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Nesta página
- Gerencie seu chefe
- Gerenciar sua equipe
- Dicas do Gmail para assistentes de administração
- Atalhos para trabalhar mais rapidamente
- Dicas para colaborar em documentos
Gerencie seu chefe
Mantenha contato pelo Google Chat
Seu chefe não está no escritório e você precisa falar com ele com urgência? Use o Google Chat para se comunicar rapidamente com quem você quiser, em qualquer dispositivo e lugar.
Saiba como: Primeiros passos no Google Chat
Cuide dos contatos, do e-mail e da agenda do seu gerente
Caso seja assistente de alguém ou esteja apenas substituindo seu gerente por uma semana, você pode acessar e gerenciar os contatos, criar e responder a mensagens do Gmail ou programar e coordenar eventos do Agenda em nome da outra pessoa.
Gerenciar os contatos
Peça para seu gerente delegar os contatos a você. Você poderá acessar e gerenciar os contatos do seu gerente. É possível adicionar e atualizar os contatos com informações como nomes, números de telefone e endereços.
Saiba mais na Central de Ajuda do Contatos
Gerenciar a Caixa de entrada do Gmail
Peça para seu gerente seguir estas etapas para delegar a Caixa de entrada para você:
- No canto superior direito, clique em Configurações
Configurações.
- Clique em Contas e importação.
- Na seção "Conceder acesso à sua conta", clique em Adicionar outra conta.
Observação: sua organização pode restringir a delegação de e-mails. Se você não vir essa opção, entre em contato com o administrador do G Suite.- Digite o endereço de e-mail da pessoa que você quer adicionar e clique em Próxima etapa.
- Clique em Enviar e-mail para conceder acesso.
Depois que o gerente concluir essas etapas, você receberá um e-mail solicitando a confirmação. Você poderá ler, enviar e excluir as mensagens de e-mail. Quando você envia uma mensagem em nome dele, seu endereço de e-mail é exibido, bem como o do seu gerente.
Observação: depois de confirmar, pode levar até 24 horas para você estar disponível como delegado.
Saiba mais na Central de Ajuda do Gmail.
Gerenciar a agenda
Peça para seu gerente delegar a agenda a você. Você poderá responder a convites em nome dele, criar e editar eventos e receber e-mails sobre mudanças na agenda.
Envie os compromissos diários para a Caixa de entrada do seu gerente
Ajude seu chefe a se organizar mostrando como receber a pauta diária para analisar de manhã. Ao analisar os e-mails matinais, ele podem acompanhar facilmente as próximas reuniões e eventos.
- No Agenda, acesse Configurações
- À esquerda, em Configurações das minhas agendas, clique no seu nome e acesse Outras notificações.
- No campo Compromissos diários, clique na seta para baixo
ao lado de Nenhuma e selecione E-mail.
Gerenciar sua equipe
Organize eventos da equipe, planos de viagem e muito mais
Você precisa organizar planos de viagem ou de eventos para seus colegas de trabalho? Crie e envie uma pesquisa do Formulários para coletar informações sobre voos e hotéis ou definir uma data de evento que atenda às necessidades de todos. Em seguida, crie uma lista de e-mails do Grupos para compartilhar atualizações importantes com pessoas que estejam viajando ou participando de um evento juntas.
1. Criar seu formulário
- Acesse forms.google.com.
- Clique em Em branco
.
- Um novo formulário será aberto.
.Saiba mais: Primeiros passos no Formulários Google
2. Crie o endereço de e-mail do grupo
- Faça login no Grupos do Google.
- Na parte de cima, clique em Criar grupo.
- Digite as informações e escolha as configurações do grupo. Estas são algumas configurações sugeridas:
- Quem pode ver as conversas: apenas os membros da equipe, se você quiser manter a privacidade das comunicações do projeto.
- Participantes do grupo: endereço de e-mail de cada pessoa da equipe do projeto.
- Gerentes do grupo: endereços de e-mail de qualquer membro da equipe que precise adicionar outras pessoas mais tarde.
- Adicionar participantes diretamente: ative essa opção para controlar quem participa do grupo.
- Clique em Criar grupo.
Prepare a equipe para reuniões com anexos
Prepare seu chefe e os membros da equipe permitindo que eles vejam arquivos relevantes antes das reuniões. Ao enviar um convite pelo Agenda, anexe itens como documentos, planilhas, apresentações e pautas para que todos saibam como contribuir. Mantenha seu chefe e a equipe atualizados antes de uma reunião anexando uma pauta, anotações ou slides de apresentações. Dessa forma, todos poderão consultar arquivos relevantes e se preparar para a reunião.
Anexar um arquivo a um evento do Agenda
- No computador, abra o Google Agenda.
- Crie um evento ou abra um já existente.
- Se estiver criando um evento, clique em Mais opções.
- Na parte inferior, na caixa de descrição, clique em Adicionar anexo
.
- Escolha um arquivo que já esteja no Google Drive. Para adicionar um arquivo armazenado no computador, clique em Fazer upload.
- Quando terminar, clique em Selecionar ou Fazer upload.
.
Acompanhar solicitações de instalações
Você está procurando uma forma eficiente de coordenar os pedidos das instalações? Use o Formulários para que os membros da equipe preencham solicitações de serviços, como catering ou manutenção. Depois, incorpore o formulário a um site do Sites para que os funcionários tenham um local para pedidos de instalações que possam ser acessados em qualquer local ou dispositivo. Quando alguém enviar um formulário, grave as respostas no Planilhas. Você pode inclusive configurar notificações de novas respostas por e-mail para que a equipe de instalações atenda ao pedido com a maior rapidez possível.
1. Criar seu formulário
- Acesse forms.google.com.
- Clique em Em branco
- Um novo formulário será aberto.
Saiba mais na Central de Ajuda dos Editores de arquivos Google
2. Incorporar o formulário ao Sites
- Abra um arquivo no Formulários Google.
- No canto superior direito, clique em Enviar.
- Na parte superior da janela, clique em Incorporar
.
- Para copiar o código HTML exibido, clique em Copiar ou pressione Ctrl + c (Windows) ou ⌘ + c (Mac) no teclado.
- Cole o código HTML no seu site ou blog.
3. Configurar notificações por e-mail
- Abra um arquivo no Formulários Google.
- Na parte superior do formulário, clique em Respostas.
- Clique em Mais
.
- Clique em Receber notificações por e-mail para novas respostas.
.Saiba mais na Central de Ajuda dos Editores de arquivos Google
4. Ver as respostas em uma planilha
Veja facilmente todas as respostas em uma planilha.
- Abra um arquivo no Formulários Google.
- Na parte superior do formulário, clique em Respostas
- No canto superior direito, clique em Link para o app Planilhas
.
Coordene as programações e a disponibilidade com agendas de equipe
Com equipes grandes, é um desafio programar datas adequadas para todos. No Agenda, você pode comparar as agendas dos membros para ver quando todos estão disponíveis. Você pode até criar várias agendas de equipe para organizar reuniões, treinamentos, férias e outros eventos. Agora que você sabe quando as pessoas estão livres, é fácil agendar reuniões de equipe ou eventos.
1. Criar uma agenda de equipe
Você só pode criar novas agendas em um navegador, e não a partir do aplicativo Google Agenda. Depois que você criar a agenda, ela será exibida no seu navegador e no aplicativo.
- No computador, abra o Google Agenda.
- À esquerda, ao lado de "Outras agendas", clique em Adicionar outras agendas
Criar nova agenda.
- Adicione um nome e uma descrição à agenda.
- Clique em Criar agenda.
- Se você quiser compartilhar a agenda, clique nela na barra à esquerda e selecione Compartilhar com pessoas específicas.
Criar nova agenda.2. Compartilhe-a com sua equipe
Imprimir o Google Agenda
Acompanhe seus compromissos à moda antiga imprimindo seu Google Agenda. Escolha o período, defina fontes, imprima detalhes de eventos e muito mais. Você pode até imprimir em cores para acompanhar diferentes tipos de eventos.
Imprimir sua agenda
- No computador, abra o Google Agenda.
- Para selecionar um período, no canto superior direito, clique em uma destas opções:
- Dia
- Semana
- Mês
- Ano
- Programação
- 4 dias
- No canto superior direito, clique em Configurações
- Na página "Visualização de impressão", altere os detalhes, como o tamanho ou a cor da fonte.
- Para selecionar as opções de tamanho, clique em Imprimir.
- Clique em Imprimir.
Dica: se houver espaço suficiente, você também verá o local ou as salas dos eventos.
Acompanhe vários fusos horários
Se você trabalha com pessoas de todo o mundo, precisa saber quando elas estão disponíveis no fuso horário delas. Você também precisa ter certeza de que seus chefes e colegas de trabalho não percam reuniões ou eventos por causa de diferenças de horário quando estão viajando. Confira rapidamente a hora em outros países adicionando relógios mundiais ao Agenda.
Exibir um fuso horário secundário
- No computador, abra o Google Agenda.
- No canto superior direito, clique em Configurações
- Na seção "Fuso horário", clique em Exibir fuso horário secundário.
- Clique em "Fuso horário secundário"
Dicas do Gmail para assistentes de administração
Organize a Caixa de entrada automaticamente com filtros
Crie filtros para automaticamente excluir, marcar com estrela ou encaminhar seus e-mails e aplicar marcadores a mensagens recebidas relevantes. Por exemplo, a Caixa de entrada do seu gerente pode estar cheia de mensagens irrelevantes, como aceitações e recusas de eventos. Configure um filtro para que o Gmail arquive-as automaticamente. Com a Caixa de entrada organizada, o gerente poderá priorizar as mensagens mais importantes.
Criar um filtro
É possível gerenciar os e-mails recebidos usando os filtros do Gmail para arquivar, excluir, marcar com estrela, encaminhar automaticamente ou enviar suas mensagens para um marcador.
- Abra o Gmail.
- Na caixa de pesquisa, na parte de cima, clique em Mostrar opções de pesquisa
.
- Digite os critérios de pesquisa. Caso queira verificar se a pesquisa funcionou corretamente, clique em Pesquisar para ver quais e-mails aparecem.
- Na parte inferior da janela de pesquisa, clique em Criar filtro.
- Selecione o que você quer que o filtro faça.
- Clique em Criar filtro.
.Observação: quando você cria um filtro para encaminhar mensagens, somente as novas mensagens são afetadas. Além disso, quando alguém responde a uma mensagem filtrada por você, a resposta será filtrada apenas quando corresponde aos mesmos critérios de pesquisa.
Dica: veja estes filtros do Gmail para o trabalho ou a escola
Cancele facilmente o envio de mensagens
Cometeu um erro ortográfico no seu e-mail? Esqueceu de adicionar um destinatário? Mudou de ideia em relação ao e-mail enviado? Ative o recurso "Cancelar envio" do Gmail para recuperar uma mensagem que você enviou há até 30 segundos.
Cancelar um e-mail usando a opção "Cancelar envio"
Logo após enviar uma mensagem, você pode cancelar o envio:
- No canto inferior esquerdo, você verá "Mensagem enviada" e a opção "Desfazer" ou "Exibir mensagem".
- Clique em Desfazer.
Escolher um tempo determinado para recuperar uma mensagem
- No computador, acesse o Gmail.
- No canto superior direito, clique em Configurações
Ver todas as configurações.
- Ao lado da opção "Cancelar envio", selecione um período de cancelamento de 5, 10, 20 ou 30 segundos.
- Na parte de baixo, clique em Salvar alterações.
Ver todas as configurações.
Economize tempo usando respostas automáticas
Você costuma escrever a mesma mensagem várias vezes? Quer encontrar uma maneira fácil de replicar informações importantes, como o endereço do escritório ou instruções de instalação e acesso a uma videochamada? Use os modelos do Gmail para salvar uma resposta: agora, quando você enviar e-mails a novos clientes em nome do seu gerente, poderá usar o mesmo modelo para não ter que digitar as mesmas informações.
Ativar modelos
- Abra o Gmail.
- No canto superior direito, clique em Configurações
- Na parte superior, clique em Avançado.
- Na seção Modelos, selecione Ativar.
- Na parte inferior, clique em Salvar alterações.
Criar ou alterar um modelo
- Abra o Gmail e clique em Escrever.
- Na janela Escrever, digite o texto do modelo.
- Clique em Mais
- Escolha uma opção:
- Para criar um modelo, clique em Salvar rascunho como modelo
- Para alterar um modelo salvo, clique em Salvar rascunho como modelo. Em Substituir modelo, escolha um modelo e clique em Salvar.
- Para criar um modelo, clique em Salvar rascunho como modelo
- (Opcional) Para enviar um e-mail, escreva uma mensagem e clique em Enviar.
Inserir um modelo
- Abra o Gmail e clique em Escrever.
- Clique em Mais
- Em Inserir modelo, escolha uma opção salva para inserir no seu e-mail.
- Escreva o restante da mensagem e clique em Enviar.
Gerencie várias assinaturas facilmente
Precisa usar assinaturas diferentes em e-mails dentro ou fora da empresa? No Gmail, você pode usar modelos para criar assinaturas diferentes. Na próxima vez que você escrever um e-mail, basta escolher o modelo com a assinatura que gostaria de usar.
Criar cada assinatura
- Abra o Gmail.
- No canto superior direito, clique em Configurações
- Na guia Geral, role até Assinatura e clique em Criar nova.
- Dê um nome para a nova assinatura e clique em Criar.
Esse nome não é sua assinatura. Ele é um nome para o modelo de assinatura. - Na caixa de texto à direita, adicione o texto da assinatura.
- Use a barra de formatação para adicionar texto colorido, links e imagens.
- Na parte inferior, clique em Salvar alterações.
Escolher uma assinatura para uma mensagem
na parte inferior da janela.Atalhos para trabalhar mais rápido
Usar atalhos do teclado
Você quer poupar tempo e trabalhar mais rápido? Confira os atalhos do teclado no Gmail, no Agenda e em outros serviços do Google. Seja mais eficiente com menos cliques.
Saiba como usar atalhos do teclado.
Adicionar tarefas da sua Caixa de entrada e do Agenda
Mantenha-se organizado e defina suas prioridades com tarefas no Gmail ou no Agenda. É fácil converter e-mails em tarefas e criar datas de conclusão exibidas automaticamente na sua agenda.
Criar uma tarefa usando um e-mail
- Acesse o Gmail.
- À direita, clique em Tarefas
.
- Encontre o e-mail que você quer salvar como uma tarefa.
- Arraste e solte o e-mail no painel lateral.
- Para adicionar uma data e hora, clique em Data/hora.
Criar uma tarefa do Agenda
- Abra o Google Agenda.
- À esquerda, em "Minhas agendas", selecione Tarefas.
- Escolha uma das opções a seguir.
- Na sua agenda, clique em um horário vazio.
- Na parte superior esquerda, clique em Criar.
- Clique em Tarefa.
- Digite um título e uma descrição.
- Para adicionar a nova tarefa a uma lista específica, escolha uma opção no menu suspenso.
- Clique em Save.
Receber resultados da pesquisa detalhados dos seus contatos
Você precisa de informações detalhadas sobre um membro da sua equipe? No Cloud Search, você pode pesquisar em todos os seus produtos do Google Workspace para encontrar as informações profissionais de uma pessoa. Veja um card de perfil com os detalhes de trabalho e de contato, o endereço de e-mail e todos os arquivos do Drive e eventos do Agenda compartilhados com essa pessoa.
Saiba como fazer isso na Central de Ajuda do Cloud Search
Dicas para colaborar em documentos
Acesse seus arquivos a qualquer hora e em qualquer dispositivo
Você precisa acessar um arquivo importante para seu chefe, mas está fora do escritório e sem acesso ao e-mail? Após armazenar um arquivo no Drive ou em um drive compartilhado, você poderá acessar, compartilhar e editar o arquivo em qualquer dispositivo e quando quiser.
Saiba como
Acompanhe as atualizações de pastas e arquivos no Drive
Você quer ver as alterações e atualizações nos seus documentos? Salve arquivos e pastas de trabalho no Drive ou em drives compartilhados e compartilhe-os instantaneamente com seu chefe e com colegas de trabalho. Quando alguém faz comentários ou aprova algo, o Drive mostra para você quais arquivos foram alterados. Assim, todos ficam em sincronia.
Ver quem comentou, editou, moveu ou compartilhou um arquivo
Você pode acessar a atividade nos arquivos em "Meu Drive".
- Acesse drive.google.com no computador.
- À esquerda, clique em Meu Drive.
- No canto superior direito, clique em Informações
.
- Para acessar as alterações recentes, clique em Atividade.
- Para acessar a atividade de arquivos ou pastas específicos, clique no arquivo ou na pasta.
- Para acessar alterações recentes, role para baixo no lado direito.
.Ver quem visualizou o arquivo ou com quem você o compartilhou
A disponibilidade desse recurso depende da edição do Google Workspace e das permissões configuradas pelo administrador. Quem é meu administrador?
- Abra o arquivo no Documentos, no Planilhas ou no Apresentações.
Observação: você precisará ter acesso para edição ao arquivo se quiser ver os dados do painel de atividades.
- Clique em Ferramentas
- Algumas das informações disponíveis sobre a atividade no arquivo:
- Guia Compartilhado com: mostra as pessoas com quem você compartilhou o arquivo. Também é possível enviar e-mails para os colaboradores.
- Guia Todos os leitores (organização): mostra as pessoas da organização que visualizaram o arquivo.
- Guia Tendência de visualização: mostra um gráfico dos leitores ao longo do tempo.
- (Opcional) Se você não quer que seu histórico de visualização apareça no painel de atividades, clique em Configurações de privacidade e escolha uma opção:
- Desativar o histórico de visualização para todos os arquivos: em Configuração da conta, desative a opção Mostrar meu histórico de visualização de todos os arquivos do Documentos, Planilhas e Apresentações Google.
- Desativar o histórico de visualização para um arquivo: em Configuração do documento, desative a opção Mostrar meu histórico de visualização deste documento.
- Clique em Salvar.
Colabore facilmente nos documentos com seus colegas de trabalho
Você precisa de feedback do seu gerente ou da equipe sobre um documento importante? Quer bater papo instantaneamente com as pessoas que estão revisando um arquivo em vez de enviar e-mails várias vezes? Crie e compartilhe um arquivo com todos e comunique-se em tempo real usando o Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários e Desenhos.
Compartilhar um arquivo do Drive
- Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
- Clique em Compartilhar ou no ícone
.
- Insira o grupo do Google ou o endereço de e-mail das pessoas com quem você quer compartilhar.
- Para decidir o papel que as pessoas vão ter no seu arquivo, selecione Leitor, Comentador ou Editor.
- Se a sua conta estiver qualificada, você vai poder adicionar uma data de validade para o acesso compartilhado.
- Selecione a opção para notificar as pessoas.
- Se você quiser notificar as pessoas sobre o compartilhamento de um item, marque a caixa ao lado de "Notificar pessoas". Dessa forma, cada endereço de e-mail adicionado vai ser incluído na mensagem.
- Se você não quiser notificar as pessoas, desmarque a caixa.
- Clique em Enviar ou Compartilhar.
.
Encontre alterações nos documentos mais rápido
Ao colaborar em um arquivo com seu chefe e com colegas de trabalho, talvez seja difícil identificar quem fez determinadas alterações e quando elas foram realizadas. Use o histórico de revisões no Documentos para analisar tudo que foi alterado no arquivo. Se você preferir uma versão anterior, reverta para as versões anteriores a qualquer momento.
Ver ou reverter para versões anteriores de arquivos dos Documentos, Planilhas e Apresentações
Observação: você precisa ter acesso de Proprietárioou Editor para ver o histórico de versões.
- No Drive, abra seu arquivo.
- Clique em Arquivo
- Clique em um carimbo de data/hora para ver uma versão anterior do arquivo. Abaixo do carimbo de data/hora, você verá o seguinte:
- Os nomes das pessoas que editaram o documento
- Uma cor ao lado do nome de cada pessoa e as edições feitas por ela na respectiva cor
- (Opcional) Se você quiser reverter para essa versão, clique em Restaurar esta versão.
Fazer upload de uma nova versão de um arquivo no Drive
- Acesse drive.google.com no computador.
- Clique no arquivo que você quer substituir.
- No canto superior direito, clique em Mais
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