ในหน้านี้
- จัดการผู้จัดการ
- จัดการทีม
- เคล็ดลับการใช้ Gmail สําหรับผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ
- ทางลัดเพื่อการทํางานที่รวดเร็วขึ้น
- เคล็ดลับสําหรับการทํางานร่วมกันในเอกสาร
จัดการผู้จัดการ
ไม่พลาดการติดต่อด้วย Google Chat
ผู้จัดการไม่อยู่ที่สำนักงานและคุณต้องติดต่อให้ได้โดยเร่งด่วนใช่ไหม ใช้ Google Chat เพื่อแชทได้ทันทีจากทุกที่ไม่ว่าจะใช้อุปกรณ์ใด
ดูวิธีเริ่มต้นใช้งาน Google Chat
จัดการรายชื่อติดต่อ อีเมล และปฏิทินของผู้จัดการ
ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ช่วยของผู้อื่นหรือต้องทำงานแทนผู้จัดการเป็นเวลา 1 สัปดาห์ คุณก็สามารถเข้าถึงและจัดการรายชื่อติดต่อ เขียนและตอบกลับข้อความใน Gmail หรือวางกำหนดการและประสานงานกิจกรรมในปฏิทินแทนผู้จัดการได้
จัดการรายชื่อติดต่อ
ให้ผู้จัดการมอบสิทธิ์ในรายชื่อติดต่อแก่คุณ จากนั้นคุณจึงเข้าถึงและจัดการรายชื่อติดต่อของผู้จัดการ โดยสามารถเพิ่มและอัปเดตข้อมูลรายชื่อติดต่อ เช่น ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่ได้
ดูวิธีการได้ที่ศูนย์ช่วยเหลือของ Contacts
จัดการกล่องจดหมาย Gmail
ให้ผู้จัดการทําตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อมอบสิทธิ์กล่องจดหมายให้กับคุณ
- คลิกการตั้งค่า
การตั้งค่าที่ด้านขวาบน
- คลิกบัญชีและนำเข้า
- หากต้องการให้สิทธิ์การเข้าถึงบัญชี ให้คลิกเพิ่มบัญชีอื่น
หมายเหตุ: องค์กรอาจจำกัดการมอบสิทธิ์อีเมล หากไม่เห็นการตั้งค่านี้ โปรดติดต่อผู้ดูแลระบบ G Suite- ป้อนอีเมลของบุคคลที่ต้องการเพิ่มแล้วคลิกขั้นตอนถัดไป
- คลิกส่งอีเมลเพื่อให้สิทธิ์การเข้าถึง
หลังจากผู้จัดการดําเนินการตามขั้นตอนดังกล่าวแล้ว คุณจะได้รับอีเมลที่ขอให้คุณยืนยัน จากนั้นคุณจึงอ่าน ส่ง และลบข้อความอีเมลของผู้จัดการได้ โดยเมื่อคุณส่งข้อความในนามของผู้จัดการ อีเมลของคุณจะปรากฏขึ้นเช่นเดียวกับของผู้จัดการ
หมายเหตุ: หลังจากยืนยันแล้ว ระบบอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงก่อนที่คุณจะได้รับเป็นผู้ได้รับมอบสิทธิ์
ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ศูนย์ช่วยเหลือของ Gmail
จัดการปฏิทิน
ให้ผู้จัดการมอบสิทธิ์ในปฏิทินแก่คุณ จากนั้นคุณจึงตอบกลับคําเชิญในนามของผู้จัดการ สร้างและแก้ไขกิจกรรม รวมถึงรับอีเมลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในปฏิทินได้
ส่งกำหนดการรายวันไปยังกล่องจดหมายของผู้จัดการ
ช่วยจัดระเบียบให้ผู้จัดการโดยแสดงวิธีรับกำหนดการรายวันสำหรับตรวจสอบเป็นสิ่งแรกในตอนเช้า ซึ่งเมื่อได้อ่านอีเมลในตอนเช้า ผู้จัดการก็สามารถติดตามการประชุมและกิจกรรมที่กําลังจะเกิดขึ้นได้อย่างง่ายดาย
- ในปฏิทิน ให้ไปที่การตั้งค่า
- ในส่วนการตั้งค่าสำหรับปฏิทินของฉันทางด้านซ้าย ให้คลิกชื่อของคุณ แล้วไปที่การแจ้งเตือนอื่นๆ
- ในช่องกำหนดการรายวัน ให้คลิกลูกศรลง
ถัดจากไม่มี แล้วเลือกอีเมล
จัดการทีม
จัดกิจกรรมให้ทีม วางแผนการเดินทาง และอื่นๆ
หากต้องจัดทริปท่องเที่ยวหรือวางแผนกิจกรรมให้เพื่อนร่วมงาน ให้ใช้ฟอร์มสร้างและส่งแบบสำรวจเพื่อรวบรวมข้อมูลเที่ยวบินและโรงแรม หรือหาวันที่จัดกิจกรรมที่ทุกคนสะดวก จากนั้นก็สร้างรายชื่ออีเมลโดยใช้ Groups เพื่อแชร์การอัปเดตที่สำคัญกับผู้ร่วมเดินทางหรือผู้เข้าร่วมกิจกรรม
1. สร้างแบบฟอร์ม
- ไปที่ forms.google.com
- คลิกว่าง
- แบบฟอร์มใหม่จะเปิดขึ้น
ดูข้อมูลเพิ่มเติม เริ่มต้นใช้งาน Google ฟอร์ม
2. สร้างอีเมลกลุ่ม
- ลงชื่อเข้าใช้ Google Groups
- คลิกสร้างกลุ่มที่ด้านบน
- กรอกข้อมูลและเลือกการตั้งค่าสำหรับกลุ่ม การตั้งค่าที่แนะนํามีดังนี้
- ผู้ที่ดูการสนทนาได้: เฉพาะสมาชิกในทีมเท่านั้น สำหรับกรณีที่ต้องการให้การสื่อสารในโปรเจ็กต์เป็นส่วนตัว
- สมาชิกกลุ่ม: อีเมลของแต่ละบุคคลในทีมโปรเจ็กต์
- ผู้จัดการกลุ่ม: อีเมลของสมาชิกคนใดก็ได้ในทีมที่อาจต้องเพิ่มคนอื่นๆ เข้าในทีมภายหลัง
- เพิ่มสมาชิกโดยตรง: เปิดตัวเลือกนี้เพื่อควบคุมผู้ที่มีสิทธิ์เข้าร่วมกลุ่ม
- คลิกสร้างกลุ่ม
เตรียมทุกคนให้พร้อมสำหรับการประชุมด้วยไฟล์แนบกิจกรรม
เตรียมความพร้อมให้ผู้จัดการและสมาชิกทีมก่อนการประชุมโดยให้ดูตัวอย่างไฟล์ที่เกี่ยวข้อง เมื่อส่งคำเชิญในปฏิทิน คุณจะแนบเอกสาร สเปรดชีต งานนำเสนอ กำหนดการ และข้อมูลอื่นได้เพื่อให้ทุกคนในทีมพร้อมเสนอแนวคิด ส่งข้อมูลล่าสุดให้ผู้จัดการและทีมก่อนถึงการประชุมโดยแนบกำหนดการ โน้ต หรือสไลด์งานนำเสนอ จากนั้นทุกคนก็จะดูไฟล์ที่เกี่ยวข้องก่อนถึงการประชุมและเตรียมตัวให้พร้อมได้
แนบไฟล์กับกิจกรรมในปฏิทิน
- เปิด Google ปฏิทินในคอมพิวเตอร์
- สร้างกิจกรรม หรือเปิดกิจกรรมที่มีอยู่
- หากคุณสร้างกิจกรรมใหม่ ให้คลิกตัวเลือกเพิ่มเติม
- คลิกเพิ่มไฟล์แนบ
ในช่องรายละเอียดที่ด้านล่าง
- เลือกไฟล์ที่อยู่ใน Google ไดรฟ์อยู่แล้ว หากต้องการเพิ่มไฟล์จากคอมพิวเตอร์ ให้คลิกอัปโหลด
- เมื่อดําเนินการเสร็จ ให้คลิกเลือกหรืออัปโหลด
ในช่องรายละเอียดที่ด้านล่าง
ติดตามคำขอสิ่งอำนวยความสะดวก
หากต้องการวิธีประสานงานด้านคำขอสิ่งอำนวยความสะดวกอย่างมีประสิทธิภาพ ใช้ฟอร์มให้สมาชิกทีมกรอกคำขอบริการต่างๆ เช่น การจัดเลี้ยงหรือการบำรุงรักษา จากนั้นฝังแบบฟอร์มในเว็บไซต์ของ Sites เพื่อให้พนักงานยื่นคำขอสิ่งอำนวยความสะดวกได้ง่ายๆ ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดหรือใช้อุปกรณ์ใดก็ตาม เมื่อมีคนส่งแบบฟอร์ม คุณก็รวบรวมคำตอบในชีตได้ นอกจากนี้ คุณยังจะตั้งค่าการแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่อมีคำตอบใหม่ได้ด้วย เพื่อให้ทีมด้านสิ่งอำนวยความสะดวกสามารถดำเนินการตามคำขอได้อย่างรวดเร็วที่สุด
1. สร้างแบบฟอร์ม
- ไปที่ forms.google.com
- คลิกว่าง
- แบบฟอร์มใหม่จะเปิดขึ้น
ดูข้อมูลเพิ่มเติมที่ศูนย์ช่วยเหลือของเครื่องมือแก้ไขเอกสาร
2. ฝังแบบฟอร์มใน Sites
- เปิดแบบฟอร์มใน Google ฟอร์ม
- คลิกส่งที่ด้านขวาบน
- คลิกฝัง
ที่ด้านบนสุดของหน้าต่าง
- คลิกคัดลอกหรือกด Ctrl + c (Windows) หรือ ⌘ + c (Mac) บนแป้นพิมพ์เพื่อคัดลอก HTML ที่ปรากฏ
- วาง HTML ในเว็บไซต์หรือบล็อก
3. ตั้งค่าการแจ้งเตือนทางอีเมล
- เปิดแบบฟอร์มใน Google ฟอร์ม
- คลิกคำตอบที่ด้านบนของแบบฟอร์ม
- คลิกเพิ่มเติม
- คลิกรับการแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่อมีคำตอบใหม่
ดูข้อมูลเพิ่มเติมที่ศูนย์ช่วยเหลือของเครื่องมือแก้ไขเอกสาร
4. ดูคําตอบในสเปรดชีต
ดูคำตอบทั้งหมดในสเปรดชีตได้อย่างง่ายดาย
- เปิดแบบฟอร์มใน Google ฟอร์ม
- คลิกคำตอบที่ด้านบนของแบบฟอร์ม
- คลิกลิงก์ไปยังชีต
ที่ด้านขวาบน
ประสานงานกำหนดการและความพร้อมด้วยปฏิทินของทีม
เมื่อทีมมีขนาดใหญ่ คุณจะกำหนดวันที่ที่ทุกคนสะดวกพร้อมกันได้ยาก เพียงใช้ ปฏิทิน คุณจะเห็นกำหนดการในปฏิทินของสมาชิกในทีมทุกคนได้พร้อมกันในคราวเดียว ซึ่งจะช่วยให้ทราบได้ว่าทุกคนจะว่างตรงกันเมื่อใด และคุณยังสร้างปฏิทินหลายอันให้กับทีมเพื่อติดตามการประชุม การฝึกอบรม การลางาน และอื่นๆ ได้อีกมากมาย เมื่อทราบว่าแต่ละคนพร้อมในเวลาใด คุณก็วางกำหนดการประชุมหรือกิจกรรมของทีมได้อย่างง่ายดาย
1. สร้างปฏิทินของทีม
คุณสร้างปฏิทินใหม่ได้จากเบราว์เซอร์เท่านั้น แต่สร้างจากแอป Google ปฏิทินไม่ได้ เมื่อสร้างปฏิทินแล้ว คุณจะใช้ปฏิทินได้ทั้งในเบราว์เซอร์และแอป
- เปิด Google ปฏิทินในคอมพิวเตอร์
- คลิก "เพิ่มปฏิทินอื่น" ถัดจาก "ปฏิทินอื่นๆ" ทางด้านซ้าย
สร้างปฏิทินใหม่
- เพิ่มชื่อและคำอธิบายสำหรับปฏิทิน
- คลิกสร้างปฏิทิน
- หากต้องการแชร์ปฏิทิน ให้คลิกที่แถบด้านซ้ายแล้วเลือกแชร์กับบุคคลที่ระบุ
สร้างปฏิทินใหม่2. แชร์กับทีมของคุณ
พิมพ์ Google ปฏิทิน
ติดตามกําหนดการในรูปแบบกระดาษได้โดยพิมพ์ปฏิทิน Google โดยเลือกช่วงวันที่ที่ต้องการ ตั้งค่าแบบอักษร พิมพ์รายละเอียดกิจกรรม และอีกมากมาย อีกทั้งยังพิมพ์สีเต็มรูปแบบเพื่อติดตามประเภทกิจกรรมต่างๆ ได้ด้วย
พิมพ์ปฏิทิน
- เปิด Google ปฏิทินในคอมพิวเตอร์
- หากต้องการเลือกช่วงวันที่ ที่ด้านขวาบน ให้คลิก
- วัน
- สัปดาห์
- เดือน
- ปี
- กำหนดการ
- 4 วัน
- คลิกการตั้งค่า
- เปลี่ยนรายละเอียด เช่น ขนาดหรือสีของแบบอักษร ในหน้า "ตัวอย่างก่อนพิมพ์"
- หากต้องการเลือกตัวเลือกขนาด ให้คลิกพิมพ์
- คลิกพิมพ์
เคล็ดลับ: หากมีพื้นที่เพียงพอ ระบบก็จะแสดงสถานที่ตั้งหรือห้องของกิจกรรมด้วย
ติดตามเวลาในแต่ละเขตเวลา
หากทำงานกับผู้คนทั่วโลก คุณก็ต้องทราบว่าคนเหล่านั้นจะพร้อมทำงานเมื่อใดตามแต่ละเขตเวลา นอกจากนี้ผู้จัดการและเพื่อนร่วมงานก็ต้องไม่พลาดกิจกรรมหรือการประชุมที่สำคัญเมื่อเดินทางไปเขตเวลาอื่นด้วย ดูเวลาในประเทศอื่นได้อย่างรวดเร็วโดยการเพิ่มนาฬิกาบอกเวลาโลกลงในปฏิทิน
แสดงเขตเวลารอง
- เปิด Google ปฏิทินในคอมพิวเตอร์
- ที่ด้านขวาบน ให้คลิกการตั้งค่า
- ในส่วน "เขตเวลา" ให้คลิกแสดงเขตเวลารอง
- คลิกเขตเวลารอง
เคล็ดลับการใช้ Gmail สําหรับผู้ช่วยผู้ดูแลระบบ
จัดระเบียบกล่องจดหมายโดยอัตโนมัติด้วยตัวกรอง
สร้างตัวกรองเพื่อลบ ติดดาว หรือส่งต่ออีเมลโดยอัตโนมัติ และติดป้ายกำกับให้ข้อความขาเข้าที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น กล่องจดหมายของผู้จัดการอาจมีข้อความที่ไม่เกี่ยวข้องมากมาย เช่น การตอบรับและปฏิเสธการเข้าร่วมกิจกรรมต่างๆ โปรดตั้งค่าตัวกรองให้ Gmail เก็บข้อความเหล่านั้นโดยอัตโนมัติ เพื่อให้กล่องจดหมายผู้จัดการเป็นระเบียบและมีเฉพาะข้อความที่สำคัญที่สุดเท่านั้น
สร้างตัวกรอง
คุณสามารถจัดการอีเมลขาเข้าได้โดยใช้ตัวกรองของ Gmail เพื่อส่งอีเมลไปยังป้ายกำกับ หรือเก็บถาวร ลบ ติดดาว หรือส่งต่ออีเมลโดยอัตโนมัติ
- เปิด Gmail
- คลิกแสดงตัวเลือกการค้นหา
ในช่องค้นหาด้านบน
- ป้อนเกณฑ์การค้นหา หากต้องการตรวจสอบว่าการค้นหาทำงานถูกต้องหรือไม่ ให้ดูว่ามีอีเมลใดแสดงขึ้นมาบ้างโดยคลิกค้นหา
- คลิกสร้างตัวกรองที่ด้านล่างของหน้าต่างค้นหา
- เลือกสิ่งที่ต้องการให้ตัวกรองทำ
- คลิกสร้างตัวกรอง
ในช่องค้นหาด้านบนหมายเหตุ: เมื่อคุณสร้างตัวกรองเพื่อการส่งต่อข้อความ ระบบจะส่งต่อเฉพาะข้อความใหม่เท่านั้น นอกจากนี้ เมื่อมีคนตอบกลับข้อความที่คุณกรอง ระบบจะกรองข้อความตอบกลับหากตรงตามเกณฑ์การค้นหาที่เหมือนกันเท่านั้น
เคล็ดลับ: ลองใช้ตัวกรอง Gmail สําหรับที่ทํางานหรือโรงเรียน
ยกเลิกการส่งข้อความได้ง่ายๆ
พิมพ์คำผิดในอีเมล ลืมผู้รับบางคน หรือเปลี่ยนใจไม่ส่งข้อความใช่ไหม เรียกคืนข้อความที่ส่งภายใน 30 วินาทีได้โดยเปิดใช้ฟีเจอร์ยกเลิกการส่งของ Gmail
เรียกคืนอีเมลโดยใช้ "ยกเลิกการส่ง"
คุณถอนข้อความกลับหลังจากที่ส่งได้ทันที โดยทำตามขั้นตอนดังนี้
- ที่ด้านล่างซ้าย คุณจะเห็น "ส่งข้อความแล้ว" และตัวเลือกให้ "เลิกทำ" หรือ "ดูข้อความ"
- คลิกเลิกทำ
เลือกระยะเวลาที่ต้องการเรียกคืนข้อความ
- ไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์
- ที่ด้านขวาบน ให้คลิกการตั้งค่า
ดูการตั้งค่าทั้งหมด
- ถัดจาก "ยกเลิกการส่ง" ให้เลือกระยะเวลายกเลิกการส่ง ซึ่งได้แก่ 5, 10, 20 หรือ 30 วินาที
- คลิกบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ด้านล่าง
ดูการตั้งค่าทั้งหมด
ประหยัดเวลาโดยใช้คำตอบที่เขียนไว้ล่วงหน้า
ต้องพิมพ์ข้อความเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่าใช่ไหม หากต้องการดูวิธีง่ายๆ ในการพิมพ์ซ้ำข้อมูลที่สำคัญ เช่น การเดินทางมายังสำนักงาน หรือวิธีติดตั้งและเข้าถึงการประชุมทางวิดีโอ และรายละเอียดอื่นๆ ใช้เทมเพลตของ Gmail เพื่อบันทึกการตอบได้แล้วตอนนี้ เมื่อใดก็ตามที่ต้องส่งอีเมลให้ลูกค้าให้ในนามของผู้จัดการ คุณสามารถใช้เทมเพลตเดิมเพื่อที่คุณจะไม่ต้องพิมพ์ข้อความเดิมใหม่ทุกครั้ง
เปิดใช้เทมเพลต
- เปิด Gmail
- ที่ด้านขวาบน ให้คลิกการตั้งค่า
- คลิกขั้นสูงที่ด้านบน
- ในส่วนเทมเพลต ให้เลือกเปิดใช้
- คลิกบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ด้านล่าง
สร้างหรือเปลี่ยนเทมเพลต
- เปิด Gmail แล้วคลิก เขียน
- ป้อนข้อความเทมเพลตในหน้าต่างเขียน
- คลิกเพิ่มเติม
- เลือกตัวเลือกต่อไปนี้
- หากต้องการสร้างเทมเพลตใหม่ ให้คลิกบันทึกฉบับร่างเป็นเทมเพลต
- หากต้องการเปลี่ยนเทมเพลตที่บันทึกก่อนหน้านี้ ให้คลิกบันทึกฉบับร่างเป็นเทมเพลต จากนั้นในส่วนเขียนทับเทมเพลต ให้เลือกเทมเพลตแล้วคลิกบันทึกเพื่อเขียนทับ
- หากต้องการสร้างเทมเพลตใหม่ ให้คลิกบันทึกฉบับร่างเป็นเทมเพลต
- (ไม่บังคับ) หากต้องการส่งอีเมล ให้เขียนข้อความแล้วคลิกส่ง
แทรกเทมเพลต
- เปิด Gmail แล้วคลิก เขียน
- คลิกเพิ่มเติม
- หากต้องการแทรกเทมเพลต ให้เลือกเทมเพลตที่บันทึกเพื่อแทรกในอีเมล ในหัวข้อแทรกเทมเพลต
- เขียนส่วนที่เหลือของข้อความแล้วคลิกส่ง
จัดการลายเซ็นได้อย่างง่ายดาย
หากต้องการใช้ลายเซ็นแบบต่างๆ ในการส่งอีเมลทั้งภายในและภายนอกบริษัท เพียงใช้เทมเพลตใน Gmail สร้างลายเซ็นแบบต่างๆ โดยเมื่อคุณเขียนอีเมลครั้งถัดไป ก็เพียงแค่เลือกเทมเพลตที่มีลายเซ็นที่ต้องการได้เลย
สร้างลายเซ็นแต่ละแบบ
- เปิด Gmail
- ที่ด้านขวาบน ให้คลิกการตั้งค่า
- ในแท็บทั่วไป ให้เลื่อนไปที่ลายเซ็นและคลิกสร้างใหม่
- ตั้งชื่อลายเซ็นแล้วคลิกสร้าง
โดยชื่อนี้จะไม่ใช่ลายเซ็นจริง แต่เป็นชื่อสำหรับเทมเพลตลายเซ็น - เพิ่มข้อความลายเซ็นในกล่องข้อความด้านขวา
- ใช้แถบรูปแบบเพื่อเพิ่มสีข้อความ ลิงก์ และรูปภาพ
- คลิกบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ด้านล่าง
เลือกลายเซ็นสำหรับข้อความ
ที่ด้านล่างของหน้าต่างทางลัดเพื่อการทํางานที่รวดเร็วขึ้น
ใช้แป้นพิมพ์ลัด
ต้องการประหยัดเวลาและทำงานได้เร็วขึ้นใช่ไหม ดูแป้นพิมพ์ลัดใน Gmail, ปฏิทิน และบริการอื่นๆ ของ Google เพื่อทําสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นด้วยจํานวนคลิกที่น้อยลง
ดูวิธีใช้แป้นพิมพ์ลัด
เพิ่มงานจากกล่องจดหมายและปฏิทิน
จัดระเบียบและเรียงลำดับความสำคัญของงานใน Gmail หรือปฏิทิน โดยคุณจะแปลงอีเมลเป็นงานและสร้างวันที่ครบกำหนดให้ปรากฏในปฏิทินโดยอัตโนมัติได้อย่างง่ายดาย
วิธีการสร้างงานจากอีเมล
- ไปที่ Gmail
- คลิก Tasks
ทางด้านขวา
- ค้นหาอีเมลที่ต้องการบันทึกเป็นงาน
- ลากและวางอีเมลไว้ที่แผงด้านข้าง
- หากต้องการเพิ่มวันที่และเวลา ให้คลิกวันที่/เวลา
สร้างงานจากปฏิทิน
- เปิด Google ปฏิทิน
- เลือกงานทางด้านซ้ายใน "ปฏิทินของฉัน"
- เลือกตัวเลือก
- ในปฏิทิน ให้คลิกช่วงเวลาที่ยังว่างอยู่ในปฏิทิน
- คลิกสร้างที่ด้านซ้ายบน
- คลิกงาน
- ป้อนชื่อและคำอธิบาย
- หากต้องการเพิ่มงานใหม่ในรายการที่เจาะจง ให้เลือกงานจากเมนูแบบเลื่อนลง
- คลิก Save
รับผลการค้นหาแบบละเอียดสำหรับรายชื่อติดต่อ
หากต้องการข้อมูลบุคคลในทีมโดยละเอียด ให้ใช้ Cloud Search ค้นหาผลิตภัณฑ์ทั้งหมดของ Google Workspace เพื่อดูข้อมูลงานที่เกี่ยวข้องกับบุคคลที่ระบุ ดูการ์ดโปรไฟล์ที่มีข้อมูลติดต่อและรายละเอียดงาน อีเมล และไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ รวมทั้งกิจกรรมในปฏิทิน
ดูวิธีการได้ที่ศูนย์ช่วยเหลือของ Cloud Search
เคล็ดลับสําหรับการทํางานร่วมกันในเอกสาร
เข้าถึงไฟล์ได้ทุกเมื่อไม่ว่าจะใช้อุปกรณ์ใด
ต้องการเข้าถึงไฟล์สำคัญและส่งให้ผู้จัดการเมื่อคุณไม่อยู่ที่สำนักงานและไม่มีอีเมลใช่ไหม หากเก็บไฟล์ไว้ในไดรฟ์หรือไดรฟ์ที่แชร์ คุณก็สามารถเข้าถึง แชร์ และแก้ไขไฟล์ได้ทุกเมื่อไม่ว่าจะใช้อุปกรณ์ใด
ดูวิธีการ
ติดตามการอัปเดตไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์
หากต้องการดูการอัปเดตและเปลี่ยนแปลงในเอกสาร ให้บันทึกไฟล์และโฟลเดอร์งานไว้ในไดรฟ์หรือไดรฟ์ที่แชร์ และแชร์กับผู้จัดการและเพื่อนร่วมงานได้ทันที เมื่อมีคนใส่ความคิดเห็นและการอนุมัติไว้ในไฟล์ ไดรฟ์จะแสดงไฟล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ทุกคนซิงค์ข้อมูลกันอยู่ตลอดเวลา
ดูผู้ที่แสดงความคิดเห็น แก้ไข ย้าย หรือแชร์ไฟล์
คุณสามารถดูกิจกรรมของไฟล์ในไดรฟ์ของฉันได้
- ไปที่ drive.google.com ในคอมพิวเตอร์
- คลิกไดรฟ์ของฉันที่ด้านซ้าย
- คลิกข้อมูล
ที่ด้านขวาบน
- หากต้องการดูการเปลี่ยนแปลงล่าสุด ให้คลิกกิจกรรม
- หากต้องการดูกิจกรรมในไฟล์หรือโฟลเดอร์เฉพาะ ให้คลิกไฟล์หรือโฟลเดอร์นั้น
- หากต้องการดูการเปลี่ยนแปลงล่าสุด ให้เลื่อนลงทางด้านขวา
ที่ด้านขวาบนดูผู้ที่ดูไฟล์ของคุณหรือผู้ที่คุณแชร์ไฟล์ด้วย
ความพร้อมใช้งานของฟีเจอร์นี้จะขึ้นอยู่กับรุ่นของ Google Workspace และสิทธิ์ที่ผู้ดูแลระบบกําหนด ใครคือผู้ดูแลระบบของฉัน
หมายเหตุ: ฟีเจอร์นี้ใช้ได้เฉพาะผู้ใช้ G Suite Business และ Enterprise เท่านั้น (เมื่ออนุญาตสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ G Suite)
- ให้เปิดไฟล์ใน เอกสาร ชีต หรือสไลด์
หมายเหตุ: คุณจะต้องมีสิทธิ์แก้ไขไฟล์เพื่อดูข้อมูลหน้าแดชบอร์ดกิจกรรม
- คลิกเครื่องมือ
- คุณจะดูข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมในไฟล์รวมถึงข้อมูลต่อไปนี้ได้
- แท็บแชร์กับ: แสดงคนที่คุณแชร์ไฟล์ด้วย นอกจากนี้คุณยังส่งอีเมลถึงผู้ทำงานร่วมกันได้เช่นกัน
- แท็บผู้ชมทั้งหมด (องค์กร): แสดงบุคคลในองค์กรของคุณที่ดูไฟล์แล้ว
- แท็บเทรนด์ผู้ชม: แสดงแผนภูมิของผู้ชมในช่วงเวลาหนึ่ง
- (ไม่บังคับ) หากคุณไม่ต้องการให้ประวัติการดูปรากฏในหน้าแดชบอร์ดกิจกรรม ให้คลิกการตั้งค่าความเป็นส่วนตัว และเลือกตัวเลือกดังนี้
- ปิดประวัติการดูสำหรับทุกไฟล์: ใต้การตั้งค่าบัญชี ปิดแสดงประวัติการดูของฉันสำหรับไฟล์เอกสาร ชีต และ สไลด์ ทั้งหมด
- ปิดประวัติการดูสำหรับไฟล์เดียว: ใต้การตั้งค่าเอกสาร ปิดแสดงประวัติการดูของฉันสำหรับเอกสารนี้
- คลิกบันทึก
ทำงานเอกสารกับเพื่อนร่วมงานได้อย่างง่ายดาย
หากต้องการความคิดเห็นจากผู้จัดการหรือทีมเกี่ยวกับเอกสารสำคัญ หรือต้องการสนทนาด่วนกับคนที่กำลังตรวจสอบไฟล์โดยไม่ต้องส่งอีเมลกลับไปกลับมา ให้ใช้เอกสาร ชีต สไลด์ ฟอร์ม และวาดเขียนในการสร้างและแชร์เอกสารกับทุกคนและพูดคุยกันแบบเรียลไทม์
แชร์ไฟล์จากไดรฟ์
- เลือกไฟล์ที่ต้องการแชร์
- คลิกแชร์หรือไอคอนแชร์
- ป้อนอีเมลหรือกลุ่มใน Google Groups ที่ต้องการแชร์ด้วย
- หากต้องการกำหนดบทบาทในไฟล์ให้กับบุคคล ให้เลือกผู้มีสิทธิ์อ่าน ผู้แสดงความคิดเห็น หรือผู้มิสิทธิ์แก้ไข
- หากบัญชีมีสิทธิ์ คุณจะสามารถเพิ่มวันที่หมดอายุของสิทธิ์เข้าถึงได้
- เลือกเพื่อแจ้งบุคคลที่แชร์
- หากต้องการแจ้งให้บุคคลทราบว่าคุณแชร์ไฟล์ด้วย โปรดเลือกช่องถัดจาก "แจ้งบุคคลอื่น" ซึ่งหากคุณแจ้ง อีเมลของบุคคลที่คุณป้อนจะรวมอยู่ในอีเมลนี้ด้วย
- หากไม่ต้องการแจ้ง ให้ยกเลิกการเลือกช่องนี้
- คลิกส่งหรือแชร์
ค้นหาการเปลี่ยนแปลงในเอกสารได้เร็วขึ้น
หากทำงานเอกสารร่วมกับผู้จัดการและเพื่อนร่วมงาน คุณจะระบุว่าผู้ใดแก้ไขเอกสารเมื่อใดได้ยาก ขอแนะนำให้ใช้ประวัติการแก้ไขในเอกสารตรวจสอบการอัปเดตทั้งหมดในเอกสารนั้น หากต้องการใช้เอกสารเวอร์ชันก่อนๆ คุณก็เปลี่ยนกลับได้ทุกเมื่อ
ดูหรือเปลี่ยนกลับเป็นไฟล์เอกสาร ชีต และสไลด์เวอร์ชันก่อนหน้า
หมายเหตุ: คุณต้องมีสิทธิ์เข้าถึงในฐานะเจ้าของหรือเอดิเตอร์เพื่อดูประวัติเวอร์ชัน
- เปิดไฟล์ในไดรฟ์
- คลิกไฟล์
- คลิกการประทับเวลาเพื่อดูเวอร์ชันก่อนหน้าของไฟล์ ที่ด้านล่างของการประทับเวลา คุณจะเห็นข้อมูลต่อไปนี้
- ชื่อของผู้ที่แก้ไขเอกสาร
- สีถัดจากชื่อของแต่ละคน โดยการแก้ไขที่ดำเนินการจะปรากฏในสีดังกล่าว
- (ไม่บังคับ) หากต้องการเปลี่ยนกลับเป็นเวอร์ชันนี้ ให้คลิกคืนค่าเวอร์ชันนี้
หมายเหตุ: คุณต้องมีเจ้าของหรือสิทธิ์การแก้ไขเพื่อดูประวัติเวอร์ชัน
อัปโหลดไฟล์เวอร์ชันใหม่ไปยังไดรฟ์
- ไปที่ drive.google.com ในคอมพิวเตอร์
- คลิกไฟล์ที่ต้องการแทนที่
- ที่ด้านขวาบน ให้คลิกเพิ่มเติม
Google, Google Workspace และเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของ บริษัทที่เกี่ยวข้อง