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Sur cette page
- Gérer les affaires de votre responsable
- Gérer votre équipe
- Conseils Gmail pour les assistants administratifs
- Raccourcis pour travailler plus rapidement
- Conseils pour collaborer sur des documents
Gérer les affaires de votre responsable
Restez en contact grâce à Google Chat
Votre responsable est en déplacement et vous avez besoin de le contacter de toute urgence ? Google Chat vous permet de lancer instantanément une discussion depuis n'importe quel appareil, où que vous soyez.
En savoir plus : Premiers pas avec Google Chat
Gérez les contacts, les e-mails et l'agenda de votre responsable
Que vous soyez l'assistant d'un responsable ou que vous le remplaciez le temps d'une semaine, vous pouvez accéder à ses contacts, rédiger des e-mails Gmail et y répondre, ou planifier et coordonner des événements Agenda en son nom.
Gérer ses contacts
Demandez à votre responsable de vous déléguer ses contacts. Vous pouvez alors accéder aux contacts de votre responsable et les gérer. Vous pouvez ajouter des contacts et modifier ses contacts avec des informations telles que des noms, des numéros de téléphone et des adresses.
Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide Contacts
Gérer sa boîte de réception Gmail
Votre responsable doit procéder comme suit pour vous déléguer sa boîte de réception :
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
Paramètres.
- Cliquez sur Comptes et importation.
- Dans la section "Déléguer l'accès à votre compte", cliquez sur Ajouter un autre compte.
Remarque : Votre organisation peut restreindre la délégation de messagerie. Si ce paramètre ne s'affiche pas, contactez votre administrateur G Suite.- Saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur Étape suivante.
- Cliquez sur Envoyer un e-mail pour déléguer l'accès.
Une fois que votre responsable a suivi ces étapes, vous recevez un e-mail vous invitant à confirmer. Vous pouvez ensuite lire, envoyer et supprimer ses e-mails. Lorsque vous envoyez un message en son nom, votre adresse e-mail s'affiche avec celle de votre responsable.
Remarque: Une fois la confirmation effectuée, il peut s'écouler jusqu'à 24 heures avant que votre rôle de délégué soit disponible.
Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus
Gérer son agenda
Demandez à votre responsable de vous déléguer son agenda. Vous pourrez ensuite répondre aux invitations en son nom, créer et modifier des événements, et recevoir des e-mails concernant les changements apportés à son agenda.
Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide Agenda
Envoyez un planning quotidien par e-mail à votre responsable
Facilitez l'organisation de votre responsable en lui expliquant comment recevoir chaque matin un ordre du jour. Tout en consultant ses e-mails le matin, il peut facilement identifier les réunions et les événements à venir.
- Dans Agenda, accédez à Paramètres
- Sur la gauche, sous Paramètres de mes agendas, cliquez sur votre nom d'utilisateur, puis accédez à Autres notifications.
- Dans le champ Planning quotidien, cliquez sur la flèche vers le bas
à côté de Aucune et sélectionnez E-mail.
Gérer votre équipe
Organisez des événements d'équipe, des voyages d'affaires et bien plus
Vous avez besoin d'organiser des voyages d'affaires ou des événements pour vos collègues ? Créez et envoyez une enquête Forms pour recueillir des informations sur les vols et les hôtels, ou trouver une date qui convienne à tout le monde. Créez ensuite une liste de diffusion Groupes pour partager des informations importantes avec les membres de votre organisation en voyage d'affaires ou qui participent ensemble à un événement.
1. Créer un formulaire
- Accédez à forms.google.com.
- Cliquez sur Vide
.
- Un nouveau formulaire s'ouvre.
.En savoir plus : Premiers pas avec Google Forms
2. Créer une adresse e-mail de groupe
- Connectez-vous à Google Groupes.
- En haut de la page, cliquez sur Créer un groupe.
- Saisissez les informations relatives au groupe et choisissez les paramètres. Voici quelques suggestions de paramètres :
- Qui peut afficher les conversations : uniquement les membres de l'équipe (si vous souhaitez que les communications du projet restent privées).
- Membres du groupe : adresse e-mail de chaque membre de l'équipe chargée du projet.
- Gestionnaires de groupe : adresse e-mail de tous les membres de l'équipe susceptibles d'en ajouter d'autres par la suite.
- Ajouter directement des membres : activez cette option pour contrôler qui peut rejoindre le groupe.
- Cliquez sur Créer un groupe.
Facilitez la préparation des réunions avec les pièces jointes aux événements
Aidez votre responsable et les membres de l'équipe à préparer les réunions en leur fournissant à l'avance un aperçu des fichiers pertinents. Lorsque vous envoyez une invitation Agenda, vous pouvez y joindre des documents, des feuilles de calcul, des présentations, un ordre du jour et bien d'autres éléments afin que tous les membres de l'équipe puissent y apporter des idées. Assurez-vous que votre responsable et l'équipe sont tenus correctement informés avant une réunion en joignant un ordre du jour, des notes ou des diapositives de présentation. Désormais, chacun a la possibilité de préparer une réunion en prenant connaissance des documents qui y ont trait.
Joindre un fichier à un événement Agenda
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- Créez un événement ou ouvrez un événement existant.
- Si vous créez un événement, cliquez sur Autres options.
- En bas, dans la zone de description, cliquez sur Ajouter une pièce jointe
.
- Sélectionnez un fichier qui se trouve déjà dans votre Google Drive. Pour ajouter un fichier à partir de votre ordinateur, cliquez sur Importer.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sélectionner ou Importer.
.Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide Agenda
Effectuer le suivi des commandes de fournitures
Vous recherchez une manière efficace de coordonner les commandes de fournitures ? Forms permet aux membres de l'équipe d'effectuer des commandes pour certains services, comme la restauration ou la maintenance. Intégrez ensuite le formulaire à un site Web Sites afin que vos employés disposent d'un espace de référence pour les commandes de fournitures, auquel ils peuvent accéder où qu'ils se trouvent et depuis n'importe quel appareil. Lorsqu'un utilisateur envoie un formulaire, enregistrez les réponses dans Sheets. Vous pouvez même définir des notifications par e-mail pour les nouvelles réponses afin de permettre à l'équipe responsable des services de traiter la demande le plus rapidement possible.
1. Créer un formulaire
- Accédez à forms.google.com.
- Cliquez sur Vide
- Un nouveau formulaire s'ouvre.
Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide Éditeur Docs
2. Intégrer le formulaire dans Google Sites
- Ouvrez un formulaire dans Google Forms.
- En haut à droite, cliquez sur Envoyer.
- En haut de la fenêtre, cliquez sur Intégrer
.
- Pour copier le code HTML qui s'affiche, cliquez sur Copier ou appuyez sur les touches Ctrl+C (Windows) ou ⌘+C (Mac) de votre clavier.
- Collez le code HTML dans le code de votre site Web ou de votre blog.
3. Configurer les notifications par e-mail
- Ouvrez un formulaire dans Google Forms.
- En haut du formulaire, cliquez sur Réponses.
- Cliquez sur Plus
.
- Cliquez sur Recevoir une notification lorsqu'une réponse est ajoutée.
.Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide Éditeur Docs
4. Afficher les réponses dans une feuille de calcul
Vous pouvez afficher facilement toutes les réponses dans une feuille de calcul.
- Ouvrez un formulaire dans Google Forms.
- En haut du formulaire, cliquez sur Réponses.
- En haut à droite, cliquez sur Lien vers Sheets
.
Coordonnez les plannings et les disponibilités à l'aide des agendas d'équipe
Lorsque les équipes comptent de nombreux membres, il est difficile de planifier des dates qui conviennent à tout le monde. Avec Agenda, vous pouvez superposer les agendas des membres de votre équipe pour savoir quand tout le monde est disponible. Vous pouvez même créer plusieurs agendas d'équipe pour les réunions, les formations ou les congés, entre autres. Une fois que vous connaissez la disponibilité de chacun, vous pouvez planifier des réunions ou des événements d'équipe en toute simplicité.
1. Créer un agenda d'équipe
Vous ne pouvez créer un agenda que depuis un navigateur. Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans l'application Google Agenda. Une fois l'agenda créé, il est visible à la fois dans un navigateur et dans l'application.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- À gauche, à côté de "Autres agendas", cliquez sur Ajouter d'autres agendas
Créer un agenda.
- Attribuez un nom à votre agenda et ajoutez une description.
- Cliquez sur Créer l'agenda.
- Si vous souhaitez partager votre agenda, cliquez dessus dans la barre de gauche, puis sélectionnez Partager avec des personnes en particulier.
Créer un agenda.2. Partager avec votre équipe
Imprimer votre agenda Google
Suivez votre planning à l'ancienne en imprimant votre agenda Google. Sélectionnez une plage de dates, définissez les polices, affichez les détails des événements, etc. Vous pouvez même imprimer en couleur pour suivre différents types d'événements.
Impression de votre agenda
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- Pour sélectionner une plage de dates, en haut à droite, cliquez sur :
- Jour
- Semaine
- Mois
- Année
- Planning
- 4 jours
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- Sur la page "Aperçu avant impression", modifiez certains détails tels que la couleur ou la taille de la police.
- Pour sélectionner les options de taille, cliquez sur Imprimer.
- En haut à gauche, cliquez sur Imprimer.
Astuce : Le lieu ou encore la ou les salles des événements sont également affichés si l'espace disponible le permet.
Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide Agenda
Organisez votre travail sur plusieurs fuseaux horaires
Si vous travaillez avec des gens partout dans le monde, vous devez savoir à quel moment ils sont disponibles en fonction du fuseau horaire. Vous devez vous assurer que vos responsables ou vos collègues en déplacement pourront participer à des réunions ou à des événements importants malgré le décalage horaire. Vérifiez rapidement l'heure qu'il est dans d'autres pays en ajoutant des horloges mondiales dans votre application Agenda.
Afficher un fuseau horaire secondaire
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- Dans la section "Fuseau horaire", cliquez sur Afficher le fuseau horaire secondaire.
- Cliquez sur Fuseau horaire secondaire
Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide Agenda
Conseils Gmail pour les assistants administratifs
Organisez automatiquement votre boîte de réception à l'aide de filtres
Créez des filtres pour supprimer, suivre ou transférer automatiquement vos messages et leur attribuer des libellés. Par exemple, la boîte de réception de votre responsable peut être pleine de messages superflus, tels que des acceptations ou des refus d'invitations. Configurez un filtre pour permettre à Gmail de les archiver automatiquement afin que votre responsable dispose d'une boîte de réception propre et puisse se concentrer sur les messages les plus importants.
Créer un filtre
Vous pouvez gérer vos e-mails entrants avec les filtres de Gmail pour leur attribuer un libellé, les archiver, les supprimer, en activer le suivi ou les transférer automatiquement.
- Ouvrez Gmail.
- Dans le champ de recherche situé en haut, cliquez sur Afficher les options de recherche
.
- Saisissez vos critères de recherche. Si vous voulez vérifier que la recherche donne les résultats escomptés, affichez les e-mails renvoyés en cliquant sur Rechercher.
- Au bas de la fenêtre de recherche, cliquez sur Créer un filtre.
- Sélectionnez les options de filtrage que vous souhaitez utiliser.
- Cliquez sur Créer un filtre.
.Remarque : Lorsque vous créez un filtre pour transférer des messages, il ne s'applique qu'aux nouveaux messages. De plus, lorsqu'une personne répond à un message filtré, la réponse n'est filtrée que si elle remplit les mêmes critères de recherche.
Conseil : Essayez ces filtres Gmail pour votre entreprise ou votre établissement scolaire.
Annulez facilement l'envoi de messages
Une faute d'orthographe s'est glissée dans votre e-mail ? Vous avez oublié un destinataire ? Vous avez changé d'avis et ne voulez plus envoyer le message ? Activez la fonctionnalité "Annuler l'envoi" de Gmail pour pouvoir récupérer un message que vous venez d'envoyer il y a 30 secondes ou moins.
Rappeler un e-mail avec la fonctionnalité "Annuler l'envoi"
Juste après l'envoi d'un e-mail, vous avez la possibilité de le rappeler pour qu'il ne parvienne pas au destinataire :
- La mention "Message envoyé" s'affiche en bas à gauche, ainsi que l'option "Annuler" ou "Afficher le message".
- Cliquez sur Annuler.
Choisir la durée pendant laquelle le rappel d'un e-mail est possible
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
Afficher tous les paramètres.
- À côté de "Annuler l'envoi", sélectionnez un délai d'annulation de 5, 10, 20 ou 30 secondes.
- En bas, cliquez sur Enregistrer les modifications.
Afficher tous les paramètres.
Gagnez du temps grâce aux réponses standardisées
Cela vous arrive-t-il souvent de devoir écrire le même message un nombre incalculable de fois ? Vous aimeriez trouver un moyen de recopier des informations importantes telles que les itinéraires d'accès au bureau, les instructions d'installation et d'accès à une visioconférence, et de nombreuses autres indications répétitives ? Les modèles Gmail vous permettent d'enregistrer une réponse et de la réutiliser chaque fois que vous en avez besoin.
Activer les modèles
- Ouvrez Gmail.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- En haut de la page, cliquez sur Paramètres avancés.
- Dans la section Modèles, sélectionnez Activer.
- Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.
Créer ou modifier un modèle
- Ouvrez Gmail, puis cliquez sur Nouveau message.
- Dans la fenêtre Nouveau message, saisissez le texte de votre modèle.
- Cliquez sur Autres options
- Sélectionnez une option :
- Pour créer un modèle, cliquez sur Enregistrer en tant que modèle
- Pour modifier une réponse déjà enregistrée, cliquez sur Enregistrer en tant que modèle. Sous Remplacer le modèle, sélectionnez un modèle, puis cliquez sur Enregistrer pour le remplacer.
- Pour créer un modèle, cliquez sur Enregistrer en tant que modèle
- (Facultatif) Pour envoyer un e-mail, rédigez votre message, puis cliquez sur Envoyer.
Insérer un modèle
- Ouvrez Gmail, puis cliquez sur Nouveau message.
- Cliquez sur Autres options
- Pour insérer un modèle, sous Insérer un modèle, sélectionnez un modèle enregistré à insérer dans votre e-mail.
- Rédigez le reste de votre message, puis cliquez sur Envoyer.
Gérez plusieurs signatures en toute simplicité
Vous avez besoin de signatures différentes en fonction des destinataires de vos e-mails ? Avec Gmail, vous pouvez créer plusieurs signatures à l'aide de modèles. La prochaine fois que vous rédigerez un e-mail, il vous suffira de choisir le modèle comportant la signature que vous voulez utiliser.
Créer chaque signature
- Ouvrez Gmail.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- Dans l'onglet Général, faites défiler la page jusqu'à Signature, puis cliquez sur Créer.
- Attribuez un nom à votre signature, puis cliquez sur Créer.
Ce nom ne constitue pas votre vraie signature, mais le nom du modèle de signature. - Dans la zone de texte sur la droite, ajoutez le texte de votre signature.
- À l'aide de la barre de mise en forme, définissez la couleur du texte, et insérez des liens et des images.
- Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.
Choisir une signature pour un message
.Raccourcis pour travailler plus rapidement
Utiliser les raccourcis clavier
Vous voulez gagner du temps et travailler plus vite ? Découvrez les raccourcis clavier dans Gmail, Agenda et d'autres services Google. Soyez plus efficace en moins de clics.
En savoir plus : Utiliser les raccourcis clavier
Ajouter des tâches à partir de votre boîte de réception et de votre agenda
Optimisez votre organisation et hiérarchisez ce que vous avez à faire à l'aide de tâches dans Gmail ou Agenda. Vous pouvez facilement convertir des e-mails en tâches et définir des dates d'échéance qui apparaissent automatiquement sur votre agenda.
Créer une tâche à partir d'un e-mail
- Accédez à Gmail.
- À droite, cliquez sur Tasks
.
- Recherchez l'e-mail que vous souhaitez enregistrer en tant que tâche.
- Faites glisser et déposez l'e-mail dans le panneau latéral.
- Pour ajouter une date et une heure, cliquez sur Date/Heure.
Créer une tâche à partir de votre agenda
- Ouvrez Google Agenda.
- Sur la gauche, sous "Mes agendas", sélectionnez Tasks.
- Sélectionnez une option :
- Cliquez sur un emplacement vide de votre agenda.
- En haut à gauche, cliquez sur Créer.
- Cliquez sur Tâche.
- Saisissez un titre et une description.
- Choisissez une liste spécifique dans la liste déroulante si vous souhaitez y ajouter la tâche.
- Cliquez sur Save (Enregistrer).
Afficher des résultats de recherche détaillés sur vos contacts
Vous avez besoin d'informations détaillées sur un membre de votre équipe ? Avec Cloud Search, vous pouvez rechercher dans tous vos produits Google Workspace des informations professionnelles en rapport avec un utilisateur en particulier. Vous obtenez une carte de profil comprenant les coordonnées et informations professionnelles concernant cet utilisateur, son adresse e-mail, ainsi que les éventuels fichiers des Drive partagés et les événements Agenda associés à son compte.
Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide Cloud Search
Conseils pour collaborer sur des documents
Accédez à vos fichiers depuis n'importe quel appareil, à tout moment
Vous avez besoin de consulter un fichier important pour votre responsable alors que vous n'êtes pas au bureau et n'avez pas accès à votre messagerie ? Vous pouvez accéder à un fichier stocké dans Drive ou dans un Drive partagé, le partager et le modifier à tout moment et sur n'importe quel appareil.
En savoir plus
Suivez les modifications de fichiers et de dossiers dans Drive
Vous souhaitez consulter les modifications et les mises à jour apportées à vos documents ? Enregistrez des fichiers et des dossiers professionnels dans Drive ou dans des Drive partagés, et partagez-les instantanément avec votre responsable ou vos collaborateurs. Lorsqu'un utilisateur intègre des commentaires et approuve des modifications, Drive vous indique les fichiers concernés de sorte que tous les membres de l'équipe restent en phase.
Pour savoir qui a commenté, modifié, déplacé ou partagé un fichier :
Vous pouvez voir l'activité liée aux fichiers dans Mon Drive.
- Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
- Sur la gauche, cliquez sur Mon Drive.
- En haut à droite, cliquez sur Afficher les détails
.
- Pour voir les modifications récentes, cliquez sur Activité.
- Pour voir l'activité relative à un fichier ou à un dossier spécifique, cliquez sur le fichier ou le dossier en question.
- Pour voir les modifications récentes, faites défiler vers le bas la liste située sur le côté droit.
.Pour savoir qui a consulté votre fichier ou avec qui vous l'avez partagé :
La disponibilité de cette fonctionnalité dépend de votre édition de Google Workspace et des autorisations configurées par votre administrateur.Qui est mon administrateur ?
- Ouvrez le fichier dans Docs, Sheets ou Slides.
Remarque : Vous devez disposer du niveau d'accès "modification autorisée" au niveau du fichier pour afficher les données du tableau de bord des activités.
- Cliquez sur Outils
- La fenêtre affiche les informations suivantes concernant les activités associées à votre fichier :
- Onglet Partagé avec : affiche les contacts avec lesquels vous avez partagé le fichier. Il permet également de leur envoyer des e-mails.
- Onglet Tous les lecteurs (organisation) : affiche les contacts appartenant à votre organisation qui ont consulté le fichier.
- Onglet Tendance du nombre de vues : affiche un graphique du nombre de vues dans le temps.
- (Facultatif) Si vous ne souhaitez pas que votre historique de consultation s'affiche dans le tableau de bord des activités, cliquez sur Paramètres de confidentialité, puis sélectionnez une option :
- Désactiver l'historique de consultation pour tous les fichiers : dans Paramètres du compte, désactivez l'option Afficher mon historique de consultation pour tous les fichiers Docs, Sheets et Slides.
- Désactiver l'historique de consultation pour un seul document : dans Paramètre du document, désactivez l'option Afficher mon historique de consultation pour ce document.
- Cliquez sur Enregistrer.
Collaborez sur des documents en toute simplicité
Vous avez besoin des commentaires de votre responsable ou de votre équipe sur un document important ? Vous voulez chatter avec des personnes qui révisent un fichier au lieu de vous lancer dans un laborieux échange d'e-mails avec elles ? Créez et partagez un document avec l'ensemble des collaborateurs souhaités et communiquez en temps réel dans Docs, Sheets, Slides, Forms et Drawings.
Partager un fichier à partir de Drive
- Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
- Cliquez sur Partager ou sur Partager
.
- Saisissez l'adresse e-mail ou le groupe Google avec lesquels vous souhaitez partager le fichier.
- Pour choisir le rôle que doivent avoir les utilisateurs dans votre fichier, sélectionnez Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
- Si votre compte est éligible, vous pouvez ajouter une date d'expiration de l'accès.
- Choisissez d'envoyer une notification aux personnes concernées.
- Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un élément avec eux, cochez la case "Envoyer une notification". Si vous envoyez une notification par e-mail, elle sera transmise à toutes les adresses indiquées.
- Si vous ne souhaitez pas informer les utilisateurs, décochez la case.
- Cliquez sur Envoyer ou sur Partager.
.
Identifiez plus rapidement les modifications dans les documents
Lorsque vous travaillez avec votre responsable et vos collègues dans un même document, il peut être difficile de déterminer l'auteur et la date de telle ou telle modification. L'historique des révisions de Docs vous permet d'examiner toutes les mises à jour de votre document. Si vous préférez une ancienne version, vous pouvez la restaurer à tout moment.
Afficher ou revenir à des versions précédentes de fichiers Docs, Sheets et Slides
Remarque : Vous devez disposer d'un accès Propriétaire ou Éditeur pour afficher l'historique des versions.
- Dans Drive, ouvrez votre fichier.
- Cliquez sur Fichier
- Cliquez sur un horodatage pour afficher une version précédente du fichier. Sous chaque horodatage figurent les éléments suivants :
- Les noms des personnes qui ont modifié le document
- Une couleur, à côté du nom de chaque personne, permettant d'identifier les modifications apportées par celle-ci
- (Facultatif) Pour revenir à la version sélectionnée, cliquez sur Restaurer cette version.
Importer une nouvelle version d'un fichier dans Drive
- Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
- Cliquez sur le fichier que vous souhaitez remplacer.
- En haut à droite, cliquez sur Plus
Google, Google Workspace et les marques et logos associés sont des marques de Google LLC. Tous les autres noms de sociétés et de produits sont des marques des sociétés auxquelles ils sont associés.