue Linie umrandet. Hiermit wird angegeben, wo das Bild zugeschnitten wird.
4. Machen Sie ein Foto des Dokuments, das Sie scannen möchten.
   • Optional: Sie können die automatische Aufnahme aktivieren oder deaktivieren, indem Sie zwischen „Manuell“ und „Automatische Aufnahme“ wählen.
5. Passen Sie das gescannte Dokument an.
   • Scanbereich anpassen:Tippen Sie auf „Zuschneiden und“. Drehen .
   • Farben anpassen oder Bild in Graustufen umwandeln:Tippen Sie auf „Filter“ . 
   • Flecken, Fingerabdrücke und andere Elemente entfernen:Tippen Sie auf „Säubern“ .
   • Weitere Seite scannen: Tippen Sie auf „Hinzufügen“  .
   • Foto neu aufnehmen:Tippen Sie auf „Neu aufnehmen“ .
   • Seite löschen:Tippen Sie auf „Löschen“ .
6. Tippen Sie auf Fertig.
7. Erstellen Sie einen eigenen Dateinamen oder wählen Sie einen vorgeschlagenen Titel aus.
8. Wenn Sie das gescannte Dokument in einem bestimmten Format speichern möchten, wählen Sie entweder .pdf oder .jpg aus.
   • Optional: Um den Drive-Ordner auszuwählen, in dem Sie das Dokument speichern möchten, tippen Sie auf Speicherort.
9. Tippen Sie auf „Speichern“ , um das fertige Dokument zu speichern.

Scanverknüpfung zum Startbildschirm hinzufügen

So richten Sie auf dem Startbildschirm eine Verknüpfung zur Scanfunktion in Google Drive ein:

1. Öffnen Sie auf dem Android-Smartphone oder -Tablet den Widget-Bereich.
2. Suchen Sie das Widget "Google Drive-Scan".
3. Berühren und halten Sie das Widget.
4. Ziehen Sie es auf den Startbildschirm. Eventuell werden Sie aufgefordert, ein Konto auszuwählen.
5. Wählen Sie den Ordner aus, in dem die gescannten Dokumente gespeichert werden sollen. Wenn Sie einen neuen Ordner erstellen möchten, tippen Sie auf „Neuer Ordner“ .
6. Tippe auf „Auswählen“. Im Widget wird der Name des Ordners angezeigt.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Drive-Hilfe.

 

PDF-Version von Dokumenten oder Tabellen versenden

PDF-Dateien lassen sich leicht herunterladen und in vorhandenen Programmen öffnen. Bei Änderungen an der Ursprungsdatei müssen allerdings immer neue PDFs verschickt werden, sodass bald mehrere Versionen einer Datei in Umlauf sind. Anstatt Dateien jedes Mal wieder in eine PDF-Datei umzuwandeln, können Sie auch einen Link zur PDF-Version Ihrer Datei in Google Docs oder Google Sheets versenden. So greift Ihr Team automatisch immer auf die aktuelle PDF-Version der Datei zu.

Weitere Informationen

PDF-Links kopieren, einfügen und senden

1. Wählen Sie die Datei in Drive aus.
2. Klicken Sie auf „Freigeben“ .
3. Klicken Sie auf Link kopieren und anschließend auf Fertig.
4. Nachdem Sie den Link eingefügt haben, ändern Sie das Ende der URL, bevor Sie den Link senden. Beispiel:
   1. Vorher:
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/edit?usp=sharing
   2. Nachher:
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/export?format=pdf
5. Senden Sie den geänderten PDF-Link.
   Durch Klicken auf den Link können Sie und alle anderen ein PDF Ihres Dokuments herunterladen.

 

Neue Mitarbeiter überall und jederzeit anlernen

Ihre Mitarbeiter benötigen regelmäßig Schulungen, sind aber an verschiedenen Standorten tätig? Sie möchten die Ausgaben für Präsenzschulungen und den Ausdruck von Unterlagen verringern? Mit Google Meet können Sie virtuelle Schulungen auf der ganzen Welt durchführen und so Zeit und Reisekosten sparen. In Google Sites lassen sich außerdem Webseiten mit allen Onboarding- und Schulungsressourcen erstellen, damit Nutzer wichtige Referenzmaterialien an einem einzigen Ort finden. Oder Sie erstellen mit Google Vids umfassende Schulungsvideos.

Weitere Informationen

Während einer Videokonferenz Inhalte einblenden

1. Nehmen Sie an einer Meet-Videokonferenz teil.
2. Klicken Sie unten auf „Jetzt präsentieren“ .
3. Wählen Sie Einen Tab, Ein Fenster oder Ganzer Bildschirm aus.
   • Wenn Sie einen Chrome-Tab einblenden, wird standardmäßig auch Audio von diesem Tab übertragen.
   • So blenden Sie einen anderen Tab ein:
     1. Wählen Sie den Tab aus, den Sie präsentieren möchten.
     2. Klicken Sie auf dem Banner auf Stattdessen diesen Tab teilen.
   • Wenn Sie eine Google-Präsentation über einen Tab einblenden, können Sie sie in Meet steuern.
4. Klicken Sie auf Freigeben.
5. Optional: Wenn Sie die Präsentation losgelöst als Kachel anzeigen lassen möchten, klicken Sie auf „Loslösen“ .
   Sie können jetzt weitere Teilnehmer sehen, während Sie die Präsentation halten.

Tipps:

• Wenn Ihre Kamera eingeschaltet ist, können die Teilnehmer Sie während der Bildschirmpräsentation weiterhin sehen.
• Um eine endlose Spiegelung zu vermeiden, teilen Sie besser ein neues Fenster oder einen bestimmten Tab anstelle des Besprechungsfensters.
• Wenn Sie Audio teilen möchten, müssen Sie Chrome-Tab freigeben oder Tab teilen auswählen.

Weitere Informationen erhalten Sie in der Google Meet-Hilfe.

Create a video with Vids

1. Öffnen Sie Google Vids auf Ihrem Computer.
2. Choose an option:
   • Help Me Create: Create a video with AI in Google Vids. 
   • Select a template: Build your video based on a template that you select. 
   • Start with a recording: Build your video with a video, audio, or screen recording. 
   • Upload media: Build your video by recording yourself (audio narration or a full video recording), your computer screen, or both. 

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