Эффективное взаимодействие при удаленной работе

 Вы узнаете:

Как общаться с коллегами, управлять рабочим расписанием и пользоваться советами по эффективной удаленной работе.

Что вам понадобится

10 минут

Аккаунт Google Workspace. Если у вас его нет, оформите 14-дневную пробную подписку.

В этом руководстве

Общение с командой  Управление рабочим расписанием Советы по эффективной удаленной работе

1. Общение с командой

Развернуть все  |  Свернуть всеСвернуть все

1.1. Создайте список рассылки

Если вы ещё не сделали этого, создайте список рассылки в Google Группах для своей команды. С его помощью вы можете отправлять нужные материалы на единый адрес электронной почты вашей группы, чтобы все участники сразу получали приглашения на встречу в календаре или доступ к файлу на Диске.

1. Войдите в Google Группы.
2. В верхней части страницы нажмите Создать группу.
3. Введите необходимые данные и выберите настройки. Информация о настройках приведена ниже.
4. Нажмите Создать группу.

Прежде чем отправлять сообщения в группу, дождитесь ее активации (это может занять несколько минут). В противном случае может прийти уведомление об ошибке доставки.

1.2. Создайте чат-группу в Chat

В Google Chat можно общаться, обмениваться файлами и другими онлайн-ресурсами, а также совместно работать над проектами.

 

 

 

1.3. Создайте общую папку для команды

Общие диски позволяют хранить и искать совместно используемые файлы, а также открывать их на различных устройствах.

1. Откройте Google Диск.
2. Слева на странице нажмите Общие диски.
3. Нажмите "Создать" в верхней части страницы.
4. Введите название и нажмите Создать.

После создания общего диска изучите, как создавать папки, добавлять и изменять файлы, а также делиться ими.

1.4. Проводите видеовстречи

Начать видеовстречу или присоединиться к ней можно прямо из окна Gmail в браузере. Также вы можете начать мгновенную встречу в браузере или на мобильном устройстве с помощью Google Meet. Если вам отправят ссылку на встречу, просто нажмите на нее, чтобы присоединиться.

Примечание. К видеовстрече Meet можно добавлять коллег и людей, которые не входят в вашу организацию. Все участники, добавленные в мероприятие из Календаря или приглашенные во время встречи (в том числе внешние пользователи), могут присоединиться автоматически. Во всех остальных случаях внешним пользователям необходимо получить разрешение на доступ от сотрудника организации. Подробнее…

Как начать видеовстречу в Gmail

1. Откройте Gmail и на боковой панели нажмите MeetНовая встреча.
   Примечание. Если в Gmail нет раздела Meet, проверьте настройки.
2. В открывшемся окне с данными встречи нажмите Присоединиться.
3. Чтобы принять участие в видеовстрече с использованием камеры и микрофона вашего компьютера, нажмите Присоединиться.
4. Чтобы подключиться по телефону, нажмите Присоединиться по телефону в режиме голосовой связи и следуйте появляющимся инструкциям.

   Вы можете использовать эту функцию, только если она поддерживается в вашей организации. Если вам требуется помощь, обратитесь к администратору. 

   Если вы присоединитесь к встрече по телефону, для передачи видео можно все равно использовать камеру компьютера. Подробнее о том, как использовать телефон для голосового подключения к видеовстрече…

Как присоединиться к видеовстрече в Gmail

1. Откройте Gmail и на боковой панели нажмите Meet.
2. Выберите один из вариантов:
   • Нажмите Новая встреча, чтобы начать встречуПрисоединиться.
   • Нажмите Присоединиться к встрече и введите ее псевдоним или кодПрисоединиться.
   • Чтобы присоединиться к запланированной встрече, наведите указатель на встречу в разделе Мои встречиПрисоединиться.

В веб-версии Meet

1. В браузере введите https://meet.google.com.
2. Нажмите Новая встречаНачать встречу с мгновенным запуском.
3. Чтобы добавить участника, во всплывающем окне выберите один из вариантов:
   • Нажмите Добавление участников и выберите нужный вариант:
     • В разделе Пригласить выберите имя или укажите адрес электронной почты, а затем нажмите Отправить сообщение электронной почты.
     • В разделе Звонок введите номер телефона и нажмите на значок вызова .
   • Нажмите на значок "Копировать" , а затем вставьте информацию о встрече в электронное письмо или другое приложение.

Примечание. Вы можете предоставить ссылку на встречу внешним пользователям, но для доступа к видеовстрече им может потребоваться подтверждение от участника из вашей организации.

На мобильном устройстве

Как скачать приложение Google Meet

1. Откройте Google Play.
2. Скачайте и установите Google Meet .
3. Нажмите на значок Google Meet на устройстве, чтобы запустить приложение.

Если у вас несколько устройств, вы можете начать видеовстречу на одном из них, а продолжить на другом. Встречи автоматически синхронизируются на всех устройствах.

Как начать встречу в приложении Google Meet

1. Откройте приложение Meet .
2. Начните встречу одним из способов:
   • Нажмите Новая встречаНачать встречу прямо сейчас.
   • Нажмите Присоединиться с кодомвведите код и нажмите Присоединиться.

1.5. Показывайте свой экран во время видеовстреч

В Google Workspace for Education организаторы видеовстречи могут запретить участникам показывать свой экран.

Вы можете демонстрировать документы, таблицы, презентации и другие материалы участникам встречи на весь экран или в определенном окне. Добавьте презентацию или другие ресурсы к мероприятию Календаря, чтобы сделать их доступными для участников видеовстречи Meet.

1. Присоединитесь к видеовстрече Meet.
2. Внизу окна нажмите "Начать показ" .
3. Выберите Вкладка, Окно или Весь ваш экран.
   • Если вы показываете вкладку из браузера Chrome, с нее по умолчанию передается и звук.
   • Чтобы показать другую вкладку:
     1. Выберите нужную вкладку.
     2. На баннере нажмите Поделиться текущей вкладкой.
   • Если вы показываете презентацию Google на вкладке, ею можно управлять в Meet.
4. Нажмите Поделиться.
5. Вы можете открепить презентацию, чтобы она показывалась рядом с изображениями участников. Для этого нажмите на значок .
   Теперь при показе на главном экране вы будете видеть больше участников.

Примечания

• Если ваша камера включена, другие участники смогут видеть изображение с нее, даже когда вы будете показывать им свой экран.
• Если во время презентации вы будете демонстрировать ту же вкладку, на которой запущена текущая встреча, на экране появится множество одинаковых вложенных изображений. Чтобы избежать этого, показывайте другую вкладку или окно.
• Чтобы также передавать звук, необходимо выбрать Откройте доступ к вкладке Chrome или Поделиться вкладкой.

Если ваша камера включена, участники будут видеть ваше видео, даже когда вы будете показывать им свой экран.

Во время встречи вы также можете использовать встроенный чат для обмена комментариями и ссылками на материалы. Подробнее о том, как отправлять сообщения чата участникам видеовстречи…

2. Управление рабочим расписанием

2.1. Укажите рабочие часы

При дистанционной работе важно поддерживать баланс между рабочими и домашними делами. Настройте свой календарь, чтобы все знали, когда вы можете принять участие во встрече. Укажите в Google Календаре данные о своей доступности, чтобы при необходимости организаторы смогли перенести встречу на более удобное время.

Примечание. Статус "Нет на рабочем месте" устанавливается в Google Chat в соответствии с расписанием, настроенным в Календаре. Если при открытии чата с пользователем вы видите этот статус, значит его нет на месте. Подробнее…

1. Откройте Google Календарь в браузере на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок настроек Настройки.
3. Слева в разделе "Общие" нажмите Рабочее время.
   • Примечание. Если администратор включил место работы, нажмите Рабочие часы и расположение. Подробнее о том, как узнать, кто ваш администратор…
4. Установите флажок Включить рабочее время.
5. Укажите рабочие дни и часы.
6. При необходимости можно выбрать несколько периодов времени.
   • Чтобы добавить ещё один период времени, рядом с днем недели нажмите на значок "Добавить" .
   • Чтобы удалить период времени, нажмите на значок "Удалить" .

Совет. Указывая рабочее время, убедитесь, что время начала рабочего дня предшествует времени его окончания.

Календарь может автоматически подставить значения рабочего времени, исходя из вашего часового пояса, стандартного рабочего времени для страны или региона, где вы находитесь, а также вашего расписания. Их можно принять, отклонить или изменить. Подробнее об использовании Google Календаря в разных часовых поясах…

Если другой пользователь пригласит вас на мероприятие в нерабочее время, он увидит уведомление о том, что в этот промежуток времени вы недоступны.

2.2. Сообщайте коллегам о своей доступности

Оповещайте коллег, если некоторое время вы будете не на связи. Это можно делать в специальной чат-группе или по электронной почте. Если вы будете недоступны несколько часов или дней, настройте автоответчик с оповещением "Нет на рабочем месте" в Gmail. Вы также можете создать общий календарь с данными о доступности всех участников команды.

Как создать общий календарь

Создавать календари можно только в веб-версии сервиса; в приложении эта функция недоступна. Как только календарь будет создан, вы увидите его и в браузере, и в приложении.

1. Откройте Google Календарь в браузере на компьютере.
2. На панели слева в разделе "Другие календари" нажмите на значок "Добавить другие календари" Создать календарь.
3. Введите название и описание календаря.
4. Нажмите кнопку Создать календарь.
5. Если вы хотите открыть доступ к календарю, нажмите на него в списке слева и выберите Доступ для отдельных пользователей.

Как настроить общий доступ к календарю

1. Откройте Google Календарь на компьютере. В приложении для мобильных устройств эта функция недоступна.
2. В левой части экрана найдите раздел "Мои календари". Разверните его, нажав на стрелку вниз .
3. Наведите указатель на нужный календарь, нажмите на значок "Ещё" Настройки и общий доступ.
4. В разделе "Открыть доступ пользователям или группам" выберите Добавить пользователей или группы.
5. Добавьте адрес электронной почты нужного пользователя или группы Google. Выберите нужные разрешения в раскрывающемся меню.Подробнее о разрешениях…
6. Нажмите Отправить.
7. Чтобы добавить к себе ваш календарь, каждому пользователю нужно будет перейти по ссылке, полученной в письме. Подробнее о том, как добавить календарь другого пользователя…

Совет. Если вы хотите поделиться чужим календарем, попросите владельца этого календаря разрешить вам вносить изменения и предоставлять доступ.

Будильник

После завершения рабочего дня обязательно выходите из системы и отключайте свои устройства. Для этой цели можно использовать приложение "Часы" на любом устройстве Android.

1. Откройте приложение "Часы" на телефоне.
2. Нажмите Будильник.
3. Выберите будильник.
   • Чтобы добавить будильник, нажмите на значок .
   • Чтобы сбросить существующий будильник, нажмите на заданное для него время.
4. Укажите время.
5. Нажмите Готово Сохранить.

2.3. Делитесь новостями и устанавливайте цели

Коммуникация очень важна при дистанционной работе. Делитесь новостями и устанавливайте еженедельные цели в общем плане проекта.

Ежедневно делитесь новостями: сообщайте их коллегам с помощью Meet, по электронной почте или через Chat.

Устанавливайте еженедельные цели: в плане проекта можно задать цели и определить рабочие приоритеты. Подробнее…

3. Советы по эффективной удаленной работе

3.1. Советы по подготовке к проведению встреч из дома

Как настроить и протестировать подключение к интернету дома

• Подключитесь к Интернету с помощью кабеля Ethernet. Если у вас его нет, воспользуйтесь каналом Wi-Fi в диапазоне 5 ГГц вместо более загруженного диапазона 2,4 ГГц, при котором подключение по видеосвязи может быть менее стабильным.
• Если вы подключены к сети Wi-Fi, создайте тестовую видеовстречу, чтобы проверить уровень сигнала в месте, где она будет проводиться. Чтобы обеспечить хороший сигнал, расположите роутер недалеко от устройства, на котором будет проводиться видеовстреча.
• Если скорость соединения низкая, протестируйте ее, чтобы убедиться, что скорость загрузки и скачивания составляет не менее 3,2 Мбит/с.
• Когда вы начнете видеовстречу, ограничьте другие действия в Интернете, чтобы обеспечить достаточную пропускную способность сети.

Наушники, микрофон и камера

• Чтобы уменьшить возможное эхо и обеспечить оптимальное качество аудио, воспользуйтесь наушниками.
• Если вы будете говорить и печатать одновременно, подключите внешний микрофон, например гарнитуру или USB-микрофон.
• Проводные гарнитуры и микрофоны обычно обеспечивают более высокое качество звука, чем беспроводные.
• Обновите встроенное ПО гарнитуры, микрофона и камеры до последних версий.
• Убедитесь, что Meet использует соответствующие камеры, микрофон и динамики. Например, возможна ситуация, при которой для записи звука в Meet используется встроенный микрофон, а не микрофон гарнитуры.
  • Задайте настройки видео и звука на компьютере.
  • Задайте настройки камеры или аудио на мобильном устройстве.

Выбор подходящей обстановки

• Сядьте в хорошо освещенном месте таким образом, чтобы свет был направлен вам в лицо, а не в спину, иначе участники встречи будут видеть только ваш силуэт. Сделайте тестовую встречу с коллегами, чтобы отрегулировать камеру и освещение.
• Помните, что фон должен быть простым, а комната, из которой совершается звонок, – чистой и аккуратной.
• Выберите тихое место. Если вы находитесь в шумном месте, отключайте свой микрофон, когда вы не говорите, и используйте функцию автоматического показа субтитров.

Устранение проблем с производительностью

• Обновите ОС на компьютере до последней версии.
• Чтобы распределить нагрузку на процессор, показывайте экран на втором ноутбуке, если он у вас есть, или на смартфоне, используя приложение Meet для iOS или Android.
• Программное и аппаратное обеспечение (например, брандмауэр или антивирусное ПО), проверяющее трафик Meet и вносящее в него изменения, может понизить качество видео. Подобные инструменты могут создавать помехи для видеовстреч, поэтому используйте их с осторожностью.
• Используйте один монитор: несколько мониторов могут чрезмерно нагружать основной и графический процессоры.

  Если это не помогло устранить неполадки с качеством аудио и видео во время встречи Meet, ознакомьтесь с этими инструкциями или сообщите о проблеме.

3.2. Настройте часовые пояса в своем календаре

Если вы работаете с удаленной командой, вы сможете видеть текущее время в нужных вам странах благодаря функции "Мировые часы". Добавьте в свой календарь часовые пояса, чтобы знать, когда у коллег в разных странах начинается и заканчивается рабочий день.

Примечание. Если из-за разницы в часовых поясах не все сотрудники могут принять участие во встрече, запишите ее и поделитесь записью. Подробнее…

Как добавить в Календарь функцию "Мировые часы"

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Настройки.
3. В разделе "Мировые часы" нажмите Показывать мировые часы.
4. Нажмите Добавить часовой пояс выберите часовые пояса, которые нужно показывать.

Как добавить в Календарь часовой пояс

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Настройки.
3. В разделе "Часовой пояс" нажмите Показывать дополнительный часовой пояс.
4. Выберите "Дополнительный часовой пояс" укажите нужный вариант.

Как изменить свой часовой пояс

1. Откройте Google Календарь на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Настройки.
3. В разделе "Часовой пояс" выберите "Основной часовой пояс" укажите нужный вариант.

Примечание. Если вы организуете встречу и вам нужно подобрать время, подходящее всем участникам, используйте рекомендуемое время встреч.

3.3. Настройте интерактивные сеансы вопросов во время презентаций

В Google Workspace for Education организаторы видеовстречи могут запретить участникам показывать свой экран.

Если вы демонстрируете материалы через видеовстречу в Meet, вы можете настроить интерактивный сеанс вопросов с помощью Презентаций, чтобы пользователи могли вводить вопросы в отдельном окне, не прерывая и не заглушая других участников.

1. Откройте презентацию.
2. Нажмите на стрелку вниз вверху экрана рядом с иконкой "Слайд-шоу" .
3. Выберите Режим докладчика.
4. Нажмите Инструменты аудитории в появившемся окне.
   • Чтобы начать новый сеанс вопросов и ответов, выберите Начать новый.
   • Чтобы вернуться к предыдущему сеансу, нажмите Продолжить последний.
   • Если вы больше не хотите получать вопросы от аудитории, нажмите на переключатель в окне сеанса вопросов и ответов.
     • Совет. Даже если вы не закончили сеанс вопросов и ответов, он закроется автоматически вместе с презентацией.

Совет. Если вы используете Google Workspace на работе, в учебном заведении или другой организации, то можете выбрать, кто именно сможет отправлять вопросы. Для этого в окне Режим докладчика нажмите Инструменты аудитории. Затем рядом с полем Кто может задавать вопросы нажмите на стрелку вниз и выберите аудиторию.

3.4. Делитесь контентом и работайте над ним совместно с командой

Используйте Google Документы, Таблицы и Презентации более активно, чем при обычной работе. Например, оставляйте комментарии для других участников команды. Это особенно полезно, если вы находитесь в разных часовых поясах.

Как добавлять комментарии к файлам и назначать задачи

1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
2. Нажмите "Добавить комментарий" .
3. Введите комментарий в поле.
4. Чтобы адресовать задачу или комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и укажите адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылкой на файл.
5. Если вы хотите адресовать комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить задачу.
6. Нажмите Добавить или Назначить задачу.

Примечание. Если в файл добавлено максимально допустимое количество комментариев, вы можете создать копию файла, не копируя комментарии.

Соберите ресурсы на внутреннем сайте

С помощью Google Сайтов вы можете создать внутренний сайт и собрать на нем ресурсы для своей команды или использовать его для обмена информацией с коллегами.

Как создать сайт

Воспользуйтесь одним из вариантов:

• Вверху главной страницы Сайтов нажмите Пустой сайт или нажмите Галерея шаблонов и выберите шаблон.
• В интерфейсе Google Диска нажмите СоздатьЕщёGoogle Сайты.

Примечание. Все файлы Сайтов сохраняются на Диске. Дополнительную информацию о работе с файлами на Диске можно найти в статье Начало работы с Google Диском.

_{Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.}